Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Особенности использования служебного имущества в личных целях

Особенности использования служебного имущества в личных целях

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Что делать работодателю, если служебное имущество используется в личных целях
  2. Можно ли удерживать возмещение из зарплаты?
  3. Особенности учета
  4. Особенности легализации эксплуатации авто в личных целях

В некоторых областях распространена проблема – использование трудящимся служебного имущества в личных целях. Наиболее часто такая ситуация встречается в сферах, предполагающих использование работником служебного авто. Эксплуатация собственности компании в разумных объемах допустима, но что делать, если проблема вышла за разумные пределы? Рассмотрим в этой статье.

Что делать работодателю, если служебное имущество используется в личных целях

Нужно понимать, что эксплуатацию служебного имущества в личных целях не всегда возможно выявить. Наиболее умные сотрудники пытаются представлять, к примеру, личные поездки как служебные. То есть в документах значится служебная поездка, однако по факту это личные поездки. Этот небольшой обман упростился с отменой путевых листов для легковых авто. В этом случае возникающие расходы списываются в траты, сопутствующие хозяйственной деятельности. Разумеется, это не самый выгодный вариант для компании. Работодателю для обнаружения лукавства придется контролировать сотрудников, устанавливать разумность трат.

Если никакие выговоры не помогают предупредить использование служебного имущества в личных целях, имеет смысл узаконить это. Целью узаконивания является контроль над возрастанием лишних трат, уменьшение расходов компании. Легализовать эксплуатацию служебного имущества можно в контексте трудовых взаимоотношений. Возможность использования служебного имущества в личных целях фиксируется в трудовом, а также коллективном соглашении. Там же можно оговорить, что все сопутствующие затраты должны быть оплачены сотрудником.

Рассмотрим на примере с той же машиной. Работнику разрешается использовать авто для своих потребностей. Однако его обязывают возмещать траты за заправку, техобслуживание. Объем бензина на начало рабочего дня должен быть таким же, как и при завершении прошлого дня. Авто на начало смены должно быть полностью исправно.

Этот вариант довольно выгоден для компании. Требование о возмещении трат оговорено трудовым договором, а потому в случае необходимости можно взыскать средства с сотрудника и применить к нему дисциплинарные меры, если он нарушает пункты соглашения.

К СВЕДЕНИЮ! Отсутствие легализации вряд ли поможет решить проблему. Служебное имущество все равно будет использоваться в личных целях, однако получить компенсацию за это не получится. В законах нет жесткой нормы, ограничивающей эксплуатацию служебного оборудования.

Можно ли удерживать возмещение из зарплаты?

ВАЖНО! Образец приказа об использовании работником служебного имущества в личных целях от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Некоторые работодатели решают удерживать возмещение за эксплуатацию служебного имущества из зарплаты сотрудника. Издается соответствующий приказ. Положение о возмещении вписывается в коллективный договор. Подобный вариант практикуется, но он не вполне законен.

Согласно закону, удержания из зарплаты работника можно делать только в случаях, оговоренных в различных кодексах, ФЗ, нормативных актах. Рассмотрим ситуации, в которых можно требовать возмещение, наиболее приближенные к проблеме эксплуатации служебного имущества:

  • Удержания из зарплаты для возмещения ущерба. Если в процессе использования служебного имущества в личных целях произошла поломка собственности, сотрудника можно привлечь к материальной ответственности. Однако придется созывать комиссию, доказывать факт наличия противоправных действий со стороны сотрудника. Этот вариант не подходит совершенно, если работник просто использует служебное имущества, в процессе чего возникают траты, однако ущерб собственности не причинен.
  • Удержания по заявлению сотрудника. Из зарплаты могут выполняться любые удержания, если они производятся по инициативе работника. Это законный вариант получить компенсацию, но и он неоднозначен. Придется договариваться с сотрудником, так как заявление на удержание он подает добровольно. Не каждый человек согласится с уменьшением своей зарплаты.

Удержания в связи с эксплуатацией служебного имущества законом не урегулированы. Делать их – это рискованное мероприятие, так как сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию в связи с нарушением своих прав. Однако если принимается именно такое решение, работодателю нужно сделать удержания максимально законными. Для этого издается приказ, вносятся изменения в коллективный договор.

Особенности учета

Эксплуатация работником служебного имущества может считаться случаем безвозмездного использования. Поэтому работодателю нужно сформировать и утвердить порядок раздельного учета эксплуатации авто в служебных и личных целях. Начисляемая амортизация не будет учитываться в составе трат при определении налога на прибыль. Однако это касается только той части, которая соответствует времени эксплуатации служебного имущества трудящимся в личных целях.

Стоимость бензина, которая учитывается в расходах фирмы, рассчитывается на основании сведений из путевого листа. Затраты, сопутствующие личному использованию служебного имущества, в документе отражаться не будут.

Стоимость бензина или других сопутствующих трат, появившихся при эксплуатации имущества в личных целях, может быть удержана из зарплаты. Способ удержания – заявление сотрудника. Если траты не будут удержаны, работодателю придется исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ с дохода работника в натуральной форме. Также потребуется исчислить НДФЛ с дохода, который образуется в ходе безвозмездного использования собственности компании. Этот доход в натуральной форме определяется на основании рыночной стоимости аренды объекта за сроки его эксплуатации.

К примеру, сотрудник сутки использовал служебную машину в личных целях. В этом случае налогооблагаемой базой будет являться стоимость суточной аренды этого авто.

Особенности легализации эксплуатации авто в личных целях

Рассмотрим ряд особенностей, актуальных при использовании сотрудником служебного авто (актуально и для других форм служебной собственности):

  • В путевых листах рекомендуется фиксировать только поездки со служебными целями. Это наиболее безопасный вариант. На основании листов происходит списание бензина, потраченного на производственные цели. Документ позволяет определить точный объем бензина, который нужен для реализации служебных нужд. Затем работодателю требуется определить, сколько бензина израсходовано всего. Образованная разница возмещается за счет сотрудника. Разница также является базой, с которой исчисляются НДФЛ и страховые взносы.
  • Все траты, сопутствующие личному использованию, нельзя учитывать при определении налога на прибыль. Вопрос об объеме возмещения сотрудником решается работодателем. Существующие нормы касаются только бензина, однако в ходе эксплуатации может появиться еще множество трат. Наиболее безопасный вариант – возмещение трудящимся всех возникающих расходов. В данной ситуации не возникнет претензий со стороны налоговых органов.
  • При безвозмездной передаче собственности начисляется НДС. Соответствующее правило содержится в письме Минфина от 29 июня 2016 года. Как рассчитывать НДС? Передача имущества на безвозмездной основе признается услугой. Налоги исчисляться будут в стандартном порядке. Однако существует точка зрения, которую поддерживают некоторые суды, о ненужности удержания НДС. Если работодатель выбирает именно такую точку зрения, он должен быть готов отстаивать ее перед налоговой. Если отстоять свою позицию получится, нужно восстанавливать налог по переданной собственности.

Почему рассматривается вариант с использованием служебного авто? Это наиболее простой случай. Работодателю относительно легко определить сопутствующие затраты: бензин, техобслуживание и прочее. Сделать это, к примеру, со служебным ноутбуком значительно сложнее.

Новости

  • ПОЛУЧИТЕ ПОДАРОК!

Дата составления дайджеста — 18.11.2013

В современных реалиях одним из условий быстроты и мобильности работы любой организации является использование транспорта. Между тем не каждая организация может позволить себе его покупку. Среди основных способов решения этой проблемы – использование автомобилей работников c выплатой компенсации или аренда транспорта у сотрудников. Казалось бы, выплатить компенсацию или арендовать у сотрудника автомобиль — дело обычное. Однако налоговые и юридические последствия таких выплат работникам вызывают множество вопросов у бухгалтеров. В данном выпуске мы расскажем о том, как грамотно арендовать автомобиль сотрудника, а также возместить сотруднику его затраты по использованию личного автотранспорта в интересах организации, какие тонкости и нюансы нужно учесть при этом.

  • выплачивать сотруднику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору;
  • арендовать у работника автомобиль;
  • заключить договор на оказание транспортных услуг;
  • возможна также и передача машины в безвозмездное пользование или лизинг.
Читать еще:  Пекарь Пекарькондитер Хлебопёк

В данном выпуске мы предлагаем разобраться в порядке выплаты сотруднику компенсации за использование и износ личного автомобиля, а также в особенностях учета по договору аренды транспортного средства у сотрудника.

1.Выплата компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях.

Если работа сотрудника связана со служебными поездками и он с согласия или ведома работодателя использует собственный автомобиль, работодатель выплачивает ему компенсацию за использование автотранспорта, а также возмещает расходы на ГСМ, техническое обслуживание и др. Следует различать компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях и расходы, связанные с использованием личного автотранспорта. Так, к компенсации относят выплаты за сам факт использования работником личного имущества, а к расходам, связанным с использованием личного транспорта, относятся расходы на ГСМ, ремонт и др. Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Общий размер компенсации должен быть прописан в отдельном соглашении к трудовому договору. Это требование содержится в статье 188 Трудового кодекса.

Для выплаты компенсации:

  • Работник должен согласовать выплату компенсации с руководством;
  • Работник должен написать заявление в бухгалтерию организации на ежемесячную выплату соответствующей компенсации;
  • Работник обязан представить заверенную копию техпаспорта;
  • Работник должен подтвердить, что имущество принадлежит ему именно на праве собственности.

Выплаты осуществляются на основании приказа руководителя.

Кроме того, чтобы подтвердить использование транспорта в служебных целях, работнику необходимо вести учет служебных поездок в путевых листах и представить работодателю и чеки на покупку горюче-смазочных материалов.

1.1.Компенсация: обязательства по налогам.

Как при ОСН, так и при УСН и компенсация, и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Исключение одно — при использовании легкового автомобиля работника в расходах можно учесть только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства N 92):

1.2. Компенсация: НДФЛ и обязательные страховые взносы.

И компенсация, и возмещение затрат за использование личного автомобиля не облагаются НДФЛ и обязательными страховыми взносами в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником (Письма ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3), пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

1.3.Бухгалтерский учет выплаты компенсации и возмещение расходов :

Д 26 (20, 44) — К 73

Начислена компенсация за использование личного автомобиля

Выплачена компенсация за использование личного автомобиля

2. Договор аренды

Гражданским кодексом РФ предусмотрены договоры аренды транспортных средств:

  • аренда с экипажем (с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации) (ст. ст. 632 — 641 ГК РФ);
  • аренда без экипажа (ст. ст. 642 — 649 ГК РФ).

2.1.Аренда без экипажа

В отличие от выплаты компенсации договор аренды позволяет отразить все особенности правоотношений сторон. Например, дополнительное страхование автомобиля от различных рисков, условия содержания и ремонта, другие права и обязанности арендатора и арендодателя. Транспортное средство в этом случае предоставляется арендодателем арендатору во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и без обязательств по его технической эксплуатации. Арендатор же своими силами организует управление автомобилем и его эксплуатацию (ст. 645 ГК РФ). Договор аренды автомобиля без экипажа заключается в письменной форме независимо от срока договора (ст. 643 ГК РФ). Государственная регистрация при его заключении не требуется.

В договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды (п. 3 ст. 607 ГК РФ). То есть в договоре необходимо указать как минимум: марку машины, год ее выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. При отсутствии перечисленного в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным (п. 3 ст. 607 ГК РФ).

Стороны вправе условиться о возможности субаренды. Неотражение такого условия позволяет арендатору сдавать автомобиль в субаренду без согласия владельца (п. 2 ст. 647 ГК РФ). При этом ответственным по договору перед арендодателем остается арендатор. К договорам субаренды применяются правила о договорах аренды, если иное не установлено законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 615 ГК РФ).

Сроки внесения платежей арендатор и арендодатель определяют самостоятельно. Как правило, арендная плата вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (пп. 1 п. 2 ст. 614 ГК РФ). В договоре можно установить и иной порядок, например в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов. Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

Работник вправе потребовать досрочного расторжения договора, если арендная плата не выплачивалась в срок два раза подряд (п. 5 ст. 614 ГК РФ).

Работник не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, если они (п. 2 ст. 612 ГК РФ):

  • отмечены при заключении договора;
  • известны арендатору заранее;
  • обнаружены арендатором во время осмотра машины при заключении договора.

Гражданским законодательством на арендатора возлагается обязанность (ст. ст. 644, 646, 648 ГК РФ):

  • по поддержанию в надлежащем состоянии арендованного автомобиля;
  • по проведению его текущего и капитального ремонта;
  • по несению расходов на содержание арендованного транспортного средства, страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией;
  • за вред, причиненный третьим лицам.

Однако стороны вправе иначе перераспределить обязанности по содержанию (мелкий и капитальный ремонт), страхованию, эксплуатации арендованного автомобиля. Исходя из этого в договоре необходимо четко прописать обязанности сторон по несению расходов. Условие о распределении расходов является обоснованием для их признания при исчислении налога на прибыль у арендатора.

Страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств является обязательным условием эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»). Обычно к моменту передачи машины в аренду работник уже застраховал гражданскую ответственность и в полисе ОСАГО указаны конкретные лица, которые имеют право на управление автомобилем. Если работодатель захочет, чтобы им управляли другие лица. Сотрудник в этом случае должен самостоятельно внести в полис изменения, заключив со страховой компанией дополнительное соглашение о допущении к вождению автомобилем лиц, указанных работодателем, либо неограниченного числа лиц. Эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре.

Если автомобилем будет управлять лицо, не вписанное в страховой полис, то организацию могут оштрафовать в силу п. 1 ст. 12.37 КоАП РФ (п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.10.2006 N 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»). Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 09.02.2012 N 2 «О внесении изменений в постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 октября 2006 г. N 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»

Читать еще:  Входящие и исходящие документы регистрируем правильно

Договором может быть предусмотрено и добровольное страхование автомобиля от различных рисков (КАСКО), от угона (хищение, кража, грабеж, разбой) и ущерба (ДТП, пожар, взрыв, стихийное бедствие и т.д.).

Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи. Его можно составить в произвольной форме или воспользоваться актом о приеме-передаче объекта основных средств (форма N ОС-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7). В акте нужно указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. К акту прикладываются документы на транспортное средство: свидетельство о его регистрации, копия паспорта транспортного средства, полис ОСАГО.

Договор считается заключенным с момента передачи арендатору транспортного средства (ст. 642, п. 2 ст. 433 ГК РФ).

По общему правилу договор аренды прекращается по истечении срока аренды.

Документы, представленные в дайджесте, включены в Систему «КонсультантПлюс».

«Налево» на служебном авто

Первое, что приходит на ум многим бухгалтерам в подобной ситуации, — вообще никак не оформлять и не отражать в учете «личную» поездку сотрудника на служебном авто. Но в этом случае предприятие рискует. Если во время такой поездки водитель попадет в ДТП, нести гражданско-правовую ответственность за это ДТП (т. е. возмещать ущерб, причиненный другим лицам) будет предприятие. Доказать тот факт, что работник в это время не исполнял свои трудовые обязанности, будет сложно.

Не лишен недостатков и вариант с «камуфлированием» поездки в личных целях под хоздеятельность, когда оформляют командировку, хозяйственность которой нужно подтвердить соответствующими документами (хотя бы протоколом о намерениях). Не все любят «лукавить», а кто-то, может, просто опасается бдительного ока проверяющих.

Поэтому рассмотрим способы узаконивания поездки в личных целях на служебном транспорте. Здесь мы видим три возможных варианта оформления отношений: соцпакет, аренда и ссуда.

Соцпакет

Безопасный вариант — оформить все как оплатно-трудовую соцпакетную «выплату»*. Возможность использовать служебное авто в нерабочее время в личных целях работника фиксируется в трудовом (коллективном) договоре в разделе «Оплата труда». При этом, чтобы дополнительно не усложнять ситуацию, в договоре лучше прописать следующее: «во время использования автомобиля для личных поездок заправка его ГСМ, проведение необходимого техобслуживания производятся работником за счет собственных средств. При этом к началу рабочего дня автомобиль должен быть в исправном состоянии и иметь количество ГСМ не меньшее, чем на конец предыдущего рабочего дня».

* Подробности найдете в статье «Соцпакет: где ему место?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 43).

Налог на прибыль. В этом случае мы, по сути, имеем дело с натуральной оплатой труда. Это снимает вопрос об использовании автомобиля не в хоздеятельности предприятия. То есть амортизация такого авто, как производственного объекта основных средств (ОС), в налоговом учете начисляется в обычном порядке.

НДС. Минимальная «подпорка» (минбаза) по НДС-обязательствам в таком случае — обычная цена (п. 188.1 НКУ). Соответственно у предприятия возникнут НДС-обязательства исходя из обычной цены аренды аналогичного авто.

Нужно будет выписать две налоговых накладных (НН): первую — на фактическую стоимость предоставленной услуги (0 грн.); вторую — исходя из «минбазы» (размер «обычной» арендной платы).

НДФЛ, военсбор и ЕСВ. Обложение такого дохода НДФЛ должно производиться с применением нормы п. 164.5 НКУ, который предусматривает не только «натуральный» коэффициент (при ставке 18 % он равен 1,219512), но и обычные цены (опять-таки, исходя из стоимости аренды аналогичного авто).

Сумму натуральной зарплаты отражают в разделе I формы № 1ДФ с признаком дохода «101».

Военсбор (ВС), по мнению налоговиков, нужно удерживать из суммы неденежного дохода без применения «натурального» коэффициента (см. письма ГФСУ от 20.11.2015 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, категорию 103.25 ЗІР).

Ну и, естественно, данная неденежная выплата, как входящая в состав фонда оплаты труда, подлежит обложению ЕСВ.

Пример 1. Работник с разрешения администрации использовал служебный автомобиль в выходные дни для поездок в личных целях. Возможность такого использования автомобиля входит в соцпакет как оплата труда, о чем сделаны оговорки в коллективном договоре.

Стоимость аренды аналогичного авто составляет 1350 грн. Соответственно сумма налоговых обязательств по НДС составит 270 грн. (1350 грн. х 20 %).

Стоимость использования автомобиля с учетом НДС, увеличенная на «натуральный» коэффициент, включена в налогооблагаемый доход работника: (1350 грн. + 270 грн.) х 1,219512 = 1975,61 грн. С нее удержан НДФЛ в сумме 355,61 грн. (1975,61 грн. х 18 %) и военсбор в сумме 24,30 грн. ((1350 грн. + 270 грн.) х 1,5 %).

Сумма начисленного ЕСВ составила 434,63 грн. (1975,61 грн. х 22 %).

Отразим эти операции в бухучете.

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

грн.

дебет

кредит

1. Начислены НДС-обязательства

2. Удержан НДФЛ за счет зарплаты работника

3. Удержан военный сбор

Аренда

Отношения оформляют в рамках гражданско-правового поля (ст. 798 — 805 ГКУ). При этом размер арендной платы можно установить на максимально низком уровне (но подтвердив его калькуляцией — отталкиваясь в ней, например, от суммы амортизации и накинув на нее минимальную прибыль).

Обратите внимание! Договор аренды авто при участии физлица подлежит нотариальному удостоверению (ст. 799 ГКУ).

В договоре аренды можно оговорить, что при передаче транспортного средства арендодатель предоставляет арендатору необходимые для эксплуатации документы: свидетельство о регистрации, страховой полис и др.

По традиции передачу/возврат объекта аренды оформляют актом приема-передачи. А для отражения в учете арендных услуг составляют акт предоставленных услуг.

В части налогов здесь все стандартно. На сумму арендной платы, но не ниже обычных цен (п. 188.1 НКУ) начисляются НДС-обязательства.

Определенная в договоре сумма арендной платы (за вычетом НДС) попадет в доход предприятия и повлияет на финрезультат до налогообложения.

Что касается дохода работника, то НДФЛ и ВС тут возникать не должны. Единственной зацепкой может быть п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ, согласно которому в доход включается, в частности, сумма скидки обычной цены (стоимости) товаров (работ, услуг), индивидуально предназначенной для физлица. Однако, на наш взгляд, применить его в данном случае крайне сложно.

Пример 2. По договору аренды предприятие передало служебный автомобиль работнику в личное пользование на 2 выходных дня. Сумма арендной платы согласно договору — 200 грн., НДС — 40 грн.

«Обычная» арендная плата — 960 грн. (в том числе НДС 160 грн.).

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

грн.

дебет

кредит

1. Отражена сумма дохода от предоставления автомобиля в аренду

2. Начислены налоговые обязательства по НДС

(исходя из договорной арендной платы)

3. Отражены налоговые обязательства, начисленные на разницу между обычной ценой и договорной арендной платой (160 грн. — 40 грн.)

4. Работником внесена арендная плата в кассу предприятия*

* Доходы от предоставления движимого имущества в аренду, если эта деятельность не является основной для предприятия, относятся к прочим операционным доходам (п. 7 П(С)БУ 15 «Доход»). Налоговики в настоящий момент признают, что получение таких доходов в наличной форме может производиться через кассу предприятия с оформлением приходных кассовых ордеров, без применения РРО (см. категорию 109.03 ЗІР).

Ссуда

Договор ссуды предполагает бесплатное пользование имуществом в течение определенного срока. Обратите внимание! В отличие от договора аренды, договор ссуды автомобиля с участием физлица нотариально удостоверять не обязательно (ч. 4 ст. 828 ГКУ).

Для наземных самоходных транспортных средств, к которым относятся и автомобили**, в ч. 4 ст. 828 ГКУ сделано исключение.

Читать еще:  Должностная инструкция системного администратора 2021 года Образец

** Автомобиль суды склонны относить к наземным самоходным транспортным средствам, для которых сделано исключение. См., например, http://reyestr.court.gov.ua/Review/43566643.

Принимая в расчет то, что к договору ссуды применяются положения «арендной» гл. 58 ГКУ, передачу автомобиля в ссуду оформляют актом приема-передачи. Форма этого акта не утверждена (составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов первичного документа). Можно использовать типовую форму № ОЗ-1.

При возврате авто из ссуды также составляют акт.

Теперь о налогах.

Налог на прибыль. Поскольку автомобиль будет передан в бесплатное пользование только в нерабочее время, то, на наш взгляд, нет оснований говорить о его переводе в непроизводственные основные средства. Из эксплуатации авто также не выводится. А других оснований для неотражения в налоговом учете амортизации НКУ не предусматривает. Следовательно, амортизацию автомобиля начисляют в общем порядке.

Даже если налоговики будут настаивать на необходимости перевода в непроизводственные основные средства на вечер пятницы, то с утра понедельника они опять станут производственными.

Доход у предприятия от передачи авто работнику в бесплатное пользование не возникает. Каких-то особых налоговых разниц, связанных с передачей автомобиля в ссуду физлицу, НКУ не содержит.

НДС. Предоставление автомобиля работнику в бесплатное пользование попадает под определение поставки услуг (п.п. «в» п.п. 14.1.185 НКУ). При этом минимальная база обложения НДС установлена на уровне обычных цен (п. 188.1 НКУ). Поэтому предприятию придется выписать две налоговые накладные: первую — на фактическую стоимость предоставленной услуги — 0 грн., вторую — исходя из минбазы обложения НДС согласно п. 188.1 НКУ (тут вполне подойдет размер платы за аренду аналогичного авто).

Что касается налогового кредита, то поскольку автомобиль не переводится в непроизводственные основные средства / используется в облагаемых операциях, оснований для начисления «компенсирующих» налоговых обязательств (п. 198.5 НКУ) исходя из остаточной стоимости (п. 189.1 НКУ) нет. Но даже если налоговики такие основания увидят, то часть вторая п. 198.5 НКУ позволяет откорректировать увеличенные НДС-обязательства с помощью расчета корректировки.

НДФЛ, ВС и ЕСВ. Не облагать НДФЛ стоимость бесплатного пользования автомобилем рискованно. Налоговики, очевидно, будут смотреть в сторону «допблагового» п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ (ср. 050132800). Он предписывает включать в налогооблагаемый доход физлица, в частности, стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг), которую рассчитывают исходя из обычных цен (например, исходя из стоимости аренды аналогичного авто). «За компанию» будет и обложение военсбором.

Хотя можно попытаться пойти (получить ИНК) «по стопам» ситуации с бесплатным пользованием работником жильем, где налоговики признают остуствие у работника дохода (см. письмо ГФСУ от 24.05.2017 г. № 324/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Что касается ЕСВ, то поскольку отношения выходят за рамки трудовых, его начислять не нужно.

Бухучет. Автомобиль, переданный в ссуду, остается на балансе предприятия-ссудодателя. Поэтому передача авто в ссуду работнику в бухучете предприятия не отражается (разве что будет движение по субсчетам: Дт 105/ссуда — Кт 105/1).

Амортизацию на «ссуженный» автомобиль начисляют в обычном порядке с отражением по дебету субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности» или субсчета 977 «Прочие расходы деятельности» (Дт 949, 977 — Кт 131). Все потому, что использование автомобиля, переданного в бесплатное пользование работнику, напрямую не связано с производством или реализацией основной продукции (товаров, услуг). Это по правилам. Но в случае единоразовой краткосрочной ссуды (например, на 2 выходных дня), на наш взгляд, эту двухдневную амортизацию можно отдельно и не выделять, поскольку ее сумма будет несущественной.

Доходы по бесплатной услуге в бухучете не отражаются.

НДС-обязательства, начисленные исходя из обычных цен, отражаем проводкой Дт 949 — Кт 641/НДС, а сумму удержанных с работника НДФЛ и ВС — проводкой Дт 661 — Кт 641/НДФЛ, 642/ВС.

В общем, если вы решите узаконить пользование автомобилем, определяйтесь сами, каким путем пойти. Идеальных вариантов нет — каждый имеет свои плюсы и минусы.

Сотрудник использует свое имущество для удаленной работы (ноутбук, компьютер и т.п). Как это оформить и учесть затраты?

Возможности: правильно оформить и учесть затраты на выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Таким образом, работодателю необходимо:

  • Предусмотреть выплату и размер компенсации в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении. Там же необходимо определить и условия выплаты компенсации.

Например, компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.

См. образец 1 и образец 2 Дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании работником личного имущества в служебных целях

См. образец Приказ о выплате компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя (образец заполнения)

См. образец Приказ о прекращении выплаты компенсации за использование личного имущества в служебных целях

  • Учесть условия, при которых компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами

Все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ), но для этого необходимо соблюсти условия по их документальному подтверждению.

В Письмах от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672, от 08.11.2019 N 03-04-05/86158 Минфин России перечислил эти условия:

— размер компенсации должен быть установлен в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему;

— у работодателя должны быть в наличии копии документов, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество;

— расчет суммы компенсации;

— документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

  • Разобраться, можно ли компенсационные выплаты учесть в расходах по налогу на прибыль или при применении УСН

В целях налога на прибыль сумма компенсации может быть признана расходом на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией).

Размер компенсации расходов работника за использование его личного имущества (за исключением транспортных средств) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 НК РФ в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности (Письма Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11996, от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672).
При применении УСН учесть затраты в виде компенсации работнику использования личного компьютера или ноутбука не получится. В целях УСН можно учесть только компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов работников (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Про выплату компенсации за использование другого личного имущества в перечне расходов ничего не сказано, а он является закрытым.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector