Табельный учет рабочего времени на предприятии 2021

Табель учета рабочего времени — форма Т-13 (бланк)

• Для чего нужна форма Т-13 (табель учета рабочего времени)?
• Какова специфика заполнения документа?
• Где бланк табеля учета рабочего времени Т-13 доступен для скачивания?
• Итоги

Для чего нужна форма Т-13 (табель учета рабочего времени)?

Форма Т-13, введенная в деловой оборот постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, необходима кадровой службе организации для составления табеля, который используется:

• для учета времени, отработанного (или же, наоборот, неотработанного) наемным сотрудником;
• в целях контроля соблюдения наемными работниками утвержденного графика явки на работу;
• для получения сведений об отработанном времени сотрудников, что необходимо для расчета зарплаты или, например, формирования статистических сводов.

Табель является оправдательным бухгалтерским документом — он подтверждает правомерность начисления работнику тех или иных сумм компенсаций (подобные расчеты являются разновидностью хозяйственных операций) в соответствии с условиями трудового контракта.

Кроме того, копию табеля, составленного по форме Т-13, вправе затребовать у бухгалтерии или кадрового отдела увольняемый сотрудник. Дело в том, что она будет соответствовать определению связанных с работой документов, которые должны отдаваться увольняемому сотруднику вместе с трудовой книжкой (ст. 84.1 НК РФ).

Отметим, что при желании фирма может задействовать любую альтернативную форму мониторинга времени нахождения сотрудников на работе, поскольку с 01.01.2013 частным компаниям, если иное прямо не предписано законом, необязательно задействовать формы бланков от Госкомстата. Но на практике необходимость использования иных бланков редко возникает — настолько удобен соответствующий форме Т-13 табель учета рабочего времени.

Какова специфика заполнения документа?

Форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» подлежит заполнению в автоматическом режиме с помощью компьютерных программ, входящих в инфраструктуру систем контроля доступа сотрудников на предприятие. В свою очередь, вручную (с помощью Word или иной аналогичной программы на ПК либо шариковой ручкой) табель заполняется при задействовании другой утвержденной законодательно формы — Т-12.

Отметим, что одним из принципиальных отличий документов Т-13 и Т-12 является то, что в первом не фиксируются цифры, отражающие расчеты по оплате труда — только рабочее время. Подсчет зарплаты ведется посредством иных инструментов, но на основании статистики явок работников по графику, которая собирается, в свою очередь, автоматической системой и отражается в рассматриваемом документе.

Форма Т-13 должна заверяться руководителем HR-службы (или иного компетентного подразделения фирмы), после чего передаваться в бухгалтерию.

Сведения о рабочем времени наемных работников могут фиксироваться в табеле 2 способами:

• посредством идущих подряд записей о посещениях (или неявках);
• посредством регистрации событий вне типичного графика (например, неявок, прогулов, опозданий, переработок сверхурочно).

Сведения о причинах тех или иных неявок, о переработках или, наоборот, неполных отработках смены, могут также быть вписаны в форму Т-13 на основании сторонних источников, составленных в надлежащем порядке. Это могут быть больничный лист, письменное согласие на переработку, справка о необходимости выполнения тех или иных общественных работ и т. д.

Где бланк табеля учета рабочего времени Т-13 доступен для скачивания?

Эксперты нашего портала предлагают вам скачать соответствующий форме Т-13 бланк табеля учета рабочего времени.

Итоги

В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ, каждая компания-работодатель должна осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников. Кроме того, выписку из базы данных, в которой содержатся сведения о явках на работу, вправе затребовать сотрудник при увольнении.

Несмотря на то, что закон разрешает задействовать произвольный бланк соответствующего табеля, форма Т-13 для решения указанных задач — один из оптимальных инструментов. Разумеется, при условии инсталляции в производственной инфраструктуре систем контроля доступа работников на территорию фирмы. Если таковой системы нет, то можно задействовать другую форму Госкомстата — Т-12.

Ознакомиться с иными полезными фактами о форме Т-13, а также аналогичной по назначению форме Т-12 вы можете в статьях:

Правильное составление табеля учета рабочего времени в 2021 году: насколько актуальны старые методы

Любая компания, которая использует наемных сотрудников, обязана заполнять табель учета рабочего времени. При отсутствии этого документа штрафные санкции не предусмотрены. Но в случае проверок со стороны государства к руководителю будет намного меньше вопросов. Кроме того, табель поможет и самой компании четко контролировать работу сотрудников.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табелем называют документ, в котором отображается количество отработанных сотрудников часов и дней, а также причины отсутствия на работе, в том числе, больничные, отпуска или командировки. Существует 2 традиционных варианта ведения этого документа:

• На бумаге. Способ самый простой и одновременно самый неточный. Таблицу создают вручную или распечатывают, после чего раздают сотрудникам. Так как мы говорим о 2021 годе, то переходим к более современным методам.
• Таблица Excel. Таблица аналогична бумажной, но хранится и заполняется в электронном виде. Метод считается полуавтоматическим, так как данные вносятся вручную, а общее количество дней и часов, затраченных на проект или другую работу, подсчитывается автоматически.

Основные плюсы табеля рабочего времени

1. Повышение мотивации
   По данным из табеля менеджеры могут отслеживать:
   — сколько и какой работы выполнил сотрудник;
   — когда было завершено задание, и сколько времени на него понадобилось;
   — если сотрудники четко понимают цель и преимущества расписания, у них появляется мотивация к точному отслеживанию времени.

Кроме того, если сотрудники понимают, что их работа контролируется, у них повышается пунктуальность и ответственность, снижается желание откладывать процесс на потом. Все это повышает вовлеченность персонала в процесс и, как следствие, общую продуктивность.

Как правильно составить табель учета рабочего времени?

Табель рекомендуется заполнять всем юридическим лицам и предпринимателям, которые используют наемный труд. Типовая форма табеля учета рабочего времени – №П-5. Но частные лица имеют право менять ее по необходимости с учетом особенностей деятельности.

Как выглядит табель учета рабочего времени

Табель – это таблица, в которой имеются такие пункты:

• Дата;
• Отработанные дни/часы;
• Периоды простоев;
• Не отработано из-за неполного рабочего дня;
• Неявка на работу по причине: отпуск (основной или дополнительный), обучение, беременность и роды, больничный, по разрешению руководствва, прогулы, выходные. Прочее.
• Общее число неявок на работу;
• Количество дополнительных выходных;
• Число сотрудников.

В табель вносятся все сотрудники, работающие по найму.

Частота заполнения табеля

Если вы хотите получить достоверный и точный табель учета рабочего времени, заполнять его следует каждый день. В конце месяца – подведение итогов. В это время подсчитывается отработанное время по каждому сотруднику, а на основе полученных данных – заработная плата (это особенно актуально при почасовой оплате труда).

Общие рекомендации по ведению табеля учета времени:

1. Табель заполняется отдельно для каждого месяца;
2. Учет времени ведется посменно и регулярно;
3. Табель можно вести двумя методами: учет всех сотрудников (приходы и неявки) или только регистрация неявок на работу;
4. Отмечать неявку по определенной причине следует только, если в наличие имеются подтверждающие документы, оформленные соответствующим образом;
5. Табель рабочего времени можно вести только для тех сотрудников, которые оформлены официально со всеми необходимыми документами – приказ о приеме на работу, перевод, увольнение.

Как сделать процесс проще?

Любая документация отнимает много времени и сил у ответственных сотрудников. Современный метод получения табеля учета рабочего времени подойдет компании любого размера – от крупного предприятия до малого бизнеса.

На рынке представлено огромное количество программ, обещающих автоматизацию учета. Но практически все они основаны на том, что сотрудник будет регулярно вручную вносить в них данные. Но есть выход – программа Yaware.TimeTracker предлагает совсем другой подход.

Мощная альтернатива традиционным методам с настоящей автоматизацией учета рабочего времени

Программа Yaware.Timetracker, разработанная компанией Yaware, предлагает мощный инструмент для самостоятельного сбора данных о сотрудниках с автоматическим формированием отчетов. Программе доступны 18 разных видов учета, в том числе, табель учета рабочего времени.

Нужно понимать, что такая система подходит только для сотрудников, которые работают за компьютером. После установки система начинает фиксировать начало и конец рабочей активности, подсчитывает реально отработанные часы, вносит их в табель. Рядом с фамилией каждого сотрудника есть значок каледарика, который позволяет уточнять причину отсутствия на работе – больничный, выходной, отпуск. Подобнее о том, как работает программа автоматического учета времени и что она еще может предложить, вы можете посмотреть в бесплатном демо.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени — 2021

• Когда поднимается вопрос об использовании форм бланка табеля, проходящих под номерами Т-12 и Т-13
• Если скачать простой образец табеля, как правильно его заполнять
• На какой срок рассчитаны формы Т-12 и Т-13 табеля учета рабочего времени — на год или на месяц

Когда поднимается вопрос об использовании форм бланка табеля, проходящих под номерами Т-12 и Т-13

Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает всех без исключения работодателей вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками.

Кроме того, нормы ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требуют от организаций документального оформления всех фактов своей хозяйственной жизни, к которым относится и выход/невыход сотрудника на работу.

Совокупность вышеуказанных нормативных актов делает необходимым оформление табелей учета рабочего времени всеми предприятиями и индивидуальными предпринимателями, имеющими наемных работников. Именно табель является тем учетным документом, где содержатся данные об отработанном и не отработанном работниками времени.

До вступления с 01.01.2013 в силу отдельных норм закона «О бухучете» в компаниях обязательными для ведения табеля учета рабочего времени считались формы, получившие название унифицированных и наравне с другими документами первичного учета включенные в постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В нем есть 2 формы табеля: Т-12 (для проставления обозначений от руки) и Т-13 (для автоматизированного заполнения).

В настоящее время организации вправе разработать собственные формы табеля и использовать их. Но большинство предприятий продолжают применять формы табеля, предложенные законодателем. А если они не полностью отвечают нуждам делопроизводства, в бланк вносятся небольшие корректировки путем добавления или вычеркивания отдельных граф или реквизитов.

Если скачать простой образец табеля, как правильно его заполнять

Если в организации было принято решение использовать унифицированную форму, то с простым бланком табеля учета рабочего времени можно ознакомиться в указанном выше постановлении Госкомстата.

Для вашего удобства в начале нашей статьи мы разместили доступный для скачивания бланк табеля Т-12. Там же можно скачать бланк, обязательный к применению бюджетными учреждениями.

К сожалению, образца заполнения табеля учета рабочего времени в постановлении Госкомстата нет, но есть правила его заполнения, актуальные для 2021 года (приведены в последнем разделе документа).

Сам же табель учета рабочего времени выглядит как таблица, в которой напротив каждой фамилии сотрудника делаются отметки на протяжении 31 дня. Каждый день помечается определенным кодом, отображающим явку/неявку сотрудника и причины этого, причем все причины должны иметь документальное подтверждение.

В графе, расположенной под кодом, предусмотрено место для указания продолжительности выхода/невыхода на работу (можно указывать часы или минуты).

Если же говорить о методике заполнения, то работодатель может выбрать, как заполнить табель учета рабочего времени:

• либо методом, по которому регистрации подлежат все действия и для каждого дня проставляются свои обозначения;
• либо методом, когда отображению подлежат лишь отклонения от нормального рабочего режима и в табеле отмечаются только те дни, когда сотрудник не работал, хотя и должен был, или работал с определенными особенностями.

В конце графы есть место для итогового учета за месяц отработанных и выходных дней, а также дней, требующих отдельного подхода при расчете зарплаты, например командировок или больничных.

В форме Т-12 табеля перечисляются обозначения, которые допустимы при заполнении (многие бухгалтеры и кадровые служащие пользуются ими даже без подсказок), — эти же обозначения проставляются и в форме Т-13. Унифицированные коды, применяемые для обозначения рабочего/нерабочего времени, приведены на картинке ниже.

В наших статьях вы можете ознакомиться с правилами применения кодов в табеле. Например:

• с обозначениями в табеле рабочего времени;
• кодами для обозначения отпуска;
• кодами для отражения командировки;
• кодами для больничного.

При этом в компаниях могут быть внедрены и свои обозначения, если сотрудникам, отвечающим за ведение табеля и интерпретацию информации из него, так будет удобнее.

Отличительной чертой формы Т-12 является возможность рассчитать заработную плату прямо в табеле, для чего предназначается раздел 2 (страницы 3–4). Если в компании учет рабочего времени ведется отдельно от расчета оплаты труда, раздел 2 формы Т-12 можно не заполнять.

На какой срок рассчитаны формы Т-12 и Т-13 табеля учета рабочего времени — на год или на месяц

В обеих формах табеля предусмотрено место только для проставления обозначений на протяжении 31 дня. Следовательно, табель учета рабочего времени может вестись только на протяжении месяца. Каждый месяц табель закрывается, подписывается уполномоченным лицом и сдается в бухгалтерию. Таким образом, за год в бухгалтерии накапливается 12 бланков табеля, которые учитываются при расчете начислений.

Каких-либо нововведений на законодательном уровне в правилах, по которым происходит заполнение табеля, в 2021 году не произошло. Если же подобные изменения произошли в рамках какой-либо конкретной организации (например, была скорректирована форма табеля или добавлена новая графа), то об этом в обязательном порядке должен уведомляться сотрудник, ответственный за ведение и заполнение табеля.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «График и учет рабочего времени».

Нерабочие дни в мае 2021 в табеле рабочего времени

nerabochie_dni_v_mae_2021_v_tabele_rabochego_vremeni.jpg

Похожие публикации

Указом президента в мае 2021 появились дополнительные дни отдыха, при этом за работодателями закрепили обязанность оплатить эти нерабочие смены в обычном порядке. Сложности в расчете зарплаты и отпускных из-за нерабочих дней дополнились отсутствием законодательной регламентации порядка отражения таких событий в табелях учета рабочего времени.

Как показать нерабочие дни в мае 2021 – разъяснения (табель)

Табель может составляться по унифицированной форме или по шаблону, утвержденному локальным актом работодателя. При заполнении документа рекомендуется использовать рекомендации из Методических указаний Приложения 5 к Приказу Минфина от 30.03.2015 г. № 52н и нормы Постановления Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. При оформлении табеля могут использоваться как буквенные, так и цифровые обозначения.

Примеры буквенных кодов для ведения учета рабочего времени:

• каждый факт выхода на рабочее место фиксируется кодом «Я»;
• выходные дни и дни, совпадающие с государственными праздниками, показываются в табеле как «В», а работа в эти дни «РВ»;
• период очередного отпуска или предусмотренного колдоговором дополнительного оплачиваемого отпуска фиксируется шифрами «ОТ» и «ОД»;
• прогулы отражаются как «ПР»;
• за дни нахождения работника в служебной поездке в табеле проставляется «К».

Условных обозначений много, но нет универсального, чтобы показать нерабочие оплачиваемые дни в мае 2021, табель в такой ситуации может быть оформлен несколькими способами – с использованием только рекомендованных буквенных символов или путем ввода дополнительных условных обозначений. В первом случае можно применить код «ОВ», который указывает на дополнительные выходные дни с выплатой за них зарплаты. При выборе второго варианта надо выбрать новое условное обозначение и утвердить его через внесение изменений в учетную политику предприятия. Но если работник привлекается к работе в дни, которые по Указу Президента объявлены нерабочими, табель оформляется в обычном порядке – проставляются явки, не предусматривающие повышенной оплаты.

О том, как отразить нерабочие дни в мае 2021 в табеле, опубликованы рекомендации Минтруда работникам и работодателям. В них сказано, что наличие в мае дополнительных нерабочих дней не становится поводом для снижения уровня заработной платы. Также работодатели вправе отнести понесенные расходы в связи с оплатой нерабочих смен в расходную базу в полном объеме. В табеле обозначение для нерабочих дней работодатели подбирают и устанавливают самостоятельно. То есть можно зафиксировать невыходы на работу с 4 по 7 мая произвольными буквенными обозначениями – например, «ОН» (оплачиваемый нерабочий день) или «НД» (нерабочие дни). Главное, чтобы эта аббревиатура упоминалась как допустимая в конкретных случаях в учетной политике.

Нельзя невыходы в период с 4 по 7 мая 2021 года обозначать как обычные выходные, так как этот интервал подлежит оплате, в то время как в обычные выходные зарплата не начисляется. Если работник в майские нерабочие дни находился в отпуске, ему в табеле проставляется именно отпуск, так как он не переносится как в случае с праздниками. Выходы на рабочее место в соответствии с распоряжением работодателя фиксируются кодом «Я» (или цифровым аналогом «01») с отражением в нижней ячейке количества отработанных часов.