Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Срок хранения документов ИП

Сроки хранения налоговых и кадровых документов ИП

Многие документы ИП подлежат длительному хранению — как налоговые, по которым Вы считали налоги и отчитывались по ним, так и кадровые, документы по страховым взносам — их перечень будет приведен ниже в статье.

За любой непредоставленный документ проверяющая организация может выписать штраф, начислить недоимку или насчитать пеню.

Сроки хранения документов предусмотрены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Документы для трудовой инспекции

Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.

Документы, которые могут быть затребованыСрок храненияС какой даты считать срок
Трудовые договоры, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировкахЗависит от того, когда составили документ: 75 лет, если до 2003 года и 50 лет — если позже 2003 годаС 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ.
Штатное расписаниеПостоянноС даты составления документа.
Журналы учета рабочего времени5 летС даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал.
График отпусков1 годС 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график.

Документы для налоговой инспекции

Во время камеральных проверок ФНС может изучить налоговые декларации, документы по вычетам НДС, льготы.

Также налоговая может запросить любые документы, связанные с деятельностью ИП — регистры по расчету налогов, «первичку», книги учета КУДИР по УСН или патенту, договоры с контрагентами.

Документы, которые могут быть затребованыСрок храненияС какой даты считать срок
Декларации, налоговые регистры, например, по расчету ЕНВД, УСН 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, «первичка», акты сверки с ИФНС5 летСрок по регистрам, «первичке» и актам считайте с даты, когда закончился период, по которому ИП составил документ. Например, регистр по расчету ЕНВД за IV квартал 2017 года храните до конца 2022 года — срок начинается с 1 января 2018 года.
4 годаСроки по декларациям определяйте с 1 января года, следующего за тем, в котором сдавали отчетность (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Например, декларацию по УСН за 2016 год ИП сдал 21 апреля 2017 года. Считайте срок с 1 января 2018 года по 31 декабря 2020 года.
Книги учета по УСН и патенту4 года или 11 летТ.к. книга нужна для составления и обоснования декларации то её следует хранить 4 года. Налогоплательщики могут перенести убытки прошлых лет или подать уточненку за любой период, поэтому желательно её хранить 11 лет.
Индивидуальные карточки по расчету взносов6 летС 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил карточку.
Отчеты по страховым взносамПостоянно, если отчет за год, и 5 лет — по квартальным формамС 1 января года, следующего за тем, в котором составили отчет. Например, бухгалтер ИП заполнит ЕРСВ за 9 месяцев 2017 года 10 октября. Срок считайте с 1 января 2018 года. Он закончится 31 декабря 2022 года.
Документы, подтверждающие покупку и создание амортизируемого имущества (договоры, акты приема-передачи)5 летС 1 января года, следующего за тем, в котором ИП самортизировал основное средство полностью. Например, ИП в июле 2017 года построил здание. Срок службы — 12 лет. ИП закончит амортизировать здание в июле 2028 года. Тогда срок хранения документов начнет течь с 1 января 2029 года и закончится 31 декабря 2033 года.
Договоры и соглашения по сделкам5 летС даты, когда договор или соглашение прекратили действовать.

Документы для ФСС

Фонд вправе изучить отчетность по взносам на травматизм, больничные, приказы на «детские» отпуска, иные документы на пособия.

Годовые расчетные ведомости 4-ФСС по отчислению страховых взносов в ФСС РФ хранятся постоянно. Квартальные – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно. С нарастающим итогом за IV квартал – постоянно).

Документы для Росалькогольрегулирования

Росалькогольрегулирование могут затребовать товаросопроводительные документы на алкоголь, если ИП торгует пивом. На их основании заносятся записи в ЕГАИС.

5 лет (Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558)

Штрафы за отсутствующие документы

Кто требуетРазмер штрафа
ИФНСОт 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ
ФССОт 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ)
ТрудинспекцияОт 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
РосалькогольрегулированиеОт 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ)
Читать еще:  Какие льготы и социальные гарантии предоставляются единственному (одинокому) родителю?

Хранение документов после закрытия ИП

Если ИП закрывается, то ему необходимо сдать документы, сроки хранения по которым еще не прошли, в архив.

Кадровые документы сдаются в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — в частную архивную компанию.

Сроков передачи документов в архив нет.

ФНС вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.

Срок хранения документов ИП

Все юридические лица сталкиваются с проблемой хранения документов. Здесь возникает ряд вопросов: как правильно хранить, какие сроки установлены для этого, где должны находиться документы. Этими же вопросами задаются и предприниматели. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели освобождены от ведения ряда документов, некоторые требования все же существуют.

Какие документы необходимо хранить

  1. В случае, если предприниматель работает с НДС на общей системе, то хранение бухгалтерских документов, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
  2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.
  3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
  4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет.
  5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.
  1. Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.

Сроки хранения документов

Документы, которые могут быть затребованы различными организациямиСрок храненияС какой даты считать срок
Трудовые договора, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировкахВ зависимости от срока составления документа, необходимо хранить до 75лет,если это было до 2003г., и 50лет после 2003г.Срок хранения считается с 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ.
Штатное расписаниеХранить нужно всегдаС даты составления документа.
Журналы учета рабочего времени5 летС даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал.
График отпусков1 годС 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график.

Хранение для налоговой инспекции

Во время камеральных или выездных проверок, налоговая инспекция может истребовать ряд документов от индивидуального предпринимателя, например: книгу доходов и расходов, журнал учета отпусков, договора с покупателями и поставщиками.

Документы, которые могут быть затребованыСрок храненияС какой даты считать срок
Декларации, налоговые регистры, например, по расчету ЕНВД, УСН 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, «первичка», акты сверки с ИФНС5 летСрок по регистрам, первичной документации и актам считайте с даты, когда закончился период, по которому ИП составил документ. Например, регистр по расчету ЕНВД за IV квартал 2017 года храните до конца 2022 года — срок начинается с 1 января 2021 года.
4 годаСроки по декларациям определяйте с 1 января года, следующего за тем, в котором сдавали отчетность (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Например, декларацию по УСН за 2016 год ИП сдал 21 апреля 2017 года. Считайте срок с 1 января 2021 года по 31 декабря 2021 года.
Книги учета по УСН и патенту4 года или 11 летТ.к. книга нужна для составления и обоснования декларации то её следует хранить 4 года. Налогоплательщики могут перенести убытки прошлых лет или подать уточненку за любой период, поэтому желательно её хранить 11 лет.
Индивидуальные карточки по расчету взносов6 летС 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил карточку.
Отчеты по страховым взносамПостоянно, если отчет за год, и 5 лет — по квартальным формамС 1 января года, следующего за тем, в котором составили отчет. Например, бухгалтер ИП заполнит ЕРСВ за 9 месяцев 2017 года 10 октября. Срок считайте с 1 января 2021 года. Он закончится 31 декабря 2022 года.
Документы, подтверждающие покупку и создание амортизируемого имущества (договоры, акты приема-передачи)5 летС 1 января года, следующего за тем, в котором ИП самортизировал основное средство полностью. Например, ИП в июле 2017 года построил здание. Срок службы — 12 лет. ИП закончит амортизировать здание в июле 2028 года. Тогда срок хранения документов начнет течь с 1 января 2029 года и закончится 31 декабря 2033 года.
Договоры и соглашения по сделкам5 летС даты, когда договор или соглашение прекратили действовать.
Читать еще:  Как получить паспорт гражданина РФ и каков срок его действия?

Штрафы за отсутствующие документы у ИП

Кто требуетРазмер штрафа
ИФНСОт 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ
ФССОт 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ)
ТрудинспекцияОт 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
РосалькогольрегулированиеОт 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ)

Хранение документов после закрытия ИП

В случае, если индивидуальный предприниматель решил прекратить свою деятельность, ему необходимо сдать текущую документацию в архив.

Кадровые документы сдаются в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — в частную архивную компанию.

Сроков передачи документов в архив нет.

Важно! Налоговая инспекция вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.

Ответственность за непредставление документов из-за порчи

Если предприниматель не может предоставить затребованные налоговой инспекцией документы и это происходит более двух раз, к вам могут быть применены административные меры наказания. Минимальная сумма штрафа составляет не менее 10 000 рублей.

Важно! В случае утери документов, их необходимо восстановить. Если это можно запросить у контрагентов, то попросите повторно, объяснив причину и написав официальный запрос. По крайней мере будет подтверждение, что вы обращались с просьбой о предоставлении дубликатов.

А вот если учетные документы были утрачены в связи с кражей, или в следствии стихийных бедствий – пожар, наводнение, затопление помещения. то ситуация становится сложнее. Для этого понадобиться произвести расследование, подробно указав причины произошедшего. В зависимости от документа и назначается служба для ведения расследования. После чего составляется акт и передается в налоговую инспекцию как подтверждение.

Регистрационные документы запрашиваются в ИФНС по заявлению на каждый документ, а также придется оплатить государственную пошлину в размере 300 рублей.

Важно! Хранить документы свыше установленного законодательством срока нет смысла, их лучше утилизировать с помощью специального оборудования или сжечь, однако заранее убедитесь, что именно эти документы уже подлежат уничтожению.

Таким образом, можно сделать вывод, что документы необходимо хранить. И хранить лучше в специально отведенном для этого месте, например, в несгораемом шкафу для надежности. А также систематизировать их, чтобы проще было ориентироваться, собрать по папкам и каждую подписать. Ведь когда порядок в бумагах легче работать и предоставлять для проверок данные.

Ответы на распространенные вопросы

1.Вопрос №1:

Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?

Ответ:

Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.

2.Вопрос №2:

Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?

Ответ:

Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.

ИП и хранение документов

Ответы на эти вопросы содержатся в 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, вопрос хранения документов ИП регулируется также статьей 23 НК РФ, 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», 212-ФЗ, Приказом №86 Минфина и Приказом № 558 Минкультуры.

Требует хранения

По закону ИП должен хранить документы, касающиеся бухгалтерии, уплаты налогов, полученных доходов и произведенных расходов, а также первичные документы регистрации и учета ИП и Книгу учета расходов и доходов не меньше четырех лет.

Бухгалтерская отчетность и первичные бухгалтерские документы хранятся пять лет.

Платежные документы о выплате страховых взносов хранятся шесть лет.

Личные же дела и карточки ваших работников, трудовые договора с ними, документы о принятии на работу и об увольнении хранить вообще следует 75 лет.

Как хранить

Место хранения документов законом никак не регламентируется, то есть каждый решает сам. Можно хранить в офисе, можно дома, можно и на даче. Следует знать, что на рынке есть и специальные компании, занимающиеся архивированием документов. И эти компании с удовольствием окажут эту услугу и вам. И если у вас большой документооборот, то вы оцените данное рыночное предложение.

Читать еще:  ТОП5 вопросов об онлайнчеках ответы ФНС

Одним словом, хранить можно где угодно, важно, знать это место и в случае необходимости найти нужные документы, так как закон все же описывает правила хранения и систематизации документов. Это означает, что вы несете ответственность за сохранность документов: как их содержания, так и их внешнего вида.

Отсутствие документов

Если вы не справились со своей обязанностью по хранению того или иного документа, то вы виновны в грубом нарушении НК РФ. Наказание за это — штраф от 10 тысяч рублей.

Однако заплатив штраф, вам все равно придется восстанавливать потерянные или испорченные документы:

-договоры, акты и товарные накладные можно повторно запросить у своих контрагентов;

-при утере учетных документов проводится расследование и по его окончанию составляется акт, который и относится в налоговую при необходимости;

-регистрационные документы повторно можно запросить у налоговой, подав соответствующее заявление и заплатив нужные госпошлины.

Кроме того, обнаружив, что тот или иной документ утерян, вам необходимо составить соответствующий акт и хранить уже этот документ.

Если документ был испорчен, то вы обязаны написать справку об этом, указав сам документ, период его составления, а также причину порчи.

Срок хранения истек

Документы старее срока, установленного законом для хранения, можно утилизировать: сжечь или воспользоваться шредером. Однако перед утилизацией проверьте, что не собираетесь уничтожить заодно и действующие документы, которые еще могут понадобиться.

Одним словом, ИП, как и юридические лица, обязаны хранить документацию. Ее объем зависит от системы налогообложения, а также от того, есть ли у вас свой штат сотрудников или нет. И, безусловно, никто не возбраняет вам собирать вообще все документы или хранить их дольше, чем предписывает закон.

Как долго должен хранить ИП документы?

Привет, уважаемые предприниматели!

Сегодня перебирал свои архивы и удивился двум ящикам документов. Они накопились всего лишь за два года ведения ИП и скоро нужно будет нанимать грузчиков и арендовать склад под их хранение : )

Сколько нужно хранить документы ИП?

Хороший вопрос и я озадачился им. Четких указаний в законах не нашел и позвонил к бухгалтеру. Она заявила, что минимальный срок хранения документов для ИП составляет 3 года.

Конечно, в идеале, хранить их нужно вечно : ), по словам моего бухгалтера.

Коллеги, кто-нибудь знает точные сроки хранения документов для ИП? Если да, то напишите, пож-та, в комментариях.

Я проанализировал все вопросы, которые задавались мне за 8 лет ведения блога. И отобрал ТОП-70 наиболее частых, которые задают почти все начинающие ИП.

Книга небольшая, время на чтение составит примерно 1 час. Собственно, я на них отвечаю в этой небольшой электронной книге. А называется она вот так:

«Ответы на самые частые вопросы от начинающих ИП без сотрудников»

Советую прочитать:

  1. Обязательно ли для ИП иметь печать?
  2. Схема налогов для ИП в 2014 году
  3. Сколько я заплачу налогов в первом квартале?

Я создал этот сайт для всех, кто хочет открыть свое дело в качестве ИП, но не знает с чего начать. И постараюсь рассказать о сложных вещах максимально простым и понятным языком.

Получайте самые важные новости для ИП на Почту!

Будьте в курсе изменений!

Нажимая на кнопку «Подписаться!», Вы даете согласие на рассылку , обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности .

4 комментария к “Как долго должен хранить ИП документы?”

Дмитрий, не нашел у Вас на сайте информации по ведению КУДиР, хотя знаю, что она обязательна для всех ИП.
Было бы очень здорово увидеть подробный разбор этого нудного и малопонятного документа. Заранее спасибо! 🙂

У меня КУДИР на автомате формируется программой, даже не заморачивался по этому поводу.
Главное точно фиксировать все движения денег, а программа ее сразу формирует.

Добрый день! Подскажите какой программой пользуетесь?

Здравствуйте! Разве ИП на ПСН обязаны вести КуДиР? На сайте налоговой: «Налогоплательщики в целях п. 7 ст. 346.45 НК РФ ведут учет доходов от реализации в книге учета доходов индивидуального предпринимателя, применяющего патентную систему налогообложения (ст. 346.53 НК РФ)». При этом ссылка на форму ниже действительно дана на КуДиР. Учет доходов необходим как раз для учета, что больше 300 000, — это понятно. А вот зачем на патенте учет расходов — неясно… Если кто-либо сможет прокомментировать — заранее спасибо!

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector