Положение об отделе делопроизводства предприятия
Положение об отделе документационного и информационного обеспечения
I. Общие положения
1. Отдел документационного и информационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Отдел документационного и информационного обеспечения возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет _______ заместителя(ей).
начальником отдела документационного и информационного обеспечения.
7. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе отдела, другие работники назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения.
8. В своей деятельности отдел документационного и информационного обеспечения руководствуется:
8.1. Уставом предприятия.
8.2. Настоящим положением.
8.3. .
9. .
II. Структура
1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)
2. Отдел документационного и информационного обеспечения имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
Отдел документационного и информационного
обеспечения
Бюро (сектор, группа)
внедрения технических
средств
3. Положения о подразделениях отдела документационного и информационного обеспечения (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп; заместителем(ями) начальника отдела)
III. Задачи
1. Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия.
2. Информатизация подразделений предприятия.
3. Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия.
4. Совершенствование информационного и документационного обеспечения на предприятии на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.
5. Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи.
6. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в деятельности предприятия.
7. .
IV. Функции
1. Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений предприятия.
2. Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях предприятия.
3. Создание и сопровождение справочно-информационного фонда предприятия.
4. Ведение делопроизводства.
5. Внедрение и совершенствование автоматизированной системы «Делопроизводство», сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных.
6. Формирование сводной номенклатуры дел предприятия.
7. Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства предприятия.
8. Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов.
9. Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.
10. Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции.
11. Обеспечение подразделений предприятия печатями и штампами.
12. Машинописное изготовление документов.
13. Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ.
14. Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники.
15. Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.
16. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.
17. Обеспечение оперативного прохождения на предприятии документов и служебной корреспонденции.
18. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирование локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию.
19. Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота.
20. Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий.
21. Ведение и развитие программно-информационного фонда предприятия, в том числе лицензий и программ, приобретенных предприятием, отделом.
22. Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов.
23. Организационно-методическое руководство службами делопроизводства на предприятии (в структурных подразделениях).
24. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.
25. Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий.
26. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
27. Создание кабинетных библиотек предприятия.
28. Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям сотрудников подразделений.
29. Анализ печатных и электронных средств массовой информации.
30. Создание информационного банка данных, видео- и фонотеки по материалам СМИ.
31. Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации, переписки с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний.
32. .
V. Права
Отдел документационного и информационного обеспечения имеет право:
1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделений предприятия и докладывать руководству о результатах проверок.
2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимую для выполнения контрольных функций отдела.
3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях предприятия с нарушением инструкции по делопроизводству.
4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и ведения архива.
5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов.
6. .
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует:
1. Со всеми подразделениями предприятия — по вопросам:
— ведения делопроизводства;
— организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений;
— подготовки и представления документов;
— передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации;
— получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению;
— информационного обеспечения деятельности предприятия;
— .
(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)
— по вопросам:
— обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями;
— обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
— .
3. Со службами АСУ по вопросам разработки и внедрения информационных технологий и применения средств вычислительной техники.
4. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
(наименование структурного подразделения)
— по вопросам: _______________________________________________________
получения ___________________________________________________________
предоставления ______________________________________________________
VII. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела документационного и информационного обеспечения.
2. На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению возложенных на него задач и функций.
2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.3. Сохранность принятых в работу документов.
2.4. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.
2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.
2.7. Соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации сотрудниками отдела в служебных целях.
2.8. .
3. Ответственность сотрудников отдела документационного и информационного обеспечения устанавливается их должностными инструкциями.
Положение об отделе делопроизводства предприятия
от 16 июля 2012 года N 1043
О ПОЛОЖЕНИИ ОБ ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОТРАСЛЕЙ ЖИЗНЕОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КЕМЕРОВО
1. Утвердить Положение об отделе делопроизводства отраслей жизнеобеспечения городского хозяйства администрации города Кемерово согласно приложению.
2. Постановление вступает в силу с момента подписания.
3. Управлению по социальной и информационной политике (Е.А.Дубкова) опубликовать настоящее постановление в газете «Кемерово».
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы города по вопросам жизнеобеспечения городского хозяйства В.И.Вильчикова.
Приложение
к постановлению администрации
города Кемерово
от 16 июля 2012 года N 1043
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОТРАСЛЕЙ ЖИЗНЕОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КЕМЕРОВО
1. Общие положения
1.1. Отдел делопроизводства отраслей жизнеобеспечения городского хозяйства администрации города Кемерово (далее по тексту — Отдел) является структурным подразделением администрации города и непосредственно подчиняется заместителю Главы города по вопросам жизнеобеспечения городского хозяйства (далее — заместитель Главы города). Сокращенное название Отдела — ОДЖГХ.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области, Уставом города Кемерово, правовыми актами органов местного самоуправления, настоящим Положением.
1.3. Отдел осуществляет документационное обеспечение структурных подразделений жизнеобеспечения городского хозяйства администрации города: управления жилищно-коммунального хозяйства, управления дорожного хозяйства и благоустройства, управления транспорта, связи и организации дорожного движения, управления финансирования отраслей жизнеобеспечения городского хозяйства, управления энергосбережения и взаимодействия с организациями коммунального комплекса (далее — Управления).
1.4. Отдел имеет печать, которая используется для оформления документов в сфере кадрового делопроизводства, осуществляемого Отделом в пределах полномочий, предоставленных настоящим Положением, и штампы для входящих документов. Печать хранится в сейфе у начальника отдела.
1.5. Адрес нахождения отдела: 650000, г. Кемерово, просп. Советский, 54.
2. Основные задачи Отдела
2.1. Организация делопроизводства в Управлениях в соответствии Регламентом работы администрации города и с Инструкцией по делопроизводству.
2.2. Обеспечение функционирования в Управлениях единой системы делопроизводства.
2.3. Контроль за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в Управлениях.
2.4. Подготовка повесток, протоколов совещаний, встреч, приемов, проводимых заместителем Главы города и оказание содействия в данной работе руководителям Управлений.
2.5. Подготовка документов Управлений к передаче в государственный архив в соответствии с действующим порядком.
2.6. Совершенствование форм и методов работы с документами, обеспечение сокращения документооборота.
3. Основные функции Отдела
3.1. Обработка, регистрация и передача на исполнение документов, поступающих в адрес заместителя Главы города и Управлений, отправка адресатам исходящей корреспонденции.
3.2. Организация своевременного рассмотрения поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись заместителю Главы города и руководителям Управлений.
3.3. Осуществление контроля за своевременной подготовкой ответов на обращения граждан, переданных для рассмотрения заместителю Главы города и руководителям Управлений.
3.4. Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование заместителя Главы города и руководителей Управлений по этим вопросам.
3.5. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в Управлениях.
3.6. Выполнение копировальных и множительных работ.
3.7. Обеспечение кадрового делопроизводства в отношении руководителей подведомственных муниципальных предприятий и учреждений, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляет заместитель Главы города.
4. Права и обязанности
4.1. Для выполнения задач и функций Отдел имеет право:
4.1.1. Запрашивать у структурных подразделений администрации города, организаций, входящих в сферу жизнеобеспечения города, информацию, необходимую для работы заместителя Главы города.
4.1.2. Возвращать Управлениям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.3. Пользоваться в установленном порядке информационными банками данных администрации города, компьютерной и копировальной техникой, системой связи и коммуникаций.
4.1.4. Взаимодействовать с другими структурными подразделениями администрации города по вопросам документационного обеспечения и внедрения мероприятий по совершенствованию стиля и методов работы с документами.
4.1.5. Давать разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.2. Для выполнения задач и функций работники Отдела обязаны:
4.2.1. В своей деятельности соблюдать требования законодательства Российской Федерации.
4.2.2. Осуществлять полномочия в соответствии с должностными инструкциями, нести ответственность за полное, своевременное и качественное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2.3. Поддерживать уровень квалификации, необходимый для исполнения должностных обязанностей.
5. Организация деятельности Отдела
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города по представлению заместителя Главы города.
5.2. Штатное расписание Отдела утверждается распоряжением администрации города.
5.3. Назначение на должность и освобождение от должности работников Отдела, осуществляются заместителем Главы города по представлению начальника Отдела.
5.4. Начальник Отдела:
5.4.1. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью Отдела, организует его работу в соответствии с настоящим Положением.
5.4.2. Распределяет обязанности между работниками Отдела, утверждает их должностные инструкции, принимает меры по поддержанию и соблюдению трудовой дисциплины.
5.4.3. Осуществляет координацию работы сотрудников Отдела в выполнении возложенных на них задач и функций.
5.4.4. Подписывает и визирует документы в соответствии с компетенцией Отдела.
5.4.5. Ходатайствует в установленном порядке о поощрении работников Отдела, и применении к ним дисциплинарных взысканий.
5.4.6. Осуществляет иные права и обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Кемеровской области, правовыми актами органов местного самоуправления города Кемерово, настоящим Положением, должностной инструкцией.
5.5. Во время отсутствия начальника Отдела его обязанности временно исполняет один из работников Отдела.
Начальник управления делами
В.И.ВЫЛЕГЖАНИНА
Положение об отделе делопроизводства и организационной работе префектуры Заводского района г. Грозного
Приложение к распоряжению префектуры Заводского района
от « » ____________ 2012 г. № ____
П О Л О Ж Е Н И Е
об отделе делопроизводства и организационной работе префектуры
Заводского района г. Грозного
1. Общие положения
1. 1. Отдел делопроизводства и организационной работы префектуры образован с целью оперативного организационно-технического обеспечения аппарата префекта района, его заместителей, отделов, ведения делопроизводства всех видов управленческих документов.
1.2. Отдел делопроизводства и организационной работы возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от нее префектом района, подчиняемый непосредственно префекту района.
1.3. В своей деятельности отдел делопроизводства и организационной работы руководствуется Конституцией РФ, законами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Чеченской Республики, другими нормативными документами, Положением о префектуре Заводского района г. Грозного и инструкциями по работе с документами.
1.4. Отдел делопроизводства и организационной работы формируется в соответствии с квалификационными требования к лицам, замещающим или претендующим на замещение муниципальных должностей в префектуре Заводского района г. Грозного.
1.5. Отдел делопроизводства и организационной работы имеет круглую печать с обозначением своего наименования. При отправке корреспонденции отдел пользуется угловым штампом префектуры района и при необходимости гербовой печатью.
1.6. Отдел делопроизводства и организационной работы несет ответственность за своевременное выполнение возложенных на него задач и функций, состояние трудовой дисциплины в коллективе.
2. Основные задачи отдела
2.1. Основными задачами отдела делопроизводства и организационной работы являются:
— обеспечение четкой организации делопроизводства в префектуре района в соответствии с основными положениями Единой государственной системы делопроизводства и инструкции о его ведении, разработка и внедрение мероприятий по рациональной постановке делопроизводства,
— осуществление методического руководства работой по ведению делопроизводства в отделах префектуры района,
— составление проектов распоряжений, приказов, осуществление контроля над принятыми распоряжениями, приказами префекта района,
— организация работы по учету всех видов документов, поступающих в адрес префектуры, осуществление контроля за сроком их прохождения и исполнения, отправление всей исходящей корреспонденции, обеспечение оформления и выдачи удостоверений работникам префектуры района,
— формирование массива всех исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел
— осуществление контроля за состоянием работы с документами, внесение предложений по ее улучшению, обобщение и распространение положительного опыта ведения делопроизводства
— обеспечение печатания, размножения, рассылки всех необходимых документов
— организация технической учебы и проведение мероприятий по дальнейшему совершенствованию делопроизводства, оказание методической помощи по вопросам улучшения делопроизводства в отделах
— осуществление организационно-технического обеспечения совещаний при префектуре, проводимых официальных мероприятий, собраний, сходов и т. д.
— осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству
— регулирование хода исполнения документов в срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам
— разработка сводной номенклатуры дел префектуры, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации
— организация контроля за работой с документами в отделах префектуры района
— разработка планов организационной работы префектуры района и обеспечение их реализации
— осуществление контроля и обеспечение деятельности комиссий
— организация мероприятий по подготовке и проведению на территории района выборов в органы государственной власти, органы местного самоуправления, референдумов, осуществление контроля над исполнением планируемых мероприятий, оказание содействия избирательным комиссиям в осуществлении полномочий
— организация и проведение совещаний, семинаров, конференций и других мероприятий, проводимых в префектуре района
— обеспечение взаимодействия с руководителями округов в решении организационных вопросов.
3. Права и ответственность отдела делопроизводства и организационной работы
3.1. Отдел делопроизводства и организационной работы имеет право:
— контролировать и требовать от начальников отделов префектуры района выполнения установленных правил работы с документами
— запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы отдела делопроизводства и организационной работы
— проводить проверку организации делопроизводства в отделах и доводить итоги проверок до сведения префекта района для принятия соответствующих мер
— привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства
— возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований
— вносить предложения префекту района о применении административных мер во всех случаях нарушения должностными лицами установленных правил работы с документами
— участвовать в обсуждении руководством префектуры вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними
— привлекать с разрешения префекта района специалистов предприятий, организаций, учреждений, расположенных на территории района для участия в проводимых отделом проверок, либо в подготовке вопросов к заседаниям и совещаниям
— проводить семинары, совещания, инструктирование работников префектуры по вопросам организационной деятельности.
3.2. Отдел делопроизводства и организационной работы несет ответственность за:
— обеспечение установленного порядка работы с документами в префектуре
— выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников
4. Взаимодействие отдела делопроизводства и организационной работы с другими структурными подразделениями.
4.1. Со структурными подразделениями префектуры по вопросам документационного обеспечения.
4.2. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
4.3. С отделом учета и отчетности – по вопросам труда и заработной платы работников.
4.4. С административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями.
Начальник отдела Д и ОР
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе делопроизводства и организационной работы
Префектуры Заводского района г. Грозного
1. Начальник отдела –
2. Заместитель начальника отдела – .
3. Главный специалист отдела –
4. Ведущие специалисты отдела:
Приложение. Положение об отделе делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска
Приложение
Утверждено
постановлением
Администрации города
от 20 сентября 2017 г. N П-687
Положение
об отделе делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение об отделе делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска (далее — Положение) определяет статус отдела делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска (далее — отдел), его задачи, функции, прав, основы взаимодействия и порядок прекращения деятельности отдела.
1.2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Ямало-Ненецкого автономного округа, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, иными нормативными правовыми актами органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального образования город Ноябрьск и иными муниципальными правовыми актами муниципального образования город Ноябрьск, настоящим Положением.
1.3. Отдел является структурным подразделением управления делами Администрации города Ноябрьска, не обладающим правами юридического лица.
1.4. Отдел подотчетен управляющему делами Администрации города Ноябрьска (далее — управляющий делами).
1.5. Отдел имеет штампы и бланки со своим наименованием.
1.6. Основные задачи отдела:
1) организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в Администрации города Ноябрьска (далее — Администрация);
2) обеспечение опубликования в официальных средствах массовой информации правовых актов Администрации города и контроль за своевременностью опубликования средствами массовой информации указанных документов;
3) разработка и осуществление мер по совершенствованию делопроизводства, упрощению механизма прохождения документов, улучшению качества подготовки и оформления документов, разработка методических рекомендаций, положений и других документов по вопросам контроля в виде муниципального правового акта.
II. Функции отдела
Отдел в целях реализации возложенных на него задач осуществляет следующие функции:
2.1. организацию работы с документами, поступающими на имя Главы Администрации города, и с документами за подписью Главы Администрации города, а также заместителей Главы Администрации, предусматривающими снятие с контроля;
2.2. обеспечение непрерывности документооборота, соблюдение четкого порядка движения, хранения и поиска документов;
2.3. обеспечение функционирования в структурных подразделениях единой системы делопроизводства;
2.4. проведение работы по совершенствованию форм и методов делопроизводства на основе применения современной электронно-вычислительной, копировательно-множительной техники;
2.5. обеспечение своевременного прохождения документов в Администрации, в случае необходимости — постановку их на контроль;
2.6. составление отчетов о прохождении документов в рамках программного обеспечения деятельности отдела, анализ общего состояния документооборота;
2.7. обеспечение контроля исполнения документов ответственным исполнителем на основании утвержденного Порядка организации контроля исполнения документов в Администрации города Ноябрьска;
2.8. доведение до исполнителей поручений Главы Администрации города, заместителей Главы Администрации, налагаемых в виде резолюций и поручений с рабочих совещаний, постановку их на контроль;
2.9. проверку правильности оформления на предмет наличия орфографических, пунктуационных и технических ошибок в проектах муниципальных правовых актов (далее — МПА), письмах за подписью Главы Администрации города;
2.10. проверку на предмет наличия орфографических и пунктуационных ошибок в проектах решений Городской Думы муниципального образования город Ноябрьск, предусматривающих согласование Главой Администрации города;
2.11. передачу МПА на подпись Главе Администрации города и заместителям Главы Администрации, писем Главе Администрации города, их регистрацию;
2.12. заверение и выдачу копий МПА в соответствии с реквизитом «рассылка»;
2.13. проведение работы по определению типов наименований, эскизов и необходимого количества бланков с изображением герба муниципального образования город Ноябрьск, установлению их нумерации; учет выдачи, хранение пронумерованных бланков с изображением герба муниципального образования город Ноябрьск;
2.14. формирование сводной номенклатуры дел Администрации, отдела, описи дел Администрации, организацию хранения документов, подлежащих к сдаче в муниципальный архив на постоянное хранение, согласно утвержденной описи дел;
2.15. обеспечение выполнения заданий по доставке корреспонденции за подписью Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, управляющего делами, руководителей структурных подразделений Администрации без права юридического лица;
2.16. прием телетайпограмм, факсограмм и документов, поступивших по электронной почте в адрес Главы Администрации города, отправку телетайпограмм, факсограмм, передаваемых от лица Главы Администрации города;
2.17. тиражирование служебных документов, связанных с обеспечением деятельности Главы Администрации города;
2.18. изучение практики работы отделов делопроизводства других муниципальных образований с целью обеспечения применения их опыта работы, принятие мер к повышению квалификации сотрудников отдела;
2.19. передачу документов для опубликования в официальных средствах массовой информации правовых актов Администрации города;
2.20. обеспечение контроля за своевременностью опубликования средствами массовой информации указанных документов.
III. Права отдела
3.1. Отдел в целях реализации возложенных на него задач и функций имеет право:
3.1.1. для выполнения своих функций и задач запрашивать и получать необходимую информацию от структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений, осуществляющих свою деятельность на территории муниципального образования город Ноябрьск, а также за его пределами;
3.1.2. принимать участие в подготовке проектов муниципальных правовых актов органов местного самоуправления муниципального образования город Ноябрьск в пределах компетенции отдела;
3.1.3. разрабатывать методические материалы и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
3.1.4. устанавливать связи, вести переписку с целью обмена опытом, получения консультаций по спорным вопросам с аналогичными службами других муниципальных образований, органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа;
3.1.5. иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления.
IV. Руководство и организация работы отдела
4.1. Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности на основании распоряжения Администрации города.
4.2. В период временного отсутствия начальника отдела его должностные обязанности может исполнять один из специалистов отдела на основании распоряжения Администрации города.
4.3. Начальник отдела:
4.3.1. осуществляет руководство работой отдела, обеспечивает решение возложенных на отдел задач;
4.3.2. подготавливает отчеты о деятельности отдела;
4.3.3. вносит управляющему делами предложения о поощрении специалистов отдела и применении к ним дисциплинарных взысканий;
4.3.4. распределяет задания между специалистами отдела;
4.3.5. согласовывает предоставление отпусков специалистам отдела;
4.3.6. разрабатывает и представляет управляющему делами для согласования Положение об отделе, изменения и дополнения в Положение об отделе;
4.3.7. вносит управляющему делами предложения об освобождении от должности специалистов отдела;
4.3.8. осуществляет иные полномочия в соответствии с муниципальными правовыми актами муниципального образования город Ноябрьск.
V. Взаимодействие отдела
5.1. Для реализации возложенных задач отдел осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Администрации, заместителями Главы Администрации, Городской Думой муниципального образования город Ноябрьск, органами государственной власти, предприятиями, организациями.
VI. Прекращение деятельности отдела
6.1. Прекращение деятельности отдела осуществляется в соответствии с муниципальным правовым актом Администрации в установленном порядке.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
