Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Делопроизводитель это кто профессия чем занимается описание

Делопроизводитель

У документов есть свой жизненный цикл: их проектируют, согласовывают, утверждают, изменяют, сдают в архив. Чтобы этот процесс не вышел из под контроля, нужен делопроизводитель. Пришло в организацию официальное письмо – его надо внести в реестр, сделать цифровую копию, определить адресата и проконтролировать доставку. Отдел кадров издал приказ о зачислении нового сотрудника – приказ надо согласовать с ответственными лицами, убедиться, что о новом сотруднике узнали в бухгалтерии, службе безопасности, отделе технической поддержки. Документ утратил силу – его надо определенным образом оформить и передать в архив.

Чем делопроизводитель отличается от секретаря

Секретарь – это «лицо офиса»: он встречает посетителей, отвечает на звонки, напоминает руководителю о совещаниях, командировках и прочих деловых событиях. Бывает, что секретарю поручают документооборот. Но совмещать в себе обе функции – секретарские и делопроизводственные – можно только при малом потоке документов. Когда поток огромен, без отдельного специалиста или даже целого управления по ведению документооборота не обойтись.

Кому понравится эта работа

Если вы любите все упорядочивать, умеете подолгу сосредотачиваться на одном деле, цените аккуратность и внимательны к мелочам.

Где можно сделать карьеру

Построить карьеру в области делопроизводства можно только в крупных организациях, где огромный поток корреспонденции, служебных записок, приказов. Это могут быть любые компании со штатом сотрудников свыше 250 человек, университеты, культурные учреждения, справочные службы.

Что нужно уметь

Работа с документами подразумевает и работу с людьми: инициаторами, согласующими лицами, секретарями, курьерами, другими делопроизводителями. Поэтому вам нужно хорошо представлять структуру организации, знать, какой специалист за что отвечает, уметь налаживать контакты с коллегами.

Вам предстоит овладеть компьютерными программами:

  • текстовые редакторы (Word, Open Office Writer);
  • редакторы электронных таблиц (Excel, Open Office Calc);
  • файловые менеджеры (проводник Windows, Total Commander);
  • корпоративные системы автоматизации документооборота (1С:Документооборот, Documentum);
  • почтовые сервисы (Outlook, Yandex.Почта, Gmail).

Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.

Оформление документов и их движение в организации регламентируется внутренними нормативными актами и общероссийскими ГОСТами. Последние стоит изучить заранее.

Как стать делопроизводителем

В этой профессии можно состояться и со средним профессиональным, и с высшим образованием. В колледжах и техникумах ищите направление подготовки «Документационное обеспечение управления и архивоведение». В вузах возможны варианты: подойдет «Экономика», «Юриспруденция», «Государственное и муниципальное образование», «Управление персоналом», «Библиотечно-информационная деятельность». На этих направлениях могут быть специальные дисциплины по документоведению (хотя бы на уровне курсов по выбору), но главное – вы сможете заниматься узкопрофильным документооборотом: финансовым, юридическим, кадровым, архивным. Когда делопроизводитель разбирается в специфике отрасли, работодатель это ценит.

Описание профессии делопроизводитель с умением работать в программе 1С

Описание профессии делопроизводитель

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота организации, заключающегося в регистрации, учете и хранении входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации. В небольших организациях должности делопроизводителя и секретаря, как правило, совмещены в одном лице.В своей работе делопроизводители используют технические устройства организационной техники: телефон, факс, копировальный аппарат, принтер, сканер и конечно=же компьютер.

Читать еще:  Микробиолог кто это описание профессии для детей

Другие названия профессии по специальности делопроизводитель

В коммерческой среде: секретарь – делопроизводитель, секретарь офиса, офис – менеджер, помощник руководителя, специалист по документационному обеспечению управления, архивариус.
Где чаще всего востребованы делопроизводители

Это, государственные и негосударственные учреждения, деятельность которых предполагает работу с документами, архивы, справочные службы, министерства, больницы, школы, офисы коммерческих структур.

Где можно пройти курсы по делопроизводству

Должностные обязанности делопроизводителя

  • Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;
  • В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;
  • Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
  • Отправляет исполненную документацию по адресатам;
  • Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
  • Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
  • Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;
  • Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Требования работодателей для специалиста-делопроизводителя

Делопроизводитель должен знать

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению;
  • делопроизводства на предприятии;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • основы организации труда; знание 1С Документооборот;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации делопроизводителя

По ЕКС и профессиональным стандартам: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы; Высшее профессиональное образование; Среднее специальное образование.

Дополнительные преимущества делопроизводителя при приеме на работу

  • знание английского языка на разговорном или свободном уровне;
  • знание делопроизводства;
  • навыки работы – 1С Документооборот.

Направления повышения квалификации и профессиональной переподготовки

Программы повышения квалификации:

  • делопроизводство на компьютере;
  • 1С: зарплата и управление персоналом;
  • секретарь – делопроизводитель, Microsoft Excel (базовый и продвинутый уровни).

Оплата труда

  • Уровень средней заработной платы по России составляет 15000 – 25000 руб;
  • В Москве: 30000—40000 руб;
  • В Санкт-Петербурге: 23000—31000 руб.

Перспективы роста

Повышение квалификации на специальных курсах поможет подняться вверх по служебной лестнице. Можно подняться вверх по служебной лестнице и занять должность руководителя канцелярии или отдела.
Комментарии к должности делопроизводителя.

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Делопроизводитель»: должностные обязанности; требования к квалификации; должен знать, составлены на основании Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2017.

На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция делопроизводителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

Читать еще:  Образец заполнения эффективного контракта с работниками культуры

Профессия делопроизводитель

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату. В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.

Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Места работы

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

История профессии

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.

Обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

  • ведение документооборота компании;
  • регистрация и обработка корреспонденции;
  • ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
  • контроль своевременного исполнения документов;
  • ведение архива документов;
  • знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Требования к делопроизводителю

Основные требования к делопроизводителю включают в себя:

  • высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
  • владение ПК и офисной техникой;
  • умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
  • умение вести коммуникации с клиентами;
  • опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.

В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.

Образец резюме

Как стать делопроизводителем

Для того чтобы получить должность делопроизводителя в крупной компании необходимо иметь высшее образование и опыт работы более 1 года. Кроме того, полезно будет окончить компьютерные курсы, так как задачи специалиста включают работу с ПК и офисной техникой.

Зарплата делопроизводителя

Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Делопроизводство».

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Документоведение и архивоведение» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

Профессиональная траектория

Региональный центр содействия профессиональному самоопределению обучающихся Архангельской области

Профессиограмма «Делопроизводитель»

Исторически профессия делопроизводителя сложилась из родственных профессий: писаря, секретаря, личного помощника представителя власти. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X веке в древнерусском государстве была культура написания документов.

Читать еще:  Прекращение срочного трудового договора во время больничного

Делопроизводитель работает в структурных подразделениях, занимающихся документационным обеспечением. В различных учреждениях и организациях эти подразделения могут отличаться по названиям: служба делопроизводства, канцелярия, управление делами, общий отдел, организационный отдел и т.д. Несмотря на разницу в названиях, все службы делопроизводства объединяет общность задач — внедрение единого порядка работы с документами в организации, ее филиалах и структурных подразделениях (в том числе с электронными документами) в соответствии с действующими нормативами, совершенствование форм и методов работы с документами.

Уверенные навыки делопроизводства могут пригодиться в самых разных областях профессиональной деятельности и могут стать важным фактором карьерного роста.

Спрос на рынке труда стабильный, но требуются в основном специалисты с высшим образованием, знанием языка и опытом работы. Не соответствующие этим требованиям изначально могут рассчитывать лишь на невысокую заработную плату (не более половины средней зарплаты в промышленности, однако у квалифицированных работников она может быть равна таковой и даже оказаться несколько выше). Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.

Профессия делопроизводитель относится к типу «Человек – Знак», поскольку связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами.

Класс профессии делопроизводитель — «исполнительский», т.к. она связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям.

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации: подготовка документов, оформление, обработка и хранение.

В основные обязанности делопроизводителя входит:

  • ведение деловой переписки, базы документов, архива документов;
  • контроль за исполнением распорядительных документов;
  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • сортировка документов, формирование дел;
  • ведение картотеки прохождения документов и контроль за сроками их прохождения;
  • работа с оргтехникой, мини АТС.

Делопроизводитель должен знать:

  • нормативно-правовые акты, инструкции, локальные акты по ведению документооборота в организации;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • виды, функции документов, правила их составления и оформления;
  • порядок документирования информационно-справочных материалов;
  • структуру организации, в которой ведется деятельность;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила и нормы охраны труда;
  • правила делового этикета и делового общения.

Делопроизводитель должен уметь:

  • принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;
  • направлять корреспонденцию в структурные подразделения организации;
  • вести картотеку учета прохождения документальных материалов;
  • осуществлять контроль за прохождением документов;
  • составлять и оформлять служебные документы;
  • формировать дела;
  • систематизировать и обеспечивать сохранность архивных документов в организации;
  • воспроизводить уже имеющиеся образцы, размножать, копировать;
  • точно следовать инструкциям и работать по заданному алгоритму;
  • оформлять документы в соответствии с существующими нормативами.

Эту профессию вы можете получить в:

* — в данной образовательной организации профессия/специальность в Архангельской области лицензирована, но не реализуема по состоянию на 01.10.2013 г.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector