Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Представительские расходы оформляем документы

Как правильно документально оформить представительские расходы в 2021 году

Какие это мероприятия

По общему правилу, к представительским расходам относят затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или членов совета директоров, владельцев бизнеса.

Документальное оформление в 2021 году представительских расходов продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

  1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
  2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Налоговый учет

При налогообложении представительские расходы можно учитывать.

Так, по налогу на прибыль их берут в пределах норматива – 4% расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года. Поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих.

НДС принимают к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Общепринятые разрешенные затраты на представительство

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
  2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
  3. Услуги и затраты на буфет.
  4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

  1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
  2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
  3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Считается, что такие расходы не относятся к деловой встрече; до или после официального приема – значения не имеет тоже (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

Документальное оформление в 2021 году

Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).

Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.

Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

  1. Место и дата проведения мероприятия.
  2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

  1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
  2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2021 году. Их можно использовать на любом предприятии России.

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты на:

  • официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
  • оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.

К представительским расходам так же не относят расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

  1. Отчета о представительских расходах, который утвердил руководитель организации.
  2. Авансового отчета.

К этим отчетам сотрудник прикладывает первичные документы. Например, кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержат письма ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

Какие делать проводки

В бухучете представительские расходы в полном объеме списывают на затраты по обычным видам деятельности (п. 5 и п. 7 ПБУ 10/99). Проводки должны быть следующие:

Какие документы оформить, чтобы безопасно признать представительские расходы

Успешное развитие бизнеса невозможно без взаимодействия с представителями других компаний. Организуя встречи или переговоры, компания несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы .

Определение представительских расходов в целях налогообложения прибыли приведено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Кроме того, представительскими являются затраты на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

В Налоговом кодексе РФ содержится конкретный перечень затрат, которые относятся к представительским.

– проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, участвующих в переговорах;

– транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия, а также заседания руководящего органа и обратно;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода в ходе представительских мероприятий.

Обратите внимание: этот перечень является закрытым. Поэтому иные виды затрат представительскими не считаются. При этом в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса прямо указано, что к представительским расходам не относятся затраты налогоплательщика на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такие затраты могут быть профинансированы за счет прибыли организации после уплаты налога.

Произведенные представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения запланированных мероприятий. Таким образом, эти затраты могут быть осуществлены как в самой компании, так и в арендованном ею помещении либо в местах общественного питания (ресторан, кафе, бар и т. п.). Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода для целей налогообложения нормируются – они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процентов от затрат налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Как показывает практика проверок, при документальном оформлении бумаг, подтверждающих представительские расходы, компании очень часто допускают ошибки. Дело в том, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь на руках соответствующие первичные документы. Признание таких затрат также во многом зависит от того, как будут составлены внутренние документы компании. Их нужно оформить без ошибок, чтобы у налоговиков не возникло вопросов при проверке.

Здесь существует определенная проблема. В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

— сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;

— приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

— отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;

— акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;

— иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

— цели и результаты проведенных мероприятий;
— дата и место проведения;
— состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
— сумма затрат и т. п.

Расходы, перечисленные в отчете или других документах, должны быть подтверждены первичными документами, свидетельствующими о приобретении товаров для представительских целей или оплате услуг сторонних организаций.

Читать еще:  Служебный акт составляет и подписывает

Такие требования изложены в письмах Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

ФНС России, в письме от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852, указывает, что для признания представительских затрат в целях налогообложения прибыли достаточно первичных учетных документов, оформленных в соответствии со ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, а именно:

— документов, которые подтверждают факт приобретения товаров (работ, услуг). Эти документы могут, в частности, прилагаться к авансовому отчету;

— документов, из содержания которых следует, что данные приобретения использованы при проведении представительских мероприятий. По мнению налогового ведомства, это может быть любой первичный учетный документ (например, отчет ответственного лица, утвержденный руководителем).

В своем разъяснении налоговое ведомство ссылается на Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, в котором, в частности, говорится о необходимости сокращения количества подтверждающих документов. В этом Письме также указано, что представительские расходы можно учесть на основании любых первичных учетных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере этих затрат.

Вместе с тем, организация может составлять указанные выше документы и для других целей, например, для контроля над бюджетом. Тогда лучше сохранить их копии и для бухгалтерии — на случай, если у инспекторов все же возникнут сомнения в обоснованности представительских сумм.

Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности. Подготовку соответствующих документов можно условно разбить на три последовательных этапа, которые включают оформление:

– общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;

– документов, связанных с конкретным мероприятием;

– документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Документ, оформляемый на первом этапе, – это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказ, регламентирующий:

– перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы;

– порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

– порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании.

Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями).

Обратите внимание: бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

На втором этапе оформляют документы, связанные с подготовкой конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя компании:

– о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);

– о направлении приглашений на встречу.

Этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей.

Документы, подтверждающие представительские расходы

  • 1 Три составляющие
  • 2 Оформляем правильно

Сразу непонятно, какие документы кроме первички подтвердят представительские расходы. Все привыкли, что для подтверждения расходов, которые несет компания или ИП требуются чеки с ККТ, накладные, акты и тому подобные документы. Однако что касается представительских расходов, то требования чиновников жестче, а список документов значительно шире. Расскажем в материале про образцы документов на представительские расходы.

Три составляющие

Чтобы учесть затраты компании среди расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, нужно, чтобы они отвечали трем основным требованиям. Все затраты должны быть (п. 1 ст. 252 НК РФ):

  • экономически целесообразными;
  • документально подтвержденными;
  • направлены на получение дохода.

Понятно, что не являются исключением и представительские расходы. Документы, подтверждающие факт несения затрат должны быть оформлены в любом случае. Без выполнения этого условия уменьшить налоговую базу не получится. Вернее, уменьшить налог можно, но при выездной проверке налоговики пересчитают обязательства компании по налогу на прибыль и, как следствие, доначислят налог и назначат пени. Ничто так не вызывает интерес налоговых инспекторов, как представительские расходы. Документы для подтверждения должны быть оформлены в любом случае.

Фирмы, перешедшие на уплату налога по УСН, не могут включать расходы на осуществление представительской функции в расчет налоговой базы по единому налогу. Объясняется это тем, что такого вида затрат нет в списке расходов, которые можно учитывать при расчете упрощенного налога.

Оформляем правильно

Теперь расскажем, какие документы нужны для представительских расходов. Отметим, что составляя эти формы, нужно руководствоваться правилом «кашу маслом не испортишь». Чем больше компания оформит подтверждающих документов, тем меньше вероятность возникновения проблем с ИФНС.

Налоговое законодательство подтверждает возможность включения расходов на представительство интересов фирмы в расчет налога на прибыль (п. 2 ст. 264 НК РФ). В их составе можно учесть расходы (письмо Минфина от 15.03.2017 № 03-03-06/1/14731):

  • на проведение переговоров с представителями других организаций и покупателями, являющимися физическими лицами;
  • на организацию заседаний совета директоров или иного управляющего органа компании.

При этом список производимых расходов ограничен. Можно учесть затраты:

  • на проведение официального приема (завтрака, обеда и т.д.) или заседания, как на территории компании, так и в помещении организации общественного питания (ресторане, клубе и т.д.);
  • на доставку участников мероприятия к месту его проведения и обратно;
  • на буфетное обслуживание в ходе мероприятия;
  • на услуги переводчиков, не входящих в штат фирмы.

При проведении представительского мероприятия не возбраняется употреблять алкогольные напитки. Их стоимость также можно включить в состав представительских расходов (письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Чтобы учесть указанные затраты нужны образцы 2019 документов на представительские расходы:

  • отчет о проведении мероприятия, подписанный руководителем компании;
  • авансовый отчет (если оплата производилась через работника);
  • приказ о проведении мероприятия;
  • смету расходов на проведение представительского мероприятия.

В принципе по последним разъяснениям чиновников достаточно первых двух документов, подтверждающих представительские расходы (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288). Однако до этого контролеры требовали составлять приказ и смету, поэтому безопаснее будет не лениться и подготовить все возможные бумаги (письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

Рубрики

Эльмира Азимова

Практически каждая сделка заключается в результате предварительных переговоров. Чтобы провести благоприятное впечатление на партнеров в ходе деловой встречи, компания должна организовать ее на высоком уровне. А это значит – потратиться на еду, напитки, транспортное обслуживание и т.п.

Организуя встречи или переговоры, предприятие несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы. В Налоговом кодексе РФ содержится перечень затрат, которые относят к представительским. Это расходы на:

– проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для людей, участвующих в переговорах;

– транспортное обеспечение доставки этих людей к месту мероприятия и обратно;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы.

По мнению чиновников, этот перечень является закрытым, и иные виды затрат представительскими не считаются.

Представительские расходы в налоговом учете – это нормируемые затраты (п.2 ст. 264 НК РФ). Их включают в состав налоговых расходов фирмы в размере, не превышающем четырех процентов от расходов на оплату труда за данный отчетный (налоговый) период.

Какие бумаги оформить…

Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115). По мнению чиновников, такими документами могут быть:

– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

– смета представительских расходов;

Читать еще:  Кадровая политика организации сущность и направления Лекция

– первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.;

– акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат);

– отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).

Причем, если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:

– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

– дату и место проведения;

– состав приглашенной делегации;

– участников принимающей стороны;

– величину расходов на представительские цели.

Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.

И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.

По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными. Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки. Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор – и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.

…и как это сделать

Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности. Подготовку соответствующих документов можно условно разбить на три этапа. Это оформление:

– общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;

– документов, связанных с конкретным мероприятием;

– документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Этап первый: смета и приказ

Главный документ, оформляемый на первом этапе, – это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказы, регламентирующие:

– перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет на представительские цели;

– порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

– порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании.

Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями). Вот примерный образец такого приказа:

О представительских расходах ООО «Энергостроймонтаж» на 2008 год

1 января 2008 г. г. Москва

1. Установить на 2008 год следующие нормы представительских расходов:

Вид представительских расходов

Расходы на одного человека в день, руб.

Проведение официального приема (завтрак, обед, ужин или другое аналогичное мероприятие)

Буфетное обслуживание во время переговоров (включая напитки)

Оплата услуг переводчиков (при приеме иностранных делегаций):

– для руководителя делегации;

– для членов делегации (из расчета 1 переводчик на 5 человек)

2. Назначить ответственным за представительские расходы, правильное и своевременное оформление оправдательных документов коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить предоставление отчета о каждом проведенном представительском мероприятии не позднее трех дней после его завершения.

Директор ООО «Энергостроймонтаж» Инокентьева Т.Г. Инокентьева

Этап второй, организационно – подготовительный

На втором этапе оформляются документы, связанные с подготовкой того или иного конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя организации:

– о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);

– о направлении приглашений на встречу.

Этот документ обязательно должен отражать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей.

Вот образец такого приказа:

Об организации встречи с представителями компании «Кабельные сети»

12 июня 2008 г. г. Москва

В целях расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж приказываю:

1. Организовать в период с 19 по 20 июня 2008 года в помещении ООО «Энергостроймонтаж» переговоры с представителями ООО «Кабельные сети» по вопросу увеличения объема закупок в рамках заключенного контракта от 05.04.2008 № 15/834. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметра, производимого ООО «Кабельные сети».

2. Ответственным за организацию и проведение встречи назначить коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку сметы представительских расходов на данное мероприятие, с учетом участия в переговорах по три представителя с каждой стороны.

4. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку приглашений и информирование представителей компании «Кабельные сети» о месте и времени встречи.

Директор ООО «Энергостроймонтаж» Инокентьева Т.Г. Инокентьева

Также необходимо составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия. Она составляется на основании применяемых в организации норм расхода средств на представительские траты. После утверждения такой сметы подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдаются деньги под отчет, а в случае необходимости – оплачиваются соответствующие счета по безналичному расчету.

Этап третий: отчет

Третий, и последний, этап предусматривает оформление документов работником, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия и акт о понесенных расходах с оправдательными документами.

Если товары (услуги) на представительские цели приобрел подотчетник, оправдательными будут являться документы, выданные этому человеку соответствующими организациями (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг), счета-фактуры и т. п.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

Продукция собственного производства или покупные товары должны передаваться на представительские цели на основании соответствующих первичных документов с указанием видов и стоимости имущества (например, товарно-транспортная накладная, требование-накладная и т. п.). Если компания сама изготовила товары, направленные на представительские цели (например, какие-либо блюда приготовлены собственными силами – буфетом, столовой), расходы должны подтверждаться соответствующей калькуляцией.

Если же фирма заключила договор со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением представительских расходов будут служить этот самый договор, а также счет-заказ и акт выполненных работ (оказанных услуг). Само собой разумеется, что для вычета «входного» НДС понадобится счет-фактура, а также бумаги, свидетельствующие об оплате услуг.

Обратите внимание и на такой важный нюанс. Очень много вопросов вызывает порядок признания расходов на приобретение алкогольной продукции для проведения официального приема. Причем такие товары могут закупаться как в розничной сети, так и при буфетном обслуживании.

Сразу скажем, что формальных оснований для того, чтобы исключить такие расходы из состава представительских, нет. Согласен с этим и Минфин России (см. письмо от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136). Дело в том, что пункт 2 статьи 264 НК РФ не содержит каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях. В частности, это распространяется и на спиртные напитки. Конечно, все сказанное справедливо только при соблюдении всех необходимых требований, а также при надлежащем документальном оформлении подобных затрат.

Бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

Образец отчета о проведенном мероприятии:

директор ООО «Энергостроймонтаж»

Отчет

о проведенных деловых переговорах

1. Настоящим подтверждаю, что в период с 19 по 20 июня 2008 года в помещении ООО «Энергостроймонтаж» состоялись переговоры с представителями ООО «Кабельные сети».

2. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметра, производимого ООО «Кабельные сети».

Читать еще:  Какова ответственность организации за сохранность вещей, оставленных посетителями в отведенных для этого местах?

3. В переговорах приняли участие:

Со стороны ООО «Энергостроймонтаж»:

Со стороны ООО «Кабельные сети»:

4. В соответствии с программой встречи были проведены следующие мероприятия.

19 июня 2008 года

12.00–13.00 Официальный обед.

14.00–17.00 Осмотр складских и торговых помещений ООО «Энергостроймонтаж», ознакомление участников переговоров со схемой и процессом продаж.

20 июня 2008 года

14.00–17.00 Официальный обед и заключительный прием по поводу состоявшихся переговоров.

Коммерческий директор ООО «Энергостроймонтаж» Воскресенский Е.Н. Воскресенский

Представительские расходы. Оформляем первичные документы

В соответствии с существующим бухгалтерским, а с 1 января 2002 г. и налоговым законодательством, организация имеет право включить представительские расходы в себестоимость продукции и учесть данные затраты при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Однако для того, чтобы это сделать, организация должна иметь на руках все первичные документы, подтверждающие, что данные расходы были произведены.

Нужно отметить, что представительские расходы представляют собой планируемые и целевые расходы.

Попробуем разобраться, что же из себя будут представлять первичные документы, на основании которых можно принять к учету представительские расходы. Согласно требованиям бухгалтерского законодательства, предъявляемых к документированию бухгалтерских операций, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Причем в соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если в данном альбоме не содержится необходимой формы документа, который необходим организации, она вправе разработать нужную ей форму самостоятельно. Однако нужно иметь в виду, что такой самостоятельно разработанный документ будет признан первичным учетным документом только при условии того, что он содержит все необходимые реквизиты, а именно:

  1. наименование документа;
  2. дату составления;
  3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
  4. содержание хозяйственной операции;
  5. натуральные и денежные измерители хозяйственной операции;
  6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  7. личные подписи указанных лиц.

Данное требование к первичным документам вытекает из пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Налоговое законодательство также выдвигает аналогичное требование к документированию. Это закреплено в статье 252 НК РФ, где указано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством России.

Таким образом, включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ или услуг) возможно только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина.

Оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами состоит фактически из трех последовательных этапов:

  • оформление общих документов;
  • оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;
  • оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Первый этап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетный год. Данная смета утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров).

После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:

  • Перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;
  • Порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
  • Порядок расходования таких сумм;
  • Документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;
  • Нормы отдельных видов представительских расходов;

Второй этап документирования представляет собой оформление документов, связанных с конкретным мероприятием. К таким документам относятся приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров), приказ о направлении приглашения на встречу, содержащий в обязательном порядке цель прибытия представителей сторонней организации, и, конечно же, программа встречи с указанием даты, места, сроков проведения и Ф.И.О. участников.

Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель принимающей организации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицо за проведение официального мероприятия.

В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых, на предприятии норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

Как правило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникам предприятия под отчет. Следовательно, на предприятии должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.

Ниже приведена примерная форма Приказа по предприятию о представительских расходах:

г. Москва от 02.01.2004г.

О представительских расходах на 2004г.

Установить на 2004г. следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходов
Расходы на одного человека в день, руб.

Проведение официального приема (завтрак, обед или другое аналогичное мероприятие)
До 1000

Транспортное обслуживание
До 600

Буфетное обслуживание во время переговоров
До 200

Оплата услуг приглашенного переводчика:

для руководителя делегации;
До 500

для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек
До 400

Назначить ответственным за расходованием средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов, заместителя генерального директора Трофимова В.В.

Предоставлять отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней после окончания приема.

ООО «Мелена» Ерохин И.С.

Последний этап предусматривает оформление ответственным лицом отчета о расходах на проведение официального мероприятия и его результатов и сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими, что данные расходы произведены.

После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) ответственного за проведение официального мероприятия с оправдательными документами.

Из подотчета данные суммы списываются по истечении срока, на который они выданы, при представлении документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом необходимо составление исполнительной сметы или акта по каждому случаю приема делегации по утвержденной руководителем форме. Исполнительная смета должна содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов. Все произведенные расходы должны быть обоснованы приложенными к исполнительной смете правильно оформленными первичными документами.

Расходы на представительские цели должны быть подтверждены документами об оплате транспортных расходов, об оплате услуг переводчика, счетами предприятий общественного питания, другими первичными учетными документами.

Произвольно составленные акты не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств.

Отчет о проведении деловой встречи может быть оформлен следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ:
________________
Генеральный директор
ООО «Мелена»
Ерохин И.С.
«_05__» _февраля_ 2004г.

Отчет о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Радуга», проведенных 03-04 февраля 2004 г.

ООО «Мелена»: ООО «Радуга»:

Ерохин И.С. Иваненко П.П.

Трофимов В.В. Круглов Н.П.

Смирнова Н.Ф. Липатова Г.Н.

Организация совместного производства и реализации мебели

03 февраля 2004 г.

9.00 ч. — 12.00 ч. Переговоры

12.00ч. – 13.00ч. Обед

13.00ч. – 17.30ч. Экскурсия по мебельному комбинату, ознакомление участников переговоров с процессом производства.

04 февраля 2004г.

9.00ч – 14.00ч. Переговоры

14.00 — 16.00ч. Обед и заключительный прием по поводу состоявшихся переговоров

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Выбор читателей

Что нужно помнить об уплате НДФЛ при оплате больничного

Компенсации за неиспользованный отпуск хотят рассчитывать по-новому

Сколько нужно хранить личные карточки работников?

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector