Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
Определяется структура и содержание инструктажа.
Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
Подписывается, утверждается и регистрируется.
Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.

Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.

С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.

Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.

Данный документ доступно хранить:

как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

сменилось наименование организации;
сменилось руководство;
произошла реорганизация;
произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Заключение

Таким образом, должностная инструкция:

Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Должностные инструкции срок хранения

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.06.2020 по делу N 88-10163/2020
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О возложении обязанности назначить пенсию; 2) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истец указал, что спорные периоды необоснованно включены в выслугу лет в календарном исчислении, тогда как указанные периоды подлежат включению в выслугу лет в льготном исчислении.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено.Доводы жалобы ответчика о том, что факт доказывания непосредственного исполнения обязанностей по осуществлению функций по охране и конвоированию подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений лежит на истце, а у ответчика отсутствует возможность предоставления должностных инструкций по замещаемым истцом должностям в связи с их уничтожением по истечении срока хранения, не опровергают правильность выводов судов о характере выполняемых истцом служебных обязанностей исходя из наименования его должности и места прохождения службы, не свидетельствуют о неправильном применении судами положений статьи 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

Должностная инструкция – это локальный нормативный правовой акт, определяющий трудовой распорядок работников в организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь). Она разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1).

Наниматель должен определить лицо (круг лиц), которому поручается разработка проектов инструкций, путем:

– или издания приказа (распоряжения) о назначении ответственных лиц;

– или включения в должностные инструкции руководителей (специалистов) обязанности по их разработке.

Должностные инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании должности, а не на конкретных работников. Для любого работника, претендующего на вакантную должность (профессию) в данной организации, будет действовать одна и та же инструкция. Поэтому после увольнения работника его должностная инструкция не уничтожается.

Неутвержденная инструкция не имеет юридической силы. Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения (часть вторая п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Должностная инструкция вступает в силу с даты утверждения и действует до замены новой инструкцией. Но и после замены сразу уничтожать ее нельзя.

Для должностных инструкций установлен срок хранения 50 лет (после замены новыми) (п. 30 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Пояснение «после замены новыми» означает, что срок хранения должностных инструкций исчисляется с 1 января года, следующего за годом их замены новыми.

Читать еще: Увольнение во время отпуска в РФ 2021

Например, если должностная инструкция утверждена в 2015 г., а новая была утверждена в 2017 г., то срок хранения (50 лет) отсчитывается с 1 января 2018 г.

Ольга Орлова, юрист

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

Типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению. При этом устаревшая типовая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.
Индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет, созданные после 01.01.2003 — 50 лет (п.п. 442, 443 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность типовая ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. Индивидуальная ДИ в зависимости от года издания — через 75 или 50 соответственно.

Должностные лица и организации, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Еще больше информации о порядке составления и хранения должностных инструкций вы найдете в путеводителе по кадровым вопросам, составленном КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75/50 лет. Типовые ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Бухгалтеру /
Должностные инструкции

Порядок разработки проекта

Требования к составлению

Внесение изменений и дополнений

Образец документа: Должностная инструкция

Общие положения

В целях регламентации организационно-правового положения работника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности собственником или уполномоченным им органом (далее – работодатель) разрабатываются и утверждаются должностные инструкции.

В зависимости от специфики деятельности предприятия работодателем также могут разрабатываться рабочие инструкции для технических работников и рабочих.

Должностные инструкции имеют статус локального нормативного документа, то есть действующего в пределах конкретного предприятия, которые определяют требования к определенной категории работников, обеспечивают рациональное распределение обязанностей между работниками, а также являются одним из оснований для объективной оценки их работы и для применения мер дисциплинарной ответственности.

Разрабатываются должностные инструкции в соответствии с требованиями действующего законодательства, на основании Справочника квалификационных характеристик профессий работников, представляющего собой систематизированный сборник описаний профессий, приведенных в Классификаторе профессий ГК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребполитики Украины от 28.07.2010 г. № 327. Выпуски указанного справочника, которые утверждены и применяются в настоящее время, приведены в списке документов к данному материалу.

Порядок разработки проекта

Должностные инструкции разрабатываются, как правило, руководителями структурных подразделений (начальниками отделов, управлений и др.), или работниками отдела кадров, или специально созданной рабочей группой специалистов в сфере управления, трудового права и соответствующего направления деятельности предприятия.

В целях организации работы по разработке должностных инструкций руководителем предприятия может быть издан соответствующий приказ, которым определяется как перечень должностей работников, в отношении которых должны быть разработаны должностные инструкции, так и перечень исполнителей, а также сроки выполнения такого приказа.

Разработанный проект должностной инструкции подписывается руководителем структурного подразделения (руководителем отдела кадров, членами рабочей группы) и утверждается руководителем предприятия.

После утверждения оригинал должностной инструкции передается в отдел кадров (где он и хранится в дальнейшем) для ознакомления с ней работников под роспись с указанием Ф.И.О., должности и даты ознакомления. При этом ознакомление проводится в порядке, установленном на предприятии: или в листке ознакомления с должностной инструкцией, прилагаемом к ней, или в журнале ознакомления работников с нормативными документами предприятия, или в ином порядке, установленном на предприятии.

Копии должностной инструкции передаются руководителю структурного подразделения и работнику, занимающему определенную должность.

В дальнейшем с должностной инструкцией в вышеуказанном порядке ознакамливаются и все вновь принимаемые работники на данную должность, а также работники, переведенные на данную должность в порядке перевода и в других случаях.

Требования к составлению

Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием (см. письмо Минтруда Украины от 03.10.2005 г. № 36-508). Исключение в этом случае могут составлять должности некоторых руководителей, правовое положение которых определено уставом предприятия, или положением соответствующего структурного подразделения (например, положением о филиале), в котором указаны основные задачи, обязанности, права и ответственность определенного должностного лица за выполнение возложенных на них функций (обязанностей).

При разработке должностных инструкций следует учитывать, что квалификационные характеристики каждой должности состоят из следующих разделов:

общие положения ;
должностные обязанности (задачи и обязанности);
права;
ответственность;
должен знать;
квалификационные требования;
взаимоотношения по должности (профессии).

В заголовке должностной инструкции указывается название должности (профессии), которое должно соответствовать профессиональному названию работы, предусмотренной Классификатором профессий ГК 003:2010. Однако является недопустимым указывать в заголовке должностной инструкции фамилию, имя и отчество работника (работников), занимающих данную должность (см. Образец документа: должностная инструкция).

Должностные инструкции имеют статус локального нормативного документа, определяющего требования к конкретным должностным лицам, обеспечивающего рациональное распределение обязанностей между работниками. Кроме того, должностные инструкции являются основанием для объективного оценивания работы работников, а также являются нормативной основой для применения к работникам мер воздействия, привлечения к дисциплинарной ответственности.

Требования должностных инструкций учитываются при приеме работников на работу, а также при проведении аттестации.

Внесение изменений и дополнений

Должностная инструкция является постоянно действующим документом. Однако в нее могут вноситься дополнения или изменения в случае перераспределения обязанностей между работниками, сокращения штата, изменения штатного расписания , изменения наименования, как предприятия, так и структурного подразделения, а также наименования должности. При этом в случае внесения дополнений или изменений должностная инструкция подлежит как утверждению в вышеуказанном порядке руководителем предприятия, так и ознакомлению с ней работников. Если дополнения или изменения должностной инструкции влекут за собой перераспределение обязанностей, сокращение или изменение штата работников, то работники должны быть ознакомлены с ними не позднее, чем за два месяца до внесения таких изменений (дополнений).

Хранение

Сроки хранения должностных инструкций определены приказом Главархива от 20.07.98 г. № 41, которым утвержден Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности предприятия, с указанием сроков их хранения. Так для должностных инструкций установлен срок хранения 3 года после их замены новыми.

Срок хранения должностных инструкций сотрудников: где и сколько, после замены новой

Срок хранения должностной инструкции после замены новой

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

в архивы;
фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2021 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2021.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

Читать еще: § 25 Правовое регулирование занятости и трудоустройства

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Важно! Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Многие отчетные документы, даже те, которые не часто требуются для работы, по закону следует хранить 3 года, а некоторые по несколько десятков лет.

В 2000 году был утвержден «Перечень типовых управленческих документов», образующихся в деятельности организаций, с указанием срока их хранения. Так, в соответствии со ст. 17 закона «О бухгалтерском учете» предприятие обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за хранение этих документов несет руководитель компании. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Налоговое законодательство указывает на то, что в течение 4 лет налогоплательщик обязан сохранять данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и удержанные налоги.

Кроме того, необходимо обратить внимание на кадровые документы. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие, связанные с личным составом организации, хранятся не менее 75 лет после наступления события, которое они оформляют. Поэтому, например, приказ об увольнении надо хранить 75 лет именно с момента увольнения.

Исключение здесь составят лишь приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Они хранятся всего 5 лет. Также положено хранить трудовые договоры и личные карточки и дела работников. А личные дела руководителей хранятся и вовсе постоянно. Также постоянно положено хранить договор, фиксирующий права и обязанности руководителя организации. Обратите внимание, что документы, полученные от кандидатов, не принятых по каким-либо причинам на работу, все равно надо хранить на протяжении года. Постоянный срок хранения установлен и для штатного расписания, должностных инструкций и изменений.

Правила внутреннего распорядка и графики отпусков положено хранить даже после замены их новыми в течение года. Другие правила и инструкции (в том числе и проекты), разрабатываемые работодателем, должны храниться на протяжении 3 лет после их замены. Причем в данном случае 3 года считают с момента утверждения документа.

Есть свои правила и для ликвидируемых предприятий. Налоговые органы вправе запросить у должностного лица документы, притом с живой печатью. Поэтому, до тех пор, пока на федеральном уровне не разработано методики учета, хранения и уничтожения печатей, важно помнить, что срок ее хранения не менее пяти лет.

Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества обязаны хранить:

— учредительные документы, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

— протоколы собрания учредителей, содержащие решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества;

— документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

— документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

— внутренние документы общества;

— положения о филиалах и представительствах общества;

— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

— протоколы общих собраний участников общества;

— списки аффилированных лиц общества;

— заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

Место хранения документов организация определяет самостоятельно. Как правило, это специальные помещения либо закрывающиеся шкафы в бухгалтерии. Сохранность бумаг, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер, по иным документам ответственность наступает, в том числе и у руководителя организации.

Организация собственного хранилища документов требует значительных затрат на закупку специального оборудования, наем дополнительного персонала (архивариусов), аренду площадей под архивы, обеспечение безопасности. Поэтому, архивы можно передавать на хранение как частным, так и государственным нотариусам по описи. При этом один экземпляр списка остается у нотариуса, другой экземпляр выдается лицу, сдавшему документы на хранение.

Нотариус может принять документы и без описи, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки. Сдавшему документы на хранение выдается свидетельство. Возвращение принятых на хранение документов производится по предъявлении свидетельства и описи либо по решению суда.

Однако наиболее распространенный и выгодный это третий вариант, вариант хранения документов в организации, осуществляющей такой вид деятельности, как архив. При этом заключается гражданско-правовой договор. Ответственность по хранению документов возлагается на сотрудников архива. Если у вас есть дополнительные вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию…

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
Определяется структура и содержание инструктажа.
Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
Подписывается, утверждается и регистрируется.
Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

Читать еще: Заявление на декретный отпуск образец 2021 года

Сколько хранятся должностные инструкции после замены новыми

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

в архивы;
фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2019 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2019.

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Круг обязанностей и ответственности работника на каждом предприятии регламентируется собственным локальным актом. Его называют должностной инструкцией. Этот документ разрабатывается на основе справочной информации по отраслям и учитывает особенности работы организации. Содержание и сроки хранения должностных инструкций, разработанных для сотрудников любого предприятия, регулируются законодательством. Всем специалистам кадровой службы нужно учитывать это.

Особенности создания индивидуальной инструкции

При разработке должностной инструкции нужно придерживаться алгоритма:

Выделить на предприятии существующие должности и разработать документ для каждой из них. Определить особенности выполняемых сотрудниками функций.
Издается отдельное распоряжение руководителя о создании на предприятии должностных инструкций.
Сформировать группу специалистов, которые будут готовить этот локальный акт. Обычно в нее входят бухгалтеры, юристы и руководители отдельных подразделений предприятия (мастера участков или цехов).
Опубликовать Положение о порядке разработки должностных инструкций. В нем должно быть указано, кто и в какие сроки будет создавать эту документацию.
Определить структуру и содержание инструктажа для работников, занимающих каждую из должностей. Если на предприятии действует профсоюз, то к созданию локальных актов можно привлечь его руководителя.
Определяется форма бланка локального акта, при необходимости она дорабатывается и согласовывается со всеми членами группы.
Инструкция регистрируется и подписывается руководителем, а также всеми ответственными лицами.

После создания документа с ним знакомят работников, они должны подтвердить свое согласие с необходимостью выполнять эту инструкцию при помощи подписи.

Необязательно формировать должностные инструкции для всех работников. Чаще всего этот документ издают для материально-ответственных лиц и сотрудников производственных цехов. Занимающим остальные должности достаточно перечислить их обязанности в одной из частей трудового договора.

Законом не регламентируется количество бланков должностных инструкций. Их необязательно выдавать работникам на руки. Чаще всего при трудоустройстве соискатели знакомятся с оригиналом документа, а на рабочем месте у них хранится его копия. На вредных производствах делают 3 экземпляра: для архивирования, выдачи работникам и ознакомления.

Когда необходимо издавать новую редакцию документа

Документ, разработанный на предприятии единожды, может действовать годами. Замена его необходима только в следующих случаях:

изменение названия организации;
смена руководства;
должность занял другой работник или прежний сменил фамилию;
предприятие реорганизовано;
появилась необходимость внести новые пункты в документ (например, после установки нового оборудования или из-за расширения круга обязанностей сотрудника);
название должности стало иным.

При необходимости замены действующей должностной инструкции издается приказ руководителя, а потом происходит разработка документа в обычном порядке. Локальные акты, утратившие силу, необходимо не уничтожать в течение 5 лет (с 2013 года).

Особых требований к месту хранения инструкций закон не предъявляет. В большинстве случаев их целесообразно хранить по месту разработки, то есть в организации, выступающей в роли работодателя. Но допустимо передать их:

в архивы;
компаниям, занимающимся хранением документации.

Место хранения инструкции необходимо указать в Положении о ее создании (если оно издается). Регистрация должностного документа необязательна. Ведение документации работников в этом случае полностью передано на усмотрение работодателя.

Какие законы регулируют обращение с должностными инструкциями

Все предприятия, действующие на территории РФ, должны подчиняться единым законодательным нормам. Всем специалистам кадровой службы стоит изучить следующие законодательные акты:

В Приказе Минкультуры России № 558 от 2010 года есть перечень документации, которую собственники предприятия обязаны хранить в течение определенного времени. Обратите внимание на пункт 77, в котором указано, где конкретно должны храниться бумаги. В новой редакции этого закона есть раздел 1.2 – им нужно руководствоваться при определении сроков хранения.
Статья 87 ТК РФ регламентирует сохранность идентификационных данных сотрудников. Она указывает, в каких актах работодатель имеет право указывать фамилии и другую личную информацию.
Период сохранности документации можно найти в Перечне № 41 и Перечне № 578/5. Последний документ более современный, он начал действовать в 2013 году.
ФЗ «Об архивном деле», выпущенный под № 125 от 2004 года указывает на обязанность организаций хранить документацию, имеющую отношение к регулированию работы персонала. В части 3 статьи 6 указывается, что специалисты кадровой службы обязаны составить перечень документации, которую следует хранить. В нем нужно указать точные сроки.
Письмо Роструда № 4412-6 от 2004 года и статья 8 ТК РФ указывают на обязанности работодателя, которые необходимо соблюдать во время создания этих локальных актов.

В соответствии с законодательными актами РФ работают и иностранные компании.

Сколько хранятся локальные акты

Определяют период хранения должностной инструкции исходя из ее вида:

Унифицированная форма, разработанная отраслевым ведомством, подлежит постоянному хранению.
Если вы создали локальный акт силами группы специалистов организации, то он признается индивидуальным. Такой вариант хранят в течение 75 лет, если он создан для научных сотрудников, работников во вредных, тяжелых или опасных условиях (а также занимающих должности приравненные к ним). Для всех остальных должностей необходимо хранить акт до прекращения существования предприятия.
Инструкция, являющаяся приложением к трудовому договору. В этом случае она хранится вместе с основным документов в течение 75 лет, вне зависимости от условий труда работника (об этом гласит пункт 657 Приказа № 558 Минкульта).

0 0 голоса

Рейтинг статьи