Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Шпаргалка делопроизводителя Как вести протокол Пошаговая инструкция

Как правильно писать материальное положение

Заявление на материальную помощь

Первым документом, необходимым для начисления данного вида материальной помощи, является просьба работника, оформленная в виде заявления. Кроме самой просьбы о единоразовой финансовой поддержке, в тексте нужно указать:

Важно отметить один момент: материальная помощь работнику организации со стороны руководства является безвозмездным актом, то есть она не подразумевает никаких дальнейших возмещений и компенсаций или вычета из зарплаты сотрудника.

Правила оформления материальной помощи в связи с тяжелым финансовым положением

В остальных случаях, в том числе и по причине тяжелого финансового положения (если сумма помощи больше 4 000 рублей), помощь подлежит налогообложению и указывается работодателем в налоговой отчетности по НДФЛ.

В любой организации, которая предоставляет материальную помощь, будь то работодатель либо само отделение социальной защиты населения период рассмотрения заявки составляет не больше 10 календарных дней. По истечении этого периода, претенденту должно быть либо предоставлена материальная помощь, либо же выдан отказ в этой возможности.

Семейное положение (виды)

У мужчин бывает разное семейное положение. Например, он может быть женат, что значит, что он находится в законном браке. Также мужчина может быть неофициально женат, находясь в гражданском браке. Еще один вид семейного положения у представителя сильной половины человечества – холост, или не женат. Многие полагают, что эти два слова имеют разные значения, но на самом деле с юридической точки зрения это просто синонимы. Они означают, что молодой человек никогда не состоял в браке. Также есть термин «вдовец», который используется для обозначения того факта, что ранее мужчина находился в браке, однако его жена скончалась.

  • Не замужем/не женат означает, что человек никогда не пребывал в браке и на данный момент не находится в законных отношениях.
  • Разведен/разведена означает, что личность была замужем или жената, но сейчас не связана ни с кем узами брака.
  • Замужем/женат – человек находится в законных отношениях, которые документально подтверждены.
  • Состою в гражданском браке – официально не узаконенный брак, однако он означает, что мужчина и женщина живут вместе и ведут общее хозяйство. В последнее время гражданский брак стал особенно популярен, поэтому это понятие ввели в юриспруденцию.

Как пишется «материально ответственное лицо» или «материально-ответственное лицо»

Сложные прилагательные иногда пишутся через дефис, но их не надо путать с сочетанием наречия и прилагательного, как в данном случае. Через дефис пишутся сложные прилагательные, образованные от сочетания равноправных слов («можно вставить союз и»): рабоче-крестьянский = рабочий и крестьянский.

Но в данном случае нельзя вставить союз и, иначе получится бессмыслица: «материальное и ответственное лицо». По смыслу выражение «материально ответственное» означает, что некое лицо несет материальную ответственность. Слово «материально» является самостоятельным наречием, его можно переставить (лицо, ответственное материально). Поэтому слово «материально ответственное лицо» пишется раздельно.

Как написать объяснительную записку — образцы и примеры пошаговая инструкция

Объяснительную записку пишут от руки, адресатом будет являться то лицо, которое ее потребовало. Также ее можно набрать на компьютере, согласно форме, которая принята в конкретной организации. Способ, которым должна быть выполнена записка, в законодательстве никак не закреплен, как и составление резюме, соответственно допускается использование и рукописного и машинописного вариантов.

После написания объяснительная записка об опоздании на работу передается должностному лицу, для принятия решения в отношении опоздавшего. Если будет принято решение о применении мер дисциплинарного взыскания, то данная записка будет приложена к приказу о взыскании как доказательство.

Как написать правильно служебную записку — образец

Если возникла необходимость выхода в выходной день определенного сотрудника, то очень точно эта необходимость описывается в обращении. А уже далее по желанию начальника следует ответ о согласии или несогласии, ведь за этот день директору нужно будет выделить средства на возмещение сотруднику.

Оспорить наказание, связанное с должностными обязанностями вправе каждый сотрудник. Однако, чтобы доказать необоснованность обвинений, важно грамотно подойти к данному вопросу. Получить всю необходимую информацию можно у правоведа из вашего города. Детали тут:

Семейное положение

Казалось бы, лучше всего устраиваясь на работу в графе семейное положение писать не замужем. Но нет, отсутствие семьи может быть плюсом только для мужчины – его работодатель посчитает готовым дни и ночи проводить на работе. А вот от молодой незамужней женщины ждут последовательной цепочки: частые свидания – замужество – декрет. А если женщине больше 35 лет и она еще ни разу не была замужем, то и это может не понравиться работодателю – вдруг причина в дурном характере соискательницы?

Раз уж мы выяснили, что юридическое оформление отношений важно, то стоит помнить о соблюдении всех формальностей. Только наличие свидетельства о браке еще не дает вам полного права писать волшебное слово «замужем» на вопрос о семейном положении. Требуется еще и отметку в паспорт поставить.

Составление и оформление акта

Данный акт служит елью подтверждения фактической передачи товара или имущества от одного человека или организации к другому. Форма данного документа законодательно не установлено, однако при составлении акта следует учитывать:

  • Акт осмотра (противопожарной безопасности, техники безопасности, результатов);
  • Акт приема–передачи (объектов, документов, прав, материальных ценностей и т.д.);
  • Акт испытаний (технологий, систем, образцов);
  • Акт ревизии или инвентаризации;
  • Акт нарушений (дисциплины труда или правил внутреннего распорядка);
  • Акт расследований (несчастных случаев, аварий);
  • Акт об отказе от объяснений по какой-либо ситуации;
  • Акт об отказе от подписи при ознакомлении с приказом.

Материально ответственное лицо за основные средства — кто это, его права и обязанности, а также учет основных средств

Подробный список сфер деятельности, где может быть введена материальная ответственность, а также должности сотрудников, которые могут быть материально ответственными работниками закреплены на законодательном уровне в Трудовом кодексе и Постановлении Министерства Труда РФ (№85 от 31.12.2021г.).

Договора и приказы, связанные с материальной ответственностью в обязательном порядке регистрируются в книге учета, где отражаются даты составления, регистрационные номера, степень ответственности (полная, частичная, индивидуальная, коллективная), ФИО ответственного сотрудника (в случае с коллективной ответственностью – бригадира), его подпись и изменения.

Инвентаризация: пошаговая инструкция

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2021 N 402-ФЗ).

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2021 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Как правильно написать ходатайство? Примеры и образцы разных ходатайств

Ходатайства, образец которого нельзя было бы найти в глобальной сети, не существует, однако сложности с составлением этого документа все же возникают. Какие ходатайства существуют, как их составлять и где найти правильный грамотный образец — вся необходимая информация для ответа на эти вопросы представлена ниже. Там же представлена пошаговая инструкция по проверке актуальности найденных образцов ходатайств.

Как правило, это обязанность сотрудников отдела кадров, но HR-менеджеры нередко перекладывают ее на плечи самих работников, подлежащих премированию или прочим видам поощрения. И при этом не всегда предоставляют адекватный пример ходатайства.

Согласно чему или согласно чего как правильно

Согласно чему – в современном русском языке предлог “согласно” требует к себе дательного падежа (чему?), поэтому в предложении употребляется в сочетании со словом в форме дательного падежа (договору, приказу, закону, распоряжению и т.д.).
Согласно приказу #208
Я действовал согласно закону о полиции
Согласно моему распоряжению были проведены слушания
Мы действовали согласно действующему приказу
Работа велась согласно заключенному договору
Согласно первому пункту приказа, работа была приостановлена
Мы работали согласно утвержденному графику

Согласно с – менее популярная, но допустимая конструкция в русском языке. Является синонимичной выражению “в соответствии с чем-либо”.
Работу вели согласно с правилами техники безопасности.
Мы живем согласно с требованиями морали.
Работу Александр вёл согласно с советами начальства.
Неправильно

Читать еще:  Образец уведомления об изменении оклада что указать

Образцы и примеры объяснительной записки

Электроэнергии не было в течение 4 часов (0:00 — 04:00). Мною были предприняты все действия согласно должностной инструкции начальника смены. Неоднократно, по телефону, были сделаны запросы в РЭС. Оповещён главный энергетик и главный инженер.

В большинстве инцидентов инициатором написания объяснительной, является руководитель предприятия, представители охраны, службы безопасности организации или непосредственный начальник подчинённого.

Как правильно оформить расписку при ДТП

Форма расписки при ДТП о возмещении ремонта должна в обязательном порядке содержать максимально подробные данные, связанные непосредственно с аварией. При этом, чем большее количество нюансов будет отражено – тем лучше.

В таком случае совсем не лишним будет обезопасить себя на случай, если кто-нибудь решит поступить нечестно. Например, договорившись об отсутствии претензий, остаться на месте происшествия и вызвать инспекторов ГИБДД, дождавшись отъезда иных участников ДТП.

В соответствии или в соответствие: как правильно

Слово с окончанием на представляет собой наречный предлог, который образуется от имени существительного «соответствие». Как правило, в предложении такая лексическая единица применяется в качестве служебной части речи. Однако нередко в тексте оно сохраняет в себе обстоятельственное значение.

Таким образом написание буквы «е» в окончании этого слова объясняется тем, что имя существительное в винительном падеже совпадает с формой именительного. Следует также отметить, что в предложении такая лексическая единица выступает в качестве прямого дополнения.

Шпаргалка делопроизводителя

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2021 . Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

Делопроизводитель как оформлять документы

У документов есть свой жизненный цикл: их проектируют, согласовывают, утверждают, изменяют, сдают в архив. Чтобы этот процесс не вышел из под контроля, нужен делопроизводитель. Пришло в организацию официальное письмо — его надо внести в реестр, сделать цифровую копию, определить адресата и проконтролировать доставку. Отдел кадров издал приказ о зачислении нового сотрудника — приказ надо согласовать с ответственными лицами, убедиться, что о новом сотруднике узнали в бухгалтерии, службе безопасности, отделе технической поддержки. Документ утратил силу — его надо определенным образом оформить и передать в архив.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Вакансии делопроизводителя в Москве

Активировать демодоступ. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Ввести код доступа О журнале.

А еще Свежие статьи. Подарок директору. В статье расскажем, что подарить директору на день рождения, юбилей или праздник. Объясним, какие подарки и почему следует сразу исключить в качестве варианта. Журнал регистрации листков нетрудоспособности. Расскажем, зачем регистрировать больничные листки и как правильно оформить журнал их учета. Система кайдзен: как использовать в работе секретаря.

Расскажем о японской системе непрерывного совершенствования и о том, как философия кайдзен поможет в работе секретаря. Как украсить офис к Новому году. Предлагаем несколько интересных идей, как красиво украсить офис к Новому году своими руками. Создадите праздничную атмосферу и для себя, и для коллег. На вебинаре вы узнаете, как представить себя и свою компанию на английском языке за минуту. Номенклатура дел организации.

В статье расскажем, зачем и как разработать номенклатуру дел в организации. Расскажем о статьях номенклатуры, объясним, как заполнить самые сложные статьи. Курсы: как помощник руководителя может повысить свою квалификацию. Расскажем, для чего помощнику руководителя постоянно актуализировать свои знания и повышать профессиональный уровень.

Объясним, как это можно сделать. Свежие новости. Заявление об увольнении можно отзывать по электронной почте ПФР изменил правила сдачи электронных отчетов Законопроект об электронных трудовых приняли в заключительном чтении Сотрудникам разрешили ходить в отпуск за свой счет сколько угодно раз Санкции за неправильное хранение персданных ужесточат Вопросы и ответы. Когда нужно отвечать на письмо-запрос? Регистрация документов в разных подразделениях Вопрос — ответ.

Работа с документами. Деловой этикет. Читать электронную версию Попробовать или сразу подписаться. Совет от редактора. Встречаем новый год. Как устроить праздник. Приближается Новый год. Расскажем, как организовать небольшой корпоративный вечер. Рассмотрим основные статьи расходов при разных условиях: и в случае, когда праздник малобюджетный, и в ситуации, когда есть возможность выбирать исходя из общих пожеланий руководства и сотрудников.

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция. Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение.

Дадим пошаговую инструкцию организации делопроизводства в компании. Пресс-релиз: как составить документ. В статье расскажем, зачем секретарю или делопроизводителю может понадобится составить пресс-релиз. Объясним, как составить документ и поделимся образцами. В платном доступе. Насколько важно вести количественный учет листов получаемых документов? Популярное по теме. Письмо-обращение: образец Книги по делопроизводству кадров: топ-7 Журнал учета выданных доверенностей. Расскажем, для чего регистрировать выдаваемые в компании доверенности в специальном журнале.

Поделимся готовой формой документа. Протокол общего собрания учредителей ООО: образец. Расскажем, в каких случай проводят общее собрание учредителей ООО. Объясним, как правильно оформить документ, чтобы собрание признали состоявшимся.

Электронный документооборот: пошаговый алгоритм внедрения СЭД. Расскажем, как за 10 шагов внедрить систему электронного документооборота в компании своими силами. Пресс-релиз: как составить документ Общие правила составления и оформления документов Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками Архивное дело.

ГОСТ делопроизводство и архивное дело: термины и определения. Расскажем, какие государственные стандарты регламентируют делопроизводство и архивное хранение документов на предприятии. Объясним основные термины и определения, которые используют в делопроизводстве, чтобы избежать ошибок и недопонимания. Основные правила работы архивов организаций применяем на практике.

Знать главные принципы учета, обработки и передачи документов на архивное хранение нужно не только кадровикам, но и секретарям, которые ежедневно работают с документами компании. Даем основные понятия и правила, необходимые в работе с архивами. Архивная опись: образец и правила составления. Составление архивной описи дел производится по единым правилам.

Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье. Историческая справка для архива: как правильно составить Перечень типовых управленческих архивных документов Закон об архивах: основной регламент в делопроизводстве Поздравление с Новым годом партнерам: уходим от официоза.

В статье расскажем, как составить нешаблонное и нескучное поздравление с Новым годом партнерам компании. Подскажем, как красиво оформить послание, поделимся образцами текстов. Личный стиль секретаря и его адаптация к дресс-коду Образцы поздравления с Новым годом клиентов Принципы делового этикета Секретарь руководителя. Следуйте списку обязательных дел для секретаря в конце года и встречайте Новый год во всеоружии без проблем, долгов и волнений!

Воры времени и как с ними бороться Эмоциональный интеллект: зачем и как развивать секретарю Тайм-менеджмент: как успевать все и даже больше Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту С 1 июля года организационно-распорядительные документы оформляют по новым правилам. Расскажем, что изменилось, после вступления в силу нового ГОСТ по делопроизводству. Отзыв доверенности. Прошел год, как в законодательстве уточнен порядок отзыва доверенности.

Читать еще:  Как проверить расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении?

Несмотря на то, что появилась практика, вопросы остались. Рассмотрим нюансы в статье. Как организовать хранение доверенностей

Делопроизводитель/специалист по документообороту

Работа делопроизводителя сводится к обработке большого количества документации. Рассмотрим, чем занимается представитель этой профессии, что входит в его обязанности, сколько он зарабатывает и каковы его карьерные перспективы. Первые делопроизводители появились вместе с письменностью и развитием права. Первый занимался написанием разумеется, под диктовку царских указов и распоряжений. Второй вел записи о мирских и военных делах, сохраняя таким образом ценные исторические сведения для потомков.

Документы стали появляться вместе с возникновением письменности. Особенно распространёнными среди них были различные грамоты: купчие, судные, указные. Ещё в те времена документы имели большую значимость и составлялись с применением дорогих материалов. В этих целях на Древней Руси использовалась не простая бумага, а пергамент, изготовленный из телячьей или козлиной кожи. Делопроизводители занимаются документационной работой.

Советует делопроизводитель. Как упорядочить документы в офисе

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами. В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии. Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации. Этап 1.

Делопроизводитель – надежный помощник руководителя

Документы стали появляться вместе с возникновением письменности. Особенно распространёнными среди них были различные грамоты: купчие, судные, указные. Ещё в те времена документы имели большую значимость и составлялись с применением дорогих материалов. В этих целях на Древней Руси использовалась не простая бумага, а пергамент, изготовленный из телячьей или козлиной кожи.

Делопроизводитель — это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации: подготовка документов, оформление, обработка и хранение. Профессия делопроизводителя подходит для людей с незначительным снижением слуха возможно использование слухового аппарата и нормальным развитием речи в связи с производственной необходимостью взаимодействия с другими сотрудниками в организации. Делопроизводитель работает, в основном, сидя за рабочим столом.

Шпаргалка делопроизводителя

Зарплата делопроизводителя в Москве варьируется в пределах от 0 до 50 рублей. Число вакансий делопроизводителя в Москве на сегодняшний день составляет Поиск работы в Москве. Определить местоположение.

Гарантийное письмо о предоставлении документов образец бланк

Юридический адрес — это место нахождения руководителя ООО. Адрес подробно указывается в заявлении Р11001, а налоговая инспекция тщательно проверяет его достоверность. Естественно, что до создания организации реального местонахождения у неё ещё нет. Учредители только гарантируют, что после успешной регистрации ООО офис будет работать по указанному в заявлении адресу.

Обычно для бизнеса снимают нежилое помещение, но договор аренды с ещё несуществующей организацией заключить невозможно. Как тогда подтвердить достоверность юридического адреса? В этом случае собственник офиса выдаёт подтверждение – письмо на предоставление юридического адреса. В нём он гарантирует, что с созданным ООО будет заключён договор аренды помещения.

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

  • предложение совершить оплату услуг после их оказания;
  • предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

  • предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
  • сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

  • можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
  • если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
  • суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

  • объем ограничивает подробное описание условий;
  • невозможно определить все права и обязанности;
  • не оговариваются процедурные моменты;
  • не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

  1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
  2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
  3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
  4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
      студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
  5. сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
  6. освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).
Читать еще:  Должностные обязанности оператора специалиста колл центра

Как правильно составить?

Несмотря на то, что гарантия в письменной форме не упоминается в законодательстве как юридический документ, при возникновении разногласий между сторонами о невыполнении каких-либо обязательств, он должен сыграть роль доказательной базы для его получателя в том, что должник давал обязательство о выполнении условий договора, но не выполнил их. В связи с этим необходимо выполнять некоторые требования, касающиеся правильного составления документа и включения всех необходимых пунктов в его содержание.

Основное требование к тексту гарантийного письма: он должен быть лаконичным, без ненужных отступлений и включать в себя конкретную информацию о составителе, сути обязательства и сроках его исполнения. Письмо должно содержать только те позиции, которые требуются адресату для того, чтобы он был уверен в надежности партнера и его обещаний.

Форма, структура, содержание гарантийного письма

Форма гарантийного письма не имеет строгий стандартный вид, ведь он зависит от содержания, цели написания и требований адресата, но некоторые пункты необходимо включать, чтобы документ соответствовал деловому стилю:

  1. Наименование получателя – юридического лица, Ф.И.О. руководителя, адрес места нахождения.
  2. Сведения об отправителе.
  3. Содержание: суть обязательства с указанием даты исполнения, суммы, если речь идет о выплатах средств, каким образом деньги будут перечислены или переданы адресату.
  4. Дата составления документа, подпись составителя, печать учреждения, если таковая имеется.

К письму можно приложить дополнительные документы, если они каким-то образом могут стать подтверждением данных обязательств.

Особенности составления гарантийного письма

Особенности гарантийных писем заключаются в их содержании, в том пункте, в котором описывается суть обязательств составителя и его обещания относительно их исполнения. В каждом конкретном случае этот пункт будет иметь свои особенности, так как это зависит от условий взаимоотношений между сторонами.

Общие требования сводятся к оформлению:

  1. Сугубо деловой стиль оформления, отсутствие фраз описательного характера, длинных предложений.
  2. Четкие и конкретные формулировки.
  3. Лаконичное изложение процедуры выполнения обязательств.
  4. Составление гарантийного обязательства в письменной форме на фирменном бланке организации.
  5. Скрепление документа подписью ответственного лица и печатью компании, если она имеется. Если речь идет о переводе средств со счетов компании в счет погашения долга, то целесообразна подпись главного бухгалтера предприятия.
  6. Недопустимость безграмотного написания документа.

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

  • номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
  • название организации-адресата;
  • ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
  • тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
  • основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
  • данные отправителя;
  • должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

А теперь рассмотрим конкретные образцы гарантийных писем.

Кто может составлять такое письмо?

В связи с тем, что гарантии в письменной форме содержат в себе определенные обязательства, то отправителем и составителем его должна быть сторона, которая является плательщиком или должником. Требования к документу зависят от составителя:

  • юридического лица;
  • физического лица;
  • индивидуального предпринимателя.

Письмо должен подписать руководитель предприятия, если оно исходит от юридического лица или индивидуального предпринимателя, скрепляет документ печать компании. Кроме этого, оно должно быть зарегистрировано, как исходящий документ в реестре документации предприятия. Если письмо составляет физическое лицо, то достаточно его подписи, но в тексте должны быть указаны его персональные данные.

Пример гарантийного письма о поставке товара

Генеральному директору ООО «Специнвест» Студенцову П.И.

Как составить номенклатуру дел в организации?

Понятие номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

  • классификация и учет;
  • облегчение поиска;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

  • типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
  • примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
  • индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Как составить номенклатуру дел бухгалтерии, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Обязанность по использованию номенклатуры

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

  • «Ликвидация акционерного общества — пошаговая инструкция»;
  • «Порядок закрытия ООО — пошаговая инструкция».

О составлении ликвидационного баланса читайте в статье «Ликвидационный баланс — пример нулевого баланса по новой форме».

Как оформить переходящие дела?

Тем более сейчас все в электронном виде хранится, и можно с описи подразделения переносить в опись архивную. Закрытие номенклатуры — обязательный шаг, только так архив может контролировать при комплектовании архива завершенные дела (чтобы сдали то кол-во дел, которое указали в закрытых номенклатурах за 2-3 года. За 2-3 года складывается кол-во дел, которые должны попасть в архив, и если цифра в номенклатурах и сдаточной описи не совпадает — тогда караул! Либо разыскиваем, либо разбирается, откуда лишнее :)))

Да, Нонна, речь идёт именно об описи и в этом я не вижу логики…

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector