Должностная инструкция секретарю приемной руководителя
Должностная инструкция секретарю приемной руководителя
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации.
2. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы.
3. В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:
— законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;
— методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;
— приказами руководителя организации (непосредственного руководителя);
— правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;
— настоящей должностной инструкцией.
4. Секретарь приемной руководителя должен знать:
— нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
— структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
— методы оформления и обработки документов;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— основы организации труда и управления;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы административного права и законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
5. Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
6. Для выполнения возложенных на него функций секретарь приемной руководителя обязан:
6.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
6.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
6.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
6.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
6.5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
6.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
6.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
6.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
6.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
6.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
6.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
6.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
6.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
6.15. Копировать документы на персональном ксероксе.
6.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
6.17. Оказывать содействие и сотрудничать с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщать непосредственному руководителю о каждом случае производственного травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда.
6.18. Принимать необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывать первую помощь пострадавшему, принимать меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной охраны.
3. ПРАВА
7. Секретарь приемной руководителя имеет право:
7.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
7.2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.
7.3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
7.4. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.
7.5. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).
4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)
5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
10. Работу секретаря приемной руководителя оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).
11. Секретарь приемной руководителя несет ответственность:
11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.
11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
11.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
11.4. За несоблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты — в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь и локальных актов в _____________________.
КОММЕНТАРИЙ
Должностная инструкция разработана в соответствии с квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятельности, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. N 159 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. N 29).
Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.
Должностная инструкция секретаря приемной
1. Общие положения
1.1. Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя предприятия.
1.2. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.
1.3. Секретарь приемной руководителя подчиняется ____________________.
1.4. В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:
— законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;
— методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;
— уставом предприятия;
— приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);
— правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь приемной руководителя должен знать:
— нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
— структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— основы организации труда и управления;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы административного права и законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.
II. Функции секретаря приемной
На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:
2.1. Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация проведения телефонных переговоров руководителя.
2.4. Организационная подготовка заседаний и совещаний.
2.5. Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.
2.6. Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
2.7. Организация приема посетителей.
III. Должностные обязанности секретаря приемной
Для выполнения возложенных на него функций секретарь приемной руководителя обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
3.5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Копировать документы на персональном ксероксе.
3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
IV. Права секретаря приемной
Секретарь приемной руководителя имеет право:
4.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
4.2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.
4.3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
4.4. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.
V. Ответственность секретаря приемной
Секретарь приемной руководителя несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
Должностная инструкция секретаря руководителя
Из статьи вы узнаете:
Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту
Такое понятие как « профессиональный стандарт » или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.
Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.
На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.
Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:
Профстандарт « Секретаря руководителя » был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.
Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:
- Помощник руководителя.
- Секретарь руководителя.
- Делопроизводитель.
- Секретарь-администратор.
Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.
Секретарь руководителя: в чем заключаются должностные обязанности?
Именно в общем профстандарте прописываются должностные обязанности и инструкции для упомянутых специалистов. В профстандарте секретаря руководителя указаны:
- Требования, которые предъявляются к уровню образования.
- Требования относительно опыта работы.
- Необходимые навыки и знания.
- Должностные обязанности.
Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.
Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте. Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода. Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.
Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:
- для определения должностных обязанностей персонально для каждой должности;
- для оптимального и эффективного распределения обязанностей между сотрудниками, которые занимаются секретарской деятельностью, таким образом, можно исключить факт осуществления двойного функционала;
- для определения и ограничения круга прав и обязанностей относительно каждой отдельной позиции;
- для установки четких и понятных критериев, с помощью которых можно оценить эффективность работы специалистов.
Вам также будет интересно:
В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?
По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.
Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.
Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.
По профстандарту секретарь руководителя должен:
О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту
К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:
- Эффективно планировать рабочее время.
- Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
- Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
- Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
- Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
- Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
- Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
- Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.
Вам также будет интересно:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря-референта
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности секретаря приемной руководителя_____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2.На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним специальным образованием и стажем работы по профилю не менее 2 лет.
1.3.Секретарь приемной находится в подчинении у __________________________________.
1.4.В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:
-законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;
-приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);
-правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;
-методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;
-настоящей должностной инструкцией.
1.5.Секретарь приемной руководителя должен знать:
-нормативные правовые акты, иные руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
-правила пользования приемно-переговорными устройствами;
-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
-правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
-основы этики и эстетики;
-структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
-методы оформления и обработки документов;
-правила делового общения;
-основы организации труда и управления;
-правила эксплуатации вычислительной техники;
-основы административного права и законодательства о труде;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-правила и нормы охраны труда.
1.6.В период отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности возлагаются на его заместителя, назначаемого в установленном порядке, несущего полную ответственность за их должное выполнение.
На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:
2.1.Организация проведения телефонных переговоров руководителя.
2.2.Организационная подготовка заседаний и совещаний.
2.3.Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
2.5.Контроль выполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.
2.6.Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
2.7.Организация приема посетителей.
3. Должностные обязанности
Секретарь приемной обязан:
3.1.Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
3.2.Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.3.Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
3.4.Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.5.Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.6.Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.
3.7.Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.8.Составлять по поручению руководителя письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9.Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10.Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.11.Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
3.12.Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.13.Копировать документы на персональном ксероксе.
3.14.Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.15.Осуществлять контроль исполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
3.16.Вести контрольно-регистрационную картотеку.
Секретарь приемной руководителя вправе:
4.1.Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
4.2.Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.
4.3.Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
4.4.Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.
Секретарь приемной руководителя ответственен за:
5.1.Невыполнение (недолжное выполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.
5.2.Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.
5.3.Причинение материального вреда в определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Корпоративный правила компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
