Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Внутренняя опись документов личного дела работника

Образец внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.

Внутренняя опись личного дела работника: общая информация

Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.

Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:

  • трудовой договор;
  • автобиография;
  • приказ о приеме на работу;
  • копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
  • приказы о повышении квалификации;
  • характеристики;
  • документы, связанные с аттестацией;
  • иные.

Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.

Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.

Сведения, которые должны содержаться в описи

Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата его принятия.
  3. Номер.
  4. Название.
  5. Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
  6. Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
  7. Количество документов, содержащихся в деле.
  8. Сведения о количестве листов описи.
  9. Должность и данные о составителе, его подпись.
  10. Дата, когда опись составлялась.

Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела

В начале статьи содержатся ссылки для скачивания как бланка описи, так и образца ее заполнения.

Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Внутренняя опись личного дела № 1

работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича

Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016

Итого 4 документа

Количество листов внутренней описи 1

Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.

Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.

Опись документов в личном деле работника — образец

  • 1 Обязательно ли вести опись документов в личных делах сотрудников?
  • 2 Порядок составления описи в личном деле работника
  • 3 Подводим итоги

Опись документов в личном деле работника — образец ее вы найдете в этой статье — это перечень всех материалов, которые хранятся в личном деле. Ведение описи для ряда организаций предусмотрено архивными правилами. В этой статье мы рассмотрим, для чего нужна такая опись и по каким правилам ее составляют.

Обязательно ли вести опись документов в личных делах сотрудников?

Личные дела сотрудников на предприятии формируются из многих документов, часть из которых являются обязательными, к примеру, копии документов, представляемых работником при приеме на работу. Однако ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя: такие дела обязаны формировать кадровые службы государственных и муниципальных организаций.

Таким образом, список документов, которые входят в дело, не регламентирован для коммерческих организаций. Во многом это зависит от специфики рабочих обязанностей или же категории работника. А потому коммерсанты могут этот перечень определять самостоятельно. Раз каждый работодатель по своему усмотрению решает, каков состав личных дел работников, то и описи по своему содержанию на различных предприятиях будут несколько отличаться.

Не следует хранить в личном деле копии документов, представляемые кандидатом при приеме на работу, к примеру, копии паспорта или военного билета. За это работодателя могут оштрафовать на сумму до 50 000 руб. (ст. 13.11 КоАП РФ). Внесите необходимые сведения в кадровую программу и верните документы работнику.

Что касается списка документов, содержащихся в личных делах госслужащих, он устанавливается с учетом ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. Закона от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Там приведен перечень бумаг, связанных с назначением человека на должность гражданской службы и ее прохождением.

Порядок составления описи в личном деле работника

Составлением описи, чаще всего, занимается сотрудник отдела кадров, в чьи обязанности входит ведение личных дел работников организации.

Опись в личном деле работника располагается в самом начале папки, в ней перечисляют все имеющиеся в личном деле бумаги. Для оформления описи можно использовать бланк внутренней описи личного дела из Приложения 27 к Правилам организации хранения, комплектования, учета архивных документов, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Такая опись применяется в госучреждениях. «Частники» вправе разработать собственную.

Опись документов в личных делах оформляют в виде регистра, куда в хронологическом порядке заносят сведения о документах, поступающих в личное дело работника. Первыми подшивают материалы, касающиеся трудоустройства, потом — те, что связаны с трудовой деятельностью в организации, в конце — об увольнении сотрудника.

Читать еще:  Должностная инструкция специалиста по договорной работе

В табличной части описи имеет смысл отразить информацию о поступающих документах:

  • № по порядку;
  • индекс документа;
  • дату составления;
  • название;
  • номера листов дела;
  • примечание.

Если документов в деле много, опись будет состоять из нескольких страниц, нумеруемых отдельно от страниц самого дела. Если в личном деле больше 250 листов, оформите второй том дела (п. 4.20 Правил, утв. Приказом Минкультуры № 526), для которого сформируйте отдельную внутреннюю опись.

Опись подписывает кадровик, ответственный за ее оформление с указанием должности, ФИО, а также даты составления — она указывается по окончанию наполнения личного дела сотрудника.

Подводим итоги

  • При ведении личных дел сотрудников полезно составлять опись, которая поможет систематизировать информацию и быстро ее находить.
  • Опись располагают в личном деле в самом начале. По мере наполнения личного дела в нее вносят информацию обо всех поступающих документах в хорогологическом порядке.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Опись документов в личном деле работника

Опись в личном деле сотрудника, представляет собой бланк, на котором указывается перечень документов, представленных самим работником, а также собранная информация о сотруднике работодателем.

Личное дело (папка) работника содержит совокупность всей собранной информации о работнике, с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности (одним словом конфиденциальная информация).

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. Перечень документов (бумаг), которые представляют собой личное дело сотрудника ничем не регламентирован. Лишь в государственных учреждениях перечень документов личного дела закреплен соответствующими нормативно-правовыми актами. Коммерческие компании, в том числе, если в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель вправе внутри компании определять и устанавливать регламент содержания личного дела. Список таких документов напрямую зависит от специализации работы сотрудника, от категории квалификации работника и т.д.

Состав личного дела:

  • Документ удостоверяющий личность (внутренний паспорт, паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание и другие документы) все эти документы в лично леле находятся в копии;
  • Копии ИНН, СНИЛС;
  • Копии документов об образовании;
  • Копии свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации;
  • Копия военного билета для военнообязанных;
  • Копии документов о составе семьи (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и т.д.);
  • Оригинал заявления о приеме на работу;
  • Копия приказа по личному составу;
  • Копия трудового договора;
  • Документы внутренние, при осуществлении трудовой деятельности в данной компании (приказы о поощрения, приказы о дисциплинарном взыскании, приказы (распоряжения) о повышении квалификации, приказы о предоставление основного/дополнительного отпуска и т.д.);
  • Прочие дополнительные бумаги (результаты медицинских комиссий, допуск к опасным участкам работы, документа на право пользования определенных льгот и т.д.)
  • При увольнении в личное дело подшиваются бумаги (Приказ об увольнении (сокращении), заявление, если увольнение произошло в связи с неисполнением служебных обязанностей, то соответственно подшиваются документы о служебном расследовании и т.д.).

Важно знать! Трудовая книжка не хранится с прочими бумагами и соответственно не подшивается в папку личного дела, так как для хранения трудовой книжки трудовым законодательством установлены нормы и правила.

Для чего нужна внутренняя опись в личном деле и обязательна ли она

Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). Таким образом, опись является не обязательной, но в правилах по работе архива опись является обязательной для государственных организаций, для всех остальных является рекомендательной.

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. В связи с этим организации самостоятельно определяют порядок ведения личного дела работника и закрепляют по своему усмотрению либо в учетной политике предприятия, либо издается внутренний локальный нормативный акт о порядке ведения делопроизводства в отделе кадров.

Опись в личном деле сотрудника позволяет:

  • легко и просто осуществлять контроль за документооборотом, касаемо личности этого сотрудника;
  • предохранить от несанкционированного использования информации о сотруднике компании и его родственниках (детях, супруги/супруг; родителях, братьях/сестер).

Формирование описи личного дела работника наиболее всего удобно начинать при поступлении работника на работу. В редких случаях ее формируют, когда дело уходит в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Кроме описи документов, которые содержатся в папке личного дела сотрудника, существует опись документации (нормативно-правовых актов, локальных внутренних документов, бланков учета рабочего времени на бумажном носителе и т.д.), также существует опись личных дел.

Если первые два вида описи содержать список документов (бумаг), которые имеются внутри одного личного дела, одной папки, то вторая опись содержит список самих дел («внешняя опись дел»).

Для примера: при сдаче дел отдела бухгалтерии в архив как раз таки и формируется внутри каждой папки (внутренняя опись, которая перечисляет документы, находящиеся в этой папке), а вот, если сдаются в архив несколько папок собранных за предыдущий отчетный год, то формируется «внешняя» опись дел, сдаваемых в архив.

Опись личного дела подшита внутри папки и сдается в архив вместе с данной папкой. «Внешняя» опись, сдаваемых дел в архив находится отдельно от этих дел и составляется в трех-экземплярах:

Читать еще:  Отмена трудового стажа по уходу за ребенком

– одна из которых находится непосредственно в отделе, который сдал дела;

– вторая опись в архиве помещается на полке, где хранятся документы предыдущего отчетного года;

– третья у заведующего архивом (ответственного за архивом).

Бланк описи личного дела работника

Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). В связи с этим организации самостоятельно разрабатывают бланк описи, либо могут воспользоваться готовым бланком, который имеется в документе «Правило работы архива» (приложение №10).

В описи личного дела рекомендовано, чтобы содержались следующие реквизиты и информация:

  • Порядковый номер документа (бумаги);
  • Дата издания документа, либо дата, когда документ был подшит в папку;
  • Наименование документа;
  • Каждому листу документа присваивается номер: Например, копия паспорта – лист листы 1-6, копия свидетельства о регистрации брака – лист -7 и т.д.
  • В колонке описи примечание указывается дополнительная информация (срок истечения медицинской комиссии, срок окончания водительского удостоверения) или какой-то документ был вынут для проверки службой безопасности и т.д.
  • Внизу бланка описи проставляется общее кол-во бумаг и общее кол-во листов в деле.

Опись личного дела подписывается сотрудником, который формировал это личное дело с указанием даты и расшифровкой ФИО и должности.

· списка документов личного дела № _04-52__

В заключении

Опись в личном деле сотрудника позволяет легко и просто осуществлять контроль за документооборотом, касаемо личности этого сотрудника, предохранить от несанкционированного использования информации о сотруднике компании и его родственниках (детях, супруги/супруг; родителях, братьях/сестер). Опись личного дела представляет собой систематизированный архивный справочник, перечня документов с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности.

Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело ( совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже ) формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников ?

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (см., например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции .

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4.19–4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Читать еще:  Образец письма ФССП об увольнении сотрудникадолжника

Личный листок

Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Инструкция: составляем внутреннюю опись документов личного дела работника

Внутренняя опись документов дела — это форма, в которую вносят информацию о трудовой деятельности сотрудника. Работодатель организует с ее помощью строгий учет сведений по каждому работнику.

Для чего нужна

Список требуется для учета бумаг, представленных при поступлении на работу или находящихся в деле сотрудника.

Особенностью является то, что перечень включают в дело с начала его формирования и заполняют по факту поступления новых бумаг. Их вкладывают, изымают, заменяют оригиналы на копии. Действия, которые выполняют с содержимым дела, фиксируют в отдельной графе «Примечание». Ответственный за эту процедуру сотрудник, прежде чем составить внутреннюю опись документов дела, определяет необходимость ее формирования.

Законодатель не устанавливает обязательное наличие такого списка в деле, но определяет ряд случаев, когда он необходим:

  • если документацию хранят в архиве учреждения постоянно или более 10 лет;
  • если используется простое наименование «Личное дело» (неясно, какая в нем содержится документация и в каком количестве).

Сроки хранения документации изменились в октябре 2020 года! Проверьте себя с помощью обзора изменений от КонсультантПлюс.

Кто составляет и по какой форме

Приложением №27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, установлена форма внутренней описи документов дела, которую применяют в учреждениях.

Заполняет сотрудник кадровой службы, иногда секретарь руководителя. Основной принцип выбора ответственного за заполнение лица — грамотность, уровень квалификации.

Указывают следующую информацию:

  • порядковый номер;
  • индекс по регистрации;
  • дата;
  • название;
  • число имеющихся листов.

Ответственный сотрудник, то есть тот, кто подписывает внутреннюю опись документов дела, осуществляет нумерацию и указывает количество листов (их нумеруют отдельно от листов личного дела), ставит подпись.

Если в деле бумага не подшита, ее подклеивают изнутри к его обложке.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили путеводитель по всем кадровым документам: инструкции и образцы. Дарим бесплатный доступ к нему на два дня — скачайте все, что нужно.

Порядок заполнения

Для оформления используют листы А4. В заголовке указывают название организации и данные работника. Оформленный в соответствии с требованиями пример внутренней описи документов дела содержит необходимые сведения:

Содержание (что указывают)

Порядковый номер в деле

Дата составления и утверждения

Индекс по организации

Номера листов дела

Информация о том, является ли бумага подлинником или копией

После таблицы ответственный сотрудник:

  • прописью указывает число бумаг в деле работника;
  • удостоверяет сведения (указывает должность и ставит личную подпись).

Вот как выглядит образец внутренней описи документов, находящихся в деле, заполненный по правилам.

Перечень документов дела

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Викторовой Виктории Викторовны

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector