Как уволиться дистанционно с удаленной работы nalognalogru

Кадровый документооборот при дистанционной работе

Введённые указом Президента «нерабочие дни», ограничения передвижения и другие «карантинные» меры заставили множество компаний перевести сотрудников на работу из дома. Некоторым предприятиям пришлось и вовсе приостановить деятельность.

В такой ситуации кадровым службам необходимо экстренно менять привычные кадровые процессы и приспосабливаться к дистанционному решению возникающих вопросов.

О том как это сделать правильно, соблюдая все нормы трудового законодательства, на вебинаре рассказали специалисты компаний Такском и «Аудит-Вела» Сергей Анисимов и Екатерина Поливода.

Перевод на удалённую работу

Аналитики предсказывают, что по окончании всех ограничений в офисы не вернётся значительная часть персонала. У дистанционной работы оказалась масса преимуществ и для работодателя, и для сотрудника.

Чтобы учесть все нюансы дистанционного взаимодействия между работниками и компанией, необходимо разработать внутренний регламент, в котором будут прописаны все основные моменты:
— Разъяснение основных терминов: самоизоляция, недопущение к работе, карантин;
— Способы контроля выполнения работы удалённо и отчётность;
— Порядок обеспечения сотрудника оборудованием для работы и порядок возмещения расходов, в случае если работник использует собственное оборудование;
— Меры взыскания при непредставлении отчёта и невыходе на связь и другое.

Каждый сотрудник при переходе на удалённую работу должен подать заявление о переводе на новый режим, а также подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, где будут зафиксированы основные организационные моменты или даны ссылки на внутренний регламент.

Увольнение в дистанционном режиме

Больше всего проблем при удалённой работе возникает при увольнении дистанционного работника, особенно если он работает в другом городе и не может приехать в офис. Обмен документами в таком случае происходит удалённо. Если у сотрудника есть собственная электронная подпись, то он может использовать её для заявления на увольнение и подписи в приказе. Если же электронной подписи нет, то допускается обмен документами по электронной почте с последующей отправкой физических оригиналов.

Копию приказа об увольнении, все необходимые справки и трудовую книжку (по заявлению сотрудника) после завершения всех кадровых процедур необходимо отправить заказным письмом с уведомлением.

Подача сведений в ПФР в электронном виде

Трудовая книжка высылается тем сотрудникам, которые ещё не перешли на электронный формат этого документа. Как известно, с января этого года компании с персоналом численностью более 25 человек обязаны сдавать в электронной форме сведения о трудовой деятельности: приём на работу, перевод на другую постоянную работу, присвоение работнику второй профессии, увольнение, запрет занимать должность или осуществлять деятельность. Сделать это можно через личный кабинет на сайте ПФР или с помощью сервисов электронной отчетности.

До 1 июля необходимо уведомить сотрудников о возможности ведения трудовой книжки в электронном виде. Если работник выбрал электронный формат, то ему выдаётся на руки бумажный экземпляр трудовой книжки. С этого момента он может получать сведения о своей трудовой деятельности в МФЦ, на сайте ПФР или с помощью портала «Госуслуги».

Также в апреле этого года стартовал масштабный эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота, который предполагает перевод в электронный вид трудовых договоров и иных кадровых документов. Компании с дистанционными сотрудниками в штате могут начать подготовку к переходу на кадровый ЭДО уже сейчас, обеспечив персонал сертификатами электронной подписи крупнейшего удостоверяющего центра Такском.

Дистанционная работа в 2021 году: читаем новый закон об «удалёнке»

С января 2021 года начали действовать новые нормы Трудового кодекса, посвященные дистанционному режиму работы (поправки внесены Федеральным законом от 08.12.20 № 407-ФЗ). Как правильно оформить договор об удаленной работе? Кто устанавливает рабочий график? За что можно уволить дистанционного сотрудника? Ответы на эти вопросы — в нашей статье.

1. Когда возможна «удаленка»
2. Как оформить сотрудника на дистанционную работу
3. Обмен документами с сотрудником на «удаленке»
4. Как оформить больничный
5. Рабочий график, отпуск и гарантии
6. Охрана труда
7. Увольнение при «удаленке»

Когда возможна «удаленка»

Согласно поправкам, в 2021 году и далее допустимы два сценария перевода персонала на дистанционную работу.

Вариант первый: по согласованию с работником

В общем случае для установления режима удаленной работы нужно согласие сотрудника и работодателя. Это следует из новой редакции статьи 312.1 ТК РФ.

Условие о «дистанционке» прописывают в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Удаленная работа может продолжаться:

• в течение всего срока действия трудового договора;
• временно, но не более 6 месяцев;
• при условии чередования периодов «удаленки» и присутствия на рабочем месте.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор и приказ по форме № 1‑Т

Вариант второй: без согласия работника

В исключительных случаях временно перевести сотрудника на дистанционный режим можно без его согласия. К таким ситуациям относятся: природные и техногенные катастрофы, пожары, эпидемии и иные ситуации, когда жизнь или нормальные условия для жизни населения оказались под угрозой.

В случае недобровольного перевода сотрудника на «удаленку» вносить изменения в трудовой договор не нужно. Достаточно издать локальный нормативный акт (ЛНА) с указанием причин и сроков введения «дистанционки».

Составляйте локальные акты по готовым шаблонам и ведите кадровый учет в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Работника следует ознакомить с ним под роспись. Плюс к этому необходимо обеспечить человека всем, что нужно для работы на дому. Если сотрудник использует собственное или арендованное имущество, работодатель обязан выплатить ему компенсацию (новая ст. 312.9 ТК РФ).

ВАЖНО

Если специфика работы не позволяет выполнять трудовые функции дома, то «принудительный» сценарий невозможен. Тогда человека на время отстраняют от работы. Оформляют это как «простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника». Сотрудник получает вознаграждение в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ). То же самое происходит, если организация не в состоянии обеспечить специалиста имуществом и программным обеспечением для удаленной деятельности.

Составить приказ о простое и другие локальные акты по готовым шаблонам

Как оформить сотрудника на дистанционную работу

Трудовой договор и допсоглашение о переводе на «удаленку» можно заключить в электронном виде. Подписать их нужно следующим образом. Работодателю — при помощи усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Сотруднику — при помощи усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) Получить через час

Работник вправе подать письменное заявление о том, чтобы ему прислали бумажную версию трудового договора (или допсоглашения). Компания обязана направить этот документ не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления.

Согласно статье 65 ТК РФ, будущий сотрудник должен предъявить при трудоустройстве:

1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
2. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (если ранее человек уже работал).
3. Уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в т. ч. в форме электронного документа.
4. Диплом или иной документ об образовании или квалификации (если должность предполагает их наличие).
5. Документы воинского учета (предъявляют только военнообязанные).
6. Другие документы, которые предоставляют только в определенных случаях. Например, справка об отсутствии судимости, если она является условием для приема претендента на ту или иную должность.

При удаленном режиме все перечисленные бумаги разрешено направить в электронном виде, в форме скан-образов. При этом работодатель вправе потребовать нотариально заверенные копии на бумажных носителях.

Что касается коллективного договора и правил внутреннего трудового распорядка, то ознакомить с ними сотрудника можно путем обмена электронными документами. Если человек пришлет по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении) «бумажную» трудовую книжку , кадровики обязаны сделать в ней запись о трудоустройстве (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

ВАЖНО

После приема на работу нового сотрудника необходимо сдать форму СЗВ-ТД (подробнее см. «Как правильно заполнить и сдать форму СЗВ‑ТД»).

Обмен документами с сотрудником на «удаленке»

Если человек переведен на дистанционный режим, то любой документ, касающийся его работы, можно оформить в электронном виде. Какую подпись поставить? Это зависит от вида документа.

Есть перечень документов, для которого установлено четкое правило: работодатель использует КЭП, сотрудник — либо КЭП, либо усиленную неквалифицированную электронную подпись. В него входят:

1. Трудовой договор и допсоглашения к нему.
2. Договор о материальной ответственности.
3. Ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Все остальные документы разрешено подписывать любым способом, который закреплен в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договору. Главное — предусмотреть порядок, согласно которому каждая из сторон (организация и сотрудник) будет подтверждать получение документа.

СПРАВКА

Возникают ситуации, когда кадровикам нужно ознакомить работника под роспись с приказом, распоряжением, уведомлением и проч. Если сотрудник перешел на «удаленку», то сделать это допустимо «путем обмена электронными документами». Таким же путем можно получать от человека заявления, объяснения и иную информацию.

При «удаленке» необходимо обмениваться электронными документами с сотрудниками Начать обмен

У дистанционного работника есть право подать заявление о получении заверенных копий документов. Работодатель должен направить копии не позднее трех рабочих дней с даты получения заявления. В общем случае их следует направить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. По желанию сотрудника можно передать копию в электронной форме (новая редакция ст. 312.3 ТК РФ).

Как оформить больничный

Чтобы получить пособие по временной нетрудоспособности или декретные, сотрудник на «удаленке» должен выслать в бухгалтерию оригинал бюллетеня. Сделать это нужно по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если бюллетень оформлен в электронной форме, работник должен сообщить в бухгалтерию серию и номер этого документа (подробнее об электронных больничных листах см. « Меняется порядок выдачи больничных: как действовать работодателю »).

Работать с электронными больничными по новым правилам

Рабочий график, отпуск и гарантии

Сколько часов в день тратить на работу, когда приступать и заканчивать, как часто приезжать в офис — все это можно предусмотреть в трудовом договоре, либо в коллективном договоре или локальном нормативном акте. В случае, когда работодатель не утвердил никаких правил, человек волен сам решать, какой график для него предпочтителен.

Порядок предоставления отпусков зависит от такого, на каких условиях сотрудник переведен на «удаленку». Если на постоянной основе, то правила необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре, либо в локальном нормативном акте. Если временно — нужно придерживаться правил, изложенных в главе 19 Трудового кодекса.

ВНИМАНИЕ

Благодаря комментируемым поправкам, в статье 312.4 ТК РФ появится важное уточнение. Время, когда человек «взаимодействует с руководством», считается при «удаленке» рабочим временем.

Что касается гарантий, то дистанционный сотрудник вправе пользоваться ими точно так же, как если бы он приходил на работу. Плюс к этому четко оговорено, что удаленный режим не может служить основанием для снижения заработной платы (новая редакция ст. 312.5 ТК РФ).

Ведите табель учета рабочего времени и готовьте всю кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»

Охрана труда

В отношении сотрудника на «удаленке» работодатель в общем случае обязан обеспечить:

• расследование в установленном порядке несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• выполнение предписаний, выданных трудовой инспекцией;
• обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• ознакомление работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие мероприятия по охране труда в отношении дистанционных работников необходимо проводить, только если об этом сказано в трудовом или коллективном договоре, либо локальным нормативным актом (новая ст. 312.7 ТК РФ).

Подготовить документы по охране труда в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Увольнение при «удаленке»

Для расторжения трудового договора по инициативе работодателя применяются общие основания, изложенных в статье 81 ТК РФ: ликвидация компании, сокращение штата, прогул и проч. (подробнее см. « Как уволить сотрудника в 2021 году: пошаговая инструкция для работодателя »).

Есть и дополнительные основания. Уволить дистанционного сотрудника можно, если он без уважительной причины не выходит на связь с начальством более двух рабочих дней подряд. Или переехал в другую местность и больше не может выполнять трудовые функции на прежних условиях (новая ст. 312.8 ТК РФ).

Если приказ об увольнении оформлен в электронном виде, работодатель должен сделать следующее. В течение трех рабочих дней с даты его подписания направить бумажную копию сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Дистанционному работнику необходимо выдать при увольнении те же документы, что и любому другому сотруднику (подробнее см. « Документы при увольнении сотрудника » и « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику »). Полагаем, что в этом случае нужно следовать порядку передачи документов, который прописан в статье 312.3 ТК РФ.

После увольнения дистанционного сотрудника, на него нужно подать сведения по форме СЗВ-ТД.

Налогообложение выплат и налоговые риски организации при работе с дистанционным работником и надомником

Ранее мы уже рассмотрели вопросы:

В этой статье мы рассмотрим вопросы:

Регистрация рабочего места удаленного работника (надомника) в ФНС как обособленного подразделения

В пункте 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ сказано, что обособленным считается любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. Местом нахождения обособленного подразделения считается место осуществления этой организацией деятельности через свое обособленное подразделение.

На этом основании налоговые инспекторы иногда считают, что у организации есть обособленное подразделение в виде стационарного рабочего места (места выполнения трудовой функции удаленного работника (надомника)), поэтому организации необходимо вставать на учет по месту нахождения такого «обособленного подразделения».

Тем не менее, такая точка зрения является ошибочной, т.к. согласно позиции, изложенной в письмах Минфина РФ от 24 мая 2006 г. № 03-02-07/1-129, от 21.07.2005 № 03-01-10/6-334, от 28.07.2011 № 03-02-07/1-265, от 01.08.2011 № 03-02-07/1-269 место выполнения трудовой функции надомника не признается обособленным подразделением так как:

Под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (статья 209 Трудового кодекса РФ);

В арбитражной практике под оборудованностью стационарного рабочего места понимается создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, а также само исполнение таких обязанностей;

Согласно статье 17 Жилищного кодекса РФ допускается использование жилого помещения для осуществления профессиональной деятельности проживающими в нем на законных основаниях гражданами, если это не нарушает права и законные интересы других граждан, а также требования, которым должно отвечать жилое помещение.

Таким образом, при такой организации труда организация не создает стационарного рабочего места, поэтому у организации отсутствует обязанность вставать на учет в налоговом органе по месту жительства удаленного работника – надомника.

Дистанционный работник, надомник — иностранец (налоговый нерезидент РФ)

Как известно, интернет не имеет границ, поэтому работодатели все чаще привлекают к выполнению работ (оказанию услуг) лиц, проживающих на территории СНГ. Кроме традиционных выгод работодателя (не надо иметь оборудованное рабочее место, нести расходы по аренде офиса и пр.) при привлечении к работе дистанционного работника или надомника — выгода полчается двойной т.к.:

На просторах СНГ проживает достаточно много русскоговорящих и высококвалифицированных специалистов.

Стоимость услуг таких лиц (как правило) дешевле при одинаковом их качестве.

Не надо выполнять кучу формальностей, связанных с оформлением иностранца на работу.

А что же с налогообложением таких выплат?

Налоговым кодексом РФ установлены правила, согласно которым с выплат налоговым нерезидентам РФ не уплачиваются:

налог на доходы физических лиц (НДФЛ) (подпункт 6 пункта 3 статьи 208 Налогового кодекса РФ);

страховые взносы в Пенсионный фонд РФ (часть 4 статьи 7 Закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ, ФСС, ФФОМС, ТФОМС»);

страховые взносы в Фонд социального страхования (часть 4 статьи 7 Закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ, ФСС, ФФОМС, ТФОМС»);

страховые взносы в Федеральный и Территориальный Фонды медицинского страхования (часть 4 статьи 7 Закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ, ФСС, ФФОМС, ТФОМС»);

страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пункт 1 статьи 20.1 Закона № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Примечание № 1: не удерживается НДФЛ и с вознаграждения физлица (налогового нерезидента РФ), выполняющего работы (оказывающего услуги) по гражданско-правовому договору (к примеру, по договору оказания услуг), если он находится за пределами РФ (Письмо Минфина России от 5 июля 2017 г. № 03-04-06/42976).

Примечание № 2: в письме Департамента налоговой политики Минфина России от 20.04.2021 № 03-04-06/29535 разъяснено, что порядок налогообложения доходов зависит от того, как в трудовом договоре определено место работы работника:

1) если его рабочее место находится в иностранном государстве, то вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами России по такому договору будет относиться к доходам от источников за пределами РФ. Если работник не является налоговым резидентом РФ, то доходы, полученные от источников за территорией РФ, не будут облагаться налогом. Если работник — налоговый резидент РФ, то ставка НДФЛ = 13% со всех доходов (как полученных в России, так и за ее пределами).

2) если место нахождения его рабочего места в России, то вознаграждение относится к доходам от источников в РФ и облагается НДФЛ в зависимости от статуса работника.

Также организация — работодатель не является по отношению к удаленному работнику не является налоговым агентом, т.е. не должна сообщать в ФНС о таких выплатах.

При таком «раскладе» надо понимать, что налоговики с большим интересом относятся к таким документам в ходе различных проверок.

Минтруд в своих письмах разъяснил, что:

• трудовой договор о дистанционной работе не заключается в тех случаях, когда иностранец проживает и осуществляет трудовую деятельность за пределами территории Российской Федерации (Письма Минтруда России от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578, от 27.07.2016 № 17-3/В-292) обосновывая это тем, что работодатель не может обеспечить для этих лиц безопасные условия труда. Поэтому сотрудничать с указанными гражданами следует в рамках гражданско-правовых, а не трудовых отношений;
• в соответствии с частью 4 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» выплаты и иные вознаграждения, начисленные российской организацией в пользу физических лиц, являющихся иностранными гражданами и лицами без гражданства, в связи с осуществлением ими деятельности за пределами территории Российской Федерации в рамках заключенных договоров гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, не являются объектом обложения страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды;

Минфин России в своих письмах от 14 июня 2018 г. № 03-04-06/40744 «О налогообложении НДФЛ доходов сотрудника организации, выполняющего трудовые обязанности по трудовому договору о дистанционной работе за пределами РФ» и от 01.08.2018 № 03-04-06/54321 разъяснил, что доход работника российской организации, который работает дистанционно в иностранном государстве и не является налоговым резидентом РФ, не подлежит налогообложению НДФЛ. В то же время, если сотрудник, работающий по договору о дистанционной работе, направляется в командировку, то компенсационные выплаты работнику, предусмотренные п. 3 ст. 217 Налогового кодекса тоже не облагаются НДФЛ.

Финансисты отметили, что если в трудовом договоре о дистанционной работе прописано, что место его работы находится в иностранном государстве, то вознаграждение работнику за выполнение своих трудовых обязанностей относится к доходам за пределами территории России, т.к. вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу за пределами России, для целей налогообложения не признаются доходом, полученным от источников в РФ (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Важно помнить, что своевременное и правильное офомление работника позволит избежать больших штрафов и других претензий гос. органов.

Поэтому если при оформлении работника на работу возникют вопросы, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам, которые помогут определить — какие документы надо оформить, по каким формам, а если организацию или должностных лиц привлекают к административной ответственности — оценят законность и обоснованность действий гос. органов.

Для получения консультаций Вы также можете воспользоваться нашей услугой дистанционного консалтинга.

Статья подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 15 декбря 2011 года.

Статья написана и размещена 15 декабря 2011 года. Дополнена — 11.04.2013, 09.09.2016, 25.08.2017, 03.07.2018, 02.06.2021.

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Автор: юрист и налоговый консультант Александр Шмелев © 2001 — 2021

Полезные ссылки по теме «Условия трудового договора и порядок его заключения с дистанционным работником»

Правомерность переноса выходного дня с 26 на 31 декабря 2020 года решением главы региона

Как уволиться дистанционно с удаленной работы

• Что отличает работу, осуществляемую удаленно
• Взаимодействие с работодателем при удаленной работе
• Оформление кадровых документов при дистанционном труде
• Расторжение трудового договора о дистанционной работе
• Итоги

Что отличает работу, осуществляемую удаленно

По действующему законодательству работник по согласованию с работодателем может работать не на тех местах, которые традиционно считаются рабочими (т. е. созданными работодателем и контролируемыми им), а в удалении от них. Удаленный труд может осуществляться:

• на дому, и тогда местом работы будет являться место проживания работника (гл. 49 ТК РФ);
• без привязки к определенному месту выполнения работы, и тогда его характер будет определяться словом «дистанционный» (гл. 49.1 ТК РФ).

Оба вида удаленного труда объединяет то, что они:

• несмотря на ряд отличающих их особенностей, подчинены действию ТК РФ и оформляются трудовым соглашением с работником;
• допускают факт отсутствия работника, выполняющего работу, на месте, контролируемом работодателем, что исключает обычный порядок ведения табеля учета рабочего времени и лишает работника возможности получения доплат за сверхурочную работу;

Об особенностях оформления табеля на работающего на дому читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».

• позволяют работнику самостоятельно распределять время труда и отдыха, а работодателя вынуждают при выдаче задания на работу ориентироваться на такой объем этой работы, которая позволит работнику полноценно отдыхать в промежутках между периодами труда;
• могут выполняться средствами труда, принадлежащими как работнику, так и работодателю, причем работник вправе претендовать на выплату ему компенсации за использование принадлежащего ему имущества;
• допускают установление особого порядка процедуры передачи работнику задания на выполнение работы и получения от него ее результатов;
• ограничивают обязанности работодателя в части обеспечения охраны труда работника теми из них, которые оказываются доступны работодателю в силу территориальной удаленности работника или неприкосновенности его жилья;
• позволяют дополнять положения ТК РФ особыми условиями, включаемыми в трудовой договор.

Различие между работой на дому и дистанционной определяется:

• местом выполнения работы — у надомника оно существует и имеет конкретный адрес, в то время как дистанционная работа не привязывается к какому-либо месту;
• возможностью привлечения к работе иных лиц — она есть у работающего на дому (часть работы он может поручить членам своей семьи) и отсутствует у дистанционного работника;
• характером результатов труда — надомник создает вещи, имеющие материальное выражение, а работающий дистанционно — интеллектуальные продукты;
• наличием непосредственного контакта с работодателем в процессе труда — надомнику такой контакт необходим (он может получать от работодателя исходные материалы и должен передавать ему конечный продукт), а взаимодействие с дистанционным работником происходит через электронные средства связи (с возможностью оформления для работника усиленной квалифицированной электронной подписи) и обычную почту.

Об особенностях дистанционной работы более детально можно узнать в «КонсультантПлюс». Чтобы всё сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Взаимодействие с работодателем при удаленной работе

Возможность вступать в непосредственный контакт с работодателем (или его представителем) в процессе трудоустройства и при дальнейших трудовых взаимоотношениях для работающего на дому предопределяет для него и тот путь, которым происходит обмен документами между ними. Работник всегда может передать оригинал нужного документа и получить в ответ необходимый ему документ в бумажном виде.

Сложнее ситуация у дистанционного работника. Территориально он может быть удален от работодателя в достаточной степени, чтобы непосредственный контакт между ними был исключен. Именно поэтому к одной из основных особенностей такого труда гл. 49.1 ТК РФ относит возможность осуществления электронного взаимодействия между сторонами трудового договора, допуская в т. ч. оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему создавать документы, электронная форма которых приобретает юридическую силу.

Допускается осуществление электронного обмена посредством:

• простой электронной переписки с последующей пересылкой оригиналов документов, которые сторонам нужны в бумажном виде, обычной почтой заказным письмом;
• электронных документов, имеющих усиленную квалифицированную электронную подпись отправляющей стороны.

Чиновники внесли ряд правок в ТК РФ, т. к. многим сотрудникам пришлось перейти на дистанционку из-за ограничений, связанных с COVID-19. Обзор нововведений, действующих с 2021 года, подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Оформление кадровых документов при дистанционном труде

Наличие особого дистанционного порядка взаимодействия не освобождает, однако, работника и работодателя от необходимости передачи друг другу (лично или посредством заказных писем) ряда документов в бумажном виде. К их числу относятся:

• Трудовой договор со всеми дополнительными соглашениями к нему, который обе стороны должны иметь в оригинале. Особую значимость для работника наличие оригинала приобретает в ситуации, когда есть договоренность о невнесении записи о дистанционной работе в трудовую книжку.

О том, когда и где понадобится оригинал такого договора, читайте в материале «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать».

• Трудовая книжка, передаваемая работодателю при отсутствии договоренности о невнесении в нее записи о периоде дистанционной работы.

ВНИМАНИЕ! Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении). Подробнее о новых правилах оформления трудовой книжки, действующих с сентября 2021 года, читайте здесь.

• Нотариально заверенные копии документов, необходимых для предъявления при трудоустройстве (паспорт, трудовая книжка, свидетельство СНИЛС, документы о воинском учете и об образовании, различные справки), если работодатель посчитает недостаточным представление ему этих документов в электронном виде.
• Оригиналы документов, дающих право на получение пособий, выплачиваемых из фонда социального страхования.
• Справки, оформляемые работодателем на бумаге по запросу работника.
• Заверенная копия приказа об увольнении работника.

В виде электронных документов допускается передавать между сторонами:

• документы, необходимые для предъявления при трудоустройстве;
• согласованный вариант трудового договора, подлежащий дальнейшему подписанию на бумаге;
• внутренние нормативные акты;
• приказы, распоряжения, уведомления и требования работодателя;
• заявления и объяснения работника;
• справки, оформляемые в виде электронного документа по запросу работника.

Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью отправляющей стороны. Принимающая сторона должна ответить электронным подтверждением о получении этого документа.

Рассмотрим порядок увольнения с работы, если сотрудник трудился дистанционно.

Расторжение трудового договора о дистанционной работе

Расторгнуть трудовой договор об удаленной работе можно в силу всех тех оснований, которые содержит ТК РФ, а также по дополнительным причинам, указываемым в трудовом договоре. Для обоих видов удаленной работы дополнительным основанием может стать, например, однократное нарушение срока выполнения работы, не имеющее уважительной причины. Для труда на дому, привязывающего работника к определенному месту выполнения работы, в качестве причины увольнения возможно указание фактического перенесения места работы на место, располагающееся по другому адресу.

Увольнение по основаниям, внесенным в трудовое соглашение, равнозначно увольнению по инициативе работодателя. Но наступление этих оснований работодателю придется доказать. Если такое увольнение состоялось, то в документах, оформляемых в связи с ним, будет делаться отсылка к ст. 312 ТК РФ (для надомника) или 312.8 ТК РФ (для сотрудника, работавшего дистанционно).

Несмотря на действительность всех оснований увольнения, предусмотренных ТК РФ, удаленного работника в реальности невозможно уволить за прогулы, опоздание или появление на работе в состоянии опьянения, поскольку работодатель не имеет возможности это проконтролировать.

Как уволиться по соглашению сторон? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите полный алгоритм действий при увольнении по соглашению сторон с образцами документов.

Сама процедура увольнения удаленного работника обычна, и на нее также распространяются ограничения, не допускающие увольнений:

• в периоды болезни, отпуска, беременности;
• женщин с малолетними детьми и одиноких родителей.

Особенности документооборота здесь имеют место для работающего дистанционно. В отличие от надомника, использующего традиционные способы обмена документами с работодателем, для дистанционного работника процедура увольнения по собственной инициативе будет такой:

• Заявление на увольнение можно подать не только обычным способом (на бумаге), но и в виде электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• Приказ об увольнении направляется работнику электронно, но его копию, оформленную на бумаге, обязательно отсылают работнику заказным письмом.
• Трудовая книжка (если она передавалась работодателю) и справки о доходах, выдаваемые при увольнении, также будут направлены работнику посредством заказного письма. А вот заявления с просьбой переслать трудовую книжку по почте и оформить справки о доходах на бумаге можно подать работодателю электронно.

Об оформлении приказа на увольнение читайте в статье «Составляем приказ об увольнении (форма, бланк, образец)».

Итоги

Особенности процедуры увольнения с удаленной работы предопределяет особый характер взаимодействия между работником и работодателем в процессе такой работы. Этот характер приводит как к возникновению дополнительных оснований для увольнения, так и к невозможности реального применения некоторых причин, поименованных в ТК РФ. При общей стандартности процесса увольнения с удаленной работы для дистанционных работников в силу наличия электронного обмена существуют особые способы для подачи и получения документов, связанных с увольнением.