Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Процесс перехода на электронный документооборот Взгляд изнутри

Как перейти на кадровый ЭДО с сотрудниками? 6 шагов от Docsvision

09.07.2020 12:25

Режим самоизоляции перевел многих сотрудников на удаленную работу и поставил на паузу ведение кадрового документооборота. Пусть новые условия уменьшили число командировок, но отпуска, больничные, увольнение и трудоустройство новых сотрудников на паузу не поставишь, документы с сотрудниками, в том числе и удаленными, нужно как-то оформлять.

По результатам опроса Gartner , после окончания режима самоизоляции 74% компаний планируют оставить часть сотрудников на удаленной работе. Значит, временный режим перейдет в обычный. В новых условиях отдел по работе с персоналом будет вынужден адаптировать свои процессы и организовать работу с дистанционными сотрудниками. Как перейти к кадровому электронному документообороту с сотрудниками, расскажем в этой статье.

Нормативная база в России для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) еще формируется. После введения электронных трудовых книжек в 2020 г. ожидаются поправки в Трудовом кодексе, соответствующий законопроект был оперативно подготовлен и
16 июня 2020 г. вынесен на рассмотрение в Госдуму. Одна из целей этого законопроекта звучит так: «Максимальный переход на электронный документооборот в рамках регулирования труда дистанционных работников, снижения объёмов дублирования документов на бумажных носителях». И ранее также А.О. Котяков, Министр труда и социальной защиты, на одном из совещаний предложил дать возможность работодателям с 2021 года вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.

Все это подтверждает то, что в ближайшее время кадровый документооборот полностью станет электронным и подготовиться к такому переходу лучше заранее — решить как организационные, так и технические вопросы. Организационные вопросы заключаются в подготовке нормативных документов и регламентов по работе с КЭДО. К техническим вопросам относится то, в какой системе будет реализован КЭДО и как ее правильно выбрать. Пройдя 6 основных шагов по подготовке к переходу на КЭДО вы получите максимальную отдачу от нововведений и избежите ошибок.

Шаг 1. Описание текущих кадровых процессов и сопутствующих документов

Чтобы автоматизировать процесс, его нужно сначала описать. Поэтому процесс перехода на КЭДО начинается с внутренней оценки процессов и документов, используемых в компании. На первом шаге к КЭДО необходимо определить типовые формы взаимодействия и порядок согласования и работы с документами.

Например, опишем процесс подготовки графика отпусков в компании. Сотрудник кадровой службы отправляет по компании уведомление о начале формирования графика отпусков. Работник готовит заявление о разделении отпуска на части, где информирует о своих планах. Его линейный руководитель собирает сводные сведения по отделу и отправляет данные в кадровую службу. После многократных напоминаний и переписки сотрудник отдела кадров получает все данные для подготовки общего графика отпусков по компании. В завершение с этим документом обычно требуется ознакомить всех сотрудников.

Шаг 2. Оценка рисков перевода документов в КЭДО

После описания процессов каждый кадровый документ необходимо оценить на предмет возможности перевода в КЭДО. Такой анализ или внутренний аудит позволит отказаться от избыточных и дублирующих документов. Дополнительно на этом шаге на основании анализа трудового законодательства, нормативно-правовой базы и судебной практики рекомендуется проанализировать каждый документ на предмет допустимости и уровня риска перевода в электронный вид.

Параметры для оценки рисков перевода кадровых документов в электронный вид:

  1. Законодательно перевод в электронную форму
    1. Разрешен
    2. Точно не указано
    3. Запрещен
  2. Законодательное требование к ознакомлению с документом под подпись
    1. Нет, не указано
    2. Прямо не указано
    3. Да, требуется
  3. Требования к срокам хранения
    1. Менее 10 лет
    2. Более 10 лет
    3. Постоянно
  4. Требования к подписи:
    1. Простая электронная подпись
    2. Неквалифицированная электронная подпись
    3. Квалифицированная электронная подпись или собственноручная
  5. Судебная практика
    1. Положительная для работодателя
    2. Есть как положительная, так и негативная
    3. Судебная практика отсутствует
  6. Требование предоставлять документ в сторонние организации
    1. Отсутствует
    2. Предоставляется в электронном виде
    3. Предоставляется в бумажном виде

Соотнесите каждый кадровый документ с описанными параметрами, чтобы оценить возможность и риск его переноса в электронный вид.

Шаг 3. Аудит кадровых документов

Мы описали документы, которые задействованы в системе кадрового делопроизводства. Затем определили параметры, чтобы оценить риск перевода их в электронный вид. Теперь разделим операционные документы по степени риска перевода их в КЭДО на три группы:

  1. Низкий риск перевода к КЭДО — документы не являются обязательными и/или разрешено вести их в электронном виде. Например, трудовые книжки, служебные записки, некоторые заявления, документация по внутренним процессам.
  2. Умеренный риск при переводе к КЭДО — группа объединяет документы, для которых нет прямого запрета на ведение в электронном виде и есть положительная судебная практика. Например, табели учёта рабочего времени, график отпусков, приказы о направлении в командировку.
  3. Высокий риск в случае перевода к КЭДО присваиваем документам, ведение которых в электронном виде не предусмотрено законом или есть негативная судебная практика или мнение контролирующих органов. Например, трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении.

После составления списка документов, которые будут переведены в электронный вид, определите, какой вид электронной подписи для них необходим и кто в организации имеет право на соответствующие электронные подписи. Проведите аудит технического оснащения: есть ли у сотрудников доступ к внутренним системам и порталам, имеют ли они соответствующие токены.

Электронная подпись — это информация в электронном виде, которая используется для определения лица, подписывающего информацию в электронном документе. Она является полноценной заменой рукописной подписи и обладает полной юридической силой в России. Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» определяет три вида электронных подписей:

  • Простая электронная подпись (ПЭП) позволяет подтвердить авторство, но не гарантирует, что документ останется неизменным после его подписания. В корпоративных системах авторство пользователя определяют просто по учетной записи Windows, а также пользователь может быть идентифицирован, например, по логину и паролю на сервере госуслуг. ПЭП можно использовать только при наличии соответствующего соглашения с участниками электронного обмена.
  • Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет подтвердить авторство и доказывает неизменность информации, содержащейся в документе. В отличие от простой подписи она содержит криптографические алгоритмы, которые обеспечивают защиту документа. Для получения НЭП достаточно внутри компании настроить соответствующий сервер, где будут бесплатно формироваться подписи для сотрудников. Для признания юридической значимости НЭП также необходимо соглашение между организацией и сотрудником.
  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП), обладая всеми признаками НЭП, но может быть получена только в специальных удостоверяющих центрах, аккредитованных государством. Для использования КЭП также требуется специальное программное обеспечение на компьютере сотрудника. Эта подпись приравнивается к собственноручной подписи сотрудника и не требует заключения никаких дополнительных соглашений.

Шаг 4. Оптимизация процессов

После аудита операционных документов посмотрите на описанные процессы сторонним взглядом — по возможности упростите процессы согласования и утверждения документов. Откажитесь от хранения нескольких версий документов, если такое упрощение допускают требования и регламенты. Разработайте и максимально используйте типовые формы. В результате отказа от включения лишней информации в документ вы сможете автоматизировать его обработку.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет отказаться от очного согласования документов, передачи их на бумаге. Еще одним шагом может быть предоставление работникам доступа к информационным системам.

Читать еще:  Когда можно удержать долги и взыскания с материальной помощи

Вернемся к процессу подготовки графика отпусков, как может измениться работа с документами. Специалист кадровой службы делает рассылку из системы электронного документооборота о начале формирования графика отпусков. Последующая заявка работника с желаемыми датами выполняет требование ТК РФ о соглашении между работником и работодателем при разделении отпуска на части — дополнительное заявление об этом писать не нужно. Линейный руководитель согласовывает заявку и не готовит отдельно сводный график по отделу. Таким образом, электронный документооборот помогает избавиться от двух документов в процессе подготовки графика отпуска. После получения всех сведений в электронном виде сотрудник отдела кадра избавляется от кропотливой работы с цифрами для финальной подготовки общего графика отпусков по компании. Автоматизация процесса значительно экономит время и упрощает контроль на каждом этапе.

Шаг 5. Выбор платформы для КЭДО

После определения документов для перевода в КЭДО и описания процесса работы с ними, необходимо выбрать систему, в которой будет реализован новый подход кадрового делопроизводства. Универсального решения этой задачи не существует, как, например, в бухгалтерии, где 1С воспринимается как универсальное стандартное решение.

В каждой компании есть системы кадрового учета, но они не обладают функциональностью для длительного хранения документов и создания архивов. Такими функциями обладают системы электронного документооборота (СЭД), в которых также могут быть автоматизированы процессы кадрового документооборота.

СЭД позволяет создавать документы по шаблону, запускать их на согласование и ознакомление в электронном виде, подписывать документы электронной подписью. Также на базе СЭД создается электронный архив кадровых документов, формируется досье по всем сотрудникам компании. И важно чтобы система КЭДО быть гибкой в настройке и могла быстро изменяться, если в законодательных или нормативных актах произойдут изменения, то компания должна легко адаптироваться и отразить изменения в своей ИТ-системе.

Шаг 6. Подготовка нормативной документации о переходе к КЭДО

Когда компания определит, какие документы будут переведены в ЭДО, потребуется подготовить соответствующую нормативную документацию:

  • Положение об электронном документообороте.
  • Изменения в коллективный договор, трудовой договор, ЛНА (при необходимости).
  • Соглашение между работником и работодателем об использовании электронной подписи.
  • Регламент по использованию электронной подписи.

Если вы пропустите этот шаг, а в компании возникнет судебный спор, то электронные документы не будут приняты в качестве доказательства в суде. Перед переходом к КЭДО требуется заключить соглашения с участниками процессов, обновить доверенности, издать внутренние документы для закрепления сформированного подхода.

В будущем рабочее место сотрудников кадровой службы будет цифровым. Насколько грамотно и удобно оно будет организовано, зависит от готовности компании трансформироваться, внедрять технологии и становится гибче в консервативных вопросах учёта.

Автор: Алексей Рождественский, менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн» .

Продвижение проектов
Реклама мероприятий
Корпоративные блоги
на NEO HR

Чек-лист: как выбрать идеальную систему электронного документооборота

Переход на электронный документооборот вот уже несколько лет является одной из важных задач для бизнеса, поскольку организации видят преимущества от трансформации своих рабочих процессов. На рынке сформировано большое количество решений и технологий, которые помогают компаниям реализовать принятые стратегии цифровизации, чтобы воспользоваться этими конкурентными преимуществами.

Документы — важная часть любого бизнеса. Ручные системы управления ими чаще используются, когда бизнес только-только выходит на рынок. Но по мере роста компании они могут стать очень обременительны. Это сказывается на управлении финансами организации. Так автоматизация рабочих процессов превратилась в жизненно важный инструмент, который может дать дополнительные преимущества бизнесу на любом конкурентном рынке: она повышает продуктивность и, в конечном счете, увеличивает прибыль.

Преимущества автоматизации электронного документооборота

Упрощение внутреннего и внешнего документооборота

Бизнес нуждается в упорядоченном взаимодействии между отделами внутри компании, а также с внешними партнерами и клиентами. Современные решения позволяют автоматизировать эти направления. Например, в ELMA365 сотрудник может создать служебную записку и сразу направить ее адресатам. Работникам не нужно ходить по офису с бумагами, чтобы согласовать отгул, заказать технику, оформить отпуск или командировку. Внести информацию в документ можно в онлайн-режиме даже с телефона, система сама формирует документ и отправляет его руководителю.

Самые обычные бизнес-процессы, такие как проверка, утверждение, корректировка и заключение контрактов, могут стать головной болью в традиционной системе. ПО для управления документами значительно оптимизирует подобные задачи, обеспечивает доступ к электронным документам и их доставку в режиме реального времени, помогает анализировать данные и составлять отчеты, что в дальнейшем положительно сказывается на процессе принятия бизнес-решений.

Снижение зависимости от человеческого фактора

Ручной ввод данных обычно сопровождается человеческими ошибками, исправление которых требует времени и денег. Решения для автоматизации рабочих процессов помогают устранить такие ошибки, тем самым ускоряя бизнес-процессы. В ELMA365 большинство данных нужно ввести только один раз. Система сама контролирует, кому направляется документ и постоянно напоминает о задачах. Сотрудник получает своевременные уведомления о любых поручениях, целях, о просроченных действиях или упущенных согласованиях. Фактически, это приближает ЭДО к системе управления процессами.

Интерфейс системы ELMA365

ПО для управления процессами структурирует их и делает прозрачными. Так, ELMA365 помогает автоматизировать работу с финансовыми документами. В системе можно задать маршрут согласования входящих счетов, исключив тем самым случаи потери документов и снизив риски несвоевременной оплаты. Согласование по маршруту занимает минимум времени, а стадии рассмотрения становятся прозрачными и контролируемыми.

Подобные инструменты помогают при планировании задач, совместной работе с другими сотрудниками, управлении рабочими нагрузками, создании и совместном использовании документации, а также при оценке прогресса. Сегодня решения для управления рабочими процессами необходимы для сохранения единства команд в условиях дистанционного взаимодействия и растущей многозадачности. Подобный интерфейс задачника для повышения эффективности реализован в ELMA365. Приятным бонусом в системе стал встроенный внутрикорпоративный мессенджер, который позволяет отправлять мгновенные сообщения прямо из интерфейса системы.

Можно пойти по пути создания инструментов для автоматизации в отдельных департаментах, но в итоге компании часто приходят к выводу, что настроить BPM-систему — это более простое и гибкое решение. Она позволяет вести не только электронный документооборот, но и оцифровывать процессы, не касающиеся работы с документами.

Повышение доступности данных

Система управления контентом интегрирована с поисковой машиной, которая помогает находить документы с помощью простого ввода ключевых слов или фраз, связанных с документом. Эта функция сильно упрощает восстановление неправильно оформленных бумаг и снижает риск потери документов. Электронный архив — очень удобный инструмент, который помогает быстро находить и выгружать документы, избавляя сотрудников от бумажной рутины. Этот функционал глубоко проработан в ELMA365. Система позволяет настроить доступ и структуру под заказчика, благодаря чему к ней не придется долго привыкать и адаптироваться.

Использование системы ЭДО также обеспечивает легкий доступ к документам из любой точки земного шара, что отвечает современным трендам про удаленную работу. Системные уведомления направляются соответствующим сотрудникам, чтобы они не упускали из виду изменяющиеся статусы операций. В результате бизнес получает налаженную коммуникацию, сотрудники всегда в курсе того, что происходит с документами. Принимая во внимание фокус на территориально распределенные команды, неоспоримым достоинством становится мобильное приложение ELMA365, адаптированное под смартфоны и планшеты. Сотруднику открывается доступ к мессенджеру, документам, задачам и процессам в любое время суток из любой точки мира.

Читать еще:  Пишу отзывы сам шаблоны положительных отзывов

Использование системы ЭДО обеспечивает легкий доступ к документам из любой точки земного шара. Источник: ru.depositphotos.com

Снижение стоимости поддержки

Автоматизация электронного документооборота позволяет снизить стоимость поддержки этого процесса. Бумажная документация — это дорогостоящие накладные расходы. Наем сотрудников для обработки документов, курьеров для доставки, закупка канцелярии, содержание специальных мест для хранения архивов и частая замена тонера для принтеров обходятся недешево. Человеческая невнимательность и забывчивость также усложняет процесс работы с бумажными документами. Автоматизация рабочего процесса помогает сократить расходы. Бизнес без принтеров, чернильных картриджей и расходов на обслуживание — это мир будущего, к которому должна присоединиться каждая компания. Кроме того, отказавшись от бумажных документов, предприятие окажет планете огромную услугу.

В итоге эксплуатация высоконагруженной системы остается финансово доступной, а поддержка и развитие не требуют длительного обучения. Большинство систем для автоматизации интегрируются с «Диадоком» и другими операторами ЮЗДО, что позволяет быстро наладить полностью безбумажный документооборот в компании. Электронные документы согласовываются и подписываются ЭЦП, а затем отправляются в «Диадок» из интерфейса ECM. Это значительно упрощает процедуру обмена и ускоряет доставку корреспонденции контрагентам.

Высокий уровень безопасности

ЭДО подразумевает минимальное вмешательство человека. Поэтому, например, потерять документ в пути практически невозможно. У сотрудника появляется доступ, которым можно управлять на уровне папок, открывая их для разных групп или отдельных лиц. Доступ к документам разрешен только авторизованным пользователям. Кроме того, бизнесу предоставляется контрольный журнал, который фиксирует время обращался к документу и пользователя. Также в ECM реализована возможность отслеживать любые изменения, внесенные в документы. Используя систему контрольного журнала, можно отслеживать, какие задачи были выполнены, кем и когда. Записи хранятся на протяжении всего времени, пока компания пользуется системой ЭДО.

Также, что касается безопасности, у ЭДО есть еще одно важное преимущество: система резервного копирования. Электронные документы можно безопасно хранить на жестких дисках, в смартфонах, на физических накопителях или в облаках. Если в офисе компании что-то случится, пожар или кража со взломом, документы останутся в безопасности. Современные системы управления используют облачные платформы, внедряют инструменты для обеспечения информационной безопасности и обеспечивают резервное копирование документов.

Как выбрать систему ЭДО

Хитрость заключается в том, чтобы знать, как выбрать лучшую систему для управления документооборотом в определенной команде, как соотнести функционал с бизнес-целями и бюджетом. Рассмотрим ключевые критерии, которые следует учитывать при выборе инструмента автоматизации рабочего процесса.

Основные функции, на которые следует обратить внимание при выборе системы ECM

  • Единая регистрационная система документов, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой версии данной системы.
  • Возможность параллельного выполнения операций, что позволяет сократить время движения документов и повысить эффективность.
  • Непрерывность движения документа, это позволяет идентифицировать лицо, ответственное за исполнение задачи в каждый момент жизненного цикла документа.
  • Единая база документной информации, исключающая возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованный поиск, позволяющий найти документ при владении минимальной информацией о нем.
  • Развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, которая позволяет контролировать их движение по рабочим процессам и принимать управленческие решения на основе данных из отчетов.
  • Система должна иметь возможность управления всем жизненным циклом каждого документа, от создания до конца его действия. Это работает через добавление отметок для определения источника документа, даты создания и окончания срока службы документа. Программа должна выполнять конкретные действия после того, как документ достигнет зрелости и истечет его срок действия.
  • Защита системы должна включать в себя шифрование документов и резервное копирование. ПО также должно обеспечивать административный контроль, чтобы управляющий мог устанавливать соответствующие доступы и разрешения пользователей, повысив тем самым внутренний уровень безопасности.
  • Правильная система будет дополнять, а не противоречить вашей ИТ-инфраструктуре. Выбирать лучше совместимую систему, даже если она стоит немного дороже. В конечном итоге вы все равно сэкономите деньги и время, а ваша команда будет вам благодарна.
  • Простота использования ECM — это очень важный критерий. Сотрудники должны иметь возможность использовать новую систему спустя короткий путь адаптации. Навороченный инструмент, для работы с которым требуется степень магистра по программированию, сильно усложнит жизнь команде. Структура должна быть интуитивно понятной даже для новых пользователей, у которых есть только базовые знания по использованию платформы.
  • В ECM должны быть реализованы инструменты внутренней коммуникации, чтобы упростить общение между пользователями. Системы, которые включают в себя чаты и мессенджеры для сотрудников имеют весомое преимущество на рынке.
  • ПО для управления проектами становится бесценным, когда встраивается в систему ЭДО. Многие из документов будут ссылаться на проекты, поэтому объединение этих двух платформ приведет к большей эффективности. Сотрудники избавятся от необходимости переключаться между приложениями для управления проектами и документами.
  • Наличие мобильного приложения, что отвечает современным требованиям к гибкости рабочего режима. Смартфоны и планшеты все чаще заменяют ноутбуки и ПК. Мобильная версия важна для любой хорошей ECM. Современному бизнесу нужна платформа, которая позволит получить доступ к необходимым документам, независимо от того, находится сотрудник в офисе или работаете удаленно.
  • Легкая масштабируемость системы без использования кода — это ощутимый плюс в пользу такой ECM. Бизнес растет, и используемое им ПО тоже должно идти в ногу со временем, удовлетворяя требованиям растущей организации.

Всем перечисленным функционалом обладает ELMA365 — это система документооборота с быстрым откликом и легкой настройкой, понятным интерфейсом и простым способом масштабирования. В систему внедрен функционал умного документооборота, который способен обучаться и выполнять рутинные задачи быстрее человека. Современные технологии позволяют расширять систему без использования кода. ELMA365 имеет классический набор инструментов по управлению документооборотом в компании, помогает организовать электронную канцелярию и обеспечивает надежное хранение данных. Электронная канцелярия обеспечивает контроль за получением и хранением оригиналов договоров и имеет удобный поиск документов. Для соблюдения процедур делопроизводства в ELMA365 реализованы функции регистрации, автоматического присвоения номеров, сквозной нумерации и резервирования. В едином реестре фиксируются все зарегистрированные документы. Отдельно хочется отметить гибкость и адаптивность этой системы. При изменении регламентов согласования, например, инструмент легко под них подстроится. Маршруты можно отредактировать за пару кликов: адаптировать их под обновленную оргструктуру, изменить порядок согласования, условия и сроки. ELMA365 предлагает гибкие тарифы и в сравнении с другими ECM приятно отличается ценами, посмотреть предложения топ-поставщиков и ознакомиться с их тарифами можно в CNews Market.

Автоматизация рабочего процесса позволяет бизнесу выявлять избыточные действия, которые влияют на производительность и устранять их. С системой электронного документооборота бизнес-процессы компании будут оптимизированы, выручка увеличится, а сотрудники оценят, что их работа становится проще и эффективнее. Использование ручной системы в цифровом мире — это гонка в сторону дна. Современному бизнесу нужна система электронного документооборота, адаптированная к потребностям организации, имеющая все возможности для решения повседневных задач.

Читать еще:  Положение о производственном экологическом контроле на предприятии

Процесс перехода на электронный документооборот Взгляд изнутри

  • Платформа DocsHouse
  • Продукты
  • О нас
  • 8 (800) 770-09-88
  • ЮЗ ЭДО
  • Клиентское досье
  • Технические документы
  • Финансовые документы
  • Документация
  • Технологические партнеры
  • Лицензии и сертификаты
  • Реестр ПО

Ко многим элементам электронного документооборота (ЭДО) мы привыкли настолько, что воспринимаем их как должное. Тем не менее мы находимся только в начале пути. По данным Федеральной налоговой службы (ФНС) РФ, на конец 2020 года доля от общего оборота документов, переведенных в электронную форму, не достигает и 5%. При этом в соответствии с положениями национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» к 2024 году в электронный вид должен быть переведен весь документооборот бизнеса, государства и граждан.

Наибольшую сложность при переходе на КЭДО вызывает планирование и организация первых шагов. Это связано с активно изменяющимся законодательством, небольшим количеством решений на рынке, малым опытом их внедрения и недостаточной зрелостью предложенного государством сервиса на базе портала «Работа в России». В качестве подспорья по организации перевода КЭДО в электронный вид мы рекомендуем следующие шаги.

Несмотря на то что не так много компаний уже перешли на «электронную» форму кадрового делопроизводства, законодательство России позволяет это сделать. В том числе благодаря легализации электронной подписи и установлению правил ее обращения.

Федеральным законом № 63 предусмотрено три вида электронной подписи:

  • простая,
  • неквалифицированная,
  • квалифицированная.

Для наиболее широкого списка документов может применяться квалифицированная электронная подпись. Это самый дорогостоящий вид электронной подписи — ее надо получать в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Применение неквалифицированной электронной подписи и простой электронной подписи в КЭДО возможно для подписания значительной части документов. Однако применение таких подписей требует внимательного планирования и создания локальных нормативных актов внутри организации. К примеру, простая электронная подпись вполне подойдет для составления графиков отпусков и учета рабочего времени, а для ознакомления с локальными нормативными актами требуется как минимум неквалифицированная электронная подпись. В то же время некоторые документы (трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор) в электронном виде могут быть подписаны исключительно квалифицированной подписью. При этом трудовой кодекс не содержит явного указания ни на возможность, ни на запрет подписания трудовых договоров в электронном виде. В отсутствии значительной судебной практики в этой части каждый работодатель самостоятельно принимает решение о ведении трудовых договоров в электронном виде. Исключение составляют удаленные сотрудники и организации – участники эксперимента Министерства Труда. Для них все документы, составляющие кадровое делопроизводство, могут быть оформлены в электронном виде и подписаны как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и неквалифицированной.

Для оптимизации затрат и повышения доступности КЭДО:

  • составьте список текущих локальных нормативных актов в части кадрового делопроизводства;
  • проанализируйте их на применимость для КЭДО;
  • выявите пробелы в регулировании;
  • разработайте пакет приказов, соглашений, дополнений к трудовым договорам с сотрудниками и других документов о правилах выдачи и применения электронной подписи, использования электронных форм документов и изменения соответствующих бизнес-процессов.

При разработке архитектуры КЭДО необходимо определиться с организацией доступа к ней для текущих и будущих сотрудников, а также специалистов кадровой службы.

Подходы могут варьироваться от ограниченного доступа к системе КЭДО только с территории предприятия до организации полностью удаленного взаимодействия из любой точки мира.

Выбор оптимального подхода зависит от числа сотрудников и внутренней политики компании, географической распределенности подразделений, необходимости удаленного трудоустройства и т.п.

В зависимости от ситуации компании могут создать собственную систему, купить одно из существующих на рынке SaaS-решений или внедрить комбинацию подходов, наиболее соответствующую выбранной целевой модели.

С большой вероятностью единой государственной площадкой для обмена электронными документами между работодателем и работником станет портал «Работа в России» и интеграция с ним станет обязательной при любом из выбранных сценариев.

Переход логистических компаний на электронный документооборот тормозит консерватизм и неготовность изучать систему

– Олег Владимирович, какие факторы тормозят переход компаний из сферы логистики на электронный документооборот?

– Тормозящие переход на ЭДО факторы характерны не только для логистики, но для бизнеса в целом. Мы сталкиваемся с такими трудностями, как консерватизм и неготовность некоторых участников рынка изучать систему, внедрять что-то новое. Особенно это характерно для малого бизнеса. Небольшие перевозчики не заинтересованы в инвестициях в этот процесс.

Безусловно, это ожидаемо, поскольку полноценный переход на ЭДО требует покупки программного обеспечения, полного пересмотра бизнес-процессов, в части документооборота и взаимодействия с партнерами. Сложным представляется и приобретение электронной цифровой подписи. На сегодняшний день для ее получения необходимо собрать пакет документов и лично отправиться в удостоверяющий центр, а через год повторить всю процедуру.

Важно отметить, что у компании не может быть единственной ЭЦП, например у генерального директора. Ситуация, когда все сотрудники, участвующие в обмене документами по ЭДО, подписывают документы, используя ЭЦП генерального директора, недопустима и с точки зрения закона. Как следствие, бизнесу, который серьезно хочет выстроить свой электронный документооборот, необходимо обеспечить ЭЦП всех сотрудников, которые должны участвовать в подписании документов.

В этой связи хочется отметить приятную инициативу ФНС: с 1 июля 2021 года налоговая самостоятельно и бесплатно выдает ЭЦП юридическим лицам (генеральным директорам), индивидуальным предпринимателям и нотариусам.

– С какими проблемами ваша компания сталкивается в этой области?

– Основной проблемой на сегодняшний день является неполное урегулирование с точки зрения электронного документооборота логистической сферы. Мы говорим о таком важном документе, как транспортная накладная – основной документ в перевозках, подтверждающий, что ваш груз доехал в целости и сохранности. Пока непонятно, как автоматизировать этот процесс, с учетом того, что подписи грузоотправителя и грузополучателя проставляются на местах, в момент приема и передачи груза.

Минтранс в 2020 году запустил пилотный проект в автомобильных перевозках, где все транспортные документы между участниками передаются в системе «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Мы очень надеемся на положительное завершение пилотного проекта и расширение сферы использования системы.

Ведение фактически двух потоков документов, бумажного и электронного, является следствием описанных трудностей. Оно также тормозит распространение электронного документооборота повсеместно.

– Надо ли как-то стимулировать на государственном уровне переход на электронный документооборот?

– На наш взгляд, основным методом стимулирования со стороны государства является организация максимально удобной и доступной среды для электронного документооборота. Разработка специальных электронных систем для обмена документами, бесплатный выпуск электронной цифровой подписи не только для первого лица компании, но и для граждан в целом, законодательное урегулирование процессов, а также просвещение населения относительно простоты и надежности такого метода.

– Согласно Вашему предположению, в каком году больше половины компаний перейдет на ЭДО?

– Мы надеемся на ускорение этого процесса и рассчитываем на увеличение объемов взаимодействия в ЭДО с нашими партнерами к 2025 году. Видится, что пандемия подстегнула нас всех к распространению цифровых систем и в бизнесе, и в частной жизни, что, безусловно, является положительным последствием.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector