Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

В статье подробно рассмотрим: для чего необходим и как оформляется протокол комиссии по уничтожению документов.

Организация в своей деятельности создает большой объем документации (распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.). Бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо соблюсти законодательные процедуры, а именно:

  • проверить срок хранения бумаг;
  • провести оценку ценности экспертной комиссией по уничтожению документации;
  • создать протокол ее заседания;
  • сформировать акт на уничтожение, утвержденный руководителем;
  • уничтожить бумаги.

Требования к протоколу

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата составления;
  • место составления;
  • ФИО председателя и секретаря;
  • повестка дня;
  • постановка задач;
  • вынесение решения;
  • подписи ответственных лиц.

Образец протокола экспертной комиссии по уничтожению документов

Порядок составления протокола заседания экспертной комиссии по уничтожению бумаг

Заполним акт заседания по шагам.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления.

Шаг 2. Заполним данные о членах комиссии:

Шаг 3. Заполним основные данные: повестку дня, кого слушали и что решили.

Отметим, что с 1 июля 2017 года вступил в силу новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен старого. В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др. Новый стандарт распространяется на электронный документооборот.

В федеральных органах власти действует Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477, в котором утверждены правила делопроизводства. Каждое федеральное министерство и ведомство утверждает собственный порядок документооборота, основываясь на нормативно-правовой базе.

Сроки хранения документации

Сроки хранения документов организации установлены приказом Минкультуры России от 25.08 2010 № 558. Финансовые и бухгалтерские документы максимально хранятся 5 лет. Для документов по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) определен срок — не менее 75 лет. После этого срока их можно уничтожить.

Сроки хранения типовых документов министерств, ведомств, учреждений, организаций указаны в Перечне утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988.

Протокол заседания экспертной комиссии

Потребность в составлении протокола о заседании определенной комиссии встречается практически в любой организации. В данном случае речь пойдет об экспертной комиссии. На примере видно, что отражается сразу несколько пунктов, вынесенных на повестку, описаны наиболее типичные и распространенные вопросы, касающиеся работы экспертной комиссии предприятия в сфере делопроизводства. Протокол, как правило, из практических целей составляют максимум по двум вопросам.

Ознакомиться с общими правилами составления протокола вы можете, прочитав статью «Образец протокола заседания комиссии». Один из вариантов того, как оформить протокол заседания экспертной комиссии приводим ниже.

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБОРОТУ МУКУЛАТУРЫ И БЫТОВЫХ ОТХОДОВ ПО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(УФА по ОМиБО по Ивановской области)

УТВЕРЖДАЮ
Директор УФА по ОМиБО
по Ивановской области
___________ О.Л. Кораллов
« 14 » января 2014 г.

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

14 января 2014 года№2

Председательствующий – Д.Ю. Кротов

Секретарь – Н.Н. Борисюк

Присутствовали : Д.В. Ветхий, П.Р. Грязнов, Ю.И. Романов, В.Ф. Котельникова

1. Рассмотрение проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области.

Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.

2. Вопросы о рассмотрении номенклатуры дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год.

Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.

3. Вопрос о рассмотрении описи дел, касающихся личного состава за 2009—2010 годы.

Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.

4. О рассмотрении акта от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.

Котельникову В.Ф. – о разработке проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области в связи с предстоящим процессом внедрения системы электронного документооборота на предприятии и с дальнейшим совершенствованием организации деятельности по делопроизводству. Предоставлена информация о характере изменений. Вынесено предложение о согласовании представленной Инструкции по делопроизводству.

Читать еще:  Заполнение формы 57Т Скачать образец заполнения

1.1. Проект Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области согласовать.

1.2. Службе делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. проект Инструкции по делопроизводству направить на рассмотрение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.

Котельникову В.Ф. – ознакомила с уточнениями и изменениями, внесенными в номенклатуру дел на будущий 2014 год в связи с появлением новых участков работы структурных подразделений, требующих документооборота. Внесено предложение согласовать представленную номенклатуру на 2014 год.

2.1. Номенклатуру дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год согласовать.

Грязнова П.Р. – предоставил для рассмотрения описи (годовые разделы), касающиеся дел по личному составу управления. Уведомил о том, что в 2014 году документы по личному составу обработаны. Они представляют собой основание для подтверждения данных о стаже работы сотрудников и их зарплате. Срок хранения – 75 лет. Внесено предложение о согласовании представленной описи.

3.1. Опись дел по личному составу за 2009-2010 год согласовать.

3.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. предоставить опись дел на утверждение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.

Грязнова П.Р. – предоставил информацию о разработке акта от 25.12.2013 №2 об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Предоставил сведения, что список включено 548 (пятьсот сорок восемь) дел за 2009-2010 годы. Выдвинуто предложение данный акт согласовать.

4.1. Предоставленный акт от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

4.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. совместно с административно-хозяйственным отделением уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Срок исполнения – I квартал 2014 года.

ПредседательствующийД.Ю. Кротов
СекретарьН.Н. Борисюк

Пример протокола заседания экспертной комиссии в формате doc доступен для скачивания по ссылке.

Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, описи предоставляются на рассмотрение в ЭПМК вашего архивного учреждения только в том случае, если документы организации – это источник формирования госархива. В связи с чем, пункты об этом в представленном образце протокола заседания экспертной комиссии могут быть исключены теми организациями, которые не сдают документацию в государственный архив для хранения.

Образец протокола экспертной комиссии по архиву

Протоколы заседаний экспертной комиссии по архиву — это документы, которые оформляются в ходе работы группы специалистов в области архивного хранения. В таких документах фиксируются решения, принятые по вопросам повестки, например, передать на хранение или уничтожить те или иные бумаги.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Чем занимается экспертная комиссия

Периодически возникает необходимость поднять архив для актуализации находящихся там документов.

Факт отбора нужных бумаг фиксируется в письменном виде. Документы, направляющиеся в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления, компоновки и ценности — протокол экспертной комиссии о признании ценности документов фиксирует результат пройденной оценки.

Аналогично фиксируется факт отобрания тех или иных документов для последующего уничтожения. Специалистам предстоит определить бумаги, чей срок хранения истек, бумаги не представляющие более ценности, дальнейшее хранение которых не является обязательным. По результату в итоговом документе заседания специалисты определяют список бумаг, подлежащих уничтожению, и способ, которым они будут уничтожены. Выбранный способ уничтожения должен обеспечить невозможность восстановления содержания бумаги ни полностью, ни частично. Обычно используется шредирование или сжигание в закрытой печи.

Вопрос формирования архива, работы с бумагами и оформления каждого действия с ними является очень важным для компаний, поэтому к работе с архивами допускаются работники, имеющие специальную квалификацию, — профессиональные архивисты или сотрудники, прошедшие дополнительную профессиональную подготовку.

С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:

  • документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов, порядок хранения бумаг, правила обращения с ними, которые знакомы с нормативно-правовыми актами, касающимися этой сферы работы;
  • представители подразделений, которые хорошо ориентируются в содержательной части документов и способны оценить их актуальность;
  • служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.
Читать еще:  Каковы особенности договора суррогатного материнства?

Члены группы занимаются:

  • выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
  • отбором бумаг, необходимых для работы;
  • изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.

Факт проведенной работы оформляется как протокол ЭК об уничтожении документов, если обсуждался вопрос уничтожения бумаг, у которых истек срок хранения. Если на встрече специалистов обсуждался вопрос передачи на хранение, его итоги оформляются в протокол экспертной комиссии по передаче в архив, где участники отразят принятое решение.

Решение принимается голосованием всех присутствующих членов, простым большинством голосов. В итоговом документе заседания не обязательно подробно расписывать ход голосования и то, как распределились голоса, достаточно общего решения.

Оформление протокола

Унифицированной формы для этого акта не существует, при его составлении используется фирменный бланк предприятия, а текст составляется в свободной форме. Допускается разработка и утверждение форм документов внутри конкретной организации. Если форма утверждена внутренним документом компании, для заседаний, организуемых в ней, эта форма становится обязательной.

Оформление протокола возлагается на секретаря или на одного из членов группы, выбранного заранее. В качестве обязательных реквизитов любой подобный акт, в том числе протокол экспертной комиссии по описи дел постоянного хранения, содержит:

  • дату и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам присваиваются номера). Необходимо указывать дату фактического проведения заседания. Помимо нее, допустимо указание времени начала заседания. В качестве наименования места указывается город, название компании и подразделения, в котором происходит собрание;
  • Ф.И.О. и должности присутствующих, в составе необходимо выделить председательствующего и секретаря;
  • вопросы повестки дня — сначала общим единым перечнем, а потом каждый по отдельности вместе с ходом его рассмотрения;
  • краткое содержание выступлений по каждому из вопросов: по каждому вопросу указывается конкретный докладчик, который озвучил его и предложил то или иное решение. Если кто-то из присутствующих специалистов высказывался по рассматриваемому вопросу, это тоже фиксируется;
  • результаты принятых решений. В этом разделе следует не только указать, что решение, выдвинутое докладчиком по вопросу, принято заседающими, но и подробно, словами, расписать суть принятой идеи;
  • подписи председательствующего и секретаря. Если это предполагает принятая в организации форма таких бумаг, в них расписываются все присутствовавшие специалисты.

В зависимости от хода собрания в бумаге, его подытоживающей, допускается указание дополнительных подробностей рассмотрения вопросов повестки. Например, если в ходе заседания его участники не пришли к полному согласию по тому или иному вопросу, допускается фиксация особых мнений отдельных членов.

Хранение

Протоколы имеют постоянный срок хранения. Указание на это имеется в пункте 18 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры от 17.12.2019 № 1964).

Архив Пермского района

Муниципальное казенное учреждение

Документы не молчат …

д. Кондратово , ул. Камская, 5б

  • Главная
  • Об архиве
    • Контакты
    • История архива
    • Устав
    • Читальный зал
    • О документах
    • По документам
  • Нормативные документы
    • Противодействие коррупции
  • Для организаций
    • Источники комплектования
    • График проверок
    • Графики передачи
    • Протоколы ЭПК
    • Ликвидируемым организациям
  • Обращения граждан
    • Заказать справку
  • Каталог фондов

Протокол заседания ЭМК от 12.04.2017 № 3

Председатель – Емельянова О.В.

Секретарь – Коль О.В.

Пестерева Р.В. – главный специалист МКУ «Архив Пермского района»

Свинцова И.В. — главный специалист администрации Двуреченского сельского поселения

Повестка дня:

1. О рассмотрении Положений об архиве и Экспертной комиссии администрации и Совета депутатов Хохловского сельского поселения. Доклад зам. директора архива Коль О.В.

2. О рассмотрении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению администрации Хохловского сельского поселения от 22.03.2017 г. № 1. Доклад зам. директора архива Коль О.В.

3. О рассмотрении актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Пермского районного суда от 29.03.2017 г. №№ 1,2,3,4,5,6,7,8,9, от 05.04.2017 г. № № 10,11,12,13, от 06.04.2017 г. № 14,15, от 10.04.2017 г. № 16. Доклад зам. директора архива Коль О.В.

Читать еще:  Оздоровление беременных женщин на европейских курортах

4. О рассмотрении номенклатуры дел Управления образования администрации Пермского муниципального района. Доклад зам.директора архива Коль О.В.

Коль О.В. — ознакомила с Положением об архиве и с Положением об экспертной комиссии администрации и Совета депутатов Хохловского сельского поселения. Положения разработаны в связи с тем, что разработанные в 2006 году Положения устарели и не соответствуют современным нормативным документам, в том числе закону Пермского края от 06.03.2007 г. № 11-ПК «Об архивном деле в Пермском крае». Предложила согласовать Положение об архиве и Положение об экспертной комиссии администрации и Совета депутатов Хохловского сельского поселения.

1.1. Положения об архиве и Экспертной комиссии администрации и Совета депутатов Хохловского сельского поселения согласовать.

Коль О.В. — проинформировала о составлении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению администрации Хохловского сельского поселения от 22.03.2017 г. № 1. Проинформировала, что после полистного осмотра в акт от 22.03.2017 г. № 1 включено 139 ед.хр. за 2008-2011 годы, как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.

2.1. Согласовать акт от 22.03.2017 г. № 1.

Коль О.В. — проинформировала о составлении актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Пермского районного суда от 29.03.2017 г. №№ 1,2,3,4,5,6,7,8,9, от 05.04.2017 г. №№ 10,11,12,13, от 06.04.2017 г. № 14,15, от 10.04.2017 г. № 16. Проинформировала, что после полистного осмотра в акт от 29.03.2017 г. № 1 включено 404 ед.хр. за 2000 год, в акт от 29.03.2017 г. № 2 – 78 ед.хр. за 2001 год, в акт от 29.03.2017 г. № 3 – 79 ед.хр. за 2002 год, в акт от 29.03.2017 г. № 4 – 151 ед.хр. за 2003 год, в акт от 29.03.2017 г. № 5 – 148 ед.хр. за 2004 год, в акт от 29.03.2017 г. № 6 – 160 ед.хр. за 2005 год, в акт от 29.032017 г. № 7 – 225 ед.хр. за 2006 год, в акт от 29.03.2017 г. № 8 – 1495 ед.хр. за 2009 год, в акт от 29.03.2017 г. № 9 – 1418 ед.хр. за 2010 год, в акт от 05.04.2017 г. № 10 – 38 ед.хр. за 1986-1996 годы, в акт от 05.04.2017 г. № 11 – 14 ед.хр. за 1997 год, в акт от 05.04.2017 г. № 12 – 38 ед.хр. за 1998 год, в акт от 05.04.2017 г. № 13 – 433 ед.хр. за 1999 год, в акт от 06.04.2017 г. № 14 – 403 ед.хр. за 2008 год, в акт от 06.04.2017 г. № 15 – 640 ед.хр. за 2009 год, в акт от 10.04.2017 г. № 16 – 1066 ед.хр. за 2010 год, как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.

3.1. Согласовать акты Пермского районного суда от 29.03.2017 г. №№ 1,2,3,4,5,6,7,8,9, от 05.04.2017 г. № № 10,11,12,13, от 06.04.2017 г. № 14,15, от 10.04.2017 г. № 16.

Коль О.В. – ознакомила с внесенными изменениями в номенклатуру дел Управления образования администрации Пермского муниципального района на 2017 год в связи с тем, что состав документов претерпел незначительные изменения, а именно: раздел «Учебно-воспитательная работа» — часть полномочий (учет и выдача бланков аттестатов, дипломов, свидетельств об окончании учебных заведений, статистические отчеты средних школ, дошкольных учреждений, учреждений дополнительного образования и т.д.) передана общеобразовательным учреждениям района, раздел «Бухгалтерский учет» — документы по инвентаризации не откладываются, т.к. здания и сооружения находятся на балансе МКУ ЦРО. Номенклатура охватывает все направления деятельности Управления образования администрации Пермского муниципального района, построена по функциональной схеме. Заголовки дел конкретные, четкие, отражающие содержание включаемых в дело документов. Номенклатура состоит из 6 разделов. Предыдущая номенклатура утверждена в 2012 году. Предложила согласовать номенклатуру дел Управления образования администрации Пермского муниципального района на 2017 год.

4.1. Согласовать номенклатуру дел Управления образования администрации Пермского муниципального района на 2017 год.

  • Главная
  • Об архиве
  • Нормативные документы
  • Для организаций
  • Обращения граждан
  • Каталог фондов

© МКУ «Архив Пермского района» 2016. Все права защищены.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector