Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Первичный учетный документ можно подписать любой подписью

Первичный учетный документ можно подписать любой подписью

Документы, составленные в электронном виде и подписанные квалифицированной электронной подписью (до 1 июля 2013 года — электронно-цифровой подписью) или неквалифицированной электронной подписью (если это предусмотрено соглашением сторон), имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручно.

Однако в вопросах принятия электронных документов к налоговому учету некоторое время отсутствовало четкое нормативное регулирование.

Минфин России подтверждал, что документы в электронном виде, подписанные квалифицированной электронной подписью (до 1 июля 2013 года — электронной цифровой подписью), принимаются в качестве оправдательных в бухгалтерском и налоговом учете (см. письма от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 03.11.2011 № 03-07-11/297, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).

При этом достаточно длительный период Минфин России придерживался мнения, что принимать к налоговому учету документы, подписанные неквалифицированной электронной подписью, нельзя. Объяснял он это тем, что согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ) электронный документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Такие случаи, как указывал Минфин России, в НК РФ не определены (см. письма от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24, от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710, от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85, от 28.05.12 № 03-03-06/2/67).

Однако впоследствии финансовое ведомство изменило свой подход, справедливо отметив, что в соответствии с положениями ст. 21 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. И до принятия соответствующего федерального стандарта при оформлении первичных учетных документов в электронном виде организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Законом № 63-ФЗ (письма Минфина России от 13.07.2020 № 03-03-06/1/60739, от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456, от 02.06.2015 № 03-01-13/31906, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701, от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232, от 11.01.2016 № 03-03-06/61, от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259, от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323).

Федеральная налоговая служба также соглашалась с тем, что все первичные документы принимаются к учету при наличии подписи соответствующих должностных лиц, указывая, что действующее законодательство не устанавливает ограничения на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой. Исходя из этого, легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности (см. письмо от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@).

При этом Федеральное налоговое ведомство всегда считало, что если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то первичные учетные документы, подписанные ею, могут подтверждать произведенные расходы (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@).

Как отмечено в письме ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@, первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ, может являться основанием для формирования данных налогового учета. При этом условия использования контрагентами электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения регулируется Законом № 63-ФЗ, и эти вопросы к компетенции ФНС России не относятся. Первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Закона № 63-ФЗ признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Также в письме от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 налоговая служба разъяснила, что при наличии юридически действительного соглашения, хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и(или) усиленную неквалифицированную электронную подпись. Правда, при этом она подчеркнула, что для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе сдаче налоговой отчетности) должна применяться квалифицированная электронная подпись.

Таким образом, в отсутствии федеральных стандартов, определяющих порядок подписания электронных первичных учетных документов, и Минфин России, и ФНС России пришли к выводу о правомерности принятия к налоговому учету первичных учетных документов, подписанных любым видом электронной подписи в соответствии с положениями Закона № 63-ФЗ (см. письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372, письмо Минфина России от 13.07.2020 № 03-03-06/1/60739).

Простая электронная подпись может быть использована для внутреннего ЭДО

Организация применяет общую систему налогообложения, занимается оптовой торговлей геодезическим оборудованием. У организации есть два обособленных подразделения в других городах России. Для оперативного решения проблем в учете организация использует ксерокопии первичных документов, полученные от сотрудников подразделений (авансовые отчеты, заявления на перевод подотчетных сумм, списание материальных ценностей для собственных нужд и др.). Документы подписываются простой электронной подписью. Такую возможность дает бухгалтерская программа. Затем отслеживается приход оригинальных документов. Возможно ли в целях налогового учета использовать электронный документооборот и электронную подпись в программном обеспечении организации (без обращения в специализированные удостоверяющие организации)?

Документальное подтверждение расходов является одним из обязательных условий для их признания в целях налогообложения прибыли.

Под документально подтвержденными расходами в соответствии с абзацем 4 п. 1 ст. 252 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными, в частности, в соответствии с законодательством РФ.

НК РФ не предъявляет каких-либо конкретных требований к оформлению документов, а также не устанавливает особенностей, в соответствии с которыми определенные документы должны оформляться исключительно на бумажном носителе (письмо Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920).

Поскольку в налоговом законодательстве не приведено понятие первичных документов, на основании ст. 11 НК РФ следует использовать определения из других отраслей законодательства. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ (смотрите также письма Минфина России от 19.01.2015 № 03-03-06/1/879, от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458).

Читать еще:  Статья 256 НК РФ Амортизируемое имущество

К числу таких обязательных реквизитов Закон № 402-ФЗ относит подпись (подписи) лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, с указанием его (их) фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (этих лиц).

Часть 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ предусматривает, что первичный учетный документ может составляться в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 части 3 ст. 21 Закона 402-ФЗ).

По мнению финансового ведомства (письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701) до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ) вид электронной подписи.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (часть 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Принимая во внимание приведенные нормы Закона № 63-ФЗ, специалисты налогового ведомства приходят к выводу, что электронный документооборот с применением, в том числе, простой электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения.

При этом в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей. Данное мнение нашло отражение в письме ФНС России от 19.05.2016 № СД-4-3/8904 (смотрите также письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).

В свою очередь, в письмах Минфина России от 30.05.2016 № 03-03-06/1/31061, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701, от 04.08.2015 № 03-03-06/44905 говорится, что электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью, признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением.

Обобщая сказанное, можно сделать вывод, что согласно позиции официальных органов в настоящее время электронные документы, подписанные простой электронной подписью, признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением участников электронного взаимодействия.

Как мы поняли, в анализируемом случае речь идет о внутренних документах организации (авансовых отчетах, актах на списание материальных ценностей и пр.).

По нашему мнению, сказанное выше справедливо и в отношении внутренних документов организации. Таким образом, полагаем, что Ваша организация вправе использовать в целях налогообложения прибыли внутренние документы, составленные в электронном виде и подписанные простой электронной подписью.

Считаем, что с этой целью организации следует издать соответствующий приказ о введении электронного документооборота, а также утвердить положение или правила об электронном документообороте. В них возможно указать, например, перечень документов, оформляемых в электронном виде, порядок их обработки, рассмотрения, перечень должностей сотрудников, участвующих в электронном документообороте.

Соответствующие положения об использовании документов в электронном виде, подписанных простой электронной подписью, по определенным хозяйственным операциям должны содержаться и в учетной политике организации.

Разъяснениями уполномоченных органов, а также судебными решениями применительно к рассматриваемой ситуации мы не располагаем.

Косвенно о возможности использования внутреннего электронного документооборота свидетельствует письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором работники финансового ведомства, не ответив прямо на вопрос о возможности составления авансового отчета в электронной форме с подписанием его электронной подписью, указали, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Ответ подготовил: Завьялов Кирилл, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА
Контроль качества ответа: Королева Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

Facebook

Unsupported Browser

Факсимиле – можно ли использовать и в каких случаях

В любой компании директор – личность занятая. Продажи, клиенты, стратегия, деньги …

А тут еще бухгалтер пристает – подпиши бумажки да подпиши. И, согласитесь, бумажки мы подписываем в последнюю очередь. Так складывается на практике.

И как вариант решения, некоторые компании используют факсимиле как способ ускорить документооборот . Вполне законное решение для некоторых ситуаций. А вот в каких именно ситуациях его можно использовать законное – в этом-то и вопрос.

Дело в том, что действующей налоговой практикой первичные учетные документы, подписанные факсимиле, не признаются подтверждающими расходы для налога на прибыль.

Почему нельзя подписывать первичные учетные документы факсимиле?

В законодательств е Республики Беларусь мы нигде не найдем определение термину факсимиле.

Факсимиле не является собственноручно й подписью физического лица, оно представляет собой лишь способ воспроизведения собственноручно й подписи. Поставить факсимиле может любой работник организации, даже не собственник подписи посредством механического или иного копирования.

Гражданское законодательств о в некоторых случаях допускает использование факсимиле. Согласно п. 2 ст. 161 ГК, использование факсимиле возможно только в случаях и порядке, предусмотренных законодательств ом или соглашением сторон.

Следует помнить, что в случае возникновения спорных ситуаций при использовании факсимиле невозможно будет доказать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, так как факсимиле не гарантирует действительност и подписи, а также не дает возможности достоверно установить лицо, которое фактически составило документ и будет нести ответственность за его оформление.

В соответствии с п. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», первичные учетные документы должны содержать подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления. Так как факсимиле – это не собственноручна я подпись, следовательно, использование факсимиле при составлении первичных учетных документов даже не допускается действующим законодательств ом.

Принятие бухгалтерией организации к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, оформленного с использованием факсимиле, является неправомерным и может привести к налоговым последствиям, например, в виде излишне принятого к вычету налога на добавленную стоимость. Недоплата налога в бюджет грозит уплатой в бюджет не только самого налога, но и начислением пени.

Ряду организаций в виде исключения в силу специфики их деятельности, например, операторам мобильной связи, отдельным интернет-провай дерам и т.п., предоставлены письменные разрешения (письма) Министерства финансов Республики Беларусь, в которых разрешено использовать факсимильное воспроизведение подписи. Если организация не имеет такого разрешения, использовать факсимиле оно не вправе.

Если в организацию представлен первичный учетный документ в виде факсимиле, то необходимо у контрагента уточнить наличие соответствующег о разрешения.

Использование в товарных накладных (ТТН или ТН) аналогов собственноручно й подписи ни Законом «О бухгалтерском учете и отчетности», ни Инструкцией «О заполнении товарно-транспо ртной накладной и товарной накладной» № 58 от не предусмотрено.

Таким образом, данные документы, подписанные факсимильной подписью, не будут удовлетворять требованиям к оформлению первичных учетных документов. Это может явиться одним из оснований для признания данных документов с учетом других обстоятельств недействительны ми со всеми вытекающими отсюда последствиями.

У всех до сих пор на слуху применение норм Указа № 488 «О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств» о признании недействительны ми (не имеющими) первичных учетных документов и доначислении налогов.

Несмотря на то, что Указ № 488 отменен, его нормы нашли отражение сегодня в статье 33 Налогового Кодекса.

Читать еще:  Как оформить договор купли-продажи жилья с использованием материнского капитала?

Справочно: Неуплата или неполная уплата суммы налога на прибыль в соответствии с ч. 1 ст. 13.6 КоАП ведет к штрафу в размере 40% от неуплаченной суммы налога, но не менее 10 базовых величин на юридическое лицо.

Перечень других документов в организации, где проставление факсимиле запрещено:

— ТТН, ТН, акты выполненных работ (оказанных услуг), прочие товаросопроводи тельные документы;

— трудовые договоры (контракты), трудовые книжки работников;

Как подписывать электронную «первичку» и как делегировать право её подписания

Законодательство о бухучете разрешает составлять первичные учетные документы не только на бумаге, но и в электронном виде. Каковы особенности подписания «электронной первички»? Какими внутренними документами можно делегировать право подписания таких документов? В каком виде можно направить «электронную первичку» налоговикам? Об этом пойдет речь в нашей сегодняшней статье.

Вводная информация

Правило о том, что первичный учетный документ может существовать не только в виде документа, оформленного на бумажном носителе, но и в электронном виде было закреплено в Федеральном законе от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) с самого начала его действия. То есть этой норме уже почти восемь лет. Однако на практике использование «электронной первички» пока не получило широкого распространения по нескольким причинам. Так, не всем руководителям понятен механизм формирования и подписания таких документов. Кто может их подписать и каким именно видом электронной подписи? Надо ли для перехода на электронный документооборот оформлять дополнительные соглашения с контрагентами?
Вопросы возникают и у бухгалтеров. В частности, вопрос о том, можно ли подтвердить расходы первичными документами, подписанными электронной подписью. Также не всем бухгалтерам ясно, как поступить с «электронной первичкой» в случае налоговой проверки, ведь не все документы можно передать в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи.

На самом деле ответы на все эти вопросы есть в законодательстве. Более того, некоторые выводы уже подтверждены письмами Минфина и ФНС России. Итак, рассмотрим эти вопросы по порядку.

Какую электронную подпись использовать

Ответ на вопрос о том, какую подпись надо использовать при составлении первичных документов в электронной форме содержится в подпункте 4 пункта 3 статьи 21 Закона о бухучете. Там сказано, что виды электронных подписей, используемых для заверения документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. Однако на данный момент такие стандарты еще не утверждены. Поэтому в Минфине полагают, что при оформлении первичных учетных документов в электронном виде можно использовать любой вид электронной подписи (письмо от 22.02.19 № 07-01-09/11672.; см. «Минфин: бухгалтерские документы можно заверять любым видом электронной подписи»). То есть в определенных случаях «первичку» можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Правда, для этого контрагентам придется заключить специальное соглашение. В случаях, установленных этим соглашением, документы, подписанные указанными видами электронной подписи, будут признаваться равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Что касается квалифицированной электронной подписи, то она практически всегда равнозначна собственноручной подписи. То есть электронный документ, содержащий квалифицированную подпись, принимается к исполнению (к сведению) наравне с документом на бумажном носителе. Исключение составляют ситуации, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено прямое требование о составлении документов только на бумаге.

Таким образом, при оформлении первичных учетных документов стороны могут применять простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, заключив соответствующее соглашение. Если же «электронная первичка» будет подписана квалифицированной подписью, то дополнительных соглашений не требуется.

Чью электронную подпись использовать

Законодательство не устанавливает каких-либо особенных требований в отношении круга лиц, которые могут подписывать «электронную первичку». А значит, действуют общие правила, определенные законодательством о бухучете. Напомним эти правила.

Во-первых, первичный документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления (ст. 9 Закона о бухучете). Во-вторых, перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Таким образом, порядок делегирования права подписи электронных первичных документов аналогичен порядку, который применяется при бумажном документообороте. То есть необходимо определить лиц, ответственных за совершение операции, по которой составляется документ. А затем нужно включить этих лиц в перечень тех, кто имеет право подписи соответствующей «первички» (данный перечень утверждается приказом или распоряжением руководителя). Подробнее см. «Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской ’’первички’’».

Читать еще:  Запас на черный день

Кроме того, таких уполномоченных лиц надо обеспечить соответствующим программным обеспечением и самой электронной подписью.

Отметим, что если объем «первички» значителен, экономия на расходных материалах (картриджи для принтера, бумага), на почтовых услугах, а также на времени оформления и передачи документов может с лихвой компенсировать затраты на покупку программного обеспечения и оплату услуг удостоверяющего центра (подробнее см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров (видео)»).

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Передача носителя с электронной подписью незаконна

Напомним, что «делегировать» (то есть попросту передать другому лицу) носитель с сертификатом ключа электронной подписи нельзя. При передаче такого носителя другому лицу происходит нарушение конфиденциальности ключа электронной подписи. В этом случае владелец квалифицированного сертификата обязан прекратить использование ключ электронной подписи и немедленно обратиться в удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат, для прекращения действия этого сертификата. Такой порядок предусмотрен подпунктом 1 пункта 6 статьи 17 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

«Электронная первичка» и учет расходов

Как известно, чтобы учесть расходы, необходимо иметь подтверждающие документы, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ. В частности, заверены надлежащим образом ( п. 1 ст. 252 НК РФ ). Соответствует ли первичный документ, подписанный электронной подписью, этим требованиям? Достаточно ли такого документа для подтверждения расходов, учитываемых при налогообложении прибыли? Давайте разбираться.

Как было сказано выше, Закон о бухучете признает, что первичный документ может быть оформлен в электронном виде (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона о бухучете). При этом вид электронной подписи, которым должен быть заверен данный документ, на законодательном уровне пока не установлен. Таким образом, если первичный документ подписан квалифицированной подписью, либо любой другой по соглашению между участниками документооборота, то «электронная первичка» будет соответствовать требования статьи 252 НК РФ.

Данный вывод подтверждают и контролирующие органы. Так, в письме Минфина России от 12.09.16 № 03-03-06/2/53176 сказано, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков применять квалифицированную электронную подпись при составлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (см. «Минфин: электронную «первичку» можно подписывать любым видом электронной подписи»). Что же касается отношений в области использования электронных подписей, а также подтверждения достоверности электронных подписей, то эти вопросы положениями Налогового кодекса не регулируются, а определяются Законом об электронной подписи. Поэтому для налоговых целей можно использовать первичные учетные документы в электронном виде, подписанные по правилам Закона об электронной подписи.

Заметим, что ранее финансовое ведомство придерживалось иного подхода. Чиновники отмечали, что до внесения изменений в Налоговый кодекс или в законодательство о бухгалтерском учете первичные документы можно подписывать только квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710). В то же время ФНС России изначально считала, что документ, заверенный неквалифицированной электронной подписью, может быть принят к учету, если использование такой подписи предусмотрено соглашением сторон (письмо от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@).

Представление «электронной первички» в инспекцию

Еще один вопрос, который возникает при переходе на электронный документооборот, — как представлять «электронную первичку» налоговикам. С одной стороны, статья 93 НК РФ прямо предусматривает возможность передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Но с другой стороны, из пункта 2 данной статьи следует, что поступить таким образом можно только с теми электронными документами, которые составлены по форматам, установленным ФНС России. Например, в настоящее время утверждены форматы для счета-фактуры, ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг). Этими документами, подписанными электронной подписью, контрагенты могут обмениваться через оператора электронного документооборота (например, через систему «Контур.Диадок» от СКБ Контур). А при налоговой проверке их можно переслать в инспекцию в электронном виде через систему для сдачи налоговой отчетности (например, «Контур.Экстерн»).

Бесплатно сдавать отчетность через «Контур.Экстерн»

Для передачи скан-образов существует свой формат, который утвержден приказом ФНС России от 18.01.17 № ММВ-7-6/16@. Передача осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, то есть через систему для отправки отчетности. Пересылаемые документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя.

Что же касается неформализованных документов (например, договоров, доверенностей и др.), которые подписаны соответствующей электронной подписью, то такие документы переслать в инспекцию по ТКС не получится. Это подтверждается как письмами Минфина России (например, от 07.07.11 № 03-03-06/1/409 и от 14.06.11 № 03-02-07/1-190), так Порядком представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утв. приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@). В пункте 14 этого Порядка закреплено, что истребуемый документ не считается принятым налоговой инспекцией, если он не соответствует утвержденному формату.

Выход из ситуации подсказали сами налоговики. В письме ФНС России от 09.09.15 № СА-4-7/15871 сообщается, что документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, представляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Полагаем, что этот совет применим и в случае подписания «первички» другими разновидностями‎ электронной подписи. Таким образом, перед тем, как направить налоговикам первичный документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, его надо распечатать, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что он был подписан электронной подписью. Подробнее см. «ФНС разъяснила, как представлять в инспекцию электронные документы, форматы для которых не утверждены» и «Чиновники рассказали, как представлять налоговикам электронные документы, составленные не по установленному формату».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector