Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сколько хранить кадровые документы новые сроки

Новые сроки хранения кадровых документов 2021: таблица

  • Что такое кадровые документы
  • Какие бывают кадровые документы
    • Обязательные
    • Условно-обязательные
    • Необязательные
  • Сколько хранить кадровые документы
  • Утилизация кадровых документов после истечения срока их действия
  • Ответственность за нарушение сроков хранения кадровых документов
  • Мгновенная консультация юриста

Все организации, в том числе индивидуальные предприниматели, обязаны вести кадровые документы и хранить их определенный срок. Надо отметить, что небольшим компаниям разрешено отказаться от составления некоторых бумаг, если условия по ним включаются в состав другой документации, например в трудовой договор.

Что такое кадровые документы

Кадровые документы представляют собой комплекс бумаг, при помощи которых регулируются трудовые отношения, регламентируется трудовой распорядок и определяется перечень обязанностей каждого сотрудника.

Если говорить простым языком, то кадровая бумага – это любой документ, который разрабатывается работодателем в отношении сотрудника. Отличным примером такой документации являются трудовые договоры, должностные инструкции, приказы о приеме на работу, о переводе, о назначении на должность, об увольнении и т.д.

Какие бывают кадровые документы

Трудовое законодательство различает 3 вида кадровых документов: обязательные, условно-обязательные и необязательные.

Первый тип бумаг составляют все организации, независимо от правовой формы и других факторов. Их формирование прямо, либо косвенно прописано в ТК РФ.

Прямым упоминанием обязательного составления кадровой документации является четкое регламентирование обязанности соответствующими НПА. Например, на основании статей 189-190 работодатель должен формировать документацию, регламентирующую трудовой распорядок.

Косвенной обязанностью составления кадровых бумаг называют не прямое упоминание о необходимости формирования документа в ТК РФ. Например, в НПА может не содержаться требований к оформлению документации, но указана обязанность ознакомить с подобными бумагой работников под их личную роспись.

К условно-обязательным документам относят бумаги, составление которых необходимо при наличии определенных обстоятельств. Необязательную документацию формируют по усмотрению работодателя.

Обязательные

Не все обязательные кадровые документы составляются в единой форме. Обязанность по формированию документации по унифицированному образцу устанавливается соответствующими НПА.

К обязательным для составления кадровым документам относят нижеуказанные бумаги.

  1. Трудовой контракт или договор, который формируется в произвольной форме, но с отражением обязательной информации.
  2. Трудовая книжка, которая имеет унифицированную бумажную форму. В 2021 году работник вправе выбрать электронный формат документа.
  3. При приеме на работу каждого сотрудника все работодатели обязаны заводить личную карточку работника.
  4. Обязательными для составления являются практически все приказы, связанные с движением кадров: прием на работу, перевод на иную должность, увольнение, отправка в отпуск, предоставление отгула.
  5. Приказ командировке и поощрении сотрудников также составляются в обязательном порядке по унифицированному образцу.

Кроме приказов важно документально оформить основания к ним в произвольном виде. Внутренними кадровыми документами организации, обязательными для составления признаются:

  • график отпусков, который формируется на год вперед;
  • правила трудового распорядка;
  • расписание труда и отдыха (штатное расписание);
  • документы, необходимые для учета труда;
  • должностные инструкции;
  • инструкции по пожарной и иной безопасности;
  • бумаги, регламентирующие защиту личных данных всех сотрудников;
  • расчетные ведомости и другие документа, на основании которых организация начисляет и выплачивает вознаграждения работникам и предоставляет иные виды выплат.

Как правило, практически все обязательные кадровые документы имеют унифицированную форму. Исключением являются трудовой договор, основания к различным приказам, правила внутреннего распорядка, охраны труда и бумаги, регламентирующие защиты персональных данных сотрудников.

Условно-обязательные

Как уже было сказано ранее, условно-обязательные кадровые документы формируются только при наличии определенных обстоятельств. К такой документации относят:

  • коллективный трудовой контракт;
  • договора о материальной ответственности;
  • бумаги, регламентирующие повышение производительности труда и мотивацию работников;
  • график сменности;
  • документы о коммерческой тайне;
  • книга учета прохождение медицинских осмотров;
  • должностные инструкции и правила безопасности при работе в условиях повышенной опасности.

Все вышеперечисленные документы составляются в том случае, если они уместны. Например, если работник не отвечает за сохранность ценностей предприятия, то договор о материальной ответственности не формируется.

Необязательные

К необязательной документации относят все остальные бумаги, которые составляются на предприятии, например докладные записки, справки о ведение работниками трудовой деятельности, перечень работников с указанием их должностей и т.д.

Сколько хранить кадровые документы

Все кадровые документы каждый работодатель обязан хранить определенный промежуток времени. Как правило, они отправляются в архив и находятся там до истечения срока хранения, отведенного действующим российским законодательством.

Тип документаДополнениеПериод нахождения в архиве, в лет
Личный составБумаги, определенные статьей 125 закона, регламентирующие архивное дело.От 50 до 75
Личная карточка сотрудника и дела работниковЛичная карточка является обязательной для составления, а личное дело – нет.От 50 до 75
Трудовой контракт, дополнительное соглашение к подобным договорамВсе документы, регламентирующие отношения между работником и работодателем, независимо от их названия.От 50 до 75
Приказы о применении дисциплинарного взысканияТолько в том случае, если подобные бумаги составляются на предприятии.3
Согласие на обработку личной информацииКроме документов, регламентирующий порядок обработки. Такие бумаги не подлежат утилизации.3
Личные бумаги, принадлежащие работникуК ним могут относиться трудовые книжки, дипломы, сертификаты о повышении квалификации.До 75 лет или до востребования работником
Документы, регламентирующие трудовую деятельность работника на предприятии, либо о трудовом стажеВ любой момент работник, который давно прекратил отношения с данным работодателем, вправе запросить справку о стаже или трудовой деятельности.От 50 до 75
Бумаги, предназначенные для учета рабочего времени и отдыхаК ним относят различные журналы, табели и др.5
Если работа связана с опасными условиями.До 75
График предоставления отпусковОтсчет начинается с года, следующего за предоставлением отпуска всем сотрудникам на основании данного документа.3
Отчеты работников о командировкеСоставляются всеми сотрудниками, которые по долгу службы были отправлены в командировку.5
Больничный листК данным документам также относят журналы, предназначенные для учета больничных.5
Приказы и основания к нимОсновная деятельность компанииНе подлежат утилизации
Дополнительная деятельность предприятия, например о ведении хозяйственной жизни5
По сотрудникам (об обороте кадров)От 50 до 75
Об отпусках, командировках, служебных проверках5
Об отпусках, командировках, служебных проверках, если условия работы признаны опаснымиОт 50 до 75
Типовая должностная инструкцияОтсчет начинается с года, в котором произведена замена3
Должностная инструкция для работникаРегламент, составленный для конкретного сотрудникаОт 50 до 75
Документы, составленные при несчастном случае на производствеСюда входят все бумаги, формируемые в том случае, если случился несчастный случай с сотрудником во время исполнения им трудовых обязанностей. В том числе документы о проведении расследования45
Правила трудового распорядкаДанный документ отличается от штатного расписания или графика сменности. Как правило, он описывает действия работника от начала смены до ее окончания.1

Важно! Сроки хранения кадровых документов в основном регламентированы законом об архивном деле. Но некоторые периоды утверждены иными НПА.

Утилизация кадровых документов после истечения срока их действия

В том случае, если срок хранения кадровых документов истек, их можно уничтожить. Но для этого необходимо собрать комиссию, которая примет соответствующее решение. Рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:

  • проверить срок хранения кадровых документов;
  • оформить бумаги, входящие в состав комплекса документов, по которым период сохранности еще не вышел отдельным делом;
  • провести экспертизу ценности документов;
  • составить акт об уничтожении;
  • уничтожить документы.

Важно! Единого метода утилизации кадровых бумаг на законодательном уровне не установлено. Руководство вправе воспользоваться специальным устройством, услугами утилизирующей компании или сжечь, обязательно соблюдая правила пожарной безопасности.

Ответственность за нарушение сроков хранения кадровых документов

За нарушение сроков хранения кадровых документов кодексом об административных правонарушениях предусмотрена ответственность.

Читать еще:  Соглашение о переводе долга. образец заполнения и бланк для скачивания 2021 года

Надо отметить, что еще до 2020 года размер санкций был несущественным. Так, например, за подобное нарушение руководителя компании могли наказать штрафом в размере 300 рублей, а должностное лицо вообще не несло материальной ответственности.

Теперь все изменилось. За нарушение сроков хранения предусмотрены следующие меры:

  • предупреждение или материальное взыскание до 3 тыс. рублей для нарушителей – физических лиц;
  • если правонарушение совершил сотрудник, признанный должностным лицом, то он понесет наказание в виде штрафа в размере от 3 тыс. руб. до 5 тыс. руб.;
  • для юридических лиц мера ответственности ограничена десятью тысячами рублей.

Привлечь к ответственности могут сразу несколько лиц, виновных в совершении правонарушения, например и работника, утилизировавшего бумаги до истечения срока хранения, и руководителя компании.

Номенклатура дел в 2020 году: сроки хранения документов и новые штрафы

Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет. Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Нормативная база

Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

  • хранения;
  • комплектования;
  • учета;
  • использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

  • для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.

Следите за изменениями бесплатно

Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

Нормативная база

Порядок комплектования дел и хранения документов, образующихся в процессе деятельности, определяет архивное законодательство:

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» №125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
  3. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информационный характер).
  4. Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2020 год определяются внутренними документами организации.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

  1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
  2. В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.
  3. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 увидим задачи, решаемые вышеуказанным органом.

При установлении времени иногда используются пометки такого вида:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется, используется приказ о сроках хранения документов в организации, которым закрепляется решение о необходимости хранить документы или уничтожить их;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Читать еще:  Командировка в выходной оплачивать или нет

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

Приказы оперативного характера сколько хранить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы оперативного характера сколько хранить». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Приказ относится к распорядительным документам, издается руководителем организации, действующим на правах единоначалия, и обязателен для выполнения. Данный документ должен издаваться только при необходимости, содержать конкретные указания для определенных лиц или всего коллектива, не должен засоряться лишней, ненужной информацией.

На протяжении лет в этом вопросе сложилась определённая практика. Их принято разделять на 2 основные части:

  • относящиеся к основной деятельности;
  • личный состав предприятия.

Сколько лет хранятся кадровые приказы

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.
Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.

Указание правовой акт издаваемый единолично руководителем. Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения.

На нас, как на многих офицерах, не было погон и звездочек, указывающих звание, а то у снайперов есть дурная привычка выбивать в первую очередь офицеров. Прямо какая-то тотальная ненависть у них к нам. Что ж, у каждого свои комплексы, а тут комплекс профессиональный, к тому же неплохо оплачиваемый. Если такое произошло, их необходимо хранить в папке, которая относится к основной деятельности. При этом он должен храниться постоянно.

Вопрос

Хочу уточнить, приказы на отпуск (ежегодный, без сохранения, ученический) хранятся 5 лет.А сколько хранятся приказы на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 и 3-х лет — 75 лет?

Вот примеры таких обозначений: «Приказ №5-л/с» или «Распоряжение №7-о». Их подшивают в соответствующую папку. Если накапливается более 250 листов, папку делят на несколько томов. При этом отмечают дату и время начального и последнего документов, содержащихся в каждом полностью заполненном томе. Нумерацию принято вести в пределах года. С начала следующего её начинают заново.

Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц. Обычно это руководители компании, а также бухгалтеры, начальники, заместители. Данные кадры часто прописываются в уставе компании. Это правило следует помнить, если работодатель хочет узнать, каковы сроки хранения приказов по личному составу.

Или в какую нибудь контору, аналогичную российской ФСБ. Вполне возможно, что изыскательская деятельность Пошкуса привлекла к его персоне внимание местных спецслужб (хотя у Альгирдаса среди своих соотечественников, что называется, «все схвачено»). Но почему они тогда решили действовать столь поспешно?

Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей.

Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет.
Все приказы о поощрениях относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет (Закон № 43-ФЗ — 50 лет), какое бы литерное обозначение им не было проставлено при оформлении. При неправильном оформлении надо по окончании делопроизводственного года переформировывать приказы по срокам хранения.

Допускается наличие только ПВТР, если в них включены нормы об охране труда, о защите персональных данных, оплате труда и премировании и другие положения, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под роспись.

Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов

Получены также сведения относительно того, о чем пытаются договориться ваши конкуренты из «ЮКОСа» и «ЛУКОЙЛа», каждый по отдельности, с американцами из «Вильямса» и нашим правительством, в частности новым министром хозяйства… Есть еще кое что не менее ценное…

Перечень типовых документов, образующихся в организациях, с указанием сроков их обязательного хранения, утвержден Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года. Приводим таблицу, где указаны сроки хранение документации, относящейся к сфере кадрового делопроизводства.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2019 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Требования по хранению всех остальных документов, касающихся кадрового делопроизводства предприятия, представлены в Приложении к Приказу Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.

Закон РК от 22.12.1998 г. № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах» регулирует общественные отношения в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда РК и государственного управления архивным делом в РК.

И еще пива и сигарет, уверен, что есть. Если согласен — моргни, если отказываешься, то я тебя душу, а мой приятель отстреливает тебе яйца. Разбираться никто не будет, спишут на боевые потери. Если вздумаешь выкинуть какой-нибудь другой фокус, то история повторится. Смятое горло и отстреленные яйца, а также мы можем тебя погрузить в машину и обменять у духов на ящик пива и блок сигарет.

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны.

Нам бы его в разведку, вместо живого щита, а еще лучше — в штурмовую группу, или раненых на себе вытаскивать.

И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

Обязательные документы, сроки их хранения

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный).

Читать еще:  Совершение завещания и общие правила касающиеся формы и содержания

При текущей работе на предприятии необходимо правильно организовать работу с распорядительными документами. Для того, чтобы это сделать, нужно разобраться, как именно надо их классифицировать.

Перечнем типовых управленческих архивных документов установлен срок хранения личных карточек работников 75 лет (ст. 658).

Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области.

Это не значит, что специалистам кадровой службы требуется хранить все документы. Для каждого типа документации установлены свои сроки хранения.

Система хранения приказов должна быть четкой, систематизированной и обеспечивать непрерывность присвоенных приказам номеров. Это особенно актуально при изъятии приказа для работы. Рекомендуется при этом делать ксерокопию изъятого приказа — это позволит избежать путаницы.

Приказы, которые связаны с данной сферой должны храниться постоянно. Обычно точно определено, какие документы являются приказами по личному составу или по административно-хозяйственной деятельности.

Ознакомьте работника с текстом приказа под подпись в течение 3-х дней с момента издания. При отказе поставить подпись, составьте акт с участием двух-трех работников.

Консалтинговая группа «Гранит-Консалтинг» оказывает комплекс кадровых услуг, в том числе помогает предприятиям разработать или восстановить все необходимые кадровые документы.

Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов.

Его ноздрей сразу коснулся неприятный запашок гнили и разложения. Насколько он мог разобраться, они находились сейчас на берегу какого то заболоченного водоема, использовавшегося некогда для сброса сточных вод.
Перечень документов о проведении и результатах проверок деятельности организации (справки, отчеты, акты, докладные записки, предписания, заключения и другие документы) – постоянно. О том, какие существуют правила хранения основных видов приказов и на какой срок они должны храниться в организации, вы сможете подробно узнать в этой статье.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Как теперь разобраться какие приказы продолжают «действовать» и что делать с устаревшими приказами? Необходимо ли выпустить приказ, в котором перечислены все устаревшие приказы за прошлые годы?

Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии. Формулировка «по личному составу» вопросов не вызывает. Это документы кадрового делопроизводства. Ответственные за их ведение и хранение — сотрудники отдела персонала.
Первым делом следует разобраться, о чем вообще идет речь. Что такое приказы по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать.

Хранение кадровых документов

Хранение и ведение кадровой документации в организации является очень серьезным и важным процессом. Не только потому, что при проверке кадровые документы первыми проверяются государственными органами, но и еще потому, что в этих документах находится вся информация о взаимоотношениях между работником и организацией. Поэтому вопрос о хранении кадровых документов должен быть решен своевременно и в соответствии со всеми требованиями ФЗ.

Что относится к кадровым документам?

Чтобы ответить на вопрос о том, как хранить кадровые документы, нужно понять, что к ним относится. Согласно ФЗ, в группу кадровых документов входят: личные дела, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки, ведомости по начислению заработной платы или лицевые счета, трудовые соглашения (договоры), табели учета рабочего времени.

К кадровым документам, помимо перечисленного, также относят следующее:

  • документы об установлении персональных окладов, надбавок, ставок;
  • документы по аттестации и установлению квалификации;
  • документы о трудовой деятельности с вредными, опасными и иными условиями труда;
  • списки работников, имеющих право на льготы;
  • документы о награждении работников;
  • документы по оформлению служебных поездок и командировок;
  • документы по воинскому учету.

Данные документы образуют группу кадровых документов по личному составу.

Ознакомиться с полным перечнем документов можно в методических рекомендациях «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», разработанных совместно Росархивом и ВНИИДАДом и согласованных ЦЭПК при Росархиве 23 декабря 2014 г.

Срок хранения кадровых документов

Согласно ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

  • документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет;
  • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет.

Некоторые виды кадровых документов имеют разные сроки хранения, например, личные дела руководителей и документы о правилах безопасности имеют срок хранения «постоянно», существуют также документы с временным сроком хранения.

Для определения ценности кадровых документов необходимо провести экспертизу, руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, который образуется в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 года.

По итогам проведенной в организации экспертизы выделяются документы с истекшим сроком хранения, на них составляется акт об уничтожении.

Как хранить кадровые документы в организации?

В российском законодательстве сказано, что документы по личному составу необходимо хранить отдельно от другой документации. Самый надежный вариант – это создание специального хранилища для кадровых документов. Если этот вариант невозможен для организации, хранить личные дела сотрудников необходимо в обособленном месте: сейф, шкаф и т.д. Такие меры обязательны, потому что данный вид документов имеет конфиденциальный характер и защищен законом «О персональных данных».

Как правильно хранить кадровые документы и копии документов сотрудников, нужно знать также на случай ликвидации организации. В таком случае документы передаются правопреемнику, в вышестоящий орган или в государственный архив. Бывают ситуации, когда документы принимает на «хранение» организация, где юридическая связь с ликвидированным предприятием не установлена. В данном случае исполнение социально-правовых решений на основании этих документов будет проводиться в незаконном порядке.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector