Как выглядит расчетный лист по заработной плате?

О форме расчетного листка

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

Как должен выглядеть расчетный листок? Обязан ли руководитель учреждения ежегодно утверждать его форму? Должен ли расчетный листок составляться в бумажном виде либо его можно отправить работнику по электронной почте? Как подтвердить передачу расчетного листка работнику?

Трудовое законодательство о расчетном листке.

В силу ст. 136 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Вся перечисленная информация доводится до работника посредством передачи ему расчетного листка, форма которого законодательством не утверждена. Ее разрабатывает и утверждает каждый работодатель самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Отметим, что ежегодно утверждать новую форму расчетного листка не нужно. Делается это лишь при необходимости, если, например, в учреждении кардинально меняется структура выплат либо вводится электронный документооборот.

Невыдача расчетных листков работнику либо выдача расчетных листков по неутвержденной форме считается нарушением трудового законодательства и влечет применение административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14‑1/ООГ-8459, Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75‑АД10-3).

Итак, у работодателей есть обязанность выдавать всем работникам расчетные листки при выплате заработной платы. Причем способ ее выдачи (через кассу либо путем перечисления на банковские карты работников) на обязанность выдавать эти листки никоим образом не влияет.

Для справки:

Ежегодно утверждать форму расчетного листка не нужно. Он должен выдаваться работникам независимо от способа выдачи зарплаты.

Способы и периодичность выдачи расчетных листков.

В Письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ-1560 Минтруд пришел к выводу, что если в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте учреждения установлен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (то есть оформляется расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения ст. 136 ТК РФ. Таким образом, способ выдачи расчетных листков работодатель определяет самостоятельно. Их можно передавать в бумажной форме либо посредством электронной почты.

Следующий интересный вопрос – периодичность выдачи расчетных листков. Напомним, что согласно трудовому законодательству заработная плата выдается работникам дважды в месяц. Должны ли с такой же периодичностью выдаваться расчетные листки? По нашему мнению, период, за который составляется расчетный листок (месяц либо половина месяца), тоже должен быть определен работодателем. В большинстве учреждений расчетные листки выдаются ежемесячно при выплате зарплаты за вторую половину месяца, и в них указываются все начисления за месяц. Представители Рос-
труда к такому способу выдачи листков претензий не предъявляют.

В таблице рассмотрим еще несколько вопросов, связанных с их выдачей.

Должен ли факт вручения расчетных листков работникам подтверждаться их подписью?

Нормами действующего законодательства не установлена обязанность выдавать расчетные листки работникам под подпись

Как поступить, если в день выдачи заработной платы работник не трудится?

Если по какой‑либо причине работник не забрал расчетный листок, работодатель может хранить его у себя до вручения работнику

Следует ли бухгалтеру заверять расчетный листок?

Заверять расчетные листки подписью ответственного за их выдачу лица либо руководителя учреждения, а также ставить на них печать законодательство не требует. Однако такие действия не будут являться нарушением

Можно ли выдавать третьему лицу расчетные листки?

Расчетный листок должен быть вручен:

– либо персонально работнику;

– либо иному лицу, имеющему письменную доверенность от работника на получение заработной платы.

Доверенность может быть заверена одним из следующих лиц (п. 3 ст. 185.1 ГК РФ):

– администрацией стационара, в котором работник проходит лечение

Какие выплаты должны (не должны) отражаться в расчетном листке?

Итак, в соответствии с нормами ТК РФ в расчетном листке должна содержаться информация о составных частях и суммах заработной платы, причитающейся работнику за отработанный месяц, а также об иных начисленных ему суммах, в том числе оплате отпуска, выплаты при увольнении. В таблице приведен примерный перечень выплат, подлежащих и не подлежащих отражению в расчетном листке.

Отражаемые в расчетном листке

Не отражаемые в расчетном листке

Резюмируем: в расчетном листке отражаются начисления в пользу работника за выполнение им трудовых обязанностей, включая суммы среднего заработка, сохраняемые за периоды освобождения от работы в установленных законодательством случаях. При этом выплаты в иных случаях (выдача подотчетных сумм, материальной помощи, займов и т. д.) в расчетном листке не указываются. А вот информация об удержаниях должна отражаться в расчетном листке в полном объеме, включая удержания:

• НДФЛ;
• подотчетных сумм (если они удерживаются из заработной платы);
• по исполнительным документам;
• по займам, предоставленным работодателем;
• сумм ущерба, причиненного работодателю;
• иных сумм (в том числе по заявлению).

Приведем примерные формы приказа об утверждении формы расчетного листка, самого расчетного листка и доверенности на выдачу заработной платы и расчетного листка.

Расчетный листок по заработной плате

Формирование расчетного листка происходит всегда перед выдачей заработной платы. Этот документ является обязательным и выдается на руки сотруднику вместе с заработанными деньгами.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это документ, в который вносится подробная информация обо всех начислениях, причитающихся работнику. Сюда включаются все составляющие зарплаты:

• оклад,
• проценты,
• премии,
• бонусы,
• компенсации и т.п. выплаты,
• также сведения об отчислениях во внебюджетные фонды.

Таким образом, расчетный листок предоставляет работнику полную картину о его заработной плате.

Роль документа

Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства. При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.

Обязанность или право

Некоторые работодатели пренебрегают формированием расчетных листков, будучи уверенными в том, что они имеют право обходиться без них. Это в корне неверно – законодательство Российской Федерации обязывает каждого работодателя извещать подчиненных о составляющих их заработной платы.

Для кого необходимо делать расчетный лист

Расчетный лист нужно делать для всех работников без исключения – тех, кто работает в штате, совместителей, временных сотрудников, сезонников и т.д.

Когда следует формировать документ

Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.

При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Нужно ли делать расчетные листки, если зарплата перечисляется на карту

Расчетный лист должен составляться вне зависимости от того, каким именно образом происходит выдача заработанных денег – наличкой в кассе организации или на карту. То же самое касается и выдачи зарплаты доверенному лицу работника – если представитель предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан отдать ему и расчетный лист и все причитающиеся доверителю деньги.

Кто составляет расчетный лист

Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.

Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.

А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».

Образец расчётного листка

С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.

Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Порядок оформления

1. Вначале листка записывают:
   • название предприятия,
   • должность,
   • ФИО работника,
   • период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
   • подразделение, в котором трудится работник,
   • его табельный номер.
2. Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
   • В первый вносятся все виды начислений за период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные сюда вписываются с указанием количества дней и часов, подлежащих к оплате по тому или иному виду начислений.
   • Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
   • В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
3. Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
4. После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате. Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.

При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.

Правила формирования расчётного листка

Как к содержанию расчетного листка, так и к его оформлению, законодательство не предъявляет ровно никаких требований: его можно писать на обычном листе или на фирменном бланке организации. Расчетные листки допускается оформлять от руки или печатать на компьютере – конечно, на сегодняшний день распространен именно второй способ. Документ пишут в единственном экземпляре.

Как передать работнику расчётный лист

Расчетный лист можно передать работнику лично из рук в руки в бухгалтерии или кассе организации непосредственно при получении денег или через средства электронной связи или доверенное лицо.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Расчетный лист по заработной плате — бланк

• Для чего нужен расчетный листок по заработной плате?
• Расчетный лист и персональные данные
• Порядок оборота расчетных листков в организации: нюансы
• Нарушения при выдаче расчетных листков: какие санкции получит работодатель
• Как выглядит расчетный листок и где можно скачать образец?
• Итоги

Для чего нужен расчетный листок по заработной плате?

В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.

На уровне федеральных нормативных актов не определено, каким образом должно осуществляться такое информирование (за исключением указанного предписания предоставлять информацию работнику в письменном виде). На практике это происходит посредством предоставления работнику расчетного листка по зарплате. В нем отражаются все необходимые сведения.

Листок может быть представлен в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При этом порядок применения электронного способа выдачи листков (например, посредством отправки на корпоративный e-mail сотрудника) должен быть закреплен в трудовом договоре или локальном нормативе.

Выдавать листок достаточно при выплате последней части зарплаты (после всех выплаченных авансов). Отдельный расчетный лист оформляется при увольнении.

Расчетный лист и персональные данные

В расчетном листе по заработной плате отражаются данные о доходах физического лица. Такие данные относятся к персональным и не могут быть разглашены без разрешения гражданина (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер или другой ответственный сотрудник, предоставляющий (рассылающий) работникам расчетные листы, будет лицом, ответственным за неразглашение сведений, отражаемых в таких листах. Данная функция ответственного сотрудника может быть закреплена в локальном положении о персональных данных.

Безопасная с точки зрения закона 152-ФЗ передача расчетных листов по заработной плате может быть осуществлена:

• если листки бумажные — в отдельном кабинете (в бухгалтерии) при поочередном его посещении сотрудниками;
• если листки электронные — посредством их отправки на e-mail, принадлежность которого конкретному лицу достоверно установлена.

Не лишним будет запросить у работника отдельное разрешение на обработку персональных данных, представленных сведениями о доходах — несмотря на то, что в соответствии с подп. 2.3 п. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ работодателям можно не запрашивать разрешение на обработку персональных данных наемных работников. Дело в том, что доступ работодателя к таким данным может потребоваться и после увольнения работника (например, при подготовке запрошенной им справки об удержаниях).

Организовать оборот расчетных листков на предприятии с учетом требований законодательства о защите персональных данных и иных норм — ответственная задача. Изучим, на что предприятию имеет смысл обратить внимание при ее решении.

Порядок оборота расчетных листков в организации: нюансы

Внимания заслуживают следующие обстоятельства:

1. Расчетные листки хранятся не менее 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов (ст. 295 Перечня Росархива):

• 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
• 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

2. Учет выдачи листков можно вести, используя отдельный журнал. В нем работники могут удостоверять факт получения расчетного документа своей подписью.

Однако при рассылке расчетных листов в электронном виде их получение может подтверждаться только при использовании квалифицированной ЭЦП — как аналога собственноручной подписи (п. 1 ст. 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

На практике это может означать отправление работником бухгалтеру копии файла расчетного листа, которая подписывается применяемой в фирме криптографической программой.

Порядок применения ЭЦП, как мы отметили выше, закрепляется в отдельных положениях трудового договора или локального норматива, регламентирующего оплату труда на предприятии. В частности, в таких положениях может быть указано, что при неиспользовании ЭЦП работнику следует явиться в бухгалтерию и получить бумажный вариант листка.

3. Форму расчетного листа работодатель утверждает:

• с учетом мнения профсоюза, если он учрежден;
• в соответствии с локальными нормативами, регулирующими оборот кадровых документов.

Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
Применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (аналогичное мнение высказано Верховным Судом РФ в Постановлении от 23.12.2010 N 75-АД10-3), а в случае совершения такого нарушения повторно — по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Подробнее смотрите в К+.

Нарушения при выдаче расчетных листков: какие санкции получит работодатель

Если работодатель не выдаст расчетный лист в установленный срок, то Трудинспекция получит право оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• должностное лицо работодателя — на 1000–5000 руб.;
• работодателя как юрлицо — на 30 000–50 000 руб.

Если работодатель допустит нарушения в части обеспечения законного оборота персональных данных (представленных в данном случае сведениями о доходах сотрудников), то инспекторы ФСТЭК могут оштрафовать работодателя по различным основаниям, прописанным в ст. 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные работника в неустановленных целях, то могут применить санкции по п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в виде:

• штрафа на должностное лицо — в сумме 5000–10 000 руб.;
• штрафа на юридическое лицо — в сумме 30 000–50 000 руб.

Как мы уже отметили выше, применение неустановленной формы расчетного листка приравнивается к его неприменению. Но как должен выглядеть документ? На какие форматы ориентироваться работодателю?

Как выглядит расчетный листок и где можно скачать образец?

Унифицированной формы документа, о котором идет речь, федеральным законодательством не утверждено. В целях включения данной формы в кадровый документооборот работодатель вправе задействовать собственные бланки. При этом их нужно составлять, учитывая тот факт, что в нем должен приводиться перечень сведений, поименованных в ст. 136 ТК РФ.

Внимание! Образец от «КонсультанПлюс»
Смотрите образец приказа об утверждении формы расчетного листка с его образцом в приложении. Пробный доступ в К+ предоставляется бесплатно.

Общераспространенным можно назвать формат расчетного листка, в котором указываются:

1. Расчетный месяц.

2. Ф. И. О., должность получателя зарплаты, подразделение, в котором он работает.

3. Сведения о суммах, из которых складывается зарплата. Например:

• об окладе;
• о надбавках;
• о премиях.

4. Сведения об НДФЛ.

5. Сведения об удержаниях (например, алиментах по исполнительному листу).

6. Сведения о выданных авансах.

7. Сведения о сумме, которая подлежит выплате по состоянию на конец расчетного месяца (с учетом аванса и удержаний).

Отметим, что в отношении расчетного листка законом не установлено требований по его заверению подписью какого-либо из ответственных лиц фирмы-работодателя или печатью. Но документироваться могут, как мы уже знаем, факты получения расчетных листов работниками.

Скачать бланк расчетного листка по заработной плате вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.

Итоги

Расчетный листок при выплате зарплаты выдается каждому работнику — в бумажном или электронном виде. Использование листков бухгалтерией регламентируется законодательством о защите персональных данных. За невыдачу листков и за нарушения конфиденциальности отражаемых в них сведений предусмотрены штрафы.

Узнать больше о применении расчетных листков вы можете в статьях:

Пример расшифровки расчетных листков по зарплате

Расшифровка расчетного листка по заработной плате помогает проверить корректность указанных в нем начислений и удержаний. Расчетка — это специальный документ, в котором зафиксированы все составляющие заработка сотрудника за месяц, количество уплаченных налогов, начисленных премий, доплат, точное время, отработанное им, сумма выданного аванса.

• Как написать заявление об оскорблении
• Дают ли больничный в платной клинике
• Повышение зарплаты медработникам
• Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
• Коды 10 и 21 в больничном листе

Что это такое

Каждый сотрудник по окончании месяца получает специальный лист с расшифровкой информации о зарплате, в котором отражаются все произведенные начисления и удержания за последний отработанный месяц. Статьей 136 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя при выплате заработка извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты. Листок выдается одновременно с заплатой — не позднее 15 числа следующего месяца.

Что указывается в расшифровке

Листок по зарплате должен отражать:

• составные части заработной платы (коды зарплаты в расчетном листе не указываются, это обязательный реквизит справки о доходах 2-НДФЛ);
• начисленные компенсации — отдельными строками;
• общий облагаемый налогом доход;
• размер и основание удержаний;
• общий размер оплаты, подлежащей выплате.

Чтобы разобраться, как читать расчетный листок по заработной плате, используйте таблицу — дешифратор каждого пункта, содержащегося в листке:

Табельный номер и Ф.И.О. работника, на которого составлен расчетный листок

Наименование подразделения, отдела, где работает сотрудник

Зарплата, прописанная в трудовом договоре

Расчетный период, за который составлен лист

Расшифровка суммы, оставшейся к выплате в день выдачи заработной платы после удержаний, выдачи аванса и межрасчетных платежей

Расшифровка начислений, которые положены работнику за расчетный период

Расшифровка начислений: оклад, отпускные, премии, надбавки

Точные суммы начислений до вычета налога на доходы

Точное количество отработанных дней и часов по табелю

Сумма удержаний, которые произведены в текущем периоде

Их расшифровка: НДФЛ, алименты, долги по исполнительным документам, перерасчеты

Точный размер каждого

Итоговый размер всех удержаний

Итоговый размер всех начислений после вычета всех удержаний

Итоговая сумма, которая выплачена сотруднику в расчетный период

Размер оплаты, выданный работнику в день аванса

Размер оплаты, выданный работнику в день заработной платы

Размер оплаты, выданный работнику в другой период (пособия, отпускные, больничные)

Сумма, которую должен работодатель или работник по итогам прошлого расчетного периода. Если долг за организацией — он плюсуется к размеру итоговой выплаты (п. 16), если за работником — вычитается из нее.

Расшифровка заработной платы

В составе зарплаты отражаются начисления, которые произведены в качестве вознаграждения за труд: оклад, премии, оплата за работу в праздничные и выходные дни.

Налоги и вычеты

В составе удержаний присутствует налог на доходы физических лиц (НДФЛ), его плательщиком является сотрудник. Работодатель обязан вычесть НДФЛ со всех доходов физических лиц. Некоторым сотрудникам положены вычеты по этому налогу — сами по себе они не выплачиваются, но уменьшают налогооблагаемую базу и за счет этого НДФЛ становится меньше. В составе удержаний приводятся и те суммы, что организация вычла по исполнительным документам. Если здесь появилась новая графа или размер указан больше, чем обычно, понять расчетный листок по зарплате поможет бухгалтер, который производил расчет и расшифровку.

Пример расчета

С зарплаты за январь в 20 000 рублей у сотрудника положено удержать НДФЛ 13%. Сумма удержаний составит:

Если сотруднику положен вычет на первого ребенка (в 2020 году он составляет 1400 рублей), то расчет удержания изменится.

Сперва зарплату уменьшаем на вычет:

Рассчитываем 13% этой суммы:

За счет вычета с сотрудника удерживается 2418 рублей, а не 2600.

В извещении о зарплате всегда много цифр. Помимо расшифровки, важно убедиться в правильности указанных сумм. Перед тем как расшифровать расчетный лист заработной платы, выпишите суммы уже выплаченных вам начислений и сравните с теми, что указаны в листке.

Иные выплаты

Помимо заработной платы, сотрудник вправе получать компенсации и выплаты социального характера:

Особые положения

Предоставляется листок и его расшифровка всем сотрудникам без исключения (независимо от того, основное это место работы или по совместительству) — это прямая обязанность работодателя. Для соблюдения закона назначьте ответственное лицо, например, бухгалтера, которое будет выдавать уведомления под подпись и отвечать за расшифровку. Этот человек поможет работникам разобраться в расчетном листке по зарплате, если у них возникнут вопросы.

Для ведения учета выдачи расчетных листков подготовьте учетный журнал, в котором работник проставит свою подпись и дату получения. Такой алгоритм действий на предприятии обезопасит руководство от штрафных санкций.