Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Служебный акт составляет и подписывает

Правила составления акта

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

– Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Дождались! Акт о расхождениях теперь в электронной форме

Электронный документооборот с контрагентами – обыденность для многих компаний. В основе трафика между бухгалтериями организаций сейчас лежит обмен первичкой. А вот один из часто используемых документов – акт о расхождениях при приемке товарных материальных ценностей (далее ТМЦ) – до сих пор оформлялся в бумаге.

Все изменилось в конце 2019 года, когда Федеральная налоговая служба приняла Приказ от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@ об утверждении формата представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке, в электронной форме. Давайте вместе разберемся, в связи с чем был утвержден электронный формат документа, и какие возможности для бизнеса он открыл.

Пять важных правил

Информации о том, как работать с актом о расхождениях ТМЦ, много. Но я отобрала только самую полезную и структурировала ее в пять тематических блоков. Дальше вы можете прочитать вкратце о том, что это за документ, для чего он используется и как сейчас оформляется на практике.

Читать еще:  Апелляционная жалоба на решение районного суда

1. Для чего

При приемке ТМЦ нередко выявляются расхождения по количеству/качеству поступившего товара. Существует несколько вариантов, как оформить несоответствие, но чаще всего подписывают первичный документ с учетом акта о расхождениях. В таком случае покупатель принимает товар, по которому у него нет претензий, и может сразу им распоряжаться, не ожидая корректировки и выставления исправленного первичного документа.

Акт о расхождениях также может служить основанием для предъявления претензий/исков поставщику либо транспортной компании (в зависимости от того, по вине какой стороны произошло событие).

2. Как оформлять

Подготовить акт можно, взяв за основу одну из рекомендованных унифицированных форм, например, М-7 или ТОРГ-2. Какой вариант выбрать, зависит от характера поставляемого товара. Практика общения с клиентами Synerdocs показывает, что в большинстве случаев используют все же ТОРГ-2 либо ее упрощенный вариант. М-7 используют реже, в основном в случаях при приемке материалов или сырья.

3. Когда составлять

Акт о расхождениях может быть оформлен в момент приемки груза либо в течение срока, указанного в договоре между продавцом и покупателем.

4. Сколько экземпляров

В соответствии с правилами оформления составляются 4 экземпляра документа в присутствии водителя, ответственного за приемку ТМЦ сотрудника склада, членов комиссии со стороны покупателя и представителя поставщика.

5. Кто подписывает

Во многих организациях для ускорения процесса комиссию собирают редко, особенно это актуально при работе с удаленными складами и большими объемами поставок, как например, в ритейле. В таком случае только ответственный за прием ТМЦ подписывает акт со стороны покупателя.

При составлении акта о расхождениях должен присутствовать представитель поставщика, если иное не предусмотрено договором поставки. Водитель, как материально-ответственное лицо, также имеет право подписи. Возможны случаи, когда он не согласен с замечаниями и отказывается от подписания. Тогда в акт вносится соответствующая отметка. Последним документ подписывает и утверждает руководитель организации покупателя.

Акт о расхождениях не на бумаге – шутка ли?

Оформлять документ уже сейчас можно и на бумаге, и в электронном виде.

Многие операторы электронного документооборота (ЭДО) учли потребность клиентов и реализовали на базе своих сервисов возможность подписания первичных документов с учетом акта о расхождениях. Но так как не был принят рекомендованный формат со стороны ФНС, каждый оператор разработал свой вариант работы с оформлением несоответствий.

К примеру, в сервисе Synerdocs процесс устроен так. Пользователь составляет в электронном виде акт о расхождениях в произвольном формате и загружает его в веб-клиент при подписании первичного документа:

Принятие электронного формата для акта о расхождениях был лишь вопросом времени. И вот вышел Приказ ФНС от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423, которого все так ждали.

Согласно принятому нормативно-правовому акту электронный формат документа может быть использован, когда при приемке есть расхождения:

  • По цене, количеству и качеству ТМЦ;
  • В номерах средств идентификации товаров без наличия расхождений по цене, количеству и качеству ТМЦ.
  • Также принятый формат акта можно применять для приема результатов выполненных работ.

Если первый случай использования документа – классический, то второй связан с введением обязательной маркировки и прослеживаемости некоторых групп товаров. Иными словами, если у вас есть расхождения в контрольно-идентификационных номерах (например, на упаковку нанесен один код, а в документе указан другой), то их можно отразить в электронном акте в соответствии с утвержденным форматом и отправить поставщику по аналогии с первичными документами. Операторы ЭДО со своей стороны передают информацию уже в систему «Честныёй ЗНАК» для отражения корректных кодов в личных кабинетах контрагентов.

Но пока это лишь фантазии. «Честный ЗНАК» только начинает работать с универсальными передаточными документами (УПД). Плюс недавно вышел анонс, что скоро реализуют поддержку универсальных корректировочных документов (УКД). Остается ждать, когда же система маркировки «научится» получать данные из электронных актов о расхождениях.

Еще одна особенность – составить и подписать электронный акт может только ответственный за принятие ТМЦ сотрудник со стороны покупателя. Такой вариант взаимодействия между контрагентами возможен, если иное не обусловлено договором поставки. А вот вариант, когда электронный акт подписывает водитель, сопряжен с техническими сложностями. Ведь для этого транспортным компаниям необходимо обеспечить своих сотрудников электронными подписями и средствами для удаленной работы с сервисами ЭДО. Хотя на рынке ЭДО уже сейчас есть бизнес-решения, позволяющие подписывать водителю транспортные документы, используя простую электронную подпись. Но возможен также вариант с исключением водителя из цепочки подписантов акта. Здесь все будет зависеть от условий договора поставки, в рамках которого, как правило, фиксируется порядок работ в случае выявления расхождений.

Плюсы электронного акта налицо

Новый формат документа предоставляет бизнесу больше возможностей, чем его бумажные аналоги и иные способы работы с расхождениями. На практике перевод документов в электронный вид влечет за собой изменение бизнес-процессов внутри компании. Этого не надо бояться. Как правило, перемены приводят к сокращению затрат и упрощают взаимодействие с клиентами. А у бизнеса это всегда в приоритете.

Автор: Рушана Губаева, бизнес-аналитик Synerdocs

При каких обстоятельствах составляется акт служебного расследования?

Проведением служебного расследования с составлением соответствующей документации сопровождается любая чрезвычайная ситуация на предприятии – хищение, нанесение ущерба или урона, выявление крупной недостачи.

Что собой представляет акт о проведении служебного расследования

Акт необходим для возможности определить причину происшествия и вынести соответствующие случаю приказы о наказании виновного лица.

Как правильно составить документы для служебной проверки и расследования на предприятии – смотрите в этом видео:

Зачем составлять акт

Этот документ должен прояснить следующие позиции:

  • Какого рода предприятие понесло ущерб;
  • Есть ли виновные в этом лица и кто именно;
  • В чем состоит вина данных лиц – в неправомерных действиях или полном бездействии;
  • О наличии связи между полученным уроном и действием виновного лица.

Как правильно составить и оформить акт расследования несчастного случая – читайте в этой статье.

Кто и когда составляет, подписывает документ

При получении предприятием урона руководитель должен составить приказ в качестве основания для проведения расследования.

Все пункты выявленные в ходе расследования должны отображаться в акте, именно комиссией составляется данный документ. Подписать бумагу должны все участники и заверить руководитель.

Также с содержанием акта должен ознакомиться виновник происшествия и подставить свою подпись, им же составляется объяснительная записка.

Важно: если он отказывается ставить подпись и объясняться следует составить еще один акт об его отказе.

Обвиняемое лицо имеет право на обращение в суд для защиты своих интересов в случае необоснованных обвинений.

Служебное расследование – основные этапы

Служебное расследование проводиться в следующий способ:

Основания для его проведения

Обычно поводом для проведения внутреннего расследования является:

  • Отсутствие на рабочем месте – руководитель не знает почему работника нет, объяснения отсутствуют, предприятие несет убыток, прежде чем штрафовать такого сотрудника следует выяснить причины его отсутствия, для этого и собирается комиссия, составляющая акт об отсутствии работника на рабочем месте;
  • Нанесение ущерба предприятию – если руководитель подозревает материально-ответственное лицо в хищении, ему необходимо это доказать посредством инвентаризации. Для этого собирается комиссия из соответствующих специалистов, которые обязаны установить факт недостачи;
  • Злоупотребление – здесь также идет речь о нанесении ущерба посредством злоупотребления своей должностью – сбыт продукции по заниженным ценам, договоренность со сторонними организациями о торговле вне кассы и прочее.

Приказ о проведении служебного расследования на предприятии.

Издание приказа и состав комиссии

Обычно такая проверка вменяется:

  • Службе безопасности;
  • Кадровой службе;
  • Службе внутреннего аудита.

Комиссия должна состоять из не менее, нежели 3-х человек:

  • Эксперты в данном вопросе;
  • Работник бухгалтерии;
  • Профсоюзный представитель, если работник состоит в нем.

Руководитель предприятия, как инициатор всего действия также должен участвовать в процессе, однако в состав комиссии он входить не может.

Важно: участие в таком мероприятии добровольное, так что любой из указанных в приказе людей имеет право на отказ.

Условия проведения расследования

Весь процесс не может быть выполнен в отношении работника:

  • Находящегося на больничном или в отпуске;
  • В применении меры наказания не учитывается время для составления мнения профсоюзом;
  • Взыскание не применяется до получения итогов ревизии, аудита, хозяйственного расследования.

День начала проверки начинается с даты издания указа.

Ход проверки

В ходе расследования собираются все факты урона, нанесенного предприятию:

  • Письма заказчиков с жалобой на невыполнение обязательств по вине такого-то лица;
  • Заявление или докладная записка, которые легли в основу всего процесса проверки. Здесь вы узнаете, как составляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
  • Акт экспертов о наличии недостачи или ущерба по факту;

  • После сбора комиссии уведомляется виновник о начале в отношении его деяний расследования с требованием предоставить объяснительную записку (например, объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте).

Рекомендовано такое сообщение выполнить в официальном стиле, к примеру, заказным письмом с уведомлением.

Важно: ответ комиссия должна получить в течение 2-х дней, если он не последовал составляется акт об отказе и начинается составление акта о расследовании.

Основные реквизиты акта служебного расследования

Документ составляется произвольным образом и состоит из 3 частей:

  • Вводной;
  • Основной;
  • Резолютивной.

В шапке документа:

  • Указываются реквизиты фирмы;
  • Место и дата составления.

После слова «Акт» указывается основная часть:

  • Перечень членов комиссии – ФИО, должность.
  • Перечень выявленных фактов правонарушения;
  • Выводы экспертов;
  • Результаты бухгалтерского учета;
  • Указание на факт причастности подозреваемого лица;
  • Свидетельские показания;
  • Материальные доказательства.

В последнем условном разделе подводятся итоги всего расследования и делаются соответствующие выводы. После чего всем членам комиссии следует поставить подпись.

Правила составления

Для составления акта применяются те же правила, что и для прочей подобной документации.

Для его формирования доступно взять обычный лист формата А4 или фирменный бланк.

Шапку расположить в правом верхнем углу. Обоснованное наименование документа указывается посредине листа.

Далее следует описать само правонарушение, после чего детальное описание каждого проведенного этапа расследования.

Возможные ошибки

При составлении акта необходимо соблюдать предписания законодательных документов, имеющих отношение к проведению процедуры служебного расследования.

Акт должен содержать все основные пункты – дата формирования, причина составления, полное описание хода расследования.

Его доступно формировать как в ходе расследования, так и впоследствии посредством переноса данных с предварительно выполненных набросков.

В документе должны в обязательном порядке указываться ФИО и должности всех членов комиссии, а также главного виновника события.

После его полного составления и ознакомления с ним необходимо:

  • Чтобы все члены комиссии подписали его;
  • С ним необходимо ознакомить виновное лицо и дать ему подписать бумагу.

Он имеет право на отказ и последующее обжалование решения комиссии.

В ходе подписания документа обвиняемый может указать на свою невиновность, так как для этого были веские основания, приложив документальное подтверждение.

Заключение

Обвинение работника в служебном преступлении достаточно серьезное мероприятие, и для его исполнения и принятия последующих мер наказания необходимо собрать достаточное и правдивое число улик и доказательств, чтобы впоследствии составленный акт невозможно было оспорить в суде и его составление было оправдано.

Акт же в свою очередь, как и прочая первичная документация имеет произвольную форму без применения какого-либо унифицированного бланка, однако во время его формирования необходимо руководствоваться общепринятыми правилами составления внутренней документации.

Какие результаты ожидать от полиграфолога по факту внутреннего служебного расследования – смотрите тут:

51) Требования к составлению и оформлению акта.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

В управленческой практике встречаются факты составления акта одним должностным лицом, однако чаще актом документируют деятельность комиссии.

Акты составляются в следующих случаях:

обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций

организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений

проверок наличия и состояния дел и документов

техники безопасности и охраны труда

нарушения трудовой дисциплины

Акт оформляется на общем бланке учреждения по ГОСТ Р 6.30-2003.

Формуляр документа включает следующие реквизиты:

наименование организации — автор документа

наименование вида документа

заголовок к тексту

Логическая структура текста акта включает следующие части: вводную и констатирующую.

Во вводной части обосновывается работа комиссии, дается ссылка на документ, являющийся основанием ее работы. Таким документом может быть приказ вышестоящего учреждения или руководителя учреждения, докладная записка, которые требуют установления каких-либо фактов и назначается состав комиссии.

Во вводной части перечисляются лица, участвующие в установлении фактов и событий в следующем порядке:

Председатель комиссии – должность, инициалы, фамилия

Члены комиссии – должность, инициалы, фамилия.

Если в составлении акта принимали участие не только члены комиссии, но и другие должностные лица, то они должны быть указаны в акте после перечисления членов комиссии:

Присутствовали – должность, инициалы, фамилия.

Констатирующая часть начинается словами:

«В период с…..по…..комиссия провела проверку…..»

Текст констатирующей части должен содержать детальное описание документируемой ситуации (факта, события и др.), изложение характера, методов, сроков работы, а также изложения выводов, предложений, заключения комиссии в связи с проделанной работой.

При составлении текста акта должен соблюдаться тон нейтрального изложения, лишенный эмоциональной окраски. Информация, выявленная комиссией должна быть краткой, точной и объективной.

Текст акта излагается от третьего числа.

Допускается изложение текста с разбивкой на отдельные пункты, каждый из которых нумеруется.

После изложения результатов проверки обязательно указывается количество экземпляров, в которых составлен акт, и место нахождения каждого экземпляра.

Акт подписывают председатель и члены комиссии, а также должностные лица, присутствовавшие при работе комиссии. Наименование должности в подписи не указывается.

Акт утверждает тот руководитель учреждения, который назначил комиссию.

Акт приобретает юридическую силу с момента утверждения (а не составления).

52) Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности служебных писем.

Служебные письма подразделяются на инициативные и ответные.

Помимо реквизитов бланка письма, в формуляр служебного письма входят такие реквизиты, как: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии документа. Все реквизиты должны оформляться в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стоит отметить, что наименование вида документа не указывается, но может указываться его разновидность («гарантийное письмо»).

Подписание писем, как правило, относится к компетенции руководителя организации, его заместителей, руководителей структурных подразделений.

Письма, содержащие сведения финансового, кредитного характера, а также служащие доказательством расчетных обязательств подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Подписи должностных лиц в этом случае заверяют оттиском печати. Основным элементом служебного письма является его текст. Изложение содержания письма должно соответствовать поставленной автором цели. Стилистика изложения должна подчеркивать официальный характер документа. Тон письма – неизменно нейтральный и корректный.

При подготовке текста письма следует добиваться полноты представления информации при краткости ее изложения. Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и известно, что они будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации – адресата. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма используют, когда нет необходимости изложения сложных административных ситуаций. Текст простого письма не должен превышать одной – двух машинописных страниц. Структура текста простого письма может состоять из одной или двух смысловых частей. В первом случае, без изложения причин излагают просьбу или напоминание, выражают благодарность или сочувствие. Если простое письмо состоит из двух частей, в первой указывают причины и обоснования написания письма, а во второй – содержание основного вопроса (просьбы, предложения, согласия и т.п.).

Сложные письма не должны превышать пяти страниц и включают три логические части:

вступление, основное содержание, заключение. Во вступлении излагаются причины его написания, даются ссылки на документы, служащие юридическим основанием для обращения. Основное содержание включает описание фактов и событий, изложение тезисов и их аргументацию, анализ ситуации. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.

В служебных письмах предпочтительнее использовать простые распространенные предложения, с обособленными оборотами: « В связи с …», «В соответствии с …» и др.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа. Если письмо содержит персональное обращение к адресату или конфиденциальную информацию, текст может излагаться от первого лица единственного числа.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector