Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
7 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Правила архивирования документов в организации

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций (в локальных актах). Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье.

Кто проводит подготовку кадровых документов в архив?

Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию. Так, если в организации архивирование еще ни разу не проводилось, а срок ее деятельности составляет уже несколько лет, одного сотрудника может быть попросту недостаточно, чтобы обработать весь массив документов.

В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников. Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности.

Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров.

Какие документы подлежат архивированию?

В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом. Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.

Например, в приказе Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба.

Вот сроки хранения некоторых кадровых документов:

  • трудовые договоры — 75 лет,
  • личные дела сотрудников — 75 лет,
  • документы о премировании — 5 лет.

В чем смысл архивирования? Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников. После увольнения же большинство документов на сотрудника уничтожать нельзя, хотя и продолжать хранить их вместе с остальными нет смысла. Вот тут и выручает процедура архивирования и передачи документов на хранение.

Куда передаются документы из отдела кадров?

Под архивом могут пониматься:

  • специализированные учреждения, где собираются документы федерального, регионального или местного значения;
  • отдельное структурное подразделение организации, которое специализируется на хранении документов.

Если в компании документооборот большой, то в ней учреждается архив, куда из всех подразделений сдаются на хранение документы. Если в организации отдельного архива нет, может быть принято решение подписать договор со специализированным учреждением, куда и будут в дальнейшем передаваться документы.

В то же время есть ряд документов, имеющих статус не просто архивных, а документов Архивного фонда РФ. Такой статус по закону получают документы, имеющие особую ценность для общества и государства (ст. 3 ФЗ «Об архивном деле»). Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением (ч. 7 ст. 6 ФЗ «Об архивном деле»).

При налаженной архивной работе документы из структурных подразделений передаются в архив организации, где происходит их систематизация, а также отбор документов, которые в силу своей значимости или длительного срока хранения должны быть переданы в специализированное архивное учреждение.

В случае прекращения деятельности организации вся документация, которая еще должна храниться, также передается в архивное учреждение. Этим может заниматься и ликвидатор (ликвидационная комиссия), но даже в таком случае документы должны быть подготовлены к передаче, т. к. иначе их не примут на хранение.

Что включает в себя подготовка дел к архивированию?

Как будут подготавливаться документы для передачи в архив организации, решается индивидуально. Так, в одних случаях в структурных подразделениях проводится минимальная работа по сбору и систематизации документации, после чего уже в архиве ответственные сотрудники проводят все необходимые работы по определению документов на хранение; в других же составление подробной описи передаваемых дел может требоваться уже от самих подразделений.

Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года:

  • каждое дело формируется в соответствии с номенклатурой;
  • дела, в которые входят документы со сроком хранения более 10 лет, подшиваются и нумеруются;
  • при необходимости составляются внутренние описи;
  • в конце каждого дела прикрепляется лист-заверитель;
  • оформляются обложки дел;
  • составляется опись всех передаваемых в архив дел.
Читать еще:  Корректировка реализации в сторону уменьшения проводки

Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение.

Таким образом, процедура архивирования подразумевает, что кадровые документы пройдут экспертизу, в рамках которой будет определена их ценность и необходимость дальнейшего хранения с указанием сроков, и все отобранные для хранения документы будут систематизированы и учтены. Уже на этапе архивации документов внутри компании необходимо так построить работу в этом направлении, чтобы сформированные дела отвечали требованиям законодательства в сфере архивного дела. Только тогда при дальнейшей передаче дел в архивные учреждения не нужно будет совершать дополнительных действий по их оформлению.

Как хранить электронные документы?

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры тоже требуется хранить пять лет, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

  • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
  • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Читать еще:  Условно постоянные и условно переменные издержки

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Архивация документов и их хранение

Ежегодно в любой среднестатистической организации накапливается огромное количество ценных бумаг. Чтобы каждый документ был на своем месте и его было легко найти, компании необходимо грамотно, и структурировано подойти к вопросу хранения. Для этого в компаниях проводят архивирование документов.

Привлекая к выполнению услуги архивации документов сотрудников «Архив и Экспертиза», вы получите качественно обработанный документальный фонд с соблюдением архивных правил. Мы оперативно приведем в порядок любые объемы и все виды документов и в случае отсутствие свободных площадей, готовы принять их на хранение в свой архив.

Оставьте контакты — менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Правила архивирования документов

При наличии хорошо организованного архива все материалы, подлежащие хранению, не будут утеряны или испорчены и в дальнейшем любой уполномоченный сотрудник сможет оперативно найти актуальную информацию.

В организациях с небольшим документооборотом для хранения выделяется отдельная комната или шкаф. На крупных предприятиях, в образовательных организациях или торговле, требуется полноценная архивация документов и хранение бумаг в специально отведённом для этого месте.

На первом этапе при подготовке бумажных носителей к передаче в архив, проводится экспертиза ценности, при которой документация разделяется на особо ценную, подлежащие долговременному хранению, и потерявшую свою актуальность, с истекшими сроками хранения.

В маленьких учреждениях, чаще всего, все важные действия выполняются секретарём или делопроизводителем, а на крупных предприятиях организацией документооборота и архивированием документов занимается отдельный работник (завархивом). Сотрудник, выполняющий эти функции должен знать законы, связанные с архивированием документации, в том числе и методики определения сроков хранения каждому типа дел.

Например, документация по личному составу, сформированная после 2003 года, должна храниться не менее 50 лет. Документы, сформированные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет.

Первичные учетные документы и приложения к ним подлежат хранению не менее 5 лет после отчетного года.

При большом обороте документообороте на предприятии должно быть организовано собственное хранилище, соответствующие нормативным условиям хранения бумажных носителей информации. Комнаты, в которых будут храниться бумаги должны обладать условиями, которые обеспечивают сохранность данных, а именно должны быть оборудованы удобными и надежными стеллажами, а также внутри помещений должен соблюдаться стабильный температурно-влажностный режим. Исключено размещение архива в жилых зданиях или помещениях бытового пользования.

При отсутствии собственного хранилища, рекомендуется воспользоваться услугами по архивации документов и их хранению, предоставляемой специализированной компанией.

Процедура подготовки документов к архивированию

Перед архивацией документов проводят предварительную обработку и анализ подобранных документов. Если осмотр выявил недочёты в документах подлежащих длительному хранению (отсутствие обязательных реквизитов, дат увольнения, подписей, печатей), в такие документы вносятся обязательные корректировки и дополнения.

Необходимо удостовериться в том, что документы представлены в оригиналах и в полном объеме, должны отсутствовать пропуски в номерах документов, приказы должны содержать необходимые приложения, а документы должны быть представлены в оригиналах.

Читать еще:  Заявление на отгул на несколько часов образец

Рекомендуется все подготовленные к упорядочению документы, в целях обеспечения конфиденциальности данных и их сохранности на момент обработки, разместить в отдельной, запирающейся на ключ комнате.

Основные этапы по подготовке дел к хранению

Архивирование документов состоит из следующих процессов, часть из которых может осуществляться параллельно, а иные в четком порядке. Рекомендуем начинать формирование дел, только после того, как вы убедитесь, что все документы, которые должны быть упорядочены, находятся в вашем ведении. Ниже приведена последовательность, обязательных к выполнению этапов работ:

  • Сбор и выявление всех документов, размещение их в месте выполнения работ.
  • Расшивка ранее скрепленных и переплетенных дел.
  • Изучение состава, определение сроков хранения материалов;
  • Упорядочение и складывание документов по типам, группам и срокам хранения (формирование из россыпи);
  • Нумерация каждого листа сформированного дела;
  • Переплет, оформление обложки и корешка дела;
  • Составление описей
  • Размещение итоговых, переплетенных дел в архиве организации
  • Составление акта и уничтожение документов с оконченными сроками хранения.

Подготовка и передача дел на хранение — это очень кропотливая и ответственная работа, с большим количеством нюансов. Как правило, для проведения данных видов работ, организации привлекают внешние архивные компании или внештатных архивистов по договорам ГПХ. При привлечении к архивации внешних работников, возникает задача провести квалифицированную оценку полученных результатов и их соответствие требованиям Росархива. Также, немаловажным моментом является предоставляемый исполнителем гарантийный срок, в течение которого, все возможные выявленные недочеты будут устранены на бесплатной основе.

Правила архивного хранения документов

Кто-то из великих людей однажды сказал: «Без архива нет истории, а без истории нет прогресса. Архивы — хранилища человеческого знания и опыта». Это касается не только глобальных вопросов, но и деятельности небольших компаний. Благодаря архивной документации можно ознакомиться с основными вехами развития организации, предприятия, учреждения, узнать об основных особенностях, успехах и неудачах. Но с перечисленными задачами на 100% справится только правильно организованный архив.

Как подготовить и передать документы на архивное хранение

Первый шаг — определение научно-практической ценности документов. В результате принимается решение относительно того, какие бумаги нужно передать в архив, а какие можно уничтожить. Документация для архива группируется в дела. На титульной стороне каждой папки указывается такая информация:

  • полное название организации и структурного подразделения;
  • порядковый номер и заголовок дела;
  • срок хранения согласно номенклатуре.

Также стоит обратить внимание на такие важные этапы, как составление описи дел и брошюровка документов. Под описью понимается структурирование бумаг, позволяющее работникам архива быстро ориентироваться в информации. Создание переплета упрощает и хранение, и перевозку, и выполнение других манипуляций с документами.

Передача документации в архив проводится на основании описи. Представитель архива проверяет, правильно ли сформированы и оформлены дела, нет ли отклонений от предоставленной описи, есть ли какие-то недостатки. Выполненные действия подтверждаются актом приема-передачи документов с подписями обеих сторон — сотрудника организации и представителя архива.

Требования к архивным помещениям

После согласования всех деталей документы перевозятся в архив. Здание, как правило, состоит из нескольких отдельных помещений. Главное из них — хранилище. Оно изолировано от остальных комнат и нередко находится под охраной. Также есть помещение для приема и первичной обработки документации, учетно-информационный отдел и кабинеты персонала. Основные требования заключаются в следующем:

  • строгое соблюдение пожарной безопасности (скрытая проводка, герметичные розетки, отсутствие нагревательных приборов, наличие современных средств пожаротушения);
  • оптимальный температурный и влажностный режим (температура воздуха — +17…+19 °С, уровень влажности воздуха — 50-55%);
  • высокий уровень безопасности (охранная сигнализация, решетки на окнах, металлические входные двери с надежными замками).

В архиве должен быть предусмотрен минимум один вариант экстренной эвакуации хранилища при возникновении форс-мажорных ситуаций. Еще одно важное условие — использование удобных стеллажей, которые не будут препятствовать поиску нужной папки по дате создания архива, теме, названию организации, отрасли деятельности и другим параметрам.

Сроки хранения архивных документов

Сроки хранения документов в архиве регулируются федеральным законодательством РФ. Например, научная документация должна храниться 15 лет, патенты на изобретения, конструкторские и технологические бумаги, проектная документация по капитальному строительству — 20 лет, оригиналы трудовых книжек и дипломов — 50 лет, документы по личному составу и записи нотариальных действий — 75 лет.

Есть и такие документы, которые хранятся минимальный срок: графики отпусков — 1 год, учетные данные, подтверждающие стаж сотрудника — 3 года, отчеты по технике безопасности и документы о командировках — 5 лет. А вот личные дела руководителей и коллективные договоры должны находиться в архиве постоянно. Больше информации по этому вопросу вы всегда можете узнать у наших сотрудников по телефону +7 (800) 222-50-21.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector