Составляем акт об опоздании на работу

Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте

Когда и для чего нужен акт об отсутствии на рабочем месте

Отсутствие сотрудника на работе вполне может выступить основанием для наложения на него дисциплинарного взыскания. Работодателю, желающему наказать прогульщика, непременно стоит начать с составления акта об отсутствии работника на рабочем месте.

Хотя ТК РФ прямо не предусматривает обязанность составлять такой акт, в первую очередь именно он может подтвердить, что нарушение действительно было, в случае возможных споров с работником. Итак, акт нужен, если:

1. Работник прогулял работу (то есть вообще не явился или отсутствовал на месте больше 4 часов) и работодатель хочет применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
2. Работник регулярно опаздывает на работу (уходит с рабочего места), но на прогул нарушение не тянет, а работодатель желает наказать нарушителя трудовой дисциплины. В таком случае уволить работника тоже можно — за неоднократное неисполнение рабочих обязанностей без уважительных причин. Напомним, что для этого нужны два условия: работник уже был однажды привлечен к дисциплинарной ответственности, и срок действия взыскания не истек.

Перед началом процедуры привлечения сотрудника к ответственности работодателю рекомендуется:

1. Убедиться, что не было уважительных причин отсутствия сотрудника (болезнь, семейные обстоятельства и т. д.).
2. Установить точное время отсутствия сотрудника (до 4 часов или более) для правильного выбора вида взыскания.

Составляем акт правильно (бланк, образец)

Акт — это документ, составляемый несколькими лицами, которые своей подписью удостоверяют факт отсутствия конкретного сотрудника на работе. Это могут быть любые официально трудоустроенные сотрудники. Крайне желательно, чтобы их было как минимум 3 человека. Обычно к подписи таких документов привлекают руководителей, работников кадровой и юридической служб. Все указанные в акте лица должны быть готовы явиться в суд в качестве свидетелей.

Унифицированного образца акта об отсутствии на рабочем месте не существует. Рекомендуется включать в него:

1. Наименование работодателя.
2. Место и точное время составления акта.
3. Ф. И. О. и должности лиц, подписывающих документ.
4. Ф. И. О. и должность отсутствующего, указание на факт его отсутствия в рабочее время.
5. Дату и точное время отсутствия работника (желательно указать, когда он пришел и ушел).

Акт подписывается всеми указанными в нем лицами (за исключением отсутствующего). В помощь читателю мы подготовили бланк акта отсутствия работника на рабочем месте.

Если работника нет на работе несколько дней (смен), рекомендуем составлять акты по каждому дню отсутствия.

Как видно, в составлении акта нет ничего сложного. Но при желании вы можете воспользоваться нашим заполненным образцом акта об опоздании на работу.

Действия после составления акта об опоздании на работу

После того как акт составлен, следует действовать строго по правилам ст. 193 ТК РФ:

1. Требуем от работника письменных объяснений причин отсутствия на работе. Хотя в ТК не уточняется, как именно это делать, настоятельно рекомендуем составить письменный документ — уведомление о даче объяснений. Лучше всего вручить документ нарушителю трудовой дисциплины лично под подпись. Если это невозможно, направьте уведомление по адресу регистрации работника (заказным письмом с описью и уведомлением).
2. Делаем соответствующие отметки в табеле рабочего времени.
3. Если работник отказывается от получения уведомления, фиксируем этот факт в акте (подобно акту об отсутствии на рабочем месте), зачитываем уведомление вслух (если возможно).
4. Ждем 2 рабочих дня — по закону в этот срок сотрудник должен дать объяснения.

Действия на этом этапе зависят от того, представил ли работник объяснительную и каково ее содержание:

• если объяснение есть и, по мнению работодателя, причины отсутствия на работе не были уважительными, он может приступать к решению вопроса о наложении дисциплинарного взыскания;
• если объяснение не представлено, об этом составляется акт.

Все составленные и собранные документы оцениваются с точки зрения события нарушения, вины работника и наступившего в результате его проступка вреда. Это может сделать руководитель организации единолично, но рекомендуется создать дисциплинарную комиссию и оформить ее решение протоколом (особенно когда речь идет об увольнении).

Итогом будет издание или неиздание приказа о привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности. Отметим также, что у работодателя есть всего месяц со дня обнаружения проступка для привлечения работника к дисциплинарной ответственности (не считая времени его больничного и отпуска).

Чем грозит фальсификация актов об отсутствии на работе: судебная практика

Составление актов без должной внимательности, равно как и задним числом может повлечь негативные последствия для работодателя. Приведем 2 примера из практики:

1. Суд обнаружил противоречия в двух актах, составленных работодателем, в части времени отсутствия сотрудника на рабочем месте. Они также не соответствовали табелю учета рабочего времени. В копиях актов, находящихся на руках у работника, отсутствовали подписи одного из указанных там лиц. Работники, поименованные в акте, в суд в качестве свидетелей не пришли. Результатом такой небрежности работодателя стало признание увольнения незаконным (апелл. опр. Красноярского краевого суда от 25.09.2013 по делу № 33-9133/13).
2. В другом случае суд установил, что акт был составлен задней датой, информацию об отсутствии истицы работодатель получил только со слов ее коллеги. Свидетели подтвердили, что в указанное в акте время истица находилась на работе. Как итог, сотрудница была восстановлена на работе (апелл. опр. Смоленского облсуда от 24.09.2013 по делу № 33-3560).

Акты, подтверждающие отсутствие сотрудника на месте в рабочее время, — фундамент для применения к нему наказания за опоздания, прогулы, самовольный уход с работы и т. д. Только при их надлежащем оформлении работодатель сможет доказать свою правоту.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Акт».

Опоздание на работу. Образец акта

Содержание

• 1 Кто составляет акт об опоздании на работу
• 2 Когда составлять акт об опоздании на работу
• 3 Как заполнять акт об опоздании на работу
• 4 Как подписать акт об опоздании на работу
• 5 Что делать с актом дальше
• 6 Образцы унифицированных форм

Кто составляет акт об опоздании на работу

Акты о нарушении трудовой дисциплины обычно составляются свидетелями происшествия. По общепринятому правилу составителей акта должно быть не менее трех, причем хотя бы один из этих людей должен быть должностным лицом – начальником, который исполняет административные и распорядительные функции в коллективе. В случае с актом об опоздании работу это может выполнить непосредственный начальник провинившегося работника, который принял решение повлиять на сложившуюся ситуацию. Можно пригласить для составления акта начальника отдела кадров: он проследит, чтобы все права как работника, так и работодателя были соблюдены. Третьим может быть коллега опоздавшего, работающий с ним в одном отделе.

Когда составлять акт об опоздании на работу

Час начала рабочего дня зафиксирован в Правилах внутреннего трудового распорядка организации. Например, это 9 часов утра. Чтобы составить акт об опоздании на работу, его составители должны ждать опаздывающего на его рабочем месте. Акт будет написан только после того, как работник появится. Это касается незначительных опозданий: 10, 20 минут… Если сотрудник отсутствует без уважительных причин несколько часов, составляется акт об отсутствии на рабочем месте.

Как заполнять акт об опоздании на работу

Обязательный реквизит «Дата документа» нужно дополнить еще и временем составления акта: это частный случай, к которому прибегают, когда актируемое событие так или иначе привязано ко времени. Основной текст акта содержит информацию о том, что работник (должность, фамилия, имя и отчество писать полностью) опоздал на работу. Фиксируется количество минут опоздания и время явки. Обязательно пишется, что начальника об опоздании не предупреждали.

Следует остерегаться формулировки «без уважительной причины». По Трудовому кодексу у работника есть два дня на то, чтобы предоставить письменное объяснение своего проступка, которое работодатель еще должен у него запросить (ч. 1 ст. 193). Таким образом, в акте фиксируется опоздание и ничего больше. Писать о том, что работник отказался от объяснений, тоже нельзя.

В некоторых компаниях принято составлять акт об опоздании на работу в двух экземплярах: один – опоздавшему, второй – для отдела кадров. Это необязательно, но практика довольно распространенная и идет из общих правил делопроизводства: количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон.

Как подписать акт об опоздании на работу

Акт об опоздании подписывают все, кто его составил, а также опоздавший работник: он пишет, что с актом ознакомлен, после чего расписывается и ставит дату. Если работник отказывается от ознакомления с актом (на что имеет право), об этом делается соответствующая запись.

Что делать с актом дальше

Подписанный акт регистрируется в общем порядке, принятом в организации для учета внутренних документов. Для многих работников это уже достаточная мера, и опаздывать после они перестают. Для других меры административного воздействия приходится доводить до конца: акт запускается в работу.

Образцы унифицированных форм

1. Образец акта об опоздании на работу

Источник: thebestsecretary.ru

Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году

Составляем акт об опоздании на работу

Что говорит Трудовой кодекс

Действующее законодательство не предусматривает понятия «опоздание», однако содержит такой термин, как «рабочее время». Правила внутреннего трудового распорядка и трудовой договор регламентируют продолжительность рабочего дня, его начало и конец, а также фиксируют границы обеденного перерыва. Нарушение установленных норм — это ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Поэтому отсутствие на рабочем месте в течение 4 часов и менее расценивается как опоздание, за которое предусмотрено дисциплинарное взыскание — замечание или выговор. Если же он отсутствовал более 4 часов подряд, то это уже квалифицируется трудовым законодательством как прогул, который чреват увольнением.

Как оформить акт об опоздании на работу?

Если возникла необходимость оформления акта об отсутствии сотрудника, то нужно помнить о следующем.

1. Принципиально важно указать время фактического прихода опаздавшего.
2. При составлении документа должно присутствовать минимум двое сотрудников, которые заверяют его своей подписью.
3. Необходимо потребовать у опоздавшего объяснительную о причинах дисциплинарного проступка. Если же он отказался от объяснений, в присутствии свидетелей составляется соответствующий документ, в котором указывается причина отказа.
4. Однократная задержка не может быть основанием для увольнения, но может повлечь замечание или выговор. Однако систематическое нарушение трудовой дисциплины может послужить основанием для расторжения трудового договора по инициативе работодателя, в соответствии с п. 5 ст. 81 ТК РФ .
5. Отсутствие на работе может привести и к материальным последствиям. Это допустимо, когда в организации действует положение о премировании, в котором оговаривается, что нарушение рабочей дисциплины является основанием для лишения сотрудника премий, поощрений и вознаграждений.

Сотрудник, который отвечает за учет рабочего времени, может вести специальный журнал учета, где отмечается время прихода/ухода коллег, либо этот процесс может быть автоматизирован.

Обычно факт опоздания фиксирует тот же работник, который контролирует рабочее время.

Что делать с актом дальше?

После того как документ оформлен, необходимо под расписку ознакомить с ним провинившегося сотрудника. Затем бланк направляется руководителю организации, который выносит свое решение по этому вопросу: назначает дисциплинарное взыскание либо ограничивается устным внушением. Если директора не убедят причины отсутствия работника, то издается приказ об опоздании на работу и назначении меры взыскания. В течение 3 дней сотрудник должен ознакомиться с документом и поставить на нем свою подпись. Затем весь пакет передается в отдел кадров, который прилагает его к личному делу работника.

Особенности и правила оформления

Унифицированный образец акта об опоздании работника на работу отсутствует, поэтому он может быть составлен в свободной форме или по шаблону, разработанному в организации. Если такой документ оформляется впервые, можно предложить следующую структуру:

• дата и время составления;
• ФИО должностного лица, которое оформило акт;
• ФИО и должности лиц, присутствовавших при формировании документа;
• ФИО и должность опоздавшего;
• время, в которое нарушитель явился на рабочее место. Здесь же надо указать, на сколько именно опоздал работник.

Следует остерегаться формулировки «без уважительной причины», так как согласно части 1 ст. 193 ТК РФ у работника есть два дня на то, чтобы предоставить письменное объяснение своего проступка, которое работодатель еще должен у него запросить. Таким образом, в акте фиксируется только время отсутствия и ничего больше.

Приведем образец акта об опоздании на работу. Напомним, что не обязательно составлять его именно в такой форме.

Образец акта об опоздании на работу

Работники обязаны не только выполнять функциональные обязанности, но и соблюдать трудовую дисциплину, в том числе придерживаться режима рабочего времени: приходить и уходить в установленные часы.

Кто следит за рабочим временем персонала

Распорядок утверждается локальными актами бюджетной организации и дублируется в трудовом договоре. Контроль за его соблюдением возлагается на специалиста по учету рабочего времени — табельщика. Бывает многоступенчатая система: первичный табель заполняет непосредственный начальник отдела, затем данные передаются в отдел кадров. Секретарь или охранник — альтернативные варианты учетчиков.

Сегодня во многих бюджетных организациях устанавливают систему электронной фиксации прихода и ухода персонала. Эти данные автоматически передаются в отдел кадров. Как правило, электронный турникет дополнительно оснащен системой видеонаблюдения.

Когда можно не составлять акт об опоздании на работу

В бюджетных организациях, где установлены системы автоматического учета, разработаны Положения, в которых прописано, что данные электронных систем являются неоспоримым доказательством нарушения трудовой дисциплины, следовательно, от работника можно потребовать объяснительную. Акт в данном случае можно не составлять — доказательством позиции работодателя будет автоматически сформированный отчет и видеозапись.

А вот если учет ведется людьми, то фиксация в письменном документе необходима.

Особенности оформления акта об опоздании на работу

Документ оформляется письменно учетчиком в присутствии двух свидетелей, чтобы исключить в будущем ситуацию, когда работник обвинит всех в оговоре и через трудовую комиссию или суд отменит наложенную меру дисциплинарного воздействия.

Нужен ли акт при опоздании на работу, если сотрудник этого факта не отрицает? Да, нужен. Потому что сейчас он выражает согласие, а завтра будет отрицать факт нарушения трудовой дисциплины, и если его проступок своевременно не был зафиксирован, то работодатель ничего не докажет и не применит мер дисциплинарного воздействия.

Требования к оформлению

Документ составляется в произвольной форме, хотя для удобства и оперативного оформления некоторые бюджетные организации издают «бланки», в свободные графы которых вносятся актуальные сведения. Если такого бланка нет, то применяйте следующий алгоритм:

• заполните шапку;
• зафиксируйте дату и время;
• сформулируйте основные факты: Ф.И.О. сотрудника, его должность и рабочее время согласно трудовому договору, время опоздания;
• подписи свидетелей, составителя и работника.

Для простоты вы можете скачать образец акта опоздания на работу, который мы предлагаем ниже.

Часто возникает вопрос: что делать, если сотрудник отказывается ставить подпись? На самом документе делается соответствующая отметка или составляется отдельный документ. Не лишним будет проводить процедуру там, где ведется видеозапись, о которой персонал предупрежден.