Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Что выбрать бумажную или электронную трудовую книжку

Чем удобна электронная трудовая книжка

«Парламентская газета» разбиралась, с чем связано недоверие россиян к новому формату и оправданно ли оно

ФОТО: ТИМУР ХАНОВ / ПГ

Из 58,1 миллиона официально трудоустроенных россиян более 34,8 миллиона не стали переходить на электронный формат трудовой книжки и продолжат вести её в бумажном виде. Этим Минтруд объяснил появление проекта приказа «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», размещённого на федеральном портале проектов нормативных правовых актов. «Парламентская газета» выясняла, почему большинство людей сохранили верность традиционному варианту трудовой, а также рассказывает о реальных плюсах и минусах электронного документа.

Стереотипы и консервативный подход

С 1 января 2020 года вступил в силу закон о ведении в России электронных трудовых книжек, в соответствии с которым работодатели вносят в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде.

До 31 декабря включительно россияне могли выбрать, в каком формате они хотят видеть свою трудовую книжку. Работникам, которые решили перейти на электронные носители, начальство должно выдать бумажные трудовые на руки, освобождаясь тем самым от ответственности за их ведение и хранение. При этом выданная бумажная книжка сохраняет свою силу и её можно продолжать использовать наравне с цифровой.

Судя по данным Минтруда, большинство россиян предпочли не переходить на электронные документы. В пояснении к проекту приказа сказано, что, по информации ПФР на 29 декабря 2020 года, из 58 122 955 застрахованных лиц 34 881 002 человека решили вести трудовую в бумажном виде и только 5 168 011 трудящихся захотели пользоваться электронным форматом.

По мнению председателя Комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослава Нилова, в основном это связано с недоверием россиян к надёжности цифровых систем ПФР. Однако, по словам депутата, пока серьёзных сбоев, связанных с потерей данных из этих систем, не было.

«Особенно такое недоверие присутствует у тех людей, которые столкнулись с ситуацией, когда после развала Советского Союза невозможно было подтвердить трудовой стаж советского периода, у них не принимали трудовые книжки в связи с тем, что уже была Россия, а на документах стояли печати СССР, — сказал Нилов «Парламентской газете». — Ещё бывали случаи, когда сгорали целые отделы кадров вместе с книжками. Из-за этого сформировались страхи, что данные могут потеряться. Поэтому люди для контроля, для самоуспокоения предпочитают оставлять бумажные носители. Здесь же играют роль стереотипы, консервативный подход, связанный с нежеланием отказываться от чего-то традиционного и переходить к прогрессивному».

Парламентарий признался, что и сам решил остаться с бумажной трудовой книжкой. «Хотя я прекрасно понимаю, что за «цифрой» будущее, тем не менее принял для себя такое решение, — отметил Нилов. — Со временем посмотрю, если бумажный вариант мне будет не нужен, я от него откажусь. Но пока я его сохранил, зная при этом, что с прошлого года все мои сведения параллельно фиксируются в электронном виде».

Преимущества и недостатки виртуальной книжки

Председатель Комитета Совета Федерации по социальной политике Инна Святенко считает, что преимущества электронных трудовых скоро будут весомее привычки иметь бумажный вариант документа.

Например, несомненный плюс — быстрый доступ к информации: человек в любое время может посмотреть, какие сведения о нём начальство передало в Пенсионный фонд. А заглянуть в бумажную трудовую не так просто, так как она хранится у работодателя. И чтобы получить из неё выписку или сделать копию, надо написать заявление в отделе кадров и ждать до трёх рабочих дней.

Ещё благодаря цифровой книжке станет проще дистанционно оформлять пенсии, так как ПФР сможет проводить эту операцию по данным лицевого счёта без дополнительных документов. Проще будет и получить соцвыплаты, потому что госорганы получат данные о трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия.

Кроме того, электронный носитель даёт дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Для этого можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-ПФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

Но есть и минусы цифровой книжки. А также недоверие к надёжности информационных систем ПФР. Хотя само ведомство утверждает обратное, полностью исключать риск утраты данных из них всё же нельзя. А если оставить бумажную книжку, то это даёт дополнительную гарантию сохранения сведений. Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Кроме того, в электронную книжку не вносится информация о награждениях. Это несколько затрудняет работникам с большим стажем возможность получить звание ветерана труда, ведь для этого нужны сведения о государственных или ведомственных наградах. В бумажном носителе это указывается. Поскольку в электронной трудовой их нет, людям придётся подтверждать наличие наград другими документами, например выписками из приказов, самими грамотами. Помимо этого, в виртуальной трудовой не будет сведений, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, о том, что сотрудник был принят на работу вахтовым методом.

Где получить выписку

Россияне, которые не написали заявление начальству о выборе формата трудовой книжки до 31 декабря 2020 года, вправе это сделать в любое время. Но у людей, которые с 1 января 2021 года только начинают свой трудовой путь, сведения о периодах работы будут вестись исключительно в электронном виде без оформления бумажного носителя.

Читайте также:

При этом, как напомнила Инна Святенко, такие люди всегда могут взять выписку из книжки и иметь её на руках.

«А основной документ всегда будет в цифровом виде и не сможет быть утерян при переходе с одной работы на другую», — добавила сенатор.

Читать еще:  Как составить направление на периодический медосмотр сотрудников

Выписку, то есть информацию из электронной трудовой, можно получить в цифровом виде. Проще всего это сделать через сайт ПФР или портал госуслуг в личном кабинете. Электронная выписка заверяется электронной цифровой подписью и представляет собой официальный документ, который можно показывать в любой организации по месту требования.

Бумажную выписку, кроме ПФР, предоставляют ещё в многофункциональных центрах. В обоих форматах может выдать копию трудовой и работодатель, однако в этом случае документ будет включать сведения, которые касаются работы только у него самого.

Осталось меньше месяца, чтобы выбрать вариант ведения трудовой книжки

До 31 декабря 2020 года все работающие и не находящиеся при этом в командировках, отпусках или на больничных должны определиться, что делать с «бумажной» трудовой книжкой.

Скоро истекут все сроки для подачи заявления о выборе варианта трудовой книжки – сделать это надо до 31 декабря 2020 года. Вместе с тем, сотрудники, которые до 31 декабря болели или находились в отпуске или в командировке, смогут сделать выбор позже. У кого нет работы – смогут выбрать свой вариант при новом трудоустройстве.

Надо, но можно и не

До конца октября работодатели должны были уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях и необходимости сделать выбор. Заявление о выборе трудовой подается работником после выдачи работодателем уведомления. Заявление должно быть письменным, но в произвольной форме, указал ПФ.

При этом в отношении работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Работодатель не вправе насильно заставить работника отказаться от бумажной трудовой. Как разъяснял Роструд, на подобные нарушения можно пожаловаться в трудинспекцию, комиссию по трудовым спорам (при ее наличии в организации), прокуратуру и суд.

Если перейти «в цифру»

Если работник выбрал электронную – возврата к бумажной трудовой не будет. Даже если сменить работодателя. Ведь сведения о выборе хранятся в ПФ. Работодатель выдает «обычную» трудовую книжку в день подачи заявления работником. В нее вносится запись о сделанном выборе.

При этом бумажная трудовая книжка не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной, так как является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В настоящее время в электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года, отметил ПФ.

Кстати, это очень скоро изменится – Минтруд уже утвердил новую форму сведений, но пока что там будут указываться лишь данные, имеющиеся у ПФ. Чтобы в «электронной трудовой» проявились и более ранние сведения, надо будет дождаться выхода соответствующего федерального закона и подать в ПФ заявление о переносе данных из трудовой книжки в электронную базу ПФ. Законопроект об этом находится в Госдуме, но пока не принят даже в первом чтении.

Если остаться «в бумаге»

Если выбрана «бумага», то при новом трудоустройстве ее «по умолчанию» продолжает вести новый работодатель. Вместе с тем, позднее работник, выбравший «бумагу», впоследствии сможет перейти на электронную, подав новое заявление. По работникам, оставляющим бумажную трудовую книжку, работодатель будет вносить сведения как в нее, так и в электронный аналог.

Кому без вариантов

По гражданам, которые впервые устроятся на работу с 2021 года, все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

В настоящее время заявление о выборе ведения трудовой книжки в электронном виде подали 4,2 млн человек, пишет ПФ. Не густо, но можно было ожидать и меньшего количества.

Какую трудовую книжку выбрать: бумажную или электронную?

Вы уже решили судьбу своей трудовой книжки? До конца 2020 года каждый работник должен определить, оставить ее бумажной или перевести в электронный формат. Какие преимущества и недостатки есть у каждого из этих вариантов, объясняет юрист по трудовому праву SuperJob Александр Южалин.

Что меняется

С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ, который определяет процедуру постепенного перехода от бумажного формата трудовой книжки к электронному. В течение 2020 года работодатели должны были выполнить ряд обязанностей. Главная из них — оповестить работников об изменениях в законодательстве и необходимости принять решение: оставить трудовую книжку в привычном для всех виде или перевести ее в электронный формат.

В чем заключается суть изменений в законодательстве для работников?

Те, у кого уже есть трудовая книжка (или появится до конца 2020 года), должны решить ее судьбу. Есть два варианта:

Первый — перейти на электронную версию: в этом случае бумажная трудовая книжка передается работнику и в дальнейшем будет храниться у него, а работодатели будут вести все последующие записи в электронном виде.

Второй вариант — сохранить бумажный документ: в этом случае сведения о трудовом стаже будут внесены в нее работодателем и в цифровом виде (путем электронного взаимодействия с Пенсионным фондом), и на бумажном носителе (в обычном виде в трудовой книжке). При этом трудовая книжка по-прежнему будет храниться у работодателя, пока работник не уволится.

Принять решение и подать своему работодателю соответствующее заявление нужно до 31 декабря 2020 года. Впрочем, если работник, например, находился на длительном больничном или был временно отстранен от работы, то подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку он может и позднее. Как и в случае, если гражданин, работавший раньше по трудовому договору, по состоянию на 31 декабря 2020 года не работает.

Читать еще:  Рабочий день многодетной матери по Трудовому Кодексу

У тех, у кого трудовой книжки пока нет и появится она только после 1 января 2021 года, выбора уже не будет: их трудовая изначально будет электронной, без бумажного носителя. Иными словами, работникам, которые впервые будут заключать трудовой договор после 31 декабря 2020 года, привычная трудовая книжка больше оформляться не будет.

Что изменится для работника, если он примет решение о переходе на цифровой аналог трудовой книжки? Многое станет проще, но отдельные моменты все же могут вызывать вопросы.

О плюсах электронной трудовой книжки

1. Допустим, вам нужна копия трудовой книжки — например, чтобы взять ипотечный кредит, оформить загранпаспорт или устроиться на подработку. Теперь вы можете оформить ее сами через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале госуслуг — это возможно в любой день недели, круглосуточно. Впрочем, получить бумажный вариант тоже можно: для этого обратитесь к работодателю (по последнему месту работы), в территориальный орган Пенсионного фонда России или в МФЦ.

2. Второе несомненное преимущество — работник может оперативно увидеть, какие сведения вносит в его электронную трудовую книжку работодатель, и в случае ошибки потребовать ее исправления. По письменному заявлению работника работодатель обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в Пенсионный фонд России.

3. Есть преимущества для дистанционных работников. Ранее у них был выбор: либо вообще не вносить записи об удаленной работе в трудовую книжку, либо направлять ее по почте работодателю (если нет возможности передать лично). При использовании электронной трудовой книжки такого выбора уже не будет: работодатель обязан подать соответствующие сведения в Пенсионный фонд, а следовательно, период дистанционной работы войдет в общий трудовой стаж.

4. Наличие бумажной трудовой книжки всегда подразумевает под собой риск того, что с ней что-то может случиться: она может сгореть, порваться, утонуть или иным способом прийти в негодность, наконец, ее может потерять работодатель или сам работник. В таких случаях трудовую книжку нужно восстанавливать (оформлять дубликат), что представляет собой довольно трудоемкий процесс (особенно, если у человека большой стаж и было много мест работы). Переход трудовой книжки в электронный формат по сути исключает такие риски.

Минусы электронной трудовой книжки

1. Новая система действует только первый год, в тестовом режиме. Неизвестно, насколько качественно система будет работать в дальнейшем. Сейчас основной документ, подтверждающий стаж работника, — это трудовая книжка. Отказ от бумажной версии трудовой книжки означает, что с момента такого отказа стаж можно будет подтвердить, если работодатель правильно предоставит сведения о работе и они корректно будут размещены и сохранены в системе. Если что-то пойдет не так, могут возникнуть сложности в установлении стажа работы. Не исключено, что для подтверждения стажа нужно будет дополнительно предоставлять документы (трудовые договоры, приказы о приемах/увольнениях и прочее).

2. Еще один недостаток — потенциальные сложности с исправлением неправильных или неточных сведений, поданных прошлыми работодателями. Поправить недостоверные сведения могут лишь работодатели, которые сделали ошибочную запись. А если с момента ошибки прошли годы и предприятие давно обанкротилось? В случае ликвидации компаний механизм корректировки сведений пока не отработан.

3. Третий недостаток, как ни странно, заключается в оперативности системы. Сделать запись в бумажную трудовую книжку работодатель должен был в течение 5 рабочих дней после приема сотрудника на работу, а внести сведения в электронный документ необходимо в течение одного рабочего дня. Представьте ситуацию: вы вышли на новую работу и в первые же пару дней поняли, что ошиблись и не хотите здесь работать: начальник самодур, условия не те, что обещали и т.д. В новых обстоятельствах, даже если вы уволитесь на следующий день после трудоустройства, запись в вашей трудовой книжке уже будет сделана. Увы, подобная ситуация может негативно отразиться на последующем трудоустройстве.

Также можно отметить, пожалуй, не минус, но важный нюанс: введение электронных трудовых книжек делает невозможной ситуацию, когда у сотрудника несколько трудовых и на каждой из своих работ он числится основным сотрудником. На практике такое встречается довольно часто.

Опасение может вызывать и вопрос сохранности персональных данных. Но здесь у работника все равно нет выбора: независимо от того, какой формат трудовой книжки выберет работник, сведения в Пенсионный фонд работодатель все равно должен предоставлять.

Наконец, для одного из вариантов доступа к электронной трудовой книжке необходимо иметь доступ в интернет и аккаунт на сайте gosuslugi.ru. Вряд ли это актуально именно для вас, но можно предположить, что есть люди, у которых это вызовет затруднения: на сегодняшний день интернет доступен не на всей территории России, да пользоваться сайтом госуслуг научились пока не все.

Конечно, принимать решение нужно с учетом лично ваших обстоятельств. Впрочем, если сейчас вы решите оставить бумажную версию трудовой книжки, а через год или два передумаете, то ничего страшного: заявление о переходе на электронную трудовую можно будет подать и позднее.

Электронная или бумажная: какую трудовую книжку выбрать

В век электронных технологий на смену привычным серым трудовым книжкам пришел двоичный код на серверах Пенсионного фонда. Электронный вариант документа более удобный, не занимает места у кадровиков, и ознакомиться с ним владелец может в любое удобное время через интернет. Тем не менее для многих стал актуальным вопрос: «Оставлять привычную бумажную трудовую или переходить на электронную?» О плюсах и минусах обоих вариантов «РИАМО в Подольске» рассказала кадровик МЦ «Максимум» Любовь Клятвина.

Читать еще:  Трудовая инспекция в Кирове и Кировской области

Когда можно перейти на электронный вариант

С 2020 года россиянам начали оформлять электронные трудовые книжки. Однако переходить или нет на новый формат – дело добровольное. Каждый должен самостоятельно определить, хочет ли он оставлять бумажную трудовую. Чтобы перейти на электронную версию, необходимо всего-навсего отнести заявление в отдел кадров.

«Если человек не хочет переходить на электронную версию, то делать ничего не нужно – все останется без изменений. А вот тем, кто начинает работать с 2021-го, выбора не оставили. Им можно даже не покупать серую книжечку, так как у них автоматически будет электронная трудовая», – пояснила Клятвина.

И добавила: какая из книжек лучше, человек должен определить сам. Если сотрудник не приносит заявление о переходе на электронную трудовую в отдел кадров, то у него автоматически сохраняется бумажная версия, и ее продолжают вести.

Защита от потери

Главный плюс электронных трудовых – их не нужно хранить под семью замками в сейфе и невозможно потерять.

«С привычными трудовыми может произойти все что угодно: их могут потерять, испортить и так далее. Электронным, конечно, это не грозит. Даже если в компании произойдет пожар и все, что будет в организации, уничтожится, документы останутся неприкосновенными, и главное, вся информация о трудовой деятельности человека не исчезнет», – объяснила кадровик.

И добавила, что электронные книжки долговечны, они не стираются и не рвутся, в отличие от устаревших вариантов. Также они более удобны и самим кадровикам, ведь намного проще ввести информацию через компьютер, чем заполнять все вручную.

Доступ к трудовой

Еще один плюс современного электронного варианта трудовой – она будет доступна в любое время, достаточно будет зайти на ПФР или портал «Госуслуги» через личный кабинет. То есть человек, который захочет с ней ознакомиться, сможет посмотреть свой стаж, взять выписку и так далее самостоятельно, не выходя из дома.

«Это очень удобно. Например, сотруднику не нужно будет идти в отдел кадров за выпиской из трудовой для оформления каких-либо документов. Он сможет получить ее в режиме онлайн. Причем как в электронном виде, так и бумажном, заверенном электронной подписью», – пояснила Любовь.

Потеря информации

Беда, которая случается довольно часто, – потеря информации о предыдущих местах работы при оформлении пенсии. К примеру, если человек проработал больше 30 лет в различных организациях, может потеряться информация о компании, которая закрылась десятки лет назад. В результате люди вынуждены ходить по инстанциям, копаться в архивах и искать иные пути выхода.

С электронными трудовыми такой проблемы не будет. К выходу человека на заслуженный отдых он сможет уже самостоятельно проследить свой трудовой стаж, карьерные свершения и то, на какую пенсию сможет рассчитывать. Тем более, ожидается, что, когда систему отладят, работодателей обяжут передавать информацию о кадрах чуть ли не в режиме реального времени.

Помимо этого, при оформлении электронных трудовых работодатель не сможет обмануть человека, например, обещая одну должность, а по факту оформляя другую. Ведь сотрудник сможет увидеть все изменения с его трудовой.

Еще один плюс – возможность отслеживания процесс уплаты страховых взносов через личный кабинет.

Стоит отметить и снижение издержек на ведение трудовых книжек. То есть работодателю не нужно будет искать место для хранения трудовых и так далее. Такой формат более удобен для самой организации.

Привычка и эстетика

Тем не менее пока лишь единицы переходят на электронные трудовые книжки. Большинство сотрудников, особенно старшего поколения, склонны доверять старым, проверенным бумажным вариантам, которые можно подержать в руке и получить при увольнении обратно.

«Многие люди старшего поколения все же не готовы переходить на электронный формат. Во-первых, они не смогут посмотреть и воспользоваться всеми возможностями через интернет, а во-вторых, это непривычно для них. Такую трудовую не подержишь в руке, не посмотришь на историю своей трудовой деятельности», – объяснила Клятвина.

Страх «утечки» информации

По словам Клятвиной, главные опасения, с которыми сталкиваются сотрудники при выборе способа ведения трудовой книжки, – «утечка» личной информации, ведь никто не гарантирует, что в цифровом пространстве данные будут в безопасности.

«Конечно, сейчас придумано множество систем и способов безопасного хранения информации в цифровой среде, но никто не застрахован от хакеров, которые могут украсть информацию и передать ее мошенникам, распространить в онлайн-среде и так далее. Возможно, когда такой формат станет более привычным, то этот страх пропадет, но сейчас многих это пугает», – объяснила Любовь.

К тому же нет гарантии, что после сбоя программы или атаки хакеров информация в системе не пропадет, сохранится в первоначальном виде.

«Потому, на мой взгляд, оба варианта трудовой одинаковы. Просто кому-то более удобно в электронном виде, а кому-то в бумажном», – поделилась мнением собеседница.

И добавила, что даже если сотрудник отказался переходить на электронный формат ведения трудовой книжки, через год-другой он может передумать и подать заявление. Такая возможность у него сохранится. А вот обратно – от электронной к бумажной – перейти будет уже невозможно.

В любом случае, электронная трудовая или бумажная – выбор остается за самим сотрудником. Даже если большинство перейдет на современный формат, никто не должен обязывать поступать так всех. Это исключительно добровольное решение.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector