Службова записка – призначення і приклад написання

Службова записка – призначення і приклад написання

• 1 Як правильно написати службову записку?
• 2 Зразок написання службової записки
• 3 Службова записка – порожня формальність?

По своїй суті службова записка ? інструмент ділової кореспонденції всередині організації, між співробітниками, не перебувають у підпорядкуванні один у одного. У тому випадку, якщо працівник пише записку вищестоящому особі, вона буде називатися не службового, а доповідної.

Мета записки – пояснити та узгодити аспекти ділових питань стосовно роботи співробітника або відділу, і пов’язаних з роботою іншого співробітника або відділу. Записка пишеться в тих випадках, коли усного спілкування недостатньо і прохання необхідно задокументувати.

Слід зауважити, що службова записка є тільки допоміжним документом, не регламентованим ОКУД. Тому вся інформація в службових записках не містить наказів і розпоряджень.

1. Як правильно написати службову записку?
2. Зразок написання службової записки
3. Службова записка – порожня формальність?
4. Питання про службових записках

Як правильно написати службову записку?

Форма написання вільна. Тим не менш, як і в будь-якому документі, необхідно дотримуватися загальні правила складання документів, а саме вказати:

• кому призначається (Ф. В. О. у давальному відмінку і посаду);
• найменування документа, дата, номер записки;
• коротку тему записки чи заголовок;
• в «тілі» записки описується ситуація, що склалася, і конкретизується прохання, або викладаються дії укладача у зв’язку з ситуацією;
• посада укладача, його підпис і Ф. В. О., іноді необхідні також підписи зацікавлених осіб.

Бажано уникати у записці зайвих слів, складних мовних зворотів. Необхідно по суті викладати суть проблеми або ситуації, по можливості зробити це коротко. Оскільки в записці вказується її порядковий номер, логічно, що такі записки реєструються в спеціальному журналі. Оформлення «шапки» може бути центральним або кутовим (прив’язаним до краю документа).

Щоб уникнути різних варіантів на кожному підприємстві розробляють свій бланк службової записки. При цьому можна керуватися правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації».

Працівникам легше буде складати документи, якщо в наявності є затверджена наказом керівника інструкція з оформлення та із загальними вказівками щодо написання різного роду записок (доповідної, службової, пояснювальною).

Ідеальний варіант – поруч з такою інструкцією розмістити зразки написання та/або надати співробітникам готові бланки.

Для підприємств, документообіг яких значною мірою комп’ютеризований, журнал реєстрацій, бланки записок і готові документи можуть зберігатися в окремій папці, доступною по локальній мережі всім зацікавленим користувачам.

Можливо, вам так само буде цікаво дізнатися більш детально про складання анкети при прийомі на роботу. Про це можна прочитати тут.

А так само корисна інформація про довіреності на право підпису, з прикладами їх написання.

Зразок написання службової записки

Відділ автоматизації
Начальник відділу продажів

ТОВ «АДА» І. Н. Слов’янському

Про інформування користувачів ПК

У вівторок, 7 квітня 2015 р. буде проводитися установка нового програмного забезпечення. Просимо вас повідомити менеджерів про необхідність перенести всю робочу інформацію на змінні носії щоб уникнути її втрати в процесі переустановки.

Начальник відділу автоматизації (підпис)
А. П. Вениаминов

Приклад написання службової записки — завантажити.

Службова записка – порожня формальність?

Безумовно, для маленького підприємства службова записка може бути зайвою формальністю, віднімає час і сили. Але у великій організації, де безліч працівників, є відділи, службова записка може виявитися до речі. В такому випадку службова записка буде виконувати роль письмового нагадування про необхідні взаємодіях між відділами.

У великих структурах недбалість при складанні службової записки або нехтування її складанням може обернутися зайвою витратою часу на з’ясування будь-яких обставин, пошуку винних у виникненні проблем, неузгодженістю в роботі відділів.

Щоб наочно уявити необхідність правильного ставлення до службової документації, уявімо собі таку ситуацію. У зв’язку з яким-небудь святом господарський відділ призначає додатковий робочий день своїм працівникам для своєчасного прибирання території.

Якщо не повідомити про це працівників відділу охорони, може виникнути непорозуміння. Працівників просто не пропустять на прохідній, оскільки відділ охорони нічого не знає про заходи у зв’язку з святом.

Питання про службових записках

Звернення до директора не є комунікацією по горизонталі, і тому така записка не буде вважатися службовим. Звернення до начальника – доповідна записка.

Який формат аркуша використовується для службових записок?

Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 документи оформлюються на аркушах формату А4.

Правильно на службовій записці ставити гриф «затверджую»?

Немає. Службова записка – це спосіб комунікації між підрозділами. Відповідь на питання або пропозицію службової записки оформляється як відповідна службова записка. При цьому в шапці відповіді вказується номер тієї записки, на яку складено відповідь.

Як написати службову записку, зразок

У великих компаніях для узгодження і врегулювання робочих питань між керівниками або працівниками одного рівня (на горизонтальному рівні управління) використовується службова записка. Як написати службову записку, де знайти приклад написання?

Документ необхідний тільки в тих випадках, коли усного звернення до товаришів по службі мало, потрібно підтвердити своє прохання, звернення письмовою або електронним свідченням.

Призначення службової записки

Службова записка відноситься до інформаційно-довідкових документів, використовується для обміну інформацією між працівниками або структурними підрозділами великої компанії.

У документі може викладатися:

• Прохання: «Прошу купити нову мікрохвильову піч, так як стара перестала працювати і ремонту не підлягає», «Прошу внести виправлення на офіційному сайті компанії, де невірно вказано склад працівників відділу постачання готової продукції. Клименко Ірина не працює в компанії з 2008 року ».
• Повідомлення: «Повідомляємо, що з 05.12.2016 зразки всіх електронних документів компанії доступні на диску Е, в розділі« Бланки, форми, зразки »», «Так як в загальному відділі несправне МФУ, роздруківка всіх документів проводиться у відділі бухгалтерії».
• Узгодження певних дій: «Вношу пропозицію: використовувати для роздруківки службових документів тільки офісний папір« Сніжинка »».

Інформація в службовій записці є тільки ознайомчої, в ній не викладаються накази і розпорядження. Документ є допоміжним і в дрібних організаціях (наприклад, що складаються з одного відділу) не використовується.

Не завжди усно передана інформація доходить до працівника, як приклад, можна розглянути таку ситуацію:

На підприємстві ввели чіп-карти для оплати палива. Начальник відділу бухгалтерії усно повідомив начальника експрес-доставки про необхідність повідомити службовцям правила користування чіпами. Начальник експрес-доставки забув про це, в результаті один із співробітників використовував чіп-карту в особистих цілях, перевищив ліміт палива і приніс збиток компанії. Якби начальник бухгалтерії подав службову записку начальнику експрес-доставки, такій ситуації можна було б уникнути.

Особливості написання службової записки

Загальну інформацію в записці можна викласти в довільній формі, але папір повинна відповідати службової документації.

Так як в нормативах немає такого поняття «службова записка», в оформленні документа необхідно дотримуватися загальних вимог, що пред’являються до внутрішньослужбових документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів ».

Зверху пишеться «шапка документа», праворуч або посередині, в якій прописується, кому направляється записка (посада, ім’я, прізвище).

У документі необхідно вказати:

• Номер документа, дату написання.
• Прохання, звернення, повідомлення – чітко, без особистого звернення, відступів.
• Дані співробітника, що склав записку (посада, ім’я, прізвище).
• Підпис адресанта, осіб, зацікавлених у вирішенні питання.

У деяких організаціях є свої вимоги до написання документів, яких слід дотримуватися.

Записка в електронному варіанті

Сучасні великі компанії використовують для передачі інформації електронну пошту або організовану мережу, до якої підключений кожен комп’ютер співробітника. Тому доцільно обмінюватися службовими записками, складеними в електронному вигляді (з метою економії часу і паперу).

Зразок написання документа такий же, як і для записки на паперовому носії. Єдина відмінність, при відправці документа на особисту поштову скриньку можна не вказувати адресанта. Щоб упевнитися в тому, що записка прочитана і прийнята до виконання, при відправці слід задати умови «сповіщення про прочитання поштового відправлення», поставивши галочку в формі відправки.

Зразок оформлення службової записки

Запропонований нижче приклад написання записки службового характеру є ознайомчим.

Головному бухгалтеру _____________________

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

В зв’язку з придбанням канцелярського приладдя для відділу ______________, прошу виділити _____ грн. готівкою, з _________ коштів, додаткової каси підприємства.

Заступник директора з господарської частини:__________________________________.

Службові записки (дововідна, пояснювальна) — приклад, зразок написання

Доповідна — це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Реквізити доповідної записки:

1. Назва виду документа.

3. Посада, прізвище, ініціали керівника, якому вона подається.

5. Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

Пояснювальна записка — документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Документ, який не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

2. Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

6. Дата складання.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Довідка — поняття, приклад, зразок написання

Кожен громадянин України повинен знати, які документи слід оформити, щоб отримати субсидію, візу чи інший діловий папір.

Високою частотністю використання у сфері ділового спілкування відзначається довідка — документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Класифікаційні ознаки довідки як документа:

ü за походженням — особистий/службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — інформаційний;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний/для службового користування;

ü за стадіями створення — оригінал/копія;

ü за терміном виконання — безстроковий/терміновий.

Реквізити довідки розміщуються у такій послідовності:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації що видає довідку.

3. Дата видачі, номер довідки.

4. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

5. Текст довідки.

6. Призначення довідки(куди подається).

7. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

Довідки особистого характеру підтверджують певний факт і мають цільове призначення, яке вказують у кінці тексту (місце подання).

Для оформлення довідок використовуються трафаретні бланки. Іноді має рукописну техніку відтворення.

Протокол. Витяг з протоколу

Проведенню зборів, нарад, конференцій та інших засідань передує велика підготовча робота, у процесі якої складаються такі документи: порядок денний, списки учасників, засідання, списки запрошених, тези або тексти доповідей, проекти рішень з кожного питання порядку денного.

Отже, протокол — це один з найпоширеніших документів інформаційної групи, це документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результат проведених зборів, конференцій, засідань, нарад, усі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

На підставі протоколу як первинного офіційного документа керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Класифікаційні ознаки протоколу (витягу з протоколу) як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — внутрішній;

ü за призначенням — інформаційний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — чернетка/оригінал;

ü за терміном зберігання — тимчасовий.

За обсягом фіксованих даних розрізняють протоколи:

ü стислі — фіксують тільки прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто взяв участь у обговоренні, та рішення. До такого протоколу додається стенограма, магнітний запис або тексти доповідей. Стисло протоколюються оперативні наради.

ü повні — містять записи всіх виступів, відображаючи процес прийняття рішення у процесі обговорення поряд з усіма іншими реквізитами протоколу.

ü стенографічні — фіксують зміст наради способом прискореного запису спеціальними знаками, що дає можливість швидко і точно записувати усне мовлення.

Впродовж наради протокол веде технічний секретар або обрана особа. Оформляють протоколи на чистих аркушах або на спеціальних бланках підприємства чи організації.

Під час засідання складається чорновий варіант протоколу. Використовуються усі матеріали попередньої підготовки. Уточнюють, редагують і оформляють протокол у п’ятиденний термін.

Протокол загальних зборів, засідань, нарад підписують голова й секретар.

Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

Реквізити протоколу розташовуються у такій послідовності:

1. Назва виду документа.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції, засідання.

4. Назва установи, де відбулися збори.

5. Дата проведення.

6. Кількість присутніх

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів.

8. Порядок денний.

9. Текст позицій протоколу: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

10. Перелік додатків до протоколу.

11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції.

Основна частина протоколу складається відповідно до пунктів порядку денного. Позиції тексту формулюються так:

СЛУХАЛИ — зазначають прізвище, ініціали, посаду того, хто виголошує доповідь, зміст доповіді. Якщо наявний повний текст доповіді, зазначають: «Текст доповіді додається»;

ВИСТУПИЛИ — зазначають прізвище, ініціали кожного, хто брав участь в обговоренні, зміст його виступу;

УХВАЛИЛИ — чітко формулюють суть прийнятої зібранням ухвали. Якщо ухвала стосується різних за характером питань, їх виділяють арабськими цифрами.

Слова слухали, виступили, ухвалили записують з нового рядка великими буквами. Після них ставлять двокрапку . З кожного питання порядку денного записуються всі три позиції.

Між реквізитами тексту протоколу — інтервал.

Витяг з протоколу — відтворення частини протоколу, потрібне для вирішення окремого питання з порядку денного. Він надсилається або передається окремим особам чи підприємствам і містить такі реквізити:

1. Назва виду документа, з якого зроблено витяг.

2. Номер протоколу.

3. Дата засідання, наради тощо.

5. Позиції СЛУХАЛИ та УХВАЛИЛИ відповідно до певного питання порядку денного.

6. Зазначення посади та прізвищ, ініціалів осіб, які підписали оригінал.

7. Візування документа секретарем-референтом

8. Дата складання витягу з протоколу.

В умовах ринку поширеними стають різного змісту оголошення як окремих підприємств, організацій, державних установ, так і приватних осіб.

Оголошення — це інформаційний документ, адресований певному колу зацікавлених і призначений для публічного ознайомлення.

За змістом оголошення поділяються на:

— повідомлення про майбутню подію;

— повідомлення про потребу в послугах;

— можливість надання послуг.

Класифікаційні ознаки оголошення як документа:

ü за походженням — приватний/службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — інформаційний;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — безстроковий.

Оголошення про майбутню подію має таку послідовність реквізитів:

1. Назва виду документа.

2. Текст, який містить:

дату події, проведення заходу;

зміст події (порядок денний);

коло осіб, які запрошуються на подію;

3. Підпис (якщо треба, назва установи чи посада, прізвище автора)

В оголошеннях про потребу в послугах або про можливість надання послуг, крім основної інформації слід вказати адресу, телефон автора документа.

Формулювання будь-яких оголошень мають бути короткими і стислими.

Одним з поширених документів, що не втратив свого призначення і сьогодні, є запрошення — коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти у ній участь.

Класифікаційні ознаки запрошення як документа:

ü за походженням — приватний/службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — інформаційний;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — терміновий.

Запрошення повинно містити такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Звертання до адресата.

3. Дата і час події (виділяють іншим шрифтом).

4. Порядок денний.

5. Тематика події (виділяють іншим шрифтом).

6. Прізвища і телефон відповідальної особи.

7. Маршрут проїзду.

Варіювання у виборі реквізитів залежить від змісту запрошення та його походження (приватне чи службове/офіційне).

Оформляється на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. До вищих за службовим становищем осіб вживаються формули ввічливості й подяка за увагу.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Службова і доповідна записка — в чому різниця між ними

Серед різноманітних видів ділового спілкування важливою частиною офісного життя є листування. Її головний інструмент — це всім відомі службові записки, які, в залежності від змісту, бувають пояснювальними, докладним і ін.

Що таке службова записка і навіщо вона потрібна?

За своїм призначенням, службова записка — це інформаційне повідомлення, адресоване співробітникам свого або інших відділів, керівництву відділів, фірми, підрозділів, філій. Список тем, що висвітлюватимуться в таких документах, досить широкий. У службових записках інформується про основні події в житті компанії, про виконання поточних робіт, що склалися нестандартних ситуаціях, містяться скарги і шляхи вирішення різноманітних виробничих проблем.

Основна мета такого роду спілкування — узгодження різних робочих питань в тих випадках, коли усне рішення неможливо з яких-небудь причин. Службова записка може використовуватися і керівництвом для складання розпоряджень, які, на відміну від наказів, мають більш неформальний характер.

Приклад службової записки

Види і призначення доповідних записок

Доповідна записка — це найбільш популярний вид службових записок, адресований керівнику підприємства, головному бухгалтеру або будь-якого іншого вищестоящому співробітникові. Головне призначення доповідній — інформування вищестоящих осіб про будь-якої ситуації, виконанні робіт, а також складання рекомендацій щодо вирішення (усунення) проблеми та ін. Доповідна записка, на відміну від службової, завжди прямує вищестоящому ланці і має юридичну силу.

Найбільш поширеним видом доповідних записок є звітні, що інформують керівництво про виконання планів, під час поточних робіт і т.д. Рідше складаються доповідні, що повідомляють про будь-якої позапланової ситуації, що вимагає реагування з боку вищого керівництва. Спектр питань таких доповідних досить широкий: від інформації, що стосується основної галузевої діяльності підприємства, до скарг на організацію умов праці та доповідей про недотримання трудової та фінансової дисципліни, службової поведінки і т.д.

Доповідна записка — приклад

Складаємо правильно службову записку

Структура службової записки передбачає обов`язкову наявність таких елементів:

• «Шапки» із зазначенням організації, ПІБ і посади адресата, ПІБ і посади упорядника.
• Текстового блоку, що складається з назви документа ( «Службова записка») і короткого викладу ситуації, будь-яких дій, прохань.
• Дати та підписи укладача (в одному рядку зліва направо вказується дата, підпис та ПІБ укладача).

Також в службовій записці може бути вказано реєстраційний номер, якщо за правилами підприємства вона реєструється в журналі. Важливо відзначити, що, оскільки службові записки використовуються тільки всередині організації, то наявність бланків не є обов`язковою умовою, якщо тільки цього не вимагають правила підприємства. У той же час, деякі підприємства мають свій бланк з логотипом, розроблений спеціально для ведення службового листування.

Як скласти доповідну записку?

Доповідна записка за своєю структурою схожа на службову. Головною її відмінністю є адресат: якщо в службовій записці інформація може бути спрямована будь-якого іншого співробітника, то в доповідній повідомлення адресується вищій посадовій особі.

А ось при складанні зовнішньої доповідної записки, яка адресується співробітникам інших організацій, правила суворіші:

• Документ складається на фірмовому бланку організації.
• Записка реєструється в книзі вихідних листів компанії, при цьому присвоєний реєстраційний номер вказується в шапці записки. Також, при отриманні записки, вона реєструється як вхідний документ в організації адресата.
• Зовнішня записка підписується, як правила, керівником фірми або його заступником. При відправці також можуть знадобитися підписи начальників інших відділів.
• Дата складання записки є датою її підписання і відправки.
• Якщо записка супроводжується документальними програмами, то в текстовій її частини складається перелік доданих документів.

Текстова частина доповідної записки залежить від її призначення:

1. Звітна доповідна повинна містити інформацію про хід робіт, виконанні термінів, опис поточних проблем і т.д. Такий звіт дозволяє начальнику вчасно помітити недоліки в роботі та усунути їх.
2. Доповідна записка, інформує про конкретну ситуацію, складається з докладного опису проблеми і пропозицій щодо її поліпшення (усунення). На практиці досить часто подібні документи присвячені скаргами на порушення співробітниками трудової дисципліни і носять негативний характер, тому в викладі інформації важливо опустити емоційну складову і дотримуватися суті.

Службова записка або доповідна: так в чому ж різниця?

Як бачимо, службова і доповідна записки мають багато спільних рис. Так, обидва варіанти використовуються для ділового спілкування, мають схожу структуру оформлення. У той же час, є і ряд відмінностей:

1. Службова записка адресується співробітникам різного рангу всередині підприємства, тоді як доповідна складається тільки на адресу вищого ланки (своєї або сторонньої компанії).
2. Службова записка є внутрішнім документом, тоді як доповідна може використовуватися у зовнішній листуванні з іншими юридичними особами.
3. Службова записка, на відміну від доповідної, юридичної сили не має.
4. Оскільки службова записка використовується всередині підприємства, вона може бути складена на звичайному аркуші паперу. За таким же принципом оформляється і внутрішня доповідна, якщо вона використовується всередині компанії. У той же час, якщо доповідна направляється в іншу організацію, то при її складанні використовується фірмовий бланк, реєстраційний номер та інші обов`язкові елементи офіційного листування.