Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
6 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инструкция составляем расписку о получении трудовой книжки

Расписка в получении трудовой книжки

Формирование расписки в получении трудовой книжки происходит в случаях, когда по каким-либо обстоятельствам трудовая книжка переходит от работодателя подчиненному. Такая ситуация может возникнуть при увольнении работника, либо ввиду желания сотрудника получить какой-нибудь документ, где потребуется трудовая. Например, загранпаспорт.

Особенности трудовой книжки

Трудовая книжка – очень важный документ. Её главное предназначение заключается в учете трудового стажа, на основе которого в дальнейшем каждому гражданину начисляется пенсия.

Кроме того, трудовая книжка бывает необходима при поиске работы: она дает потенциальным работодателям представление о будущем сотруднике, в том числе позволяет оценить его квалификацию и уровень. Связано это с тем, что документ включает в себя не только сведения о предыдущих местах работы человека, причинах его увольнения, но и о повышениях по службе, награждениях, поощрениях и дисциплинарных взысканиях.

Таким образом, при помощи трудовой книжки можно составить достаточно полный и подробный профессиональный портрет работника.

Открывается трудовая книжка при первом устройстве человека на работу и в дальнейшем сопровождает его на протяжении всей активной трудовой деятельности.

Нормы по ведению и хранению трудовых книжек прописаны в законодательных актах РФ, которые, между прочим, относят данный вид документов к бланкам строгой отчетности, а, значит, и четко регулируют правила их содержания.

Когда и для каких целей оригинал документа выдается на руки

Большую часть времени трудовая книжка находится в кадровом отделе предприятия, на котором трудится человек. При этом место для хранения трудовых книжек обычно защищено от доступа посторонних лиц – такие документы, как правило, лежат в специально отведенной комнате или даже сейфе.

Выдача трудовой книжки производится только по определенным причинам, перечень которых не так уж велик:

  • уход с работы;
  • оформление пенсии – для ее подачи в территориальное отделение ПФР (туда принимают только оригиналы документов);
  • получение загранпаспорта или визы.

Иногда, правда, встречаются ситуации, когда некоторые коммерческие организации (например, банк или компания, в которую человек пришел устраиваться на работу в качестве совместителя) также требуют оригинал трудовой книжки, но в этом случае, чаще всего, работодатель выдает не подлинник документа, а копию или заверенную в надлежащем порядке выписку из него.

Роль расписки

Ответственность за сохранность трудовой книжки лежит на специалисте кадрового отдела организации–работодателя – этот сотрудник в случае порчи или утраты документа обязан восстановить его за свой счет.

Именно поэтому все действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном журнале учета, а если она передается на руки владельцу, то он обязательно должен написать об этом расписку — таким образом, при помощи данного документа к нему переходит ответственность по содержанию и сохранению трудовой.

Кто пишет расписку

Расписка в получении трудовой книжки должна составляться от имени лица, которому она принадлежит. Если этот человек, по каким-либо причинам, не имеет возможности получить трудовую лично, то это может сделать за него его представитель, но только при том условии, что у него на руках будет доверенность, заверенная у нотариуса.

Основные нюансы составления расписки, образец документа

Если вам потребовалось сформировать расписку в получении трудовой книжки, а на предприятии не имеется шаблона этого документа, можно написать расписку в произвольной форме. Ниже располагаются советы по составлению документа, а также его образец.

Для начала общая информация: расписка пишется в простой письменной форме от руки в свободном виде на обыкновенном листе бумаги или на фирменном унифицированном бланке работодателя.

Расписку можно печатать и на компьютере, но этот способ оформления не очень приветствуется, так как в случае возникновения разногласий между сторонами провести графологическое исследование (на предмет установки принадлежности почерка тому или иному человеку) будет затруднительно.

Расписку следует писать четко, без помарок и ошибок, а если таковые все же случились, лучше не исправлять их, а составить документ заново.

Текст расписки обязательно должен включать в себя:

  1. Наименование организации–работодателя.
  2. Место и дату составления документа.
  3. Фамилию-имя-отчество человека, который забирает трудовую книжку, его паспортные данные (в том числе дату рождения), адрес регистрации и место проживания.
  4. Если получение трудовой происходит по доверенности, в бланке расписки следует сделать об этом соответствующую отметку (с указанием даты и места выдачи доверенности). Точно также в расписку вносятся сведения о том, кто отдает документ.
  5. Далее указывается номер трудовой книжки и прочие идентификационные характеристики. Здесь же важно отметить и то, для каких целей передается документ.
  6. В завершение расписку следует заверить автографом человека, который забирает трудовую (при этом надо удостовериться в том, что подпись идентична той, что проставлена в его паспорте) и подписью лица, ее выдавшего.

Расписка, как правило, делается в единственном экземпляре и остается в кадровом отдела предприятия, где вкладывается в личное дело работника. К ней тут же прилагаются копии каждого листа трудовой книжки (удостоверенные печатью организации и подписью ответственного сотрудника) на тот случай, если владелец трудовой умудрится потерять ее и потребуется сделать дубликат.

Правила выдачи трудовой книжки на руки: заявление и расписка


Так как бланки трудовой книжки и вкладыша являются документами строгой подотчетности, то они хранятся в бухгалтерии. Сотрудники кадровой службы для их получения должны составить соответствующий запрос. Строгость касается не только хранения, но и заполнения, выдачи ТК на руки. Кстати, заполненные книжки сотрудников хранятся у кадровиков. А чему здесь удивляться? Данная книжка – единственный документ, способный подтвердить стаж работника при обращении в Пенсионный Фонд. На восстановление утерянного документа уходит уйма времени, поэтому контроль столь высок. Попробуем разобраться, что может послужить причиной выдачи трудовой книжки работнику на руки.

Что было раньше?

Прежде, ТК возвращались сотрудникам лишь в случае наступления пенсионного возраста или при увольнении. Если какая-либо организация требовала представить данные из книжки, то специалисты выдавали людям лишь заверенные копии документа. 2015 год привнес некоторые изменения в порядке выдачи книжек, не смотря на существовавший ранее образец поведения в данной ситуации. В соответствии с 216-ФЗ, который был принят 21.07.2014 года, появились новые основания для выдачи оригинала сотрудникам.

Хранение и оформление ТК регламентируется Трудовым кодексом и Инструкцией. Если руководствоваться данными документами, то раньше дня увольнения работнику оригинал своей книжки не получить. А вот при увольнении можно написать заявление на выдачу оригинала документа, а также копий приказов о приеме и увольнении, распоряжений, данных о наградах и премиях, подтверждение трудовых заслуг и заработной платы. Данный список можно продолжать бесконечно, так как за длительный период работы подобной информации в личном деле накопится очень много. Оригиналы некоторых из перечисленных документов выдаются под расписку о получении.

Но, весь период работы – книжка находится на предприятии. Упоминание о том, что даже для Пенсионного Фонда работникам на руки выдается лишь заверенная копия или выписка из оригинала содержится в 62 статье Кодекса.

Трудовой кодекс предусматривает лишь один случай, когда книжка выдается раньше даты увольнения. И это тогда, когда перед увольнением сотрудник отправляется в заслуженный отпуск. В таком случае – в последний рабочий день перед отпуском сотрудник может претендовать на выдачу ему полного пакета документов. Представитель кадровой службы берет с работника расписку, которая подтверждает получение документа на руки. Данные о выдаче вносятся в Журнал движения трудовых книг.

Читать еще:  Индивидуальный график работы сотрудника образец

Утеря, порча ТК

Как уже говорилось ранее, ответственность за сохранность документа несет представитель кадровой службы, поэтому, если он незаконно выдаст работнику на руки ТК, а тот ее потеряет – отвечать за это будет кадровик.
Предположим, что кадровик выдал книжку, а ее потеряли или испортили – придется оформлять дубликат. Не смотря на то, что в утрате виноват работник и в любой другой ситуации это ему пришлось бы добиваться получения дубликата, здесь всё происходит по-другому. Ответственному лицу придется обойти кучу организаций, где сотрудник трудился ранее, и получить подтверждения его стажа из-за собственной ошибки.

По законодательству, при проведении проверки в случае несоблюдения Правил хранения, будет наложен штраф. А именно:

  • От 1 до 5 тысяч рублей на ответственное лицо (повторное нарушение от 10 до 20 тысяч).
  • От 30 до 50 тысяч рублей на организацию в целом (повторное нарушение от 50 до 70 тысяч).

Трудовая инспекция также может наложить штрафные санкции указанных размеров при отсутствии Журнала хранения книг или его неверном оформлении.

Риск слишком велик, чтобы идти на уступки перед мольбами сотрудников о выдаче им на руки документа. Представитель кадровой службы должен был несколько раз подумать прежде, чем принимать подобное решение. А не приведут ли такие действия к увольнению? Приходилось решать самому.

Новые правила выдачи документа на руки с 2015 года

С начала 2015 года вступили в силу поправки к Кодексу и другим актам, регулирующим хранение ТК, а именно 216-ФЗ, принятый 21 июня 2014 года. Теперь, без нарушения каких-либо законодательных актов, кадровики могут выдать книжки на руки сотрудникам, но на ограниченный период времени.

Теперь немного снизился уровень ответственности кадровиков. Можно без всяких последствий выдать документ, ведь закон уже вступил в силу. Достаточно получить заявление или расписку о выдаче документа от работника. Нововведение защищает права сотрудников и нанимателей в одинаковой степени.

Когда в кадровую службу поступает просьба выдать документ на руки – специалист должен разъяснить все положения нового закона работнику.

Особенно следует отметить тот факт, что выдача происходит на строго определенный срок и для получения документа нужно написать заявление (расписку). Теперь в Пенсионный фонд или другое учреждение социального обеспечения можно идти с оригиналом, а не копией книжки.

Выдача трудовой книжки с 2015 года

  1. Трудовая книжка выдается на руки только при наличии заявления установленного образца (под расписку) и лишь для целей социального страхования. Заявление проходит обязательную регистрацию, ему присваивается номер.
  2. По правилам, документ передается на руки работнику по истечении 3 дней с момента получения заявления от сотрудника, об этом должна быть сделана отметка в Журнале хранения. Так как в нем нет специальной графы для внесения подобных данных, то руководство предприятия может издать приказ об использовании неунифицированного бланка Журнала учета движении книг и вкладышей.
  3. Те же 3 дня даются для возврата документа на хранение в кадровую службу, после получения книжки назад из органов социального обеспечения.

Можно предположить, что данная схема была разработана лишь для особых случаев, таких как пенсионное обеспечение. Для прочих ситуаций правила остаются прежними – либо копия, либо заверенная выписка и никак по-другому. Возможно, после внесения поправок ТК можно будет забирать и для предоставления в иные организации, например, при работе по совместительству.

Также, ожидается, что будут введены штрафные санкции к кадровым работникам, которые по истечении 3 дней не выдали документ сотруднику и касательно работников, вовремя не вернувших Трудовую книжку на хранение. Но на данный момент, о подобных нововведениях не сообщалось. Законодательный проект требует внесения поправок, регламентирующих возникновение непредвиденных ситуаций с ТК. Остается лишь набраться терпения и ждать, пока все вопросы будут решены.

Порядок учета, хранения и регистрации трудовых книжек

Разъясните, пожалуйста, поподробнее насчет ведения учета, регистрации и хранения трудовых книжек в организации, а также про должностные инструкции.

Как выглядит образец журнала регистрации трудовых книжек (ТОО)? Можно ли при приеме на работу сотрудника, оставить только копию трудовой книжки, а оригинал ТК вернуть работнику? И если трудовые книжки приносят только при увольнении, чтобы сделать одновременно записи о приеме и увольнении, нужно ли регистрировать их в журнале? Если трудовые книжки будут хранится у работодателя, обязательно ли давать расписку о сохранности ТК, и как будет выглядеть данная расписка? При разработке должностных инструкций, должностные обязанности должны соответствовать один в один с единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТК)? И если не на все должности работников имеются должностные инструкции, считается ли это нарушением?

Трудовым законодательством не регламентируется форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, следовательно, форма книги (журнала) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждается работодателем.

Пунктом 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства Республики Казахстан от 14 октября 2011 года № 1167, предусмотрено, что кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные работникам. При получении трудовой книжки в связи с прекращением трудового договора работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

На основании изложенной нормы Правил при разработке формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них целесообразно указать следующие графы:

  1. Ф.И.О. работника;
  2. Номер трудовой книжки;
  3. Дата приема или заполнения трудовой книжки/вкладыша;
  4. Подпись лица, принявшего трудовую книжку;
  5. Дата выдачи на руки трудовой книжки;
  6. Подпись работника о получении трудовой книжки.

В соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 31 Трудового кодекса Республики Казахстан для заключения трудового договора одним из необходимых документов является документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж).

Пунктом 3 статьи 31 Трудового кодекса Республики Казахстан предусмотрено, что в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

Согласно пункту 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек по желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений хранится у работодателя по месту работы.

Из изложенных норм законодательства следует, что работник по своему усмотрению может хранить у себя на руках трудовую книжку, а может передать её на хранение работодателю. В том случае, если трудовая книжка остается у работника на руках, работодатель вправе хранить у себя копию указанного документа.

В том случае, если трудовую книжку работник приносит лишь для внесения в неё записей, то есть она не остается на хранении у работодателя, оснований для регистрации данного документа в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них у работодателя не имеется.

Пункт 3 статьи 31 Трудового кодекса Республики Казахстан предусматривает обязанность работодателя выдать работнику обязательство о возврате принятого на хранение оригинала документа. Типовая форма обязательства трудовым законодательством Республики Казахстан не регламентируется.

Читать еще:  Дополнительный отпуск инвалидам в 2021 году

Таким образом, работодатель вправе по своему усмотрению утвердить форму данного обязательства — сохранной расписки. Однако следует учитывать, что расписка должна содержать реквизиты, предусмотренные пунктом 11 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570. Согласно вышеуказанному пункту Правил субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять документы на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210мм). При составлении документов на листах бумаги указывается:
1) официальное наименование организации, издавшей документ;
2) наименование вида документа, за исключением писем;
3) дату документа;
4) регистрационный номер документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи;
6) оттиск печати.

В соответствии с пунктом 37.Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам подписываются руководителем организации, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Подпись документа включает:
1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование структурного подразделения или организации (если документ оформлен не на бланке);
2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

Таким образом, подписывать расписку о приеме трудовой книжки вправе лицо, оформляющее прием и увольнение кадров — начальник отдела кадров.

Согласно пункту 39 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

Текст расписки о получении трудовой книжки целесообразно указать следующего содержания:

Дана в том, что мной, ____________________________________, работником отдела кадров ТОО «____________________», была принята трудовая книжка серия_____№______ __________________________________ в связи с заключением трудового договора.

В соответствии с пунктом 2 Правил разработки, апробации, пересмотра, утверждения и применения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих указанный справочник применяется организациями независимо от видов экономической деятельности и организационно-правовых форм и предназначены для установления сложности определенных видов работ, установления квалификационных требований к работникам и присвоения квалификационных разрядов в соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками, определения правильных наименований профессий рабочих и должностей служащих.

Следовательно, организациям любой формы собственности, в Вашем случае — ТОО, необходимо руководствоваться указанными требованиями. Однако законодательством Республики Казахстан ответственность на работодателя не может быть наложена за несоответствие наименований должностей Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих.

Законодательством Республики Казахстан не предусмотрена ответственность работодателя за отсутствие должностных обязанностей. Однако следует отметить нецелесообразность введение на предприятии должностных инструкций для ограниченного числа должностей. Поскольку должностной инструкцией является документ, в котором отражаются конкретные обязанности работника, целесообразно разработать должностные инструкции, касающиеся всех должностей, утвердить их приказом директора Вашего ТОО, ознакомить каждого сотрудника под роспись.

Расписка в получении трудовой книжки

Расписка о получении трудовой книжки на руки — это документ с подтверждением факта ее выдачи работнику. С момента трудоустройства и до дня увольнения ТК хранится в отделе кадров или в бухгалтерии предприятия, и ответственность за ее сохранность лежит на работодателе. Исключение: ситуации, когда работник выбрал электронный формат ТК, — тогда бумажный документ о стаже отдают раньше.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Что говорит закон

Статья 62 ТК РФ предписывает выдать трудовую книжку (ТК) по заявлению работающего сотрудника для решения вопросов, связанных с обязательным социальным страхованием (пенсия). Закон не требует в этом случае от работника какой-либо бумаги, но для работодателя важно удостоверить факт выдачи документа (исполнение обязанности). Для этих целей с сотрудника нужно брать расписку о выдаче трудовой книжки на определенное время и обязательство вернуть ее.

В каких случаях возможна выдача ТК

По закону бумаги, касающиеся работы, выдаются сотруднику на руки только в следующих случаях:

  • при расторжении договора, в последний день работы (п. 41 постановления правительства РФ № 225);
  • для предоставления в государственные организации с целью оформления социальных выплат (ст. 62 ТК РФ);
  • при переходе на формирование данных о стаже и рабочей деятельности в электронном формате.

Во всех остальных случаях работодатель при необходимости выдает работнику заверенную копию ТК ( ст. 62 ТК РФ и п. 7 правил).

При выдаче оригинала обязательно необходимо взять с работника подтверждение получения бланка на руки. Не сомневайтесь, нужна ли расписка о получении трудовой книжки в связи с увольнением, — лишний документ никогда не помешает, а вы снимете с себя ответственность, если сотрудник потеряет или испортит полученную ТК (кто знает: может, заявит, что подпись в книге учета выдачи трудовых не его).

Правила составления расписки

В законе не сказано, как оформлять такое свидетельство, унифицированной формы не установлено. Потому его составляют в любой форме. Основное правило — в нем четко указано, что человек забрал оригинал из отдела кадров работодателя для определенных целей. Это освобождает организацию от ответственности за хранение в тот период, когда документ о стаже человека находится у него на руках.

Если выдается трудовая книжка на руки работнику под расписку, то рекомендуется придерживаться следующих правил. Прежде всего необходимо сделать копии каждой страницы документа. Также следует получить от сотрудника подтверждение, что работодатель исполнил свою обязанность и выдал испрашиваемые бумаги ему на руки по его заявлению.

Чтобы удостоверение о получении было полным, работнику следует написать в нем следующую информацию:

  • дату составления;
  • текст, в котором обязательно указаны реквизиты запрашиваемого к выдаче документа;
  • причину, по которой сотрудник просит предоставить ему бланк;
  • срок, в течение которого обязуется его вернуть (три дня);
  • подпись получателя и расшифровку подписи.

Посмотрите, как выглядит образец расписки в получении трудовой книжки на руки на время для предоставления в ПФР и оформления пенсии:

ТК выдается на определенный срок, который оговаривается с сотрудником отдела кадров. По окончании работы с документом его необходимо вернуть в отдел кадров предприятия в течение трех дней. После этого расписка об обязанности предоставить трудовую книжку гасится и передается на хранение, дополнительно составляется подтверждение возврата оригинала в организацию.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что делать, если трудовая книжка потеряна. Используйте эти инструкции бесплатно.

Расписка в получении близкими родственниками

Она необходима, если сотрудник умер. Бланк выдают родственникам умершего на основании заявления, к которому прикладывают копии справок, подтверждающих родственные связи с умершим сотрудником. При выдаче ТК обязательно указывают данные родственника, которому она выдана на руки.

Как подтвердить выдачу после перехода на формирование ТК в электронном формате

До 31.12.2020 работники обязаны в письменном виде сообщить, сохраняют ли они бумажные книжки или переводят их в электронный формат. Граждане вправе и позже отказаться от ведения ТК на бумаге, подав соответствующее заявление.

Если человек переходит на электронную ТК, то работодатель прекращает хранить его бумажную ТК и передает ее владельцу. Подтверждением получения документа о стаже в таком случае выступает заявление сотрудника о согласии перевести данные в электронный формат.

Статьи

Использование штампов в рабoте кадровика

Скоробогатова Т.

Читать еще:  Бессрочный трудовой договор образец и пример составления

Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма размеры и технические требования», разработанном в соответствии ФЗ «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ.

В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.

До 2005 г. на территории столицы действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы», утвержденные Распоряжением Мэра Москвы от 25.08.98 № 843-РМ, которые подробно регламентировали эти вопросы.

С принятием московским Правительством Постановления от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП «О ликвидации Московской регистрационной палаты» Временные правила прекратили свое действие, однако содержащиеся в них требования успели войти в деловую практику и стали ее обыкновениями, поэтому статья изложена через призму этого уже недействующего акта.

Размеры и формы штампов

Размеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной формы, где обычно указывается справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т.п.), а также треугольные – как правило, используемые для внутренних документов и справок.

Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую вы хотите указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.

Виды штампов

Работники кадровой службы часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнения соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается.

Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:

  1. «Копия верна» (размер 14 × 38 мм) – применяется для заверений копий документов.
  2. «Выдан вкладышсерия _____ № ______»(размер 60 × 33 мм) – применяется для проставления отметки о выдаче нового вкладыша в трудовую книжку (руководствуясь статьей 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»: «При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается сериия и номер вкладыша»;
  3. «С записью ознакомлен (а)» (размер 18 × 47 мм) – применяется при внесении записи об увольнении в трудовой книжке или вкладыше к трудовой книжке;
  4. «Экземпляр организации» (размер 10 × 27 мм) – применяется для маркировки кадровых документов и хранится в организации;
  5. «Экземпляр сотрудника» (размер 10 × 27 мм) – применяется для маркировки экземпляра для сотрудника;
  6. «Всего скреплено и пронумеровано _____ лист(ов)» (размер 33 × 60 мм) – применяется при изготовлении и заверении листов на документе (количество листов указывается цифрами);
  7. «Второй экземпляр документа на руки получен » (размер 23 × 59 мм) – применяется при составлении документов в двух экземплярах, а также при передаче второго экземпляра на руки сотруднику. Например, трудового договора в письменной форме, в соответствии с ч. 1 ст. 67 ТК, которая предусматривает, что один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
  8. «Фамилия … изменена на фамилию … на основании …» (размер 33 × 60 мм) – применяется при внесении записи об изменении фамилии в трудовой книжке. Согласно пункту 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69, «указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)».
  9. «Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о высшем образовании серия _______ № ____ выдан «__» __________ 201__ г.» (размер 37 × 76 мм) – применяется при внесении записи об изменении сведений об образовании в трудовой книжке. В соответствии с пунктом 2.4. Инструкции по заполнению трудовых книжек, «изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей».
  10. «Дубликат» (размер 10 × 14 мм) – применяется при выдаче дубликата трудовой книжки на основании пункта 1.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек «При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера».

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку.

Учет и хранение штампов

Для учета штампов Правила предписывали вести журнал, который находится в кадровой службе и хранится в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Эта регистрационная форма и сейчас помогает кадровикам четко фиксировать каждый случай выдачи штампа, чтобы впоследствии избежать претензий по поводу того, что штампы могли быть не выданы или утеряны. На журнале учета штампов проставляется пометка «Для служебного пользования», листы нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью и подписью руководителя организации. Сотрудник, персонально ответственный за учет, использование и хранение штампов, назначается распорядительным документом руководителя компании. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку. Журнал учета штампов представлен в приложении № 2 и может содержать следующие колонки:

  • номер по порядку,
  • оттиск или эскиз штампа,
  • «получил» с датой и подписью,
  • «сдал» с датой и подписью,
  • примечание.

Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.

Упорядочение использования штампов в организации регламентируется, представляющим собой обычно инструкцию о порядке учета, использования, хранения и уничтожения штампов, примерный образец которой приведен в Приложении № 3. Инструкция утверждается первым лицом организации.

Таким образом, различные штампы могут оптимизировать работу в кадровом делопроизводстве: они ускоряют обработку документов, обозначают его статус и упорядочивают документооборот организации, поэтому необходимы любой кадровой службе.

Приложение 1

Образец бланка письма об изготовлении штампа

Форма журнала учета штампов

Инструкция по регламентированию учета, использования, хранения и уничтожения штампов (примерный образец)

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector