Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как составляется архив личных дел уволенных работников

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Похожие публикации

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.

Как формируется личное дело работника

Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

  • Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
  • Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  • Сведения от аттестации.
  • Трудовой контракт.
  • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

  • 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
  • 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
  • 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
  • 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
  • 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
  • 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
  • 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
  • 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
  • 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
  • 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
  • 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Правила использования архивной информации

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

Как оформить личные дела работника в архив

Как оформить личные дела работника в архив

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб.
    для граждан;
  • от 300 до 500 руб.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Нормативно-правовая база: Решение Росархива от 6 февраля 2002 года


3.6.2.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Личные дела сотрудников выдаются только руководителю или другим лицам по распоряжению руководителя, а также самому работнику.

Информация, хранящаяся в личном деле, является конфиденциальной, а значит, не подлежит разглашению посторонним людям.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

Согласно действующему законодательству РФ, личное дело заводится не на всех работников.

Это требование обязательно только в отношении государственных служащих.

Поэтому для его составления снимите все необходимые копии и возьмите у сотрудника оригиналы.

2 Обложка личного дела должна составляться по форме, установленной ГОСТом 17914-72.

Правда в настоящее время (особенно, в коммерческих организациях) это соблюдается не всегда.

Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации.

Необходимость сдачи дел будет зависеть от загруженности архива, частоты обращения к старым документам и т.д. Источники:

  • как сдать документы на регистрацию
  • — папки;
  • — скоросшиватель;
  • — карандаш;
  • — опись;
  • — передаточная опись.

Итак, образец оформления личного дела:

Что должно быть в личном деле сотрудника Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов.

Как оформить личное дело работника в архив

Личное дело каждого сотрудника оформляется в отдельную папку с картонной обложкой – скоросшиватель.

На ней проставляется реквизиты: фамилия, имя, отчество работника, дата открытия дела.

После увольнения сотрудника личное дело закрывается.

Документы в обязательном порядке подлежат к сдаче в архив.

3 Закрытые личные дела нумеруются, составляется внутренняя опись документов дела.

Как оформить личные дела работника в архив

Как архивировать личное дело

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Архив документов

Как архивировать личное дело

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются.


Например, на обложке проставляют:

  • номер тома, если дело имеет несколько томов;
  • крайние даты дела;
  • количество листов в деле;
  • номера фонда, описи и дела по описи.

Как архивировать личное дело работника

Как правильно архивировать личное дело работника

Как заархивировать личное дело уволенного сотрудника

Как правильно архивировать личное дело

КоАП РФ).Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Подробнее в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Как заархивировать личное дело

Читайте статьи по теме:

  • Работник не забрал трудовую книжку после увольнения
  • Основания увольнения
  • Причины увольнения

Таким образом, рассмотрев Ваши вопросы можно ответить:

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию? Вопрос: —>

Ответы пользователей

8 ноября 2017 в 19:18

— если в деле есть оригиналы личных документов, их помещают в отдельный конверт и также подшивают в дело;

— документы группируют по хронологическому признаку (самый ранний — сверху, самый поздний (приказ об увольнении) — снизу;

— составляют внутреннюю опись ЛД;

— документы брошюруют и подшивают в обложку из твердого картона;

— оформляют и приклеивают на обложку описание дела по утвержденному образцу.

Наиболее полную информацию по порядку формирования личного дела на работников Вы можете прочитать в следующем материале:

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

ПОРЯДОК
формирования, подготовки и передачи дел в архив

1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1.1. Основные требования к формированию дел

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

— документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

— дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

1.2. Группировка различных категорий документов

1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

1.2.4 . Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.

2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

2.1. Основные требования к оформлению дел

2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:

— подшивку или переплет документов в дела ( п. 2.2);

— нумерацию листов в деле ( п. 2.3);

— составление внутренней описи документов дела ( п. 2.4);

— составление листа-заверителя дела ( п. 2.5);

— внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела ( п. 2.6).

2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4 )

2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4 )

2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.

2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4 )

— порядковый номер документов в деле;

— заголовок (краткое содержание) документов;

— индекс (регистрационный номер) документов;

— номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.

2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).

2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).

2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

— наличие литерных листов и пропущенных номеров;

— номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4 )

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 .

На обложке дела указываются:

— наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

— номер дела (тома) по номенклатуре дела;

— дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

— датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается.

4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

4.2. Описи дел составляются отдельно на:

— дела постоянного хранения;

— дела временного хранения;

— дела по личному составу.

4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации.

5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

— обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение.

6.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы.

6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов:

— запись на машинные носители (при необходимости — перезапись на новые носители);

— проверка технического состояния;

— непосредственная передача электронных документов в архив организации.

Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела

Оренбургский государственный университет

Инструкция о порядке подготовки и передачи дел в архив университета

Утверждена 12 декабря 2009 г.

1 Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет общий порядок подготовки и передачи в архив законченных делопроизводством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

1.2. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (кроме личных дел студентов) подлежат передаче в архив университета после окончания календарного года, в котором они были заведены.

1.3. Передаче дел в архив университета предшествует работа структурных подразделений по подготовке дел (оформлению и описанию) в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.4. Архив университета осуществляет методическое руководство по оформлению структурными подразделениями дел для передачи в архив, а также предоставляет консультации и разъяснения.

2 Оформление дел

2.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

2.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

2.3. Полному оформлению подлежат дела по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета).

2.3.1. Подшивка или переплет дела при передаче в архив должны быть выполнены следующим образом:

  • документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций в них;
  • при подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки);
  • лицевые счета работников по заработной плате располагаются по алфавиту фамилий, приказы — строго по порядковым номерам;
  • особо ценные документы (документы, имеющие историческое значение и др.), а также невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы предыдущего образования и др.) вкладываются в дело;
  • в конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя дела, который заполняется лицом, проводившим формирование дела;
  • в личное дело после листа-заверителя подшивается лист использования дела (приложение 1);
  • в начале личного дела подшивается бланк внутренней описи документов дела.

2.3.2. Нумерация листов в деле:

  • все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом, употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается;
  • листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
  • сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется тоже как один лист;
  • лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист;
  • если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, перевод, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
  • подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
  • в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а в конце дела составляется новый лист-заверитель, старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

2.3.3. Составление листа-заверителя дела:

  • для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела (приложение 2);
  • лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, конвертов с вложениями и количеством вложенных в них листов). Лист-заверитель в книгах составляется на оборотной стороне последнего чистого листа;
  • лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе.

2.3.4. Составление внутренней описи документов дела:

  • для учета документов в деле, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа (особо ценные, личные дела и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 3);
  • внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела;
  • внутренняя опись подписывается ее составителем; если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

2.3.5. Обложка дела:

  • обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 4), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, срок хранения;
  • в тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части);
  • на обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки об этом вносится запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Крайними датами дел считаются дата регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

2.4. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Дело объемом свыше 250 листов делится на отдельные тома, и об этом в документе делается отметка.

2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

3 Передача дел

3.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (дела по личному составу должны быть пронумерованы полистно). Их передача производится по актам (приложение 5). Личные дела формируются в алфавитной последовательности фамилий. Акты приема-передачи составляются в двух экземплярах.

3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив университета, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях университета и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

3.3. В период подготовки структурным подразделением дел, подлежащих передаче в архив, работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в акт, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

3.4. Прием каждого дела производится заведующим архивом или архивариусом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах акта указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.

3.5. Личные дела студентов, окончивших обучение в университете, передаются управлением кадров в архив университета после окончания учебного года в течение восемнадцати месяцев. Личные дела работников, уволенных в течение календарного года, передаются управлением кадров в архив университета после окончания календарного года.

4 Заключительное положение

4.1. Лицом, ответственным за своевременную передачу дел в архив университета, является руководитель структурного подразделения.

4.2. Дела, оформленные ненадлежащим образом, с нарушениями настоящей инструкции, на хранение в архив не принимаются до устранения отмеченных недостатков.

Все об электронных архивах на ЭлАрхиво.РУ

Электронный архив по личному составу

Документы, по личному составу являются неотъемлемой частью общего объема документации компании. Выполнение закрепленных законодательно требований к архивному хранению документов необходимо для содействия государственному пенсионному фонду, а так же соблюдения трудового кодекса при работе с персоналом.

Документы по личному составу подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот. Хранение документов по личному составу является важнейшим источником исторических сведений для социальных и научных исследований.

К основной документации по личному составу относятся:

  • трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником;
  • приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);
  • трудовые книжки;
  • личные карточки формы № Т-2;
  • личные дела;лицевые счета по заработной плате.

Документы, в зависимости от типа, должны храниться в архиве определенный промежуток времени, а именно:

Со сроком хранения 75 лет:

  • о приеме, переводе, увольнении (прекращении действия трудового контракта) ;
  • об изменении фамилии о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой ;
  • об установлении окладов ;
  • о временном замещении должности ;
  • об установлении доплат, надбавок к окладу;
  • о премировании ;
  • о присвоении классных чинов, разрядов ;
  • о заграничных командировках ;
  • о длительных внутрироссийских командировках ;
  • о декретных отпусках ;
  • об отпусках по уходу за ребенком.

Документы со сроком хранения 5 лет:

  • о предоставлении очередных и учебных отпусков ;
  • о дежурствах ;
  • о взысканиях ;
  • о краткосрочных внутрироссийских командировках.

Операции с документами по личному составу

1. Оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

Трудовые отношения с работниками оформляются посредством заключения с ними трудовых договоров (контрактов). При приеме на работу работник пишет заявление. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

2. Оформление приказов по личному составу, личной карточки, личного дела.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в соответствии с Трудовым кодексом РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (унифицированная форма № Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

На всех сотрудников фирмы оформляется личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

3. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод на другую работу должен оформляться приказом по личному составу, где указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода, изменение оплаты труда. Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях ТК РФ. Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения согласно нормам ТК РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и в личном деле.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение (в соответствии с архивным законодательством).

4. Ведение трудовых книжек работников.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.

В трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

5. Сдача документации по личному составу в архив

Перед сдачей документов в архив необходимо провести ряд операций, согласно требованиям архивного хранения:

  1. Экспертиза приказов по личному составу
  2. Научно-техническая обработка приказов, дел и карточек
  3. Составление внутренних описей к личным делам
  4. Составление описи дел по личному составу, подлежащих долговременному хранению.
  5. Составление описи дел по личному составу, временного срока хранения.

Основные проблемы, возникающие при работе с бумажным архивом

  • Оперативный доступ к бумажному архиву довольно затруднителен. Время ответов на запросы к данным архива составляет от одного до нескольких дней. Работникам архива довольно сложно обрабатывать вручную большое количество запросов, многие из которых довольно сложны и требуют для получения ответа использование большого количества дел.
  • Работа с бумажным документом возможна одновременно лишь для одного человека, что создает неудобство при работе с активно используемыми документами.
  • Документ можно легко потерять при помещении не в то дело благодаря «человеческому фактору»
  • Архив не защищен от пожаров и прочих форс-мажоров
  • Старые документы не обладают должным качеством и ими сложно пользоваться ввиду ветхости, новые документы не долговечны, по причине того что быстро изнашиваются

Решением данных проблем является создание электронного архива документов по личному составу организации. Информация, хранящаяся в данном архиве позволит получать справку по трудовой деятельности каждого сотрудника, в том числе об уровне заработной платы, стаже работы, различные библиографические данные. Вся эта информация подтверждается бумажными документами архива. При необходимости, электронный архив может хранить оцифрованные копии основных документов по деятельности работника.

голоса
Рейтинг статьи
Читать еще:  Разработка и правила оформления должностной инструкции электрика
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector