Заверить трудовой договор в 2021 году образец

Копия трудовой книжки: как заверить по новым правилам

Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 вошли в документооборот со вступлением в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Теперь в случае если документ нужно предоставить в стороннюю организацию, заверяющая надпись будет более объемной. Как именно сделать это правильно — расскажем в статье.

Зачем это нужно

Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться. ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст. 62 ТК РФ ).

Но бывают ситуации, когда нужно этот документ предъявить. Взять его на время и вынести за пределы работы нельзя. Тут и возникает вопрос, как заверить копию трудовой книжки в 2020 году. Потребуется это в следующих ситуациях:

В банк — для подтверждения занятости. Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика.
В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.
В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет. Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

Новоиспеченным пенсионерам думать о том, как заверить трудовую книжку по новым правилам 2020, необязательно. ПФР все данные о занятости застрахованных лиц собирает в электронном виде и лучше любой ТК расскажет, кто где работал и как долго.

А вот внешним совместителям ксерокопии документов о занятости не нужны. По месту второй работы ее предоставлять не следует. Наоборот, там должны выдать справку и приказ о приеме для предъявления на основной работе. И уже там на основании этих двух бумаг внесут дополнительную запись.

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Теперь вернемся к обновленному ГОСТу. Согласно его правилам, кадровик должен не просто написать слово «Верно» и подкрепить это своими Ф.И.О., должностью и подписью. Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала.

То есть образец заверения копии трудовой книжки 2020 должен содержать такую фразу (это пример с названием организации):

В завершение необходимо поставить актуальную дату и печать компании. Все остальные требования, известные кадровику, по-прежнему действуют.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году

Чтобы предоставленная ксерокопия имела юридическую силу, нужно выполнить еще ряд действий:

Отсканировать и(или) распечатать все заполненные листы. Изображение должно быть четким, контрастным и легко читаться.
Листы желательно пронумеровать и прошить, запломбировав концы нитки сзади. Если это не сделать, потребуется заверение каждой страницы в отдельности.
Поставить печать так, чтобы она не перекрывала текст заверяющей надписи.

Отметка «Работает по настоящее время» вполне законна. Проставить ее можно, если работник изъявил такое желание. Однако необходимости в ней нет.

Выписка из трудовой книжки

Составление выписки из трудовой книжки происходит в случае, когда владельцу данного документа требуется письменное доказательство о его стаже, опыте или месте работы.

Куда может потребоваться выписка

Обычно выписки требуются в:

государственные органы (для установления права того или иного человека на субсидии, льготы и прочие финансовые послабления),
банковские структуры (для анализа платежеспособности клиента при выдаче займов и кредитов).

Однако, этими организациями перечень учреждений, которые могут попросить выписку из трудовой не ограничивается – список на самом намного шире. В числе прочего выписка может понадобиться и при трудоустройстве на другую работу в качестве совместителя.

Почему нельзя воспользоваться самой трудовой книжкой

Трудовая книжка бывает на руках у владельца только тогда, когда он находится без работы. При трудоустройстве этот документ передается в отдел кадров предприятия, где в него сначала вносятся все необходимые записи, а затем он включается в личное дело сотрудника. После этого ответственность за содержание и сохранность трудовой книжки переходит на специалиста отдела кадров. Процедура организована именно таким образом потому, что трудовая книжка является документом строгого учета, на основании которого в дальнейшем производится подсчет стажа и начисление пенсии по возрасту.

Чем отличается выписка от копии

Как правило, обыватели редко видят разницу между копией и выпиской. А между тем она, хоть и совсем небольшая, но есть. Копия идентична документу от «А до Я» — иными словами, снимается ведь документ от корки до корки. Выписка же обычно касается какой-то отдельной небольшой части или раздела документа.

Читать еще: Командировки иностранных работников Возможности и ограничения

Кто делает выписку

Обычно непосредственно выдачей выписок из трудовых книжек занимается:

сотрудник отдела кадров,
секретарь организации (если эта функция входит в его должностные обязанности),
либо сам руководитель.

Кто должен заверять выписку

Выписку может заверить любой ответственный работник компании, уполномоченный на подписание таких копий.

Отсутствие подписи главного руководителя предприятия (директора или генерального директора) не делает выписку недействительной. При этом документ желательно заверять печатью, но также не обязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации освобождены от требования использовать в своей деятельности печати и штампы.

Порядок и сроки выдачи выписки

Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.

На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.

По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.

Имеют ли право отказать в выписке

Трудовая книжка является собственностью того, на кого она выписана, поэтому в ведении работодателя она находится временно, а именно ровно на тот период, пока между предприятием и сотрудником действует трудовой договор.

Отказать в выписке из трудовой книжки работодатель не может – право работника на ее получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.

При его нарушении сотрудник компании может пожаловаться в трудовую инспекцию за восстановлением справедливости.

Сколько раз можно обращаться за выпиской из трудовой книжки

Нормы по количеству обращений за выпиской из трудовой книжки нет, так что каждый сотрудник предприятия может делать это сколько угодно раз и в какое угодно время – работодатель обязан будет каждый раз удовлетворять просьбу работника.

Нужно ли указывать причину получения выписки

Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки вне зависимости от того, куда и для каких целей она нужна сотруднику.

Более того – он не имеет права требовать с него объяснений. Иными словами, подчиненный может просто попросить предоставления ему выписки безо всяких обоснований и адреса, по которому она требуется.

Нужно ли регистрировать выписку

Любые действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном внутреннем журнале учета движения трудовых книжек, в том числе и снятие с них копий и выписок – в журнал вносится дата выписки, а также кому именно она была выдана.

Образец выписки из трудовой книжки

Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.

Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:

название документа,
наименование организации-работодателя,
должность ответственного лица,
фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
номер трудовой книжки,
дату начала ее ведения.

Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».

В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.

Как заверить трудовую книжку в 2021 году

kak_zaverit_trudovuyu_knizhku_v_2021_godu.jpg

Как заверить трудовую книжку (2021) – образец

Визировать копии кадровых документов вправе руководитель предприятия или назначенный ответственным за кадровое делопроизводство сотрудник. В последнем случае необходимо, чтобы соответствующие обязанности были возложены приказом руководителя.

Порядок действий при подготовке документов зависит от формата ведения трудовой книжки – бумажный или электронный.

Как заверить ЭТК

Если работник перешел на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК), бумажный ее вариант выдается сотруднику на руки по запросу и при увольнении.

Как заверить трудовую книжку в 2021 году при электронном способе ведения документа:

В заявительном порядке у работодателя можно получить «Сведения о трудовой деятельности» (оформляется форма СТД-Р), но в документе будут отражены сведения только о последнем месте работы. Форма может быть выдана на бумажном носителе – она заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой и печатью (при ее наличии), ставится дата заполнения. Документ в электронном виде визируется квалифицированной ЭЦП уполномоченного лица.
Для получения полной выписки из электронной трудовой с указанием всех мест работы необходимо обратиться в Пенсионный фонд, который выдаст форму СТД-ПФР. Подать заявку можно через отделение ПФР, а также МФЦ (выписка будет предоставлена на бумажном носителе) или портал Госуслуг (доступна только электронная форма выписки). В копии электронной трудовой указываются сведения о работнике (ФИО, его дата рождения и номер СНИЛС), формат оригинала документа (электронный или бумажный), сведения о работе. В разделе с информацией о трудоустройстве указываются наименования работодателей, виды кадровых перемещений, название и код трудовой функции, причины прекращения трудовых отношений и документальные основания для увольнения. Подготовленная выписка заверяется подписью уполномоченного должностного лица ПФР.

Заверение копии бумажной трудовой

Как заверить копию трудовой книжки, если документ ведется в бумажном формате:

1. С оригинала трудовой книжки делаются копии всех заполненных страниц, включая титульный лист и вкладыш.

2. Далее возможны два варианта:

заверение только последнего листа копии с изнаночной стороны, но при этом все страницы должны быть прошиты между собой;
заверение каждого листа отдельно — тогда прошивать страницы не надо.

Если копия подается в другую организацию, заверительная надпись должна содержать информацию о месте хранения подлинника. Дополнительно можно указать, что сотрудник работает на указанной должности по настоящее время (этот реквизит не относится к числу обязательных). Также надо проставить дату выдачи копии.

Какой должна быть надпись, которой производится заверение трудовой книжки в 2021 году – образец:

указывается слово «Верно», что свидетельствует об идентичности копии с оригиналом;
указывается местонахождение оригинала трудовой – рекомендуется прописать не только наименование работодателя, но и то, что документ находится в конкретном отделе (запись о месте хранения составляется в произвольном виде, фразу разрешается менять по усмотрению нанимателя; без нее можно обойтись, если копия нужна для внутреннего пользования, но при выдаче документа с целью предъявления в другие организации этот реквизит обязателен);
название должности ответственного за кадровое делопроизводство лица, его подпись с расшифровкой;
дата оформления копии и печать.

Как правильно заверить копию трудового договора?

При подписании трудового соглашения второй экземпляр выдается работнику на руки. Бывает, что в государственный орган или кредитную организацию необходимо подать документ, подтверждающий трудовую деятельность. Оригинал предоставлять каждый раз проблематично. Потребуется заверить копию трудового договора, которая передается по запросу безвозвратно вместе с пакетом других бумаг. Важно оформить документ надлежащим образом. Поэтому стоит разобраться в процедуре заверения контракта.

В каких случаях нужна копия трудового договора?
Кто заверяет документ?
Как заверить копию договора: пошаговая инструкция
Подготовка документов и инструментов (шаг 1)
Сшивание страниц (шаг 2)
Проставление отметки (шаг 3)
Какие ошибки можно допустить при заверении копии?
Срок действия заверенной копии
Как составить заявление о выдаче нанимателем копии?

В каких случаях нужна копия трудового договора?

Удостоверенная копия контракта может понадобиться как нанимателю, так и сотруднику.

Гражданин предоставляет документ:

в банк при получении кредита;
при обращении за визой;
нанимателю, с которым заключается новый трудовой договор;
в суд вместе с иском;
в пенсионный фонд для оформления пенсии.

Работодатель заверяет копию контракта по запросу контролирующих органов и суда.

Кто заверяет документ?

Должностные лица, уполномоченные делать заверение копии трудового контракта, назначаются локальными актами компании.

На практике оформление документа поручают:

руководителю фирмы на основании устава;
должностному лицу, временно замещающего руководителя компании на основании доверенности;
сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии в соответствии с приказами;
арбитражному управляющему на основании решения суда о банкротстве.

Слудет знать! Разрешается заверять копию у нотариуса. Потребуется предъявить подлинный документ. Каждая страница подлинника должна быть подписана обеими сторонами контракта. Можно прошить соглашение и скрепить подписью в месте прошивки. Если этого не сделать, нотариус усомнится в подлинности договора и откажет в заверении.

Как заверить копию договора: пошаговая инструкция

Порядок заверения копий урегулирован пунктом 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Рассмотрим подробно, как оформляют копии трудового договора на практике.

Читать еще: Скачать образец акта опоздания на работу 2021

Подготовка документов и инструментов (шаг 1)

Следует проверить оригинал документа на предмет наличия всех листов, подписей сторон и печати компании, правильности внесенных в него сведений о нанимателе и сотруднике. Затем с помощью ксерокса сделать копию всех страниц. Она должна быть хорошо читаемой, выполненной на одной стороне листа.

Для сшивания необходимо подготовить:

шило;
нитки черного или белого цвета;
иголку;
небольшой листок бумаги белого цвета;
клей;
печать организации.

Важно знать! Для проставления отметки о заверении разрешается использоваться штамп. Его можно заказать в специальной организации или сделать самостоятельно с помощью наборной печати.

Сшивание страниц (шаг 2)

Все страницы документа складывают вместе по порядку, нумеруют. С левой стороны с помощью шила делают 2-3 отверстия. Далее соглашение прошивают нитками, концы выводят на оборотную сторону последней страницы, завязывают на несколько узлов.

На вытянутые концы ниток наклеивают лист белой бумаги. Нужно сделать так, чтобы концы не были полностью скрыты.

Проставление отметки (шаг 3)

На наклейке пишут слово «Верно» или проставляют штамп.

Затем вносят следующие сведения:

наименование должности ответственного сотрудника;
подпись заверителя;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату оформления.

Отметку заверяют печатью фирмы. Если копия делается для передачи в другую фирму, дополнительно указывают место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).

Следует учесть! На практике бывает, что документ не прошивается, скрепляется с помощью степлера. В этом случае следует заверить каждый лист по отдельности. Отметка ставится на нижнюю часть каждой страницы. Допускается выполнить ее с помощью принтера, указав все необходимые сведения. Затем ответственный сотрудник подписывает надпись, заверяет ее печатью.

Образцы заверенной копии трудового договора:

Образец №1 — по новому госту Образец №2

Какие ошибки можно допустить при заверении копии?

При заверении копии следует быть аккуратным, не допускать ошибок.

В документе не должно быть:

дописок, сделанных карандашом или ручкой;
размытого текста;
нечетких подписей и штампа;
печатей неверного образца.

Также следует внести все требуемые сведения, предусмотренные ГОСТом Р 7.0.97-2016. Иначе документ не будет иметь юридического значения.

Совет! В практике встречается вариант, когда документ скрепляют степлером, заклеивают место скрепления листом бумаги, делают отметку. Такой способ заверения недопустим. Листы легко раскрепить, заменить на другие.

Срок действия заверенной копии

Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.

Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.

В каждом конкретном случае следует уточнять, в течение какого периода действительна копия контракта.

Как составить заявление о выдаче нанимателем копии?

Согласно статье 62 ТК РФ наниматель должен передать сотруднику документы, касающиеся трудовой деятельностью по его заявлению. На это отводится три рабочих дня. Копии заверяются ответственным работником, передаются безвозмездно.

На практике достаточно устного обращения гражданина. Сотрудники отдела кадров достают трудовой договор, снимают копию, заверяют ее.

В случае конфликтной ситуации нужно написать заявление на имя руководителя. В нем необходимо указать:

должность, ФИО руководителя;
название фирмы;
должность, ФИО гражданина;
ссылку на статью 62 ТК РФ;
просьбу выдать копию контракта;
дату и подпись.

Заявление составляют в двух экземплярах. Один регистрируют в канцелярии нанимателя, второй возвращается сотруднику с отметкой о регистрации обращения.

Таким образом, заверенный экземпляр трудового соглашения может потребоваться как нанимателю, так и сотруднику. Удобнее всего сделать отметку о заверении у нанимателя. Для этого потребуется написать заявление о выдаче копии. В некоторых случаях достаточно устной просьбы гражданина.

0 0 голоса

Рейтинг статьи