Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Шпаргалка делопроизводителя Как правильно составить акт

Документы ДСП: образцы, оформление, хранение

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

30 августа, 2014

Документы Для служебного пользования (ДСП). Особенности работы, оформление, хранение

Документ с грифом «ДСП»

Отнесение информации к конфиденциальной в любой организации осуществляется на основании законодательства Российской Федерации.

Кто определяет в организации какие сведения в документе необходимо к информации ограниченного распространения?

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к разряду ограниченного распространения возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

В каждой организации должен быть оформлен Перечень должностных лиц , имеющих право доступа к конфиденциальной информации. Также полномочия сотрудника, подтверждающие право работать с информацией с грифом «ДСП» должны быть закреплены в должностной инструкции .

Особенности работы c документами «Для служебного пользования»

При увольнении или переводе на другую должность работника, за которым числятся документы «Для служебного пользования», проводится передача документов непосредственному руководителю.

В организации обычно проводится проверка у работников наличия документов «Для служебного пользования» не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя. В состав комиссии обязательно включаются должностные лица, в функции которых входит защита информации (сотрудники отдела безопасности).

  • В архивах, где сосредоточено большое количество документов и дел «Для служебного пользования», проверка наличия документов проводится не реже одного раза в пять лет . Результаты проверки оформляются актом проверки наличия документов «Для служебного пользования».
  • Хранение документов «Для служебного пользования»

    Главное условие сохранности документа «Для служебного пользования» — принадлежность конкретному должностному лицу, подтвержденная личной подписью.

    В случае утраты документов, дел, носителей информации с пометкой «Для служебного пользования», либо разглашения содержащихся в них сведений, а также при обнаружении признаков, указывающих на несанкционированное ознакомление (попытку ознакомления) с информацией ограниченного распространения должностное лицо, обнаружившее данные факты, немедленно докладывает руководителю организации. Затем по его указанию, как правило, проводится служебное расследование .

    Служебное расследование проводит должностное лицо, в функции которого входит защита информации, а результаты служебного расследования докладываются в служебной записке руководителю организации.

    На утраченные документы, дела, носители информации «Для служебного пользования» составляется акт , на основании которого в учетные формы вносятся соответствующие отметки.

    Утрата документов, содержащих сведения ограниченного распространения, либо незаконное получение и разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную федеральными законами.

    и носители хранятся в организации в несгораемых сейфах . Делам, в которых хранятся документы и информация «Для служебного пользования» присваивается гриф «Для служебного пользования».

    Особенности оформления документов «Для служебного пользования»

    Особенностью оформления документов для служебного пользования является отметка ограничения к доступу документа. Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

    Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

    Если есть приложения к , пометка также размещается в правом верхнем углу приложения, а номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

    При наличии в организации электронного документооборота файлы документов с пометкой «Для служебного пользования» не вкладываются, а в электронном виде передаются, как правило, по защищенным каналам связи.

    Особенности работы со служебными документами, содержащими информацию ограниченного распространения

    К служебным документам (изданиям), содержащим информацию ограниченного распространения, относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающуюся деятельности воинских частей, ограничения, на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

    а) акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

    б) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

    в) описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

    г) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

    д) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

    е) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

    Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен Инструкцией по делопроизводству в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти.

    На служебных документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

    Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на служебных документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим служебный документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

    Прием и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

    Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются по журналу учета служебных документов , а служебные издания — по журналу учета служебных изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру служебного документа добавляется отметка «ДСП».

    Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

    Печатание (тиражирование) изданий с пометкой «Для служебного пользования» на полиграфических предприятиях Вооруженных Сил производится в соответствии с требованиями Положения об издательской деятельности по выпуску служебных изданий (документов) в Вооруженных Силах Российской Федерации.

    Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 года № 355.

    а) передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение и только под расписку;

    б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

    в) размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника);

    г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);

    д) разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т. п. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).

    Читать еще:  Ответственность водителя за отсутствие номерного знака

    При направлении служебного документа с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

    Исполненные служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

    Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

    Передача служебных документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира (начальника).

    При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром (начальником).

    Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира (начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.

    Результаты проверки оформляются актом.

    О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию

    На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

    Снятие пометки «Для служебного пользования» производится приказами командиров (начальников), подписавших (утвердивших) такие служебные документы, или приказами вышестоящих должностных лиц, а также без приказов — путем зачеркивания этими командирами (начальниками) или вышестоящими должностными лицами на подлиннике служебного документа пометки «Для служебного пользования» с указанием даты, их воинского звания, должности и фамилии.

    О снятии пометки «Для служебного пользования» на служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях пометки «Для служебного пользования» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки, воинского звания, должности и фамилии лица, снявшего пометку.

    Например: «Пометка «Для служебного пользования» снята приказом командира войсковой части ____ _____ года № __полковника Максимова А. П.».

    Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с пометкой «Для служебного пользования».

    За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, военнослужащий (работник) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности. .

    Снятие копий со служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», поступивших из вышестоящей воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника), подписавшего служебный документ.

    Делопроизводство (документационное обеспечение управления)

    Office-work (documentary maintenance of management)

    46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

    Код курса: ДПРТ-А

    На занятиях Вы узнаете, как правильно составлять и оформлять организационно-распорядительные документы, научитесь организовывать документооборот современного предприятия, контролировать исполнение управленческих решений и обеспечивать сохранность документированной информации.

    Ближайшая группа

    ежедневно:
    10:00 — 17:10

    Для физ.лиц

    Для организаций*

    *Для оформления заказа от организации обращайтесь по тел. +7(495) 780-48-44

    Преподаватели

    Шишкина Гульнара Рашитовна

    Левина Светлана Марковна

    Леонова Елена Владимировна

    Описание курса

    Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами – делопроизводство. Специалист по делопроизводству: секретарь, административный работник, архивариус — важная «кадровая единица» в деятельности любой организации. Однако востребованным специалистом вы станете лишь в том случае, если у вас есть для этой профессии необходимые знания и умения.

    Вы хотите знать делопроизводство досконально и в точности? Боитесь запутаться в бумагах? Не понимаете, в чем разница между организационно-распорядительными, информационно-справочными, коммерческими и прочими видами документов? Не знаете, как передать дела на архивное хранение? Все необходимые знания вы получите на этом курсе!

    На занятиях вы научитесь обращению с документацией на всех этапах ее существования – от создания до списания в архив. Вы узнаете, как правильно составлять и оформлять разные виды документов, вести деловую переписку, контролировать исполнение управленческих решений, организовывать документооборот компании и архивное хранение.

    Курс познакомит вас с самыми последними требованиями в сфере делопроизводства – согласно национальному стандарту РФ.

    Полученные знания и навыки пригодятся в любой области профессиональной деятельности. Изучение делопроизводства может стать стартовой ступенью в вашей дальнейшей карьере.

    Вы научитесь

    • Ориентироваться в видах документов
    • Оформлять организационно-распорядительные документы с использованием компьютерной техники
    • Грамотно вести деловую переписку
    • Составлять акты и протоколы
    • Составлять распорядительные и организационные документы (приказы, указания и др.)
    • Осуществлять организацию документооборота
    • Регистрировать документы
    • Осуществлять контроль за исполнением документов
    • Осуществлять справочно-информационную работу
    • Организовывать архивное хранение

    Специалисты, обладающие этими знаниями и навыками, в настоящее время крайне востребованы.

    Большинство выпускников наших курсов делают успешную карьеру и пользуются уважением работодателей.

    Предварительная подготовка

    Требуемая подготовка: Успешное окончание курса Microsoft Word 2019/2016. Уровень 1. Работа с Word 2019/2016 или эквивалентная подготовка.

    Для определения уровня предварительной подготовки рекомендуем Вам пройти бесплатное тестирование.

    Тестирование по курсу

    • Делопроизводство (документационное обеспечение управления)

    Программа курса

    • Нормативно-правовая основа делопроизводства
    • Функции делопроизводственной службы
    • Документ. Системы документации. Система организационно–распорядительной документации
    • Виды организационно-распорядительных документов
    • ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
    • Постоянные реквизиты документов
    • Бланки документов. Виды бланков
    • Требования к оформлению бланка письма
    • Требования к оформлению общего бланка
    • Оформление переменных реквизитов организационно-распорядительных документов
    • Основные требования к составлению текстов. Унификация текстов документов. Формы унифицированных текстов
    • Порядок согласования, подписания, утверждения документов
    • Удостоверение документов. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документированной информации
    • Виды справочно-информационных документов
    • Письмо. Формуляр и структура текста. Классификация писем. Разновидности писем. Правила переписки
    • Особенности адресации
    • Правила составления сопроводительных писем
    • Особенности составления и оформления гарантийных писем
    • Особенности переписки коммерческих структур. Инициативные письма (информационные письма, рекламные и коммерческие предложения). Ответные письма. «Проблемные» письма (отказы, претензии, жалобы)
    • Правила оформления обращений и использования формул вежливости
    • Внутриорганизационная переписка
    • Акт. Формуляр и структура текста. Разновидности актов
    • Основания составления акта
    • Особенности оформления актов проверок, сдачи приема выполненной работы
    • Протокол. Формуляр и структура текста. Разновидности протоколов
    • Правила протоколирования
    • Приложения к протоколу
    • Особенности протоколирования заседаний коллегиальных исполнительных органов, собраний, совещаний
    • Составление и оформление распорядительных документов: приказ, указание, распоряжение
    • Приказ. Разновидности приказов. Структура текста
    • Приказ по основной деятельности. Области регулирования
    • Констатирующая часть приказа. Особенности составления распорядительной части приказа
    • Порядок визирования и ознакомления
    • Указание. Распоряжение. Области регулирования. Структура текста
    • Виды организационных документов
    • Особенности оформления уставов, положений, инструкций, правил
    • Организация движения информации. Документооборот. Характеристики документооборота. Объем документооборота
    • Порядок прохождения входящей корреспонденции: экспедиционная обработка, отбор документов для регистрации и представления руководителю. Правила доклада корреспонденции
    • Порядок прохождения исходящих документов: изготовление, представление на рассмотрение, сортировка, организация отправки
    • Организация движения и исполнения внутренних документов. Порядок работы исполнителей с документами
    • Регистрация документов. Порядок регистрации
    • Формы регистрации документов и порядок их заполнения. Поисковые признаки. Картотека как основа построения электронных регистрационных систем
    • Контроль исполнения документов. Виды контроля
    • Сроковый контроль. Последовательность контрольных операций
    • Порядок постановки на контроль. Порядок снятия с контроля
    • Контроль исполнения устных поручений руководителя
    • Номенклатура дел. Виды номенклатур дел
    • Составление и оформление индивидуальной структурной номенклатуры. Требования к заголовкам. Определение сроков хранения документов
    • Правила формирования дел
    • Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия
    • Оформление и описание дел постоянного и долговременного сроков хранения
    • Организация архивного хранения дел. Архив организации
    • Порядок выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения
    • Общие требования к форматированию реквизитов документов в MS Word
    • Создание бланков документов на ПК
    • Форматирование отдельных видов справочно-информационной документации: служебные письма, протоколы, акты
    • Форматирование распорядительной документации
    • Итоговая работа
    Читать еще:  Постановка автомобиля на учет в 2021 году

    Аудиторная нагрузка в классе с преподавателем: 36 ак. ч. + 16 ак. ч. бесплатно*

    * По данному курсу бесплатно предоставляются дополнительные часы для самостоятельной работы в компьютерных классах Центра, где проводятся занятия. Вы можете закрепить полученные знания, выполнить домашние задания, проконсультироваться у специалистов Центра. Дополнительные часы предоставляются в дни занятий по предварительному согласованию с администратором комплекса.

    • утренним группам с 8:30 до 10:00
    • дневным группам — по 1 ак.ч. до и после занятий (13.15-14.00, 17.10-17.55)

    По окончании обучения на курсе проводится итоговая аттестация. Аттестация проводится в виде теста на последнем занятии или на основании оценок практических работ, выполняемых во время обучения на курсе.

    Преподаватели

    Шишкина Гульнара Рашитовна

    Левина Светлана Марковна

    Леонова Елена Владимировна

    Отзывы выпускников

    Деева Ольга Сергеевна

    Начала учебу в крайне напряженном состоянии — совмещение с основной работой, в кабинете из 3 человек, рабочая обстановка, где на подобные учебы смотрят сквозь пальцы, как на формальность. Тем более, моя должность инженер(технический архив). Работаю в должности 5 лет, но к архиву имею весьма опосредованное отношение — занята выше головы канцелярско-организационно-помогательной работой по указанию руководства. Тема «Делопроизводство» напрямую меня не интересовала. НО. Настоящий лектор может заинтересовать кого угодно! Смотришь на экран — читаешь строки и не веришь своим ощущениям: на моих глазах строчки раскрывают свое содержание, обретают глубину, становится предельно ясным смысл!
    Я вела конспект занятий. Приходилось их прерывать на 2 часа раньше, что меня, как дисциплинированного человека, весьма беспокоило. Но благодаря крайне удобной организации ваших курсов назавтра я скачивала презентации модулей и сохраняла их в своей папке до лучших времен. Информация подобрана полная, со всеми законодательными и иными актами, что, несомненно, составит полную картину вопроса.
    Также я оценила, что задания разбираются подробно, с пояснением мельчайших ошибок и приходят потом на почту индивидуально. Очень удобна переписка в чате — можно задать вопрос, можно получить обратную связь — ты находишься в моменте, в процессе, а не сидишь за пределами лекции. Ты внутри. Это воссоздает атмосферу реального обучения.
    Честно говоря, я даже не могу придумать, в чем можно помочь вам улучшить процесс — все и так сделано на высшем уровне. Я впервые на таких серьезных и деловых занятиях. Но ранее я проходила курсы ПК и мне есть с чем сравнить. Я остаюсь поклонником ваших курсов. Включила в план на следующий год «Архивное дело». Передала куратору — выразила пожелание, чтобы это был ваш центр «Специалист».
    Спасибо ВАМ.

    Харченко Елена Николаенвна

    Узнала и усвоила много новой информации по современному делопроизводству, замечательный курс.

    Ленева Юлия Андреевна

    Курс построен так, что за короткий срок можно освоить большой объем материала, при этом не перегрузив себя.

    Никонорова Мария Геннадьевна

    Материал преподнесен в легкой форме, что позволяет ему усваиваться также легко.

    Радионова Ольга Юрьевна

    Курс охватывает все наиболее важные темы делопроизводства. Все изложено понятно, на все вопросы преподаватель давал конкретные и развернутые ответы.

    Расписание групп обучения

    Данный курс вы можете пройти как в очном формате, так и дистанционно в режиме онлайн . Чтобы записаться на онлайн-обучение, в корзине измените тип обучения на «онлайн» и выберите удобную для вас группу.

    Как правильно оформить приказ по образцу

    Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях. Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

    Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

    Какие виды приказа по основной деятельности бывают

    Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений. Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

    Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

    По цели издания приказы бывают:

    • инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
    • исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.
    Читать еще:  Ходатайство о назначении автотехнической экспертизы по дтп. образец и бланк 2021 года

    По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:

    • структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;
    • разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;
    • создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;
    • финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;
    • вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;
    • работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;
    • вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

    Как правильно оформить приказ

    Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах. Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах.

    Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:

    • эмблема или логотип – если есть;
    • название организации. Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;
    • вид документа;
    • место составления или издания. Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;
    • дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится. Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;
    • регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;
    • заголовок к тексту. Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;
    • текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ. В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;
    • подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию. При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.

    В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__). В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.

    Акт приема-передачи документов

    В процессе ведения делопроизводства могут возникать ситуации, когда необходимо провести передачу документов. Значит необходимо составить акт приема-передачи документов (образец как всегда приводится в статье).

    Данный акт служит целям снятия ответственности с принимающего дела сотрудника, а так же позволяют достоверно оценить положение дел в определенный момент времени. Причиной чаще всего могут служить увольнение или перевод на другую должность ответственного за отдельное направление работы сотрудника, реорганизация или ликвидация подразделения, или любая иная практическая необходимость.

    Прежде всего, необходимо узнать определен ли нормативными документами порядок передачи и непосредственно сама форма акта. Если нет (таковых большинство), то оформляйте в произвольной форме акт на основании приведенного здесь образца. Для пользы дела и добавления уверенности рекомендую прочтение статьи Как составить акт, чтобы получить представление об обязательных реквизитах акта.

    Акт приема-передачи документов – образец составлен в произвольной форме

    приема-передачи кадровых документов

    Основание: приказ ОАО «Буквоед» от 07.12.2014 № 207 «О проведении приема-передачи кадровых документов».

    Начальник отдела кадров Жеребцова В.В. передала, а инспектор отдела кадров Филимонина А.Н. приняла кадровые документы:


    п/п
    Наименование документа (дела)Крайние датыКол-во документов (томов)Примечание
    1Приказы ОАО «Буквоед» по личному составу02.02.2011- 18.11.20148Отсутствуют приказы № 12 за 2012 год, № 23 за 2013 год
    Личные карточки2011—201482
    Трудовые книжки2011—201482Составлен перечень – приложение № 2

    Одновременно передается печать отдела кадров.

    В процессе приема-передачи документов установлено:
    … (перечисляют все факты, требующие фиксации в акте, в т.ч. выявленные недостатки на основании изучения кадровых документов).

    Очень часто порядок приема-передачи документов в нормативно-правовых актах не находит отражения. Тогда следуйте общему сложившемуся порядку.

    Составление акта приема-передачи документов

    Основанием процедуры передачи документов обычно служит приказ о назначении состава комиссии, который в свою очередь часто может быть составлен на основании приказа по личному составу о назначении, переводе, увольнении работника или обусловлен иной практической необходимостью. В комиссию следует включать не менее трех человек.

    Перечень передаваемых дел удобно оформлять в виде таблицы (как на образце). Таблица так же заполняется в произвольной форме (изменяйте как хотите), тем не менее, из нее должен быть понятен состав документов. Если требуется передать ограниченное количество документов, то таблицу можно изменить по такому образцу:


    п/п
    ДатаНомер
    документа
    Наименование документаПримечания
    804.08.201412-24/01268-рПисьмо Администрации г. Урюпинска о передаче …

    В процессе приема-передачи документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами проверяют: наличие (отсутствие) необходимых документов, правильность их составления, формирование дел, в случае необходимости дают общую оценку положения дел. Все эти данные в виде связного текста включают в акт в необходимом объеме, чтобы объективно отразить ситуацию. В то же время допускается ограничиться одной таблицей с перечислением передаваемых документов без каких-либо дополнительных пояснений.

    Большие массивы документов принято оформлять в виде приложений. Так они не будут ухудшать восприятие основного содержания акта. Поскольку приложения являются неотъемлемой частью акта, все перечисленные документы будут считаться включенными в него.

    Думаю, что изложено достаточно информации для составления акта приема-передачи документов (образец этот подойдет для передачи любых документов во многих ситуациях). Точнее сказать — для которых не предусмотрено установленной формы и собственного порядка передачи. Возможно для вас окажется также полезным делом ознакомление с образцом акта при смене ответственного за архив.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector