Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Новые сроки хранения документов по охране труда

Сколько хранить документы по охране труда

Сроки хранения журналов по охране труда: минимальный период всего 1 год, максимальный — 75. Но есть и такие документы, которые требуется оставить в архиве навсегда.

Кто утверждает сроки хранения

Для каждого из документов по охране труда предусмотрен отдельный период сохранности. Все акты, распоряжения, справки и книги учета необходимо аккуратно сохранять. Насколько долго — определяет Федеральная архивная служба России. Ее распоряжением от 20.12.2019 № 236 утверждены сроки, в течение которых необходимо держать документы в архивах. Они перечислены в специальном Перечне типовых управленческих архивных документов в п. 7.3 раздела II.

Через какое время следует избавиться от отчетов и инструкций по ОТ, зависит от их значимости. Например, в приказе указано, какой срок архивного хранения установлен для журналов регистрации инструктажей по охране труда — 45 лет, а не 10, как раньше.

Где надо хранить документацию по охране труда

Несмотря на перевод некоторых документов в электронную форму, большинство справок и актов остаются в распечатанном виде на бумажных листах. Их легко испортить при помощи воды, огня, плесени и других негативных факторов. В связи с этим существуют строгие требования к условиям содержания бумаг.

В каком состоянии находятся инструкции и отчеты, обследует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Комиссия определяет, где хранятся инструкции по охране труда, — в специально оборудованных помещениях.

Основные рекомендации для содержания документации:

  • комнаты следует выбрать темные, сухие;
  • обеспечить их хорошей вентиляцией;
  • разместить документы подальше от света и окон.

Хранилища необходимо оснастить:

  • специальным оборудованием (сейфами, стеллажами, шкафами);
  • средствами пожаротушения;
  • охранной и противопожарной сигнализацией.

Чтобы обеспечить надлежащее хранение, назначают ответственного за ведение и хранение журналов по технике безопасности — обычно это секретарь или инженер по охране труда. Он обязательно заверяет журналы при помощи подписи. В случае необходимости выдает книги учета и бланки сотрудникам, которые проводят инструктаж по ОТ.

Сколько хранить журналы регистрации инструктажей

Одни документы оставляют в архиве совсем ненадолго — на год, три или пять лет, а другие постоянно или до момента, когда их заменят на новые. Это зависит от важности находящейся в них информации. Например, ведомости по обеспечению сотрудников молоком и другим питанием, спецодеждой и другими средствами хранятся только 1 год (п. 428), индивидуальными средствами защиты — 3 (п. 427), сертификаты безопасности — 5 (п. 408). Книги о несчастных случаях на предприятии ­— 45 (п. 424). Такой же срок предусмотрен для протоколов о травмах и авариях на производстве, а если они сопровождаются материальным ущербом или человеческими жертвами, то их оставляют навсегда (п. 425а).

Одними из важных документов является инструктажи по ОТ. На новом рабочем месте каждый сотрудник сталкивается с тем, что обязан пройти вводный инструктаж ( п. 2.1.2 Порядка обучения по ОТ, утв. постановлением Министерства образования РФ от 13.01.2003 № 1/29 ). Итоги записывают в специальную книгу учета, которую нельзя уничтожать длительное время.

Перечень Росархива четко оговаривает, сколько хранится журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда, — 45 лет (п. 423а).

Инструктаж обязателен и перед началом работ (п. 2.1.4 того же Порядка Минобразования РФ). И не важно, слесарь это или замдиректора, правила едины для всех. В Перечне указано, сколько хранится журнал регистрации первичного инструктажа по охране труда по сегодняшним правилам – почти полувековой период (п. 423а). Эти книги содержатся в надлежащем состоянии в отделе по ОТ. Если такового нет, то тогда в отделе кадров у сотрудника, который отвечает за обучение новых работников технике безопасности.

Немало протоколов, отчетов, деклараций соответствия, заключений специалистов остается в организации после внедрения мер по специальной оценке условий труда (СОУТ). Их необходимо содержать на предприятии от 45 до 75 лет, в зависимости от условий работы.

В случае двойного периода сколько хранить — 50 или 75, выбирают исходя из ситуации, когда завершено делопроизводство. Если до января 2003 г. — 75, если после — 50.

Подробный перечень периодов для различных документов по ОТ:

Штрафы за несоблюдение правил и сроков хранения

Прежде чем выбросить лишние бумаги, хорошо проверьте, истек ли установленный законом срок хранения заполненных журналов инструктажей, отчетов по аттестации рабочих мест и других документов по ОТ. Иначе вы рискуете попасть под административную ответственность. Если проверяющие не найдут нужный журнал инструктажа по ОТ, книгу учета проверки знаний или отчет СОУТ, то они вправе оштрафовать как должностное лицо, так и компанию. Для ответственных сотрудников сумма достигает от 3000 до 5000 рублей, для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей ( ст. 13.20 КоАП РФ ).

Читать еще:  Формула трудоемкости работ примеры расчета

Новости

Росархив установил новые сроки хранения документов по охране труда

Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее Перечень), с указанием сроков их хранения.

В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня.
Согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов:
1. Отчеты по проведению специальной оценки условий труда и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):
-по месту проведения – 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 года) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 года);
— в других организациях – 5 лет;

2. Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) – в течении 5 лет после истечения срока действия сертификата;
3. Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда – 5 лет;
4. Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:
— 50 лет – если документы закончены после 1 января 2003 года;
-75 лет – если документы закончены до 1 января 2003 года.

5. Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ – в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
6. Журнал учета-выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ – в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве – 45 лет;
7. Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников – 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);
8. Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:
— 50 лет – если документы закончены после 1 января 2003 года;
— 75 лет – если документы закончены до 1 января 2003 года.
9. Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда – 5 лет;
10. Протоколы результатов обучения по охране труда – 5 лет;
11. Журналы и книги учета:
— инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет;
— профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда – 5 лет.
12. Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учёта аварий – 45 лет;
13. Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств – 5 лет ЭПК;
14. Переписка по вопросам охраны труда – 5 лет.

Приказ вступил в силу 18 февраля 2020 года.

Сроки хранения документации по охране труда

Сроки хранения журналов по охране труда — от 1 года до 75 лет, а некоторые придется держать в архиве постоянно.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Нормативная база

Кто утверждает сроки хранения

Каждый акт, инструкцию, приказ или любой другой документ по охране труда работодатель обязан сохранить. Как долго — решает Федеральная архивная служба России.

Читать еще:  Как составить направление на периодический медосмотр сотрудников

С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документов по охране труда, они указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов. Росархив утвердил его приказом от 20.12.2019 № 236. Документы по ОТ регламентированы п. 7.3 раздела II.

Сколько времени нельзя выбрасывать книги учета, инструкции и протоколы, зависит от важности информации в конкретном акте. В Росархиве учли эти факторы в новом приказе и изменили периоды сохранения некоторых актов. Например, сроки хранения журналов инструктажей по охране труда увеличились с 10 до 45 лет.

Где хранить документы по охране труда

Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.

Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.

Помещения предстоит обеспечить:

  • средствами пожаротушения;
  • охранной и противопожарной сигнализацией;
  • специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.

Сколько хранить журналы регистрации инструктажей

Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).

Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.

Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие бывают виды инструктажей по охране труда и как их провести. Используйте эти инструкции бесплатно.

Сроки хранения иных документов по охране труда

Отдельные инструкции оставляют в архиве всего на год, другие на 5 лет, а есть и те, которые хранят постоянно или до замены новыми. Меньше всего (1 год) остаются в архиве ведомости по выдаче спецодежды, молока и другого подобного питания (п. 428); наряды-допуски на выполнение тяжелых и вредных работ и журналы их выдачи (после закрытия нарядов-допусков), но при производственных травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (п. 415, 416).

Трехлетний период отведен для заключений, докладных записок и переписок об обеспечении рабочих и служащих индивидуальными средствами защиты, питанием (п. 427).

Пять лет нельзя уничтожать:

  • сертификаты безопасности (п. 408);
  • протоколы обучения по ОТ (п. 422);
  • журналы и книги учета профилактических работ, по контролю знаний по ОТ (п. 423 б);
  • справки, переписку о мерах по улучшению ОТ (п. 409);
  • справки о причинах болезни работников (п. 418);
  • договоры добровольного страхования от несчастных случаев на производстве (п. 420) и др.

Как указано в приказе Росархива, 45 лет составляет срок хранения журналов по технике безопасности (п. 423 а), книг, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424), справок и протоколов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях (исключение — при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах хранить постоянно) (п. 425 а).

В перечне есть и двойной срок (50/75), в зависимости от того, когда завершился документооборот. Если до 01.01.2003 — 75 лет, если после — 50. Такой срок указан для:

  • протоколов психофизиологических обследований работников (п. 413);
  • списков людей, которые работают на тяжелом и опасном производстве (п. 414);
  • актов расследования и учета профзаболеваний (п. 419).

Некоторые документы придется сохранять постоянно (по месту утверждения) или до замены новыми (в других организациях):

  • перечни работ с вредными, опасными условиями (п. 410, 411);
  • порядки, рекомендации об экспертизе профпригодности работников (п. 412);
  • гигиенические требования к условиям труда инвалидов (п. 417).

Документы по аттестации рабочих мест

После проведения мероприятий по специальной оценке условий труда (СОУТ) на предприятии остается множество отчетов и документов. Среди них протоколы, заключения экспертов, перечни рабочих мест, декларации соответствия, карты СОУТ, перечни мероприятий по улучшению ОТ и другие.

Читать еще:  ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ часть четвертая

Все они должны быть сохранены в организации. Конкретный срок хранения документов по аттестации рабочих мест зависит от того, в каких условиях трудятся люди — в обычных или опасных. Если в нормальных условиях — 45 лет (по месту проведения), в опасных — 50/75 (п. 407).

Удостоверения по охране труда

Чтобы приступить к работе, сотрудники проходят обучение по охране труда и получают удостоверение. Срок его годности не ограничен, но периодически туда вносят отметки о прохождении обучения, обычно раз в три года. Если сотрудник уже не работает на предприятии, работодатель обеспечивает хранение удостоверений по охране труда так же, как и остальных документов. По закону, удостоверения о прохождении обучения по ОТ хранят целую пятилетку (п. 423 б).

Новые штрафы за несоблюдение правил и сроков хранения

Не спешите избавляться от важных бумаг раньше времени, за это предусмотрена административная ответственность. Сейчас штраф назначается как на должностное лицо, так и на организацию. За несоблюдение срока архивного хранения журналов инструктажей по ОТ руководителю придется выложить круглую сумму. Она составит от 3000 до 5000 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Наказание за отсутствие документов гораздо жестче. Ответственность придется нести за нарушение требований по охране труда (ст. 5.27.1 КоАП РФ). Штраф составит от 15 000 до 25 000 рублей — для должностного лица и от 110 000 до 130 000 — для организации.

Сроки хранения документов по охране труда

Сроки хранения документов по охране труда

Анастасия Лукьяненко, эксперт по работе с клиентами
14 марта 2019 г., охрана труда, сроки хранения

Вашей компании важно всё делать правильно? Компания готовится к проверке и Вам нужно точно знать, за какой период подавать документы? Именно сегодня мы расскажем про сроки хранения документов по охране труда.

Документы по охране труда. Реальные сроки.

Охрана труда и документы по ней всегда должны быть в актуальном состоянии. Многие источники не дают должной информации по этому вопросу. А неопытные специалисты могут дать не верную информацию. И конечно, все это грозит только одним: большим штрафом. Поэтому мы даем Вам исключительно верную и проверенную информацию. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 даёт Вам полную по срокам хранения документов по охране труда. Вот некоторые из документов:

Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда45 лет
Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении5 лет
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасностиПостоянно
Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил3 года

Сроки хранения остальных документов по охране труда можно посмотреть здесь.

Документы по охране труда. Выводы.

Внимательно ознакомившись со сроками хранения документов по охране труда, можно сделать несколько выводов:

  • Если документы связаны с тяжелыми (вредными,опасными) условиями труда, авариями или человеческими жертвами — хранятся постоянно!
  • Если законодательство предоставляет какие-либо выплаты или льготы, то документы, подтверждающие это, хранятся не менее 75 лет.
  • У всех остальных документов сроки хранения меньше.

Просим заметить: В перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов по охране труда производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Видео по теме:

Документы по охране труда за 1 день — это более, чем реально.

Документы по охране труда. Советы Эксперта.

И напоследок немного советов:

  1. Храните документы, даже через 75 лет они могут потребоваться.
  2. Документы можно хранить не зависимо от формы их существования — бумажной или электронной.
  3. Хранение в электронном виде должно осуществляться в соответствии с Федеральным законом «об электронной подписи» и обязательно с применением цифровой подписи.
  4. Документ должен быть в бумажном виде, только если не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector