Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как присваивается табельный номер сотруднику?

Как присваивается табельный номер сотруднику

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Что такое табельный номер
  2. Для чего нужны табельные номера
  3. Кто присваивает табельный номер работнику
  4. Кому присваиваются табельные коды
  5. Как присваивается табельный номер
  6. Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам
  7. Где регистрируется учет табельных номеров

С таким понятием, как табельный номер, сотрудники предприятий и организаций сталкиваются далеко не всегда. Более того, рядовые работники могут просто-напросто даже не знать о его существовании. А вот специалисты кадровых отделов обязаны вести табельный учет персонала. И это лишь часть кадрового делопроизводства, которое является настоящей наукой, имеющей свои законы, правила и порядки. При этом, раздел о табельных номерах занимает в ней хоть и не вполне официальное, но довольно значительное место.

Что такое табельный номер

Как уже понятно из самого названия, по сути, табельный номер – это специальный цифровой код работника. Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей. Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным. На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.

Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер.

Надо сказать, что табельный учет редко используется в маленьких фирмах, но, как правило, он в обязательном порядке применяется на средних и крупных предприятиях.

Для чего нужны табельные номера

Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

  • облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
  • табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
  • данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.

Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.

Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

  1. Полный рабочий день (40 часов в неделю).
  2. Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
  3. Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).

Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.

Вопрос: Работодатель имеет две ставки специалиста по закупкам, но принимает на две ставки одного работника. Причем оформляет одного работника по двум трудовым договорам. В первом трудовом договоре указывает «Специалист по закупкам 1-го разряда», во втором — «Специалист по закупкам 2-го разряда». Издает два приказа по двум трудовым договорам. Теперь возникают вопросы с табельным номером: 1. Присваивать один табельный номер или два разных табельных номера? 2. Имеет ли работодатель право присвоить два разных табельных номера одному работнику по разным должностям (по двум трудовым договорам)? 3. Если работодатель присвоит два табельных номера одному работнику, то может ли работодатель выдавать два расчетных листка по каждому табельному номеру? Или расчетный лист должен быть один? 4. Если работнику работодатель предложит еще внутреннее совмещение, то нужно ли работодателю присваивать работнику третий табельный номер?
Посмотреть ответ

Кто присваивает табельный номер работнику

В каждой организации, ведущей подобный учет персонала, должен быть специалист, на которого возложена данная обязанность. Как правило, это либо руководитель подразделения, либо сотрудник кадрового отдела, которые впоследствии передают данные в бухгалтерию, либо непосредственно бухгалтер, либо специальный табельщик. Последнее особенно распространено на крупных промышленных предприятиях. Уполномоченный работник ведет реестр и учет присвоенных шифров, контроль за правильностью их присвоения и использования.

Кому присваиваются табельные коды

Табельные номера должны присваиваться всем сотрудникам предприятия, на котором ведется табельный учет. В частности:

  • тем, кто устроен на постоянной основе;
  • временным сотрудникам;
  • внешним совместителям;
  • сезонным работникам.

Внимание! Если работник совмещает должности в рамках одного структурного подразделения или отдела, заводить на него отдельный табельный номер не нужно. Однако, если его вторая работа находится вне данной организации или в другом подразделении, то присвоение табельного номера является вполне целесообразным.

Вопрос: Обязательно ли присвоение нового табельного номера внутреннему совместителю? Может ли организация быть оштрафована за один и тот же табельный номер работника по основной работе и по внутреннему совместительству?
Посмотреть ответ

Как присваивается табельный номер

По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.

Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.

Читать еще:  Когда проводится повторный инструктаж по охране труда?

Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

  1. Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
  2. Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
  3. При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
  4. Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
  5. Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.

Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам

Рано или поздно практически все специалисты, занимающиеся табельным учетом на предприятиях и организациях, задаются вопросом: можно ли повторно присваивать табельные номера? Поскольку законодательно это никак не регламентируется, то здесь приходится опираться на сложившуюся практику. А она такова, что обычно уже использовавшиеся номера либо не находят дальнейшего применения, либо присваиваются новым работникам по прошествии, не менее чем одного года с того времени, как был уволен ранее числившийся на нем сотрудник.

Где регистрируется учет табельных номеров

Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров. В нем фиксируются следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата приема его на работу;
  • должность и специальность;
  • номер трудового договора и его дата;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • собственно сам табельный номер.

Подводя итог вышеприведенной информации, можно сказать, что ведение табельного учета является довольно важной составляющей частью кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Однако, при присвоении табельных номеров следует руководствоваться некоторыми правилами, которые каждое предприятие вправе разработать самостоятельно. Впрочем, их нарушение не ведет ни к каким санкциям со стороны контролирующих органов. Тем не менее, безупречный табельный учет существенно облегчает и оптимизирует работу кадровых и бухгалтерских отделов, позволяя избегать ошибок в начислении заработной платы и иных выплат.

Порядок присвоения табельного номера работнику

  • 1 Что такое табельный номер
  • 2 Обязан ли работодатель присваивать табельные номера?
  • 3 Как присваивается табельный номер
  • 4 Табельный номер при повторном приеме на работу
  • 5 Подводим итоги

Каждый человек, трудящийся в крупной и средней организации, имеет свой уникальный цифровой код. Расскажем о том, как присвоить табельный номер новому сотруднику.

Что такое табельный номер

Впервые о табельном номере было упомянуто в Письме Госкомтруда СССР № 75-АБ от 27.04.1973. В действующих НПА в трудовой сфере нет конкретного определения табельному номеру. Из самого термина понятно, что это цифровой код — специальный, индивидуальный.

Оформление работника в штат компании сопровождается присвоением ему уникального числового кода — табельного номера. По нему легко идентифицировать работника в штате.

Обязан ли работодатель присваивать табельные номера?

Обязанность работодателей по ведению кадрового учета с использованием табельной нумерации законодательно не закреплена. Маленькие компании не всегда ведут учет работников с закреплением табельных номеров, в средних и крупных — без него не обойтись. А в компаниях с многотысячным коллективом обязанность по присвоению и закреплению за трудящимися уникальных номеров может быть возложена на отдельного работника, например, табельщика.

Ведение кадрового делопроизводства с присвоением уникальных номеров работникам имеет свои плюсы:

  • проще поиск информации о работнике (явках, отсутствиях, больничных, зарплате и т. д.);
  • бухгалтеру легче обрабатывать и фиксировать сведения о перемещениях работников;
  • дополнительная идентификация сотрудников с одинаковой фамилией.

Как присваивается табельный номер

Требования к табельной нумерации трудовым законодательством не установлены. Процедура нумерации может быть разработана, утверждена и зафиксирована работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ). Единого порядка табельной нумерации нет, и в разных компаниях он может различаться.

Создание, регистрация и закрепление табельных номеров осуществляется в отношении всех работников, чьи трудовые книжки хранятся у работодателя, вне зависимости от того, является ли эта работа основной или совмещаемой, на полный рабочий день или нет. В отношении трудящихся по договорам ГПХ табельные номера не заводятся.

Начинается отсчет табельных номеров со значения «1» и увеличивается по мере набора персонала в организацию. Для обозначения и написания номеров никакие другие символы, кроме арабских цифр, не допускаются.

Для недопущения ошибок при присвоении табельных номеров следует соблюдать ряд рекомендаций:

  • назначьте ответственного за табельную нумерацию;
  • закрепите за новым сотрудником табельный номер в момент его трудоустройства или в первый рабочий день;
  • пропишите табельный номер в приказе о приеме на работу;
  • соблюдайте последовательность и хронологический порядок;
  • не допускайте пропуска номеров;
  • уведомите работника о его табельном номере.

В компаниях, ведущих кадровый учет в специальных программах, нумерация работников происходит автоматически при введении и сохранении данных нового сотрудника. При переходе на новое программное обеспечение изменение табельных номеров недопустимо.

Процедура регистрации номера:

  • Шаг 1: при оформлении в штат новобранца запросите у ответственного сотрудника свободный цифровой код.
  • Шаг 2: внесите присвоенный номер в приказ и личную карточку.
  • Шаг 3: внесите в журнал учета табельных номеров информацию о новом сотруднике и соответствующем табельном номере.

Табельный номер при повторном приеме на работу

На протяжении всей трудовой деятельности в компании табельный номер работника остается неизменным. Не рекомендуется его занимать и в течение 1-2 лет после увольнения сотрудника.

Читать еще:  Заявление о согласии на поручение дополнительной работы

Если уволившийся человек возвращается в компанию, работодатель вправе самостоятельно решить присвоить ему новый номер или оставить присвоенный первоначально. На практике работодатели выбирают первый вариант: это позволяет бухгалтерам при расчете зарплаты, а также при ведении персонифицированного учета не путать информацию о работниках в разные периоды его работы в компании.

Подводим итоги

  • Табельный номер — присваиваемая работнику уникальная комбинация арабских цифр.
  • Законодательного определения и порядка учета табельных номеров нет. Компании утверждают этот порядок самостоятельно.
  • Обязанность работодателей по ведению кадрового делопроизводства с использованием табельной нумерации законодательно не закреплена, но это существенно упрощает идентификацию работников.
  • Обязательно отразите табельный номер в приказе о приеме на работу.
  • При вторичном трудоустройстве в компанию одного и того же лица табельный номер может быть сохранен прежним или присвоен заново.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Как присваивается табельный номер сотруднику?

  • Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?
  • Процедура присвоения табельного номера
  • Принципы формирования табельного номера
  • Особенности применения табельного номера
  • Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?
  • Итоги

Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?

В соответствии со сложившейся на российских предприятиях практике каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты. Формированию такой практики способствовал, прежде всего, тот факт, что положениями п. 18 приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80 использование табельных номеров фактически предписывалось. Однако совместным приказом Минтрудсоцзащиты, Минфина и Росстата от 01.02.2021 № 31/46/20 указанное письмо было отменено. Применение табельных номеров с того момента работодатель регулирует самостоятельно. Вместе с тем правомерно говорить о том, что такие номера задействуются регулярно.

Предусматривается их указание в самых разных документах организации, например:

  • в зарплатной ведомости (форма Т-53);
  • распоряжении о материальном награждении сотрудника (форма Т-11);
  • формах для отражения рабочего времени (Т-12, Т-13).

Таким образом, использование табельных номеров, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, на российских предприятиях по-прежнему распространено. Общепринято при этом правило, по которому в случае, если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение 1–2 лет.

Рассмотрим далее различные нюансы применения табельных номеров в кадровом учете на практике.

Процедура присвоения табельного номера

Общий алгоритм назначения табельного номера работнику может быть следующим:

  1. Специалист кадровой службы (или иное лицо, принимающее сотрудника на работу) запрашивает у ответственного коллеги свободный табельный номер.

Сведения о занятых табельных номерах могут отражаться в специальном журнале учета. Его форма не установлена законом. Как правило, в ней предусматривается указание:

  • Ф.И.О. принятого сотрудника;
  • даты принятия на работу;
  • должности специалиста;
  • табельного номера (который закрепляется за конкретным специалистом на время работы и на 1–2 года после прекращения трудового договора).
  1. Издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), подготавливается личная карточка специалиста (форма № Т-2).

В обоих документах фиксируется табельный номер.

Узнать больше о процедуре приема сотрудника на работу вы можете в статье «Как составить приказ о приеме на работу — образец-2021».

  1. Сведения о принятом на работу сотруднике с подтверждением присвоения ему табельного номера передаются специалисту, который ведет журнал табельных номеров.

Прежде чем попасть в кадровые документы фирмы, табельный номер должен быть тем или иным образом сформирован. Изучим, как это может быть осуществлено.

Принципы формирования табельного номера

Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.

Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.

В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).

ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из четырех цифр (пп. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).

Особенности применения табельного номера

Общепринятым можно считать правило, по которому табельный номер выполняет двойственную функцию:

  • идентифицирует работника;
  • определяет его должность.

Данный подход правомерно обосновать следующими соображениями.

В п. 18 приложения к письму № 75-АБ/89/10-80 (условимся рассматривать его как источник рекомендательного характера) говорится о том, что табельный номер должен фиксироваться в документах по учету заработной платы. Поскольку зарплата начисляется отдельно по каждой должности, по ним следует применять разные идентификаторы — в данном случае в виде табельного номера. Так, в расчетной ведомости (форма № Т-51) напротив каждого табельного номера указывается должность работника.

Узнать больше о специфике применения формы № Т-51 вы можете в статье.

Таким образом, если человек работает на двух должностях у одного работодателя, ему, как правило, присваивается два табельных номера. В структуре журнала учета данных номеров могут быть предусмотрены отдельные графы для специалистов, работающих по совмещению — для удобства учета.

Порядок формирования и применения табельных номеров устанавливается локальным нормативом работодателя. В частности, в нем может быть регламентирован порядок применения табельного номера работника при повторном приеме.

Читать еще:  Дисциплина труда в организации

Ведение личного дела сотрудника сопряжено с обработкой его персональных данных. Как верно организовать хранение персональных данных, какие данные можно хранить, а какие — запрещено? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм работы с перчональными данными, а также бланки и образцы необходимых для этого приказов.

Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?

Однажды присвоенный сотруднику табельный номер по общераспространенному правилу сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных отмеченным письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.

Таким образом, если работник вернулся в компанию в течение 1–2 лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.

Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.

Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).

Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.

Итоги

Табельный номер в соответствии со сложившейся на российских предприятиях практикой кадрового учета назначается работнику при заключении договора. Если сотрудник занимает несколько должностей в фирме, ему выделяется отдельный табельный номер для каждой должности. Если человек увольняется, в течение от года до двух лет работодатель может сохранять за ним табельный номер. Учет номеров ведет ответственный работник с применением специального журнала.

Узнать больше о применении кадровых документов, в которых указывается табельный номер, вы можете в статьях:

Как присвоить табельный номер в 1С:Бухгалтерия 8?

Отправить эту статью на мою почту

Табельный номер в 1С — это специальный цифровой или символьно-цифровой код, который единожды присваивается сотруднику, принимаемому на работу. В большинстве организаций, как правило, используется кадровая система с применением таких номеров. На протяжении всего периода работы сотрудника табельный номер не меняется. В случае увольнения работника и его возвращении обратно в организацию на практике ему будет присвоен тот же номер, который у него был ранее. Это позволяет избежать лишней путаницы. Следует отметить, что в трудовом законодательстве не установлен порядок присвоения номера и организация может его утверждать самостоятельно, по своему усмотрению. Все эти моменты должны быть закреплены в документе, который отражает кадровую политику организации.

Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →

Помимо этого, номера могут присваиваться не только тем сотрудникам, которые числятся в штате, но и временным сотрудникам, внешним совместителям и сезонным работникам.

Наличие номеров помогает облегчить работу специалистам разных отделов организации. По табельному номеру вносятся различные отметки, влияющие на расчет заработной платы. Помимо этого уникальный номер дает возможность без особого труда найти всю необходимую информацию, связанную с отпусками, отгулами, больничными, данными по зарплате каждого сотрудника и прочее. Также важной особенностью использования номеров является то, что они помогают вести учет времени пребывания сотрудника на рабочем месте.

Если у вас есть вопросы по теме табельный номер в 1С, задайте их в комментариях под статьей, наши специалисты постараются ответить на них.

Рассмотрим, как присваиваются табельные номера в 1С, на примере конфигурации Бухгалтерия. Для этого перейдем в раздел программы “Справочники” и выберем справочник “Сотрудники”. Откроется список всех сотрудников, в котором будет отдельная колонка с табельным номером.

Номера в программе присваиваются автоматически при создании нового сотрудника. Создадим нового сотрудника. Пока элемент не сохранен, поле “Таб. номер” будет пустым.

После записи элемента новому сотруднику будет присвоен табельный номер по порядку. В данном примере мы сразу приняли сотрудника на работу при помощи одноименного документа.

В том случае, если в карточке сотрудника нет поля “Таб. номер”, то, скорее всего, оно просто скрыто и необходимо включить его видимость. Для этого в форме сотрудника нажимаем на кнопку “Еще” и выбираем пункт “Изменить форму”.

Напротив поля “Таб. номер” должна быть установлена галочка, тогда поле будет отображаться на форме. Для того чтобы изменить табельный номер необходимо открыть карточку определенного сотрудника, поставить курсор в поле и начать изменение, то программа выдаст следующее сообщение.

Нажимаем “Да” и устанавливаем нужный табельный номер. После чего необходимо сохранить изменения. Следует помнить, что при ручном изменении табельного номера последовательная нумерация может быть нарушена, так как система автоматической нумерации работает следующим образом – новая запись имеет значение на единицу больше максимального. К примеру, если мы изменим табельный номер с КП00-00009 на КП00-00015, то при автоматическом создании следующий табельный номер будет иметь значение КП00-00016.

Смотрите видео-инструкции на канале 1С ПРОГРАММИСТ ЭКСПЕРТ

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector