Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец должностной инструкции помощника руководителя 2021

Должностная инструкция помощника руководителя

I. Общие положения

  1. Помощник руководителя относится к категории технических исполнителей.
  2. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
  3. Назначение на должность помощника руководителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ________________.
  4. Помощник руководителя должен знать:
  • Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
  • Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
  • Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
  • Организацию делопроизводства.
  • Методы оформления и обработки документов.
  • Архивное дело.
  • Машинопись.
  • Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
  • Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
  • Правила создания деловых документов с использованием типовых форм.
  • Основы этики и эстетики.
  • Правила делового общения.
  • Правила эксплуатации вычислительной техники.
  • Основы административного права и законодательства о труде.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
  1. Помощник подчиняется непосредственно руководителю __________________ (предприятия; структурного подразделения организации).
  2. На время отсутствия помощника руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

  1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
  2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
  3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
  5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
  6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
  7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
  8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
  9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
  10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
  11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
  12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
  13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
  14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
  15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
  16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Помощник руководителя имеет право:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Читать еще:  Списочная численность работников – это

IV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность:

Должностные обязанности помощника руководителя

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Кто такой помощник руководителя

Помощник — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник руководителя реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в кампании.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция — это документ, который содержит несколько ключевых разделов: перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. В инструкции, которую претендент на должность ассистента обязан внимательно изучить и подписать, подробно изложено, что входит в обязанности помощника руководителя.

Общие положения

Обычно на должность помощника назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:

  • исполнительность, ответственность;
  • грамотность, аккуратность;
  • стрессоустойчивость, инициативность;
  • обучаемость, трудолюбие;
  • позитивность, дипломатичность;
  • выносливость, усидчивость;
  • коммуникабельность;
  • честность, преданность;
  • дисциплинированность, организованность.

Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным Приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:

  • образование — среднее специальное;
  • дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
  • требования к опыту — не предъявляются;
  • особые условия допуска к работе — не предъявляются.

Функции

Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. Постановлением Минтруда № 37 от 21.08.1998 в Квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ней, должностные обязанности помощника руководителя сводятся к таким функциям:

  • осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
  • ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
  • организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Обязанности

Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации, функции менеджмента в целом одинаковые. Обязанности помощника сводятся к:

  • выполнению личных поручений и просьб начальника;
  • ведению документации;
  • сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
  • координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
  • организации звонков для руководителя;
  • ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
  • принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всех информационной базой;
  • организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
  • осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
  • обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
  • участию по необходимости в переговорах;
  • организации презентации компании.

Права

Какие обязанности есть у ассистента директора и какие права закреплены за ним, определяется локальным нормативным актом организации. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:

  • вносить предложения по улучшение своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
  • требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.
Читать еще:  Описание и характеристика профессии учитель начальных классов

Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.

Ответственность

Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и в ряде случаев уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента может наступить за:

  • нанесение материального ущерба организации;
  • халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
  • занятие личными делами в рабочее время;
  • невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
  • грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
  • действия вне своей компетенции.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя составляется в тех компаниях, где есть такая штатная единица. Вопросы составления и необходимости должностной инструкции помощника руководителя обсудим в нашей статье.

Когда разрабатывается должностная инструкция помощника руководителя

Обычно у руководителей средних и крупных компаний, а иногда и небольших организаций, есть свои помощники. Название должности при этом может быть разным: это может быть и ассистент, и секретарь, и помощник. Однако на практике сотрудник в должности помощника руководителя выполняет, как правило, больше обязанностей по организации рабочих моментов своего руководителя, секретарь же больше отвечает за делопроизводство. Такая ситуация делает наличие должностной инструкции очень желательной, т. к. именно она определяет, кто и чем должен заниматься.

Правда, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, упоминается лишь должность секретаря руководителя (причем эта должность отнесена к разряду технических служащих). Однако основная масса обязанностей сходна, поэтому при составлении должностной инструкции помощника руководителя допускается взять за основу квалификационные характеристики должности секретаря, упомянутые в справочнике.

Для справки: каких-либо требований обязательного наличия должностных инструкций в трудовом законодательстве нет, но есть письмо Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 года, где они рекомендуются к составлению.

Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя

При разработке должностной инструкции помощника руководителя можно опираться на общепринятую структуру подобных документов, согласно которой она включает 4 раздела.

  1. Общие положения

В данном разделе обычно описываются основные характеристики должности:

  • название (помощник руководителя);
  • непосредственная подчиненность (у кого находится в подчинении, кто отвечает за прием и увольнение с работы);
  • категория (технический исполнитель);
  • квалификационные требования, к которым относятся требования к уровню образования и опыту работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата на должность;
  • наличие подчиненных (если таковые есть);
  • порядок замещения.

Права помощника руководителя

Здесь указывается, на что имеет право помощник руководителя в ходе исполнения своих обязанностей. Например:

  • запрашивать информацию у других сотрудников;
  • знакомиться с решениями руководителя;
  • передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
  • требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении своих должностных обязанностей.

Должностные обязанности

Этот раздел определяет спектр должностных обязанностей помощника. Как правило, это:

  • выполнение заданий руководителя;
  • обеспечение проведения руководителем телефонных переговоров;
  • принятие входящей корреспонденции на имя руководителя;
  • принятие заявлений сотрудников и других видов внутренних документов, адресованных руководителю;
  • составление писем и запросов, отправка их после проставления подписи руководителя;
  • подготовка совещаний и собраний по инициативе руководителя;
  • организация приема посетителей;
  • ведение рабочего графика руководителя;
  • организация встреч, поездок и командировок руководителя.

В данном разделе определяется, за что сотрудник может быть привлечен к ответственности. Например, то, что помощник руководителя:

  • несет дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
  • несет материальную ответственность за нанесенный им ущерб в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством.

После составления должностная инструкция утверждается руководителем компании. Сотрудник знакомится с ней под подпись после приема на работу при подписании трудового договора.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция – это локальный документ, который должен быть на каждом предприятии. В этом документе указываются все служебные обязанности того или иного сотрудника.

Перед тем как принять на работу нового сотрудника и подписать с ним трудовой договор, работодатель обязан дать ему ознакомиться с его должностной инструкцией. Если пренебречь этим, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

Инструкция разрабатывается кадровиками совместно с юристом. Утверждает её работодатель или же наёмный руководитель, если он наделён такими полномочиями. На документе должна стоять главная печать работодателя.

Должностные обязанности помощника руководителя

Помощник руководителя относится к категории специалистов. В его должностные обязанности входит:

  • планирование рабочего дня руководителя предприятия;
  • осуществление технической стороны деятельности руководителя;
  • обслуживание командировок – заказ авиабилетов и билетов на поезд, заказ такси, бронирование гостиниц;
  • организация встреч и переговоров;
  • подготовка документов к этим встречам;
  • выезд по решению руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, которые ему обозначил ранее руководитель;
  • сопровождение руководителя на встречах и переговорах;
  • принятие участия в переговорах, специальных приёмах, деловых встречах;
  • ведение протоколов этих переговоров и встреч;
  • оформление другие документы, имеющие отношение к этим встречам;
  • согласование некоторых вопросов с руководителями структурных подразделений по поручению руководителя;
  • доведения до сведения руководителям подразделений указаний руководителя предприятия;
  • контроль над исполнением этих указаний;
  • сбор материалов и информации, которая нужна руководителю для осуществления эффективной деятельности;
  • проведение аналитических и информационных работ;
  • подготовка справочных и иных материалов для руководителя;
  • ведение делопроизводства;
  • работа с входящей и исходящей корреспонденцией, поступающей для руководителя;
  • учёт и регистрация входящей корреспонденции, как почтовой, так и электронной;
  • ведение записи на приём к руководителю;
  • получение в государственных органах и органах местного самоуправления информации, необходимой для руководителя. Информация получается по поручению;
  • соблюдение техники безопасности и норм охраны труда;
  • соблюдение правил внутреннего распорядка и дисциплины труда;
  • выполнение различных поручений от руководителя.

Должностные обязанности помощника руководителя могут быт шире или уже. Это зависит от специфики деятельности самой компании, от её места на рынке, от конкурентоспособности и от других факторов, которые могут повлиять на режим рабочего времени руководителя.
Например, он может быть наделён правом визировать документы или же только принимает документы к учёту для визирования их руководителем.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя в формате .doc вы можете
по этой ссылке

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector