Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сколько хранить личные дела уволенных работников

Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Образец приказа на допуск

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Личные дела уволенных сотрудников

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Образец приказа на допуск

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Образец журнала регистрации

Образец контрольной карточки

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст.

90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Формирование личного дела работника, образец 2018 года

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О.

сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

  • анкета (если ведется);
  • заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
  • копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется.

На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

Сообщить об опечатке

Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах?

Удивительно, но факт! Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Как правило, личные дела заводятся: Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

Как формируется личное дело работника

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Удивительно, но факт! Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.

Состав личного дела

Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Удивительно, но факт! Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить: Обычно в личное дело помещают фотографию работника 4 x 6 или 3 x 4 см , причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Сколько хранить личные дела уволенных работников

  • 1 Ведение и хранение личных дел сотрудников до увольнения
  • 2 Хранение личных дел сотрудников после увольнения
  • 3 Сроки хранения личных дел уволенных сотрудников
  • 4 Когда работодателя оштрафуют за личные дела уволенных сотрудников
  • 5 Подводим итоги

Обеспечить сохранность личных дел сотрудников работодатель обязан как во время их работы в компании, так и после увольнения. Что включает процедура подготовки личных дел к хранению? В течение какого срока личные дела подлежат хранению? Что грозит работодателю, не обеспечившего хранение личных дел сотрудников в течение нормативных сроков хранения? На эти вопросы ответим в статье.

Ведение и хранение личных дел сотрудников до увольнения

Пока сотрудник трудится в компании, его личное дело хранится в кадровой службе (в шкафах, сейфах) или в приспособленном для хранения документов помещении. В личных делах содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила по защите персональных данных.

Формирование личного дела начинается с момента поступления сотрудника на работу после издания приказа о приеме на работу. Затем в хронологическом порядке личное дело пополняется другими документами по мере их поступления (п. 4.19-4.30 Правил, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Завершается формирование личного дела в момент увольнения сотрудника из компании. Последним завершающим документом в личном деле будет копия приказа о расторжении трудового договора.

В начало личного дела подшивается бланк формы для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утв. Приказом № 526).

Данные из этих бумаг работник кадровой службы должен проверить, внести в личную карточку и вернуть сотруднику (ст. 65 ТК РФ, Постановление пятнадцатого Арбитражного Апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Если контролеры обнаружат в личном деле сотрудника копии указанных документов, работодателя оштрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013).

При хранении личных дел сотрудников должна обеспечиваться их сохранность, защита от несанкционированного доступа, соблюдение конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел.

Непосредственно в компании хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив.

Хранение личных дел сотрудников после увольнения

Дела уволившихся сотрудников необходимо передать на архивное хранение. Для этого личные дела предварительно нужно подготовить (п. 4.21, 4.30 Правил, утв. Приказом Минкультуры № 526).

На описи производится итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в личном деле и из скольких листов оно состоит.

В начало личного дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела.

Формы документов, применяемых для подготовки к хранению личных дел уволенных сотрудников можно взять из Приложений к Правилам, утв. Приказом Минкультуры № 526:

  • лист-заверитель (Приложение № 8);
  • внутренняя опись документов дела (Приложение № 27);
  • обложка дела (Приложение № 28).

При подготовке электронных дел для передачи в архив организации предусматривается составление описи электронных дел, документов (Приложения № 17, № 18).

Документы личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Скрепки со всех документов до прошивки/переплета нужно удалить.

Оформленные по всем требованиям личные дела уволенных работников хранятся в соответствующем архиве по алфавиту фамилий работавших.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Скачайте форму листа-заверителя и внутренней описи документов дела (это бесплатно).

Сроки хранения личных дел уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив не позднее 3 лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком.

Личные дела руководителей и работников компании нужно хранить 50 лет, если они закончены делопроизводством после 01.01.2003. Если же эта процедура произошла ранее указанной даты, срок хранения личных дел составляет 75 лет (п. 445 Перечня типовых архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Такой же срок хранения предусмотрен для книг, журналов, карточек учета, базы данных личных дел (п. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236).

Личные дела, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Начало течения срока хранения личных карточек следует исчислять с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

По истечении сроков хранения личные дела уволенных сотрудников подлежат уничтожению (ч. 1, 2, 4 ст. 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.1 и 4.3 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

При банкротстве компании или ее ликвидации по иным причинам личные дела сотрудников вместе с другими документами, срок хранения которых не истек, передают в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ).

Когда работодателя оштрафуют за личные дела уволенных сотрудников

Законодательство об архивном деле обязывает работодателей обеспечивать сохранность архивных документов (в том числе личных дел уволенных сотрудников) в течение сроков их хранения (ст. 20 Федерального закона № 125-ФЗ).

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Контролеры могут предупредить или оштрафовать компанию на сумму от 5 000 до 10 000 руб. Штраф на руководителя составляет от 3000 до 5 000 руб.

Если при хранении личных дел сотрудников работодатель не обеспечит сохранность содержащихся в них персональных данных сотрудников, наказание будет более серьезным.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Узнайте, кто и какую ответственность несет за нарушение законодательства о персональных данных.

Подводим итоги

  • Пока работник трудится у данного работодателя, его личное дело хранится в кадровой службе — в специально оборудованном помещении, несгораемом шкафу или сейфе.
  • После увольнения сотрудников их личные дела готовят к хранению (нумеруют, прошивают и т. д.) и передают в архив компании, где они хранятся 50 лет, если были закончены делопроизводством после 01.01.2003 года, или 75 лет (до 2003 года).
  • При ликвидации компании личные дела уволенных работников, срок хранения которых не истек, передаются в государственный архив для дальнейшего хранения.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Какие установлены сроки хранения личных дел уволенных работников

Назначение и цели личных дел

Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.

Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.

В личное дело включают документы:

  • предоставленные работающим во время трудоустройства;
  • издаваемые в компании в период его деятельности.

Полученная информация нужна работодателю для:

  • оформления трудовых отношений;
  • организации последующего обучения работника;
  • разработки планов карьерного роста;
  • обеспечения безопасности;
  • контроля качества исполняемых должностных функций.

Состав и порядок формирования личных дел

Как правило, личное дело формируют в течение 7 дней после приема работника. Для этого на него заводят отдельную папку. Ее обложка выступает в качестве титульного листа. Заполняют, например, по форме из Приложения № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Помимо этого, на обложке посередине листа можно указывать:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дату его рождения;
  • дату начала ведения личного дела;
  • дату трудоустройства в компанию;
  • регистрационный номер личного дела.

Для внесения записей используют черную, синюю или фиолетовую ручку. Все исправления заверяют росписью ответственного за ведение личных дел работника.

В папку подшивают следующий перечень документов:

  1. Автобиография (при наличии) или анкета, заполненная в качестве соискателя до приема на работу.
  2. Копия паспорта.
  3. Копия военного билета.
  4. Копия ИНН.
  5. Информация о СНИЛС.
  6. Копии документов об образовании.
  7. Фотография работника.
  8. Заявления о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность.
  9. Копии приказов о приеме, увольнении, кадровом перемещении.
  10. Экземпляр трудового договора.
  11. Листы аттестации.
  12. Уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку и заявление работника по этому вопросу.
  13. Характеристики и рекомендательные письма.
  14. Копии документов о поощрениях и награждениях.
  15. Прочие документы о трудовой деятельности.

Личные дела нумеруют по порядку. При этом номера, присвоенные папкам уже уволенных работников, больше не используют.

Каждое дело регистрируют в специальном журнале. Кроме того, собранная папка должна включать внутреннюю опись включенных в неё документов.

Порядок передачи в архив и сроки хранения личных дел работников

Поскольку в состав личного дела включают информацию в том числе содержащую персональные данные, к порядку его ведения и последующего хранения предъявляют определенные требования. Так, доступ к ним должен иметь ограниченный круг лиц. Например, только из кадровой службы.

Для текущего хранения личных дел во время работы сотрудника используют несгораемые шкафы или специальные запирающиеся металлические картотеки.

При увольнении приказ о расторжении трудовых отношений, а также основания к нему – последние документы, подшиваемые в дело. После этого личное дело уволенного сотрудника считается закрытым и передают в архив.

Завершение оформления папки перед передачей на хранение включает:

  • прошивку, переплет всех документов;
  • нумерацию всех листов;
  • оформление листа-заверителя.
  • оформление внутренней описи содержания папки.

Компании обязаны обеспечить сохранность архивных документов. Поэтому именно на них возложена ответственность за хранение личных дел уволенных сотрудников в течение положенных сроков (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

В настоящее время установлены следующие периоды обеспечения сохранности для такой документации (п. 4.8 приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 и ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ):

  • для дел, завершенных до 01.01.2003 – 75 лет;
  • для дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет;

Закрытые документы должны быть переданы в архив не позднее чем через 3 года после их завершения (п. 4.1 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). До сдачи на хранение дела окончательно оформляют и заносят в опись.

Дела передают в архив личных дел уволенных работников на хранение по описи и с обязательным присутствием сотрудника ответственного за их ведение отдела и представителя архива компании. Принимающий работник расписывается за полученные папки, а в случае выявления расхождений по количеству об этом делают пометки в столбце «Примечание» описи. На каждом листе описи прописывают итоговое количество принятых дел, дату передачи и подписи сдавшего и принявшего работника.

По окончании срока хранения личное дело может быть уничтожено.

Правила хранения личных дел в кадровой службе

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров — это систематизация и обработка персональных данных всех работников предприятия. Является обязательным для государственных служб и подлежит выполнению в соответствии с законодательством РФ.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Что такое личное дело

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и продвижении по службе. В обязательном порядке дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон №79-ФЗ от 27.07.2004, Указ Президента №609 от 30.05.2005), сколько и где хранятся личные дела сотрудников — определено на уровне законодательства. В отношении сотрудников прочих организаций такие документы ведутся по решению и желанию руководства. Но если принято решение вести их, то хранить бумаги придется с учетом нормативных актов для государственных компаний.

Состав

Дело, или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия. Какие документы надо собирать на работников, в каком виде их систематизировать и как хранить личные дела сотрудников в организации, определяет работодатель. Как правило, сюда входят:

  • анкета;
  • заявление о приеме на работу (для работников коммерческих предприятий это документ факультативный, а для госслужащих его писать обязательно в соответствии с п. 2 ст. 26 Федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004);
  • копии паспортов, дипломов, военных билетов и т.д.

Для госслужащих список содержания дела регламентируется п. 16 Положения, утвержденного Указом Президента РФ №609 от 30.05.2005.

Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

Образец описи

Хранение и учет

Дела хранятся как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование — доступ третьих лиц к содержанию этих хранилищ запрещен. Документы в сейфах располагают по номерам, в небольших организациях — в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Отвечая на вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, отметим, что это определено законодательно: в коммерческих организациях бумаги, содержащие персональные данные хранятся 75 лет (см. Перечень, утвержденный Приказом Росархива №236 от 20.12.2019), потом уничтожаются.

Для госслужащих порядок иной. Пока человек работает, бумаги с его персональными данными находятся в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и продержат там еще 10 лет. В соответствии со ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» №125-ФЗ от 22.10.2004, личное дело сотрудника после увольнения хранится:

  • 75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2013;
  • 50 лет — законченные делопроизводством после 01.01.2013.

По истечении срока хранения бумаги уничтожают — в порядке, предусмотренном в организации.

Если в какой-либо период человек опять устроится в госорганы, сведения по нему поднимут и отправят новому работодателю по его письменному запросу.

Архивация и решение вопроса, где должны храниться личные дела сотрудников, возложены на сотрудников отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все готовят дела к архивации).

Порядок ведения дел

Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их прямая обязанность. Порядок регламентируется внутренней документацией.

Образец приказа о наделении полномочиями по обработке персональных данных

После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, дополняя его документами по мере поступления до момента увольнения.

Первым подшивают дополнение к листку по учету кадров.

Дополнение к анкете по учету кадров

Затем подшивают персональные данные (анкета, копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т.д.) и прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.

Так брошюруется отдельная папка, на титульном листе которой указывают:

  • название организации;
  • номер (если ведется нумерация);
  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дата начала ведения (дата издания приказа о приеме);
  • дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
  • срок хранения личных дел уволенных сотрудников (прописывается при закрытии дела);
  • количество листов самого дела (данную графу заполняют, отправляя дела в архив).

Доступ к персональным данным

Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет возможность получить любую информацию из своего дела.

Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено. Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего.

Образец листа ознакомления

Ответственность за распространение персональных данных

Лиц, нарушающих условия и правила хранения личных дел в кадровой службе, привлекают к дисциплинарной (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ), материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ) ответственности.

Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет за собой наложение штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

  • на граждан — от 3000 до 5000 руб.;
  • должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
  • юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.

За разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в виде увольнения для виновных лиц (см. пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

голоса
Рейтинг статьи
Читать еще:  Примерная форма трудового договора с кассиром
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector