Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Консультации

Передача документов в архив при ликвидации предприятия (порядок)

В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов (чаще это акт приема-передачи документов в архив) входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника.

Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. Для среднестатистического предприятия, которое работало с небольшим штатом обычно это 3 (три) дела с учредительными документами, кадровой, бухгалтерской документацией, отчетностью в пенсионный фонд.

Как Вы понимаете, одна из основных целей сдачи документов в архив — это необходимость получения работниками предприятия в будущем соответствующих справок для расчета пенсий. Ведомости в таких справках как раз и будут основываться на данных ранее переданных в архив документах.

Если более детально, то в число документов, которые подлежат обязательной передаче в архив при ликвидации предприятия входят следующие:

Для дела № 1:

  • учредительные документы по предприятию за весь период деятельности, а именно все редакции уставов, учредительный договор (при наличии), свидетельства, протоколы общего собрания участников или решения собственника о создании предприятия, изменении состава участников, местонахождения, наименования, ликвидации предприятия и т.д.;
  • кадровая документация, а именно все приказы руководства по личному составу о принятии, увольнении, переводе, поощрении, премировании, утверждении штата, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы (кроме приказов о предоставлении очередных отпусков), предоставлении декретного отпуска, материальной помощи в конкретном размере;

Для дела № 2:

  • расчетно-платежные ведомости по заработной плате (те, в которых содержатся данные о суммах начислений и удержаний из заработной платы);
  • акт управления Пенсионного фонда Украины, в котором есть ведомости об отсутствии деятельности предприятия или отчеты в пенсионный фонд, или письма предприятия об отсутствии деятельности с отметкой пенсионного фонда о принятии.

Для дела № 3:

  • персонификация, индивидуальная ведомость, ярлык, сведения о работодателе (до 2010 г.), таблица № 6 (после 2010 г.) по месяцам.

Каждое дело должно содержать в себе не более 250 листов (толщина 30-40 мм). Документы в делах необходимо отсортировать по годам (вверху самая ранняя дата, например 2003 г., внизу самая последняя дата, например 2013 г.). Точно также, в каждом году документы должны быть упорядочены от самой ранней даты (сверху) до самой последней даты (снизу).

Если предприятие вообще не вело деятельности с момента своего создания, то формируется только одно дело № 1 с учредительными документами и кадровой документацией по директору (приказ об увольнении с должности директора).

На упорядоченные дела оформляется титульный лист, составляется опись в 2-х экземплярах и акт приема-передачи документов в 4-х экземплярах.

Перед подачей документов в архив для окончательного оформления, необходимо составить письмо-обращение в отдел архива местного совета с просьбой принять документацию.

После принятия отделом архива оформленных надлежащим образом документов, последний, обычно в течении 14 календарных дней, выдает подписанный со своей стороны акт приема-передачи документации. Полученный акт приема-передачи документов подаем государственному регистратору в числе других документов, указанных в статье о ликвидации предприятия по решению собственника, для окончательного прекращения предприятия как юридического лица путем ликвидации.

Данная статья не претендует на исчерпывающий порядок действий по работе с архивом и основана исключительно на практическом опыте работы при проведении ликвидации среднестатистического небольшого предприятия в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью или частного предприятия в Киеве. В других населенных пунктах Украины могут быть свои особенности работы с отделом архивной службы.

Образцы документов в этой статье для скачивания:

Нормативно-правовые источники при работе с архивом:

Сдача документов в архив

Сдача дел в архив

Рассмотрим порядок сдачи документов (дел) организации в архив в случаях:

  • действующей организации;
  • при ее реорганизации или ликвидации.
Передача документов организации в архив предприятия

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел.

Дела же временного хранения (до 10 лет включительно) могут сдаваться в архив предприятия по решению руководителя. Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы.

Читать еще:  Авансовый отчет по форме АО1

Подготовка дел структурного подразделения к сдаче документов в архив включает проверку оформления дел и документов каждого дела, проверку правильного формирования документов в дела и соответствие дел утвержденной руководителем номенклатуре (п.п. 5.3.2 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).

В случае выявления каких-либо недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить. В случае отсутствия дел структурных подразделений, указанных в описях, необходимо принять меры по их розыску, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил №16.

Приемка (передача) каждого дела должна осуществляться работником архива предприятия в присутствии работника структурного подразделения, сдающего документы. В конце каждого экземпляра описи дел цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, переданных в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дата приемки-передачи дел и подписи лиц, сдающих и принимающих дела.

Доставка дел в архив предприятия осуществляется работниками его структурных подразделений. В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составляются годовые разделы сводных описей дел предприятия согласно:

  • приложению 11 к Правилам №16 – для дел постоянного хранения;
  • приложению 13 к Правилам №16 – для дел длительного хранения;
  • приложению 14 к Правилам №16 — для дел по личному составу.

Остановимся на составлении описи дел по личному составу. Заголовки дел описи систематизируются по номинальному признаку в такой последовательности:

  • приказы по личному составу;
  • списки личного состава;
  • карточки учета личного состава;
  • личные дела;
  • лицевые счета по заработной плате (расчетно-платежные ведомости);
  • трудовые книжки (невостребованные);
  • акты о несчастных случаях и др.

Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения работника и систематизируются в алфавитном порядке фамилий.

Описи дел по личному составу предприятий, в деятельности которых не создаются документы НАФ, составляются в 2-х экземплярах, которые подписываются составителем, одобряются ЭК предприятия, согласовываются с ЭПК государственного архивного учреждения и утверждаются руководителем предприятия. (п.п. 6.4.4 Правил №16).

Рассмотрим процедуру сдачи документов организации в архив при ее реорганизации или ликвидации

Как сдать документы организации в архив при реорганизации или ликвидации предприятия? Каков порядок сдачи дел в архив ?

Порядок сдачи документов организации в архив, а также дальнейшее их использование после реорганизации предприятия либо его ликвидации предусматривается в приказе, другом распорядительном акте или решении о реорганизации или ликвидации.

Сдача дел в архив ликвидируемого предприятия, сроки хранения которых не истекли, входит в обязанности ликвидационных комиссий (п.п. 12.3.1 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).

В случае реорганизации предприятия с передачей его функций другому предприятию правопреемник принимает по акту документы, незавершенные в делопроизводстве реорганизуемого предприятия, и его архив. Документы, не законченные в делопроизводстве, а также оформленные в установленном порядке дела по личному составу передаются правопреемникам.

Процесс архивирования документов при ликвидации организации является обязательной процедурой. В общем порядке производится списание документов, сроки хранения которых истекли, в результате чего составляется акт на списание документов с обязательной заверкой его экспертно-проверочной комиссией государственного архива. Хранение документов бухгалтерского учета , не подлежащих уничтожению, должно осуществляться по указанному предприятием адресу до истечения сроков хранения документов бухгалтерского учета.

Обращаем Ваше внимание, что предприятие должно обеспечить хранение документов с неистекшим сроком хранения либо непроверенных органом ГНС даже в случае ликвидации организации. Документы по личному составу (приказы, ведомости начисления заработной платы, ведомости о персонифицированном учете, личные дела/ карточки сотрудников и др.), оформленные надлежащим образом и внесенные в описи дел по личному составу передаются на дальнейшее хранение в Государственный архив. Хранение документов в архиве будет осуществляться в течение 75 лет.

Наши архивариусы / архивисты согласно установленных правил сдачи документов в архив проведут экспертизу ценности документов бухгалтерского учета, упорядочение дел, составление описей, справочного аппарата к ним, а также всех необходимых сопровождающих документов. Фактическая сдача документов организации в архив осуществляется председателем ликвидационной комиссии предприятия.

Мы предоставим полный пакет документов «под ключ» для быстрой и гарантированной, сдачи дел в архив.

Сдача документов в архив при ликвидации

Один из проблемных вопросов при ликвидации компании или предприятия – что делать с накопившимися документами и где их хранить? В этом случае собственнику бизнеса необходимо опираться на имеющуюся законодательную базу. А именно процесс передачи документации в архив при ликвидации регулируется двумя законами.

Читать еще:  Как установить отцовство в добровольном порядке?

Первый из них — № 6-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», датируемый 8 января 1998 года. Согласно ему, конкурсный управляющий должен отправить на хранение документацию закрывшейся фирмы. Также посмотреть требования к подготовке архивов и сдаче официальных бумаг можно и в других законах и правовых актах. Сюда относится ФЗ «Об архивном деле в РФ». Здесь вполне определенно указано, что сдача документов должна проводиться на основе 10 пункта статьи 23 ФЗ, датируемого 22 ноября 2004 под №125 «Об архивном деле в РФ». Данный нормативный акт актуален для коммерческих организаций при ликвидации фирмы или банкротстве.

В архив должны попасть документы, накопленные в процессе работы организации и указанные в составе Архивного фонда РФ, сведения по личному составу. Также сдаче подлежат документы, сроки временного хранения которых еще не вышли. Заниматься процессом отправки официальных бумаг в архив должны ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий. В качестве места для хранения могут использоваться как государственные, так и коммерческие архивы.

С какими сложностями можно столкнуться?

В редких случаях процедура сдачи документов в архив проходит должным образом и в соответствии с прописанными в законе требованиями. Особенно часто игнорирование правил наблюдается при ликвидации официальных бумаг компаний, которые признаны несостоятельными (банкротами). Ответственным сотрудникам организации необходимо заранее иметь в виду, что могут возникнуть подобные сложности, а при сдаче в архив – целый список претензий.

Какие документы необходимо архивировать при банкротстве или закрытии компании?

Все документы, где отражены сведения по заработной плате и найму сотрудников, расчетам с ними, должны быть сданы в государственный или муниципальный архив по юридической регистрации организации. Сюда относятся различные приказы, карточки лицевых счетов, ведомости, учетные карточки. При приеме документов в архив составляется акт, второй экземпляр которого предоставляется в регистрирующий орган. Длительность хранения бумаг о стаже и выданной заработной плате, других отчислениях, оформленных до 2003, составляет 75 лет. Немногим меньше хранятся документы, составленные после 2003 года. Срок их хранения равняется 50 годам. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было получить точные сведения о стаже или доходе бывшего сотрудника.

Что делать, если документы не принимаются в Госархивах?

Часто государственные или муниципальные структуры отказывают в хранении официальных актов банкротов или ликвидируемых компаний. Что делать, если документация еще подлежит хранению, но организация уже прекратила свое существование и не работает? Существует два варианта развития событий:

Самостоятельно искать место для хранения документов до момента прекращения их юридической силы. Минимальный срок при этом составляет от 5 лет.
Отдать документы на обработку с последующей систематизацией и описью. Далее их можно отправить на депозитарное хранение за дополнительную плату, обратившись в архивы, оказывающие подобные услуги.

Куда сдать документы при ликвидации?

Компания «АйТи Решения» предлагает свои услуги по обработке, хранению и отправке документов в архив при признании организации банкротом или при ее ликвидации. У нас достаточно опыта, чтобы решить ваши проблемы, именно поэтому к нам обращаются десятки клиентов. Если вы не владеете юридическими тонкостями и знаниями правил сдачи документов в архив, то лучше доверить это дело профессионалам. Мы проведем процедуру передачи согласно требованиям действующих законодательных актов.

Как проходит процесс сдачи документов в архив

Сдача документов в архив – долгая процедура, включающая в себя несколько этапов. Важно при отправке официальных сведений соблюдать определенный порядок действий, чтобы не получить отказ. На первом этапе необходимо провести оценку практической и научной ценности передаваемых документов. Далее составляется сдаточная опись актов.

Правила подготовки описи

Следует учитывать, что опись не может быть составлена в произвольной форме, как того хочет руководство или собственник ликвидируемой организации. Все требования к описи прописаны на законодательном уровне, поэтому необходимо их соблюдение. Даже обложка для дел длительного хранения должна соответствовать определенным критериям и не может быть изменена по желанию кого-либо. Перечень можно найти в статье «Обложка для дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Также стоит иметь в виду, что если документы представлены ненадлежащим образом, не были приведены в порядок, хранились в хаотичном порядке, то это может быть поводом для отказа. При сдаче в архив должен быть составлен логичный научно-справочный аппарат.

Читать еще:  Инструкция по охране труда для офисных работников. образец и бланк 2021 года

Стоит ли пытаться подготовить документы самостоятельно?

Как можно убедиться из краткого описания процедуры сдачи документов в архив, порядок оказывается достаточно сложным, а предъявляемые требования — трудновыполнимыми.

Руководству ликвидируемой компании придется учесть множество особенностей и нюансов, чтобы правильно подготовить дела для передачи. Если же к процедуре решено привлечь штатных сотрудников, то, как показывает практика, это чревато потерей не только времени, но и денег. В тех случаях, когда обработкой занимаются не профессионалы, должного результата достичь удается очень редко.

Сдача документов в архив в Москве

Как сдать документы в архив, учитывая все требования и нормы, не получить отказ и при этом не потратить впустую время и без того минимальные денежные ресурсы предприятия?

Чтобы значительно облегчить себе жизнь и не связываться с бумажной волокитой, обратитесь в компанию «АйТи Решения». Наши специалисты проходили процедуру передачи документов в архив множество раз, поэтому знакомы со всеми нюансами и порядком данной операции. Подготовка документации ведется строго в соответствии с имеющейся законодательной базой, а работа выполняется быстро и за достаточно короткий срок. Наш опыт позволяет обойти все проблемные ситуации, связанные со сдачей в архив официальных дел ликвидируемых, реорганизуемых компаний или банкротов

Остались сомнения?

Считаете, что у Вашей компании нет необходимости в сдаче документов в архив?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам о сдаче документации в архив

Мы работаем открыто!

Сертификаты Все сертификаты

Компания IT-scan оказывает только качественные услуги, что подтверждается наличием всех необходимых сертификатов, которые можно увидеть ниже:

Отзывы и благодарности Все отзывы

Отзывы и благодарности, оставленные довольными клиентами компании IT-scan:

Подготовка документов к сдаче в гос. архивы и архивному хранению

ПЕРВЫЙ ГОРОДСКОЙ АРХИВ предоставляет услуги по подготовке документов
и их передаче на хранение в государственные архивы, в том числе при
ликвидации и банкротстве фирм.

При официальной ликвидации организации, в том числе через процедуру
банкротства, важно, чтобы максимально тщательно была проведена подготовка
документов в архив и процедура передачи документов по личному составу
в ЦГАЛС СПб – Центральный государственный архив документов по
личному составу ликвидированных предприятий, учреждений, организаций
Санкт-Петербурга.

После того, как сдача документов в архив при ликвидации будет осуществлена,
выдается Акт приема передачи документов на государственное хранение
с присвоением фонду ликвидируемой организации собственного номера,
а также указанием крайних дат и количества переданных дел.

Перечень документов необходимых для подготовки дел к сдаче в архив при ликвидации

1. Документы, подлежащие архивной обработке:

1.1 Приказы по личному составу:

  • приказы по личному составу
  • приказы о приеме
  • приказы об увольнении
  • приказы о переводе
  • приказы о поощрении

1.2 Трудовые договоры (в т.ч. договоры подряда с физическими лицами)
1.3 Личные карточки Т-2
1.4 Лицевые счета
1.5 Расчетные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)

2. Документы, необходимые для оформления научно-справочного аппарата фондообразователя (можно копии):

2.1 Устав/ы
2.2 Решения, протоколы о создании и ликвидации организации (в т.ч. о переименовании, смене юр. адреса)
2.3 Свидетельства ОГРН, ЕГРЮЛ, ИНН, КПП (в т.ч. все переименования, смена юр. адреса).

Для передачи вышеупомянутых документов на государственное хранение мало просто собрать их из отделов (подразделений) организации. Необходимо провести архивную обработку документов и создать научно-справочный аппарат к ним в соответствии с «ОСНОВНЫМИ ПРАВИЛАМИ РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ» (утв. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ПЕРВЫЙ ГОРОДСКОЙ АРХИВ успешно сотрудничает с государственными архивами
Санкт-Петербурга. Подготовка к архивному хранению и сдача документов в
архив – основная сфера нашей деятельности.
Мы готовы взять на себя всю
работу, связанную с передачей Ваших документов в государственные архивы
в соответствии с требованиями действующих законов, нормативных и правовых
актов. Мы работаем со следующими архивами:

СПб ГУ «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (ЦГА СПб)
192171, Санкт-Петербург, Варфоломеевская ул., д. 15.
Тел.: 8 (812) 560-68-64, факс: 8 (812)560-95-33.
E-mail: cga@cga.spbarchives.ru

Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб)
191019, Санкт-Петербург, Днепропетровская ул., д. 9а.
Тел.: 8 (812) 572-12-57.
E-mail: cgals@cgals.spbarchives.ru

Отдел по работе с нотариальными документами (бывший Нотариальный архив)
194352, Санкт-Петербург, Сиреневый бул., д. 18, корп. 1.
Тел.: 8 (812) 516-69-70.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector