Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Положение о расчетах с подотчетными лицами образец

О безупречных расчетах с подотчетными лицами

По новым правилам выдавать деньги под отчет нужно по заявлениям работников.

Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме о получении денежных средств под отчет.

Руководитель организации собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.

Бланк заявления можно разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к локальному положению о расчетах с подотчетными лицами (см. примерный образец).

В этом же положении можно прописать перечень подотчетных лиц, сроки проверки авансовых отчетов и окончательного расчета с сотрудниками.

О том, что эти сроки руководитель организации устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях.

Также в локальном Положении о подотчетных лицах обычно прописывают срок, в течение которого работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы с момента окончания исполнения ими поручения, на которое выдавались подотчетные суммы. Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом.

Как и раньше, это три рабочих дня.

Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.).

Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.

Обратите внимание: локальное положение о расчетах с подотчетными лицами не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: на него удобно ссылаться при возникновении вопросов к подотчетным лицам и у работников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами.

Обязательно пропишите в локальном Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущей подотчетной сумме.

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен был отчитаться по ранее полученному авансу. То есть сдать авансовый отчет и все оправдательные документы.

При этом неизрасходованные деньги могли переходить на следующий подотчет.

Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток с предыдущего аванса.

Если работник не вернул остаток средств по предыдущему авансу, выдавать ему под отчет новую сумму нельзя.

И еще один важный момент — о подтверждающих документах.

В зависимости от ситуации они могут быть разными. Прописав в Положении четкие требования к их составу и оформлению, мы уменьшим количество проблем с учетом расходов при расчете налога на прибыль и вычетами НДС.

Если подотчетное лицо вовремя не вернуло остаток средств, нам придется удерживать его из его зарплаты.

В этом случае нам потребуется приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты сотрудника (в произвольной форме). Приказ нужно издать не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ).

Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Взыскивая долг, не забываем, что из месячной зарплаты можно вычесть не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 Трудового кодекса РФ).

И еще. Нам необходимо периодически проводить ревизию счета 71 на наличие просроченных подотчетов. Делать это лучше ежемесячно. Иначе возможны проблемы при проверке НДФЛ.

Если выяснится, что к началу проверки организация не предприняла никаких действий по взысканию долга, инспекторы могут переквалифицировать дебиторскую задолженность подотчетных лиц в доход работника-подотчетного лица и, как следствие, доначислить НДФЛ, а также штраф и пени.

    Итак, главное в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Эти пункты стоит включить в локальное Положение:
  • 1 Сроки проверки и утверждения авансовых отчетов.
  • 2 Сроки окончательных расчетов с сотрудниками.
  • 3 Срок, в который работники должны передавать авансовые отчеты и оправдательные документы.
  • 4 Правило о том, что работник может получить деньги, только если погасил долг по предыдущему подотчету.
  • 5 Перечень документов, подтверждающих затраты.

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Положение о расчетах с подотчетными лицами

  • 1. Общие положения
  • 2. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет
  • 3. Порядок действий кассира при приеме и выдаче денежных средств под отчет

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[подпись, Ф. И. О., должность лица,
утверждающего положение]

[число, месяц, год]

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение о расчетах с подотчетными лицами в [наименование организации] (далее — Положение, организация) устанавливает единый порядок выдачи наличных денежных средств из кассы организации.

1.2. Настоящее Положение регулирует отношения уполномоченных лиц организации по работе с денежной наличностью и работников (лиц, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера), получающих наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации (далее — подотчетные лица).

1.3. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем организации из числа своих работников (далее — кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

2. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет

2.1. Выдача наличных денежных средств работникам из кассы организации под отчет производится на следующие цели: [вписать нужное].

2.2. Перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, устанавливается приказом руководителя организации.

2.3. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

2.4. Выдача наличных денежных средств под отчет осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному согласно письменному заявлению подотчетного лица.

Заявление подотчетного лица составляется в произвольной форме и должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

2.5. Работники, получившие денежные средства под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, или со дня выхода на работу, предъявить [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии — руководителю организации] авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

2.6. В авансовом отчете работник, получивший денежные средства под отчет, должен отразить все произведенные расходы.

2.7. Проверка авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии — руководителем организации], его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются [срок, установленный руководителем].

2.8. При получении авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии — руководителем организации] проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

2.9. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету.

2.10. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.

2.11. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

2.12. На основании данных утвержденного авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

3. Порядок действий кассира при приеме и выдаче денежных средств под отчет

3.1. При получении расходного кассового ордера 0310002 кассир проверяет:

Читать еще:  Форма 1Предприятие образец заполнения с пошаговой инструкцией

— наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии — руководителя] и ее соответствие образцу;

— соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

— наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002.

3.2. Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее — документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность.

3.3. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 или в доверенности.

3.4. При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере 0310002 фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

3.5. В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее заверенные копии. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002.

3.6. При выдаче наличных денег кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи.

3.7. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере 0310002.

3.8. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере 0310002 соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

3.9. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подписывает его.

3.10. Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру 0310001.

3.11. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет:

— наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии — руководителя организации] и ее соответствие образцу;

— соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

— наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.

Примечание. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

3.12. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

3.13. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

3.14. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.

3.15. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001.

3.16. При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает и передает [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии — руководителю] для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.

Положение о расчетах с подотчетными лицами: образец

polozhenie_o_raschetah_s_podotchetnymi_licami_obrazec.jpg

Похожие публикации

Положение о расчетах с подотчетными лицами – это внутренний документ, который регламентирует порядок ведения расчетов по подотчетным суммам. Благодаря разработке и утверждению данного Положения руководство организации сможет избежать возникновения спорных ситуаций с персоналом и налоговой службой, а бухгалтер будет учитывать факты хозяйственной деятельности на законных основаниях. В документе необходимо рассмотреть важные моменты, которые не регламентированы на законодательном уровне.

Унифицированной формы Положения не существует, каждая организация разрабатывает его в свободной форме с учетом специфики своей деятельности. Содержание документа не должно противоречить законодательным нормам. С текстом Положения нужно ознакомить под подпись всех сотрудников организации, которые получают подотчетные средства и должны сдавать авансовые отчеты.

Обязательно ли составлять положение о подотчете

Положение о расчетах с подотчетными лицами, образец которого можно найти ниже, выполняет ряд важных задач:

  • регламентирует порядок ведения расчетов с сотрудниками, которые получают денежные средства подотчет;
  • обеспечивает полный контроль за движением выданных сумм и их использованием;
  • обеспечивает контроль за правильностью отображения операций в бухгалтерском учете;
  • обеспечивает сохранность денежных ресурсов организации.

Законодательство не требует, чтобы субъекты хозяйствования в обязательном порядке оформляли данный документ. Но многие организации уже на практике убедились в том, насколько полезно иметь его под рукой. От возникновения споров с работниками-подотчетниками не застрахован никто, и в таком случае работодатель сможет доказать свою правоту ссылаясь на нормы Положения.

Что включить в Положение

Стандартная структура Положения предполагает наличие следующих разделов:

  • Раздел «Общие положения». Здесь следует прописать, с какой целью было разработано Положение, какие расходы относятся к подотчетным суммам и кто является подотчетным лицом в компании. Также нужно дать определение другим понятиям, встречающимся в тексте документа, перечислить нормативные акты, учитываемые при разработке Положения.
  • Раздел «Порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам».
  • Раздел «Порядок предоставления и проверки авансовых отчетов».
  • Подпись руководителя организации, утвердившего документ, с расшифровкой.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами на 2020 год будет приведен далее. Его можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации, удалив ненужные пункты или внеся дополнительные данные.

При составлении Положения следует ориентироваться на следующие нормативные документы:

  • Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
  • Указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017).
  • Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010).
  • ТК РФ.

Какие еще моменты следует рассмотреть в Положении:

  • Процедуру выдачи денежных средств. Для получения денег необходимо заявление работника либо издание приказа руководителя о выдаче денег в подотчет. Также следует указать, на какие цели могут быть выданы деньги.
  • Перечень сотрудников, которые будут получать средства. Список подотчетных лиц можно утвердить отдельным приказом или оформить в виде приложения к Положению.
  • Максимальную сумму денежных средств, которую может получить работник.
  • Способы получения работником подотчетных сумм (в кассе предприятия, перечисление на корпоративную карту или др.).
  • Срок предоставления сотрудником в бухгалтерию авансового отчета и документов, подтверждающих факт расхода денег.
  • Перечень документов, которые работник должен сдать вместе с авансовым отчетом.
  • Перечень реквизитов, которые должны содержать первичные документы.
  • Ответственность работника-подотчетника за несвоевременную сдачу авансового отчета и за предоставление первичных документов, которые содержат заведомо ложную информацию.
  • Сроки проверки авансового отчета бухгалтером по целям использования и итоговой сумме, порядок утверждения документа и принятия его к исполнению.
  • Сроки окончательных расчетов с подотчетным персоналом.
  • Порядок удержания денежных средств из заработной платы сотрудника в том случае, если он не вернул в установленный срок задолженность по подотчетным суммам.
  • Порядок действий работника если деньги не были потрачены на оговоренные цели.
Читать еще:  Выплата стимулирующих ответы на часто задаваемые вопросы

Между бухгалтерами и подотчетными сотрудниками нередко возникают споры по поводу подтверждающих документов. Во избежание этого в Положении нужно прописать четкие требования к их составу и оформлению. Сейчас не действует запрет на выдачу в подотчет денег сотруднику, который еще не вернул оставшуюся сумму по предыдущему авансу, поэтому работодатель вправе сам установить порядок выдачи новых подотчетных сумм таким лицам.

Скачать Положение о расчетах с подотчетными лицами можно ниже.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Образец положения о подотчетных лицах

Положение о подотчетных средствах — это документ, который регулирует принятый на предприятии порядок выдачи сотрудникам денег под отчет. Разрабатывается он с учетом специфики компании и утверждается приказом руководителя.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Обратимся к законодательству

Составляя положение о подотчете денежных средств стоит учитывать следующие законодательные акты:

  • Указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций»;
  • ФЗ «О бухгалтерском учете» №402 от 06.12.2011;
  • приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н «Об утверждении плана бухгалтерских счетов».

Зачем принимать положение

Положение является внутренним документом компании. Оно, как и положение об авансовых отчетах, определяет порядок расчетов с подотчетниками (т.е. с сотрудниками организации, трудящимися на основе постоянного трудового договора или состоящих с предприятием в гражданско-правовых отношениях и получающие от работодателя деньги для осуществления расходов, связанных с нуждами фирмы). Следование указанным в положении правилам позволяет контролировать движение средств и их расходование по назначению.

Кроме того, положение определяет порядок составления документов, сопровождающих передачу денег сотруднику. Правильное оформление этих документов необходимо для регулирования налогообложения предприятия. В частности, положение 03-03-06/1/75343 от 01.10.2019 гласит, что с помощью правильно оформленных оправдательных документов подтверждаются расходы организации, что необходимо для корректного исчисления налога на прибыль компании.

Что следует указать в положении

В документе следует изложить следующую информацию:

  1. Общие положения. Здесь следует указать цель создания документа, перечислить термины, встречающиеся в нем, перечислить нормативные акты, которые принимались во внимание при его составлении.
  2. Порядок выдачи денег. Здесь расписываем процедуру выдачи авансов, то есть кому из сотрудников, при каких условиях, на какой срок и на какие цели будут выдаваться деньги.
  3. Информация о порядке предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов (составленных по форме АО-1).
  4. Порядок распределения ответственности за содержание отчетных документов. В приведенном ниже примере, в разделе 3, п.6 положения о расчетах с подотчетными лицами, установлено, что ответственность за данные, излагаемые в документах, несет лицо, непосредственно составившее и подписавшее эти документы.

Здесь же следует расписать порядок проверки авансового отчета и приложенных к нему чеков работниками бухгалтерии и сроки его рассмотрения.

Приказ о подотчетных лицах

Чтобы документ вступил в силу, издается приказ об утверждении положения о расчетах с подотчетными лицами на 2020 год:

Порядок выдачи средств

Он состоит из несколько этапов.

1. Просим работника написать заявление.

Чтобы получить аванс, сотрудник составляет заявление, в котором указывает:

  • сумму аванса;
  • на какие цели будут потрачены деньги;
  • дату составления.

Также с этой целью используется приказ директора (составляется в произвольной форме) или другим распорядительным документом компании (см. указание ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017). Он содержит следующие сведения:

  • Ф.И.О. подотчетного лица;
  • регистрационный номер документа;
  • данные о сумме аванса;
  • информацию о сроке, на который выдаются деньги, и порядок расчетов с подотчетными лицами;
  • о назначении (необязательно);
  • подпись директора и дата.

2. Проверяем наличие задолженности

На этом этапе рекомендуется проверить наличие задолженности трудящегося по предыдущим авансам. Но даже если у него имеется непогашенная задолженность, это обстоятельство не является поводом для отказа в выдаче денег.

3. Выдаем деньги

На основании приказа или заявления, подписанного работодателем, кассир заполняет расходный кассовый ордер, в котором вписывает назначение аванса. Деньги работнику выдаются:

  • наличными;
  • перечислены на корпоративную карту компании;
  • перечислены на банковскую карту работника (см. письмо Минфина России №03-11-11/42288 от 25.08.2014).

4. Берем у работника авансовый отчет

Следующий шаг — предоставление работником авансового отчета (с документами, подтверждающими затраты). Срок, на который предоставляются деньги, обозначается в заявлении сотрудника или в приказе.

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, трудящийся отчитывается не позднее трех рабочих дней по прошествии срока, на который были выданы деньги. Если срок возврата не установлен, отчет следует сдать в день получения денег. Указание на это имеется в письме ФНС России №04-1-02/704 от 24.01.2005.

Если полученная сумма израсходована не полностью, работник возвращает остаток. Если выданной суммы работнику не хватило, и он потратил, в интересах компании больше, чем планировалось, компания обязана возместить эти затраты в соответствии с правилами положения по подотчетным лицам, при оплате после отчета из своих денег, работник, прежде чем проводить оплату, запрашивает разрешение руководства и, только получив его, тратит собственные деньги. Если разрешение не запрошено или на него получен отказ, работнику сумму его затрат не возместят.

5. Передаем отчет на проверку в бухгалтерию

Сотрудник предоставляет бухгалтеру компании заполненный авансовый отчет. Бухгалтер принимает его и заполняет расписку о получении, которую отдает работнику. После этого он просматривает отчет и приложение к нему. Закончив проверку сведений, указанных работником, заполняет свою часть отчета и направляет документ главбуху на подпись, а тот, в свою очередь, — главе компании на утверждение.

Если организация время от времени выдает деньги под отчет, ей следует проводить инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. По итогам инвентаризации издается акт, где отражено состояние расчетов, наличие или отсутствие задолженности между работниками и работодателем.

Акт инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризационная комиссия, проверив все проведенные с сотрудниками подотчетные операции, составляет акт, в котором расписывают:

  • кому выдавались деньги;
  • на какой срок;
  • отчитался ли сотрудник должным образом или просрочил отчет;
  • имеется ли организации задолженности перед работниками;
  • итоговые предписания, например, удержать или, наоборот, выплатить тому или иному сотруднику определенную сумму.
Читать еще:  Подарки до 4000 рублей страховые взносы

Пример положения

Общество с ограниченной ответственностью «ПИОН»

директором ООО «ПИОН»

от «24» апреля 2020 г.

о расчетах с подотчетными лицами

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации с целью обеспечить правильность учета, достоверность информации и контроль при расчетах с подотчетными лицами ООО «ПИОН».

1.2. Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок расчетов с подотчетными лицами, на основании которых разработан данный документ, являются:

указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;

приказ Минфина РФ №94н от 31.10.2000 «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов»;

федеральный закон от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»;

Трудовой кодекс Российской Федерации.

1.3. Денежные средства, выдаваемые работникам ООО «ПИОН» на административно-хозяйственные, представительские, командировочные расходы, а также расходы, связанные с непосредственной деятельностью организации, называются подотчетными суммами.

1.4. Работники, получающие подотчетные суммы, являются подотчетными лицами.

2. Порядок выдачи денежных средств под отчет

2.1. Выдача денежных средств под отчет на нужды организации производится работникам, фамилии которых приведены в списке лиц, имеющих право получать подотчетные суммы, утвержденном приказом руководителя №1 от «23» марта 2020 г.

2.2. Подотчетные суммы на командировочные расходы имеют право получать все работники компании, с которыми у ООО «ПИОН» заключены трудовые отношения, на основании приказа директора, который издается отдельно в каждом конкретном случае.

2.3. Согласно указанию ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017 , работник ООО «ПИОН» может получить наличные деньги под отчет также при наличии задолженности за полученный ранее аванс, по которому наступил срок предоставления авансового отчета.

2.4. Авансы под отчет могут быть выданы:

  • наличными в кассе предприятия;
  • безналичным путем на корпоративную банковскую карту предприятия;
  • безналичным путем на зарплатную банковскую карту сотрудника.

2.4. Выдача подотчетных сумм происходит на основании приказа директора ООО «ПИОН» или заявления работника, в котором должны быть указаны следующие сведения:

  • Ф.И.О. подотчетного сотрудника;
  • назначение аванса;
  • сумма с ее обоснованием (расчетом) — расчет суммы готовит бухгалтерия и передает директору для ознакомления;
  • срок, на который выдается аванс;
  • порядок выдачи денег под отчет — безналичным путем либо получение в кассе.

Директор ООО «ПИОН» в срок не позднее 2 рабочих дней подтверждает свое согласие (или несогласие) на выдачу денег соответствующей записью на заявлении и подписью с указанием даты.

С приказом директора ООО «ПИОН» работник знакомится под роспись.

После издания директором приказа о выдаче подотчетных сумм работник получает аванс на хозяйственные расходы в течение 2 рабочих дней в кассе по расходному кассовому ордеру. При этом он предъявляет документ, удостоверяющий личность.

2.5. Максимальная сумма денежных средств под отчет на определенные виды расходов установлена приказом директора №1 от«23» марта 2020 г. Подотчет, превышающий установленный лимит, утверждается отдельным приказом.

2.6. Предельный срок выдачи подотчетных сумм составляет 30 календарных дней.

2.7. Выдача денежных средств оформляется с указанием цели, на которую сотрудник имеет права тратить деньги. На иные цели расходование подотчетных сумм не допускается.

2.8. Передача денежных средств, полученных под отчет, другим лицам не разрешается.

2.9. Если у работника есть потребность в дополнительном авансировании, он должен сообщить об этом руководителю. Для этого работник пишет новое заявление с указанием причин увеличения аванса.

2.10. Порядок расчета и выдачи аванса на командировочные расходы происходит согласно положению «О служебных командировках работников ООО «ПИОН» утвержденному приказом №34 от «23» марта 2020 г.

2.10. Если сотрудник находится в командировке, сообщить об увеличении аванса он должен по электронной почте или по телефону. После чего руководитель принимает решение о выделении (или невыделении) дополнительных средств для оплаты расходов и издает приказ об этом. Дополнительные средства перечисляются на зарплатную карту сотрудника.

2.11. Если работник в случае производственной необходимости и с устного согласия руководителя произвел оплату за счет собственных средств, возмещение производится по авансовому отчету работника, утвержденному директором в течение 3 дней.

2.12. Порядок выдачи и расходование подотчетных сумм на представительские расходы производится в соответствии с положением «О расходовании денежных средств на представительские расходы», утвержденным приказом директора №34 от от «22» марта 2020 г.

3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов

3.1. Работник организации, получивший аванс на расходы в интересах предприятия, отчитывается о потраченных суммах в течение 3 дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, или не позднее 3 дней со дня приезда из командировки, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими факт расхода.

3.2. Форма авансового отчета утверждена приказом директора №33 от «22» марта 2020 г.

3.3. Работник производит оплату за товары и услуги от имени ООО «ПИОН» на основании доверенности, полученной в бухгалтерии организации.

3.4. Подотчетное лицо должно предоставить вместе с отчетом документы о произведенной оплате и о факте получения материальной ценности или услуги, то есть, кроме кассового чека и квитанции к приходному ордеру должны быть получены:

  • в розничном магазине — товарный чек;
  • в оптовой организации — квитанцию к приходному кассовому ордеру, накладную и счет-фактуру;
  • при расчетах за работы и услуги — квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру, а также договор и акт приемки (или заказ-наряд).

3.5. Первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные законодательством, то есть:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, составившей документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • величину измерения в натуральных и денежных единицах;
  • наименование должностей ответственных лиц и их подписи.

3.6. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах, несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

3.7. Полученный авансовый отчет проверяется бухгалтером по содержанию, по цели использования, по итоговой сумме в течение 3 дней, затем подписывается главным бухгалтером в течение 2 дней и утверждается директором за 2 дня.

3.8. После утверждения авансовый отчет принимается к исполнению: перерасход по подотчетным суммам выдается подотчетному лицу в течение 3 дней, остаток вносится работником в течение 5 дней.

3.9. Если задолженность по подотчетным суммам вовремя не возвращается на предприятие, то в течение месяца принимается решение руководства об удержании долга из заработной платы работника и издается приказ.

3.10. В случае, когда подотчетные средства не были потрачены на указанные цели, работник в течение 3 дней после окончания срока аванса обязан вернуть полученный подотчет в полной сумме в кассу предприятия.

3.11. Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии, инициалов, сумм выдачи, произведенного расхода, возврата остатка или получения перерасхода.

3.12. Затраты, произведенные не по назначению, могут быть возмещены, по решению руководства, из чистой прибыли с оплатой всех необходимых налогов.

Директор ООО «ПИОН» ____________________/Воронов А.В.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector