Журнал регистрации исходящих документов образец скачать excel

Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа.

По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую (ту, что прислана извне) и исходящую (направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос).

Что подлежит регистрации?

Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности.

Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях (где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации) распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота. При всех плюсах такой системы ее недостатками являются:

• Высокая стоимость программы, особенно для небольшой компании.
• Возможность несанкционированного доступа и взлома системы.

Однако, в ряде случаев разработчиками предоставляются в бесплатное пользование демо-версии СЭД, дающие возможность решить, стоит ли переходить на данный вариант документооборота.

Если объем исходящей корреспонденции не слишком велик, целесообразней вести регистрацию в традиционном виде (в книге). Регистрируют документы, которые подлежат передаче (пересылке) другим лицам и организациям.

Такой учет позволяет:

• Упорядочить переписку.
• Обеспечить сохранность документов.
• Контролировать исполнение документов ответственными работниками.
• Следить за способами отправки корреспонденции.

Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др., учитываются отдельно. После окончания журнала его хранят в течение 5 лет.

Порядок данной процедуры в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Кто и когда его ведет?

Законодательно установленной формы журнала в нашей стране не существует. Ведение делопроизводства в отдельно взятой организации должно осуществляться согласно разработанным положениям или инструкциям.

Обязанность осуществлять регистрацию исходящей почты возлагается на определенного работника приказом или должностной инструкцией. В небольших фирмах этим обычно занимается секретарь, делопроизводитель или офис-менеджер.

Важно: учет должен вестись накопительно, с начала календарного года, без пропусков номеров. Регистрация документа осуществляется только после его подписания руководителем или уполномоченным лицом (поскольку в процессе подготовки он может быть изменен либо вовсе не подписан).

О том, как рассчитать чистую прибыль предприятия, смотрите здесь.

Порядок заполнения

Заводя книгу учета в бумажном виде, следует выполнить несколько действий:

• Пронумеровать страницы. Журнал не относится к документам строгой отчетности, поэтому прошивать и опечатывать прошивку не нужно.
• На титульном листе ставят штамп организации, дату, номер согласно номенклатуре предприятия.
• Указать лицо, ответственное за ведение (ФИО, должность, каким документом возложена обязанность).

Затем идут собственно страницы для учета документов. Для корректного внесения записей необходимо разграфить листы на следующие столбцы:

• Номер. Присваивается регистрируемому исходящему документу обычно по возрастанию (с начала календарного года, начиная с №1).
• Дата. Проставляется календарная дата в формате день/месяц/год.
• Адресат (кому направляется бумага). Может быть указан в виде наименования организации или физического лица. В ряде случаев указывают несколько адресатов (если письмо направляется более чем одному получателю).
• Краткое содержание. Здесь указывают сущность документа (ответ на запрос, пояснение, ответ на обращение граждан и т. д.), иногда — количество и состав приложений к нему.
• Исполнитель (лицо, подготовившее документацию).
• Примечания (по необходимости, необязательная графа).

В ряде организаций с развитым делопроизводством или большим количеством подразделений книга содержит дополнительную графу «Куда помещено», в которой указывается номер дела или папки, в которую подшивают копию исходящей бумаги. Однако в большинстве случаев достаточно подшивать копию в общую папку у того же специалиста, который отвечает за исходящую документацию.

Учитывая, что общеобязательных норм ведения журнала не установлено, любая компания может определить для себя наиболее подходящий и удобный способ ведения учета, который позволит полно и аккуратно регистрировать ее документы.

EmeraldSoft

• Главная
• О компании
  • Новости
    • Все новости
    • Новости компании
    • Новости «1С-Битрикс»
    • Новые версии, изменения программ
  • О нас
  • Партнеры
  • Наши клиенты
  • География внедрения
  • Свидетельства
• Программы
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
    • Новая версия
    • Обновления
    • Руководство пользователя
    • Инструкция по установке программы
    • Первый запуск и настройка работы программы
  • Административная комиссия
    • Новая версия
    • Обновления
    • Руководство пользователя
    • Инструкция по установке программы
    • Шаблоны печатных документов
• Статьи
• Услуги
  • Услуги (прайс)
  • Разработка ПО
  • Продукты 1С-Битрикс: Управление сайтом
• Контакты
• Фотогалерея
• Направить заявку
• Обработка ПД

• Главная
• >
• Программы
• >
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
• >
• Новая версия

Инсталяционный пакет программы Электронный журнал корреспонденции

Скачать файл установки версия 3.4.5 Lite version (Для работы секретаря, однопользовательская версия)

Скачать файл установки версия 3.4.5 Network version (Для использования в компьютерной сети с использованием ролей (Секретарь, Автор резолюции, Пользователь-исполнитель, Администратор), многопользовательская версия)

Содержит программу Электронный журнал корреспонденции (клинтскую часть и файл БД), руководство пользователя, руководство по первому запуску программы и файл с описанием последних изменений программы.

Версия клиентской части программы 3.4.5

1. В справочнике адресатов в таблице данных установлена сортировка по умолчанию «по убыванию». Последние введенные Адресаты (откуда поступила коррспонденция) будут отображаться в таблице сверху.
2. В режимах «Картотека документов«, «Журнал входящих документов«, «Журнал исходящих документов» в таблицу системы поиска и отбора документов добавлена строка «Номер дела» для дополнительного условия отбора по номеру дела в номенклатуре. В условии для поиска установлено значение «из перечня». Значение поля «Номер дела» можно выбрать из справочника нажатием правой кнопки мыши (непосредственно в столбце «значение поля»).

Внешний вид системы поиска и отбора в режиме «Картотека документов»:

Подробнее об использовании системы поиска и отбора документов программы АС Электронный журнал корреспонденции см. Руководство пользователяп.6.1.

Нажав правую кнопку мыши в строке таблицы поиска с наименованием поля «Номер дела» в столбце «Значения полей» появится окно для выбора нужного номера дела из номенклатуры.

3. Исправлена ошибка выбора значения для номера дела в регистрационной карточке исходящего документа.
4. Иправлена ошибка при добавлении исполнителя входящего документа, если не выбрана дата резолюции документа.
5. Изменен внешний вид режима «Пользователи и пароли». Данный режим доступен только для пользователей с ролью «Администратор» (Admin), а также пользователю SYSDBA. Подробнее о пользователях и ролях см. руководство пользователя программы п.8.1-8.2. Все функциональные действия в режиме перенесены на панель управления в пункт «Функции».

Версия клиентской части программы 3.4.4

1. В регистрационной карточке входящего/исходящего документа (вкладка «Электронные копии документа«) исправлена ошибка добавления файлов при помощи перетаскивания мышью из других приложений (технология Drag&Drop).

2. Добавлена возможность экспорта электронных документов (вкладка «Электронные копии документа«) при помощи перетаскивания выделенных файлов мышью.

Для экспорта из программы файлов, содержащих электронные копии документов при помощи мыши необходимо сначала выделить требуемое количество файлов, затем удерживая левую кнопку мыши перетащить курсор в другую программу или окно и отпустить кнопку мыши. Произойдет копирование выделенных файлов из базы данных программы.

3. В главном меню программы изменены пункты раздела «Контроль». Удален подраздел «Контроль за исполнением«, содержащий пункты для текущего и предварительного контроля входящих документов. Добавлен пункт Контроль за исполнением входящих документов, в котором возможен отбор и контроль документов на текущую дату и будующие периоды.

4. В режиме «Анализ — Электронные копии документов» изменена функция открытия электронного документа (для устранения конфликта использования памяти ОС Windows 7-8).

5. Оптимизирован программный интерфейс в режимах Журнал входящих/исходящих документов. Увеличено быстродействие поиска и открытия регистрационной карточки входящих/исходящих документов.

6. Изменен внешний вид режимов программы Контроль за исполнением входящих документов и «Печать входящих/исходящих документов». Внешний вид стал единообразным для всех основных оконных режимов, включающих такие элементы: панель управления, таблица данных, статусная строка. Панель управления также имеет схожие элементы поиска, выделения записей, поиска и отбора, функции и др.

Внешний вид режима Контроль за исполнением входящих документов:

Внешний вид режима «Печать реестров входящих/исходящих документов«:

7. В режиме «Контроль за исполнением входящих документов» дополнительные сведения документа находятся в выпадающей панели, что позволяет отображать большее количество находящихся на контроле документов на экране монитора.

8 Обновлена таблица главного меню программы АС Электронный журнал корреспонденции с учетом удаления и добавления элементов меню (см.п.3).

Версия клиентской части программы 3.4.3

1. Исправлена ошибка фильтрации данных в стравочной системе.
2. Исправлена ошибка контекстного поиска внутри электронных копий документов в режиме «Электронные копии документов» (Ветка «Анализ»).»
3. Исправлена ошибка чтения параметра «Количество отображаемых записей в картотеке» (Меню «Вид -> Количество отображаемых записей в картотеке»).
4. Обновлены настройки по умолчанию системы поиска и отбора документов.
5. Обновлены сохраненные настройки системы поиска и отбора документов.
6. Обновлены параметры, необходимые для регистрации программы.
7. Открыт доступ к режиму «Сканирование документов» в регистрационной карточке входящего и исходящего документа (закладка «Электронные копии документа«).
8. В справочнике стандартных резолюций поле «содержание стандартной резолюции» увеличено до 512 символов.

Версия клиентской части программы 3.4.2

1. Добавлен агент оповещения пользователей о новых зарегистрированных входящих документах, о документах, с наступившими сроками исполнения. Пользователям с ролью в программе «Автор резолюции» агент оповещения информирует о новых исходящих документах, которые необходимо рассмотреть (утвердить/отклонить).

Агент оповещения располагается на системной панели Windows.

Возможна настройка периода оповещения пользователя о произошедших событиях, настройка отображения программы на панели задач Windows.

2. Добавлены разрешения на добавление/удаление электронных копий документов всем пользовательям программы. Ранее такими правами обладал только пользователь с ролью «Секретарь».
3. Длина поля «Ход исполнения» входящего документа увеличена с 50 до 256 символов.
4. Длина поля «Регистрационный номер бланка» входящего документа увеличена с 10 до 20 символов.

Версия клиентской части программы 3.4.1

1. Открыт режим «Ответственные и исполнители по подразделениям».

Внешний вид режима представляет древовидную структуру, позволяет представить штатное расписание организации в виде дерева, в котором его ветви являются структурными подразделениями, сотрудниками. Количество вложений ветвей кадровой структуры компании не ограничено.

Пример древовидной структуры компании:

2. В справочник адресатов добавлено поле «Адрес местонахождения».

3. В регистрационной карточке входящего документа изменен внешний вид и расположение сведений.

4. Размер поля «Дополнительная информация» входящего и исходящего документа увеличено до 2048 символов.

5. Обновлены настройки по умолчанию системы поиска и отбора документов.

6. В регистрационной карточке входящего документа изменен внешний вид и расположение сведений. Регистрационная карточка исходящего документа разбита на 6 закладок:
— Сведения об исходящем документе;

— Утверждение документа;

— Входящий документ для снятия с контроля;

— Электронные копии документа.

7. В регистрационной карточке входящего и исходящего документа кнопка «электронная копия документа» вынесена на отдельную закладку.

Журнал учета уведомлений выданных работн: Журнал регистрации уведомлений и предложений работникам образец

Скачал журнал регистрации уведомлений работникам образец, установил и все прекрасно . . . ТАРИФНО-КВАЛИФИКАЦИОННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФЕЛЬДШЕРА-ЛАБОРАНТА . . . Элементов крови на всех . . . Образец платежного поручения ндфл новосибирск

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа. Для граждан учреждения обычно сканируют ответ , чтобы была видна подпись должностного лица.

• Скачал журнал регистрации уведомлений работникам образец, установил и все прекрасно . . .
• Журнал учета уведомлений, выданных работникам (уведомления об изменении условий труда, о . . .
• Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма . . .

Вы сможете загрузить документ , а также получите доступ к материалам и сервисам сайта. Заранее благодарим за ответ! Он поможет нам определить , какие непрофильные вопросы Вам могут быть интересны. Здравствуйте! в журнале исходящих документов , все ли надо регистрировать? Касаемо счета фактур , счет на оплату , Акты. Мы рады сообщить , что на Портале госуслуг теперь доступна инструкция по регистрации юридических лиц. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 30 мая 2013 г. Скажите , пожалуйста , в чем была проблема? Здравствуйте! Не всё понятно , но принцип такой: на отправляемых документах проставляется исходящий номер ( входящий не ставится), на поступающих — входящий номер. Как все
успеть? Как совместить работу и личную жизнь? Как найти общий язык с начальством
и коллегами? Для того чтобы решить эти вопросы раз и навсегда , Система Главбух приглашает
вас
пройти курс онлайн-тренингов. Не забудьте подготовить журнал перед тем , как вносить в него записи: прошить страницы и сделать заверительную надпись. Отдел кадров очень сильно отчитал сотрудницу секретариата нашей компании , сказав , что вх. И как правильно вести себя при проверке контролирующих органов ( налоговой полиции). При этом вы почему-то приказы и распоряжения относите к исходящим документам. В журнале справки регистрируются , а сама папка со справками в архиве или в приемной? Или же справки формируются в общем потоке исходящих документов? То есть , при регистрации архивных справок нужно ставить индекс дела , в которое эти справки подшиваются журнал регистрации уведомлений и предложений работникам образец . Большинство государственных архивов периодически проводят курсы по делопроизводству и архивному делу. Узнайте , где зарегистрировать учетную запись портала госуслуг и подтвердить личность Для получения доступа ко всем услугам на портале госуслуг и возможности голосовать за инициативы на сайте , затем подтвердить свою личность. Наиболее распространенный пример разделения: исходящие деловые письма ( при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации , например , переписка с подведомственными организациями , по территориальному признаку и т. Здравствуйте! В организации надо составить перечень нерегистрируемых документов ( можно включить в инструкцию по делопроизводству). Порядок регистрации документов и массивы ( группы) регистрируемых документов должны быть установлены инструкцией по делопроизводству организации

Скачал журнал регистрации уведомлений работникам образец, установил и все прекрасно . . .

Журнал учета уведомлений выданных работн

Здравствуйте! Место и способ регистрации внутренних документов должен определяться инструкцией по делопроизводству организации. Вам…», либо использовать этикетную фразу « Уважаемые господа!» Здравствуйте! Подскажите , можно ли зарегистрировать два письма ( совершенно не относящиеся по теме друг к другу) под одним номером , но у одного письма номер будет еще с дробью , например исх № 45и № 45/1. Большинство государственных архивов периодически проводят курсы по делопроизводству и архивному делу. Однако удобнее завести отдельные регистрационные формы для каждого вида этих документов , тогда бы у вас не возникали подобные вопросы. ООО « Мастер») Здравствуйте! Может быть один индекс ( 01−10), но номер у каждого исходящего документа должен быть свой ( 01−10/250 и т журнал регистрации уведомлений и предложений работникам образец .

Можно прописать это в инструкции по делопроизводству Вашей организации , в противном случае придется заверять все экземпляры исходящих писем , остающихся в организации , т. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно , даже не нужно. Внутренние документы , подписанные начальниками отделов , обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Для граждан учреждения обычно сканируют ответ , чтобы была видна подпись должностного лица. Но в послед время много писем формата на ваш запрос и т. И вопрос задать: есть исходящие письма с приложениями , письма составляются в двух экземплярах , а обязательно ли и приложения составлять в двух экземплярах , чтобы подшивать их у себя? Заранее благодарю. Здравствуйте! Акты регистрируются не в журнале регистрации отправляемых документов , а в журнале регистрации внутренних документов ( для актов можно выделить отдельный журнал), поэтому исходящего номера на акте не может быть. РФ в течение одного года , будут рассмотрены в Правительстве Российской Федерации. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде ( Word , Excel).

• Скачал журнал регистрации уведомлений работникам образец, установил и все прекрасно . . .
• Журнал учета уведомлений, выданных работникам (уведомления об изменении условий труда, о . . .
• Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма . . .

Здравствуйте , Евгения! В нашей организации исходящие документы подаются на регистрацию в 2-ух экземплярах. Здравствуйте! В организации надо составить перечень нерегистрируемых документов ( можно включить в инструкцию по делопроизводству). Как быть? Они ведь уже прошли регистрацию! Нужно ли их хранить? Нужно ли делать какую-то запись в журнале ( там уже нет места)? Здравствуйте! Разумеется , письма не надо подшивать в дело.

Верно ли это? И могут ли письма регистрироваться только ответственным подразделением и направляться Адресату , минуя Секретариат? Спасибо

Журнал регистрации уведомлений и предложений работникам образец — Журнал регистрации исходящих документов

Это внутренние документы! Регистрация всех документов « одним потоком» приводит к путанице , затрудняется поиск документов , нарушается порядок формирования дел. Напомним , что расчет за полугодие нужно сдать не позднее 20 июля для отчета на бумаге и не позднее 27 июля для отчета в электронном виде. Присваивается номенклатурный номер ( индекс дела) того дела , где будет храниться документ. Большинство государственных архивов периодически проводят курсы по делопроизводству и архивному делу: образец договора на изготовление столярных изделий. А существует ли процедура аннулирования писем? Или достаточно просто слова? Не нужно составлять акт? Здравствуйте! Такой процедуры нет журнал регистрации уведомлений и предложений работникам образец . Поступившие без сопроводительного письма документы придется регистрировать , проставив отметку ( штамп) на первом листе документа.

Здравствуйте! Я недавно работаю секретарем и еще не все знаю , входящую корреспонденцию целый месяц не регистрировала , как быть сейчас? заранее спасибо! Копии документов делаются по необходимости. Но в послед время много писем формата на ваш запрос и т.

В настоящее время в сети интернет появились предложения « удалённого заработка» на портале госуслуг.

Журнал должен быть зарегистрирован , прошит , пронумерован и заверен печатью и подписью ответственного за профилактику коррупционных и иных правонарушений лица.

• Скачал журнал регистрации уведомлений работникам образец, установил и все прекрасно . . .
• Журнал учета уведомлений, выданных работникам (уведомления об изменении условий труда, о . . .
• Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма . . .

А существует ли процедура аннулирования писем? Или достаточно просто слова? Не нужно составлять акт? Здравствуйте! Такой процедуры нет. При получении работником предложения о совершении коррупционного правонарушения он обязан незамедлительно , а если указанное предложение поступило вне рабочего времени , незамедлительно при первой возможности представить в структурное подразделение или должностному лицу , ответственному за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений уведомление о факте обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений ( далее — уведомление). Добрый день! Мне необходимо зарегистрировать доверенность от ношей компании , как лучше ее зарегистрировать? через какую документацию провести? как исходящая документация ( письма и т. Здравствуйте! С нового календарного года регистрация документов должна начинаться с 1-го номера.

Тогда в журнале будут значиться документы , которые юридически не существуют или пропуски номеров , либо нарушится хронология регистрации. Я работаю в организации , где до меня не было службы делопроизводства , начала с нуля. Здравствуйте! В организации надо составить перечень нерегистрируемых документов ( можно включить в инструкцию по делопроизводству). Добрый день! Подскажите , можно ли справки выдаваемые работникам с места работы регистрировать не в общем журнале исходящих документов , а завести отдельный? Когда это можно сделать — с нового года или с нового месяца? и какая будет тогда нумерация? Здравствуйте! Для любого массива ( группы) документов можно завести отдельный регистрационный журнал , лучше с начала календарного года

Журнал регистрации приказов журнал регистрации уведомлений и предложений работникам образец

© 2010 ООО «УК «Товарищество собственников землевладений»

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

• Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности
• Структура журнала регистрации приказов
• Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
• Итоги

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• вопросы планирования;
• порядок отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Сколько нужно хранить приказы по основной деятельности согласно новым правилам Росархива, вы можете узнать в справочнике от КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в материал.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

• о назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

• титульный лист;
• раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
• основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

На титульном листе журнала может быть приведено:

• наименование фирмы;
• наименование документа;
• дата начала заполнения журнала;
• дата завершения заполнения журнала.

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

• Ф. И. О., должности ответственных лиц;
• ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
• подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
• даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

• порядковые номера приказов;
• даты, номера, наименования приказов;
• количество листов в каждом приказе;
• Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.

Какие еще реквизиты целесообразно включить в форму журнала, узнайте из разъяснений эксперта. Получите пробный доступ к К+ и сможете посмотреть рекомендации.

Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.

Итоги

Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.

Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях: