Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Письмо о необходимости забрать трудовую книжку образец

Инструкция: готовим уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, который отправляет работодатель уволенному сотруднику с требованием забрать ТК из отдела кадров. Работодатель не вправе задерживать выдачу документов после расторжения договора с работником, за это ему грозят штрафные санкции.

Когда готовят уведомление

По закону, работодатель обязан выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ), отметив это действие в специальном журнале учета трудовых книжек.

Но на практике часто случается, что человек не пришел в последний рабочий день и не взял необходимые бумаги. Это происходит по разным причинам:

  • работник оказался в больнице;
  • забыл;
  • переехал на новое место жительства и нет возможности быстро приехать;
  • пропал без вести;
  • внезапно возникли срочные семейные и другие обстоятельства, не позволяющие прийти вовремя.

Часто человек отказывается забирать формуляр из-за конфликта с руководством компании, например, если с ним расторгли договор за прогул, пьянку или другие нарушения. В этой ситуации необходимо составить акт об отказе получить документы в день увольнения.

После этого закон обязывает выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и пункт 36 правил, утвержденных постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003). Дальнейшие действия компании зависят от отклика сотрудника на письмо. Если никакой реакции не последовало, и согласия на почтовую пересылку формуляра нет, то документ оставляют в компании, пока за ним не придут (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225).

Если согласие получено, то придется уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом с описью вложения с извещением о вручении. Это необходимо, чтобы важные документы дошли до адресата.

Чтобы кадровик имел возможность выслать трудовую почтой, понадобится заявление от бывшего коллеги. Это необходимо указать в письме. Если увольняемый знает, что не придет в день увольнения в компанию, то он вправе написать запрос заранее. Такое случается, например, если до этого он находится в отпуске или на больничном. Если он желает получить документ не лично, а через доверенное лицо, то обязан отметить это в заявлении.

Вот пример заявления:

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от преподавателя верховой езды

Прошу отправить мне по почте трудовую книжку в связи с увольнением и невозможностью получить ее на руки на следующий адрес: 350000, г. Москва, ул. Победы, д. 1, кв. 75.

Петров Петров П.П.

Если трудовая ведется в электронном виде, процедура выдачи аналогична — в последний день его присутствия на рабочем месте. Отличие лишь в том, что отдать необходимо не привычный бланк, а форму СТД-Р (приложение № 1 к приказу Минтруда № 23н от 20.01.2020). В ней указывают информацию только за период деятельности в этой компании. Эту справку вправе предоставить или на бумаге, заверенной директором, или переслать в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.7 порядка заполнения СТД-Р). Бумажную форму высылают заказным письмом с уведомлением о вручении, не спрашивая предварительно о согласии на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).

Содержание и структура уведомления

Ни в Трудовом кодексе, ни в правилах, установленных постановлением правительства № 225, не предусмотрена единая форма извещения. Пишут его в свободном виде на листе А4 или официальном бланке. По общим правилам ст. 84.1 ТК, в письме работнику о необходимости забрать трудовую книжку необходимо указать:

  • личные данные работника — Ф.И.О., адрес проживания;
  • наименование предприятия, направляющего сообщение;
  • сведения о расторжении контракта;
  • сообщение о готовности работодателя выдать сведения о рабочей деятельности;
  • предложение выбрать способ получения — лично или предоставить разрешение на почтовую пересылку;
  • подпись директора или начальника отдела кадров организации;
  • исходящий номер и дату.

Чтобы в дальнейшем не возникло вопросов о ненадлежащем оповещении работника, целесообразно указать подробную информацию о том, куда явиться или отправить ответ. Отметить точный адрес, режим работы, кабинет, ответственное лицо.

Читать еще:  Характеристика с места работы пример скачать образец

Это пример такого оповещения о необходимости работнику, уволенному за прогул, забрать документы с работы:

Как отдать уведомление работнику

Если работодатель не выдаст рабочий документ уволенному вовремя, то ему грозит наказание по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей. В такой ситуации возникает вопрос, когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, — рекомендуется не затягивать, а отправлять как можно быстрее, желательно в день увольнения или на следующий день. Иначе придется возместить еще и материальный ущерб бывшему работнику за каждый день неполученного им заработка с момента расторжения контракта до выдачи формуляра (ст. 234 ТК РФ).

Передать уведомление сотруднику об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку при помощи телефонного звонка или СМС не получится. Это не засчитывается контролирующими органами в качестве должного оповещения. Извещение станет официальным только при отправке по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Отправляем на все адреса, которые указаны в личном деле, контракте и других бумагах сотрудника. Не забываем про опись вложений. Эти действия и квитанции с указанием адресов на руках у ответственного за пересылку сотрудника станут доказательством, что руководство компании приняло все необходимые меры.

Что делать, если работник — иностранный гражданин

Если работник — иностранец, передать документ о рабочей деятельности все равно придется. Если он уехал на родину, забыв формуляр, порядок отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку аналогичный. В день увольнения отправляем его по почте. Но содержание письма несколько меняется. Дело в том, что по действующему ныне закону СССР от 24.06.1991 № 2261-1 (часть первая ст. 3), отправлять за пределы государства личные документы и бумаги о рабочей деятельности запрещено.

В такой ситуации в письме следует попросить иностранного гражданина забрать документы только лично. Разъяснив причины отказа переслать книжку по почте, придется хранить ее до тех пор, пока человек не приедет за ней.

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой

uvedomlenie.jpg

Похожие публикации

Пока сотрудник работает в компании, его трудовая книжка хранится в организации. Но когда он увольняется, у работодателя возникает обязанность своевременно вернуть ему этот документ. Однако не всегда это просто сделать. Иногда работник намеренно или в силу обстоятельств не спешит забирать свою «корочку». В таких случаях ему необходимо отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Требование закона о возврате трудовой книжки

Трудовой кодекс РФ установил краткий срок для передачи трудовой книжки сотруднику, покидающему организацию. По общему правилу (статья 84.1 ТК РФ), работодатель обязан вернуть ее гражданину в день увольнения. Документ должен содержать четкую формулировку о причине расторжения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт 77-й статьи ТК РФ.

О получении своей трудовой книжки увольняющийся расписывается в личной карточке и журнале регистрации трудовых книжек (п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, работодателю нужно направить ему письменное уведомление о необходимости это сделать. Это поможет ему избежать материальной и административной ответственности за задержку документа.

Нерасторопная компания будет материально отвечать перед работником, если без книжки тот не сможет вовремя трудоустроиться и получать зарплату на новом месте. В этом случае он вправе потребовать компенсации недополученных доходов от прежнего работодателя (ст. 234 ТК РФ). Ее рассчитают исходя из количества рабочих дней, прошедших со дня увольнения и до момента выдачи трудовой книжки, и среднего заработка гражданина на последнем месте работы.

Административная ответственность бывшего работодателя может наступить в соответствии со ст. 5.27 КоАП. Максимальный штраф для юридического лица по данной статье составляет 50 тысяч рублей, для должностных лиц и ИП — 5 тысяч рублей.

Уведомление о явке за трудовой книжкой: образец документа

Уведомление следует отправить сотруднику заказным письмом вместе с почтовым уведомлением о вручении послания и описью вложения (чтобы лишить его возможности утверждать, что письма в конверте не было).

Читать еще:  Сколько дней положен отпуск несовершеннолетним работникам

Шапка документа должна содержать реквизиты организации-отправителя и данные о работнике-получателе – его ФИО и адрес. Также следует проставить дату и исходящий номер.

В уведомлении бывшему работнику нужно предложить:

  • либо явиться за трудовой книжкой самостоятельно;
  • либо разрешить переслать ее по почте (без согласия владельца книжки делать это запрещено).

Чтобы без труда составить уведомление о вручении трудовой книжки, образец его содержания можно использовать такой:

uvedomlenie_obrazec.jpg

Документ подписывается ответственным лицом и заверяется печатью предприятия.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Уведомление работника о необходимости забрать трудовую книжку

Законодательная база

День увольнения является для работника последним рабочим днем, после завершения которого все отношения между работником и работодателем считаются прекращенными. Соответственно, в день увольнения работодатель должен произвести с работником все расчеты и оформить и выдать ему все необходимые документы, касающиеся его трудовой деятельности, в том числе и трудовую книжку (ст.ст. 84.1, 140 ТК РФ).

Несвоевременная выдача трудовой книжки работнику считается административным правонарушением, за которое положен штраф в соответствии со ст. 5.27 КоАП. Размер штрафа составляет:

  • 3-5 тыс. рублей для физлиц и индивидуальных предпринимателей;
  • 30-50 тыс. рублей для юридических лиц.

Помимо этого работодатель будет обязан возместить работнику весь его недополученных за время вынужденного прогула заработок. Размер возмещения определяется исходя из размера средней заработной платы уволенного работника (ст. 234 ТК РФ).

Электронные трудовые книжки

С начала 2021 года на всех вновь принятых работников, а также на работников, изъявивших желание перейти на электронную форму учета трудового стажа, заводятся так называемые электронные трудовые книжки.

Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н оговорена обязанность работодателя при увольнении работника, перешедшего на электронную форму учета стажа, выдать ему на руки справку по форме СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем). Справка также выдается в день увольнения.

Когда требуется уведомить работника о необходимости забрать трудовую книжку

Как правило, работодатель старается соблюсти закон и выдать все документы вовремя. Необходимость направить работнику уведомление о необходимости забрать книжку может возникнуть в случае:

  • если работник в день увольнения не работал, но за ним была сохранена должность;
  • если работник отказался в день увольнения забирать книжку по личным причинам.

В последнем случае уведомление будет играть помимо своей основной роли — донесения информации, еще и роль доказательства соблюдения работодателем закона. Случается, что увольняемый работник намеренно не забирает книжку, чтобы иметь в будущем возможность обратиться в суд.

Наличие уведомления будет свидетельствовать о том, что работодатель свои обязанности выполнил (Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года).

Как составить уведомление

Уведомление составляется в свободной или принятой на предприятии форме. На нашем сайте имеются бланк и образец уведомления, которые можно также использовать в работе. В уведомлении должны быть указаны:

  1. ФИО, должность, структурное подразделение работника.
  2. Сведения о трудовом договоре.
  3. Сведения об основании расторжения трудового договора (приказ об увольнении) и дате расторжения договора.
  4. Сведения о необходимости явиться в отдел кадров/канцелярию и т.п. для получения трудовой книжки или сообщить о том, что работник согласен получить книжку по почте.
  5. Дата составления уведомления, подпись и расшифровка подписи работника, составившего уведомление.

Уведомление направляется работнику почтой или курьером. Отправлять письмо следует на адрес, указанный в трудовом договоре (или на другой адрес, если он подтвержден).

Как оформить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения + образец для скачивания

Работодатель обязан вернуть уволенному работнику трудовую книжку. Это должно произойти в день фактического расторжения контракта с работником. Кроме того, руководство организации заключает мировое соглашение с уволенным сотрудником и предоставляет ему дополнительную трудовую документацию. Эти правила четко прописаны в части 4 статьи 84.1 ТК РФ.

Если человек не может самостоятельно забрать документы, организация направляет такому сотруднику соответствующее уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

  1. В каких случаях составляется уведомление для работника?
  2. Как оформить при необходимости забрать трудовую книжку после увольнения?
  3. Скачать образец на получение
  4. Полезное видео
  5. Выводы
Читать еще:  Главный технолог Классификатор профессий Должностные обязанности

В каких случаях составляется уведомление для работника?

Трудовая книжка – важнейший документ, официально подтверждающий трудовой стаж гражданина. Однако не все граждане своевременно собирают его при увольнении. Практика показывает, что это обстоятельство может быть продиктовано разными причинами.

Если уволенный гражданин не собирает трудовую книжку, работодатель направляет ему специальное уведомление, формальное предупреждение. Такая норма четко прописана в части 6 статьи 84.1 ТК РФ.

Этот документ уведомляет бывшего сотрудника компании, что он должен прийти и забрать свой личный документ. Руководство компании должно напомнить уволенному сотруднику о необходимости получения личных документов на его предыдущем рабочем месте, чтобы соблюдать правила и избежать штрафных санкций.

В конце концов, часть этого. Статья 84.1 ч. 4 ТК РФ предусматривает, что работодатель обязан обеспечить получение уволенным работником своей трудовой книжки вовремя, т.е. сразу после прекращения трудовых отношений. Днем увольнения считается последний день работы работника на предприятии в соответствии со ст. 84.1.3 ТК РФ.

  1. Работодатель вынужден официально напомнить уволенному работнику о необходимости получения трудовой книжки, если работник не явился за ней в день увольнения или отказывается ее получить. Для этого правление компании направляет уведомление заинтересованному лицу. Получив напоминание о необходимости получения, гражданин должен либо прийти в организацию, либо дать согласие на отправку книги по почте.
  2. Если работодатель отправил такое напоминание, он больше не несет ответственности за недоставку. Со дня отправки уведомления бывшему сотруднику руководство организации не несет ответственности за произошедшую задержку.
  3. Гражданин, не получивший после увольнения трудовую книжку, должен написать об этом своему бывшему работодателю. В этом случае компания должна вернуть эту трудовую книжку своему владельцу – бывшему сотруднику – в течение 3 рабочих дней с момента подачи соответствующего заявления.

Лучше всего отправить уведомление заказным письмом. Такое письмо должно содержать список приложений и информировать отправителя о том, что оно доставлено адресату.

Каждый работодатель должен быть готов задокументировать факт отправки напоминания. Извещение с почты – лучшее доказательство того, что руководство компании выполнило взятые на себя обязательства.

В некоторых случаях трудовую книжку может забрать не владелец, а уполномоченный представитель уволенного гражданина. Это тот случай, когда бывший сотрудник находится под стражей или призван на военную службу. Для его получения у этого представителя должна быть соответствующая доверенность.

Как оформить при необходимости забрать трудовую книжку после увольнения?

Напоминание бывшему сотруднику о получении личных документов следует оформлять в произвольной форме. Строгих требований к реализации этого документа законом не установлено. Рекомендуется только соблюдать общие правила оформления документов. Если имеется бланк компании, его можно использовать.

Этот документ должен содержать следующую информацию:

  1. Название компании, ее реквизит.
  2. Серийный (регистрационный) номер документа.
  3. Дата оформления этого документа.Информация о бывшем сотруднике – адресате отправленного уведомления. Прежде всего, вам необходимо указать имя этого получателя, его правильный адрес, другие контакты.
  4. Название произведения, отражающее его смысловое содержание.
  5. Формулировка уведомления – напоминание о том, что освобожденному получателю данного уведомления должна быть выдана трудовая книжка.
  6. Дата увольнения.
  7. Работодатель должен предложить отправить уведомление по почте (как вариант).
  8. Сведения о лице, сделавшем данное объявление (имя, фамилия, должность), а также его установленная подпись. Это может быть, например, кадровый специалист компании.
  9. Печать компании (если есть).
  10. Важное примечание – вы не должны отправлять трудовую книжку с этим приложением.

Другими словами, работодатель должен сначала отправить физическое лицо

соответствующее напоминание. Если бывший сотрудник письменно соглашается получить свою книгу документооборота по почте, есть возможность отправить ее по почте.

Скачать образец на получение

Полезное видео

Посмотрите видео, чтобы узнать, как получить трудовую книжку при увольнении сотрудника:

Выводы

Поэтому работодатель обязан уведомить уволенного работника о необходимости сбора трудовой книжки.

Это нужно сделать, если после увольнения бывший сотрудник не приедет забирать свои документы или вообще отказывается их забирать. Соответствующее уведомление оформляется письменно.

Отправляя напоминание о самовывозе физическому лицу, руководство организации освобождается от ответственности.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector