Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Особенности хранения документов в электронном архиве

Электронный архив. Что нужно учесть при организации проекта

В последние годы все чаще говорится о создании архивов электронных документов, масса электронных документов растет, длительность их использования вынуждает серьезнее относиться к вопросу архивов.

До определенного времени сдача электронных документов в архив ограничивалась тем, что в карточке электронного документа (ЭД) в соответствующем реквизите указывалось, к какому делу должен быть отнесен документ. Но сами электронные документы продолжали храниться в СЭД, а в архив передавались либо бумажные документы, которые формировались перед подписанием, либо электронные документы на материальных носителях (магнитных/оптических дисках) в сопровождении бумажной описи. То есть архивы продолжали оставаться «материальными», а не электронными.

Мы же будем говорить о создании архивов электронных документов, для которых бумажного экземпляра не существует. При этом на протяжении всего срока хранения должна обеспечиваться сохранность и юридическая значимость ЭД, переданных в архив.

Для успешной организации проекта создания нужно решить ряд организационных и технических вопросов. А для начала изучить два методических вопроса:

Что из себя представляет процесс сдачи электронного документа в архив?

Как подготовиться к созданию электронного архива организации?

Требования к архиву электронных документов

Архивистам знакомы «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом № 526 от 31.03.2015 г. Министерством культуры РФ. Если рассматривать их обобщенно, то правила говорят о том, что передача ЭД в архив не сильно отличается от передачи в архив бумажных документов. И это усыпляет бдительность, но в реальности это не совсем так! Основная причина заключается в том, что ЭД сильно отличается от бумажного документа. Основное отличие зафиксировано в самом определении ЭД.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

То есть информация отделена от носителя, а для ее восприятия человеком требуются специальные технические средства. С этим связаны и основные сложности, которые возникают в процессе хранения ЭД: обеспечение воспроизводимости, юридической значимости и т.д. И это необходимо учитывать при передаче ЭД в архив. Но не только это…

Сам подход к работе с ЭД отличается от работы с бумажными документами. Практически любой официальный документ в организации «проходит» через множество подразделений. При работе с бумажным документом каждое из них может после завершения работы списать копию документа в дело своего подразделения, установив необходимый срок хранения.

В случае если работа с официальными документами в организации ведется в электронном виде (например, в СЭД), то все пользователи работают с одним ЭД. Копий при этом никто, как правило, не создает. Но когда работы по документу завершены, возникают вопросы, в какое дело списывать ЭД, кто будет являться владельцем этого дела? Эти вопросы необходимо проработать заранее при формировании номенклатуры дел, в которую включаются электронные дела (дела, содержащие ЭД).

Рассмотрим, какие этапы работ нужно будет пройти для организации электронного архива:

Проанализировать виды ЭД и определить, какие информационные системы (ИС) будут являться источниками поступления ЭД в архив

Определить, где будут храниться ЭД

Определить момент передачи ЭД в архив

Определить формат передачи документов

Передать ЭД на хранение

В общем-то, этапы организации хранения бумажных документов и ЭД схожи. Рассмотрим особенности и отличия.

Анализируем виды ЭД

Первое, с чего нужно начать – проанализировать, какие ЭД создаются в организации, и оценить их количество. Это позволяет определить специфические требования, предъявляемые к хранению ЭД и сформировать с учетом этих требований номенклатуру дел (НД).

Как правило, большинство ЭД составляют документы временного (до 10 лет) срока хранения: служебные записки, первичные учетные документы, бухгалтерские документы и т.д. Такие документы не подлежат передаче в архив – за хранение отвечают структурные подразделения организации. Но при этом и для них необходимо обеспечить правильное хранение в соответствии с установленными сроками.

Системы-источники ЭД

На текущий момент типовой является ситуация, когда в крупной организации используется множество специализированных ИС (СЭД, ERP и т.д.), в которых создаются и обрабатываются ЭД. Каждая ИС может обладать особенностями, определяющими формат хранящихся документов (docx, pdf, xml и т.д.), их метаданные, вид используемой ЭП (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и формат ее хранения в ИС. Кроме того, важно учитывать, что один и тот же документ (или его метаданные) может храниться в нескольких системах. Например, документ может быть изначально создан и согласован в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки, или изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую систему, где на его основании формируется бухгалтерский документ.

Возникает вопрос «Откуда взять ЭД для передачи в архив?», другими словами, «Какая ИС будет являться ИС-источником?». В качестве ИС-источника имеет смысл выбрать ту ИС, в которой документ появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Определяем, где хранить ЭД

Оперативное хранение ЭД, как правило, осуществляется в той ИС, в которой он был создан. Это позволяет быстро обращаться к нему и использовать в оперативной деятельности. Для архивного хранения ЭД использование оперативных ИС не всегда эффективно, особенно если говорить о долговременном и юридически значимом хранении. Поэтому вопрос «Где будет осуществляться архивное хранение ЭД?» остается актуальным.

Альтернативой использованию для хранения оперативных ИС является вариант выделения в ИТ-инфраструктуре предприятия отдельной ИС – системы архивного хранения документов. Этот вариант интересен по ряду причин:

Разгрузка хранилищ оперативных ИС

Организация длительного хранения документов по единым требованиям

Снижение стоимость хранения

Снижение требований к SLA

Упрощение работы архивариусов и делопроизводителей

В случае, когда принимается решение о выделении специализированной системы для хранения ЭД, возникает вопрос передачи документов.

Определяем момент передачи ЭД в архивную систему

ЭД, создаваемые и поступающие в организацию, обрабатываются в некоторой ИС. При этом идет активная работа с документом. На данном этапе не только велико количество обращений к ЭД, но и происходит дополнение ЭД метаданными (информацией о подписантах, исполнителях и т.д.). После завершения работы с документом существует период времени, на протяжении которого вероятность и частота возникновения потребности в обращении к нему остается высокой – документ остается востребованным в оперативной деятельности. Для разных видов документов этот период может различаться. Например, распорядительные документы могут передаваться в архивную систему в конце года, а бухгалтерские — после завершения отчетного периода. Момент передачи ЭД в архивную систему должен определяться типом документа и системой-источником, исходя из особенностей бизнес-процесса, в рамках которого создавался документ.

Определяем формат передачи документов

Определив «моменты», когда документы могут быть переданы в архивную систему, возникает вопрос: Какую информацию по ЭД передавать (тело, подписи, метаданные), в каком формате?

Упомянутые выше Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях предъявляют следующие требования к составу контейнера ЭД:

документ в исходном формате и информация о его подписании;

копия документа в специальном формате (например, PDF/A), обеспечивающая возможность воспроизводимости документа на протяжении срока его хранения.

При этом решение достаточного большого количества вопросов остается на усмотрение самой организации. Взять хотя бы вопрос, какие метаданные передавать по документу. В зависимости от вида документа они могут содержать не только реквизиты самого документа, но и другую «полезную» информацию, отражающую, например, ход исполнения или согласования документа.

Формирование дел

Хранение ЭД в ИС упрощает решение некоторых задач, для которых ранее использовались дела. В первую очередь это касается поиска документов. Но это не означает, что от дел можно совсем отказаться. Дела позволяют группировать документы по критериям, которые сложно сформулировать поисковым запросом. Кроме того, включение ЭД в дело определяет срок его хранения и ответственного за хранение.

Для того чтобы передать ЭД в архив, их нужно сформировать в дела. В номенклатуре дел должны найти отражение все виды документов, которые есть в организации, в т.ч. и ЭД. Также может потребоваться несколько пересмотреть подходы к формированию номенклатуры дел. С учетом больших объемов документов, создаваемых в различных системах-источниках, номенклатура должна позволять определять критерии или правила, по которым будет осуществляться предварительное формирование дел.

При этом большинство ИС организации, например, бухгалтерские, учетные и другие ИС, ничего «не знают» о номенклатуре дел. Возникает вопрос: «как сформировать дела?»

Возможно два варианта:

Списание ЭД в дела в системе-источнике и передача ЭД в архивную систему вместе с информацией о деле, к которому он относится. Тут приходится решать проблему с системами-источниками, которые не «знают» о номенклатуре дел.

Формирование дел непосредственно в архивной системе и распределение документов в них в момент приема. Для этого необходимо, чтобы общая номенклатуры дел организации была передана в архивную систему. Как правило, источником этого справочника для архивной системы является СЭД.

Процесс сдачи дел в архив

После того, как дела сформированы, ЭД можно передавать в архив. Процесс передачи дел в архив в соответствии со всеми правилами архивного делопроизводства может быть реализован как в СЭД, так и в архивной системе запуском специальных сценариев несколькими кнопками.

Подведем итоги

Управление бумажным архивом и оперативное хранение ЭД документов достаточно давно и успешно реализуется с помощью СЭД. Организация архивного хранения ЭД, и в т.ч. долговременного хранения ЭД, приводит к появлению новых требований, для реализации которых может потребоваться создание специализированной архивной системы. В этом случае СЭД может выступать как источник ЭД и нормативно-справочного аппарата (например, источник номенклатуры дел).

Кроме того, для передачи ЭД в архив организации необходимо решить ряд задач:

Разработка правил и требований, предъявляемых к хранению всех существующих видов ЭД организации. При этом нужно учитывать, что все большее количество ЭД переводится в электронный вид.

Пересмотр НД с учетом особенностей ЭД.

Создание внутренних НПА, дополняющих существующую нормативную базу по организации хранения документов.

Определение владельца процесса хранения ЭД и наделение его соответствующими полномочиями.

Обеспечение исполнения разработанных НПА.

Обеспечение комплекса технических и программных средств, необходимых для создания архива. Могут потребоваться значительные аппаратные ресурсы (дисковое пространство, оперативная память и т.д.), а также использование специального ПО, например, TSP-сервер.

Организация передачи ЭД в архив в соответствии с требованиями, определенными архивной системой. Это может потребовать доработки ИС-источников документов.

Следующие шаги возьмет на себя автоматизированная архивная информационная система. Использование электронного архива позволяет организации:

ускорить и упростить доступ для сотрудников к документам, находящимся на хранении;

обеспечить сохранность всех документов организации, в т.ч. документов временного, до 10 лет, срока хранения;

снизить нагрузку на оперативные хранилища, а также снизить стоимость хранения документов за счет меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения по сравнения с требованиями к оперативным системам.

Архивное хранение электронных документов – это важная для организации задача. Документы являются подтверждением операционной деятельности организации. Поэтому необходимо обеспечить их сохранность и юридическую значимость на протяжении всего срока их хранения.

Создание электронного архива – удобный доступ ко всем вашим документам

Компания «ОРБ» работает в сфере внеофисного хранения документов более 10 лет. За это время мы накопили колоссальный опыт, успешно функционируя в строгом соответствии с установленными мировыми стандартами обработки и хранения информации в печатном виде, а также действующими законами РФ. Использование в работе современных инновационных технологий позволяет нам создавать полноценный электронный архив документов организации. Этот процесс предполагает сканирование большого количества документов и их систематизацию.

Читать еще:  Каковы особенности работы в режиме ненормированного рабочего дня?

Электронный архив

Оцифровка архивов на сегодняшний день является одной из важнейших задач любого предприятия. Обращение с большим документооборотом доставляет немало проблем: риск повреждения первоисточников, неудобный поиск, невозможность работы с одним документом двум сотрудникам одновременно и т.д. Решить все эти трудности помогает оцифровка.

Задачи электронного архива

Главная функция любого архива – сохранить информацию и обеспечить удобный и быстрый доступ к ней. Инновационные технологии хранения данных в электронном виде являются выгодным решением для любой компании.

Электронный архив позволит упростить или вовсе отказаться от большинства операций, связанных с физическим хранением документов непосредственно в офисе организации. Поиск документов в электронном архиве дает возможность в считанные минуты находить нужную информацию. Благодаря этому эффективность работы сотрудников существенно возрастает.

Для чего нужен электронный архив?

  • удобство – необходимую информацию обнаружить легко и просто;
  • скорость – внедрение электронного архива позволяет оперативно находить нужную информацию посредством программы поиска;
  • доступ к документам в многопользовательском режиме – в отличие от привычного хранения документов депозитарного типа;
  • сохранность – электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности, при их передаче, транспортировке, форс-мажорных обстоятельствах. Распределенные хранилища электронных данных с налаженными процедурами резервирования надежно защищают электронные документы от потери;
  • безопасность – механизмы ограничения прав доступа, протоколирование действий пользователей и автоматическое резервное копирование позволяют обеспечить высокий уровень информационной безопасности;
  • логическая целостность – тщательно разработанная структура электронного архива документов дает возможность систематизировать документацию, распределив ее по видам и срокам хранения либо структурировав данные по другим критериям;
  • возможность создания единой базы документации компании любого уровня;
  • существенная экономия рабочего времени.

Характерная схема организации электронного архива

Услуги компании «ОРБ»

Мы имеем большой опыт работы в сфере организации электронного архива. В нашем распоряжении – современное эффективное оборудование для быстрого и качественного сканирования, которое позволяет:

  • создать и ввести в эксплуатацию электронный архив и базу данных любой степени сложности и объема в кратчайшие сроки;
  • обеспечить надежный, удобный клиенту и безопасный способ формат представления информации;
  • систематизировать структуру электронного архива, обеспечив оперативный доступ к файлам. База данных формируется исключительно под индивидуальные требования заказчика, с соблюдением определенной структуры и присвоением каждому документу уникального идентификационного номера.

Наши преимущества

Компания «ОРБ», создавая системы электронных архивов, обеспечивает:

  • надежную комплексную защиту информации на каждом уровне доступа;
  • четкое ограничение и разграничение прав доступа для всех сотрудников организации к документам разного уровня секретности и важности;
  • конструктивную систематизацию информации посредством создания единой базы документации бухгалтерского, договорного и юридического характера;
  • хранение бумаг после организации электронного архива с обеспечением полноценного и быстрого доступа;
  • ведение строгого учета всей отсканированной документации и контроль любых обращений к ней со стороны персонала организации.

Для каждого клиента мы разрабатываем индивидуальную схему сотрудничества, учитывая особенности ведения документооборота конкретного предприятия.

Доверив нам ведение электронного архива, вам не придется привлекать дополнительных специалистов в штат, сэкономив таким образом на ежемесячной оплате их услуг. Мы гарантируем конфиденциальность, безопасность и полную защищенность хранимой архивной информации.

Стоимость создания электронного архива документов

Окончательная цена зависит от:

  • количества пользователей электронного архива документов;
  • количества документов в электронном архиве;
  • количества документовстраниц;
  • формата документов;
  • формата скан копий документов (цветность, количество dpi);
  • способа скрепления страниц документов и возможности их рассоединения;
  • количества атрибутов, требуемых к документу в системе.

Например, ваш архив состоит из 40 папок «Корона». В среднем в папке находится 200 страниц, каждый документ состоит примерно из 3 страниц. Таким образом, общий объём архива составит:

  • общее количество страниц: 8000;
  • общее количество документов: 2667.

Предполагаемое количество пользователей системы: 3 (три).

В этом случае стоимость электронного архива, с учетом цены дополнительных работ и обучения сотрудников клиента, составит
75 000 руб.

Как создать электронный архив в организации?

Пока полностью заменить бумажные документы электронными не получится, но в 2022 г., вероятно, такая возможность появится. При этом уже сейчас электронный архив позволит наладить взаимодействие как внутри компании, так и вовне – с контролирующими органами и контрагентами. Это удобно и выгодно

За жизненный цикл компании скапливается большое, а чаще огромное количество документов. Причем организации обязаны обеспечить сохранность многих из них. В такой ситуации удобно использовать электронные архивы.

Сегодня организации успешно внедряют системы долговременного хранения документов. Например, в судах общей юрисдикции Москвы благодаря электронному архиву заметно упростилась работа с поступающими материалами по судебным делам. Внедренное КРОК ИТ-решение помогло повысить доступность материалов для сотрудников судов, граждан, адвокатов и ускорить передачу дел между инстанциями.

Обязана ли организация создавать архив? И как электронный архив поможет бизнесу?

Архив – это система хранения документов и данных, которые подлежат длительному хранению в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ и регламентами компании.

Организации обязаны обеспечивать сохранность ряда документов в течение установленных сроков хранения (о них будет сказано ниже). При этом создание архива является правом, а не обязанностью коммерческой организации. Потому компании сами решают, надо или не надо формировать архив.

Архивы создают не только для сохранения документов, но и для их учета и использования. Под архивным документом подразумевается материальный, т.е. физический, носитель с зафиксированной на нем информацией. Этот носитель должен: иметь обозначения (реквизиты), позволяющие его идентифицировать, и подлежать хранению в силу своей значимости для общества.

Архивы бывают бумажными и электронными. Последние являются эффективным дополнением к традиционному архиву «в папках и на полочках». Сегодня на рынке цифровых продуктов появилось много ИТ-решений, и у КРОК в том числе.

В этой статье речь пойдет о создании именно электронного архива как помощника бизнеса. Как такой архив поможет? Документацию в цифровом виде проще найти, особенно если «надо прямо сейчас», и она не занимает место в офисе или на складе. Электронное хранение пока не может полностью заменить классический архив, но точно поможет бизнесу оптимизировать процессы обмена документами и обеспечит возможность быстрого их предоставления по запросу, тем самым позволит наладить результативное взаимодействие как внутри компании – между сотрудниками подразделений, так и вовне – с контролирующими органами, контрагентами и т.д.

Эти задачи ставят перед собой организации из разных отраслей экономики. Например, в одном из банков мы сейчас обсуждаем запуск электронного архива для клиентских досье. Благодаря этому архиву банк сможет оперативно предоставлять сведения о клиентах по запросам от аудиторов, правоохранительных органов и проверяющих служб. Система агрегирует данные клиента, связывает их и создает структуру в его досье. Доступ к досье планируется реализовать через виртуальный читальный зал. Комплектование документов по разным критериям поможет быстро найти информацию о клиенте и его операциях за год, квартал или месяц, найти его запросы, касающиеся продуктов банка, и документы, которые он подавал. Планируется внедрить систему распознавания, которая позволит автоматически вносить большую часть данных в карточки документов как при сканировании бумажных носителей, так и при использовании документов из сетевых ресурсов, электронной почты и внутренних систем банка.

С чего начать создание электронного архива?

До создания архива придется изучить нормативно-правовую базу и определить сроки хранения документов.

«Нормативки» много. Ориентироваться нужно на следующие нормативные правовые акты:

  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29);
  • Налоговый кодекс РФ (подп. 8 п. 1, подп. 6 п. 3.4 ст. 23);
  • Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
  • Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
  • Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
  • ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27 ноября 1992 г. № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».

Чтобы осуществить перевод документов долговременного хранения из бумажного в электронный вид, целесообразно провести аудит и разделить их на виды (категории). Это поможет определить, какие документы и сколько надо хранить в силу закона, а по каким документам сроки хранения организация может определить самостоятельно, исходя из своих внутренних правил.

Документы юридического лица можно разделить на:

  • правоустанавливающие документы, лицензии, разрешения и пр.;
  • локальные нормативные акты;
  • кадровые документы;
  • договорные и первичные финансовые документы (договоры, акты и пр.);
  • доверенности;
  • письма.

Этот перечень можно продолжать сколь угодно долго. Составляться он должен с учетом специфики и направленности деятельности юрлица.

Как долго нужно хранить документы?

Различия в сроках хранения бумажных и электронных документов законодательством не установлены. Определены лишь общие сроки хранения:

  • в течение четырех лет налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);
  • в течение шести лет плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
  • первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
  • документы учетной политики, стандарты организации, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 1, 2 ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете»).

Наиболее полный список документов с указанием сроков их хранения содержится в Приказе Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

То есть при определении сроков хранения документов нужно учитывать в совокупности требования корпоративного, гражданского, налогового законодательства и указания регуляторов (например, указание Банка России от 25 ноября 2009 г. № У-2346).

Какие документы можно хранить в электронном виде?

Хранению в течение установленных сроков подлежат подлинники документов (подлинником является первый или единичный экземпляр документа 1 ). Если документ был изначально составлен и подписан в бумажной форме, то в ней он и должен храниться. Оцифрованный документ (электронный образ – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе 2 ) даже после проставления на нем электронной подписи равнозначным оригиналу не считается. Поэтому создание электронного архива оцифрованных документов в первую очередь необходимо для быстрого поиска документов и доступа к ним. Оригиналы бумажных документов уничтожать нельзя, так как контролирующие органы вправе потребовать их предоставления в течение установленных сроков хранения.

Читать еще:  Можно ли сдавать неприватизированную квартиру?

Документы, изначально составленные и подписанные с помощью систем электронного документооборота с проставлением электронной подписи, могут храниться в течение установленных сроков без распечатывания на бумаге. Минфин России неоднократно давал такие разъяснения в своих письмах.

Обеспечивает ли система электронного архива аутентичность документа?

Конечно, иначе в чем смысл? Достоверность документации обеспечивается за счет создания в электронном архиве надежной среды хранения и контроля целостности каждого документа в фоновом режиме.

Для обеспечения юридической значимости документа при сохранении его в архиве используются усовершенствованная электронная подпись и процедура «перештамповки». Электронный документ хранится в виде контейнера, который содержит: файл проверки электронной подписи и отсоединенную электронную подпись. При «перештамповке» в отсоединенную подпись добавляются архивные штампы времени, которые позволяют обеспечить проверку структуры контейнера, ссылочную целостность файлов контейнера и доказательство времени подписания документа. Процедуры «перештамповки» и проверки позволяют сохранить целостный электронный документ, который будет доступен для экспорта и передачи по требованию.

В системе электронного длительного архива валидность электронной подписи проверяется при приеме документов по настроенным процедурам и операциям, например при импорте документов из различных источников – ERP, СЭД. Как правило, для обеспечения легитимности, длительного хранения и открытия документов (даже, скажем, по прошествии 20–30 лет) используется импорт документов в PDF/A и добавляется штамп с информацией о подписи. Формат PDF/A рекомендован ВНИИДАД и является сертифицированным стандартом архивирования по ISO 19005-1:2005.

Можно ли доказать в суде юридическую значимость документов, прошедших процедуру «перештамповки», если лицензия удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ЭП, отозвана или истек срок ее действия?

Для получения лицензии удостоверяющий центр (УЦ) проходит проверку на соответствие требованиям законодательства в надзорных органах. Затем проводятся аккредитация и регистрация УЦ в Реестре Минсвязи аккредитованных удостоверяющих центров. Далее оформляется регламент работы с УЦ. Только после этого центр может выдавать сертификаты электронной подписи.

Если сертификат ЭП выдан аккредитованным центром, статус УЦ в случае прекращения его работы можно подтвердить, запросив соответствующую информацию у надзорного органа. Данные об отозванных сертификатах ЭП не удаляются, а передаются в другой УЦ.

Таким образом, собранные доказательства при формировании архивной ЭП останутся действительными. При необходимости проведения экспертизы даже в случае ликвидации УЦ, выдавшего сертификат ЭП, информацию о статусе как УЦ, так и ЭП можно восстановить.

Что будет дальше?

Сегодня в России нет барьеров в виде ограничений или запрета на создание электронных архивов длительного хранения. Более того, в ближайшее время будут предусмотрены все условия для легитимного создания электронных архивов, которые позволят сократить издержки, возникающие при хранении документов в бумажном виде. Так, за последний год в рамках национального проекта «Цифровая экономика» и отдельных экспериментов профильных министерств уже утверждены или рассматриваются изменения, касающиеся работы с электронными документами.

1. В 2021 г. вступили в силу поправки о дистанционной работе в ТК РФ (ст. 312.1–312.3). Принят в первом чтении законопроект № 1162885-7, которым предлагается внести изменения в ТК РФ в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Данные изменения дадут возможность легитимно создавать электронные архивы кадровых документов.

2. В мае 2021 г. на рассмотрение в Госдуму передан законопроект № 1173189-7, направленный на регулирование использования и хранения электронных документов. Законопроект предполагает внесение изменений в НК РФ, федеральные законы и приказы профильных министерств, касающихся хранения документов и легитимного создания электронных архивов без дублирования на бумаге. Законопроект планируется утвердить до конца 2021 г., что позволит уже в следующем году перейти на цифровое хранение документов.

Рекомендации

Для перевода архивов организации в электронный вид потребуются:

1. Новые внутренние регламенты и нормативные документы, учитывающие текущие требования к хранению документации в электронном виде; внедрение процедур обработки архивных документов в бумажном и электронном виде, а также процедур экспертизы ценности и уничтожения документов (включая электронные образы и связанные с ними данные). Здесь же важно не забыть о правилах обработки и хранения персональных данных (читайте также: «Юрлицам и ИП – о персональных данных»).

2. Технические и аппаратные средства для длительного хранения электронных документов, позволяющие создавать отказоустойчивую, катастрофоустойчивую среду. Либо перевод архива документов в «облако», что обеспечит сохранность документов.

3. Программные средства для хранения документов и обеспечения доступа к ним, поддержания их юридической значимости, экспорта и импорта документов из различных источников (ERP, СЭД, МЭДО, ЭДО, электронная почта, бумажные оригиналы документов), позволяющие создать электронный архив.

4. Важно позаботиться и об удобстве пользования архивом. Необходимо создать интерфейс, который будет понятен всем пользователям системы. В некоторых проектах по разработке электронного архива на базе КСЭД 3.0 интерфейс системы создается совместно с заказчиком после формирования карты пути пользователя (Customer Journey Map). Это позволяет организации получить интуитивно понятный интерфейс и исключить риск непринятия системы пользователями. А значит, длительного обучения сотрудников для работы в новой системе не потребуется.

1 Пункт 3.1 Национального стандарта РФ «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст).

2 Пункт 12 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25 декабря 2013 г. № 100).

Хранение электронных документов: где и как

В статьях Организация электронного документооборота с контрагентами, Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру, Электронные документы — факты, законы и важные нюансы и Электронная налоговая отчетность: особенности взаимодействия с ФНС мы разобрались, как организовано подключение к оператору электронного документооборот, как применяется электронная подпись, что представляет собой работа с электронными бухгалтерскими документами и как выглядит процедура проведения камеральной и выездной налоговой проверок при ЭДО. Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение электронных документов, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО – вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы документов. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей.

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs:

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Читать еще:  Администрация президента Российской Федерации

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Тип документаСрок хранения
Бухгалтерские документы (формализованные: счет-фактура, акт, накладная и т.п.)Не менее 5 лет, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Договорные документы, доп. соглашения и заявки (неформализованные)В зависимости от типа документа и его срока действия. Варьируется от 5 лет до постоянного хранения.
Прочие документы (письма, спецификации, справки)В среднем 5 лет

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истёк.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя. Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

Особенности хранения документов в электронном архиве

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ КАК СОВРЕМЕННАЯ ТЕНДЕНЦИЯ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ

Полотовская К.А.

ФГОУ ВО «Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева»

Сегодня в России наблюдается непрерывный рост интереса к системам электронного документооборота. Будучи неразрывно связанными с процедурами управления организацией, документооборот и его автоматизация в значительной степени позволяют структурировать не только управление, но и взаимоотношение с другими организациями. Этим обусловлена актуальность рассматриваемой темы курсовой работы, так как именно электронный архив представляет собой систему хранения документов с четкой структурной организацией, позволяющей обеспечить условия сохранности электронных документов.

Электронный архив – это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).

Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.

Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится, прежде всего, к базам данных, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а также базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.) [2].

Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано с всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кино-, фото -, фонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях. В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности[2].

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:

  • разработка принципов хранения информации;
  • защита информации;
  • активизация вторичного использования информации;
  • стандартизация критериев описания данных;
  • оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;
  • регулирование отношений между архивом и разработчиком
  • машиночитаемых данных;
  • реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

«Электронный архив» — это:

• Быстрый и легкий доступ к документам

• Длительное хранение без потери качества документов

• Обязательное соблюдение процедур внесения изменений

• Работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления [5].

  • Выпуск документации высокого качества, независимо от срока хранения

Функции электронного архива:

  • Прием, хранение и формирование архивных дел, происходит путем передачи документации из других информационных систем, оцифровки и ввода в систему архивной документации.
  • Управление документацией, хранящейся в электронном виде и на бумажном носителе.
  • Удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и тексту документов, и дел.
  • Учет выдачи оригиналов документов и дел.
  • Предоставление доступа к архиву в электронном виде [4].

Организация электронного архива документов состоит из 3-х основных этапов:

• Ввод данных в карточки поиска

• Верификация и установка программного обеспечения

Зачем нужно создавать электронный архив на предприятии?

• При создании электронного архива документы систематизируются, что способствует стандартизации процессов работы с документами.

• Информация, хранящаяся в бумажном виде, имеет свойства приходить со временем в негодность.

• Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян. Неупорядоченная информация, хранящаяся в электронном виде, также может быть потеряна или уничтожена.

Одна из самых важных причин создания электронного архива на предприятии — значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной [3].

С точки зрения безопасности, электронный архив — это надежное хранилище архивных документов и материалов. Информация находится не в общедоступной базе данных, а на выделенном сервере; передача данных осуществляется по защищенному протоколом SSL каналу. Пользователи работают с электронной копией документа, которую могут изменить или удалить, в то время как исходный документ останется в первоначальном виде.

С точки зрения удобства и комфортности использования, электронный архив — это:

• интуитивно понятный интерфейс, позволяющий осуществлять одновременный доступ к документу неограниченному количеству пользователей;

• возможность быстрого поиска необходимой информации;

• доступ с любого устройства, имеющего выход в Интернет;

• четкая иерархическая структура, автоматически обновляющаяся при добавлении, изменении или удалении документов.

В техническом плане электронный архив представляет собой аппаратный комплекс, в который входит центральный сервер, web-сервер, резервный сервер, компьютеры или мобильные устройства, с которых пользователи могут осуществлять доступ к документам, а также оборудование для ввода данных с бумажных носителей (например, сканер) и принтер для печати электронных документов.

В последнее время, говоря об автоматизации работы архивной службы, часто употребляют термин «электронный архив».

Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.

В существовании электронных архивов есть ряд преимуществ. Отметим их:

• связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;

• реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;

• распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.

Электронные архивы позволяют:

• снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;

• значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;

• снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;

• значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;

• контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов [1].

Таким образом, электронный архив представляет собой систему структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, быстрый и удобный поиск. С точки зрения безопасности — это надежное хранилище архивных документов и материалов. Электронные архивы имеют множество преимуществ, например, они снижают затраты на хранение, контролируют и предотвращают несанкционированный доступ и копирование документов, а также сокращают время обработки запросов и поиск информации.

Список использованных источников:

1. Алексей Рындин. Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия. – [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://citforum.ru. – Дата доступа: 17.11.2015.

2. Бурова Е.М. Архивоведение (теория и методика) / под ред. Е.М. Буровой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2012. — C. 260 — 261.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector