Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
17 августа 2015 года,
регистрационный N 51922

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федерального
архивного агентства
от 11 апреля 2018 года N 44

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

I. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее — Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее — Служба делопроизводства).

В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее — делопроизводитель подразделения).

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов .

Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст.7344; 2013, N 26, ст.3207; 2013, N 27, ст.3477; 2013, N 30 (Часть I), ст.4084; 2013, N 44, ст.5631; 2013, N 51, ст.6677; 2013, N 52 (Часть I), ст.6990; 2014, N 45, ст.6154; 2016, N 22, ст.3097; 2017, N 30, ст.4440; 2018, N 1 (Часть I), ст.65).

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее — СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

2.7. Для изготовления документов в организации используются:

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.17. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Размер шрифта — N 12-14 пт .

Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен 1/72 дюйма, или 0,376 мм (сокращение: «pt»).

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — N 10, 11 пт.

2.18. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.19. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.23. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 :

Кто не идёт вперед, тот идёт назад

понедельник, 3 декабря 2018 г.

Ответ на вопрос коллеги: Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Вопрос: Хотелось бы услышать Ваши комментарии по поводу Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной Росархивом в апреле 2018, зарегистрированной Минюстом России в августе 2018. Насколько она применима в государственных организациях?

Должны ли эти организации менять свои инструкции, если со стороны федерального органа исполнительной власти, которым они подведомственны, не было нормативно-правового акта, содержащего требования о ее использовании при разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству (в частности, высшие учебные заведения)?

Ответ: Главная проблема всех последних разработок Росархива в том, что они не учитывают реальное положение дел в государственных и муниципальных организациях – а оно очень разное, у нас фактически сложилась «многоукладность» делопроизводства. Есть, конечно, и такие организации, которые до сих пор работают по технологиям 1980-х годов 20 века и в соответствии с «заветами дедов и прадедов наших», и для них данная Примерная инструкция может оказаться полезной. В то же время многие передовые государственные органы и организации давно ушли вперед, как в части всей системы управления документами (многие уже отказались от классического вертикального движения документов, используются широкомасштабное делегирование полномочий, коллективная работа над документами, коллективное использование СЭД и баз данных и т.п.), так и в части технологий. Традиционно Росархив ничего, кроме бумажной организационно-распорядительной документации, знать не желает – а для многих органов и организаций ОРД составляет лишь небольшую часть их документального фонда.

Наказание за несоответствие указаниям Росархива не предусмотрено, а вот за провалы в основной работе с государственных организаций и лично с их руководителей голову снимут.

Кроме того, уже само название – «Примерная», не «Типовая» — говорит о том, что мы имеем дело, в сущности, с методическими рекомендациями. Как это типично для Росархива, в его нормативных документах различие между типовой и примерной инструкциями не объясняется, дабы «не вводить во искушение», и здесь выручает обращение к «классике»:

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N33, http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_94185/ — нормативным этот документ так и не стал)

3.2.5.2. Различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года, также не имеющие статуса нормативного документа)

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

«На практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная (конкретная).

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный (методический) характер. На основе примерных инструкций по делопроизводству в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта. …

Типовая инструкция по делопроизводству составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и используется ими в качестве обязательного нормативного правового акта. Как правило, при наличии типовой инструкции индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующих организациях не разрабатываются.»

Источник: А.Е.Рыбаков «Инструкция по делопроизводству в организации: назначение, разработка, применение», январь 2005, https://otdelkadrov.by/number/2005/1/453/

В общем, срочной необходимости менять свои инструкции по делопроизводству я не вижу. Те, кто работает по традиционным технологиям, могут, если хотят, «привести в соответствие» свою практику – но это будет их решение. В то же время, никто не отменял «правило жизни», особенно актуальное для вузов – «не высовываться, быть, как все»; и если все начали переписывать свои инструкции, то безопасней может быть переписать и свою 🙂

Суммируя сказанное, я считаю, что перед принятием решения Вам нужно себе ответить на следующие вопросы:

• Зачем мне это нужно? Зачем это нужно моей организации? Получу ли я какую-то отдачу от приведения своей инструкции в соответствие – ну хотя бы тем, что продемонстрирую начальству свою активность или лишний раз привлеку внимание персонала к важности правильной работы с документами?
• Что организации и мне будет, если мы ничего не станем менять — нас что, кто-то накажет, или наши документы будут признаны недействительными?
• Что в этом плане делают другие вузы?
• Каковы будут затраты (материальные и трудозатраты) на эту работу, готово ли руководство на них пойти, окупятся ли они?

При возможности, желательно узнать мнение юриста организации (как об обязательности новой инструкции, так и о необходимости ей соответствовать), оно может очень пригодиться при обосновании выбранного варианта действий.

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

В 2016 году Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» было утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве (Росархиве), в соответствии с которым Росархив получил функции:

• по выработке и реализации государственной политики и
• нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также
• по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере (п. 1).

Положением о Росархиве установлено, что он разрабатывает и утверждает нормативные документы в сфере делопроизводства и архивного дела, в т.ч. правила делопроизводства в государственных органах (подп. 3 п. 6), примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (подп. 5 п. 6) и ряд других документов.

На протяжении 2017 года велась разработка Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и в конце 2017 – начале 2018 года она прошла широкое обсуждение:

• в конкретных государственных организациях (в таких, как ФБУ «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», ФКУ «Государственный архив Российской Федерации», Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, ФГУП «Почта России», АО «Гознак» и др.),
• а также в профессиональной среде (проект документа был размещен на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов http://regulation.gov.ru/).

На кого распространяется

В самом названии нового нормативного правового акта указано, на кого он распространяется. Но в отечественном законодательстве нет определения «государственная организация». На практике это понятие как собирательное употребляется применительно к организациям различных организационно-правовых форм. Основным признаком, позволяющим относить организации к категории государственных, является государственная собственность на имущество организации.

1) коммерческие – государственные унитарные предприятия, представленные предприятиями двух видов:

• унитарные предприятия, основанные на праве хозяйственного ведения: федеральное государственное предприятие и государственное предприятие субъекта Российской Федерации;
• унитарные предприятия, основанные на праве оперативного управления: федеральное казенное предприятие, казенное предприятие субъекта Российской Федерации;

• федеральные бюджетные учреждения, бюджетные учреждения субъектов Российской Федерации (создаваемые для осуществления полномочий в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах);
• государственные корпорации и компании;
• публично-правовые компании;
• государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
• автономные учреждения, созданные РФ, субъектом РФ для выполнения работ, оказания услуг в целях осуществления полномочий органов госвласти в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, СМИ, соцзащиты, занятости населения, физкультуры и спорта и пр.

Хозяйственные общества (акционерные компании), являющиеся коммерческими организациями, 100% акций которых принадлежит государству, под действие Примерной инструкции также подпадают.

Для перечисленных выше организаций новая Примерная инструкция является обязательной. Все остальные организации – негосударственные – вправе самостоятельно решать, применять ее или нет.

Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с организационно-распорядительными документами (ОРД) независимо от вида носителя (бумажного и электронного) путем регламентации правил:

• подготовки документов,
• технологий работы с ними,
• организации их текущего хранения и
• подготовки к передаче в архив организации.

Таким образом, положения Примерной инструкции для государственных организаций должны (а для остальных могут) лечь в основу конкретных Инструкций по делопроизводству этих организаций. Однако заметьте, в разделе I «Общие положения» Примерной инструкции отмечается, что особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иные виды конфиденциальной информации) должны регулироваться отдельными локальными нормативными актами (ЛНА), утверждаемыми руководителем организации: это может быть, например, Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, Положение о защите персональных данных работников, Положение (порядок) о предоставлении служебной информации контрагентам и средствам массовой информации и другие ЛНА.

За документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный исполнитель (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях? См. статью «Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?» журнала № 9′ 2016

Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности в государственных организациях (далее – организации). На основе нее они должны разработать и утвердить своим руководителем как минимум индивидуальную Инструкцию по делопроизводству всей организации (она может дополнять положения Примерной инструкции). А в филиалах и обособленных структурных подразделениях могут быть введены свои инструкции, дополняющие индивидуальную Инструкцию по делопроизводству организации (п. 1.12 и 1.13).

Не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции и правила работы с документами в системе электронного документооборота (СЭД) и в иных информационных системах (ИС) организации (п. 1.14).

Ответственность за документы организации

Установление ответственности за документацию организации – важная часть нормативного регулирования в сфере делопроизводства. Этот вопрос рассматривается в разделе I «Общие положения» Примерной инструкции.

Служба делопроизводства организации определяется как структурное подразделение, ответственное:

• за ведение делопроизводства организации и
• его.

Обзор новой инструкции Росархива по делопроизводству

Для делопроизводителей государственных организаций подготовили новую инструкцию по работе с бумажными и электронными документами, начиная от их приема и подготовки, заканчивая передачей в архив. Документ может вступить в силу в ближайшее время.

Для делопроизводителей государственных организаций подготовили новую инструкцию по работе с бумажными и электронными документами, начиная от их приема и подготовки, заканчивая передачей в архив.

Новая примерная инструкция должна заменить действующие сейчас Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»).

● уточнен состав реквизитов документов, а также порядок их оформления;

● установлены общие требования к изготовлению документов, в частности, определены требования к полям, шрифтам, абзацному отступу;

● изменены положения по организации документооборота.

Иллюстрация:
Проект «100 раритетов российской государственности»
Первый в истории России устав государственной гражданской службы.
Составлен при личном участии Петра I.

Что предусматривает новая инструкция

В Росархиве решили, что делопроизводителям нужен отдельный документ, который бы регламентировал их работу. Несмотря на действие положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 вместо него будет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 54471-2011, чиновники подготовили еще примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

После публикации этот документ станет обязательным при работе с официальными бумагами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. В инструкции чиновники: описали документы, которые должны быть в организации; привели бланки приказов и распоряжений на разные случаи; уточнили правила заполнения официальных бумаг и состав реквизитов в них; объяснили, как писать тексты в различного рода документах — деловом письме, акте, резолюции, служебных и объяснительных записках; разъяснили случаи привлечения к ответственности делопроизводителей — за порчу и потерю официальных бумаг, разглашение их содержания без разрешения руководства.

Большой раздел инструкции посвящен организации документооборота. В нем представители Росархива предлагают делопроизводителям проверять целостность упаковки поступивших документов, оценивать вес, размер, форму, запах и цвет почтовых отправлений. При любых подозрениях о нестандартных посылках придется сообщать в службу безопасности.

Определенные требования есть и к электронным документам. В частности, их перечень должен будет определить работодатель, но получать и проверять — непосредственно делопроизводители. Так, им нужно будет убедиться в подлинности ЭЦП, заниматься первичной обработкой, в том числе сортировкой полученных по интернету копий, документов, сообщений.

Согласно примерной инструкции, делопроизводители обязаны следить за сроками исполнения распоряжений. Эти сроки могут быть установлены в законе либо в решении руководителя. Например, документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, у которых в тексте имеется пометка «срочно», должны быть исполнены в 3-дневный срок, а если никаких пометок нет, то в срок не более 30 дней. Реагировать на парламентские запросы в организации должны в течение 15 дней со дня их получения, а предоставлять информацию или документы по межведомственным запросам в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса. Чтобы не пропустить сроки, рекомендуется наладить автоматическое напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения поручений. Кроме того, установлено, что в каждой госкомпании ежегодно должен готовиться отчет об объеме документооборота за год с разбивкой на группы. Его придется сдавать руководству организации.

Зачем нужен документ и когда он вступит в силу

Чиновники подчеркивают, что инструкция поможет усовершенствовать делопроизводство и повысить эффективность работы с документами, поскольку вводит правила подготовки официальных бумаг, уточняет технологии работы с ними, вводит требования по текущему хранению и подготовке к передаче в архив.

От себя добавим, что инструкция написана четким понятным языком, что называется, по существу. Возможно, в ней нет каких-то специализированных форм и рекомендаций, но наиболее распространенные ситуации описаны. Поэтому она вполне может пригодиться не только сотрудникам государственных компаний, но и частных. Что касается делопроизводителей из организаций с государственным участием, то им пора не только знакомиться, но и привыкать к новым требованиям.