Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
6 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создаем ведомости на аванс 4 практических совета

Начисление и выплата аванса. Почему не все сотрудники попадают в ведомость?

Знаете ли Вы, как заполнять ведомости по начислению и выплате аванса и почему может случиться так, что не все сотрудники попадают в ведомость при автоматическом заполнении?

Одним из наиболее часто задаваемых вопросов пользователей при работе в ЗУП 3.1 является вопрос по заполнению ведомостей по начислению и выплате аванса. А именно – почему иногда возникают ситуации, когда не все сотрудники попадают в ведомость при ее автоматическом заполнении. Рассмотрим наиболее распространенные причины, влияющие на эту ситуацию.

Причина 1. Сотруднику не начислен аванс за 1 половину месяца

В ЗУП 3.1 Способ выплаты аванса определяется кадровыми документами сотрудника и может начисляться тремя различными способами:

· %-ом от фонда оплаты труда сотрудника

· расчетом заработной платы за первую половину месяца

Начисление и выплата аванса Рис 1.

Если сотруднику установлен аванс по расчету за первую половину месяца, то перед выплатой необходимо внести документ «Начисление за первую половину месяца». В случае, если аванс не начислен, то и выплачиваться он не будет.

Если сотруднику установлен аванс фиксированной суммой или %-ом от ФОТ, то предварительный расчет для начисления аванса программе не требуется, соответственно, такие сотрудники не попадут в список при заполнении документа «Начисление за первую половину месяца», но в ведомости на выплату суммы по ним заполнятся автоматически.

Причина 2. Сотрудник не работал всю первую половину месяца

Действительно, если сотрудник не работал с 01 по 15 числа месяца (например, находился в отпуске без сохранения заработной платы), то аванс ему не положен. По такому сотруднику нет сумм к начислению и программа совершенно справедливо не включит его в ведомость.

Причина 3. Способ выплаты аванса, установленный сотруднику, не соответствует типу ведомости на выплату аванса.

В ЗУП 3.1 существует 3 типа ведомости на выплату

· ведомость в банк

· ведомость на счета

· ведомость в кассу

При автоматическом заполнении ведомости в нее попадают сотрудники с соответствующим типом выплаты зарплаты/аванса, который устанавливается в карточке сотрудника на вкладке «Выплаты,учет затрат»

Начисление и выплата аванса Рис 2.

Начисление и выплата аванса Рис 3.

Например, если сотруднику установлен способ выплаты через банк, то при автоматическом заполнении ведомости в кассу он туда не попадет. Если же все-таки необходимо включить сотрудника в такую ведомость, то можно сделать это по кнопке «Подобрать»

Начисление и выплата аванса Рис 4.

Причина 4. У сотрудника имеется задолженность перед организацией.

В случае, если по сотруднику в расчетном месяце произошли какие-либо перерасчеты за прошлые периоды (например, в прошлом месяце были начислены излишние суммы), то при автоматическом заполнении ведомости сумма к выплате автоматически уменьшится на сумму задолженности. Если сумма задолженности превышает размер аванса, то такой сотрудник не будет включен в ведомость.

Причина 5. У сотрудника в этом месяце уже есть проведенные ведомости с характером выплаты «зарплата за месяц»

Это одна из самых распространенных причин «непопадания» сотрудника в ведомость на аванс при автоматическом заполнении. Очень часто такая ситуация возникает при формировании ведомостей на выплату «межрасчетов». Например, если сотруднику выплачивается премия в межрасчетный период, и при формировании ведомости указано, что это «зарплата за месяц», то программа не включит данного сотрудника в ведомость на аванс. Для решения этой проблемы перед формированием ведомости на выплату аванса надо отменить проведение всех ведомостей с характером выплаты «зарплата за месяц» по данному сотруднику в расчетном периоде, либо изначально указывать при создании ведомостей соответствующий вид выплаты.

Первичные документы по учету заработной платы

Оформление первой страницы

  • Первым делом на титульном листе необходимо указать полное название предприятия (в соответствии с регистрирующими документами), а также структурное подразделение, на которое оформляется ведомость (если таковое имеет место быть).
  • Далее необходимо вписать код по общему классификатору организаций и в столбце «Корреспондирующий счет» цифру 70.
  • Затем указывается срок действия данной ведомости, который должен быть не менее 5 дней с момента ее подписания (Положение Банка России года № 373-П от 12.10.2011).
  • В обязательном порядке в соответствующую строку первой страницы платежной ведомости должна быть вписана общая сумма, начисленная работникам за рассчитываемый период, причем как в цифровом, так и в письменном виде.
  • После этого надо указать дату составления платежной ведомости, а также ее порядковый номер по внутреннему документообороту.
  • Последнее, что нужно вписать на титульный лист формы Т-53 – это период, за который производится выплата. Здесь нужно указать конкретные даты.

Как правильно заполнять

Ключевые правила составления документов закреплены в Постановлении Госкомстата № 1 от 2004 г. Определим порядок составления на примере бланка № Т-53.

Начинаем заполнение с титульного листа. В первую очередь регистрируем наименование организации, затем вписываем название структурного подразделения. Теперь указываем срок осуществления выплат.

Сумму, причитающуюся к выдаче, указываем сначала прописью, а потом и цифрами. Затем титульный лист подписывает руководитель и главный бухгалтер компании с указанием Ф.И.О. Проставляем дату подписания.

Это важно знать: Акт пуска в работу подъемного сооружения, образец

Прописываем номер документа, дату его формирования (составления) и расчетный период, за который была отражена информация.

Переходим к заполнению табличной части бланка. Здесь сначала указываем номер записи по порядку, затем вписываем табельный номер работника. Фамилию и его инициалы, а также сумму к выплате. Рядом работник обязан расписаться в получении.

После заполнения таблицы подводятся итоги. Заверяется подписью кассира и ответственного бухгалтера.

Заполнение второго листа

Размер платежной ведомости напрямую зависит от количества работающих на предприятии сотрудников – чем их больше, тем длиннее будет данный документ. Количество листов платежной ведомости нужно обязательно указать в соответствующей графе.

  1. Первый столбик основной таблицы ведомости отведен под порядковую нумерацию сотрудников.
  2. Второй – под внесение табельного номера (эти данные хранятся в личных карточках работников организации).
  3. В третий вписываются ФИО получателей зарплаты (лучше, во избежание возможной путаницы, делать это с полной расшифровкой имени и отчества).
  4. В четвертый столбик бухгалтер предприятия вносит сумму начисленных к выдаче средств по каждому отдельному человеку (цифрами).
  5. В пятом столбике каждый работник должен расписаться о получении заработной платы.
  6. Шестой столбик предназначен для внесения ссылок на документы для расчетов по кассе (это могут быть доверенности, заявления сотрудников и т.п.) Если никаких отдельных примечаний по сотрудникам нет, то этот столбец можно перечеркнуть.

В строке под таблицей нужно еще раз указать цифрами и прописью общую сумму средств, начисленных к выдаче

Виза директора на форме Т-53

Без подписи руководителя компании платежная ведомость Т-53 не будет считаться действительной, поэтому после заполнения всех ее пунктов и перед передачей ее кассиру для выдачи заработной платы, бухгалтер предприятия обязан предоставить ее на подпись директору.

И еще одну подпись нужно будет поставить после того, как все средства будут выплачены сотрудникам. Платежную ведомость должен будет проверить главный бухгалтер предприятия и при отсутствии каких-либо нарушений также подписать ее.

Создаем ведомости на аванс: 4 практических совета

В продолжение темы заполнения ведомостей, рассмотрим популярные случаи ошибочного заполнения ведомости на аванс.

1. Если ведомость на аванс не заполняется, то возможно:

1. Уже существует ведомость за тот же месяц, в которой поле «Выплачивать» –заполнено как «Зарплата за месяц», поле «Месяц выплаты» – месяц, за который пытаемся выплатить аванс. Проверить это можно, оценив весь список ведомостей («Выплаты» – «Все ведомости на выплату зарплаты»).

Исправление:

  • исправить ранее внесенные ведомости, руководствуясь советом из предыдущей статьи (в шапке документа «Ведомость» должен быть установлен месяц, ЗА который выплачиваем суммы, а не в котором производим выплату).
  • временно рас провести ведомость за тот же месяц со способом выплаты «Зарплата за месяц».
Читать еще:  Унифицированная форма ТОРГ29 товарный отчет

В теории ситуация не всегда понятна, поэтому рассмотрим на конкретном примере:
1) Создаем и заполняем ведомость на выплату аванса (например, аванс за июнь).

2) Видим, что, нажав на кнопку «Заполнить», суммы в ведомости не появляются.

3) Заходим в журнал «Все ведомости на выплату зарплаты»

4) Видим, что уже существуют ведомости за июнь и способом выплаты «Зарплата за месяц»

Появиться они могли как по ошибке, при указании месяца в ведомости, так и обоснованно – для оформления выплаты каких-либо сумм в начале месяца потребовалось оформить именно такую ведомость.

В любом случае, для создания нашего аванса такую ведомость надо временно распровести и вернуть, когда выплата аванса будет полностью готова.
2.Сотруднику назначен аванс «Расчетом за первую половину», но документ «Начисление за первую половину месяца» еще не создан.
Какой способ расчета аванса назначен сотруднику можно посмотреть в карточке сотрудника (выбрать на панели разделов «Кадры» — «Сотрудники» — найти сотрудника).

Комментарий Анастасии:

— Если не согласны с таким способом расчета аванса, то внести соответствующий кадровый документ.

Если есть сотрудники со способом расчета аванса «Расчетом за первую половину месяца», то до заполнения ведомости на выплату аванса должен быть создан и заполнен документ «Начисление за первую половину месяца».

Журнал документов «Начисление за первую половину месяца» часто бывает скрыт. Чтобы он стал доступен – надо, чтобы хотя бы одному сотруднику был назначен аванс «Расчетом за первую половину месяца. Если такие сотрудники действительно есть, но журнал этих документов не появился в разделе «Зарплата», необходимо сделать следующее:

1) раздел «Зарплата» — «Настройка навигации» — см. ниже

2) Найти в левой части окна «Начисления за первую половину месяца»

3) нажать кнопку «Добавить» – пункт переместится в правую часть окна, нажать ОК.

В разделе «Зарплата» появится новый пункт.

4) создать и заполнить документ «Начисление за первую половину месяца» за необходимый период.

Комментарий Анастасии: в данный документ добавятся только те сотрудники, у которых способ расчета аванса «Расчетом за первую половину месяца». Сотрудники, которым аванс назначен фиксированной суммой, в этот документ не попадают, а отражаются сразу в ведомости.
3. У сотрудника нет ни одного отработанного дня в первой половине месяца.
Если сотрудника действительно не было первую половину месяца, а аванс решено заплатить, то необходимо добавить сотрудника в ведомость на аванс, используя кнопку «Подбор» и указать сумму аванса вручную.

Комментарий Анастасии:

— Проверить отработанное время сотрудника можно по табелю: раздел «Зарплата» – «Отчеты по зарплате» – «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
4. У сотрудника есть долг перед организацией за прошлые периоды.
В таком случае сумма аванса сотрудника, в зависимости от размера долга или будет отсутствовать совсем, или будет уменьшена. Уменьшение по этой причине происходит даже, если аванс назначен фиксированной суммой.

Комментарий Анастасии:

— Проверить остатки по взаиморасчетам с сотрудником можно в отчете «Задолженность по зарплате» в разделе «Выплаты» – «Отчеты по выплатам».

Читать первую часть статьи: Предотвращаем и исправляем ошибки в работе с ведомостями в ЗУП 3.1

    Вместе с этим читают:

    • Смотри шире. Лайфхак при работе с отчетом в 1С
    • Почему районный коэффициент не начисляется или перестал начисляться?
    • Как настроить производственный календарь в 1С:ЗУП, редакция 3

Исправления в платежной ведомости

Вообще по правилам заполнения платежной ведомости формы Т-53, кассир, перед тем как приступить к выдаче средств по ведомости, обязан проверить, все ли в ней оформлено верно.

Если находятся какие-то ошибки, то данный документ должен быть возвращен в бухгалтерию на переделку.

Но иногда случаются ситуации, когда по каким-либо причинам переоформить платежную ведомость уже невозможно. В этом случае неточные сведения нужно аккуратно зачеркнуть, написать сверху правильные данные, а исправление заверить подписями всех тех же сотрудников, которые подписывали начальный вариант ведомости. Здесь же нужно указать дату исправления. Если все сделать в соответствии с этими рекомендациями, то документ не утратит своей юридической силы.

По зарплатному проекту

Под зарплатным проектом понимается соглашение с банком, согласно которому банк открывает для каждого работника организации свой лицевой счёт.

В день зарплаты организация перечисляет заработную плату всех сотрудников на специальный зарплатный счёт в этом банке одной суммой.

При этом к платёжке прикладывается ведомость с указанием лицевых счетов работников и сумм к выплате. Банк в соответствии с этой ведомостью сам распределяет денежные средства по лицевым счетам работников.

При этом у разных банков есть разные возможности и требования по работе с зарплатным проектом, если речь идёт об электронном документообороте, то есть, когда мы перечисляем деньги на зарплатный счёт через клиент-банк.

В этом случае (банк-клиента) после отправки платёжного поручения в банк посылается письмо в произвольной форме с приложением к нему одного из следующих вариантов (зависит от требований и возможностей банка):

  • распечатанная и отсканированная ведомость выплат по лицевым счетам
  • файл выгрузки прямо из 1С
  • файл выгрузки из специальной программы, которую даёт банк

Если мы посылаем в банк ведомость в виде файла (выгрузки), то обычно банк в ответ присылает нам файл-подтверждение, который мы можем также загрузить в 1С.

Создание зарплатного проекта

Заходим в раздел «Зарплата и кадры» пункт «Зарплатные проекты»:

Создаём зарплатный проект для сбербанка:

Галку «Использовать обмен электронными документами» намеренно не ставим, чтобы разобрать случай, когда мы отправляем ведомость банк в напечатанном виде.

Вводим лицевые счета для сотрудников

Предположим, что банк создал лицевой счёт для каждого из сотрудников. Как занести эти счета в систему? Кстати зачем мы это хотим сделать? Затем, чтобы в ведомости, которую мы будем формировать для банка напротив ФИО сотрудника стоял ещё и его лицевой счёт.

Если у нас много сотрудников — можно воспользоваться обработкой «Ввод лицевых счетов»:

Но в примере у нас всего 2 сотрудника, поэтому занесём их лицевые счета вручную, прямо в их карточки (заодно будем знать где они хранятся).

Заходим в раздел «Зарплата и кадры» пункт «Сотрудники»:

Открываем карточку первого сотрудника:

И переходим в раздел «Выплаты и учет затрат»:

Здесь выбираем зарплатный проект и вводим номер лицевого счета, полученный из банка:

То же самое проделываем со вторым сотрудником:

Начисляем зарплату

Заходим в раздел «Зарплата и кадры» пункт «Все начисления»:

Начисляем и проводим заработную плату:

Выплачиваем зарплату

Далее заходим в раздел «Зарплата и кадры» пункт «Ведомости в банк»:

Создаём новый документ, в котором указываем зарплатный проект и выбираем сотрудников (обратите внимание, чтобы подхватились их лицевые счета):

Проводим документ и распечатываем ведомость для банка:

Это важно знать: Минтруд меняет срок выплаты отпускных: выплата зарплаты с отпускными в 2021 году

Вот как она выглядит:

На основании ведомости формируем платёжное поручение:

В нём общей суммой переводим зарплату на зарплатный счёт банка, в котором у нас открыт зарплатный проект:

Вместе с этой платёжкой не забываем приложить ведомость (с реестром лицевых счетов и выплат), распечатанную выше в том виде, в котором требует банк (обычно это произвольное письмо через банк клиент).

Делаем выгрузку реестра в банк

Рассмотрим возможность выгрузки ведомости (реестра) в виде файла в банк. Если ваш банк поддерживает такую возможность (или это его требование), то заходим в раздел «Зарплата и кадры» пункт «Зарплатные проекты»:

Открываем наш зарплатный проект и ставим галку «Использовать обмен электронными документами»:

Снова переходим в раздел «Зарплата и кадры» и видим, что появилось два новых пункта. Нас интересует пункт «Обмен с банками (зарплата)»:

Читать еще:  Ходатайство о назначении судебно-медицинской экспертизы при дтп. образец и бланк 2021 года

Здесь есть три базовые возможности выгрузки в банк:

  • Зачисление зарплаты
  • Открытие лицевых счетов
  • Закрытие лицевых счетов

Остановимся на первом пункте. Он позволяет сделать выгрузку нашей ведомости в файл, который потом отправляется произвольным письмом через клиент-банк.

Для этого выделяем нужную нам ведомость и нажимаем кнопку «Выгрузить файл»:

Когда из банка придёт ответ, в нём будет файл-подтверждение. Нужно зайти в эту же обработку и загрузить этот файл через кнопку «Загрузить подтверждения». При помощи этого замечательного механизма мы сможем отслеживать какие ведомости были оплачены банком, а какие нет.

Как закрыть платежную ведомость

Этот этап является завершающим. После того, как срок действия платежной ведомости истек (пять дней) кассир должен оформить ее закрытие. Причем сделать это необходимо даже в том случае, если заработная плата не была выдана всем сотрудникам. Для закрытия ведомости нужно:

  1. Написать слово «депонировано» напротив фамилий тех работников, которые не получили по данной ведомости причитающиеся им деньги;
  2. Подсчитать выданные средства и те, которые были задепонированы. Внести эти сведения на последний лист ведомости;
  3. Заверить ведомость подписью;
  4. Выписать расходно-кассовый ордер. В нем надо написать сумму выданных средств, затем внести номер ордера в ведомость.

После того, как вся эта процедура проведена, ведомость нужно снова передать в бухгалтерию.

Что выбрать: расчетную ведомость по зарплате или расчетно-платежную?

» Ведение ИП » Зарплата

Некоторые предприниматели, которые используют для ведения своего дела нанятых работников, применяют для выплаты им заработной платы бланк расчетно-платежной ведомости. Но не всегда ее можно применять. В таких случаях Госкомcтатом были предвидены отдельно бланки платежной и расчетной ведомости по зарплате. Для этого используют форму Т-51 и Т-53. Они были введены в обиход в 2004 году.

  • 2 Платежная ведомость: назначение и применение
  • 3 Преимущества расчетно-платежной ведомости

Как оформить авансовый отчет

Документ должен содержать следующую информацию:

  • название предприятия;
  • дата оформления отчетности;
  • сумма выделенных денег;
  • основная цель выдачи денег;
  • документация, подтверждающая факт расходов.

Отчетность также содержит сведения о перемещении финансов, их учете, аналитическом счете и другой информации, способной отразить суммы выделенных, потраченных и вернувшихся денег.

Авансовый отчет заполняется уполномоченными сотрудниками отдела бухгалтерии. Эта информация заверяется начальником организации.

В отрывной записке отражается сумма потраченных и подлежащих возврату денег. После утверждения она выдается подотчетному лицу. Обратная сторона содержит расшифровку расходов. На ней указывается счет предприятия, который изменяется из-за списания денег на определенные траты.

Создаем ведомости на аванс: 4 практических совета

В продолжение темы заполнения ведомостей, рассмотрим популярные случаи ошибочного заполнения ведомости на аванс.

1. Если ведомость на аванс не заполняется, то возможно:

1. Уже существует ведомость за тот же месяц, в которой поле «Выплачивать» –заполнено как «Зарплата за месяц», поле «Месяц выплаты» – месяц, за который пытаемся выплатить аванс. Проверить это можно, оценив весь список ведомостей («Выплаты» – «Все ведомости на выплату зарплаты»).

Исправление:

  • исправить ранее внесенные ведомости, руководствуясь советом из предыдущей статьи (в шапке документа «Ведомость» должен быть установлен месяц, ЗА который выплачиваем суммы, а не в котором производим выплату).
  • временно рас провести ведомость за тот же месяц со способом выплаты «Зарплата за месяц».

В теории ситуация не всегда понятна, поэтому рассмотрим на конкретном примере:
1) Создаем и заполняем ведомость на выплату аванса (например, аванс за июнь).

2) Видим, что, нажав на кнопку «Заполнить», суммы в ведомости не появляются.

3) Заходим в журнал «Все ведомости на выплату зарплаты»

4) Видим, что уже существуют ведомости за июнь и способом выплаты «Зарплата за месяц»

Появиться они могли как по ошибке, при указании месяца в ведомости, так и обоснованно – для оформления выплаты каких-либо сумм в начале месяца потребовалось оформить именно такую ведомость.

В любом случае, для создания нашего аванса такую ведомость надо временно распровести и вернуть, когда выплата аванса будет полностью готова.
2.Сотруднику назначен аванс «Расчетом за первую половину», но документ «Начисление за первую половину месяца» еще не создан.
Какой способ расчета аванса назначен сотруднику можно посмотреть в карточке сотрудника (выбрать на панели разделов «Кадры» — «Сотрудники» — найти сотрудника).

Комментарий Анастасии:

— Если не согласны с таким способом расчета аванса, то внести соответствующий кадровый документ.

Если есть сотрудники со способом расчета аванса «Расчетом за первую половину месяца», то до заполнения ведомости на выплату аванса должен быть создан и заполнен документ «Начисление за первую половину месяца».

Журнал документов «Начисление за первую половину месяца» часто бывает скрыт. Чтобы он стал доступен – надо, чтобы хотя бы одному сотруднику был назначен аванс «Расчетом за первую половину месяца. Если такие сотрудники действительно есть, но журнал этих документов не появился в разделе «Зарплата», необходимо сделать следующее:

1) раздел «Зарплата» — «Настройка навигации» — см. ниже

2) Найти в левой части окна «Начисления за первую половину месяца»

3) нажать кнопку «Добавить» – пункт переместится в правую часть окна, нажать ОК.

В разделе «Зарплата» появится новый пункт.

4) создать и заполнить документ «Начисление за первую половину месяца» за необходимый период.

Комментарий Анастасии: в данный документ добавятся только те сотрудники, у которых способ расчета аванса «Расчетом за первую половину месяца». Сотрудники, которым аванс назначен фиксированной суммой, в этот документ не попадают, а отражаются сразу в ведомости.
3. У сотрудника нет ни одного отработанного дня в первой половине месяца.
Если сотрудника действительно не было первую половину месяца, а аванс решено заплатить, то необходимо добавить сотрудника в ведомость на аванс, используя кнопку «Подбор» и указать сумму аванса вручную.

Комментарий Анастасии:

— Проверить отработанное время сотрудника можно по табелю: раздел «Зарплата» – «Отчеты по зарплате» – «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
4. У сотрудника есть долг перед организацией за прошлые периоды.
В таком случае сумма аванса сотрудника, в зависимости от размера долга или будет отсутствовать совсем, или будет уменьшена. Уменьшение по этой причине происходит даже, если аванс назначен фиксированной суммой.

Комментарий Анастасии:

— Проверить остатки по взаиморасчетам с сотрудником можно в отчете «Задолженность по зарплате» в разделе «Выплаты» – «Отчеты по выплатам».

Читать первую часть статьи: Предотвращаем и исправляем ошибки в работе с ведомостями в ЗУП 3.1

    Вместе с этим читают:

    • Смотри шире. Лайфхак при работе с отчетом в 1С
    • Почему районный коэффициент не начисляется или перестал начисляться?
    • Как настроить производственный календарь в 1С:ЗУП, редакция 3

Возмещение расходов по авансовому отчету

Налоговое законодательство регламентирует сроки составления документа для возмещения потраченных денег. За три рабочих дня материально ответственный сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерией.

ВНИМАНИЕ! В ситуациях, когда подотчетным лицом была израсходована выделенная сумма не полностью, в авансовый отчет также включается информация об оставшихся финансах. Эта сумма и является возвратом.

Возможные и другие ситуации, при которых сотрудник сначала израсходовал собственные финансы, а уже потом предъявил документы на возмещение. Несмотря на то что процедура отличается, она все равно оформляется через представительские расходы авансового отчета.

Заявление о выдаче денег под отчет

Назначение аванса происходит путем составления и подачи соответствующего заявления. Для его заполнения не предусмотрено унифицированной формы.

Стандартная форма такого заявления содержит следующие сведения:

  • информация о лице, которому направляется заявление;
  • информация о заявителе;
  • суть заявления – просьба о выдаче денег в определенном размере;
  • причина необходимости денег;
  • дата составления и подпись заявителя;
  • подпись бухгалтера, подтверждающая факт отсутствия задолженность по ранее выданным суммам;
  • подпись руководителя о принятии заявления.
Читать еще:  Чем грозит уничтожение документов не по правилам

Бланк заявления организация разрабатывает самостоятельно, но исключать хотя бы один из указанных пунктов нельзя.

Суть расчетной ведомости

Расчетная ведомость для выплаты заработной платы содержит информацию о всех сотрудниках и их начислениях, а также суммах удержаний из заработков каждого работника.

Образец данного документа представляет собой форму, которая состоит из двух частей, а именно:

  • титульной страницы с основными реквизитами ИП;
  • таблицы, которая составлена с данными всех сотрудников, которые работают на основе трудовых отношений с ИП.

Расчетная ведомость формируется на основе бланка Т-51. В первой части требуется указать несколько основных параметров:

  • полное регистрационное название ИП;
  • идентификационный код плательщика налогов;
  • дата заполнения бланка;
  • итоговая сумма выплачиваемых средств;
  • период, за который проводится начисление оплаты.

Все они имеют определенное расположение в ведомости по зарплате, которое может отличаться в зависимости от сферы бизнеса ИП. Детальные цифры по расчету оплаты труда сотрудникам расчетная ведомость содержит во второй своей части. Она представляет собой таблицу, которая может быть в несколько страниц. Каждая строка в ней отвечает отдельной штатной единице, а каждая графа указывает на начисление или удержание по данному ИНН. Нельзя забывать, что в случае, когда таблица очень длинная, каждый лист нумеруется, а информация об общем количестве указывается в специальном поле, когда проводится оформление платежной ведомости. Общее количество столбцов в форме Т-51 должно быть 18.


Заполненная расчетная ведомость хранится в бухгалтерской документации ИП на протяжении 5 лет, так как она относится к первичной документации. Это требования нормативных актов РФ.

Стоит отметить, что расчетная ведомость заполняется в количестве одна штука, как для тех работников, которые получают зарплату наличными, так и тем, кто оформил для этого банковские карты или открыл текущие счета.

Форма Т-51 не утверждается руководствующим лицом, а лишь подписывается бухгалтером, который ее оформил. Это связано с тем, что расчетная ведомость по заработной плате не дает права выдачи средств, а лишь предполагает их будущее перечисление.

Какие документы являются обоснованием расходов

Авансовый отчет составляется вместе с документами, подтверждающими факт расходов. Ими могут быть:

  • товарный чек;
  • кассовый чек;
  • приходный кассовый ордер (ПКО) и т. д.

В стандартном чеке содержится следующая информация:

  • наименование;
  • дата покупки;
  • наименование организации, в которой приобретен товар;
  • сведения о проведенной операции;
  • количество и цена каждого наименования в чеке;
  • должность, инициалы и подпись продавца.

Товарный чек не составляется по унифицированному бланку. Однако в нем должны указываться основные реквизиты, требуемые для подтверждения расходов. Он используется в субъектах, работающих по ЕНВД, потому что они не работают с контрольно-кассовой техникой.

СОВЕТ! При отсутствие чека к отчету можно приложить другой бланк строгой отчетности. Например, при отправлении сотрудника в командировку – посадочный талон на самолет, билет на поезд и т. д.

Если подтверждающих документов нет

В отсутствие подтверждающей документации авансовый отчет составить нельзя. Если подотчетное лицо не может предъявить доказательства правомерности трат, организация вправе в полной мере требовать возврат потраченных денег.

Налоговое законодательство не запрещает организациям принимать отчетность без подтверждающих документов. Однако выданные под отчет средства в такой ситуации нельзя включить в расходы при работе по упрощенной системе налогообложения.

Платежная ведомость: назначение и применение

После того, как проведены все расчеты сумм, необходимо заполнить ведомость по зарплате, что даст право выплаты непосредственно работникам. Такой является форма Т-53.

Она представляет собой платежные ведомости, которые являются основой для формирования платежных поручений на перечисления сумм зарплаты через банки, а также расходно-кассовых ордеров для совершения выплат через кассу. Выбор формы получения денег выбирает сам работник согласно собственным пожеланиям и интересам.

Платежная ведомость состоит, как и расчетная, из двух частей:

  • титульной;
  • табличной.

На первом листе указываются основные регистрационные данные ИП. Отличительной особенностью титула этого документа является наличие на нем графы с информацией о сроке годности, который имеет эта платежная ведомость. Требования Указа Банка России указывают на то, что выплаты могут совершаться по форме Т-53 исключительно на протяжении 5 дней после визирования документа руководителем юридического лица.

Платежная ведомость во второй части – это таблица, что состоит из шести столбиков и строк в количестве работников ИП. Образец заполнения таблицы из этой формы предполагает внесение таких данных;

  • номер по-порядку в таблице;
  • номер из личного дела конкретного сотрудника;
  • данные работника, а именно его ФИО;
  • суммы к выплатам в разрезе по сотрудниках;
  • подведенная к итогу сумма выдачи;
  • подпись получателя денежных средств;
  • подтверждающий документ для выдачи наличными.

Заполняется платежная ведомость на основе первичных документов. Что касается последнего столбика, то в тех случаях, когда расходные выплаты проводятся не через кассу, он зачеркивается прочерком.

Для совершения выплат согласно данным в форме Т-53 необходимо, чтобы документ завизировал руководитель и бухгалтер-исполнитель юридического лица.

По истечении расчетного периода срока действия ее необходимо закрыть. Это необходимо проделать даже, если не все успели получить денежные средства.

Процесс закрытия этой формы предполагает несколько действий:

  1. напротив тех ФИО сотрудников, которые не получили денежные средства проставить признак «депонировано»;
  2. подвести итог выплаченных и невыплаченных сумм;
  3. кассир подтверждает документ подписью;
  4. формируется общий РКО с суммой выданных денежных средств, а его номер прописывается в ведомости.

Как выплатить зарплату и аванс

Платить зарплату нужно минимум дважды в месяц, поэтому условно разделяют две выплаты: аванс и зарплату. Авансом называют первую часть зарплаты за уже отработанные сотрудником дни. А зарплатой — итоговую выплату оставшейся в конце месяца суммы.

В зарплатном проекте Модульбанка тоже есть разделение на «Аванс» и «Заработную плату». Тип выплаты выбирает владелец счета в зарплатной ведомости. Между ними есть несколько различий:

Аванс

Для перевода аванса не нужно оплачивать НДФЛ

Действует лимит 300 000 ₽ в месяц на всех сотрудников. Лимит можно увеличить

Можно оплатить только за текущий месяц

Нельзя перевести аванс, если за прошлый месяц не выплатили зарплату

Заработная плата

Для перевода зарплаты нужно оплатить НДФЛ. В платеже НДФЛ учитывается как зарплата, так и все авансы за этот месяц

Нет ограничений на сумму выплат

Можно оплатить за любой месяц

Укажите тип оплаты: «Заработная плата» или «Аванс».

О других выплатах рассказали в отдельных статьях: больничные и отпускные.

Затем нажмите «Выплатить» и подпишите ведомость кодом из смс. Подписывать уже готовые ведомости можно и с мобильного приложения. Это удобно, если у бухгалтера нет права подписи, а гендиректор не может подойти к компьютеру. Тогда достаточно попросить директора подписать ведомость через приложение

Аванс можно отправить сразу. Но чтобы перевести «Заработную плату», сначала оплатите НДФЛ.

Налог рассчитывается автоматически по сумме всех авансов и зарплат за этот месяц.

Сумму платежа в НДФЛ можно уменьшить — например, чтобы сделать налоговый вычет для сотрудника. Просто отредактируйте поле «Сумма» в платеже НДФЛ.

При этом мы рассчитываем минимальный рекомендуемый платёж, ниже которого нельзя уменьшить сумму платежа НДФЛ. Но если вы исправно платите налоги за сотрудников, то не попадёте в такую ситуацию.

1. В ведомости всегда указывайте зарплату на руки — столько, сколько получит сотрудник. Мы рассчитаем платёж НДФЛ позднее и предложим отправить отдельным платежом.

2. Для авансов действует стандартный лимит в 300 000 ₽ в месяц. Лимит можно увеличить, предоставив штатное расписание и трудовые договоры ваших сотрудников. Для этого нажмите кнопку «Повысить лимит» в разделе «Зарплата».

3. Платежи для каждого сотрудника попадают в раздел «Деньги» после подписи зарплатной ведомости. Каждый платёж можно скачать, распечатать или отправить на почту.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector