Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ответственность при утере первичных документов

Ответственность при утере первичных документов

Сертификат качества аудиторских услуг № 005 от 03.01.2017.

Блог ведет – Жугер Елена Викторовна. Директор аудиторской компании «БелАудитАльянс» • Автор бизнес–статей в деловых и профессиональных изданиях • Сертифицированный аудитор • Эксперт-консультант • Налоговый консультант • Председатель комитета по методологии и аудиту общественного объединения «Ассоциация аудиторских организаций»

В обязанности налогоплательщика в соответствии с п. 14 ст. 22 НК включается обязанность обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения.

За несохранность и уничтожение документов предусмотрена административная ответственность должностного лица юридического лица или ИП в виде штрафа в размере:

  • от 50 до 100 базовых величин — за уничтожение бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (ст.12.1 КоАП);
  • от 4 до 35 базовых величин — за необеспечение сохранности названных документов, повлекшее их утрату (часть 3 ст.12.1 КоАП).

В соответствии с п.18 Указа № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» при отсутствии у плательщика (непредставлении им) документов, связанных с налогообложением, проверяющие вправе определять размер причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин) на основании сведений о движении денежных средств по счетам в банке либо сведений, полученных от третьих лиц либо расчетным методом.

За уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, ст.377 Уголовного кодекса предусмотрена уголовная ответственность в виде общественных работ, или штрафа, или исправительных работ на срок до 2 лет, или ареста, или ограничения свободы на срок до 2 лет, или лишения свободы на тот же срок.

Если физлицо, фактически являясь последним руководителем организации, не обеспечил сохранность бухгалтерских документов, совершил действия, приведшие к передаче документов неустановленным лицам, то это расценивается как сокрытие документов и нарушение налогового законодательства и законодательства о бухгалтерском учете и отчетности, что служит основанием для привлечения физлица к субсидиарной ответственности.

Для предотвращения (минимизации) возможных негативных для организации последствий рекомендуем:

  1. Сообщить о факте уничтожения документов в налоговые органы с указанием сроков восстановления, если такие документы были затребованы налоговыми органами для проведения проверки
  2. Предпринять усилия для восстановления документов
  3. Рассмотреть вариант заключения договора на проведение аудита и восстановление документации
  4. Обратиться в правоохранительные органы с заявлением о совершении неправомерных действий, выразившихся в умышленном уничтожении документации, в том числе бухгалтерской.

Кто и как ответит за отсутствие первички

Налоговая запрашивает документ. Бухгалтер идет к менеджеру, тот – к своему стажеру, а дальше выясняется, что контрагент – Васин, и Вася уволился месяц назад. Звонят Васе. Вася говорит – все сдавал в бухгалтерию Карине, а в бухгалтерии всю жизнь – только Анастасия Сергеевна и Катя. Начинают искать по всей компании Карину, находят внучатую племянницу генерального директора, которая проходила практику в бухгалтерии зимой. Карина уже уехала учиться в Лондон и все происходившее зимой для нее забыто как страшный сон.

В общем, Карину нашли, документы – нет. Дальше придется искать ответ на вопрос – а кто и как будет отвечать будет за потерянные документы? Тут уже деваться некуда, придется действовать по закону.

А по закону вот как:

Отсутствие или непредставление первичных документов – это правонарушение, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность (ст. 106 НК, ст. 2.1 КоАП). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета считают грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов, и ответственность за такое нарушение предусмотрена в ст.120 НК РФ.

Какие штрафы положены за отсутствие первички

  • За нарушение в рамках одного налогового периода – 10 000 руб.
  • Если нарушение обнаружено в другом налоговом периоде – 30 000 руб.

Это значит, что первичку лучше проверять и находить сразу. Лучше проводить плановые мероприятия по сбору первичных документов ежемесячно и ежеквартально.

Если занизили налоговую базу – оштрафуют на 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. Будет обидно, если налогов выходило даже меньше минимальной суммы, но обычно по таким вопросам тщательно проверяют более крупные компании.

Как ответят должностные лица

Для должностных лиц предусмотрена административная ответственность – штраф на сумму от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, которые необходимы для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Если суд посчитает, что имеет место грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, то назначат штраф в размере от 5000 до 10 000 руб.

Хуже, если нарушение обнаружат повторно: штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет.

Поэтому, если вы уже обожглись на молоке, лучше начать дуть на воду. Проверьте, удобен ли вам процесс документооборота в компании? Стоит ли дополнительно организовать работу менеджеров, которые получают документы от контрагентов? Или начать стоит с автоматизации контроля возврата документов?

Если ваша организация относится к субъектам малого и среднего предпринимательства, то инспекторы могут заменить административный штраф должностному лицу на предупреждение, если:

  • нарушение совершили впервые;
  • нет материального ущерба;
  • нет угрозы возникновения природных или техногенных чрезвычайных ситуаций;
  • нет вреда или угрозы жизни и здоровью людей, животным и растительности, окружающей среде, памятникам истории и культуры, безопасности России.

Об этом говорится в ч. 3 ст. 1.4, ч. 3 ст. 3.4, ч. 3.5 ст. 4.1, ст.4.1.1 КоАП РФ. Но на то будет добрая воля инспектора.

Кто назначит наказание – и кому

Заявление на то, чтобы нарушитель понес ответственность, подает налоговая инспекция, а наказание назначает уже суд (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

Виновный в правонарушении устанавливается индивидуально.

Обычно суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18). Субъектом такого правонарушения обычно признают главного бухгалтера или бухгалтера с правами главного.

Руководитель организации тоже может быть признан виновным, если:

  • в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда от 09.06.2005 № 77-ад06-2);
  • учет и расчет налогов вела специализированная организация (п. 26 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18);
  • причина нарушения – письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18).

Что делать, если первичные документы утеряны

Шаг 1. Расследовать факт пропажи документов, которые подтверждают отраженные в учете операции: установить, кто из сотрудников должен был получить документы, были ли они вообще запрошены у контрагента. Можно попробовать запросить документы у контрагента повторно, в 2 из 3 случаев это решит проблему.

Шаг 2. Если простые методы не помогли, переходим к официальным. Официально это оформляется так: сотрудник, который обнаружил пропажу, должен написать служебную записку. На основании этой записки издается приказ руководителя, в котором назнчается комиссия по расследованию пропажи. Комиссия проводит расследование, результат оформляет актом.

Читать еще:  Уведомление о втором гражданстве через сайт Госуслуги

В акте описываем обстоятельства пропажи документов. Если проищошла форс-мажорная ситуация: например, офис с архивом был затоплен, горел или был ограблен, то соответствующие службы должны это подтвердить. Например, заверить опись имущества, пострадавшего в катастрофе.

Зачем нужна комиссия?

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК). Распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если оригиналы документов так и не были найдены, то у контрагента следует запросить дубликат документов.

Хотите готовиться к проверкам за 30 минут и твердо знать, что все документы на месте?

В этом поможет стандарт контроля документов «Скан-Архив». Смотрите, как он работает, прямо сейчас!

Ответственность при утере первичных документов

Каждый субъект хозяйствования должен обеспечить правильное ведение первичного документооборота и сохранность первичных документов.

Оформление первичных документов является обязательной составляющей бухгалтерского учета любого предприятия, за неправильное ведение которого КУоАП предусмотрена административная ответственность.

То есть лицо, на которое возложено право подписания первичных документов, а также главный бухгалтер и руководитель предприятия как должностные лица несут административную ответственность за ошибки, допущенные при оформлении первичных документов.

В соответствии со всеми признаками и принципами, изложенными в действующем законодательстве, для юридических лиц должностными лицами являются:

— заместитель директора предприятия, если он наделен соответствующими полномочиями, а также имеет право подписи финансово-хозяйственных документов;

— руководители филиалов и других обособленных подразделений, если в их функции входит исполнение организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей.

Следовательно, ответственность за документальное обеспечение хозяйственной деятельности, а также за утерю или уничтожение документов может применяться ко всем вышеуказанным лицам (см. также тему Должностные лица).

Кроме того, за нарушение законодательства по вопросам налогообложения установлены финансовая, административная и даже уголовная ответственность (п. 111.1 ст. 111 НКУ), так как на первичных документах основаны все виды налоговых расчетов. Если результат допущенной ошибки привел к занижению налогового обязательства предприятия перед бюджетом (по любому виду налога), то предприятие будет привлечено к соответствующему виду ответственности.

В тех случаях, когда сотрудники допустили ошибки в оформлении первичных документов и предприятию был нанесен ущерб, установлена взаимосвязь между допущенной ошибкой в оформлении первичного документа и установленным оцененным ущербом (например, предприятием были уплачены штрафные санкции), у предприятия есть право на основании норм трудового законодательства возместить суммы уплаченных штрафных санкций за счет работников, допустивших данные нарушения (см. тему Виды материальной ответственности).

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете рассмотрен в теме Исправление ошибок в бухгалтерском учете.

Согласно п. 121.1 ст. 121 НКУ необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 НКУ сроков их хранения влечет за собой наложение штрафа в размере 510 грн. Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен такой штраф, влекут за собой наложение штрафа в двойном размере (1 020 грн.). На это также обращает внимание главный налоговый орган в обобщающей консультации, утвержденной приказом от 22.11.2012 г. № 1046, а также в письме от 14.06.2016 г. № 6414/П/99-99-10-02-14, где акцентируется внимание на том, что в данном случае состав налогового правонарушения касается нарушения налогоплательщиком сроков хранения первичных документов, предусмотренных именно ст. 44 НКУ.

Аналогичная ответственность применяется и к физическим лицам — предпринимателям (независимо от системы налогообложения) в случае утери ими книг учета доходов и расходов. На это обращал внимание главный налоговый орган в письме от 17.04.2012 г. № 11206/7/17-1217. При этом в Базе знаний «ЗІР» (подкатегория 104.13) ГФС разъясняет, что, кроме финансовой ответственности, предусмотренной п. 121.1 ст. 121 НКУ, к физическому лицу — предпринимателю, находящемуся на общей системе налогообложения, за утерю книги может быть применена административная ответственность согласно ст. 164 1 КУоАП.

Обращаем внимание на то, что, как правило, расчет всех штрафов основывается на не облагаемом налогом минимуме доходов граждан. А согласно п. 5 подраздела 1 раздела XX НКУ, если нормы других законов содержат ссылку на необлагаемый налогом минимум доходов граждан, то для целей их применения используется сумма в размере 17 грн. (кроме норм административного и уголовного законодательства в части квалификации административных или уголовных правонарушений, для которых сумма не облагаемого налогом минимума доходов граждан устанавливается на уровне налоговой социальной льготы).

Уголовная ответственность

К уголовной ответственности должностные лица могут быть привлечены, если документы были уничтожены с умыслом или по халатности.

При этом УК содержит много статей по этому поводу, в частности:

— ст. 357 УК — уничтожение, порча или сокрытие официальных и/или частных документов;

— ст. 329 УК — утеря документов, содержащих государственную тайну;

— ст. 298 1 УК — уничтожение, порча или сокрытие документов Национального архивного фонда.

При этом в п. 16 постановления Пленума ВСУ от 26.12.2003 г. № 15 «О судебной практике по делам о превышении власти или служебных полномочий» разъясняется, что вопрос о применении ответственности служебного лица, превысившего свои служебные полномочия на основании приказа или распоряжения руководителя, что повлекло за собой вредные последствия, разрешается с учетом требований ст. 41 УК.

Напомним, что согласно ч. 3 — 5 ст. 41 УК лицо, отказавшееся выполнять явно преступный приказ или распоряжение, не подлежит уголовной ответственности. Если лицо выполнило такой приказ или распоряжение, то оно подлежит уголовной ответственности на общих основаниях. Однако если лицо не осознавало и не могло осознавать преступный характер приказа или распоряжения, то за деяние, совершенное с целью выполнения такого приказа или распоряжения, к ответственности привлекается только лицо, издавшее такой приказ или распоряжение (см. также письмо Минюста от 19.02.2010 г. № 607-0-26-10-34).

Административная ответственность

Административная ответственность предусматривается несколькими статьями КУоАП, которые можно применить к должностным лицам в случае отсутствия или незаконного уничтожения первичной документации:

отсутствие первичных документов как нарушение порядка ведения бухгалтерского учета (см. также письмо ГлавКРУ от 16.12.2002 г. № 02-18/724) влечет за собой согласно ст. 164 2 КУоАП наложение штрафа в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.), а при повторном нарушении в течение года — от 10 до 20 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 170 до 340 грн.);

несоблюдение сроков хранения и отсутствие первичной документации, на основании которой осуществляется исчисление налогов, как нарушение порядка ведения налогового учета — согласно ст. 163 1 КУоАП штраф в размере от 5 до 10 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 85 до 170 грн.), а при повторном нарушении в течение года — от 10 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 170 до 255 грн.);

необеспечение надлежащего состояния первичного учета статистических данных — согласно ст. 186 3 КУоАП штраф в размере от 10 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 170 до 255 грн.), а при повторном нарушении в течение года — от 15 до 25 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 255 до 425 грн.);

Читать еще:  Представительские расходы Учитываем посуду и бытовую технику

небрежное хранение, порча, уничтожение, сокрытие архивных документов, в том числе документов Национального архивного фонда — согласно ст. 92 1 КУоАП штраф в размере от 5 до 10 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 85 до 170 грн.), а при повторном нарушении в течение года — от 10 до 40 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан. Обращаем внимание, что эта статья касается исключительно архивных документов (см. также письмо Госархива от 22.07.2013 г. № 04/2404);

самоуправство в разрезе нарушения порядка уничтожения документов — согласно ст. 186 КУоАП штраф в размере от 4 до 7 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 68 до 119 грн.). Отметим, что самоуправством в данном случае будет являться осуществление права должностных лиц на уничтожение документов с соблюдением установленного законодательством срока их хранения, но с нарушением порядка и процедуры их уничтожения. Например, уничтожение документации без согласования акта с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения или самостоятельное уничтожение документов без передачи их предприятиям по заготовке вторичного сырья;

фальсификация, сокрытие или уничтожение документов, отражающих хозяйственную или финансовую деятельность (если эти действия совершены гражданином — учредителем (участником) или служебным лицом субъекта в период производства по делу о банкротстве и нанесли большой материальный ущерб) — согласно ст. 166 16 КУоАП штраф в размере от 500 до 1 000 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 8 500 до 17 000 грн.). При этом следует учитывать, что согласно примечанию к этой норме материальный ущерб считается крупным, если он в 500 и более раз превышает не облагаемый налогом минимум доходов граждан (8 500 грн. и более).

Отметим, что в письме от 01.12.2009 г. № 16724-0-33-09-22 Минюст разъяснил, что при решении вопроса относительно правомерности привлечения бухгалтеров к административной ответственности за правонарушения в области финансов и предпринимательской деятельности на основании ст. 163 1 — 163 4 , 164 2 , 165 1 , 165 4 КУоАП необходимо учитывать, что субъектами ответственности по данным статьям являются должностные лица предприятий, учреждений и организаций. То есть по указанным статьям может быть привлечен к административной ответственности только главный бухгалтер предприятия, являющийся должностным лицом предприятия (см. также письмо ГНАУ от 29.10.2009 г. № 11145/6/10-5015/3550).

Дисциплинарная ответственность

В соответствии с требованиями трудового законодательства работники обязаны работать честно и добросовестно, своевременно и точно выполнять распоряжения собственника или уполномоченного им органа, соблюдать трудовую и технологическую дисциплину, требования нормативных актов об охране труда, бережно относиться к имуществу собственника, с которым заключен трудовой договор (ст. 139 КЗоТ).

В соответствии со ст. 147 КЗоТ за нарушение трудовой дисциплины к работнику может быть применена одна из мер взыскания, а именно: выговор или увольнение.

Основания для увольнения по инициативе собственника или уполномоченного им органа предусмотрены ст. 40 и 41 КЗоТ. Если же действия работника не подпадают под основания для увольнения, перечисленные в вышеуказанных нормах КЗоТ, то ему может быть объявлен выговор.

Порядок наложения дисциплинарных взысканий регламентирован ст. 149 КЗоТ. Согласно данной норме до применения дисциплинарного взыскания собственник или руководитель предприятия должен потребовать от нарушителя трудовой дисциплины письменное объяснение. Однако отсутствие такого объяснения работника не препятствует применению взыскания, если работодатель имеет доказательства того, что объяснение от работника он требовал, однако работник отказался его давать.

Взыскание объявляется приказом по предприятию и сообщается работнику под роспись.

При этом необходимо учитывать, что за каждое нарушение трудовой дисциплины может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. При избрании вида взыскания работодатель должен учитывать степень тяжести совершенного проступка и причиненный им вред, обстоятельства, при которых совершен проступок, и предшествующую работу работника.

Подробнее порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности рассмотрен в теме Поощрение работников и привлечение их к дисциплинарной ответственности.

Что делать, если утеряны первичные документы

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Основные особенности
  2. Порядок действий при утере документов
  3. Меры по восстановлению первичной документации
  4. Восстанавливаем отчетность
  5. Ответственность за утерю первички

Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.

Основные особенности

Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.

Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Порядок действий при утере документов

Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:

  1. Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
  2. Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.

Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ

  • Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
  • Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.
  • ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.

    Меры по восстановлению первичной документации

    Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:

    • Проведение сверок с контрагентами.
    • Направление запросов на восстановление документов.
    • Приведение обоснований о процессе восстановления счет-фактуры.
    • Предоставление переписки с контрагентами о восстановлении бумаг.
    • Приведение квитанций, чеков, реестров.

    Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.

    Читать еще:  Статья 11 Размер единовременной страховой выплаты ——————————————————————

    Получаем банковскую первичку

    Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:

    • Наименование документа.
    • Контактные данные банка (ФИО руководителя, адрес, ИНН, КПП, контактное лицо).
    • Контактные данные заявителя.
    • Просьбу предоставить расчетные документы в максимально сжатые сроки.
    • Номер расчетного счета компании.
    • Подпись генерального директора.

    Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.

    Восстанавливаем кассовые чеки

    Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.

    Запрашиваем первичные документы у контрагентов

    Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:

    • О контрагенте (наименование компании, ФИО директора, ИНН и КПП).
    • Наименование документа.
    • Изложение обстоятельств.
    • Просьбу о предоставлении копий.
    • О заявителе, подпись гендиректора.

    Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.

    Восстанавливаем отчетность

    Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.

    Ответственность за утерю первички

    Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:

    • Нарушение норм учета доходов, трат, объектов обложения налогами. Если нарушение допускалось на протяжении одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст.120 НК РФ). Если правонарушение тянулось на протяжении более чем одного периода, штраф составит 15 000 рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ). Если нарушения спровоцировали уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный размер штрафа составит 15 000 рублей (п.3 ст. 120 НК РФ).
    • Неуплата налога или уплата его не в полном объеме из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Назначается штраф в размере 20% от невыплаченной суммы налога (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если был выявлен сознательный умысел, штраф составит 40% от невыплаченного налога (пункт 3 статьи 122 НК РФ).
    • Первичка не направлена в налоговую в положенные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).

    В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.

    Ответственность за утрату, незаконное уничтожение документов

    Согласно пункту 3 статьи 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» №129 от 21.11.1996 года, ответственность за хранение регистров, бухгалтерских и отчетных документов несет непосредственно руководитель компании. На основании пункта 6.6 «Положений о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983 года на главного бухгалтера предприятия возложена обязанность по сохранности, классификации и архивному комплектованию первичных документов.

    Причины утери документации

    В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).

    Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

    • справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
    • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
    • справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
    • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
    • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

    Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.

    Утрата по вине сотрудников. В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.

    По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.

    Ответственность

    Согласно статье 27 Федерального закона № 125, на должностных лиц организации при утрате первичных документов могут быть обращены следующие виды взыскания:

    Налоговая ответственность:

    • 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
    • 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
    • 30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);
    • штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

    Административная ответственность

    Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

    Уголовная ответственность:

    • при уклонении от уплаты налогов на должностное лицо может быть наложен штраф в размере 100 000 – 300 000 рублей, либо удержания заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо произведен арест на срок до 2 лет с лишением занимать аналогичную должность в течение 3-х лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ);
    • при уклонении от уплаты налогов в особо крупных размерах – штраф от 200 000 до 500 000 тысяч, либо удержание заработной платы от 1 до 3 лет, либо арест до 5 лет с лишением прав занимать прежнюю должность в течение 3-х лет или без такового ограничения (часть 2 статьи 199 УК РФ).

    Следует учесть, что если при утрате или незаконном уничтожении документов руководство организации не примет необходимые действия по их восстановлению, это будет наказано в соответствии пунктом 1 и 4 статьи 110 Налогового Кодекса РФ.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector