Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
8 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Деловая поездка руководителя как все организовать?

Деловая поездка руководителя как все организовать?

Работать и отдыхать

Все чаще на мероприятиях, посвященных трендам business travel и MICE, возникает тема удовлетворенности путешественника. Постепенно бизнес-путешественник занимает центральное место в организации поездок, вытесняя с первых позиций еще недавно незыблемые оптимизацию бюджета и достижение цели любой ценой. Многие исследования, а также здравый смысл показали, что человек, которому комфортно в поездке, будет в разы эффективнее работать в командировке, чем тот, кто по дороге преодолел полосу препятствий и мечтает только об отдыхе.
Так что неудивительно, что одним из основных мировых трендов многие эксперты называют bleisure. Что, если говорить крайне обобщенно, подразумевает совмещение работы (business) и отдыха (leisure).

Согласно ряду исследований, проведенных в 2016 году, более 40% деловых поездок, совершенных за последнее время, продлевались для того, чтобы их участники смогли немного отдохнуть и развеяться. Более того, поездки продлевали для этого практически на столько же дней, сколько длилась собственно деловая часть командировки.

Иногда сотруднику разрешают воспользоваться и корпоративными тарифами для оплаты отеля. Очевидно, что развлекательная часть командировки в данном случае чаще всего проходит там же, где и деловая. То есть если человек приехал на конгресс в Лондон на три дня и попросил продлить ему пребывание в городе на выходные, вряд ли он поедет осматривать красоты Эдинбурга в это время.

Любопытно, что во время таких поездок люди более активно тратят деньги на развлечения, потому что за короткое время хочется успеть увидеть как можно больше.

Тема не нова

Тема bleisure для мирового рынка не нова. Еще в 2014 году вышло исследование Bridgestreet Global Hospitality, посвященное этому явлению. Судя по цифрам, для многих такого рода путешествия стали образом жизни, при этом 78% опрошенных отмечают, что такие поездки делают их гораздо более лояльными к своей работе, однако менее чем у 14% респондентов bleisure так или иначе официально регламентировано в компании.
Согласно недавнему исследованию Booking.com, популярность bleisure продолжает расти. И это касается не только слияния работы и отдыха: возможность таких поездок способствует лояльности сотрудников. Теперь, собираясь в командировку, люди готовят не только презентации и деловые костюмы, но и планы на знакомство с тем местом, куда они едут, таких бизнес-путешественников, по данным исследования, уже 49%. А порядка 75% участников опроса планируют совершить как можно больше таких поездок в ближайшем будущем. Если раньше bleisure не придавали такого значения, считая, временами справедливо, что это потеря времени и может даже повредить карьере, то теперь угол зрения изменился. Bleisure дает отличную возможность расширить горизонты, иначе взглянуть на какие-то вещи и в итоге добиться большего в работе. Более того, для 30% опрошенных bleisure столь привлекателен, что они готовы согласиться на менее оплачиваемую работу, лишь бы иметь возможность путешествовать.

В свою очередь Expedia провела исследование с целью создать профиль американских бизнес-путешественников, практикующих bleisure. Оказалось, что 43% всех командировок – это bleisure trips. То есть на американском рынке это вполне распространенная практика. Судя по цифрам, решение добавить к командировке день-другой отдыха очень зависит от ее целей. Чаще всего это делают те, кто едет на конференции (43%), с небольшим отставанием идут встречи с клиентами (34%), 24% у тимбилдингов, по 9% у продаж и прочих целей.
Место, куда человек направляется в командировку, чаще всего является определяющим фактором для bleisure.

У нас – особенная стать

В России к совмещению командировки с отдыхом пока отношение двоякое. Связано это и с нашим менталитетом, и с некоторыми особенностями кадрового и бухгалтерского учета, и с экономической ситуацией в стране. Более того, даже с определением этого термина у экспертов есть расхождения.

«Bleisure нет на рынке России сегодня и, на мой взгляд, эта тема не станет актуальной на практике в обозримом будущем. У меня возникает чувство, что подобно многому другому хорошему, что мы слышим от наших коллег на международных выставках, в прессе и социальных сетях, в отсутствие способности к генерации собственного контента, мы хватаем новый термин как the next Big thing и пытаемся как можно скорее запустить на рынок локальный. Притом под запусками мы понимаем не практический запуск, то есть реализацию, как запускают новые продукты или модели. У нас получаются только разговоры на заданную тему, поскольку ни ресурсов, ни квалификации, ни потребности, что главное, в этой идее на локальном рынке нет.

Bleisure предполагает изменения в практике организации процесса командирования сотрудников. Соответствующие изменения касаются перенесения поощрительных или комфорт-элементов туристической поездки в непосредственный котел командировки в том или ином виде. Простой пример: возможность добавить несколько дней отпуска к бизнес-поездке. Классная идея, всем нравится, только по российскому законодательству РФ не проходит. И так далее», – считает заместитель генерального директора компании Unifest Дмитрий Марьин.

Генеральный директор компании Business Travel Management Павел Васин отмечает, что в этом вопросе мяч плотно засел на половине поля корпоративного клиента. Ведь bleisure – это в первую очередь мотивация и забота о своем сотруднике посредством совмещения деловой встречи и небольшого отпуска в другой стране. «К нашему рынку это пока не относится, если речь не идет о крупных компаниях и филиалах иностранных фирм или о самостоятельной инициативе сотрудника, который хочет совместить приятное с полезным в далекой и экзотичной стране, в которую он может никогда больше не попасть в будущем», – говорит эксперт.

Он также считает, что тренда на российском рынке пока нет. «Тренд – это понятие повсеместное. Радует уже то, что об этом стали потихоньку говорить. Это стало интересовать не только корпоративного клиента, как инструмент лояльности, но и TMC и объекты размещения, которые хотят сделать допродажу и увеличить чек. Некоторые стали воплощать это в жизнь, но если речь идет о поездках и перелетах на очень большие расстояния. Правда, исключительно с точки зрения времени на сон сотрудника. При этом прошу не путать понятие bleisure с некой разновидностью инсентива, когда, решая определенные задачи, – участие в недельной выставке, например, – компании параллельно организуют досуг и отдых своим сотрудникам. И исключительно в рамках групповой поездки. Это было и раньше. Мы же говорим о командировке формата два дня максимум, где компания может предложить и устроить дополнительный день отдыха», – подчеркнул Павел Васин.

Генеральный директор IBC Corporate Travel Анатолий Курюмов полагает, что в условиях российского рынка bleisure рассматривается как эмоциональная составляющая деловой поездки. «Эта часть существовала всегда, так как наверняка каждый из нас, отправляясь в командировку, отмечает для себя дополнительный список мест в городе назначения (памятники, музеи, театры и прочие достопримечательности), которые интересно посетить в свободное от рабочих вопросов время. Однако только сейчас компании начали официально отражать это в своих трэвел-политиках, озаботившись эмоциональным состоянием своих сотрудников. Например, это может быть отражено так: если деловая поездка сотрудника заканчивается в пятницу, то у него есть возможность продлить проживание по корпоративному тарифу и улететь домой в воскресенье, обеспечив себе свободный день на изучение культурных объектов и достопримечательностей города», – рассказывает он.

«Bleisure – очень распространенная практика для бизнес-путешественников, то есть клиентов, заказывающих услуги business travel. В MICE мы также наблюдаем некоторый спрос. Он пока невелик, но вполне заметен. Например, недавно мы «продлевали отдых» на Кипре для 10 участников конференц-группы из 490 человек.

Bleisure не востребован для российского направления. Связано ли это с уверенной самостоятельностью в путешествиях по родным просторам, с недостаточной информированностью о привлекательности и возможностях отечественного направления или с каким-то иным фактором – непонятно. Факт остается фактом – деловые путешественники, как правило, остаются для личного отдыха после зарубежного мероприятия», – рассказывает Татьяна Мольтер, руководитель направления стратегических программ MAXIMICE.

Несколько иначе смотрит на это генеральный директор Continent Express Станислав Костяшкин. «Понятие bleisure прочно вошло в индустрию бизнес-трэвела уже лет 10 тому назад, поэтому говорить о том, что это какая-то новая тенденция, не совсем верно. Проблема в том, что в России термин bleisure используется не совсем корректно. Сейчас все трактуют это понятие как сочетание деловой командировки с отдыхом. Иными словами, когда сотрудник прибавляет к деловой поездке несколько дней на отдых. На самом деле, bleisure – несколько иное по смыслу понятие. Прежде всего, это привнесение в повседневную деловую рутину тех элементов, к которым человек привык при оформлении своих частных поездок и в его out of office life. Приведу пример. Маша каждые выходные ездит со своим молодым человеком в кино, используя одно из приложений вызова такси. Быстро и без проблем. А с понедельника по пятницу Маша – сотрудница крупной корпорации со своими нормами и правилами. И чтобы поехать куда-либо по работе она должна оформить на такси заявку, отнести ее, заверить, дождаться одобрения, а дальше ждать подачу машины. Сначала Маша терпит, тихонько чертыхаясь на всю эту волокиту, а потом идет к руководству и настоятельно требует использования этого самого приложения или иной аналогичной службы, соответствующей по удобству, быстроте и цене, для решения служебных задач. Вот это привнесение в корпоративную жизнь из обычной удобных «фич» и есть bleisure».

Документальное подтверждение

В компаниях, по крайней мере крупных, процесс организации бизнес-поездок описан в трэвел-политике. Как туда вписать bleisure-поездки и надо ли это делать?

«На этот вопрос нет однозначного ответа, так как требуется вдумчивый подход в каждой ситуации – когда возможно добавить дни, а когда сотрудник нужен на рабочем месте сразу после делового мероприятия. И кстати, в крупных компаниях не всегда понимают, как официально проводить по бухгалтерии командировку, если дата возврата не совпадает с приказом. Это опять же особенности нашего государства. На текущий момент мы в компании BTM (Business Travel Management) не выделяем bleisure в отдельный upsale и не предлагаем отдых или продление дней при заказе командировок. Необходимо дождаться пока это будет настолько известным трендом, чтобы наши предложения не воспринимались навязанными», – считает Павел Васин.

Читать еще:  Как установить факт трудовых отношений в 2021?

Дмитрий Марьин и вовсе считает это риторическим вопросом. «Те из нас, кто любит прикоснуться ко всему инновационно-прекрасному, декларируют применение bleisure у себя в компании. Но на моей практике это скорее похоже на придание нового статуса существующим процессам и правилам. Это как осознание факта того, что часть принятых в компании правил существуют «для людей», нежели осознанное изменение политики и практики применения, направленное на совмещение работы и отдыха».

Эксперт предложил перефразировать вопрос следующим образом: нужно доходчиво в деталях и на практике показывать, что трэвел-политика создана не только для контроля расходов, но и для контроля эффективности и удовлетворенности участника процесса. По крайней мере, так должно быть. Если бы мы учитывали подобный подход при составлении трэвел-политики, то внедрение подобной инициативы должно быть центральной полосой всего этого документа.

«С bleisure есть ряд своих организационных сложностей. Если сотрудник останется в стране на день или более (с проживанием за свой счет), просто «передвинув» дату вылета – обойдется ли такой билет дороже или цена не изменится? Разные дни могут и стоить по-разному. Тут все зависит от того, есть ли в компании система контроля бюджета. Необходимо учитывать также систему страхования в компании. У большинства крупных брендов она есть», – отмечает Татьяна Мольтер.

«Важно и согласование с отделом кадров и бухгалтерией клиента. Как проводить этот мини-отпуск в программе? Какие должны быть отчисления и должны ли они быть? Все командировочные билеты являются документами подотчетными. Сотрудник изначально уехал в командировку, а в итоге получились разные даты. С другой стороны, в некоторых компаниях, а это более всего развито в IT-сфере, возможность совмещения отдыха и командировки включена в travel policy. И это один из бонусов мотивационной схемы персонала, который озвучивается кандидатам на собеседованиях», – говорит она.

Плюсы и минусы bleisure

Знаменитая присказка «отдыхать – не работать», как нельзя лучше отражает суть плюсов и минусов bleisure. С одной стороны, это способ повысить лояльность сотрудников, с другой – командировка без дополнительных бонусов рискует стать не столь эффективной, как хотелось бы.

«Выгода от включения bleisure в трэвел-политику для компании в первую очередь заключается в повышении лояльности сотрудников. Что касается опасности, думаю, лучше просто не увлекаться bleasure, чтобы не смещать акцент с выполнения служебного задания», – говорит Анатолий Курюмов.

По мнению Дмитрия Марьина, bleisure – это альтернативный инструмент воздействия на эффективность сотрудника в разрезе командировки. Стало быть, возможная выгода – это повышение эффективности. Риск в данном случае – значительное удорожание соответствующей статьи бюджета без адекватного возврата инвестиции, и кроме того, как ни странно, деморализация сотрудников.

О повышении лояльности сотрудника говорит и Павел Васин. Также к плюсам он относит подстегивание к использованию дней отпуска, чтобы потом меньше пришлось компенсировать. Есть и финансовая выгода для компании, так как авиабилеты с захватом выходного дня попросту дешевле. Преимущества же для сотрудника – это экономия на перелете, отдых, новые эмоции и впечатления и, как следствие, мотивация эффективно работать в компании, где bleisure имеет место быть.

К ложке дегтя в российских реалиях можно отнести, как было сказано выше, неспособность понимания бухгалтерской стороны вопроса с точки зрения закрытия командировки. И вот еще что важно – чем будет занята голова командированного специалиста: делом или предстоящими выходными? «В любом случае, об этом говорят и об этом думают. А что случается с подчиненными при частых и длительных перелетах, подробно описано в «Бойцовском клубе» Чака Паланика», – напомнил эксперт.

Подготовка деловых поездок руководителя

Подготовка деловых поездок руководителя

Подготовка деловых поездок руководителя

1 Подготовка деловых поездок руководителя

2 Составление предварительной программы командировки

3 Документооборот по командировкам

3.1 Оформление приказа о направлении работника в командировку

3.2 Оформление командировочного удостоверения

3.3 Оформление авансового отчета

Список используемой литературы

Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие «стиль руководителя» включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.

На секретаря фирмы часто ложиться обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Командировочные удостоверения имеют типовую форму, и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

1 ПОДГОТОВКА ДЕЛОВЫХ ПОЕЗДОК РУКОВОДИТЕЛЯ

Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, на сколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначениями, во время деловых встреч и переговоров.

А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, уточнена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотом, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботиться о сувенирах руководителя.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов, поездов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

2 СОСТАВЛЕНЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ КОМАНДИРОВКИ

Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет в месте с ним и печатает программу командировки. В программе указывается организации, отделы, лица (с указанием должности, имени, фамилии, отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия на которых он будет присутствовать. Помимо названия организации должны указываться ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находиться руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.

Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если поездка местная или всего на один день. Программа, ориентированная на несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может оказаться довольно длинной. Предварительная программа может содержать следующую информацию:

— время (день, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.);

— способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т.д.);

— все деловые встречи;

— бронирование мест в гостиницах;

— места посещения и проезд к ним;

— отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть на столько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами, и если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли мы оказаться полезными).

Подготовку предварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий. Эти события, время и место проведения которых уже жестко определены и в зависимости, от которых следует планировать остальной график. Полезным бы было записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, что бы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли во время его отсутствия, и о ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает их соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря также входит и оформление отчета о командировке.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше времени вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.д.

3 ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО КОМАНДИРОВКАМ

3.1 Оформление приказа о направлении работника в командировку

Готовит приказ секретарь или работник кадровой службы, а подписывает — руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

Постановлением не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая фирма может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре — в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй — для отдела кадров, третий — для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении, где работают командированные лица.

3.2 Оформление командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре секретарем или работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Читать еще:  Специальная оценка условий труда 10 важных этапов

Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет секретарь или сотрудник кадровой службы организации, направляющий в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.

3.3 Оформление авансового отчета

По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. Прежде чем выдавать денежные средства под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денежных средств только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший денежные средства под отчет по, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы). Бухгалтер организации должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом), а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации, бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику. Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ — в рублях, и в иностранной валюте.

При этом суммы в иностранной валюте пересчитывают в рублевый эквивалент по официальному курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи сумм в иностранной валюте работникам организации под отчет и на дату утверждения авансового отчета.

В случае, если документы, приложенные к авансовому отчету, составлены на иностранном языке, то они должны быть построчно переведены на русский язык.

По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение трех дней.

Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения, во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание переездов, учтена возможная разница во времени, и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Подготовка таких командировок осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки: категории (в пределах России, в ближнее зарубежье или международная); сложности решаемых вопросов; ее сроков; места назначения и его географического положения и т.д.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Шейнов В.П. Секретарь: Секреты профессии — М.: ОСЬ — 89. 2002 г.

2. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 2000 г.

3. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 2000 г.

4. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 2000 г.

5. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись. — М.: Высшая школа, 2000 г.

Приложение 1

_____________________________________________________________________ по ОКПО

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

фамилия, имя, отчество работника

наименование профессии (должность)

наименование структурного подразделения

место назначения (страна, город, организация)

с «___» ____________ 20 __ годапо «___»____________ 20 __ года

с целью __________________________________________________________

Командировка за счет средств ______________________________________

служебное задание, другое основание (номер, дата)

Руководитель организации ______________ ______________ ___________

должность подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) ознакомлен ______________ «___»__________ 20__ года

Приложение 2

КОМАНДИРОВАЧНОЕ УДОСТОВИРЕНИЕ

фамилия, имя, отчество

наименование профессии (должность)

наименование структурного подразделения

место назначения (страна, город, организация)

на _____________________________ дней (не считая нахождения в пути)

с «____» ___________________ 200___г. по «____» ___________________ 200___г.

Руководитель __________________ __________________ ________________

должность подпись расшифровка подписи

Действительно по предъявлению паспорта

© 2008
Полное или частичном использовании материалов
запрещено.

Организация командировок сотрудников

Услуги по организации командировок готовы предложить специалисты компании. Необходимость в деловых поездках сотрудников возникает во всех организациях. Такие бизнес-поездки персонала различного звена необходимы для решения разнообразных задач. Они позволяют заключить новые контракты, провести переговоры, расширить бизнес, получить новых партнеров. Наша компания предоставляет такие услуги в городе Москве и готова гарантировать комплексную организацию любых командировок в пределах страны и за рубеж. Вы, конечно, можете и самостоятельно все организовать. Но поверьте, без должного опыта невозможно оптимизировать расходы на деловой туризм.

Возможности компании

Мы организуем для работников вашей компании любую поездку на высшем уровне, сможем предложить:

  • оптимальные билеты по выгодной цене;
  • визовую поддержку;
  • организацию трансфера, питания, экскурсий;
  • бронирование номеров и аренду конференц-залов, а также многое другое.

Выбирайте услуги по профессиональной организации разнообразных деловых поездок, которые помогут вам не тратить собственного времени и сэкономить денежные средства. Мы предложим оптимальное решение для каждой задачи, ориентируясь на ваши персональные предпочтения. Для вас мы готовы организовать:

  • посещение выставок и конференций в любом уголке мира,
  • служебные командировки,
  • корпоративные поездки,
  • тимбилдинги и семинары,
  • конгрессные туры.

Особенности предоставляемых услуг

Организация командировок профессионалами компании осуществляется на основе надежных партнерских отношений и многолетнего опыта. Основными причинами обратиться к нам являются экономия денежных ресурсов и времени, а также гарантии того, что деловые командировки будут продуманы до мелочей. Мы готовы предоставить полный комплекс услуг по планированию поездок крупных руководителей и их подчиненных.

При организации командировок наши специалисты готовы обеспечить следующее:

  • разработка оптимального маршрута и графика поездки,
  • бронирование и приобретение любых необходимых билетов,
  • бронирование номеров на необходимое время в любой стране мира,
  • оформление виз,
  • трансфер,
  • оптимизация расходов,
  • страхование,
  • ВИП-обслуживание для руководителей.

Организация зарубежных командировок предполагает тщательное планирование не только с точки зрения расходов. Важно правильно оформить визу, обеспечить встречу в аэропорту и трансфер к месту проживания, на деловые встречи, организовать качественное питание. Все это готовы в кратчайшие сроки выполнить опытные специалисты компании. При планировании деловых командировок мы в полном объеме учитываем все интересы клиентов. Квалификация специалистов компании дает возможность эффективно решить все задачи.

Выбирайте сотрудничество с профессионалами

Услуги по корпоративному обслуживанию мы предлагаем на выгодных условиях. К нам обращаются представители компаний, руководители которых заинтересованы, чтобы их деловые поездки и командировки подчиненных были качественно организованы. Мы работаем уже много лет и сумели доказать свое ответственное отношение к выполнению взятых на себя обязательств. Используйте все преимущества профессионального корпоративного обслуживания.

В иностранных бизнес-поездках вас могут сопровождать представители компании, которые будут контролировать качество предоставляемых услуг. Мы сумеем сделать так, чтобы деловые командировки были комфортными и результативными.

Организация служебных командировок работников компании под ключ с персональным менеджером и поддержкой 24 часа.

Заказ билетов по безналичному расчету для организации служебных командировок ваших сотрудников. Учет командировочных и планирование путешествий для экономии бюджета. Деловой туризм в России и за рубежом. Индивидуальные путешествия любого уровня сложности для руководителей компаний. Агентство делового туризма Бизнес Тревел Бюро ваш надежный партнер и поставщик тревел услуг.

Сокращение расходов на командировки и программа по оптимизации бюджета от нашего агентства поможет путешествовать вашим сотрудникам эффективней. Так же вас может заинтересовать: инсентив-туризм, особенности организации деловых поездок, бронирование отелей для юридических лиц.

© 2008–2021 BusinessTravelBureau организация деловых поездок

Организация командировок

Грамотная организация командировки – залог эффективного выполнения поставленных задач

Грамотная организация командировки – залог эффективного выполнения поставленных задач

В командировке каждая минута на счету. Нужно выполнить все задуманное, не затрачивая лишнего времени и материальных средств. Важны и грамотно оформленные документы, и вовремя поданный автомобиль. А изысканное оформление деловой встречи поможет завладеть расположением партнеров.

Планирование деловой поездки, составление маршрута командировки

Планирование деловой поездки, составление маршрута командировки

Организация любой командировки начинается с тщательного планирования поездки с учетом всех перемещений сотрудников, проживания, питания и организации досуга. Сотрудники Солеанс-сервис всегда подскажут, как организовать командировку так, чтобы результат был наилучшим, а расходы на поездку оптимальны для Вашей компании.

Визовая поддержка в командировке и деловой поездке

Визовая поддержка в командировке и деловой поездке

Существует несколько видов виз. И если у сотрудника есть, например, туристическая виза, она не подойдет для деловой поездки. Сотрудники Солеанс-сервис в курсе всех деталей визовых режимов разных стран. Мы поможем Вам оформить все необходимые документы, избавляя от неприятных неожиданностей в дороге.

Организация деловых мероприятий в командировке

Организация деловых мероприятий в командировке

Чтобы произвести впечатление на Ваших гостей и партнеров, важно внимательно отнестись к организации встречи, на которую Вы их приглашаете. Солеанс-сервис имеет богатый опыт в организации деловых встреч, корпоративных событий, выставок, семинаров и поможет организовать Ваше мероприятие на высшем уровне.

Читать еще:  Оплата труда Факультативные условия трудового договора

Организация командировок руководителя

Цели командировок руководителя

Цели командировок руководителя

Развитие бизнеса зачастую связано с командировками руководителя компании.

Цели поездки руководителя могут быть различны:

  • налаживание работы нового отделения компании или запуск проекта, полезного для развития компании;
  • проверка функционирования дочернего предприятия или присутствие при проверке подразделения компании контролирующими органами;
  • поиск нового рынка сбыта или новых взаимовыгодных отношений (посещение выставок, организация презентаций, переговоры с потенциальными партнерами);
  • заключение соглашений о совместной работе;
  • приобретение новых знаний и обмен опытом (конференции, тренинги, семинары).

Все поездки имеют свои особенности, но каждая из них требует грамотной профессиональной подготовки.

Организация командировки руководителя

Организация командировки руководителя

Организация поездки, как и любого делового мероприятия, начинается с четкого плана.

Необходимо:

  • определиться со сроками поездки,
  • наметить цели,
  • составить список мест, которые необходимо посетить,
  • лиц, с которыми нужно провести переговоры,
  • мероприятий, которые следует организовать.

Далее следует этап разработки обслуживания поездки:

  • оформление визы и других документов для командировки,
  • бронирование и покупку авиа или ж/д билетов,
  • организацию проживания и питания,
  • транспортное обслуживание,
  • организацию необходимых деловых мероприятий.

    Услуги Солеанс-сервис по обслуживанию командировки руководителя

    Услуги Солеанс-сервис по обслуживанию командировки руководителя

    Любая поездка начинается с подготовки необходимого пакета документов. Для поездки за рубеж необходимо оформить деловую визу, при необходимости оформить или продлить загран. паспорт. Возможны ситуации, когда нужно оформить разрешения на перевозку какого-либо нестандартного груза. Так же следует подумать о стаховании жизни, здоровья, имущества в поездке.

    Следующим этапом является бронирование авиа или ж/д билетов. Менеджеры Солеанс-сервис подберут для Вас подходящие тарифы и рейсы, ориентируясь на Ваши пожелания относительно сроков командировки, городов, которые необходимо посетить, стоимости транспортного обслуживания и других факторов. Если Ваше расписание часто меняется, сотрудники Солеанс-сервис проконсультируют, какие билеты лучше приобрести с учетом возможности возврата или обмена.

    Солеанс-сервис позаботиться о комфортном размещении во время командировки. Ориентируясь на Ваш план перемещений по городу, наши менеджеры подберут подходящую гостиницу, а так же позаботятся о такси или аренде автомобиля на время всей поездки.

    При необходимости Солеанс-сервис возьмет на себя заботы об организации деловой встречи или праздничного ужина во время командировки. Вам необходимо только определиться с количеством гостей и классом мероприятия. А мы позаботимся о площадке проведения, обслуживании мероприятия и встрече гостей.

    Любую командировку украшает культурная программа. Наверняка Вы найдете пару часов, чтобы познакомиться с достопримечательностями тех городов, в которые отправляетесь в командировку. Солеанс-сервис заранее продумает культурную программу, чтобы поездка стала белее интересной.

    Конечно, организация любой командировки тесно связана четким контролем расходов. Все чеки, квитанции, другие финансовые документы Солеанс-сервис в любое время предоставит в электронном или печатном виде. Вы сможете легко сформировать финансовый отчет о поездке и отследить динамику расходов.

    Выбор авиа билетов бизнес класса при организации командировки руководителя

    Выбор авиа билетов бизнес класса при организации командировки руководителя

    Если летать приходиться часто, а по прибытии сразу ехать на деловую встречу. Комфорт в самолете и аэропорту становиться очень важной составляющей поездки.

    Для командировок руководителя Солеанс-сервис предлагает авиабилеты бизнес класса таких авиакомпаний как EMIRATES, ETIHAD, CATHAY PACIFIC, LUFTHANSA, AIR FRANCE, BRITISH AIRWAYS, AEROFLOT.

    Пассажиры, приобретающие авиа билеты бизнес класса, обладают рядом привилегий в обслуживании:

    • бесплатная услуга «Личный шофер» — трансфер в аэропорт или из аэропорта в автомобилях класса LUX (предоставляют авиакомпании EMIRATES и ETIHAD);
    • отдельные стойки регистрации, возможность выбора места на рейсе при создании бронирования и приобретении авиабилета;
    • пассажирское кресло раскладывается в кровать длиной до 200 см с подушкой и пледом (одеялом), в него встроено зарядное устройство для ноутбука, небольшой столик и мини-бар, а также развлекательная система с персональным экраном;
    • современное ресторанное обслуживание, в меню входят легкие и полезные блюда из сезонных экологически чистых продуктов, коллекция марочных вин и безалкогольные напитки с шоколадом высшего сорта;
    • дорожный набор с туалетными принадлежностями и косметическими средствами;
    • отдельная зона отдыха в аэропорту, где можно отобедать в пятизвездночном ресторане или воспользоваться шведским столом с международными блюдами, посетить комнату отдыха, сигарный салон, пользоваться беспроводной сетью Интернет, принимать душ и даже спа-процедуры (в зависимости от аэропорта и борта самолета);
    • норма бесплатного провоза багажа — 40 кг, ручная кладь — 2 места.

    Высококлассное обслуживание во время перелета поможет чувствовать себя свежо и выглядеть представительно даже после долгого путешествия.

    Организация командировок сотрудников

    Организация командировок сотрудников

    Командировка сотрудника начинается с приказа о направлении в командировку и оформления командировочного задания. Далее следует целый комплекс мер по организации командировки сотрудника. Это — оформление визы, страховки; заказ авиа или ж/д билетов; бронирование номеров в отелях; заказ трансферов или аренда автомобиля. Может потребоваться перевозка грузов или регистрация участия в выставках. Все эти процедуры требуют времени, так как нужно проанализировать предложения разных компаний, выбрать подходящие и оформить необходимые документы. Кроме того, как и в любом деле, для грамотной организации командировки требуется опыт и компетентность организатора.

    Поручать организацию командировки самому сотруднику нецелесообразно. Тем более если в командировку отправляется не один, а несколько сотрудников. Сократить временные и финансовые затраты на командировки поможет компания Солеанс-сервис. Мы в курсе всех нюансов организации местных, региональных и зарубежных командировок, визовых режимов, выгодных предложений перевозчиков и отелей, а так же оформления всех финансовых документов.

    Организация командировки на выставку

    Организация командировки на выставку

    Среди прочих услуг Солеанс-сервис оказывает услугу организации поездки на выставку. Командировка на выставку начинается с регистрации участника. Солеанс-сервис позаботиться о том, чтобы все необходимые документы были оформлены вовремя, и все прошло без неприятных сюрпризов. Организация поездки на выставку часто связана не только с заботами о проезде и проживании сотрудников компании, но и с перевозкой грузов. Организация перевозки нестандартных грузов часто похожа на головоломку. Важно доставить все вовремя, в сохранности и без неудобств. В настоящее время существует много специфических машин и инструментов для разного рода перевозок и презентаций. Солеанс-сервис имеет опыт в организации различного рода презентаций и мероприятий. Доверьтесь Солеанс-сервис, и мы позаботимся о комфорте Ваших сотрудников, организации участия в выставке и перевозке грузов.

    Контроль финансовых расходов в командировке

    Контроль финансовых расходов в командировке

    Все финансовые документы, касающиеся поездки, Солеанс-сервис предоставляет в любой момент в бумажном или электронном виде. А через «Личный кабинет» Вы сами можете распечатать все акты и счета на определенную дату. Сотрудникам Вашей компании не придется заботиться о сохранении посадочных талонов. Кроме того Вы сможете отследить динамику расходов на поездки и при необходимости откорректировать тревел-политику Вашей компании.

    Безопасность в командировке, деловой поездке

    Безопасность в командировке, деловой поездке

    Немаловажным фактором в организации командировок является безопасность тех, кто отправляется в деловую поездку. Солеанс-сервис всегда готовы предоставить всю информацию о ходе поездки сотрудников Вашей компании, в какой бы точке мира они не находились. Если политическая ситуация в регионе оказалась нестабильной, опасной для жизни, Солеанс-сервис организует срочный вывоз командированных сотрудников. Иногда необходимо совершить поездку в нестабильный регион. В организации таких поездок Солеанс-сервис тоже имеет опыт и готова помочь. Чтобы снизить потенциальные риски, Солеанс-сервис проводит мониторинг возможных угроз, работает в сотрудничестве с международными службами безопасности, незамедлительно информирует своих клиентов об изменениях в перевозках и ситуации в регионе.

    Организация командировок

    БалтБилет занимается организацией деловых поездок по России и за рубежом. Служебные командировки руководителей и сотрудников Вашей компании – наш профиль! Мы знаем, как организовать бизнес поездки на высоком уровне при умеренной цене.

    Больше нет необходимости искать авиабилеты, ж/д билеты и номера в гостиницах самостоятельно. Мы сами подберем оптимальные варианты для деловой поездки и предложим Вам. Учтем все пожелания, будь то номер рейса, места в вагоне поезда, наличие питания, удобство расположения отеля и др.

    • Низкие тарифы на корпоративное обслуживание. Узнать тарифы Вы можете по запросу;
    • Быстро реагирующий и отзывчивый менеджер;
    • Система онлайн-заказа авиа и ж/д билетов;
    • Бесплатная доставка документов;
    • Помощь в непредвиденных ситуациях;

    Услуги для корпоративных клиентов

    Авиабилеты российских и зарубежных авиакомпаний по приемлемым ценам. Предлагаем как регулярные так и чартерные рейсы. Эконом / Бизнес-класс.

    Продажа Ж/Д билетов

    Железнодорожные билеты на поезда по России, СНГ, зарубежные направления. Подбор наиболее удобного варианта.

    Заказ трансфера

    Аренда автомобиля с водителем или без него. Автомобиль любого класса. Возможность заказать трансфер до аэропорта, вокзала или другого города.

    Поиск и бронирование номеров в отеле нужной категории, стоимости и в удобном для Вас местоположении.

    Оформление документов

    Визы, страховки и прочее. Доставка готовых документов в офис или на дом.

    Помощь в экстренных ситуациях

    Осуществляем круглосуточную поддержку наших клиентов в непредвиденных ситуациях.

    —> MICE — Организация конференций

    Осуществляем организацию и проведение различных корпоративных мероприятий.

    Корпоративные и деловые поездки

    Коммуникации между людьми – неотъемлемая часть любого бизнеса. Часто, для того чтобы решить важные вопросы требуется личная встреча. Причем расстояние между партнерами по бизнесу не должно мешать производству или бизнес-процессам. Деловые поездки и командировки становятся необходимым условием дальнейшей продуктивной работы.

    • поездки сотрудников в филиалы компании в другом городе или зарубежье;
    • командировка на конференцию или семинар;
    • корпоративное мероприятие или отдых;

    Организация командировок под ключ включает в себя:

    • Бронирование авиа и ж/д билетов;
    • Бронирование номеров в гостиницах и отелях;
    • Заказ трансфера (автомобиля или автобуса с водителем);
    • Покупка билетов на аэроэкспресс;
    • Оформление виз, приглашений, страховок;

    Балтбилет — лидер в сфере организации командировок. Грамотно организованная бизнес поездка сэкономит время, деньги и нервы. А так же поможет вашему бизнесу выйти на новый уровень успеха и достижений. Наша компания желает Вам приятных поездок!

    голоса
    Рейтинг статьи
  • Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector