Плюсы и минусы электронного документооборота

ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Карнилова К.Ю.

Санкт-петербургский университет технологий

управления и экономики

Санкт-Петербург, Россия

ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Аннотация: Информационные потоки являются важным ресурсом любой организации. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решают проблемы традиционного документооборота, а также предоставляют дополнительные преимущества в работе организации. В статье определены достоинства и недостатки применения систем электронного документооборота в организациях.

Ключевые слова: документооборот, бумажные носители, система электронного документооборота (СЭД), бизнес-процесс, структурное подразделение, входящие документы, электронный документ

ADVANTAGES AND DISADVANTAGES OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS IN PRACTICE

Abstract: Information flows are an important resource of any organization. The introduction of electronic document management system (EDMS) solve the problems of traditional document management, as well as provide additional advantages in the work of the organization. The article defines the advantages and disadvantages of using electronic document management systems in organizations.

Keywords: document flow, paper media, electronic document flow system (EDS), business process, structural unit, incoming documents, electronic document keywords: document flow, paper media, electronic document flow system (EDS), business process, structural unit, incoming documents, electronic document

Все больше компаний переходит на электронный документооборот, предполагающий использование разных программ для создания и хранения документов. При этом в организации отсутствует архив, содержащий бумажные копии документов. Существует много преимуществ электронного документооборота, за счет которых предприниматели с удовольствием отказываются от применения бумажной документации. Но для перехода на него требуется установить на рабочих компьютерах специализированное программное обеспечение, а также назначить ответственного сотрудника, который будет заниматься данным документооборотом.

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Электронный документооборот между организациями – это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Если у предпринимателя или компании имеется правильно оформленная электронная подпись, которой заверяются документы в электронном виде, то не требуется распечатывать данную документацию на бумаге.

Системы электронного документооборота решают одну из ключевых проблем бизнеса в административной части – они упрощают взаимодействие между сотрудниками [3].

Когда вся корпоративная информация надежно сохранена, распределены уровни доступа разных сотрудников к разным разделам корпоративной информационной системы, обеспечено простое и понятное управление документацией, а также все заинтересованные лица получают в свое распоряжение инструменты электронного документооборота и стандарты его использования – существенно повышается продуктивность любой совместной деятельности сотрудников.

Так называемые EDMS (Electronic Document Management System) – это индивидуально настроенные взаимосвязанные программные комплексы, которые позволяют управлять различными видами документов и информацией.

В любой компании, которая активно ведет бизнес, количество официальной документации растет постоянно и сдерживать ее рост невозможно, в частности и по законодательным причинам. В этом случае требуется создание определенных схем автоматизации документооборота, которые позволят стандартизировать управленческие процессы, регламентируют деятельность сотрудников в этой части работы, освободят персонал от ручного труда и фактически позволят повысить эффективность всей системы в целом. Объектами, на которые ориентированы такие системы, являются не только привычные документы в бумажном или даже электронном виде, но в целом все бизнес-процессы компании, которые каким-либо образом отражаются в системе информационного обмена. Именно поэтому автоматизацией документооборота в целом, и автоматизацией непосредственно систем электронного документооборота в частности, в последнее время заинтересовались ведущие компании, увидев огромные перспективы за счет повышения общей эффективности благодаря внедрению таких изменений. Фактически автоматизированные СЭД-ы становятся универсальной системой управления бизнес информацией в широком смысле, которая дает возможность бизнесу в рамках одной системы получить все необходимые инструменты для работы c момента возникновения информации, до её окончательной ликвидации [4, c.52].

Для защиты и безопасности электронного документа, подтверждения зашифрованной информации, предоставленной на электронные документы с целью подтверждения авторства и ответственности конкретного лица, электронные документы заверяют электронной цифровой подписью (ЭЦП). Именно за счет наличия многочисленных положительных параметров все больше предпринимателей переходят на этот способ ведения документации. Но предварительно следует оценить преимущества и недостатки электронного документооборота. К основным плюсам относится:

— производится оперативный поиск необходимой документации за счет грамотной структурированности и надежности хранения;

— структура документооборота является централизованной;

— все документы могут храниться в электронном виде на разных носителях и даже в удаленных серверах, поэтому даже при возникновении пожара в офисе можно не волноваться, что будет уничтожена какая-либо важная документация;

— все документы легко регистрируются и согласовываются;

— все бумаги подписываются на основании их отправки по электронным каналам связи, что позволяет экономить значительное количество времени и усилий работников любого предприятия;

— при необходимости можно сделать за несколько секунд копию нужного документа;

— значительно упрощается аудит, так как он проводится в электронной форме, а также можно приглашать для этих целей наемных специалистов, которые получают документацию по электронным каналам.

Преимущества систем электронного документооборота являются значимыми и неоспоримыми, но перед переходом на них следует оценить отрицательные моменты каждой системы.

Если говорить о фактической эффективности, которой можно достигнуть благодаря автоматизации электронного документооборота на предприятии, то следует перечислить следующие моменты:

— Полное исключение или максимальное сокращение рутинных операций и ручной работы с информацией. Автоматизированные системы существенно упрощают такие процессы, как первичный ввод или обработка данных, сканирование и контроль данных или документов, процессы импорта или экспорта информации из одних источников в другие.

— Создание в компании единого пространства электронной документации, в котором существует внутренняя иерархия допуска сотрудников к различной информации. Это исключает необходимость создания распределенных хранилищ информации в целях обеспечения ее сохранности или разделения уровней допуска, поскольку одна взаимосвязанная система позволяет решить эту задачу. Например, в распределенных структурах это становится крайне удобным инструментом для высшего менеджмента, которому может понадобиться доступ к какой-то информации низших уровней.

— СЭД позволяет реализовать удобную поисковую систему, которая полностью взаимосвязана со всеми управленческими процессами, протекающими в компании. Таким образом, интегрированная в бизнес система автоматизации документов становится внутренней системой поиска информации, которая может понадобиться для решения бизнес задач или просто осуществления своих прямых функций.

— Уменьшение количества бумажных носителей информации до минимума или их полное исключение из работы сотрудников. Плюсов в этом решении множество – начиная со снижения фактических расходов по статье «административные», до уменьшения риска того, что конфиденциальная информация покинет компанию на бумажном носителе.

— Автоматизированная система документооборота позволяет увеличить скорость взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, а также повысить степень их обоюдной ответственности за действия, совершенные или наоборот не совершенные в рамках кооперации. Это очень важный аспект эффективности СЭД, поскольку, как показывает практика, продуктивность работы подразделений возрастает в разы именно на фоне того, что стороны сотрудничества ограничены рамками системы и ведут совместную работу исключительно по делу. При этом стоит иметь в виду, что в электронной системе «все оставляют следы», поэтому невозможно будет сделать потом вид, что кто-то чего-то не расслышал, или этого не было вовсе.

— Автоматизированные системы документооборота благоприятно влияют на взаимосвязи между менеджментом и подчиненными благодаря тому, что распоряжения становятся четко ориентированными, более понятными и гарантированно донесенными до лиц, которым предназначалась информация. Также можно отметить, что в рамках автоматизированных электронных систем возрастает скорость формирования промежуточных указаний, корректировок, решений и правок, а также контроля исполнения распоряжений всех уровней [2].

— СЭД-ы позволяют внедрить в компании систему не только внутреннего обмена информацией, но и разработать маршруты и способы импорта и экспорта информации с внешними системами. Таким образом, образуется естественный фильтр, который регулирует то, в каком виде информация покидает компанию (а иногда это крайне важно с точки зрения стандарта), а также в каком виде входящая информация дойдет до сотрудников компании внутри системы. Все это позволяет добиться в компании информационной идентичности, которая крайне важна для продуктивной работы предприятия в целом.

Автоматизация СЭД в глобальном смысле является наилучшей основой для формирования стандартов и алгоритмов, по которым в компании протекают на различных уровнях все бизнес процессы. Таким образом, система электронного документооборота прекращает быть просто частью делопроизводства или обмена документами, но становится важной составляющей бизнес системы, которая отвечает, насколько эффективно информация используется сотрудниками компании.

Преимущества внедрения системы электронного документооборота являются неоспоримыми, но этот процесс имеет некоторые минусы. К ним относятся такие моменты:

— обязательно требуется зарегистрировать электронную цифровую подпись, за создание которой уплачивается крупная сумма средств;

— отсутствует возможность воспользоваться электронными документами, если партнеры не перешли на электронный документооборот;

— тратится много средств и времени на установку дополнительного программного обеспечения и найм надежного сотрудника, который занимается ведением всей электронной документации;

— еще не были закреплены какие-либо строго унифицированные форматы такого документооборота;

— многие контрагенты и покупатели с недоверием относятся к использованию электронных документов, подписанных ЭЦП [1, c.34].

Поэтому каждый предприниматель предварительно должен изучить преимущества и недостатки электронного документооборота, чтобы принять верное и актуальное решение.

Преимущества электронного документооборота являются многочисленными и значимыми. Это приводит к тому, что он постоянно развивается и внедряется в работу разных предприятий, являющихся не только коммерческими, но и государственными. К основным предпосылкам его эффективного и постоянного развития относится:

— Предусматривается возможность его применения в налоговом законодательстве. Некоторые виды налоговых деклараций допускается сдавать исключительно в электронном виде. Это относится к отчетам по страховым взносам, перечисленным в ПФ за наемных работников, а также к декларации 3-НДФЛ, передаваемой в ФНС за каждого сотрудника предприятия. Даже отчет СЗВ-М за всех работников фирмы сдается в электронном виде, если в организации трудится больше 25 человек. Поэтому некоторые компании просто вынуждены переходить на электронную документацию, так как им в любом случае приходится оформлять ЭЦП.

— К основным преимуществам электронного документооборота относится возможность его фиксации в бухгалтерском учете. На основании ФЗ №402 первичная учетная документация может формироваться не только в бумажном виде, но и в электронном, если имеется возможность завизировать ее электронной подписью.

— С 2017 года началось эффективное развитие данного документооборота в судопроизводстве. Теперь каждое решение суда должно быть опубликовано в открытых источниках. Дополнительно все фирмы и частные лица имеют возможность подать иск или жалобу в электронном виде, для чего требуется ЭЦП. Поэтому оформляется электронная подпись не только крупными компаниями, но и даже частными лицами.

— Развитие электронных технологий происходит стремительно, поэтому теперь практически каждый человек имеет доступ в интернет, что значительно упрощает процесс общения с другими людьми и представителями государственных органов.

Поэтому можно утверждать, что применение такого документооборота становится все более востребованным.

Электронный документооборот, оказание государственных услуг в электронном виде, развитие порталов — все эти направления являются элементами цифровой экономики, которые повышают качества работы и в России эти технологии вполне соответствуют мировым. С помощью электронной документации значительно упрощается работа компании, а также обеспечивается легкость сотрудничества с другими фирмами и государственными организациями.

1. Бикеева М.В., Кислякова А.С. Роль системы электронного документооборота для современного предприятия // Экономические исследования и разработки, 2017. — №4. – С.32-41
2. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687
3. Добжинская М.А. Обзор существующих систем электронного документооборота // Научное сообщество студентов XXI столетия. Технические науки: сб. ст. по мат. XLIII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 6(42). URL: https://sibac.info/archive/technic/6(42).pdf (дата обращения: 22.04.2019)
4. Шрэйтэр К. О. Электронный документооборот: возможности и преимущества // Молодой ученый. — 2015. — №2. — С. 52-55.

5. Майоров Е.Е., Машек А.Ч., Удахина С.В., Цыганкова Г.А., Черняк Т.А. Разработка современной IT-технологии для решения ключевых задач в организации//Роль интеллектуального капитала в экономиСЭД «Е1 Евфрат» — система электронного документооборота. [Электронный ресурс] http://www.evfrat.ru (дата обращения 19.04.2019).

Karnilova K.Y.

St. Petersburg University of Management

Плюсы и минусы электронного документооборота

Учет, контроль и сбор статистики – важные составляющие любого бизнеса: на основе собранных данных принимаются важные управленческие решения, поддерживается трудовая дисциплина, осуществляется планирование. Современные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сейчас мы не можем представить себе работу без электронных таблиц и баз данных, позволяющих обрабатывать огромные массивы информации и поддерживать порядок в делах. Но при всех плюсах использования компьютера нельзя сбрасывать со счетов традиционные, знакомые еще нашим дедушкам и бабушкам, бланки-пустографки и бумажные гроссбухи.

Давайте попробуем выяснить, зачем нужны стопки бумажных бланков и простой карандаш в век высоких технологий.

Доступность и простота

При всем удобстве, у электронного документооборота есть большой минус – его использование предполагает наличие хотя бы самых элементарных навыков обращения с компьютером у работников. К сожалению, в нашей стране компьютерная грамотность не 100%-я, особенно это касается людей в возрасте за 40-45 лет. При этом они могут быть высококлассными специалистами в своей области или просто хорошими работниками.

Согласитесь, ответственно относящийся к своим обязанностям охранник без вредных привычек, но не знакомый с офисными приложениями, куда ценнее “продвинутого” разгильдяя. Особенно остро эта проблема ощущается там, где традиционно высокая текучка кадров: охрана, курьеры, сотрудники общепита и мелкорозничной торговли – использование традиционных бумажных бланков учета позволит сократить расходы на обучение персонала и, следовательно, снизить производственные расходы.

Дешивизна

Затраты на обучение работников пользоваться программами мы уже учли. Но не стоит забывать, что для электронного документооборота нужно еще закупить компьютеры, специализированные лицензионные программы (например, 1С), антивирусы, иметь ставку для специалиста, обслуживающего весь этот программный комплекс (или обращаться к аутсорсинговым фирмам), регулярно обновлять парк техники и ПО. Если вы управляете огромным складом, торговым предприятием или терминалом, вам неизбежно придется пойти на такие расходы, но для малого бизнеса эта ноша может оказаться неподъемной, а зачастую и ненужной – для учета товаров в паре небольших лотков достаточно бумажных бланков.

… и в дождь, и в град!

Современные гаджеты годятся для работы в очень узком диапазоне температур и влажности: в дождь или сильный снегопад невозможно пользоваться, например, планшетом или ноутбуком, аккумуляторы на морозе очень быстро садятся, любое падение на землю может оказаться фатальным, и в любой момент работник может оказаться без инструмента учета. Да и сомнительное это удовольствие – на холодном складе или разгружая товар с машины под проливным дождем окоченевшими пальцами пытаться ввести какую-то информацию в базу данных. И тут на помощь нам приходят старые добрые бумажные бланки и простой карандаш. Уж они-то точно не подведут!

Что написано пером – не вырубишь топором!

Данные, занесенные в прошитый и пронумерованный журнал, невозможно стереть, исправить или что-то вписать задним числом. Никакой злобный хакер не “взломает” подшитые пронумерованные квитанции или накладные с “мокрой” печатью. Нужно еще учитывать тот факт, что ЭЦП (электронно-цифровая подпись) еще не очень широко распространена в России, и личная подпись и печать организации до сих пор остаются, пожалуй, единственным способом заверить документы.

Готов? Всегда готов!

Бланки складского учета или путевые листы не нужно включать, подгружать в них данные, формировать запросы и генерировать результаты выполнения операций – они готовы к работе в любой момент.

Так что, несмотря на все очевидные плюсы электронного документооборота, работа старым добрым бланкам пока найдется: на многих участках, во многих организациях, где погодные условия или отсутствие экономической целесообразности препятствуют использованию технических средств.

Электронный документооборот – стоит ли игра свеч?

Информационные технологии проникают в различные сферы бизнеса с такой скоростью, что иногда сложно оценить их уместность. Ярким примером является внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Она приводит к исчезновению стопок надоевших бумажных документов. На первый взгляд – отличный результат и выгодно использовать лазерные принтеры или другую подобную технику скоро станет невозможно. Так ли это?

Аргументы «за» СЭД

В пользу электронного документооборота говорят цифры, полученные в результате проведенных в США исследований:

1. По проведенным подсчетам в этой стране используется около 4 триллионов документов на бумажных носителях и их количество растет на 22 % в год.
2. Порядка 90% из них не выходит за пределы офиса, а просто передается от сотрудника к сотруднику.
3. В среднем каждый документ копируется 19 раз.
4. Половина рабочего времени уходит на поиск необходимой информации и только 10 % на ее изучение.
5. Около 8 % документов попросту теряется.

Компания Advanced Processing & Imaging, проведя свое исследование, пришла к выводу, что небольшое предприятие, состоящее из 20 сотрудников, тратит на копирование или печать различных документов около $180 000. Достаточно внушительная цифра, чтобы задуматься об электронном документообороте.

Особенно активно внедряются информационные технологии в Сингапуре. Например, все телеграфные отделения были закрыты еще в 2002 году, поскольку эти услуги оказались больше не востребованы.

Преимущества

Электронный документооборот имеет ряд существенных преимуществ:

• Он обеспечивает прозрачность и эффективный контроль над созданием, получением и исполнением документов, максимально ускоряет бизнес-процессы;
• На практике часть поручений работниками просто не выполняется. СЭД позволяет контролировать не только процесс работы, но и ее результат;
• Сокращение времени на рассылку, поиск и создание документов. Система способна самостоятельно создавать реестры, отчеты и сводки, что положительно сказывается на оперативности работы компании;
• Любое предприятие серьезное внимание уделяет сохранению конфиденциальности. Утеря ценной информации может привести к миллионным потерям. Бумажные документы достаточно просто изъять и передать на сторону. СЭД не может полностью исключить такие ситуации, но она четко регламентирует доступ к информации в зависимости от полномочий работника. При этом всегда можно проконтролировать, кто пользовался или вносил изменения в конкретные документы;
• СЭД максимально ускоряет процедуру ознакомления сотрудников с новыми документами и обеспечивает работу компании в едином информационном пространстве.

Недостатки

Система электронного документооборота не лишена определенных недостатков:

• Главным ее минусом является опасность проникновения вируса на компьютерах компании и последующая утеря всей информации. Чтобы обезопаситься, понадобится система резервирования;
• Еще одним недостатком является неподготовленность кадров к внедрению такой системы. Многие работники не обладают достаточными знаниями для грамотной работы в СЭД. Между тем, от этого зависит бесперебойность ее функционирования;
• Внедрение электронного документооборота требует значительных финансовых вливаний;
• Следует отметить, что в России или СНГ еще не сформировалось единое информационное пространство. Соответственно, далеко не с каждым предприятием можно вести электронный документообмен;
• Существуют определенные ограничения для внедрения СЭД. Например, для любого отдела кадров необходима личная подпись работника на ряде документов. Порядок ведения трудовых книжек также строго регламентирован.

Система электронного документооборота полезна в первую очередь для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру подразделений. Она может повысить эффективность их функционирования, но имеющиеся на данном этапе недостатки тормозят процесс ее внедрения. СЭД требует серьезной доработки, а пока ее становление продолжается, черно-белые и цветные лазерные принтеры для рабочих групп будут по-прежнему востребованы.

Преимущества электронного документооборота

• Понятие электронного документооборота
• Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение
• Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота
• Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
• Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота
• Электронное взаимодействие с ПФР, ФСС, ИФНС
• Итоги

Преимущества электронного документооборота заключаются в экономии трудовых и материальных ресурсов, а также в существенном сокращении затрат времени на создание, хранение и обработку документов. Но так ли все радужно и экономно в безбумажных технологиях? Узнайте из статьи о плюсах и минусах электронного документооборота.

Понятие электронного документооборота

Как бы мы ни привыкли работать с бумагой, реалии нашей жизни заставляют нас вникать в тонкости электронных технологий. Одним из элементов таких технологий является электронный документооборот. Чтобы разобраться с понятием электронного документооборота и при этом не утонуть в объемных определениях и специфической терминологии, остановимся на нескольких ключевых терминах:

Именно электронный документ является исходным и основным объектом любой системы электронного документооборота. Чтобы организовать на системной основе его формирование, обработку, защиту, передачу и хранение, необходим комплекс мер (специальные программы, технические средства, обученный персонал и т. д.).

Электронный документооборот выстраивают таким образом, чтобы решать разнообразные специфические задачи. Возможные виды электронного документооборота в компании:

О сильных и слабых сторонах отдельных видов электронного документооборота узнайте далее.

Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение

Переход на электронный документооборот в компании требует серьезной предварительной подготовки. Здесь вырисовывается и первый существенный минус — немалые материальные, трудовые и иные затраты на этапе внедрения системы:

Кроме того, понадобится внести корректировки в учетную политику, отразив в ней перечень документов (связанных с налоговым и бухгалтерским учетом), участвующих в электронном документообороте, список сотрудников, имеющих право их подписи и иные важные нюансы (способы хранения документов, доступа, передачи и т. д.).

После внедрения системы (в процессе ведения электронного документооборота) необходим постоянный контроль за исполнением установленных регламентов и правил, обновлением ПО и др.

Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота

Об основных преимуществах электронного документооборота узнайте из схемы ниже:

Восхваляя электронные системы документооборота, нельзя игнорировать и его слабые стороны, которые могут свести к нулю все его достоинства:

Отдельно остановимся на таких важных составляющих любого документооборота компании, как кадровый и бухгалтерский электронный документооборот.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Кадровый электронный документооборот представляет собой систему формирования, накопления и обмена кадровыми электронными документами как для целей самой компании, так и для информационного обмена с заинтересованными сторонами.

Элементы законодательно закрепленного кадрового электронного документооборота сейчас уже действуют: можно оформлять в электронной форме трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, если у них есть электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).

В скором времени стоит ожидать повсеместного внедрения кадрового электронного документооборота. Минтруд уже проводит эксперимент по данной теме (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194):

Для работников эта система также выгодна: они смогут без посещения кадровой службы запрашивать в электронном виде документы и заключать договоры.

В последнее время все чаще ведутся разговоры об одной из форм электронного взаимодействия работодателя и работника, а также иных заинтересованных лиц — повсеместном внедрении электронных трудовых книжек.

Подробности об этом см. в материале «Электронные трудовые книжки — все за и против».

Переход на электронный документооборот в кадровой сфере в скором времени позволит проходить трудовые проверки дистанционно через интернет.

Его основной существенный недостаток — невозможность сразу перевести весь объем документов в электронную форму, так как отдельные кадровые документы должны обязательно содержать личную подпись работника для обеспечения должного правового обеспечения взаимоотношений работодателя и работника. А чтобы обязать работника оформить электронную подпись, понадобится время и законодательные инициативы.

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Финансовые службы, в частности бухгалтерские структуры, в наибольшей степени зависят от качественного и быстрого документооборота. Этим подразделениям электронный документооборот позволяет:

1. Систематизировать и автоматизировать работу бухгалтерии.

Преимуществами бухгалтерского электронного документооборота мы пользуемся уже довольно долгое время. Возможность формировать и обрабатывать электронные документы в специализированных учетных программах позволяет не только сократить трудозатраты, но и избежать ошибок на всех этапах создания и обработки документов (программа не позволит сделать ошибку или сразу ее выявит).

1. Решать внутрикорпоративные задачи.

Например, выдавать электронные расчетные листки. Их можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на корпоративном сайте компании. Чиновники против электронного способа выдачи расчетных листков не возражают (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Нужно только закрепить его в локальном акте компании.

1. Наладить безбумажные технологии взаимодействия с внешними заинтересованными пользователями (банками, ИФНС, ПФР, ФСС и др.).

Об электронных формах взаимодействия с иными внешними для компании структурами мы расскажем далее.

Скажем и о ложке дегтя. Нам хорошо известен существенный недостаток этой системы. Перебои с интернетом или сбои в работе оборудования, проблемы с регулярным обновлением ПО, электронных ключей и сертификатов могут сослужить плохую службу любому финансовому работнику.

Компании и ИП, которые из-за сбоев и вирусов вовремя не смогут отчитаться контролерам или несвоевременно направят ответы на их запросы, могут пострадать материально (попасть на штрафные санкции).

Электронное взаимодействие с ПФР, ФСС, ИФНС

Постепенно налаживается взаимообмен электронными документами хозяйствующих субъектов с налоговыми органами, ФСС, ПФР и иными инстанциями. Благодаря строго формализованным электронным форматам обмен информацией и документами происходит быстро, без лишней волокиты и произвола чиновников. Это большой плюс для любой компании или ИП.

Взаимодействие с ПФР

В ПФР можно в электронном виде представлять отчетные документы персонифицированного учета (ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Главное, чтобы обеспечивалась их гарантированная защита от несанкционированного доступа. Этот процесс строго регламентирован:

Электронное взаимодействие с ФСС

Соцстрах тоже не новичок в электронном документообороте. Страхователи имеют возможность сдавать в фонд электронную отчетность не выходя из офиса — достаточно зарегистрироваться на портале фонда (заполнить заявление прямо в системе) и получить электронную подпись (ЭП).

ФСС этот процесс тоже регламентировал:

Также можно электронно взаимодействовать с фондом и через оператора ЭДО, заключив с ним соответствующий договор.

С недавнего времени к преимуществам электронного документооборота можно отнести внедрение системы выдачи и обработки электронных листков нетрудоспособности.

У страхователей появилась возможность запрашивать электронные больничные и работать с ними (если они заключили соответствующее соглашение):

• через личный кабинет на сайте ФСС;
• АРМ «Подготовка расчетов для ФСС»;
• собственное программное обеспечение страхователя (некоторые учетные бухгалтерские программы по учету зарплаты и кадров позволяют это реализовать).

Цепочка электронного взаимодействия «страхователь — ФСС» по работе с электронными больничными (ЭБ):

У работников возникают информационные преимущества от электронного документооборотав системе ФСС РФ. Они смогут контролировать свой ЭБ, отслеживая этапы его обработки и начисления пособия, если зарегистрируются на портале «Госуслуги» (при наличии подтвержденной учетной записи).

Подробности об электронных больничных см. по ссылке.

Электронный документооборот с ИФНС

Пожалуй, это самый распространенный вид электронного документооборота. Налоговая отчетность преимущественно поступает в ИФНС в электронном виде. Контролеры тоже предпочитают общаться с налогоплательщиками посредством электронных технологий (путем передачи электронных требований, запросов и т. д.).

Итоги

Плюсы электронного документооборота несомненны: сокращение материальных, трудовых затрат на оформление и обработку документов, экономия времени на их согласование и утверждение и множество других положительных моментов. Преимуществ у электронного документооборота много, но недостатков тоже хватает. Проблемы с обеспечением сохранности и безопасности электронной информации, недостаточная законодательная и технологическая проработка связанных с внедрением и ведением электронного документооборота нюансов могут тормозить его повсеместное внедрение.