Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Срок хранения приказов по основной деятельности

Какой срок хранения приказов по основной деятельности?

Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?

Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации». Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.

Также о классификации приказов и сроках хранения каждого вида этих локальных нормативных актов можно узнать из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Росархивом от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Инструкция к применению Перечня утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее – Инструкция).

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях. Кроме того, этот документ объясняет, что такое постоянное хранение и где оно осуществляется.

Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и пр.

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации

После издания приказа ему присваивается номер. При нумерации приказов рекомендуется использовать буквенные индексы, которые легко запоминаются и упрощают работу с документами (например, буквенное обозначение «ОД» сразу ассоциируется с основной деятельностью).

Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от других, при этом каждый из них обязательно должен пройти регистрацию в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Данная процедура придает документу юридическую силу и позволяет отслеживать движение и исполнение локального нормативного акта.

Форма такого журнала не утверждена, поэтому делопроизводственная служба каждого конкретного предприятия может устанавливать свой вариант. Например, можно использовать такое оформление:

  • титульный лист с надписью «Журнал регистрации приказов по ОД за 2021 год ООО «Эверест»»;
  • страницы с таблицей, содержащей записи о регистрации приказов:

Дата издания приказа

Рег. номер

Краткое содержание приказа

Отметка об исполнении

О замене печати

В связи с утратой старой печати принять новый оттиск и изготовить новую печать.

Об утверждении должностной инструкции мастера участка в новой редакции

Об изменении режима работы предприятия

В связи с началом зимы организация переходит на зимний режим работы

Далее приказы группируются в дела по видам и срокам хранения. Все приказы по основной деятельности имеют один срок хранения, поэтому могут подшиваться в одно дело по годам.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности, согласно п. 182 Перечня, относятся к документам постоянного хранения.

Срок действия приказов по основной деятельности

Чтобы организовать правильно хранение документов, следует прежде определить срок действия (актуальности) каждого конкретного акта. Приказы по основной деятельности начинают действовать с даты их издания или с момента, указанного в самом тексте. Прекращается же действие такого приказа в двух случаях:

  1. Если его отменили другим документом.
  2. Если истек срок, указанный в самом приказе.

По сложившейся в делопроизводстве традиции актуальность приказов рекомендуется проверять каждые 3–5 лет. Считается, что именно за это время обычно меняется штатный состав, направление деятельности, общая политика и другие показатели жизнедеятельности предприятия.

Если организация большая, то к данному процессу следует привлекать юридический отдел, бухгалтерию и другие структурные подразделения, которых касаются конкретные приказы или которые отвечают за их исполнение. Привлеченные к процессу актуализации локальной документации лица должны определить, какие акты можно ликвидировать, а какие изменить. После проверки устаревшие приказы следует отменить одним документом.

Сколько хранятся приказы по основной деятельности?

Даже если действие каких-то приказов прекращено, это не значит, что они должны быть уничтожены. После того как приказы прошли текущее хранение (от 1 года до 3 лет), решается вопрос об их архивном хранении. Несмотря на установленный законодательством срок хранения не все приказы по основной деятельности должны подшиваться в архивные дела. Ценность и значимость каждого документа определяет специальная комиссия или уполномоченное лицо. В зависимости от результатов либо формируются дела для передачи их в архив организации, либо происходит уничтожение ненужных приказов с составлением соответствующих актов.

Читать еще:  Включаются ли выходные дни в отпуск?

Если организация входит в список предприятий, формирующих государственные и муниципальные архивы, то дела передаются в архив. Большинство юридических лиц не имеет такой возможности, поэтому архивным хранением такие компании занимаются самостоятельно.

Согласно п. 19 части 1.2 раздела 1 Перечня приказы по основной (профильной) деятельности хранятся постоянно. В то же время организации, не формирующие государственные (муниципальные) архивы, должны хранить такие документы лишь до своей ликвидации. При закрытии предприятия документы подлежат экспертизе ценности, которая определяет необходимость их включения в состав Архивного фонда РФ (п. 4.5 Инструкции).

Однако в этом правиле есть исключение: приказы, присланные в организацию с целью уведомления, имеют срок хранения, который определяется как «до минования надобности», но не менее 1 года (п. 4.6 Инструкции). То есть приказ, присланный в структурное подразделение, например, из вышестоящего офиса, не должен держаться в общей папке, так как срок его хранения является временным.

Весь архив хранится на предприятии постоянно. Если предприятие реорганизуется, правопреемники обязаны принять архив на дальнейшее хранение. Если же оно ликвидируется, документы выборочно передаются в архив муниципальной или государственной принадлежности.

Как видите, сроки хранения приказов по основной деятельности говорят о том, что данный вид актов имеет большую значимость. В связи с этим во избежание штрафных санкций за непредставление или утрату важных документов (статьи 13.20, 13.25 Кодекса об административных правонарушениях) следует четко соблюдать порядок и сроки хранения рассмотренных актов.

Еще больше материалов по теме – в рубрике «Кадровые документы».

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности — применяется для регистрации приказов, образующихся в деятельности организации и имеющих общее значение для организации в целом.

Пример заполнения основного раздела журнала:

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

В отличие от приказов по личному составу и кадровых приказов, содержание приказа по основной деятельности относится не к конкретному сотруднику, а к организации в целом.

Приказами по основной деятельности являются следующие приказы:

  • Приказ О назначении Генерального директора
  • Приказ О создании обособленного подразделения
  • Приказ Об утверждении штатного расписания
  • Приказ Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
  • Приказ О введении безналичной формы оплаты труда
  • Приказ Об обеспечении охраны коммерческой тайны
  • Приказ Об установлении полной коллективной материальной ответственности
  • Приказ О сокращении численности и штата
  • Приказ Об утверждении формы расчетного листка
  • и др.

Срок хранения Приказов по основной деятельности — постоянно.

Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по основной деятельности не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Читать еще:  Как рассчитывается земельный налог для физических лиц?

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации приказов по основной деятельности установлен срок хранения постоянно.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Срок хранения приказов по основной деятельности

Курс ЦБ РФ $ 74,62
€ 85,59

Разделяем правильно приказы

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

Подготовка дел к сдаче в архив организации

Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива. Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

  • формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.
  • оформление дел в соответствии с установленным порядком.
  • экспертиза ценности документов и дел.
  • описание дел, передаваемых в архив организации.
  • передача документов в архив организации.
Читать еще:  Организация рабочего времени его планирование и учет

Формирование дел

Документы при подготовке к передаче на хранение должны быть правильно сформированы в дела.

Необходимо соблюдать основные требования:

  • в дело формируются документы одного срока хранения (приказы по основной деятельности и по личному составу не могут составлять одно дело, приказы по личному составу, касающиеся приема и увольнения не могут составлять одно дело с приказами по отпускам и командировкам и т.д.);
  • в дело формируются документы за один год. Исключение составляют документы, которые невозможно разделить по хронологии физически (журнал регистрации документов, рукописная книга приказов, расчетно-платежные ведомости, в которых информация за разные месяцы расположена на оборотной стороне одного листа и т.д.). Наличие таких документов оговаривается в исторической справке и предисловии. Небольшой объем документов (например, некоторые формы статотчетов состоят из 1-2 листов) не является основанием для их объединения за несколько лет в одно дело;
  • дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;
  • в дело включается по одному экземпляру документов.

Документы располагаются внутри дела, как правило, в хронологическом порядке. Приказы по основной деятельности и по личному составу формируются по возрастанию номеров, т.е. с №1 и далее, и по хронологии от января к декабрю. При больших объемах документов приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении, премировании можно формировать в отдельные дела. Если в делопроизводстве организации приказы по основной деятельности и приказы по личному составу велись вместе, их необходимо разделить.

Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, т.е. либо в одно дело за весь год, либо по месяцам, либо по всей организации, либо по каждому структурному подразделению.

Лицевые счета по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

Расчетно-платежные ведомости и лицевые счета могут формироваться внутри года по структурным подразделениям.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела. Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т.д. Данные виды приказов хранятся 5 лет.

Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.

Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:

  • порядковый номер документа, включенного в опись;
  • номер и дата документа (если это необходимо);
  • наименование документа;
  • количество листов в документе;
  • примечание;
  • итоговая запись о количестве документов личного дела.

Примерный порядок расположения документов в личном деле таков: внутренняя опись документов дела, листок по учету кадров или анкета, заявление о приеме на работу, автобиография, заверенные копии личных документов, заверенные копии приказов о приеме, назначении, перемещении, должностные обязанности, документы по аттестации и т.д.

Карточки формы №Т-2 группируются, по возможности, по году увольнения работников, а затем – по алфавиту. Если карточки велись неправильно, и год увольнения установить невозможно, карточки группируются в алфавитном порядке за весь период деятельности организации.

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

  • оформление обложки дел по установленной форме;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;
  • составление внутренней описи документов дела (если необходимо);
  • подшивку или переплет дела.

На обложке дела указывается:

  • наименование организации;
  • индекс дела по номенклатуре дел организации;
  • заголовок дела;
  • даты дела (даты подписания приказов о приеме и увольнении);
  • количество листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела. Сформированные дела подлежат оформлению.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector