Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству обязательна для бюджетных организаций и желательна для остальных. Она должна отражать последовательность работы с документами, характерную для сферы деятельности компании. Для введения такого локального нормативного акта руководство должно издать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству.

Особенности подготовки и утверждения инструкции по делопроизводству

Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании.

Создание документа осуществляется в несколько этапов:

  1. Подготовка к написанию текста, консультации с руководителями отделов, изучение методических материалов.
  2. Написание текста инструкции.
  3. Согласование с определенными работниками. Для этого используют специальный журнал ознакомления либо работники расписываются на подготовленном для этого бланке.
  4. Утверждение документа приказом руководства.
  5. Введение его в работу.

После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения.

Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово.

Составляем приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.

Что нужно указать в приказе:

  1. Полное и краткое название компании.
  2. Наименование документа (приказ).
  3. Номер приказа.
  4. Место и дату составления приказа.
  5. Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
  6. Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
  7. Подписи упомянутых в приказе работников.

К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.

Подписанный руководителем документ регистрируют в журнале приказов. Его копии и саму инструкцию передают ответственным работникам.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» (ООО «Юпитер»)

«12» августа 2020 года

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ООО «Юпитер» приказываю:

  1. Утвердить инструкцию по делопроизводству, прилагаемую к настоящему приказу.
  2. Руководителям структурных подразделений ознакомить всех сотрудников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее нормами. Срок исполнения — до «19» августа 2020 года.
  3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложение: инструкция по делопроизводству на 65 л. в 1 экз.

Генеральный директор Соколов / П. А. Соколов

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

  • Главная
    • Нормативные акты Красноярского края

Приказ министерства образования Красноярского края «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края»

25 августа 2020, вторник

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
Приказ

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края

Читать еще:  Каков порядок взыскания неустойки с застройщика по договору участия в долевом строительстве?

Приложения

ФорматДокументДата публикации
Документ в текстовом формате (991KB)26.08.2020
Документ в графическом формате (5761KB)26.08.2020

Документ опубликован: 26.08.2020, Официальный интернет-портал правовой информации Красноярского края,

Документ изменен!

Ссылки на документы

Номер документаДата документаДокументТип документДата публикации
№ 37-11-0401.10.2021Приказ министерства образования Красноярского края «О внесении изменения в приказ министерства образования Красноярского края от 25.08.2020 № 37-11-04 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края»Приказ01.10.2021
№ 20-11-0416.06.2021Приказ министерства образования Красноярского края «О внесении изменения в приказ министерства образования Красноярского края от 25.08.2020 № 37-11-04 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края»Приказ16.06.2021
№ 17-11-0426.05.2021Приказ министерства образования Красноярского края «О внесении изменений в приказ министерства образования Красноярского края от 25.08.2020 № 37-11-04 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края»Приказ26.05.2021
№ 2-11-0424.01.2018Приказ министерства образования Красноярского края «О внесении изменений в приказ министерства образования Красноярского края от 06.05.2015 № 19-11-04 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края»Приказ24.01.2018
№ 19-11-0423.05.2016Приказ министерства образования Красноярского края «О внесении изменений в приказ министерства образования Красноярского края от 06.05.2015 № 19-11-04 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края»Приказ23.05.2016
№ 13-11-0411.04.2016Приказ министерства образования Красноярского края «О внесении изменений в приказ министерства образования Красноярского края от 06.05.2015 № 19-11-04 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края»Приказ11.04.2016
№ 51-11-0428.08.2015Приказ министерства образования Красноярского края «О внесении изменений в приказ министерства образования Красноярского края от 06.05.2015 № 19-11-04 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края»Приказ28.08.2015
№ 19-11-0406.05.2015Приказ министерства образования Красноярского края «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края»Приказ06.05.2015

Администрация Губернатора Красноярского края
Правительство Красноярского края

660009, Красноярский край г. Красноярск, пр. Мира, 110

Обращения граждан:
телефон: 8-800-707-77-44
факс: +7 (391) 249-33-01
Написать обращение

Отдел служебных писем (служебная корреспонденция):
телефон: +7 (391) 249-30-26, факс: +7 (391) 211-00-82
e-mail: public@krskstate.ru (для служебных писем)

Cправочные телефоны:

Социальная защита и социальное обслуживание
телефон: 8-800-350-20-50

Здравоохранение и лекарственное обеспечение
телефон: 8-800-700-000-3

Консультации по вопросам ЖКХ
телефон: 8-800-333-7007

Единая справочная служба МФЦ
телефон: 8-800-200-3912

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

prikaz_ob_utverzhdenii_instrukcii_po_deloproizvodstvu_.jpg

Похожие публикации

Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству поможет организации оптимизировать работу с документами. Она не является обязательным документом для всех субъектов хозяйствования (за исключением государственных органов и учреждений), но большинство организаций оформляют ее. Документ вступает в действие после издания приказа об утверждении инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству

Данная инструкция определяет правила работы с документацией внутри организации в соответствии с требованиями действующего законодательства и определяет ответственность сотрудников при работе с документами.

С содержанием инструкции необходимо ознакомить не только сотрудников службы делопроизводства, но и весь персонал, который работает с документами. Также с инструкцией обязательно нужно ознакомить под роспись новых сотрудников, зачисленных в штат организации.

Читать еще:  График сутки через трое 2021

Процесс разработки инструкции по делопроизводству состоит из следующих этапов:

  • сбор и анализ информации;
  • подготовка проекта и согласование с заинтересованными сотрудниками;
  • издание приказа об утверждении и вводе инструкции в действие.

Как составить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об инструкции по делопроизводству не имеет унифицированного образца, поэтому его можно составить в свободной форме. Приказ может иметь следующую структуру:

  • В верхней части листа необходимо указать наименование организации, затем – название документа («Приказ») и присвоенный регистрационный номер.
  • Далее нужно прописать дату и место составления распорядительного документа.
  • Затем указывают основание для составления приказа. К примеру «В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности». После этой фразы прописывают слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Выбранная формулировка должна четко обосновывать необходимость издания приказа и его назначение.
  • Далее идет текстовая часть, в которой нужно расписать четкие поручения для ответственных должностных лиц и персонала.
  • Документ должен подписать руководитель и перечисленные в нем ответственные лица.

К распорядительному документу нужно приложить текст самой инструкции, оба документа следует хранить вместе. После утверждения приказа генеральным директором он проходит процедуру регистрации. Затем с его текстом знакомят работников под роспись. Если работников много – они расписываются в специальном журнале или листе ознакомления.

В поручительной части приказа целесообразно прописать такие пункты:

  • указание о введении инструкции по делопроизводству;
  • сроки введения документа в действие;
  • необходимость ознакомления заинтересованных сотрудников с текстом инструкции;
  • назначение лица, ответственного за исполнение приказа (чаще всего руководитель организации возлагает эту функцию на себя).

Надо ли ежегодно утверждать инструкцию

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству нет необходимости издавать ежегодно. Обычно инструкция принимается на несколько лет. Но если в течение года изменилась структура самой организации или порядок документооборота в ней, в текст инструкции по делопроизводству также нужно внести корректировки. В таком случае потребуется издание нового приказа, в текст которого надо добавить пункт, отменяющий действие предыдущей инструкции.

Введение в действие новой инструкции по делопроизводству в организации сопровождается комплексом мероприятий:

  • подготовка новых бланков документов, настройка программно-аппаратного обеспечения;
  • обучение персонала новым правилам работы;
  • внесение необходимых изменений в должностные инструкции и регламентные документы по делопроизводству.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Обязательность документа

Необходимость составления инструкции по делопроизводству законодатель оставил на откуп руководителям организаций. Мы со своей стороны рекомендуем составлять ее в случае, если организация разветвлена и имеет большой документооборот, поскольку единый документ в данном случае позволит облегчить учет и обеспечит унификацию создаваемых в организации документов.

Об инструкции, несмотря на ее необязательность, Трудовой кодекс все-таки упоминает в статье 8, где рассказывает о том, что инструкция, как и любой другой нормативный акт, должна соответствовать положениям ТК РФ и не может ухудшать положение работника. Согласно все той же статье, утверждать инструкцию могут как организации, так и ИП, если в этом есть необходимость.

Функции инструкции по делопроизводству

Основными функциями документа являются:

  1. унификация форм создаваемых в организации документов. Вместе с инструкцией (в качестве приложений к ней) утверждаются формы служебных, докладных записок, приказов по основной деятельности, заявлений и т.п.;
  2. организация учета документов. В связи с этим в инструкции должны быть установлены правила регистрации документов (присвоения им специальных индексов и номеров), а также принципы составления номенклатуры дел. Более подробно о том, как составить номенклатуру дел, мы рассказали в отдельной статье на сайте;
  3. организация разработки нормативных актов и распорядительных документов, составления писем и записок. В инструкции излагаются порядок разработки, согласования и утверждения документов, а также рекомендации к составлению писем и записок;
  4. организация хранения документов;
  5. организация уничтожения документов (как составить акт уничтожения документов, мы рассказали тут);
  6. организация работы экспертной комиссии (о принципах ее работы и правилах составления протокола ее заседания мы рассказали тут) и так далее.
Читать еще:  Должностная инструкция стропальщика

Соответственно, с инструкцией в первую очередь должны быть ознакомлены:

  • работники службы документационного обеспечения управления и отвечающие за архив;
  • руководители и иные специалисты — авторы документов.

Составление приказа

Унифицированной формы приказа об утверждении инструкции не существует. Он составляется по правилам, утвержденным на уровне организации (в том числе той же инструкцией рассматриваемого вида) и распечатывается на фирменном бланке, если организация его использует, или на листе формата А4. В этом случае в «шапке» приказа потребуется указать:

  • наименование организации или ИП;
  • юридический адрес;
  • ИНН.

В самом приказе должны присутствовать следующие обязательные элементы:

  • название документа «Приказ» и заголовок «Об утверждении инструкции по делопроизводству»;
  • преамбула, то есть основание для издания приказа. Здесь указываются ГОСТы и иные нормативные документы, в том числе и ведомственные, которые легли в основу инструкции, а также делается указание на цель ее создания. Например, «в целях организации документооборота в ООО «Страж», обеспечения учета, хранения документов»;
  • слово «приказываю»;
  • указание на дату вступления новой инструкции в силу и, если до нее действовала старая, указание на то, что она свое действие прекращает;
  • список ответственных за доведение приказа и инструкции до заинтересованных лиц;
  • должность, подпись и расшифровка подписи руководителя.

Сама инструкция выступает в качестве приложения №1 к приказу. После подписания приказа и его регистрации в соответствующее поле инструкции вводятся его дата и номер. С даты, указанной в приказе, инструкция вступает в действие.

Ознакомление и хранение

Поскольку инструкция и приказ являются неразделимыми частями одного документа, ознакомление проводится сразу и с одним, и с другим документом.

На практике это чаще всего делается с помощью листа ознакомления, который предпочтительнее озаглавить как «Лист ознакомления с инструкцией по делопроизводству», поскольку главенствующее значение в данном случае имеет не сам приказ, а утвержденный им локальный нормативный акт. Также можно ознакомить работников и посредством журнала ознакомления с ЛНА.

Рабочие копии инструкции раздаются по подразделениям, где хранятся до замены новыми. Оригинал остается в деле приказов в отделе делопроизводства и документооборота, где хранится постоянно.

Если инструкцию необходимо переутвердить, создается новый приказ. При этом в тексте приказа необходимо сделать отметку следующего типа: «С момента утверждения настоящей инструкции, инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом от _________ года № ___, свое действие прекращает».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector