Содержит ли штатное расписание коммерческую тайну?

Штатное расписание коммерческая тайна

Многим профсоюзным организациям в России, особенно – в ситуации конфликта с работодателем, приходилось сталкиваться с отказом менеджмента предоставить штатное расписание под предлогом того, что данный документ представляет коммерческую тайну.

Недавний пример – . Несмотря на проведение сокращений администрация упорно отказывается предоставить профсоюзной организации штатное расписание для совместного обсуждения имеющихся вакансий и поиска возможности сохранить кадровый потенциал.

Но разберемся, что такое «коммерческая тайна» и действительно ли штатное расписание подпадает под это определение?

Все, что связано с коммерческой тайной в России, регулируется специальным законом №98-ФЗ. В нем говорится, что «коммерческая тайна – это режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду».

Обладатель тайны сам устанавливает, какие сведения включить в специальный документ, называющийся «Перечень информации, составляющей коммерческую тайну», и как эти сведения оберегать. В законе (пункт 2 статьи 3) так и говорится: «к информации, составляющей коммерческую тайну, предприниматель вправе отнести сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие)». На это положение закона очень любят ссылаться работодатели… при этом забывая, что в статье 5 того же закона четко устанавливаются исключения из этого правила.

К числу сведений, в отношении которых работодатель не вправе устанавливать режим конфиденциальности, т.е.

Конфиденциальность локальных нормативных актов и других документов работодателя

которые он в том числе не может включить их в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну, относятся в том числе данные «о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест».

А значит, говорить о коммерческой тайне применительно к штатному расписанию – документу, содержащему информацию о численности, составе работников и системе оплаты труда, – не приходится.

Стоит отметить, что суды придерживаются той же точки зрения.

Более подробную информацию, в том числе – примеры судебных решений – можно найти, перейдя .

Главный правовой инспектор труда

Дата публикации: 22 января 2015 г.

Работаю в ООО главным инженером.

Разглашение коммерческой тайны

1. Является ли штатное расписание ООО коммерческой тайной? 2. Могу ли я по заявлению ознакомиться со штатным расписанием ООО? Директор отказывает мне в этом, мотивируя, что это коммерческая тайна. 3. Является ли зарплата коммерческой тайной?

(1, 3) Режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении:

— сведений о численности, о составе работников (такие сведения содержаться в штатном расписании),

— сведений о системе оплаты труда (которая включает в себя размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок).

То есть такие сведения не являются коммерческой тайной.

(2) Вы можете направить такое заявление работодателю, и в том случае, если ознакомление со штатным расписанием необходимо Вам для исполнения должностных обязанностей, работодатель обязан ознакомить Вас с данным документом.

В ином случае работодатель не обязан знакомить Вас со штатным расписанием, (если такая обязанность не предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом).

В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит обладателю такой информации с учетом положений указанного Федерального закона.

Информация, составляющая коммерческую тайну, полученная от ее обладателя на основании договора или другом законном основании, считается полученной законным способом.

В соответствии с п. 5 ст. 5 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении сведений о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест.

В соответствии со ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

Содержит ли штатное расписание коммерческую тайну?

Недавний пример – ситуация на кондитерской фабрике «Нестле» в Перми. Несмотря на проведение сокращений администрация упорно отказывается предоставить профсоюзной организации штатное расписание для совместного обсуждения имеющихся вакансий и поиска возможности сохранить кадровый потенциал.

Содержит ли штатное расписание коммерческую тайну?

В законе (пункт 2 статьи 3) так и говорится: «к информации, составляющей коммерческую тайну, предприниматель вправе отнести сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие)». На это положение закона очень любят ссылаться работодатели… при этом забывая, что в статье 5 того же закона четко устанавливаются исключения из этого правила.

К числу сведений, в отношении которых работодатель не вправе устанавливать режим конфиденциальности, т.е. которые он в том числе не может включить их в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну, относятся в том числе данные «о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест».

Стоит отметить, что суды придерживаются той же точки зрения. Суды придерживаются такой же точки зрения.

Более подробную информацию, в том числе – примеры судебных решений – можно найти, перейдя по этой ссылке.

Дата публикации: 04.01.15

Чтобы прочесть более подробную информацию, кликните на названии мероприятия.

Календарь IUF в формате PDF

При необходимости информацию о деятельности госорганов, местных властей и прочих субъектов властных полномочий, обеспеченных бюджетными средствами, может получить каждый желающий. Так, в соответствии со статьей 9 Закона «Об информации» все граждане Украины, юрлица и госорганы имеют право на информацию, то есть на свободное получение, использование, распространение и хранение сведений, необходимых им для реализации своих прав, свобод и законных интересов, осуществления задач и функций.

Для получения необходимой публичной информации лицу необходимо направить запрос в соответствующий орган, ответ на который должен быть предоставлен в четко установленный Законом «О доступе к публичной информации» срок.

Может ли размер заработной платы работников коммерческой организации являться коммерческой тайной?

В частности, распорядитель информации должен предоставить ответ не позднее 5 рабочих дней со дня получения запроса. В течение 48 часов сведения предоставляются, если запрос касается информации, необходимой для защиты жизни или свободы лица, состояния окружающей природной среды, качества пищевых продуктов и предметов быта, аварий, катастроф, опасных природных явлений и других чрезвычайных событий, или же в течение 20 дней, в случае предоставления большого объема информации.

Несмотря на законодательно предусмотренное право на предоставление доступа к публичной информации, на практике получить от органов власти требуемые сведения достаточно затруднительно по причине того, что сами госорганы зачастую необоснованно отказывают в ответе на запрос. Подтверждением тому служит и судебная практика, сложившаяся в спорах между просителем информации и представителем госоргана. Возьмем, к примеру, определение ВАСУ от 13.02.2013.

В ситуации, изложенной в решении, имело место быть обращение лица к Минюсту с запросом о предоставлении публичной информации, в котором была изложена просьба предоставить штатные расписания Департамента международного права и сотрудничества Минюста. Минюст на вышеуказанный запрос дал ответ, согласно которому просителю было отказано в предоставлении запрашиваемой информации, ссылаясь на то, что в соответствии со статьей 11 Закона «Об информации» запрашиваемая информация является конфиденциальной. Отказ Минюста и стал причиной обращения просителя в суд с требованием признать такой отказ противоправным, поскольку отказ предоставить сведения нарушает право лица на доступ к публичной информации, гарантированное Законом «О доступе к публичной информации».

Читать еще: Договор аренды части помещения. образец и бланк для скачивания 2021 года

Суд первой инстанции, который поддержал и апелляционный суд, исковые требования удовлетворил, обязав Минюст предоставить требуемую информацию. Не соглашаясь с указанными судебными решениями, Минюст подал кассационную жалобу, в которой потребовал отменить судебные решения первой и апелляционной инстанций.

ВАСУ, рассмотрев жалобу Минюста, принял решение оставить ее без удовлетворения, тем самым подтвердив, что отказ предоставить сведения о штатном расписании госоргана является неправомерным.

Как мы уже отмечали, статья 9 Закона «Об информации» гарантирует гражданам и юрлицам право свободного получения, использования, распространения и хранения сведений, необходимых им для реализации своих прав, свобод и законных интересов, осуществления задач и функций.

Так, по общему правилу публичная информация является открытой и представляет собой отраженную и задокументированную любыми средствами и на любых носителях информацию, которая была получена или создана в процессе выполнения субъектами властных полномочий своих обязанностей, предусмотренных действующим законодательством, или которая находится во владении субъектов властных полномочий и других распорядителей публичной информации.

Не может быть ограничен доступ к информации о распоряжении бюджетными средствами, владении, пользовании или распоряжении государственным, коммунальным имуществом, в том числе к копиям соответствующих документов, условиях получения этих средств или имущества, фамилии, имени, отчестве физлиц и наименовании юрлиц, получивших эти средства или имущество

При этом не вся информация является публичной, ведь некоторые сведения имеют статус ограниченных, в частности, виды и порядок ограничения доступа к информации предусмотрены статьей 6 Закона «О доступе к публичной информации». При этом информация о распоряжении бюджетными средствами, владении, пользовании или распоряжении государственным, коммунальным имуществом, в том числе копии соответствующих документов, условия получения этих средств или имущества, фамилии, имена, отчества физических лиц и наименования юридических лиц, получивших эти средства или имущество, не относятся к информации с ограниченным доступом.

Следует определиться с тем, относится ли штатное расписание госоргана к информации о распоряжении бюджетными средствами. ВАСУ отметил, что на практике понятие штатного расписания трактуется как документ, устанавливающий на предприятии структуру, штаты и должностные оклады работников. Кроме того, определение термина «штатное расписание» содержится в Порядке подготовки организационных документов в Главном управлении государственной службы Украины и его территориальных органах, которое полностью совпадает с используемым в практике.

Поскольку финансирование выплаты заработной платы работникам госорганов осуществляется за счет бюджетных средств, штатное расписание, содержащее информацию о выплате заработной платы и не предусматривающее указания персональных данных лиц, не является конфиденциальной информацией или информацией с ограниченным доступом.

Штатное расписание госоргана представляет собой документ, отражающий структуру организации, численность отделов и сотрудников, а также размер их заработной платы. Поскольку финансирование выплаты заработной платы работникам госорганов осуществляется за счет бюджетных средств, штатное расписание не является конфиденциальной информацией или информацией с ограниченным доступом. Таким образом, ВАСУ пришел к выводу, что госорганы согласно законодательству о доступе к публичной информации обязаны предоставлять копии штатных расписаний в случае получения официального запроса об их предоставлении.

Содержит ли штатное расписание коммерческую тайну?

Порядок введения режима коммерческой тайны

В последнее время на практике все чаще встречаются споры о разглашении коммерческой тайны: работники и иные лица намеренно или случайно предоставляют доступ к «засекреченной» информации посторонним третьим лицам, а это порой приводит к огромным убыткам. Как предотвратить утечку сведений, составляющих коммерческую тайну? Прежде всего первой мерой является установление особого режима работы с информацией, которая составляет коммерческую тайну (режим коммерческой тайны). О том, как это сделать юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, рассматривается в этой статье.

Сразу отмечу, что работа по установлению режима коммерческой тайны требует тщательного процедурного соблюдения всех ступеней. Малейшее отступление может «сыграть злую шутку» в случае возникновения судебного спора.

На законодательном уровне установление режима коммерческой тайны регламентировано в Федеральном законе от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Данный закон рекомендуется к обязательному изучению при введении режима коммерческой тайны, поскольку в нем указаны необходимые обязательные меры соблюдения конфиденциальности.

Итак, какие же этапы установления режима коммерческой тайны следует пройти:

Этап 1. Устанавливаем перечень информации, составляющей коммерческую тайну

Данный этап является ключевым, его пропуск делает бессмысленным всю остальную работу, поэтому подойти к нему надо особенно ответственно. Сложность данного этапа заключается в том, что законодательно не установлено точного перечня информации, которая составляет коммерческую тайну, и организации придется самостоятельно установить подобный перечень.

Между тем на уровне закона содержится определение понятия «коммерческая тайна» и даны критерии, которые позволяют отнести информацию к коммерческой тайне. Такое определение и критерии даны в ст.2 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

К коммерческой тайне может быть отнесена информация, которая:

А) позволяет ее обладателю увеличить доходы при существующих или возможных обстоятельствах;

Б) избежать неоправданных расходов;

В) сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг;

Г) получить иную коммерческую выгоду (разумеется, законным путем).

Т.е. как видим, к подобного рода информации относится информация, которая, в конечном итоге, приводит к получению ее обладателем прибыли, сохранению конкурентоспособности.

В связи с этим к коммерческой тайне могут относиться любые сведения (информация) производственного, технического, организационного, экономического, иного характера, в т.ч. о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности.

Однако, не вся такая информация является еще коммерческой тайной, к тайне может быть отнесена та информация, которая в соответствии с п.2 ст.2 Закона о коммерческой тайне:

А) имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

Б) к которой у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании;

В) в отношении которой обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Например, кондитерская фабрика знаменита своими конфетами, которые производятся только у нее. Рецепт таких конфет будет являться коммерческой тайной, т.к. позволяет фабрике получать прибыль, в т.ч. из-за неизвестности рецепта конкурентам. К таким же сведениям может быть отнесены сведения о клиентах салона красоты, т.к. разглашение клиентской базы позволит конкурентам «переманить» клиентов и тем самым салону будут причинены убытки. Сведения о контрагентах, например, поставщиках сырья для завода, также могут причинить убытки в случае их разглашения. В то же время общедоступные и общеизвестные сведения ценности не представляют. Например, какой смысл планетарию засекречивать сведения о расстоянии от Земли до Луны, но при этом технологию создания модели вращения Луны вокруг Земли засекретить можно.

К информации, составляющей коммерческую тайну, законодательно установлен особый режим доступа, в т.ч. для государственных органов власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления. Такие органы обязаны в случае запроса информации мотивировать свой запрос (см. подробнее ст.6 Закона о коммерческой тайне). За разглашение коммерческой тайны предусмотрено привлечение к ответственности, в зависимости от масштабов разглашения, мотивов, последствий:

— Гражданско-правовая в виде возмещения причиненных убытков.

Важно: согласно ст.243 ТК РФ к случаям полной материальной ответственности работника перед работодателем относится и разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Разумеется, если информация не отнесена к коммерческой тайне, доступ к ней значительно облегчается, а ответственность за разглашение не устанавливается.

Внимание: к информации, составляющей коммерческую тайну, может быть отнесена только та информация, в отношении которой ее обладатель ввел режим коммерческой тайны!

Таким образом, на первом этапе необходимо составить и определить перечень информации, которая составляет коммерческую тайну.

Как это сделать: в виде отдельного документа, в котором указывается все категории (виды) информации, отнесенной к коммерческой тайне. Рекомендуется составлять перечень именно отдельным документом в целях упрощенного внесения изменений в него.

А) разрабатываем и утверждаем перечень информации, составляющей коммерческую тайну;

Б) под роспись знакомим работников с данным перечнем. Данный этап проделывается каждый раз, как вносятся изменения в перечень.

Важно: согласно ч.2 ст.10 Закона о коммерческой тайне определение перечня информации (сведений), отнесенной к коммерческой тайне, является обязательным для введения режима коммерческой тайны.

К чему приводит игнорирование данного этапа: снижение шансов привлечь к ответственности лицо, разгласившие коммерческую тайну; упрощенный режим доступа к «секретной» информации третьих лиц, в т.ч. государственных органов. Суды могут посчитать, что в организации или у ИП не введен режим коммерческой тайны, поскольку не определена информация, относящаяся к коммерческой тайне.

Читать еще: Как усыновить ребенка в России?

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА

Например, суд посчитал правомерным отказ общества в предоставлении гражданке информации о проделанных работах по обслуживанию вентиляционного канала в санузле ее квартиры, поскольку запрашиваемая информация отнесена ответчиком к коммерческой тайне, договоры не содержат информацию о состоянии противопожарной безопасности (см. Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 24.07.2014 N 33-10242/2014).

Другой пример, суд отказал в привлечении к ответственности за разглашение коммерческой тайны бывшего работника АО, поскольку не было доказано, что работник был ознакомлен под роспись с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, с грифом «коммерческая тайна»; в отношении спорной информации работодателем не введен надлежащим образом режим коммерческой тайны (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2013 по делу N 11-28840).

Еще один пример: суд признал незаконным приказ о привлечении работника к дисциплинарной ответственности в виде выговора за разглашение коммерческой тайны, взыскал в пользу работника с работодателя компенсацию морального вреда, поскольку у работодателя не установлен перечень информации, составляющей коммерческую тайну, не предпринимались надлежащие меры по охране конфиденциальности информации (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 04.07.2012 по делу N 33-5661).

Однако, при составлении Перечня важно не допустить ошибки и иного рода. В частности, на практике очень часто допускают критическую ошибку — в Перечень включают информацию, которая не может быть отнесена к коммерческой тайне.

Внимание: в ст.5 Закона о коммерческой тайне приведен перечень информации, которая не может быть отнесена к коммерческой тайне.

В частности, к такой информации относятся сведения:

— содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

— содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

— о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест;

— о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

Каковы последствия ошибки: невозможно привлечь лицо к ответственности за разглашение информации, привлечение работника к ответственности за разглашение информации из перечня ст.5 признается незаконным; признается незаконным отказ в предоставлении данной информации третьим лицам.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА:

Например, редакция газеты обратилась в АО с запросом о предоставлении штатного расписания АО и размера окладов, на что АО ответило отказом в связи с отнесением данной информации к коммерческой тайне. Суд признал данный отказ незаконным, обязал предоставить запрошенную информацию, т.к. согласно ст.5 Закона о коммерческой тайне штатное расписание и размер окладов сотрудников АО не могут быть отнесены к коммерческой тайне (Апелляционное определение Пермского краевого суда от 15.05.2012 по делу N 33-43122012).

Другой пример: суд признал незаконным увольнение работницы за разглашение сведений о заработной плате сотрудников филиала, поскольку данная информация не может быть отнесена к коммерческой тайне (см. Определение Верховного суда Республики Коми от 09.02.2012 N 33-594/2012).

Основной вывод: в организации или у предпринимателя должен быть определен перечень информации, которая относится к коммерческой тайне. К коммерческой тайне может быть отнесена любая информация, отвечающая выше перечисленным критериям, за исключением той информации, которая в соответствии с законом не может относиться к коммерческой тайне.

Таблица. Примеры отнесения информации к коммерческой тайне

РАСПОРЯЖЕНИЕ О ФОРМИРОВАНИИ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Данное распоряжение определяет процедуру формирования штатного расписания Корпорации Ххх.

Штатное расписание является основным документом, регламентирующим количество штатных единиц и фонд заработной платы корпорации Ххх.

Штатное расписание составляется на основе потребности в персонале сроком на 6 месяцев. Отчетными периодами являются 1 января и 1 июля каждого года.

Штатное расписание содержит в себе информацию по следующим статьям:

департамент/предприятие, структурное подразделение, точное наименование должности, ФИО сотрудника, количество штатных единиц, должностной оклад, предусмотренный Корпорацией, фактический должностной оклад.

Штатное расписание утверждается Президентом Корпорации на основании представлений Вице- президентов соответствующих направлений или Руководителей предприятий, входящих в Корпорацию (далее Руководители предприятий).

Порядок утверждения штатного расписания.

Каждый руководитель структурного подразделения не позднее 15 декабря и 15 июня каждого года представляет штатное расписание подразделения на рассмотрение Вице- президента соответствующего направления или Руководителя предприятия. По результатам согласования с Вице-президентом или Руководителем предприятия составляется, по установленной форме (Приложение №1), общее штатное расписание департамента или предприятия, входящего в Корпорацию (далее Предприятие).

Общее штатное расписание департаментов или предприятия с оригинальной подписью Вице-президента или Руководителя предприятия передается Руководителю администрации не позднее 20 декабря и 20 июня каждого года для согласования с Президентом компании.

К рассмотрению принимается только штатное расписание, оформленное по установленной форме, с оригинальной подписью Вице-президента или Руководителя предприятия.

По результатам согласования штатное расписание департамента или предприятия утверждается Президентом компании не позднее 30 декабря и 30 июня каждого года.

Оригинал штатного расписания храниться у Руководителя администрации.

Копии штатного расписания предаются Директору по персоналу и (по требованию) Вице – президенту соответствующего направления или Руководителю предприятия не позднее двух дней с момента подписания.

Порядок пересмотра штатного расписания.

Штатное расписание в статье должностной оклад, предусмотренный предприятием, фактический должностной оклад утверждается на 6 месяцев и не подлежит пересмотру в течение этого периода.

Штатное расписание в статье наименование должности, количество штатных единиц подлежит пересмотру только в случае возникновения острой производственной необходимости.

Изменение по этим статьям осуществляется дополнением к штатному расписанию.

Дополнение к штатному расписанию вводиться распоряжением Президента на основании служебной записки.

Служебную записку установленной формы (Приложение №2) с подробным разъяснение причин составляет Руководитель структурного подразделения и согласовывает с Вице –президентом или Руководителем предприятия.

Служебная записка установленной формы со всеми визами подается Руководителю администрации на утверждение Президента.

Оригинал дополнения к штатному расписанию храниться у Руководителя администрации.

Копии дополнения к штатному расписанию предаются Директору по персоналу и (по требованию) Вице – президенту соответствующего направления или Руководителю предприятия не позднее двух дней с момента подписания.

За достоверность штатного расписания структурного подразделения перед Вице-президентом соответствующего направления или Руководителем предприятия несет ответственность Руководитель структурного подразделения.

За достоверность штатного расписания департамента или предприятия перед Президентом несет ответственность Вице- президент соответствующего направления или Руководитель предприятия .

За подготовку штатного расписания департамента или предприятия в установленные сроки и по установленной форме несет ответственность Вице –президент соответствующего направления или Руководитель предприятия.

За утверждение штатного расписания с Президентом в установленные сроки и по установленной форме несет ответственность Руководитель администрации.

За исполнение штатного расписания несет ответственность Директор по персоналу.

Распоряжение довести до сведения всех заинтересованных лиц.

Бизнес в плюс

О кадровых документах просто

Задайте свой вопрос

По телефону +7 (905) 337-22-25

Супер-предложение!

Подпишись на сообщения группы и получи книгу в подарок!

перейдите в группу
станьте участником
нажмите зеленую иконку «Получать новости», выберите «Подписаться» и «Разрешить»

Стань участником группы

Полезные книги

Выбрать книгу по трудовым отношениям

Штатное расписание в вопросах и ответах

Штатное расписание – это важный и нужный локальный акт. И в первую очередь он необходим именно руководителю компании. В этой статье я очень подробно расскажу о штатном расписании и отвечу на все вопросы, которые возникали на практике.

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание (ШР) применяется для оформления структуры компании, ее штатной численности. ШР выполняет сразу несколько функций:

позволяет четко проследить организационную структуру компании;
закрепляет численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;
помогает анализировать затраты на оплату труда персонала и эффективность работы подразделений в целом и сотрудников в частности.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

Существует две точки зрения на обязательность этого документа. Одни специалисты считают, что работодатель вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Но большинство практиков придерживаются мнения, что ШР обязательно.

Штатное расписание упоминается в статьях 15 и 57 Трудового кодекса РФ и в пункте 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек. Во всех упоминаниях трудовая функция работника определяется либо как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, либо как указание профессии, специальности. Следовательно, если трудовым договором определена должность (как это обычно бывает), то работодатель обязан иметь штатное расписание.

Итак, несмотря на то, что ни в одном нормативном акте прямо не сказано, что ШР является обязательным, мы рекомендуем этот документ оформлять. Индивидуальных предпринимателей это тоже касается.

Читать еще: Исковое заявление о досрочном назначении пенсии. образец и бланк для скачивания 2021 года

Штатное расписание запрашивают и проверяющие органы. Так, ФСС призывает работодателей ШР оформлять, поскольку оно служит для подтверждения правильности начисления страховых взносов. Пенсионный фонд РФ также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия ШР в организациях. Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатку.

К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Каковы последствия, если в компании нет штатного расписания?

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ. По этой статье штраф:
— на должностное лицо — до 5 000 руб.,
— на организацию – от 30 000 до 50 000 руб.

В силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке. Но на практике нет судебных решений, когда оспаривают штраф только за отсутствие ШР. Обычно при проверках находят еще кучу нарушений трудового законодательства. Поэтому сложно сказать, увенчается такая попытка успехом или нет.

Отсутствие штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение он может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий в случае спора не получится. Количество мест, на которых следует провести специальную оценку труда, тоже определяют по штатному расписанию.

Если в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, а штатка отсутствует, то трудовой договор все равно будет считаться заключенным, и работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную договором.
Если вы приняли работника как какую-либо должность, не указанную в ШР, это противоречие решается тоже всегда в пользу работника — он считается принятым на указанную в договоре должность или профессию.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

Законодательство не определяет круг лиц, которые должны разрабатывать ШР. В ЕКС эта обязанность была вменена экономисту по труду. Сейчас такой должности в организациях практически не встретишь.
Поэтому составление штатного расписания – забота руководителя компании или предпринимателя. Они могут заняться составлением ШР самостоятельно или возложить эту обязанность на другого работника (издать приказ или внести обязанность в должностную инструкцию или трудовой договор).

Как правило, в небольших организациях составление ШР поручают кадровой службе или бухгалтерии. В крупных компаниях – планово-экономическому отделу или отделу организации труда и заработной платы.

А вот утверждает ШР руководитель компании или сам ИП самостоятельно. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.
В унифицированной форме Т-3, разработанной для оформления ШР, было предусмотрен гриф утверждения через приказ. То есть, штатное расписание предлагалось утверждать приказом руководителя.

В данном приказе отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Реквизиты приказа (номер и дата регистрации) переносятся в штатное расписание :

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать, как в нашем примере:
— 18.05.2018 – дата составления
— 21.05.2018 – дата утверждения,
— 01.06.2018 – дата вступления в силу.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца. Но если необходимо, то вводить ШР можно с любой, нужной вам даты.

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Ответа на этот вопрос законодательство не дает. Раньше считалось, что ШР – это плановый документ, поэтому обосновывалась целесообразность составления на один год. В унифицированной форме Т-3 даже есть соответствующий реквизит «на период». Но сейчас экономическая обстановка меняется непредсказуемо: одно ШР может быть актуально несколько лет, а может поменяться три раза за год.

Чиновники на сайте онлайнинспекция.рф в обзоре за январь 2017 года разъяснили:
«Нормами действующего законодательства не установлена какая-либо периодичность, с которой работодатель имеет право вносить изменения в штатное расписание. Изменять штатное расписание работодатель вправе в любое время по своему собственному усмотрению».

Что такое штатная расстановка?

Штатное расписание показывает общее количество штатных единиц (должностей) и не дает возможности определить, вакантна должность или занята, и кто именно из сотрудников ее занимает. Поскольку это официальный, утвержденный приказом документ, на нем нельзя делать пометки и исправления.

Чтобы иметь представление о занятых должностях, некоторые компании ведут еще штатную расстановку. Это такой рабочий вариант ШР, где напротив каждой должности пишут фамилию и инициалы работника, который ее замещает. Можно указывать и другие сведения: табельный номер работника, статус должности, особая категория (инвалид, пенсионер и т.п.), стаж работы и другую информацию о работнике.

Штатная расстановка меняется в зависимости от происходящих изменений в составе персонала, ее не утверждают, она не является официальным обязательным документом. Это скорее информационная форма, облегчающая анализ и планирование.

Кстати, установлен срок хранения штатных расстановок. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016), он составляет 75 лет после составления новых.

Сколько и где хранятся штатные расписания, которые уже не действуют?

Штатные расписания по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, то есть все время, пока компания существует (п.71 Перечня). После ликвидации все документы сдаются в муниципальный архив, и экспертная комиссия архива будет решать, оставлять ли на длительное хранение ваши приказы и штатки. Как правило, ШР коммерческих организаций не представляют ценности для истории, поэтому при приеме документов ликвидируемой компании их уничтожают.

А пока компания (организация или ИП) ведет деятельность, штатные расписания нужно хранить. По правилам хранения все приложения хранятся вместе с документом, который их утвердил. Поскольку ШР утверждаются приказами, то они подшиваются в дело вместе с этими приказами и хранятся в одном деле.

Алгоритм составления и утверждения ШР

1. Издать приказ о разработке ШР (этот этап может отсутствовать, если штатку разрабатывает сам руководитель).
В приказе отражаются следующие моменты:
• указывается, кому поручено возглавить и провести работу по составлению ШР,
• определяется круг лиц, которые должны оказать содействие в составлении ШР,
• называются работники, с которыми согласовывается ШР,
• устанавливаются сроки составления, согласования, утверждения ШР.

2. Составить штатное расписание.
3. Согласовать (если необходимо) штатное расписание
Иногда согласно Уставу организации требуется обязательное согласование штатного расписания с учредителями. Но обычно проект штатного расписания согласовывается с руководителями структурных подразделений и отдельными руководящими работниками, проверяется юристом.
Процесс согласования и перечень лиц, с которыми следует согласовывать штатное расписание, законом не определен, как правило, он бывает прописан в локальном нормативном акте компании. Ознакомившись, они либо ставят визу «согласен», либо «замечания прилагаются» и прилагают служебную записку со своими предложениями и замечаниями. Если в процессе согласования и визирования в проект внесены существенные изменения, то можно провести повторное согласование.

Является ли штатное расписание конфиденциальным документом?

В пункте 5 статьи 5 Закона № 98-ФЗ прямо говорится о том, что режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении сведений о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, наличии свободных рабочих мест.

Следовательно, ШР (документ, содержащий информацию о численности, составе работников и системе оплаты труда) не может являться коммерческой тайной. Суды придерживаются такой же точки зрения (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.07.2005 по делу № А13-2375/2004-24, определение Верховного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 33-1453/2012).

Все это позволяет говорить, что информация, предусмотренная штатным расписанием, в силу закона не является секретной. Поэтому штатное расписание не может быть включено в Перечень документов, содержащих коммерческую тайну.

0 0 голоса

Рейтинг статьи