Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Особенности профессии секретарьреферент и пример должностной инструкции

Секретарь-референт

Секрета́рь-рефере́нт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Содержание

  • 1 Обязанности
  • 2 История
  • 3 Образ секретаря в коллективном сознании
  • 4 См. также
  • 5 Примечания

Обязанности [ править | править код ]

  • Приём телефонных звонков, поступающих руководителю;
  • Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
  • Планирование и подготовка приёма посетителей;
  • Помощь в заказе гостиниц и авиабилетов;
  • Участие в подготовке деловых переговоров;
  • Заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда — обеспечение руководителя продуктами.

По данным рекрутинговой компании MarksMan, секретарь — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большую часть своего времени находятся в состоянии готовности [1] .

История [ править | править код ]

Слово секретарь происходит от лат. secretus : в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица; первоначально ими были мужчины. Секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, подменяя собой господина, при котором состояли [2] , что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).

Начиная с 1880-х годов (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать и женское лицо, и к концу Первой мировой войны в этой профессии стали появляться женщины секретари-референты.

С развитием интернет-технологий появилась новая разновидность секретарей — виртуальный секретарь [en] , или виртуальный ассистент. Это частное лицо или фирма, предоставляющая нанимателю услуги, традиционно составляющие обязанности секретаря, без физического присутствия в офисе. Эта разновидность онлайн-услуг востребована как начинающими предпринимателями, которым просто выгодно купить услугу написания писем или приёма переведённых телефонных звонков, нежели снимать офис, нанимать работника и платить за него социальные налоги, так и крупным компаниям, стремящимся подчеркнуть свою креативность и созвучность новым технологиям. Также этот вид секретаря позволяет получить наиболее качественные услуги от разных специалистов в своём деле по цене одного работника.

Образ секретаря в коллективном сознании [ править | править код ]

Должностные обязанности секретаря часто ассоциируются с умением варить кофе и печатать на печатной машинке (персональном компьютере) [3] [ неавторитетный источник? ] или отвечать на телефонные звонки. Согласно официально проведённым [ кем? ] исследованиям, главным рабочим качеством секретаря считается исполнительность [4] [ неавторитетный источник? ] , организованность, дипломатичность, ответственность и пунктуальность.

Современные требования к профессии секретаря

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

В таблице 1 приведены квалификационные требования к секретарям.

Таблица 1

Однако существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ) (см. табл. 2).

Таблица 2

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

Внутрифирменные профессиональные стандарты

Для определения требований к служащим конкретного предприятия необходимо адаптировать стандарты к конкретным условиям производства.

В последние годы наряду с должностными инструкциями получили распространение внутрифирменные профессиональные стандарты. В отличие от должностной инструкции, которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала.

Таким образом, внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Целями внутрифирменного профессионального стандарта являются:

• формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;

• создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;

• подтверждение квалификации персонала;

• стимулирование индивидуального профессионального роста работников;

• определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.

Сертификация качества работы секретаря

В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять «необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников».

Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.

Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.

Читать еще:  ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА И СТИМУЛИРОВАНИИ РАБОТНИКОВ

Рассмотрим в качестве примера требования и разделы тестирования секретаря директора.

Требования: специальное образование или опыт работы от одного года

· Организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов

· Навыки работы с Word , Excel

· Навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС

· Ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения

· Умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности

· Правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи

По результатам тестирования выдается » Sertifikate — V » на русском и английском языках.

Европейские требования к квалификации секретаря

Европейская ассоциация профессиональных секретарей (EAPS) разработала нормативный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря « , который определяет уровень подготовки и требования к профессиональным и личностным качествам секретарей.

EAPS выделяет четыре профессиональных уровня секретарей, которые можно соотнести с наименованиями должностей секретарей в российской практике (см. табл. 3)

Таблица 3

В последней редакции этого документа был отменен уровень А как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

В отличие от российских нормативных документов EAPS регламентирует не только квалификационные требования и профессиональные навыки, но и личностные качества секретарей, которые во многом определяют эффективность их труда.

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2001.

2. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 55–57.

3. Григорьев В., Дюзимова Е., Топалян А. Универсальный ключ // Служба кадров. 2001. № 4. С. 15–19.

Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта

Как гласят исследования, проводимые различными рекрутинговыми агентствами, профессия «секретарь» — одна из тех, что связаны с самым большим числом переработок и необходимостью приспосабливаться к рабочему графику руководства. К этой же группе относятся водители и представители некоторых других специальностей.

Кто такой секретарь?

Происходит этот термин от латинского «секрет», так называли доверенных лиц в Древнем Риме. И тогда, и позже (при царских дворах) это были исключительно мужчины, порой умудрявшиеся весьма ловко пробраться к власти.

Женский облик данная профессия обрела уже в конце Первой мировой войны, с появлением печатной машинки и возникновением такой должности, как секретарь-референт. В наши дни, с их развитыми технологиями, существуют даже виртуальные ассистенты-секретари. Так называют фирмы или частных лиц, предоставляющих онлайн-услуги по написанию электронных писем или приему звонков по телефону (переведенных) без физического присутствия секретаря в офисе.

Что же он делает?

В народе личный секретарь директора имеет стереотипный имидж — длинноногая красавица, умеющая в основном печатать на компьютере, варить кофе и отвечать на звонки. Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания. На самом же деле профессия «секретарь», как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств. Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.

В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда. Все его многочисленные права, обязанности и виды выполняемых работ регламентирует должностная инструкция. Она — главный документ организационно-правового характера, касающийся деятельности такого работника. Составлять ее в каждом конкретном случае требуется со всей ответственностью.

Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

Более подробно его деятельность расписана в следующем разделе — «Должностные обязанности секретаря». Речь идет о сохранности и учете корреспонденции, выдаче справок относительно различной зарегистрированной документации, организации и подготовке служебных совещаний, копировании и распечатке, записи сообщений для начальства, оставленных в его отсутствие и информировании его о них, обеспечении офиса компании необходимыми канцпринадлежностями.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как «секретарь-делопроизводитель», что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

О правах секретаря

На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.

Еще — передавать исполнителям просмотренные документы непосредственно помимо руководства, устанавливать очередность посетителей в приемной и распределять телефонные звонки согласно их важности, требовать от сотрудников объяснений в случае дисциплинарных нарушений.

Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота — с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Подведем итоги

При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.

  • Прием телефонных звонков для руководителя.
  • Вся работа с документацией — сортировка по важности, оформление, подготовка, получение и рассылка, хранение и систематизация.
  • Организация приема посетителей.
  • Помощь начальнику в планировании графика работы, по необходимости — заказ авиабилетов и бронирование гостиницы.
  • Подготовка и организация деловых переговоров.
  • Заказ в офис канцтоваров и прочих нужных мелочей, иногда — продуктов.
Читать еще:  Нумерация в трудовой книжке сбилась Не проблема

Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.

Функции секретаря суда

Специфика работы в каждом учреждении, как известно, своя. Что, например, делает секретарь суда? В чем его обязанности по должности? Их немало:

  • оформление обложек текущих дел;
  • получение у судебных помощников исков;
  • подшивание документов и материалов в дела;
  • составление описей новых дел;
  • нумерование страниц;
  • рассылка копий судебных определений участникам дел (сторонам);
  • отправка копий определений суда конкретным лицам по поручению судьи;
  • информирование сторон о датах и сроках судебных заседаний.

Кроме того

В обязанности, которые выполняет секретарь суда, помимо прочего, входит:

  • вывешивание списков судебных дел на неделю;
  • проверка явки сторон на заседание;
  • ведение протокола суда;
  • контроль получения и отправки всех документов, фигурирующих в деле.

Секретари должны знакомить стороны с материалами дела, контролировать приходящие по почте уведомления, вручать расписки, извещения, копии актов и прочие важные бумаги. Они вносят информацию в журналы и карточки, в компьютерную систему, печатают составленные от руки акты, передают дела судьям на проверку и забирают их после нее, выдают и подшивают исполнительные листы и выполняют множество других дел по поручению судей.

Требования к секретарю суда

  • Документы должны быть пронумерованы, подшиты.
  • Опись дел и прочих документов составляется отдельно.
  • Нумеруются фотографии и конверты, в случае сбоя нумерация начинается заново, старые номера подлежат зачеркиванию (не исправлению!).
  • Все исправления заверяются согласно принятой форме.
  • Обложки дел оформляются с указанием наименования суда, номера и заголовка дела, имен сторон, дат начала и окончания, числа листов и срока хранения.
  • Описи выполняются вручную либо на компьютере.

Что обязан делать секретарь школы?

Порой встречаются объявления «Требуется секретарь в школу». Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.

Школьный секретарь — первый и самый главный помощник директора. Ему приходится выполнять все поручения и указания начальства, относящиеся к функционированию учебного заведения.

В основные его обязанности входит процедура ведения дел по кадровым перестановкам (увольнению, приему) сотрудников, поступлению и отчислению учащихся. Его задача — составить документ, который директору предстоит заверить собственной подписью. В случае необходимости секретарю приходится собирать и отвозить подписанные документы в нужные сроки на рассмотрение в вышестоящие органы управления.

К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.

Дополнительно

Пометка, которую содержит инструкция секретаря школы, гласит: в обязанности тому вменяется также выполнять дополнительные (прочие) поручения. Что это значит?

Расшифровывается это так: секретарь директора школы должен исполнять любые указания, кроме личных просьб. Это может быть, например, вызов для беседы ученика либо учителя, отправка почты, совершение денежного перевода, покупка нужного для школы инвентаря. Данный список практически неисчерпаем, т. е. обязанности секретаря в школе очень и очень обширны.

Если в школе не предусмотрена должность бухгалтера, ведение финансовых вопросов также бывает возложено на секретаря. В его задачу входит отправлять информацию о зарплате, заполнять табель, вносить требующиеся корректировки.

Помощь секретаря может потребоваться не только директору, но и любому посетителю приемной. К нему обращаются, чтобы распечатать текст, отксерокопировать документ и уточнить огромное число вопросов.

Если вы работаете секретарем-референтом генерального директора

В данном случае вы относитесь к числу специалистов, и принимать и увольнять вас будет сам директор, ему же вы станете непосредственно подчиняться. Чтобы попасть на данную должность, вы должны иметь высшее (или как минимум специальное среднее) образование, стаж в должности от 1 года. Если стажа нет — свидетельство о прохождении курсов секретарей-референтов.

Вы обязаны быть компетентны в вопросах хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, перспектив его развития, организации документооборота и работы управления, владения компьютером и оргтехникой, перевода на иностранный язык производственной документации, служебной этики.

Функции и обязанности

Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании. Ничего удивительного — вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов. Если нет в наличии инспектора по персоналу — вести всю кадровую документацию и учет.

Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.

Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами — физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими). Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность — оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.

И снова о правах

Данная должность подразумевает не только расширенные обязанности секретаря, но и соответствующие им права. Помимо общепринятых они включают в себя право на запросы нужных материалов и информации от любых функциональных служб предприятия и требования объяснений причин задержек в выполнении заданий руководства. Затем: можно требовать произвести доработку документов, подготовленных исполнителями с нарушением принятых правил согласно ГОСТ 6.38-90 или ISO — международных норм оформления документации.

Читать еще:  Что делать при утере больничного листа сотрудника

Он имеет право на визирование в рамках собственной должностной компетенции документов, касающихся деятельности по управлению предприятием, внесение руководству на рассмотрение личные предложения по улучшению деятельности организации в сфере документооборота, применению новейших компьютерных технологий.

Имеет доступ к документам с грифом «Конфиденциально» и может осуществлять взаимодействие с любыми сотрудниками и службами предприятия с целью контроля исполнения решений руководства и предоставления тому нужной информации.

Должностная инструкция секретаря-референта

Секретарь-референт — это сфера деятельности, которая предполагает наличие большого количества требований, обязанностей и полномочий. Чтобы в рамках делопроизводства и других видов деятельности не возникало трудностей, на работу принимается такой кандидат, чья компетенция может обеспечить разработку новых решений для компании. Рассмотрим подробный образец должностной инструкции секретаря-референта, а также ее общие условия и преимущества.

Общие сведения

Данный работник имеет отношение к категории специалистов. Его принимает на работу, а также осуществляет увольнение непосредственно генеральный директор фирмы. Основная задача данного сотрудника – проведение организационных и документационных мероприятий, направленных на улучшение деятельности производственного характера. Специалист, занимаемый данное место работы, находится в непосредственном подчинении у директора.

Что принимается во внимание

В рамках своей деятельности секретарь-референт должен ориентироваться на определенные данные, позволяющие ему совершенствовать работу и делать трудовой процесс в рамках предприятия наиболее эффективным.

Сюда входят такие моменты, как:

  • использование законодательных актов РФ;
  • применение в практической работе Устава фирмы;
  • наличие методических, практических и нормативных материалов;
  • использование настоящей инструкции, включающей спектр правомочий и обязательных действий сотрудника;
  • знание положений, связанных с описанием функциональных служб того или иного предприятия;
  • умение работать с приказами, направленными непосредственно от руководства.

Требования к кандидату

К должности данного плана допущены лица, которые соответствуют следующим требованиям:

  • наличие обязательного высшего образования, а также среднего специального;
  • стаж работы в данной области должен составлять 1 год и более. В некоторых случаях возможно отсутствие прохождения опыта работы, но есть условие — обязательное прохождение курсов референтов.

Лицо, принимаемое на данную должность, должно владеть знаниями в определенном спектре вопросов:

  • знать все о перспективах дальнейшего развития деятельности компании в рамках ее финансового и хозяйственного состояния;
  • иметь навыки, связанные с организацией рабочего процесса и документооборота;
  • уметь налаживать процессы, имеющие отношение к управленческому труду;
  • использовать в работе средств и инструментария для упрощения рабочего процесса, уметь пользоваться ими;
  • уметь перевести важные документы;
  • соблюдать нормы и правила, а также применять знания в области охраны и безопасности.

Функциональные особенности

Рассматривая должностные обязанности секретаря-референта, можно выделить несколько функций, которые он выполняет:

  • обслуживание достоверными справками и требуемыми информационными данными на основании всех видов документации, фигурирующей на предприятии;
  • осуществление руководства методического характера, обеспечение контроля организации делопроизводственной деятельности в головном офисе и в филиалах;
  • обеспечение документооборота в рамках деятельности совещательных органов;
  • осуществление работ по созданию и оформлению кадровой документации, учета, особенно если на предприятии нет сотрудника в должности инспектора по работе с персоналом.

Функциональные обязательства сотрудника

  1. Осуществление подготовки документации, обеспечение общей хозяйственной деятельности фирмы.
  2. Организация рабочих процессов, имеющих отношение к документации фирмы: все документы должны создаваться и хранится на основании норм и правил.
  3. Оказание контроля в рамках подготовительных действий, а также правильности составления и согласования данных, которые впоследствии уйдут руководству для подписи.
  4. Обязательное контролирование исполнения документации, поручений руководящих должностей, принятие быстрых срочных мер по исполнению бумаг.
  5. Организация подготовительных работ, принимаемых по поводу доведения полномочий и поручений до исполнителей решения, проведение аналитических работ по оценке состояния докладов и справок, поступающих в документационный оборот фирмы.
  6. Осуществление оперативной связи с посторонними компаниями – коммерческими и государственными партнерами, физическими лицами, для решения текущих вопросов по телефону, факсу, лично.
  7. Ведение приема посетителей и первичная беседа с некоторыми из них.
  8. Осуществление работы, включающей оформление личных карт Т-2, дел, приказов и поручение, трудовых книг, заключаемых договорных контрактов, документов в области командирования, выдача табелей учета и справок о стаже, доходе.
  9. Выполнение работ, связанных с копированием и машинным созданием материалов с использованием прогрессивных средств вычислительной техники для ускорения прогресса.
  10. Проведение разбора бумаг для архивного хранения, утилизации и для непосредственного использования.

Обратите внимание: работа секретарем-референтом несет в себе множество обязательств, поэтому и требования к соискателям зачастую достаточно высоки. Следовательно, данную должность можно считать лицом компании.

Права сотрудника

Рассматривая вопрос о том, кто такой секретарь-референт и что он делает, можно отметить не только обязанности сотрудника, но и его права с полномочиями.

К правам секретаря-референта относятся:

  • выполнение поручений по запросам от служб, нужных для работы материалов, требование объяснений по поводу задержки выполняемых операций;
  • рассмотрение, оценка документов, последующая их отправка на исполнение специалистам;
  • предъявление требований, направленных на доработку документации, составление и оформление;
  • внесение в документационные сведения изменений, если они не противоречат общим правилам и находятся в компетенции сотрудника;
  • принятие управленческих позиций для создания новых методов и форм труда в рамках компетенции сотрудника;
  • предоставление руководству требований касательно создания условий для того, чтобы выполнялись служебные обязанности, а документы при этом – сохранились в рамках деятельности фирмы;
  • осуществление рабочих мероприятий с информацией конфиденциального характера;
  • осуществление взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями касательно вопросов проверки исполнения документации, а также в области подачи нужных информационных сведений.

Ответственность

Рассматривая сферу деятельности этого сотрудника, стоит упомянуть про его ответственность и о пунктах, которые в нее включены:

  • недостаточно хорошее качество документов, представленных для подписи руководителем;
  • халатное отношение к работе и ведению документационных данных, небрежность и недобросовестность при выполнении базовых трудовых обязательств;
  • отсутствие с его стороны ответственности за сохранность документов, разглашение сведений, которые имеют конфиденциальность, и так далее;
  • невыполнение или несвоевременное осуществление работ, связанных с должностными обязательствами сотрудника;
  • общее нарушение норм и правил данной инструкции.

Таким образом, к сотруднику, занятому в данной области, предъявляется немало требований, а также предусмотрено выполнение обязательств. За несоответствие нормам и правилам работы фирмы полагается штраф или ответственность другого плана.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector