Приказ о назначении ответственного за делопроизводство Образец

Инструкция: составляем приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Назначение ответственного за делопроизводство — это выбор сотрудника, который возьмет на себя работу с документацией предприятия. Этот факт необходимо зарегистрировать официально: издать приказ по основной деятельности учреждения.

Когда нужен такой приказ

Формированием и ведением документооборота обычно занимается секретарь организации. Но если секретаря в учреждении нет (или есть, но не справляется с текущими объемами), руководитель вправе вменить эти обязанности любому сотруднику. Иногда директору необходим специальный работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, если предприятие слишком большое и требует разделения документооборота по конкретным отделам.

Если вы привлекаете к работе с документами другого специалиста, обязательно оформите локальный акт. Распоряжение готовят на каждого отдельного сотрудника, которому вменяют новые обязанности.

Кто готовит

Указ пишется от имени руководителя. Оформлением занимается секретарь или иной работник, в чьи должностные обязанности входит подготовка распорядительных актов.

Как его составить

Унифицированной формы не предусмотрено. Подготовьте распорядительный акт о назначении ответственного за ведение делопроизводства в свободной форме, но с соблюдением некоторых обязательных требований:

1. Пропишите наименование (полное или краткое) вашего предприятия и проставьте основные реквизиты: дату, номер и город.
2. Дайте документу название. В заглавии всегда прослеживается суть указа — назначение сотрудника, обязанного работать с документацией.
3. Укажите основание для принятия такого решения — оптимизация с целью повышения эффективности работы конкретных отделов или предприятия в целом, уменьшение нагрузки отдельного сотрудника (секретаря), обеспечение сохранности документов и т. д.
4. Назначьте работника. Впишите его фамилию, имя, отчество и должность.
5. Опишите основные обязанности. Если есть должностная инструкция, закрепите в ней новые трудовые функции работника, а в указе о назначении сошлитесь на конкретный пункт этой инструкции.
6. Определите, кто заменит назначенное должностное лицо в случае его временного отсутствия.
7. Назначьте того, кто отвечает за исполнение распоряжения.

Документ подписывает руководитель, затем — сотрудник, которому вменили работу с документооборотом. Это означает, что он ознакомился и согласился с новыми обязанностями.

Вот примерный образец распоряжения о назначении ответственных за делопроизводство для всех типов учреждения:

«__»_____ 20__ г. № ___

О назначении ответственного за делопроизводство

В целях оптимизации делопроизводства ___________ (наименование организации)

1. С __ ___________ 20__ г. назначить ответственным за делопроизводство ________ (наименование организации) __________________________ (Ф.И.О., должность сотрудника).
2. Возложить на ответственного за делопроизводство __________ (наименование организации) следующие обязанности:

2.1. Прием, первичное рассмотрение, регистрация входящих документов.

2.2. Регистрация внутренних документов.

2.3. Регистрация исходящих документов.

2.4. Отправка корреспонденции почтой России, службой экспресс-почты.

2.5. Передача документов на рассмотрение, подпись, утверждение руководителю.

2.6. Хранение документов.

1. В периоды временного отсутствия _________________ (болезнь, командировка) обязанности ответственного за делопроизводство временно возлагаются на другого работника по указанию руководителя.
2. Специалисту по кадрам _________________подготовить приказ об увеличении объема работы _________________с доплатой согласно п. _ Правил внутреннего трудового распорядка (Положения об оплате труда).
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за _________________.

Руководитель Подпись Ф.И.О.

С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ:

А вот как выглядит образец приказа о назначении сотрудника, который отвечает за архив в организации:

Почему нельзя указывать величину доплаты за совмещение должностей

Размер доплат и надбавок — это персональная информация о сотруднике. Указывать величину вознаграждения в указах по основной деятельности недопустимо.

Все материальные поощрения фиксируются в актах по личному составу учреждения. Если вы планируете доплачивать служащему за ведение делопроизводства, подготовьте отдельное распоряжение «Об увеличении объемов работ _______ (ФИО сотрудника)» или «Об установлении доплаты (надбавки)».

Где и как хранить

Указы по основной деятельности подшиваются в папку к аналогичным распорядительным актам. По завершении отчетного периода они передаются в архив и хранятся в учреждении бессрочно (п.19 Приказа Росархива №236 от 20.12.2019).

Как вносить изменения

Если ответственный работник отказался от исполнения вмененных обязанностей или уволился, и вам необходимо назначить другое должностное лицо, сделайте новый приказ по аналогии с предыдущим документом. Любые изменения в действующие распоряжения оформляются новыми локальными актами.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Кто отвечает за делопроизводство

Само по себе существование в организации делопроизводственного подразделения (канцелярии, отдела документационного обеспечения управления, секретариата) не делает его сотрудников автоматически ответственными за делопроизводство.

Более того, ответственными за делопроизводство могут и не быть работники канцелярии, например:

• ответственными за бухгалтерские документы будут работники отдела бухучета;
• отвечать за оформление документов по личному составу будут работники отдела кадров;
• ответственными за оформление договоров будут сотрудники договорного отдела;
• ответственными за документы ограниченного доступа будут сотрудники соответствующего подразделения и так далее.

Ответственность этих лиц должна быть либо внесена в должностную инструкцию отдельным пунктом, либо закреплена приказом руководства.

Отметим, что ответственность за делопроизводство может быть поручена любому сотруднику организации при условии его согласия. В данном случае, поскольку делопроизводственные обязанности будут для сотрудника дополнительными, потребуется оформить приказ о совмещении должностей и дополнительное соглашение к трудовому договору. Исполнение этих обязанностей будет оплачиваться дополнительно.

Вне зависимости от количества ответственных за делопроизводство ответственность за документы организации перед лицом контролирующих органов в первую очередь будет нести руководитель.

Это отражено, например, в статье 7 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Вместе с руководителем к ответственности могут быть привлечены и должностные лица, допустившие нарушение.

Так, например, при неверном оформлении трудовой книжки ответственный за кадровое делопроизводство сотрудник может быть привлечен к административной ответственности как должностное лицо (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», статья 5.27 КоАП).

Составление приказа

Унифицированной формы приказа о назначении ответственного за делопроизводство не существует. Организация может использовать формы приказов, утвержденные на внутреннем уровне инструкцией по делопроизводству. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которые можно скачать и использовать в работе.

Приказ может быть оформлен как на фирменном бланке организации, так и на обычном листе формата А4. В последнем случае в верхней части листа потребуется указать сведения об организации: название, юридический адрес, ИНН/КПП. В самом документе должны иметься следующие структурные элементы:

1. заголовок приказа;
2. преамбула — то есть формальный повод к составлению приказа («с целью организации делопроизводства, обеспечения учета, хранения документов»);
3. слово «приказываю»;
4. текст приказа, в котором указываются ФИО, должность, место работы работника, назначаемого ответственным лицом;
5. перечисление обязанностей, возлагаемых приказом;
6. указание на ответственное лицо за ознакомление работника с приказом;
7. должность, подпись руководителя, ее расшифровка.

Приказы о назначении ответственных относятся к приказам по основной деятельности предприятия и хранятся постоянно.

Как составить приказ о назначении ответственного лица

Приказ о назначении ответственных лиц — это документ, который закрепляет за конкретным сотрудником круг обязанностей по определенным направлениям производственной, административной и финансовой работы. Для целей оптимизации управленческой деятельности предприятия работодатель имеет право своими нормативными актами назначать исполнителей из числа работников и руководителей подразделений.

• Как написать заявление об оскорблении
• Дают ли больничный в платной клинике
• Повышение зарплаты медработникам
• Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
• Коды 10 и 21 в больничном листе

Как возложить обязанности

Работодатели вправе назначить ответственных лиц за осуществление определенной работы отдельным распоряжением. Ответственность лиц устанавливается по конкретному направлению деятельности в рамках подразделения или всего предприятия. Например, работников назначают ответственными:

• за охрану труда;
• пожарную и электробезопасность;
• сохранность материальных ценностей (материальная ответственность) и т. д.

Унифицированного бланка для распоряжения руководства не предусмотрено: форма приказа о назначении ответственного лица свободная. Но работодатель ограничен в выборе таких лиц по направлениям профессиональной деятельности. Это ограничение обусловлено требованиями законодательства. Например, ответственным за охрану труда на предприятии определяют работника, который:

• прошел обучение по соответствующей программе;
• подтвердил знания на квалификационном экзамене и получил документ государственного образца (диплом);
• соответствует профессиональному стандарту специалиста по охране труда.

Аналогичная ситуация с пожарной и электротехнической безопасностью.

Актуальный пример приказа о назначении ответственного лица за электротехническую безопасность:

Материальная ответственность

В отличие от иных видов, матответственность распространена на весь персонал предприятия. Рамки такой ответственности ограничиваются пределами среднего месячного заработка работника либо устанавливаются в рамках обязанности возмещения полного объема причиненного ущерба (упущенная выгода взысканию не подлежит).

Любая материальная ответственность устанавливается договором (индивидуально заключенным с работником либо коллективным). Перечень должностей (работ) сотрудников, с которыми работодатель заключает договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85. В этот перечень включены:

• кассиры и работники, работающие с наличными деньгами;
• сотрудники, в том числе руководящего состава, осуществляющие депозитарную деятельность, и др.

Руководители организации и их заместители, главные бухгалтеры могут нести полную материальную ответственность, положения о которой прописываются в их трудовых договорах.

Вот образец, как правильно назначить ответственных лиц приказом:

Под материальной ответственностью работника подразумевается его обязанность возместить работодателю ущерб, который сотрудник нанес организации вследствие своих виновных действий (или бездействия).

Материальная ответственность возлагается на работника в полном объеме ( статья 243 ТК РФ ) в случае:

• недостачи ценностей, полученных на основании письменного договора или по разовому документу;
• умышленного причинения вреда;
• причинения вреда в состоянии опьянения;
• совершения преступления или административного проступка, установленных приговором суда или соответствующим государственным органом;
• разглашения конфиденциальных сведений;
• причинения ущерба не при исполнении трудовых обязанностей (после окончания рабочего времени).

Это значит, что даже если работник уволится или сядет в тюрьму за виновные действия, он все равно обязан возместить работодателю тот ущерб, который ему нанес.

До взыскания ущерба с конкретного сотрудника работодатель обязан организовать и провести проверку с целью установления размера причиненного ущерба. Для проведения такой проверки работодатель создает специальную комиссию, в ходе работы которой от виновного работника необходимо получить письменные объяснения по факту случившегося. В случае отказа или уклонения от предоставления объяснений комиссия должна составить акт в свободной форме. Без этих документов взыскание ущерба невозможно.

Как написать приказ о назначении ответственного лица

1. Заключить договор о материальной ответственности в двух экземплярах.
2. Подготовить проект приказа о назначении ответственных лиц.
3. Желательно согласовать проект приказа с юристами.
4. Подписать приказ у генерального директора.
5. Ознакомить работника с приказом под подпись.

Типовой проект договора о полной индивидуальной материальной ответственности

Материальная ответственность не применяется к работнику, если ущерб нанесен по причине:

• непреодолимой силы (стихийные природные действия);
• естественного риска (наличие производства не гарантирует наличия сбыта готовой продукции);
• необходимости или обороны (например, пришлось сломать стол, чтобы подпереть дверь в случае нападения);
• ненадлежащих условий хранения имущества по вине работодателя (продукты хранились в неисправном холодильнике).

Кроме того, работодатель вправе полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного работника ( статья 240 ТК РФ ). Порядок и условия отказа от взыскания ущерба определяются договором или иным нормативным документом работодателя: как пример — устав организации.

Внесение изменений в документы

В случае увольнения одного работника или его замены на другого работодатель оформляет документы о смене материально ответственного лица.

Однако это еще не все. При смене ответственных лиц очень часто работодатели забывают оформить один важный документ: акт о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение. Без оформления этого документа, в случае обнаружения недостачи в дальнейшем, невозможно доказать вину ответственного лица.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства

С чего начинается компания? Кто-то скажет – с идеи, кто-то – с регистрации, кто-то – с директора. И все верно. Чтобы учредить компанию официально, ее надо зарегистрировать. И первый приказ, который подпишет директор, – приказ о принятии на работу директора. Чтобы принять кого-то на работу, необходимо наличие утвержденного штатного расписания (скачать образец), а также подписанный трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Получается, что одновременно с принятием на работу генерального директора необходимо произвести назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Какие функции выполняет кадровый специалист

Специалист отдела кадров – очень нужный компании человек. Он закрывает множество важных вопросов, в частности:

• Разрабатывает и внедряет кадровую политику в компании.
• Организует кадровое делопроизводство (составляет и утверждает штатное расписание, отвечает за хранение кадровых документов, контролирует наличие личного дела каждого сотрудника, составляет графики отпусков, составляет локальные нормативные акты относительно трудового распорядка и внутренних правил компании и многое другое).
• Комплектует организацию необходимыми кадрами.
• Участвует в обучении, развитии, мотивации, повышении квалификации кадров.
• Участвует в оценке профессиональных качеств персонала, заявляет о необходимости замены, перевода специалистов.
• Изучает рынок труда, мониторит уровень оплаты различных специалистов.
• Участвует в контроле за трудовой дисциплиной, проводит мероприятия для ее улучшения.
• Знает Трудовой кодекс и организует работу с соблюдением всех правил и законов.
• Отвечает за кадровую отчетность.

Порядок назначения ответственного за кадровое делопроизводство

Часто бывает, что на момент начала деятельности компании начальника отдела кадров еще нет. В таком случае руководитель организации может оформить приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства на себя или другого сотрудника компании. В любом случае, ответственный за ведение делопроизводства назначается приказом руководителя организации. Утвержденной формы такого приказа в трудовом законодательстве нет, но мы предлагаем вам примерный образец.

Необходимо прописать в приказе, за какие конкретно документы указанный сотрудник несет персональную ответственность.

Как правило, такому сотруднику поручают ведение журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров, журнала учета личных дел, журнала выбытия работников в командировки, прибытия и осуществления отметок в командировочных удостоверениях.

Также в приказе необходимо прописать размер оклада сотрудника за выполнение вмененной функции.

В конце документа должна быть отсылка на трудовой договор (либо приложение к нему) с данным работником.

Кроме того, необходим приказ о назначении ответственного за хранение, учет и ведение трудовых книжек. Это может быть тот же или другой человек. На время отсутствия такого сотрудника локальным нормативным актом назначается работник, на которого возлагается данная ответственность временно. Трудовые книжки обязательно передавать от одного лица другому по акту приема-передачи.

В большой компании кадровое делопроизводство – сложный и многоступенчатый процесс. Для его организации целесообразно наличие специальной штатной единицы.