Как посчитать остатки отпусков на конец года

Остатки отпусков в 1С:ЗУП 8.3. Где посмотреть и изменить остатки отпусков в 1С: ЗУП 8.3

Программа 1С:ЗУП 8.3. дает возможность удобно вести учет отпусков сотрудников организации. Но бывают такие ситуации, что организация только «переходит» на работу в 1С:ЗУП ред. 3.1., а ранее учет велся в других системах или по какой-то другой причине возникает необходимость внести или изменить вручную остатки отпусков.

Все работодатели обязаны предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Обычно размер основного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней, но в некоторых ситуациях длительность отпуска может меняться за счет дополнительных отпусков, назначаемых в организации в зависимости от различных условий. На каждый календарный год составляется свой график отпусков.

Сейчас очень много ситуаций, когда организация «переходит» на работу в 1С ЗУП 3.1 уже в процессе своей деятельности, и ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе. Сотрудники давно приняты на работу, у каждого накоплен какой-то свой «отпускной стаж», им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять». Конечно, при переходе на ЗУП 3.1 эти данные переносятся. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести или изменить вручную.

В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С ЗУП 3.1, их ввод и то, как их изменить. Очень важно корректно отражать подобного рода данные в программе. Иначе может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.

Как быстро посмотреть остатки отпусков по сотрудникам в ЗУП 3.1?

Для того, чтобы посмотреть остатки отпусков в ЗУП 3.1 предусмотрено несколько способов. Рассмотрим каждый из них и разберем, чем они отличаются.

В карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия». Здесь мы увидим остатки по всем видам отпусков сотрудника по состоянию на текущую дату. Более детальную информацию в разрезе видов отпуска и рабочих лет можно посмотреть в Справке по отпускам сотрудника (Рис. 1 и 2).

В документе «Отпуск» по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск». Откроется справка по отпускам сотрудника. В ней мы увидим остатки отпусков по состоянию на дату начала отпуска, указанную в документе «Отпуск». (Рис. 3 и 4).

В разделе «Кадры» — кадровые отчеты. Смотрим отчеты «Остатки отпусков» и «Справка об остатках отпусков». Преимущество этих отчетов в том, что остатки можно сформировать по состоянию на любую дату, указанную пользователем. (Рис 5,6,7).

Отчет «Остатки отпусков» — позволяет посмотреть остатки как по конкретному сотруднику, так и в целом по организации на любую выбранную дату.

Отчет «Справка об остатках отпусков» — предназначена для формирования подробной информации по остаткам отпусков индивидуально по сотруднику по состоянию на любую дату.

Как изменить остатки отпусков?

Для ручной корректировки остатков отпусков в ЗУП 3.1 тоже предусмотрено несколько способов:

В документе «Начальная штатная расстановка» (Документ находится в разделе «Главное» — Данные на начало эксплуатации). При нажатии на ссылку в графе «Отпуска» переходим в открывшееся окно с информацией по отпускам для сотрудника, вводим нужные данные и проводим документ. (Рис. 8,9,10)

В карточке сотрудника по кнопке «Оформить документ» — Отсутствия – Ввод остатков отпусков. В открывшемся окне можно внести информацию по остаткам отпусков, а также установить сотруднику права на различные виды отпусков. (Рис.11 и 12)

• Способ 3.

В документе «Остатки отпусков». Документ находится в разделе «Кадры», но по умолчанию мы его там не увидим. Найти документ можно через панель навигации (пиктограмма в виде шестеренок в правом верхнем углу экрана – Рис.13). Выбираем «Настройка навигации» — в открывшейся форме в левом окне находим «Остатки отпусков» и добавляем двойным кликом мыши, либо кнопкой «добавить» в правое окно. С помощью голубых стрелок можно разместить документ в нужном месте и нажать «ОК». (Рис.13,14,15.16).

Теперь с помощью этого документа можно ввести остатки отпусков по сотрудникам, либо изменить их при необходимости.

Своевременное внесение в программу достоверной информации по отпускам сотрудников значительно облегчит работу сотрудников кадровой службы. Контроль остатков отпусков очень важен для формирования многих кадровых документов, отчетности, а также для того, чтобы не иметь лишних расходов по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудников.

Учет неиспользованных отпусков в программе «1с»

«Зарплата», 2012, N 8

Из статьи вы узнаете, как вести учет использованных и рассчитывать количество неиспользованных дней отпуска в программах «1С: Зарплата и управление персоналом 8» и «1С: Управление производственным предприятием 8».

В прошлом номере журнала мы рассказали, как произвести настройку учета отпусков в программах «1С». В этом материале рассмотрим возможности программ в регулярной работе.

В программах линейки «1С» учет отпуска организован как совокупность следующих операций:

• регистрация персонального права сотрудника на дополнительный отпуск;
• первичный ввод количества неиспользованных дней отпуска за прошлые периоды;
• определение количества неиспользованных дней на текущую дату;
• расчет количества дней неиспользованного отпуска, за которые работнику положена компенсация при увольнении, а также дней отпуска, использованных авансом, за которые следует произвести удержание излишне выплаченных отпускных.

Регистрация персонального права работника на отпуск

Если сотрудник имеет персональное право на дополнительный отпуск определенного вида, например как чернобылец — на отпуск продолжительностью 14 календарных дней (п. 5 ст. 14 и п. 4 ст. 19 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1), необходимо сделать следующие действия (рис. 1 — не приводится):

1. открыть форму «Остатки отпусков» (интерфейс «Кадровый учет организаций»/меню «Кадровый учет»/»Учет невыходов»/»Остатки отпусков»);
2. выбрать фамилию сотрудника;
3. нажать кнопку «Изменить количество дней отпуска в год»;
4. добавить вид положенного отпуска (правая кнопка мыши на поле);
5. указать количество дней отпуска, на которое сотрудник имеет право в течение года;
6. сохранить.

Рис. 1 Рисунок не приводится. Ввод остатков неиспользованных дней отпуска за прошлые периоды

Если программа «1С» используется для учета отпусков не со дня основания организации (то есть не вся история по отпускам прошлых лет отражена в программе), то для последующего определения остатка неиспользованных дней отпуска за прошлые периоды нужно вручную ввести остатки неиспользованных дней отпуска. Это делается один раз в момент перехода на работу в программе «1С».

Для этого бухгалтер должен (рис. 2 — не приводится):

1. открыть форму «Остатки отпусков» (интерфейс «Кадровый учет организаций»/меню «Кадровый учет»/»Учет невыходов»/»Остатки отпусков»);
2. выбрать фамилию сотрудника;
3. нажать кнопку «Редактировать остаток отпуска»;
4. в открывшейся форме нажать кнопку «Рассчитать»;
5. вручную скорректировать остатки;
6. сохранить.

Рис. 2 Рисунок не приводится. Как определить остаток неиспользованных дней отпуска на текущую дату

Информация о том, сколько отпускных дней еще не использовал конкретный сотрудник, содержится в отчете «Справка по отпуску». Отчет открывается из карточки сотрудника так: интерфейс «Кадровый учет организаций»/меню «Предприятие»/»Сотрудники». Кнопка «Печать»/»Справка по отпуску» (рис. 3 — не приводится).

Рис. 3 Рисунок не приводится.

Актуальные остатки неиспользованных дней отпуска по всем работникам можно увидеть в списке «Остатки отпусков» (рис. 4 на с. 33 — не приводится). Он открывается следующим образом: интерфейс «Кадровый учет организаций»/меню «Кадровый учет»/»Учет невыходов»/»Остатки отпусков».

Рис. 4 Рисунок не приводится.

Данные формы бухгалтер может вывести в отчет (правая кнопка мыши на данных/»Вывести список»).

Колонка «Текущий остаток отпуска» содержит данные по суммарному остатку всех видов отпусков на текущую дату.

Для просмотра остатков отпусков на другую дату бухгалтеру нужно установить ее как «Рабочая дата». Для этого в меню «Сервис»/»Параметры»/»Общие» в окно «Использовать значение» ввести интересующую дату (рис. 5 — не приводится).

Рис. 5 Рисунок не приводится. Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск в программе «1С»

Чтобы при увольнении сотрудника выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск, необходимо определить за все рабочие годы количество таких дней отпуска, накопившееся на дату увольнения.

Программа «1С» автоматически определяет начало и конец каждого рабочего года конкретного сотрудника при формировании приказа на отпуск. Приказ вводится в списке, который открывается так: интерфейс «Кадровый учет организаций»/меню «Кадровый учет»/»Учет невыходов»/»Отпуска организаций» (рис. 6 — не приводится).

Рис. 6 Рисунок не приводится.

Также автоматически производится подсчет количества неиспользованных дней отпусков или дней отпуска, использованного авансом, за которое производится удержание излишне выданных отпускных. Результат можно увидеть в двух документах:

• в кадровом документе «Увольнение из организаций» — интерфейс «Кадровый учет организаций»/меню «Кадровый учет»/»Увольнение из организаций» (рис. 7 на с. 35 — не приводится);
• расчетном документе «Расчет при увольнении» — интерфейс «Расчет зарплаты организаций»/меню «Расчет зарплаты»/»Первичные документы»/»Расчет при увольнении сотрудника» (рис. 8 на с. 35 — не приводится). Обратите внимание: автоматически рассчитываются дни одного вида отпуска — указанного в виде расчета «Компенсация отпуска при увольнении» — основного оплачиваемого отпуска.

Рис. 7 Рисунок не приводится. Рис. 8 Рисунок не приводится.

Если необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные дни разных отпусков, например основного и дополнительного, в программе есть такая возможность. Корректировка неиспользованных дней всех отпусков производится вручную. Для этого нужно уточнить остаток неиспользованных дней всех отпусков в отчете «Справка по отпуску» (рис. 3). А затем ввести необходимое количество дней в поле «Дней» документа «Расчет при увольнении». Интерфейс «Расчет зарплаты организаций»/меню «Расчет зарплаты»/»Первичные документы»/»Расчет при увольнении сотрудника» (рис. 8).

Как посчитать остатки отпусков на конец года

ТЕМА: 1С-КАМИН:Зарплата. Версия 5.0

• Линия консультаций
• Нок#191

Вопрос: Какие настройки нужно сделать в программе, чтобы рассчитать и выгрузить в «Бухгалтерию предприятия» резервы отпусков?

Предоставление денежных компенсаций за дни отдыха, отпускных и взносов в фонды происходит за счёт резерва отпусков. Формирование и учёт резерва отпусков – одна из главных забот бухгалтера. Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков должны абсолютно все организации, за исключением субъектов малого предпринимательства: им разрешено сильно не обременять себя бухгалтерским учётом. Такие правила прописаны в ПБУ 8/2010 и Законе о бухучёте.

Каким образом рассчитывается резерв отпусков?

Резерв отпусков рассчитывается на основании среднего дневного заработка сотрудника.

В этом случае бухгалтер должен предпринять такие действия:

• Рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, предусмотренных по закону.
• Определить размер средней зарплаты для каждой категории работников, применяя общие правила.
• Найти сумму отпускных, которые необходимо выплатить сотруднику, используя такую формулу:

ОТПУСКНЫЕ = Дотп. х ЗП ср.д. х (1 + N), где Дотп. – количество неиспользованных дней отпуска; ЗП ср.д. – средняя дневная зарплата; N – взносы во внебюджетные фонды, делённые на 100 (в %).

• Суммировать полученные результаты по каждому работнику.

В программе «1С-КАМИН:Зарплата. Версия 5.0» для формирования резерва необходимо установить флажок «формировать резерв отпусков» в настройках учёта в разделе «Предприятие» (Настройки учёта / Расчёт зарплаты). При этом становится доступным флажок «закрывать фонд оплаты отпусков при увольнении», который предназначен для полного списания фонда оплаты отпуска при увольнении сотрудника.

Ежемесячный расчёт резерва отпусков происходит в документе «Расчёт резерва отпусков» (Расчёт зарплаты / Прочее / Расчёт резерва отпусков). Документ вводится ежемесячно после расчёта документа «Конец месяца». Сумма резерва рассчитывается по основному и дополнительному отпуску, положенных сотруднику (количество дней задаётся при приёме сотрудника на работу). Для расчёта резервов отпусков определяется средний заработок сотрудника по месту работы (так же, как и при расчёте отпуска) и остаток отпуска по каждому виду отпуска. Сумма резерва рассчитывается по каждому виду отпуска и состоит из суммы произведения среднего заработка на остаток отпуска, страховых взносов с этой суммы и взносов ФСС НС с этой суммы.

Списание сумм из фонда оплаты отпусков происходит документом «Расчёт по среднему заработку» (сумма оплаты отпуска) и документом «Конец месяца» (страховые взносы с суммы оплаты отпуска). Для списания сумм оплаты отпуска и страховых взносов необходимо, чтобы в начислении, которое указано в документе «Расчёт по среднему заработку» был установлен флажок «начисляется из резерва отпусков». Полное списание происходит при увольнении сотрудника (по флажку «закрывать фонд оплаты отпусков при увольнении»).

Остатки резерва на начало и конец периода, а также начисленные и использованные суммы резерва можно увидеть в отчёте по резерву отпусков в разделе «Расчёт зарплаты». Отчёт формируется по:

• учреждению: нужно выбрать учреждение, по данным которого будет формироваться отчёт;
• периоду: указывается дата начала и окончания периода, за который будет сформирован отчёт;
• сотрудникам: можно настроить отбор вывода сотрудников в отчёт.

В обработке «Выгрузка проводок в бухгалтерию» есть возможность «выгружать резервы отпусков». При установленном флажке, резервы отпусков будут выгружаться в разделы начисления и отчисления.

Учет резерва отпусков

Формирование оценочных резервов зачастую вызывает у бухгалтеров некоторое сопротивление. Практически все знают об обязанности формировать определенные резервы в бухгалтерском учете, но зачастую резервы не создают. Возможно потому, что не знают, как это делать. Поэтому наша сегодняшняя тема — учет резервов на оплату отпусков.

Содержание статьи:

1. Учет резервов на оплату отпусков нормативная база

2. Резерв по отпускам в бухгалтерском учете

3. Учет резерва отпусков проводки

4. Резервы отпусков в налоговом учете

5. Учет резервов на оплату отпусков примеры

1. Учет резервов на оплату отпусков нормативная база

Резерв по отпускам в бухгалтерском учете должны создавать все организации. Право не создавать такой резерв есть только у организаций, имеющих законное право использовать упрощенные способы учета и отчетности (п. 3 ПБУ 8/2010, статьи 4 и 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете).

Цель создания такого резерва — обеспечение пользователей отчетности достоверной информацией по обязательствам организации перед своими работниками и бюджетом (в части страховых платежей, например). Созданный резерв помогает более взвешенно оценить финансовые обязательства компании и рационально распределять расходы в течение года.

Основной нормативный документ — ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства». ПБУ содержит общие рекомендации по созданию оценочных резервов. А вот определить метод для расчета резерва организации должна самостоятельно, т.к. в ПБУ методы расчета резерва не рассматриваются.

Разработанный метод расчета должен быть закреплен в учетной политике, также должна быть утверждена и форма первичного документа, которым будет оформляться формирование такого резерва. Например, бухгалтерская справка.

Важный момент — определение периодичности формирования резерва. По общему правилу резерв формируется на конец отчетного периода. Для большинства организаций этот календарный год. Значит, можно создавать резерв один раз по состоянию на 31 декабря каждого года.

Но возможно формирование резерва и ежемесячно, и ежеквартально. Если ежемесячное формирование может быть достаточно трудоемко, то выбор квартального расчета представляется рациональным.

В этом случае происходит более равномерное отражение оценочных обязательств в учете. Что важно не только для организаций, для которых квартальная отчетность обязательна. Но и для многих других, которые например, получают кредиты в банках и банковские гарантии, участвуют в электронных торгах.

2. Резерв по отпускам в бухгалтерском учете

Рассмотрим основные подходы к созданию методики определения отчислений в резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете (БУ). Методик разработано достаточно много. Но практически все их можно свести к 3-м вариантам.

Вариант 1.

Определяется количество дней неиспользованного отпуска и средний заработок каждого работника. Затем рассчитывается сумма резерва.

Вариант 2.

Сумма отчислений в резерв определяется исхода из фонда оплаты труда за отчетный период и дней отпуска, которые положены работникам за фактически отработанное время. Чаще всего речь идет о фонде оплаты труда не всей фирмы, а конкретного подразделения. Иногда первые два метода называют Методом МСФО (разработанным на основе МСФО 19).

При ежемесячном расчете берется сумма начислений по оплате труда (ФОТ) и начисленные на нее взносы, делится на положенное в общем случае количество дней отпуска в год (28) и умножается на 2,33 (причитающиеся дни отпуска при полностью отработанном рабочем времени за месяц).

Вариант 3

Рассчитывается по итогам прошлого года. Текущие отчисления в резерв формируются исходя из установленного на весь год процента отчислений. Процент считают по формуле:

Процент отчислений в резерв = Суммы отпускных и компенсаций за неиспользованные отпуска при увольнении и страховые взносы с этих сумм / общая сумма начислений на оплату труда и страховые взносы с сумм оплаты труда.

Этот методом иногда называют нормативным методом, иногда — методом налогового кодекса, хотя в НК РФ речь идет о прогнозируемом размере отчислений. Подробнее про резервы отпусков в налоговом учете — ниже.

3. Учет резерва отпусков проводки

Основное правило при расчете резерва отпусков — начисление резерва отражается на тех же счетах, что и зарплата сотрудников определенного подразделения, либо занятых в определенных работах.

Учет резерва отпусков проводки — в Таблице 1.