Срок хранения приказов об учебных отпусках

Сроки хранения приказов по личному составу: разъясняет эксперт ГИТ

Риски: приказы по личному составу имеют два срока хранения – 75 лет и 5 лет.

Эксперт ГИТ напоминает, что на компании возложена обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных для них сроков хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).

Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона N 125-ФЗ документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. К ним относятся, в частности, кадровые приказы. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ и составляют по документам, законченным делопроизводством:

– до 01.01.2003, – 75 лет;

– после 01.01.2003, – 50 лет.

Вышеуказанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, установлен иной срок хранения.

В зависимости от вида и срока хранения приказы (распоряжения) организации классифицируются на:

1) приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно);

2) приказы (распоряжения) по личному (кадровому) составу (срок хранения – 75 лет);

3) приказы (распоряжения) по административно-хозяйственной деятельности (срок хранения – 5 лет).

К приказам (распоряжениям) по личному составу относятся следующие приказы:

– по приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению работников;

– по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов);

– в связи с изменением фамилии;

– по поощрению и награждению;

— по оплате труда, премированию, по назначению различных выплат;

— по предоставлению отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, без сохранения содержания (заработной платы);

– по назначению дежурств по профилю основной деятельности;

– по направлению в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, а также в командировки работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Эксперт ГИТ отмечает, что в примечании 2 к п. «б» ст. 19 Перечня N 558 предусмотрен срок хранения 5 лет для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Эксперт ГИТ уточняет, что ни в ТК РФ, ни в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки не определены критерии отнесения командировок к краткосрочным. Поэтому эксперт ГИТ советует хранить приказы о направлении в любые командировки 75 лет.

Таким образом, в соответствии с действующим законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Эксперт ГИТ уточняет, что документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а не вошедшие – 5 лет (ст. 19, 656, 665 Перечня N 558).

Эксперт ГИТ уточняет, что к группе приказов по личному составу, не входящих в личное дело, относятся приказы: о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику, об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска, о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, о снятии с работника дисциплинарной ответственности, об отстранении от работы, об объявлении выговора и др. Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам будет составлять 5 лет, если в таких приказах не прописан пункт об оплате такой работы, то есть издается отдельный приказ об оплате работникам, привлекаемым для работы в выходные (праздничные) дни и сверхурочной работы. Если в приказах о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам упоминается оплата труда работников, то такие приказы должны входить в состав личных дел и храниться 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня).

Помимо указанных приказов, работодатель может в локальном акте самостоятельно определить приказы, которые будут являться частью личного дела работника. При включении на основании локального акта в состав личного дела приказов со сроком хранения 5 лет срок их хранения увеличится до 75 лет.

На заметку : вести личные дела на своих работников обязаны только в госкомпаниях (Указ Президента РФ от 01.06.1998 N 640). В коммерческой сфере решение о том, нужно ли вести личные дела работников, принимает руководитель организации.

Детально разобраться со сроками хранения документов в коммерческой организации поможет
Вера Рязанцева на вебинаре «Практикум для кадровика: соблюдаем требования архивного законодательства» 19 декабря 2019 года.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Какими НПА регулируются сроки хранения документации
Срок хранения приказов и заявлений по отпускам
Итоги

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020).

Читать еще: Дистанционные формы работы в трудовом законодательстве

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Росархива № 236, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 434). Однако есть ряд нюансов:

«Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 445 приказа № 236).
Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

О нюансах организации архива в компании или у ИП рассказал инспектор по труду Государственной инспекции труда в Нижегородской обл. В.И. Неклюдов. Изучите разъяснения чиновника, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+. Это бесплатно.

Итоги

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Сроки хранения документов

По основной деятельности

Присланные для сведения — до минования надобности

По личному составу

О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках — 5 лет

по административно-хозяйственным вопросам

При отсутствии годовых — постоянно

При отсутствии квартальных — постоянно

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы;
приложения, пояснительные записки к ним

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады)
к годовым балансам и отчетам

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

Документы (протоколы, акты, заключения)
о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов

Квартальные — 5 лет

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

5 лет после снятия с учета

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию
(пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

При отсутствии годовых -постоянно

При отсутствии квартальных — 5 лет

Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения)
о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней.

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)
об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним

При отсутствии годовых -постоянно

Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)
о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,
в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

Бухгалтерские учетные регистры
(главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)

При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

Первичные документы и приложения к ним,
зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.).

Читать еще: Можно ли закрыть больничный лист раньше срока?

Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)

Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах
между организациями

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности
(об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)

Переписка о выдаче и возврате ссуд

Документы (справки, акты, обязательства, переписка)
о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения)
о переоценке основных фондов, определении износа основных средств,
оценке стоимости имущества организации

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене,
приеме-передаче векселей

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные),
договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)

5 лет после истечения срока действия договора (соглашения).

Договоры о материальной ответственности

5 лет после увольнения материально-ответственного лица

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости)
об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений,
товарно-материальных ценностей

Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

Лицевые счета работников

Положения о премировании работников

Эти документы хранятся пять лет после замены новыми

Документы (сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости)
на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат;
доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)

Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения.

При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет

Переписка о выплате заработной платы.

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов.

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий.

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности

Документы (заявления, решения, справки, переписка)
об оплате учебных отпусков

Документы в компании: сколько лет хранить?

В деятельности любой фирмы документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить? Ответ можно найти в законе о бухгалтерском учете, законе об архивном деле, Налоговом кодексе. Также есть специальный приказ Росархива. Разберем, какие установлены сроки для хранения основных групп документов в компании.

Бухгалтерские документы

Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет. Согласно статье 29 закона о бухучете, он начинает отсчитываться:

после окончания отчетного года — для первичных учетных документов, бухгалтерских регистров, отчетности и аудиторских заключений;
с года, в котором в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности – для документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета (учетная политика, электронные средства для хранения и воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи).

Юридически значимые электронные документы можно хранить без их распечатки, Минфин разрешает (письмо от 13 января 2016 г. № 03-03-06/1/259).

Есть статья на эту тему, вышедшая позже:

Сроки хранения документации устанавливает также приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. В нем можно найти отдельные уточняющие нюансы в отношении основных сроков хранения некоторых конкретных видов бумаг, которые не прописаны в федеральном законе.

Так, протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА нужно хранить 5 лет с момента выбытия активов.

При возникновении споров и разногласий, не 5, а вплоть до принятия решения по делу нужно хранить:

кассовые документы и книги;
банковские документы;
корешки денежных чековых книжек;
ордера, табели, извещения банков и переводные требования;
акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
авансовые отчеты;
переписку.

Если в различных нормативных актах для одного и того же типа документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь на больший срок.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Кадровые документы

Постоянно нужно хранить такие кадровые документы:

приказы и распоряжения по основной деятельности (об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов);
положения или инструкции по обработке персональных данных.

Читать еще: Образец должностной инструкции помощника руководителя 2021

Документы по личному составу нужно хранить 50 (75) лет. Это:

трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, включая соглашения о расторжении;
личные дела и личные карточки работников;
приказы об изменении анкетно-биографических данных;
все приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы);
докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу;
все подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), не востребованные сотрудниками при увольнении;
гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним.

Платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат нужно хранить в течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет.

Таблица со сроками:

Срок хранения в 5 лет установлен для таких кадровых документов:

табели учета рабочего времени;
приказы, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам;
приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков;
заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи;
разобраться с налогами;
сдать билеты;
приказы о направлении в командировку.

Срок в 5 лет увеличивается до 50 (75) лет для документов, относящихся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки.

Хранить 3 года нужно:

документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий;
графики отпусков;
согласия на обработку персональных данных (после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва).

Приказом Росархива № 236 пятидесятилетний срок хранения установлен для документов, созданных после 1 января 2003 года. Документы, созданные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

Налоговые документы

Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе.

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.

Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ внес поправки в статью 24 НК РФ. Сроки хранения первичных документов по налогам с четырех лет увеличены до пяти лет.

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, нужно хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу.

В приказе Росархива № 236 для организаций и ИП, применяющих УСН, установлен срок для хранения КУДиР — 5 лет.

Сроки хранения учетных документов по НДС установлены постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137. Так, 4 года нужно хранить книгу покупок и книгу продаж, включая дополнительные листы к ним. Срок отсчитывается с даты последней записи в книге.

А приказ Росархива № 236 установил срок хранения счетов-фактур – 5 лет.

Также 5 лет хранения установлено для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Кроме расчета по страховым взносам. Его нужно хранить 50 (75) лет. Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов, на основании которых начисляются страховые взносы, нужно хранить 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – 50 (75) лет.

Переписка с налоговой инспекцией

Уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления нужно хранить 5 лет. Если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки – 10 лет.

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов и справки о состоянии расчетов с бюджетом требуется хранить 5 лет.

Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение 5 лет с даты получения или отправки.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

голоса

Рейтинг статьи