Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами: недочеты в первичных документах

Автор: С. Н. Козырева

Если подотчетное лицо не приложило к авансовому отчету оформленные надлежащим образом первичные документы, подтверждающие расходы в интересах компании, какие налоговые последствия ожидают организацию и сотрудника?

Любой бухгалтер знает: основным документом, которым оформляются расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Именно на его основании выданные под отчет суммы списываются с кредита счета 70. Однако нельзя недооценивать первичные документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм. Если они будут выглядеть недостоверными, проверяющие включат соответствующие суммы в налогооблагаемый доход сотрудника, исключат их из расходов, принимаемых при расчете налоговой базы работодателя, также существует риск доначисления страховых взносов.

Основное правило ведения расчетов с подотчетными лицами сформулировано в п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Так, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Документы, прилагаемые к авансовому отчету, подтверждают приобретение подотчетным лицом товаров, работ, услуг в интересах организации. Если авансовый отчет является основанием для составления записи по кредиту счета 70, подтверждающие документы обосновывают бухгалтерскую запись по дебету того или иного счета. Если сотрудник приобретал какие-либо товарно-материальные ценности (канцелярские товары, бытовую химию, стройматериалы, ГСМ), они должны быть оприходованы с использованием счета 10. Если же «подотчетник» оплачивал услуги или работы, они принимаются к учету непосредственно на счета учета затрат (основных, общепроизводственных, общехозяйственных). Общие правила принятия к учету никак не меняются в зависимости от способа покупки (оплаты) тех или иных приобретений. Самое главное: организация должна иметь первичный документ, из которого можно получить достоверную информацию обо всех параметрах хозяйственной операции. Кроме того, поскольку подотчетное лицо получало наличные денежные средства от организации, обязательным условием принятия отчета является наличие документа, подтверждающего уплату наличных денежных средств контрагенту (БСО, кассового чека, иного заменяющего их документа).

Согласно ч. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ организации и ИП, уплачивающие ЕНВД, а также ИП, применяющие патентную систему налогообложения, вправе не применять ККТ при условии выдачи по требованию покупателя товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), с реквизитами, аналогичными обязательным реквизитам первичного учетного документа.

Будет нелишним напомнить обязательные реквизиты первичного учетного документа (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ[1]):

• наименование документа;
• дата его составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи названных выше лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В настоящее время только кассовые документы составляются по ранее утвержденным унифицированным формам, все иные формы могут быть разработаны хозяйствующим субъектом самостоятельно. Значит, их несоответствие унифицированным образцам никак не может сказаться на достоверности информации.

Если подотчетное лицо представит лишь авансовые отчеты без приложения первичных документов, подтверждающих расходование денежных средств и являющихся основанием для оприходования организацией ТМЦ, налоговики будут иметь все основания отнести выданные и невозвращенные подотчетные суммы к налогооблагаемым доходам физического лица. Такие выводы сделаны в Постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12.

Обратим внимание, что ранее в Постановлении Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08 был сделан аналогичный вывод с оговоркой о том, что достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, определяется самим обществом. Впрочем, следует подчеркнуть, что в данном конкретном случае, рассмотренном Президиумом ВАС, инспекция не представила доказательств того, что подотчетные суммы являлись экономической выгодой физического лица.

Вместе с тем представляется, что указанная оговорка не носит абсолютный характер. Дело в том, что перечисленные выше реквизиты должны быть в документе, чтобы он имел статус первичного документа и мог стать отправной точкой для регистрации данных в бухгалтерских регистрах. Кроме того, в силу ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение достоверность содержащейся в нем информации и вообще факт осуществления хозяйственной операции.

При этом не имеет значения, что организация приняла авансовые расчеты с «порочными» подтверждающими документами, ведь, по сути, она не имела законных оснований для этого. Именно к такому выводу пришли налоговики и арбитры в налоговом споре с участием УК (Постановление АС ВСО от 01.12.2015 по делу № А78-7155/2015). В частности, в некоторых документах отсутствовали сведения, необходимые для идентификации лиц, подписавших их, в некоторых товарных чеках наименования товаров были указаны как «хозяйственные расходы», «канцелярские товары», «товары», «бытовая химия», «стройматериалы», «расходы», «детские новогодние подарки», отсутствовали дата составления документа, подпись продавца, не были заполнены графы «Количество товара», «Цена товара». Подобные документы не могли стать основанием для принятия к учету ТМЦ.

Бухгалтерский учет

Указание налоговиками и судом на неправомерность принятия к учету ТМЦ на основании дефектных первичных документов фактически следует расценивать как выявление ошибки. Ошибка состояла в недобросовестных действиях должностных лиц организации (бухгалтера, принявшего ТМЦ к учету по ненадлежащим документам) (см. п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного Приказом Минфина РФ от 28.06.2010 № 63н). Соответственно, если компания решила принять отчет работника и не удерживать с него подотчетные суммы, однако оснований приходовать ТМЦ нет, фактически это означает, что компания простила работнику долг. Правильная бухгалтерская запись: Дебет 91-2 Кредит 70. Вместе с тем вероятнее всего, что неправомерно принятые к учету ТМЦ к моменту налоговой проверки уже были списаны на затраты, которые были учтены в финансовом результате. Поэтому исправление в бухучете уже не потребуется, если ошибка была несущественной. В случае же существенности ошибки достаточно будет скорректировать сравнительные показатели отчета о финансовых результатах, представленные в отчетности текущего периода (уменьшить себестоимость, увеличить прочие расходы периода, в котором была допущена ошибка).

Отсутствие надлежащим образом оформленных первичных учетных документов автоматически означает исключение соответствующих расходов из расчета налоговой базы по причине несоответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Страховые взносы

Также следует обратить внимание на риск доначисления страховых взносов с подотчетных сумм, по которым сотрудник не отчитался и которые он не вернул (которые организация с него не удержала). По мнению чиновников, для начисления страховых взносов с выплаты, осуществляемой в рамках трудовых отношений, достаточно факта отсутствия авансового отчета в установленный срок и неудержания долга в течение месяца, как предлагает ст. 137 ТК РФ (письма ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, Минтруда РФ от 12.12.2014 № 17-3/В-609). О том, что при проверке исчисления страховых взносов проверяющие должны обратить особое внимание на подотчетные суммы, говорится также в Методических рекомендациях по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов, утвержденных Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р.

Проверяющие усматривают в не подтвержденных документами подотчетных суммах завуалированные вознаграждения работникам, составляющие их экономическую выгоду. Безусловно, вопрос начисления страховых взносов должен решаться в каждом конкретном случае на основании имеющихся документов. К примеру, в споре, рассмотренном в Постановлении АС УО от 11.11.2015 № Ф09-7999/15, у управления ПФР вызвали сомнения первичные документы, приложенные к авансовым отчетам, а также тот факт, что согласно учетной политике по решению руководителя подотчетные расходы принимались к учету в качестве затрат компании на основании справки-отчета, составленной подотчетным лицом. Однако суды посчитали недоказанным, что компания получала ТМЦ, результаты работ и услуги (приобретенные подотчетными лицами и принятые к учету организацией) безвозмездно и что подотчетные лица получали экономическую выгоду.

Аналогичным образом органу ПФР не удалось доказать факт осуществления в пользу работников ТСЖ выплат, облагаемых страховыми взносами, в виде подотчетных сумм (Постановление АС УО от 30.06.2015 № Ф09-4349/15). В частности, под подозрение проверяющих попали расходы на оплату проезда работников на маршрутных такси. Поскольку такси не выдают чеки или квитанции, ТСЖ разработало и на общем собрании членов утвердило форму маршрутного листа, содержащую обязательные реквизиты первичного учетного документа. Также под отчет выдавались суммы компенсации расходов на оплату услуг сотовой связи сотрудников на основании приказа председателя правления с указанием сумм и номеров телефонов работников[2]. Главное, установил суд, что достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, товарищество определяет самостоятельно. Поскольку ТСЖ приняло авансовые отчеты и первичные документы и в установленном порядке отразило хозяйственные операции в бухгалтерском учете, безосновательно говорить о необходимости начисления на соответствующие суммы страховых взносов.

Множество расходов небольших организаций осуществляются через сотрудников. Это приобретение стройматериалов, канцтоваров, литературы, выполнение подрядных работ и оказание услуг. Принимая к учету приобретения подотчетных лиц в интересах компании, бухгалтер должен обратить особое внимание на наличие и надлежащее заполнение подтверждающих документов: они должны иметь все обязательные реквизиты и отражать сущность хозяйственной операции. В противном случае есть риск включения подотчетных сумм в налогооблагаемый доход физических лиц, объект обложения страховыми взносами, а также исключения их из расходов компании, учитываемых при налогообложении.

[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

[2] Строго говоря, суммы компенсации расходов на оплату услуг связи обычно проводятся через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и не квалифицируются как подотчетные суммы. Они не являются объектом обложения страховыми взносами в силу прямого указания в пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2016

ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЛЬЯНС» Г. ОМСКА.

• Авторы
• Файлы работы
• Сертификаты

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.[1]

Актуальность темы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния первичного учета на 70—80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии.[2]

В данной статье мною будет рассмотрено ведение первичного учета в ООО «Альянс».

ООО «Альянс» (общество с ограниченной ответственностью) было создано в 2006 году, в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами ныне действующими на территории Российской Федерации.

Юридический адрес: РФ, 646565, Омская область, Тевризский район, с.Бакшеево, ул.Школьная , 27.

Уставный капитал предприятия на 31 декабря 2014 года равен 11932 тыс.руб.

Первичный учет в ООО Альянс ведется в соответствии с формами документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В целях упорядочения выдачи денежных средств под отчет, в данном предприятии приказом руководителя утвержден список подотчетных лиц, с каждым из которых заключен договор о материальной ответственности.

Если возникает потребность выдачи денежных средств работнику, которого нет в списке подотчетных лиц, то руководителем издается отдельный приказ с указанием фамилии работника, на какой срок выдается аванс и дату сдачи авансового отчета.

В ООО «Альянс» расчеты, в основном, производятся безналичным путем, т.е. платежным поручением через банк. Однако и выдача наличных в подотчет также имеет место быть в таких случаях, как: направление работника в командировку, приобретение водителем ГСМ, приобретение бланков, конвертов и т.п.

Все документы по расчетам с подотчетными лицами можно разделить на три вида:

1. К первому можно отнести такие документы, как приказ руководителя, командировочное удостоверение, расходный кассовый ордер и т.п., т.е. документы первого вида, как правило, оформляются руководителем либо в бухгалтерии.

При направлении работника в командировку, пишется приказ с указанием фамилии, имени и отчества командируемого, указывается место командировки, цель командировки, планируемый срок.[2]

Как правило, в ООО Альянс командированному по расходному кассовому ордеру выдаются в подотчет денежные средства на оплату проезда (если он осуществляется общественным транспортом), на проживание и питание. Выплаты производятся в пределах норм, утвержденных.

2. Ко второму виду относятся документы, которые подотчетное лицо получает в процессе нахождения в командировке, приобретения товарно-материальных ценностей, оплаты услуг или работ. К таким документам в ООО «Альянс» можно отнести счет-фактуру, документы, подтверждающие проезд в командировку и обратно, товарные чеки, накладные, акты и т.п.

3.Третий вид подразумевает итоговую документацию, к ней в данном предприятии относится авансовый отчет. Он составляется командированным лицом после возвращения в течение трех рабочих дней. Во время нахождения в командировке работник обязан сделать отметку о прибытии и выбытии в месте командировки и по прибытии сделать отметку в своей организации. После того, как работник предоставил руководителю отчет о результатах выполнения служебного задания, он составляет авансовый отчет с приложением оправдательных документов, таких, как проездные билеты, товарные чеки в случае приобретения ТМЦ и другие документы, подтверждающие понесенные расходы.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

Бухгалтер в течение пяти рабочих дней обрабатывает авансовый отчет – проверяет суммы, указанные в авансовом отчете, сравнивает их с приложенными оправдательными документами, подвергает их счетной проверке, а также проверяет целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтером авансовые отчёты утверждаются руководителем ООО «Альянс», после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации.

Новый аванс в ООО «Альянс» работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств. Возврат неиспользованных средств аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

При отсутствии оправдательных документов, либо при ненадлежащим образом заполненным, отсутствием обязательных реквизитов в первичных документах, подтверждающих произведенные расходы подотчетным лицом, бухгалтер не принимает их к учету.

Если работник утерял какие-либо документы, подтверждающие произведенные расходы, то в «ООО» Альянс предусмотрен только возврат подотчетных сумм, не подтвержденных оправдательными документами в кассу по приходному кассовому ордеру

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных ра­ботников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет. [3]

В целях совершенствования системы организации первичного учета на предприятии любой формы собственности можно рекомендовать следующие рекомендации:

Разработать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и проч.) о порядке осуществления выполнения ими своих должностных обязанностей, в частности о порядке и сроках сбора первичных данных, о порядке и сроках регистрации данных на носителе;

В установленные сроки проводить контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.) в целях снижения риска неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта;

Использовать на всех участках учета только унифицированные формы документации;

Систематически осуществлять контроль со стороны работников бухгалтерии за правильно­стью оформления первичной документации;

Грамотное создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей — существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.

Ёлгина Е. Б. Первичные документы [Текст]: учебное пособие / — М.: Издательско-консультационная компания «Статус-Кво 97», 2012 — 208 с;

Н. В. Пошерстник Самоучитель по бухгалтерскому учету [Текст]: учебник/ Н. В. Пошерстник, М. С. Мейксин. — Издание 10-е, переработанное и дополненное. — СПб.: «Издательский дом Герда», 2012 — 608 с;

С. С. Викентьева. Учетные регистры [Текст] / С. С. Викентьева, Е. В. Клочкова // журнал «Бухгалтерский учет» № 10, 2012 г.

ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект» подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа — кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

идентификационный номер (ИНН)

заводской номер ККМ;

порядковый номер чека;

дата и время покупки;

стоимость (цену) покупки;

признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции

измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре должны быть указаны:

порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

идентификационный номер продавца (ИНН);

наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

идентификационный номер покупателя (ИНН);

наименование товара (работы, услуги);

стоимость (цена) товара (работ, услуг);

сумма налога на добавленную стоимость;

страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно — операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

Рис 1. Схема первичной документации

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

3.1 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами в ООО «МСК-Строй», с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д.

Рассмотрим основные документы, которыми оформляются расчеты с подотчетными лицами в ООО «МСК-Строй»:

1. Приказ об утверждении перечня лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы на хозяйственные нужды:

В ООО «МСК-Строй» и издан приказ об утверждении перечня лиц, уполномоченных получать наличные деньги в подотчет на хозяйственные нужды, где указаны 11 человек. В этом приказе также указан срок, на который выдаются подотчетные суммы — 10 дней. В приказе указан срок, по истечение которого подотчетные лица обязаны отчитаться бухгалтерии о подотчетных суммах (Приложение 5).

2. Приказы о направлении сотрудников в командировки (Приложение 6).

На основании служебного задания кадровая служба ООО «МСК-Строй» составляет приказ о направлении сотрудника в командировку. Для приказов о направлении сотрудников в командировку предусмотрены типовые бланки.

В ООО «МСК-Строй» форму N Т-9 используют при командировании одного сотрудника, а форму N Т-9а — при командировании сразу нескольких сотрудников предприятия.

В приказе указывается фамилия и инициалы командируемого работника, его должность, структурное подразделение, в котором он работает, а также цель, время и место командировки. В приказе также указывается источник оплаты командировочных расходов (за счет ООО «МСК-Строй», направившего сотрудника в командировку).

Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель ООО «МСК-Строй». Сотрудники ООО «МСК-Строй», направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись. Приказ оформляется в одном экземпляре и хранится в архиве ООО «МСК-Строй» 5 лет.

3. Командировочные удостоверения.

Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия ООО «МСК-Строй» выписывает сотруднику предприятия командировочное удостоверение. На основании этого удостоверения работнику предприятия выплачиваются суточные, в ООО «МСК-Строй» они составляют 1000 рублей в сутки.

В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия работника, которые заверяют печатью того предприятия, куда сотрудник был направлен в командировку. Удостоверение оформляется в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале предприятия.

Например, на Зимина Виктора Михайловича — экспедитора, командированному в г. Магнитогорск на 4 дня с 22.09.13 по 25.09.13 для сопровождения груза выписано командировочное удостоверение №3 от 22.09.13. Оформлен приказ по форме N Т9 (Приложение 6). Командировочное удостоверение оформлено по форме N10 (Приложение 7).

В ООО «МСК-Строй» 24.10.2013 был оформлен приказ по форме N Т9-а о направлении в служебную командировку Сергеевой А.А и Воронина Д.М. с 25.10.2013 по 30.10.2013 в город Санкт — Петербург для заключения договоров с заказчиками (Приложение 8).

4. Приходный кассовый ордер. Для отъезда в командировку из кассы в подотчет выдаются деньги сотруднику предприятия, которые оформляются расходным кассовым ордером.

Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер ООО «МСК-Строй». Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации — 5 лет.

Например, в ООО «МСК-Строй» на основании приходного кассового ордера № 18 от 05.11.13 (Приложение 9) составлена такая бухгалтерская запись:

Дт сч. 50 Кт сч.71 — 450,00 руб.

— возврат в кассу остатка не использованного аванса;

5. Расходный кассовый ордер.

Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы ООО «МСК-Строй» (Приложение 10) Ордер выписывается в одном экземпляре. Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель ООО «МСК-Строй». Ордер также должен подписать сотрудник предприятия, получивший наличные деньги. Кассир в свою очередь обязан записать в его паспортные данные.

На основании расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.71 Кт сч.50 — 20000-00 руб.

выданы из кассы наличные деньги под отчет на лимитные сделки для приобретения материалов Суркову В,А;

Дт сч.71 Кт сч.50 — 12958-73

— выданы из кассы деньги под отчет на лимитные сделки и командировочные расходы Зимину В.М.

5. Авансовый отчет (Приложение 11):

К авансовому отчету сотрудник ООО «МСК-Строй» прикладывает все документы, подтверждающие его расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.). Перечень этих документов приводится на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, которые приложены к авансовому отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету. Сотрудник предприятия сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер — передает сотруднику отрывную часть отчета — расписку в том, что отчет принят к проверке. Бухгалтер ООО «МСК-Строй» проверяет целевое расходование средств, которые выданы сотруднику, а также присутствие оправдательных документов, подтверждающих его различные расходы.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель ООО «МСК-Строй». Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет.

Например, в бухгалтерии ООО «МСК-Строй» составлен авансовый отчет №77 от 30.10.2013 на Бочкарева В.В. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 2200-90. Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.26 Кт сч.71 — 2200-90 руб.

Составлен авансовый отчет №78 от 30.10.13 на Голеву Л.Н. Она отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 1000-00.

Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.60 Кт сч.71 — 992-11 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 — 7-89 руб.

В учетной политике предприятия необходимо указывать общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам. Например, в Учетной политики ООО «МСК-Строй» в 2013 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет — 20 дней с момента выдачи.

Таким образом, анализ составления и состояния первичной документации показал, что в ООО «МСК-Строй» первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.