Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

В чем состоят должностные обязанности секретаря

Обязанности секретаря

В чем состоят должностные обязанности секретаря

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь эту должность можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Что обязан знать и должен делать секретарь.

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

  • Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
  • Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
  • Принимать и вести учет телефонограмм.
  • Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
  • Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
  • Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
  • Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
  • Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

– весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;

– устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;

– нормативные документы для должного ведения делопроизводства;

– правила пользования средствами оргтехники и связи; правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;

– правила организации труда на рабочем месте;

– нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей.

В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

  1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
  2. Правильное ведение внутренней документации.
  3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаря-референта немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это – обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности ведение кадрового делопроизводства. Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

В чем состоят должностные обязанности секретаря?

Должностная инструкция – это такой вид организационно-нормативного документа, в котором прописаны права и функциональные обязанности секретаря, а также указаны критерии, согласно которым регламентируются профессиональная деятельность секретаря-делопроизводителя.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — сопутствующий документ, прилагаемый к трудовому договору.

Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором, но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией.

Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:

  • иметь среднее профессиональное или высшее образование;
  • в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство;
  • отлично обращаться с любыми видами оргтехники.

В чем заключается работа секретаря?

Главным лозунгом каждого секретаря-делопроизводителя должно быть изречение:

«ПОРЯДОК В ГОЛОВЕ – ПОРЯДОК В ДЕЛАХ»!

Потому что секретарь-делопроизводитель отвечает за очень большой объем работы в любой компании или учреждении.

Этот объем работы включает в себя такую деятельность:

  • обеспечение управленческой и административной поддержки руководству;
  • формирование рабочего графика руководства;
  • обеспечение деловой обстановки в компании или учреждении;
  • организация совещаний и приема посетителей;
  • составление и оформление документов;
  • ведение деловой переписки предприятия или организации с другими субъектами хозяйственной деятельности;
  • обработка и учет исходящих и входящих документов;
  • контроль над исполнением документов;
  • архивация документации;
  • ведение реестров документооборота.

Сущность работы секретаря-делопроизводителя заключается в многогранной работе по обеспечению организационных вопросов и ведению документооборота в организации или учреждении.

Требования к составлению должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Единых норм составления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя не существует.

Основное требование при разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в организациях — инструкция должна содержать в себе такие пункты:

  1. Основные положения.

В данном пункте инструкции по должности секретаря-делопроизводителя четко прописываются следующие моменты:

  • полное название структурной единицы предприятия и наименование должности;
  • четко указана мотивация того, для чего и с какой целью создавалась должность секретаря-делопроизводителя;
  • описание системы подчинения секретаря-делопроизводителя (в основном – это подчинение руководителю);
  • положения, которые освещают процесс назначения, а также освобождения от должности секретаря-делопроизводителя;
  • нормативно-правовые документы, на которые должен опираться секретарь-делопроизводитель в процессе выполнения своих служебных обязанностей;
  • требования к знаниям, образованию и навыкам кандидата, претендующего на должность секретаря-делопроизводителя.
  1. Права секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции четко прописывается весь перечень полномочий секретаря-делопроизводителя, с помощью которых он эффективно сможет выполнять свои функциональные обязанности.

В этом пункте должностной инструкции должны быть освещены такие аспекты:

  • определение сферы вопросов, при решении которых секретарь-делопроизводитель может принимать самостоятельные решения;
  • согласование на подписание документов определенной значимости;
  • степень доступа к конфиденциальной информации организации или учреждения;
  • описание права секретаря-делопроизводителя на внесение рекомендаций, которые позволять улучшить эффективность деятельности предприятия или организации.
  1. Профессиональные обязанности работника на должности секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции описывается полный перечень всех видов работ, который должен выполнять секретарь-делопроизводитель.

В этом пункте указываются следующие обязанности работника, который находится на должности секретаря-делопроизводителя:

  • требования к правильному ведению документооборота организации или предприятия;
  • четкое оформление и составление документов;
  • правильное обеспечение архивации документов;
  • работа с оргтехникой и перенаправление входящих звонков.
  1. Ответственность секретаря-делопроизводителя.

Этот пункт должностной инструкции прописывается на личное усмотрение руководства отдельного взятого предприятия или организации.

Формулируется мера персональной ответственности секретаря-делопроизводителя за невыполнение или нарушения норм трудового договора.

В пункте также указываются критерии, согласно которым будет происходить оценка профессионализма секретаря-делопроизводителя, а также меры, которые будут применимы к сотруднику в случае недобросовестного исполнения своих обязанностей.

  1. Приложения.

Данный пункт инструкции работника на должности секретаря-делопроизводителя необязателен.

Но если он все же внесен в должностную инструкцию, то в него вносятся такие моменты:

  • справочный материал, необходимый для повседневной работы секретаря-делопроизводителя;
  • образцы подписей руководства, печатей и штампов;
  • формы журналов документооборота;
  • примеры оформления документов и прочее.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в разных предприятиях и организаций могут заметно отличаться.

Ниже мы приведем типичный образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — пример

  1. Общие положения.
  • Работник на должность делопроизводителя-секретаря назначается и увольняется согласно решению директора школы.
  • Секретарь-делопроизводитель имеет непосредственное подчинение директору школы.
  • На должность секретаря-делопроизводителя назначаются лица, которые имеют профессионально-техническое или высшее образование.

Также секретарь должен иметь один год опыта работы на должности секретаря- делопроизводителя или смежных с этой профессией.

  • Временное исполнение обязанностей должности секретаря-делопроизводителя может быть положено на работника школы.

Это возможно в случае, если у работника есть опыт работы с документооборотом и оргтехникой, на основании приказа директора школы.

  • В своей деятельности секретарь-делопроизводитель обязан руководствоваться законом «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», правилами и нормами противопожарной безопасности, правилами техники безопасности, нормативным рекомендациям по ведению делопроизводства, приказами и распоряжениями администрации школы.
  • Секретарь-делопроизводитель обязан строго соблюдать положения Конвенции о правах ребенка.
  1. Функции работника, находящегося на должности делопроизводителя.

Главными моментами профессиональной деятельности секретаря-делопроизводителя в школе являются:

  • Организация делопроизводства.
  • Выполнение функций, которые обеспечивают работу директора школы и всей администрации учебного заведения.
  1. Должностные обязанности.

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе выполняет следующие обязанности:

  • Ведет делопроизводство, придерживаясь при этом рекомендаций нормативно-правовых актов.
  • Организовывает телефонную и прочие виды связи директора школы, а также на секретаря-делопроизводителя возложена функция по приему и передаче телефонограмм.
  • Работник на должности секретаря-делопроизводителя в обязательном порядке ведет алфавитную книгу учащихся.
  • Работает с входящими документами, т.е. лично принимает заявления работников школы, а также родителей учащихся.
  • Ведет непосредственную работу по подготовке педагогических совещаний школы.
  • Ведет книгу приказов по школе.
  • Ведет реестр учета трудовых книжек.
  • Обеспечение директора школы канцелярскими материалами.
  • Организовывает прием посетителей к администрации учебного заведения.
  1. Права.
Читать еще:  Регистрация ТСЖ порядок сроки помощь юриста

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе имеет право:

  • Пользоваться в своей работе новаторскими методами обработки документооборота.
  • Вносить предложения на рассмотрение администрации школы об улучшении документооборота.
  • Обязывать работников школы к выполнению приказов директора школы.
  • Визировать все документы, которые связаны с управленческой деятельностью школы.
  • Давать распоряжения ученикам относительно поведения в школе.
  • Делать представления администрации на учащихся, которые дезорганизуют учебно-воспитательный процесс.
  • Постоянно повышать уровень своего самообразования.
  1. Ответственность работника, находящегося на должности секретаря-делопроизводителя.
  • За невыполнение или ненадлежащие выполнение своих должностных обязанностей, указанных в этой инструкции, а также за невыполнение распоряжений администрации школы, за нарушение правил внутреннего распорядка учебного заведения и других нормативно-правовых актов, секретарь-делопроизводитель несет наказание и дисциплинарную ответственность согласно трудовому законодательству.
  • За применение методов воспитания, которые основаны на психическом или физическом насилии, секретарь-делопроизводитель может быть уволен с занимаемой должности, согласно трудовому законодательству.
  • За умышленное причинение ущерба материальной базе учебного заведения, работник на должности секретаря-делопроизводителя несет полную или частичную материальную ответственность.

Выше был приведен пример должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

Что касается специфики должностной инструкции секретаря-делопроизводителя на предприятии, то план ее составления зависит от направления деятельности предприятия.

План составляется на основании того, какие обязанности будут вменены секретарю-делопроизводителю руководством этого предприятия.

В данной статье мы максимально постарались объяснить, что такое должностная инструкция секретаря-делопроизводителя предприятиях и организаций всех форм собственности.

Основные должностные обязанности секретаря

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Секретарь руководителя должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права;
  • основы трудового законодательства;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:

  • Уставом (Положением) ;
  • настоящей должностной инструкцией;
  • .

1.5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно

1.6. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

3. Должностные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

3.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

4. Права

Секретарь руководителя имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:

  • за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
  • за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
  • за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

Должностная инструкция секретаря

Каждое предприятие ведёт свою деятельность на основании локальных нормативных актов, которые составляются в соответствии с нормами действующего законодательства. А так как каждая фирма – это отдельный организм, то и работать он должен слаженно.

Одним из важных документов, на котором основывается деятельность специалистов предприятия, является должностная инструкция. Это документ, в котором прописаны функциональные обязанности работника того или иного направления, специальности. Она необходима для тщательного ознакомления работников не только со своими обязанностями, но и правами, полномочиями и функциями.

Должностная инструкция – это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.
Этот документ разрабатывается специалистами отдела кадров совместно с юристами. Утверждает инструкцию работодатель или наёмный руководитель, если он имеет такие полномочия.

Работодатель обязан ознакомить соискателя с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Если этого не будет сделано, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

В документе обязательно должны быть подробно расписаны должностные обязанности секретаря в зависимости от специфики работы. Чем подробнее указаны эти обязанности, тем легче будет решать досудебные и судебные конфликты между работником и работодателем.

Для чего нужна должностная инструкция

При составлении данного документа, ответственное лицо должно опираться на нормы действующего федерального, регионального и локального уровней. Руководитель предприятия, как лицо ответственное за правильное ведение документооборота, должен проверить это соответствие. Кроме того, кадровый начальник также должен знать о соответствии инструкции действующему законодательству.

Составляет она либо для группы идентичных должностей, либо за конкретной индивидуальной должности. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись. Сделать это нужно при приёме на работу. Если она будет составлена не верно, то у работника и руководителя непременно возникнут разногласия и конфликтные ситуации относительно разделения труда и выполняемых работником функций.

При верном составлении должностных инструкций, руководство должно преследовать конкретные цели и решать следующие задачи:

  • правильно разделить рабочие обязанности между сотрудниками похожих должностей. Необходимо чётко скоординировать их действия для достижения максимально полезного результата;
  • улучшение психологического климата в коллективе, улучшение обстановки. Необходимо максимально снизить процент вероятности возникновения конфликтов;
  • чётко разграничить права и обязанности специалистов одного уровня, дать конкретику по их полномочиям, чётко определить ответственность каждого. При необходимости, можно отдельно сделать акцент на дисциплинарные взыскания, которые могут быть применены к специалисту в виде ответственности за пренебрежение своими обязанностями;
  • осуществить психологическую и должностную разгрузку сотрудников, которые вынуждены совмещать несколько должностей. Мало их просто разгрузить, эту нагрузку необходимо правильно и равномерно распределить;
  • наладить систему психологического и финансового стимулирования и мотивации;
  • правильно распределить обязанности между управленцами.
Читать еще:  Авансовое соглашение при покупке квартиры

С помощью должностной инструкции руководство предприятия реализует все аспекты взаимодействия аппарата управления и персонала. Но не всегда удаётся достичь максимально возможного результата. Поэтому нужно правильно выбрать и назначить человека, который будет ответственен за составление должностных инструкций.

В зависимости от масштабов фирмы и численности наёмного персонала, то типовая инструкция составляется для группы идентичных должностей. При необходимости, можно внести коррективы для конкретной должности. Если же фирма небольшая, насчитывает всего 25-50 человек, то документ составляет для каждой должности отдельно. Ответственным является сотрудник отдела кадров.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Для такой должности, как секретарь (она может быть многоуровневая, начиная от секретаря начальника структурного подразделения, до секретаря руководителя холдинга или концерна), не существует разработанной унифицированной формы должностной инструкции. Поэтому у каждого предприятия есть право выбора по составлению документа.

При составлении документа ответственный сотрудник должен помнить, что необходимо учитывать специфику деятельности конкретного предприятия. На фирмах разной направленности, секретари могут выполнять различные функции и обязанности. Это нужно учесть при составлении.

Можно опираться на общепризнанный шаблон. В каждой должностной инструкции должны быть следующие положения:

  • «общие». Здесь прописываются общие сведения о должности секретаря в данной организации, какие требования к нему применяются (например, наличие или отсутствие образования «узкой» направленности или достаточно пройти обучение на соответствующих курсах), перечень нормативных актов, которые должен знать работник данной должности, какие компьютерными программами он должен уметь пользоваться и прочее;
  • «должностные обязанности». Здесь необходимо чётко и конкретно прописать, что входит в обязанности данного работника. Например, должен он покупать билету своему начальнику, если тот уезжает в служебную поездку или не должен;
  • «права». Какие есть прав у человека на данной должности. Например, имеет ли он право представлять интересы своей организации в государственных и коммерческих структурах в рамках своих полномочий;
  • «ответственность». Необходимо чётко отразить моменты, когда секретаря можно привлечь к ответственности за конкретное нарушение. Например, что ему грозит, если он нарушит субординацию.

При необходимости, в должностную инструкцию секретаря можно внести дополнительные разделы:

  • «условия работы». Здесь можно сделать отсылку на правила внутреннего распорядка для определения режима работы секретаря. Если будет возникать необходимость сопровождения руководителя в служебных поездках, этот нюанс также можно отразить здесь;
  • «право подписи». Секретарь может подписывать документы в рамках своих полномочий.

Должностная инструкция, составленная ответственным сотрудником отдела кадров, должна пройти процедуру согласования с начальником кадровой службы. Кроме того, сам секретарь должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Составление должностной инструкции секретаря

Документ составляется в единственном экземпляре. Его подписывает сам секретарь после того, как внимательно прочтёт и изучит. Если на предприятии по штату предусмотрено несколько секретарей, то можно распечатать несколько экземпляров, внеся соответствующие правки для каждого в отдельности, в зависимости от должности руководителя, к которому «прикрепляется» секретарь.

Если самому секретарю необходим для личного пользования дополнительный экземпляр, он может снять копию с уже подписанной им должностной инструкции. Это не запрещено!

Чтобы правильно составить документ, необходимо соблюсти некоторые правила. В частности, в правом верхнем углу должна быть оформлена «шапка». Это место для утверждения инструкции руководителем всего предприятия. Тут необходимо заполнить несколько строк:

  • обязательно должно быть слово «утверждаю»;
  • далее указывается должность руководителя. Например, «генеральный директор» или «директор»;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО руководителя;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись руководителя.

Потом в середине листа необходимо указать название документа. Это «должностная инструкция секретаря». Только после этого прописываются все основные моменты.

Выше упоминались разделы, из которых должна состоять инструкция секретаря. Они прописываются в соответствии с регламентом выполняемых обязанностей. Например, функциональные обязанности секретаря руководителя департамента могут быть несколько «уже» нежели обязанности помощника руководителя всего предприятия.

После того как инструкция будет составлена, её необходимо согласовать с работником, который является ответственным за секретариат. Это может быть руководитель соответствующего структурного подразделения. Если такого человека в штате нет, то с руководителем кадровой службы или иным работником, в чьи обязанности входит такое согласование.

Отметка о согласовании ставится в конце документа. Необходимо заполнить несколько строчек:

  • обязательно указать слово «согласовано»;
  • должность ответственность человека;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись того, кто согласовал инструкцию.

После нужно дать документ на ознакомление самому секретарю. Также нужно заполнить несколько строчек:

  • обязательно указание фразы «с инструкцией ознакомлен»;
  • должность секретаря так, как она указана в штатном расписании;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • паспортные данные. При необходимости можно снять копию с той страницы паспорта, где указаны личные данные секретаря. Копию приложить к инструкции как подтверждение указанных данных;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись сотрудника, которая подтверждает, что он действительно ознакомился со своей должностной инструкцией.

Не стоит «подмахивать» документ, не прочитав его внимательно. Тщательное ознакомление является гарантом того, что он будет верно исполнять свои обязанности, не будет делать работу за других работников. Если секретарь отступит от своих функциональных обязанностей или не будет выполнять их, его привлекут к ответственности.

Наоборот, если его будут привлекать к ответственности за мнимое неисполнение, он всегда может сослаться на инструкцию и оспорить приказ руководства о назначении дисциплинарного взыскания. Также это поможет при оформлении жалобы в инспекцию по труду или при подаче иска в суд. Поэтому нужно быть внимательным!

Должностные обязанности секретаря

Секретарь нужен любой организации. Поэтому и должностная инструкция такого сотрудника пригодится каждой компании. Секретарь может быть как у руководителя предприятия, так и у начальника структурного подразделения. От этого зависят должностные обязанности секретаря.

В должностные обязанности секретаря входит:

  • приёмка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;
  • ведение делопроизводства в рамках деятельности отдела или структурного подразделения;
  • приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
  • подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;
  • работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
  • ведение контрольной и регистрационной картотеки;
  • печать документов, которые необходимы начальнику для работы;
  • выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;
  • подготовка и печать необходимых для таких встреч документов;
  • организация приёма посетителей;
  • ведение реестра входящих и исходящих документов;
  • вежливое общение по телефону;
  • другие обязанности, которые зависят от специфики деятельности отдела или структурного подразделения.

Должностная инструкция секретаря руководителя

У секретаря руководителя также есть должностная инструкция. В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • осуществлять работу по организации технического обеспечения деятельности руководителя;
  • принимать и сортировать всю корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя;
  • если есть такая необходимость, то рассортировывать всю корреспонденцию по структурным подразделениям и организовывать доставку этой корреспонденции в соответствующие структурные подразделения;
  • организация телефонных переговоров руководителя;
  • приём и запись поступающей информации во время отсутствия руководителя;
  • работа с оргтехникой;
  • организация собраний, совещаний и заседаний;
  • подготовка и печать необходимых материалов для встреч;
  • выполнение отдельных поручений руководителя.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции секретаря в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Должностные обязанности секретаря учебной части школы

Должностные обязанности секретаря учебной части школы

«______» _______________ 20___ г.

Секретаря учебной части

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря учебной части (далее — Образовательное учреждение).

1.2. Секретарь учебной части назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Образовательного учреждения.

1.3. Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей и имеет в подчинении .

1.4. Секретарь учебной части подчиняется непосредственно Образовательного учреждения.

1.5. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

1.6. Секретарь учебной части отвечает за:

  • эффективное исполнение поручаемой ему работы;
  • соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
  • сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Образовательного учреждения.

1.7. Секретарь учебной части должен знать:

  • законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;
  • положения и инструкции по ведению делопроизводства;
  • структуру образовательного учреждения, его кадрового состава;
  • правила эксплуатации оргтехники;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
  • правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
  • технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
  • правила деловой переписки;
  • государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения;
  • правила по охране труда и пожарной безопасности.
Читать еще:  Структура должностной инструкции токаря

1.8. Секретарь учебной части в своей деятельности руководствуется:

  • локальными актами и организационно-распорядительными документами Образовательного учреждения;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения санитарии и противопожарной защиты;
  • указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.9. В период временного отсутствия секретаря учебной части его обязанности возлагаются на .

2. Должностные обязанности

Секретарь учебной части обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.2. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме.

2.3. Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

2.4. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.

2.5. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями.

2.6. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.

2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль.

2.8. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.

2.9. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

В случае служебной необходимости секретарь учебной части может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

Секретарь учебной части имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии, в том числе:

  • на сокращенную продолжительность рабочего времени;
  • на дополнительное профессиональное образование по профилю педагогической деятельности не реже чем один раз в три года;
  • на ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется Правительством Российской Федерации;
  • на длительный отпуск сроком до одного года не реже чем через каждые десять лет непрерывной педагогической работы;
  • на досрочное назначение трудовой пенсии по старости;
  • на предоставление вне очереди жилого помещения по договору социального найма (если работник состоит на учете в качестве нуждающегося в жилом помещении);
  • на предоставление жилого помещения специализированного жилищного фонда;
  • на предоставление компенсации расходов на оплату жилого помещения, отопления и освещения ;
  • на оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

3.3. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы, а также варианты устранения имеющихся в деятельности организации недостатков.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководства).

3.6. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.7. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Секретарь учебной части несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы секретаря учебной части осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы секретаря учебной части является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря учебной части определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Образовательном учреждении.

6. Право подписи

6.1. Секретарю учебной части для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

Должностные инструкции секретаря учебной части

МОУ «Новоилимская средняя общеобразовательная школа имени Н.И. Черных»

СЕКРЕТАРЯ УЧЕБНОЙ ЧАСТИ

Общие положения
1.1.Секретарь учебной части назначается и освобождается от должности директором Школы. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря учебной части его обязанности могут быть возложены на библиотекаря, старшего вожатого, лаборанта, секретаря-машинистку. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора Школы, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.
1.2.Секретарь учебной части должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.
1.3.Секретарь учебной части подчиняется непосредственно директору Школы.
1.4.В своей деятельности секретарь учебной части руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и Правительства Москвы и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, а также Уставом и локальными правовыми актами Школы (в том числе Правилами внутреннего правового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной Инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь учебной части соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

Функции
Основными направлениями деятельности секретаря учебной части являются:
2.1.Организация делопроизводства.
2.2.Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

Должностные обязанности
Секретарь учебной части выполняет следующие должностные обязанности:
3.1.Ведет:
-алфавитную книгу;
-книгу приказов на зачисление и выбытие учащихся;
-книгу прибытия и выбытия учащихся;
3.2.Консультирует учащихся, их родителей (законных представителей) и других посетителей о режиме работы Школы и отдельных ее сотрудников.
3.3.Обеспечивает:
-выдачу справок, подтверждающих учебу и работу в Школе;
-прием и выдачу необходимых документов при приеме и выбытие учащихся только родителям (законным представителям) или по их доверенности;
-подготовку материала по военнообязанных;
-сбор денег учащихся на приобретение проездных билетов;
-получение проездных билетов и выдачу их учащимся;
-оформление и сдачу в архив школьной документации, подлежащей длительному хранению.
Права
Секретарь учебной части имеет право:
4.1.Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.
4.2.Давать обязательные распоряжения ученикам во время их нахождения в Школе.
4.3.Представлять к дисциплинарной ответственности обучающихся за проступки, дезорганизующие учебно-воспитательный процесс, в порядке, установленным Правилами о поощрениях и взысканиях.
4.4.Вносить предложения по совершенствованию форм и методов ведения документации
4.5.Повышать свою квалификацию.

Ответственность
5.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка Школы, законных распоряжений директора Школы и иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за не использование предоставленных прав, секретарь учебной части несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.2.За применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и (или) психическим насилием над личностью обучающегося, секретарь учебной части может быть освобожден от занимаемой должности в соответствии с трудовым законодательством и Законом Российской Федерации «Об образовании». Увольнение за данный проступок не является мерой дисциплинарной ответственности.
5.3.За виновное причинение Школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь учебной части несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

Взаимоотношения. Связи по должности
Секретарь учебной части:
6.1.Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 36-часовой рабочей недели по графику, утвержденному директором Школы.
6.2.Получает от директора Школы информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.3.Исполняет обязанности учителей, секретаря-машинистки в период их временного отсутствия (отпуск, болезнь и т.д.). Исполнение обязанностей осуществляется в соответствии с законодательством о труде и Уставом Школы на основании приказа директора.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector