Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Организация рабочего времени его планирование и учет

Учет рабочего времени сотрудников: виды, система, методы отслеживания

Цели учета рабочего времени

Управление экономикой

Работа по схеме T&M

Контроль утилизации

Улучшение планирования

На что обратить внимание

Учет рабочего времени для контроля проектов: цели, инструменты, выгоды

Способы учета рабочего времени

Таск-трекеры

Таймшиты в Excel или Sheets

Таймшиты в специализированной системе

Таймшиты «своими руками»

Как добиться качественного учета

Как внедрить учет рабочего времени сотрудников

Консалтинговые и аудиторские компании, инжиниринговые и архитектурные бюро, маркетинговые агентства, ИТ интеграторы и другие компании учитывают время.

Все эти организации объединяет одно — они продают часы и компетенции сотрудников.

Давайте разберем, для чего нужен учет рабочего времени? Отбросим вопросы трудового кодекса, бухгалтерского учета и посмотрим на ситуацию глазами руководства компании, с позиции бизнеса.

Цели учета рабочего времени

Управление экономикой

Главный показатель успешности бизнеса — рентабельность. А для менеджера — это рентабельность его проекта.

Чтобы рассчитать валовую рентабельность проекта требуется знать выручку и затраты по нему. Основная часть затрат в консалтинге и иных профессиональных услугах — это себестоимость труда сотрудников. При этом сотрудники в течение месяца работают не на одном, а на нескольких проектах, постоянно переключаясь между задачами. И чтобы понять, какая доля затрат сотрудника за месяц к какому проекту относится — учитывают часы в разрезе проектов.

Поэтому первая цель — разнесение себестоимости труда между проектами.

Работа по схеме T&M

«Time & Materials» или «Время и затраты» — это тип контракта, в рамках которого клиент платит по факту работы на основании предоставленных отчетов, а ставки сотрудников оговариваются заранее. Такие договора встречаются часто, путь и в усечённом виде — с лимитами, с фиксированной составляющей и т.д. Но смысл остаётся — клиенту нужен отчет о проделанной работе.

Клиенты требуют табель учета рабочего времени с разной степенью детализации, вплоть до указания даты, исполнителя, исполняемой задачи проекта, ставки для оплаты и комментария с описанием проделанной работы.

И это вторая цель учета рабочего времени — подготовка отчетов и исполнение T&M контрактов.

Контроль утилизации

В топ-3 показателей консалтинговой компании входит «утилизация», иначе говоря — доля оплачиваемого времени. Утилизация показывает, насколько эффективно используются сотрудники. Чем ниже утилизация — тем выше косвенные затраты, поэтому показатель так важен. Утилизация — это показатель сотрудника и команды.

Обычно нет задачи максимизации утилизации, а есть целевой коридор значений, отличающийся для должностей и категорий квалификации. Для устойчивого роста компании важно найти баланс между развитием сотрудника и внутренних процессов, для чего нужно время на некоммерческие проекты, и рентабельностью бизнеса. Поэтому не стоит воспринимать показатель в качестве инструмента закручивания гаек. Бывает компании принимают меры для снижения утилизации с целью недопущения выгорания и профессиональной деградации кадров.

Третья цель учета рабочего времени — контроль утилизации команды.

Улучшение планирования

Любой проект можно испортить, еще не начав работать — достаточно его неправильно спланировать.

Для улучшения планирования важно накапливать опыт предыдущих проектов — оценивать, насколько планы соответствовали действительности по итогам проекта. Конечно, для этого потребуется фиксация плановых часов и тщательный учет фактически отработанного на проект времени.

И четвертая цель учета — оценка качества и улучшение планирования проектов.

На что обратить внимание

Понимая цели учета, обратим внимание на важные к нему требования. Казалось бы — записывай время, которое потратил на проект, и этого будет достаточно. Но для полноценного использования этих сведений требуется выполнить ряд условий. Рассмотрим топ-3 требований к учету, о которых часто забывают:

  1. Для достижения целей потребуются полные сведения. Необходимо вести контроль рабочего времени сотрудников через списание ими часов в объеме не меньше, чем положено по расписанию. Иначе не получится учесть экономику, в том числе нормализовать и разнести себестоимость по проектам.
  2. Учтённые данные требуют согласования. Даже если команда лояльна и понимает для чего нужен учет — человеческий фактор может сработать. А сведения о рабочем времени лягут в основу расчета экономики, премирования сотрудников, принятия управленческих решений. Важно сделать процесс согласования комфортным для сотрудников, но обязательным.
  3. Данные должны быть единообразными на уровне компании. Если сотрудники учитывают проекты и время в нескольких программах с отличающейся структурой и подходами — то свети данные на уровне компании будет невозможно. Учет времени должен быть централизован и достаточно формален.

Учет рабочего времени для контроля проектов: цели, инструменты, выгоды

ВЕБИНАР: Учет рабочего времени для контроля проектов: цели, инструменты, выгоды. Правильно выстроенный процесс обеспечивает менеджеров и руководителей компаний данными для расчета рентабельности проектов, утилизации персонала и других KPI.

Способы учета рабочего времени

Способ сильно зависит от размера команды и зрелости бизнес-процессов.

Таск-трекеры

Первым инструментом для трекинга рабочего времени, часто выступают различные таск-трекеры. Это рабочее решение для учета задач зачастую уже используется, а в задачах есть поле для указания отработанных часов. Значит какой-то мониторинг вести можно.

Однако построить полноценный учет времени через задачи обычно не получается — не достигаются цели учета из предыдущего раздела:

  1. При заполнении задач непонятно сколько всего времени за день (или другой период) уже списано, в итоге аккуратно учесть все рабочее время не получается.
  2. Учтённое время необходимо согласовывать и делать это достаточно формально — задач же слишком много для согласования и обычно нет никаких встроенных средств для утверждения.
  3. И сотрудники заполняют задачи как угодно, но не так как надо финансовым менеджерам и руководству — меняют структуру проекта, непонятно какие часы на какой этап отнести и пр.

Таймшиты в Excel или Sheets

Потерпев неудачу с таск-трекерами компании внедряют учет времени через электронные таблицы, по факту реализуя логику таймшитов.

Нет задачи, которую нельзя решить в Excel, но за все приходится платить. Компании сталкиваются со сложным администрированием и доработками — логика усложняется, скриптов становится больше, решение тормозит и эпизодически ломается.

И коллективная работа хоть и возможна, но далека от идеала.

Для прототипирования решения и обкатки учета как такового — это хороший и рабочий вариант.

Таймшиты в специализированной системе

Вместе со зрелостью бизнес-процессов приходят и новые требования — таймшиты становятся сложнее, требуется валидация на соблюдение бизнес-правил, согласование, закрытие периодов и другие необходимые бизнесу фичи.

Учет времени — это часть комплексного решения:

  1. Помимо учета фактических часов требуется планирование по проектам.
  2. Необходима связь рабочего времени с финансовым учетом — бюджетированием проектов, построением отчета о прибылях и убытках.
  3. Руководство компании требует сложные аналитические отчеты.

Для сектора профессиональных услуг выделяется отдельный класс решений — Professional Services Automation, предназначенный для комплексной цифровизации бизнеса.

На рынке России известно решение WorkPoint — облачный сервис для учета рабочего времени и контроля проектов. Можно посмотреть WorkPoint в действие самостоятельно и бесплатно — на 14 дней доступна пробная версия без ограничений функций.

Таймшиты «своими руками»

Если компания уже и использует какое-то решение, которое можно доработать (например, Битрикс 24, 1С, MS Project), то часто возникает идея доработать платформу, сделать свое решение.

Читать еще:  Уведомление о выселении. образец заполнения и бланк 2021 года

В этом подходе есть плюсы и минусы. Главный плюс — можно реализовать собственное видение. Но главное не переоценить свои возможности:

  1. Разработка софта — сложное дело. Придется проектировать архитектуру, понимать бизнес-процессы и разрабатывать методическую основу, хорошо писать код, тестировать, выстраивать поддержку и развитие, обновлять регулярно технологический стек. Это сложно, долго и, как правило, дорого.
  2. Вендор (разработчик ПО) делает тиражное решение. Условно тысячи компаний платят за разработку, а в случае своего решения — платит одна компания. Отсюда экономическая целесообразность. Для крупной компании собственная разработка может быть даже выгоднее покупки коммерческого решения, но для средних и маленьких команд — вопрос спорный.
  3. Разработка на сторонней платформе имеет очевидный плюс — часть функций уже реализована и не надо все делать с нуля. Но есть и минус — у каждой платформы свои ограничения, и если платформа не предназначена для учета времени, то сделать удобный интерфейс будет непростой задачей.

Как добиться качественного учета

Добиться качественного учета бывает непросто и можно видеть такую картину:

  • Часы списываются только в конце периода (например, недели) и без особой точности.
  • К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность заполнения таймшита.
  • Учитываемые часы подгоняются под расписание, что не соответствует фактическому положению дел.

А качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.

Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и поставлены правильные цели — этого уже достаточно для качественного учета.

Вместе с тем ряд правил поможет поддерживать качество:

  • Нужна система сдержек и противовесов, которая реализуется в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании времени на коммерческие проекты. Мотивация менеджера в снижении издержек своего проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
  • Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим глубже понимать конкретику работ сотрудника.
  • Данные учета рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации, управления экономикой проектов и т.д.
  • Не нужны лишние ограничения, которые вынуждают человека указывать неверные значения. Частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Сотрудник работает 9 часов, например, но вынужден искажать отчетность.
  • Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение рабочего времени сотрудника.

Как внедрить учет рабочего времени сотрудников

Самое главное — это понять для чего нужен учет времени. Цели разобраны в первом разделе и, обратите внимание, там нет ни слова о контроле сотрудников. Контроль, конечно, необходим, но умный, через ключевые показатели — через утилизацию, рентабельность проектов и прочее. Просто следить за сотрудниками — довольно глупое занятие.

Второй важный момент — необходимо продумать методику работы в целом. Понять, как будут использоваться данные о рабочем времени, как они будут задействованы для управления экономикой проектов, для ресурсного планирования и так далее. Если опыта в такой управленческой работе нет — рекомендуется использовать лучшие практики, не набивать все шишки самим, а посмотреть, как это уже работает в других компаниях.

Стоит донести до сотрудников цели и задачи учета, чтобы это не воспринималось как «закручивание гаек», а было понятно — это на общее благо, и цель — устойчивый рост бизнеса.

И важен инструмент автоматизации. Никто не любит заполнять таймшиты — если решение будет неудобным, будет тормозить, сбоить и «радовать» сотрудников другими способами, то энтузиазм сотрудников будет сбит уже на взлете.

Учет и планирование рабочего времени

Анализируйте затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывайте затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планируйте загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря в различных режимах («День», «Неделя», «Месяц» и других).

Личные и общие календари

Окно «Мой календарь». Это ваш персональный инструмент планирования времени. Записи в календарь можно заносить вручную или за пару кликов создавать из любых других данных «1С:Документооборота 8»: письма, файлы, документы, задачи, мероприятия, проекты, проектные задачи, корреспонденты и прочее. Записи календаря могут быть периодическими: например, повторяться каждый понедельник с 9:00 до 10:00. Это может быть полезно, например, для утренних собраний или как напоминание о составлении еженедельного отчета в пятницу. Обо всех записях программа автоматически напомнит заранее, в указанное время. В календаре можно также отметить время, в которое вы доступны для того, чтобы другие сотрудники планировали встречи с вами.

  • руководители имеют полный доступ к календарям своих подчиненных;
  • делегаты тоже имеют полный доступ к календарям тех, кто делегировал им права доступа;
  • остальные пользователи ограничено видят календари друг друга: полностью видят относящиеся к ним общие записи (например, по мероприятиям) или персональные записи видят просто в виде серых прямоугольников без какого-либо текста.

Учет отсутствий сотрудников

  • автоматически отправить письмо об этом всем вашим коллегам;
  • настроить правила переадресации входящих писем на другой ящик.

При необходимости все отсутствия можно быстро посмотреть по календарю с отбором по дате, по подразделению или за период.

Ежедневные отчеты

  • общую длительность рабочего дня;
  • описание работ;
  • вид и длительность работ;
  • проект, в рамках которого работы выполнялись.

Заполнять список выполненных работ можно двумя способами: указывать итоговую длительность каждой работы или указывать точное время начала и окончания работ. Записи в ежедневный отчет вносятся как вручную, так и автоматически при включении хронометража (например, по документу или по задаче).

Автоматический учет трудозатрат

Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал. Например, письмо, документ, файл, мероприятие, проект, проектная задача. Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчет за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности. При выполнении задачи программа может сама запрашивать трудозатраты на нее.

Анализ трудозатрат

Руководители могут просматривать все ежедневные отчеты своих сотрудников. Они могут анализировать трудозатраты своих сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям. Красным цветом отображаются отчеты, в которых суммарное время работы не совпадает со временем начала и окончания рабочего дня. Трудозатраты, отнесенные на проект, позволяют также отслеживать расхождение плановых и фактических трудозатрат по проекту.

Анализ трудозатрат по видам деятельности. Этот отчет помогает руководителю оценить самые затратные виды работ (например, совещания, подготовка документов) и наметить меры по их сокращению.

Методы контроля рабочего времени. Организация и учет времени

Трудиться в определенном ритме, с установленными временными рамками дня, с перерывом на обед и короткими кофе-брейками. В этом своя философия, понятная обеим сторонам трудового процесса, суть которой в том, чтобы разграничивать рабочее и личное время. Отвечать за выполнение в срок обязательств, быть дисциплинированным, неизменно следовать условиям договора готовы 54% служащих. Что делать с остальными? По-видимому, контролировать время, требовать отчеты о проделанном и т.д.

Читать еще:  План счетов Счет 79 Внутрихозяйственные расчеты

Основные методы контроля сотрудников

Проверять занятость – мера необходимая, в силу того, что часть жизни, общения уже ушла в виртуальный мир – в соцсети, мессенджеры. Они отвлекают, затягивают, соблазняют развлечениями, играми, покупками в онлайн-магазинах, новостями из области политики, экономики. Этим занятиям офисные служащие офисные посвящают до 2,5 часов в день:

  • 46% читают личную почту;
  • более 30% переписываются в мессенджерах;
  • более 20% ищут другую работу на специализированных сайтах;
  • 7% ведут блоги.

Часто приходится делать над собой почти нечеловеческое усилие, чтобы выйти из плена Интернета и начать работать. Предупредить неэффективность команды и способствовать ее продуктивности можно при помощи нескольких инструментов:

  • система видеонаблюдения важна, когда работникам приходится много передвигаться по территории. Но это не гарантирует хорошей отдачи;
  • проведение планерок, составление инструкций, отчетов на следующий день, планов по достижению. Такой метод неплох, стимулирует человека продумывать дела. Минус в том, что отвлекает надолго;
  • программы-шпионы на компьютерах удобны работодателям, которые не задумываются о моральных аспектах взаимоотношений; их установка чревата обращениями в трудовую инспекцию за нарушение прав;
  • ПП учета рабочего времени в автоматическом режиме фиксируют часы прихода/ухода, начало работы за ПК, обращение к сайтам, какие из них продуктивные, а какие — нет, определит, например, программа CrocoTime.

Автоматический учет рабочего времени

Платить не за красивые глаза, а за скорость и качество – понятное желание каждого управленца. Никто не хочет оплачивать простои. Специалист в ответ ждет получения высокого вознаграждения за профессионализм. Гармонизировать отношения помогают автоматические программы учета рабочего времени.

Их необходимость актуализируется, если:

  • надо узнать, на что тратится время;
  • понять структуру бизнес-процесса;
  • установить вклад каждого члена коллектива в стоимость проекта;
  • определить уровень квалификации и резервы людей.

Начать стоит с установки на компьютеры агента программы. Включение ПК будет сигнализировать о начале дня, нажатия на клавиши и клики мышью определяют длительность обращения к определенному приложению или сайту. Неподвижность мышки более пяти минут будет отмечать период как «некомпьютерный». Кроме того, автоматизированная программа соберет статистику по востребованным у специалиста сайтам.

Учет и планирование трудозатрат на проекты и задачи

Опытный бизнесмен подчеркнет, чтобы получить конечный благоприятный результат, еще на старте стоит учесть, спланировать трудозатраты. От них зависят главные показатели: порядок, сроки, длительность, итоговое качество услуги или продукта, в зависимости от ориентированности предприятия.

Не всегда важно рассчитывать единичные мелкие задания. Целесообразно понимать трудозатраты по основным направлениям деятельности. Например, управление организацией, производство, продажи, продукты, методики. Но, пожалуй, главное, на что следует обращать внимание при планировании проекта, — это трудовые ресурсы:

  • сотрудники;
  • машины и оборудование.

Сориентировать соратников, в высокой производительности которых заинтересован менеджер, отмечать все параметры, подсчитывать трудозатраты на проекты важно своевременно. В идеале сразу по окончании работы: завершил — занес в таблицу в конце дня. На это потребуется минимум сил.

В разы меньше, чем если вспоминать о прошлом в конце недели. Это позволит избежать искажений в учете и планировании. А также станет стимулом для персонала трудиться равномерно, а не устраивать горячих дедлайнов.

Хороший принцип — не обманываться в своей ежедневной активности. Если загрузите себя на 150%, вряд ли исполните абсолютно все. Перенесёте на следующий день, а потом еще на один… В итоге станет привычным “не делать сегодня то, что можно сделать завтра”.

Правильнее планировать на 90-100% и следовать расписанию. Вопреки помехам и соблазнам отвлечься. Планомерный учет трудозатрат даст положительный результат:

  • данные для анализа деятельности специалистов, оптимальное перераспределение задач;
  • обоснование для привлечения дополнительных ресурсов или оптимизация имеющихся под конкретные направления;
  • повышение исполнительской дисциплины.

Организация рабочего времени сотрудников

Трудолюбивые, творческие, пунктуальные, энергичные работники — первые качества, которые указывают в резюме. В них верят претенденты на вакансию, надеется наниматель. Но в будничном течении эти человеческие характеристики, столь важные для производительности, нивелируются. Причин несколько. Остановимся на организации труда.

Расхолаживают коллектив опоздания, тем более, если свыше дозволяется задержка на 10-20 минут, и ранний уход с работы. Это минус 10% продуктивных трудовых часов. Чрезмерная загруженность сотрудника, когда приходится перескакивать с одного задания на другое в надежде успеть все! Такие переключения стоят 40% КПД персонала. Принцип рационального распределения работы остается актуальным.

Как правильно ставить задачи подчиненным?

Простой путь, что позволяет развиваться, ставить цели — когда топ-менеджер начинает с себя, своих планов, умеет четко, грамотно обозначить требования к коллегам. Тогда можно быть более уверенным, что ситуация останется под контролем, работник будет чувствовать ответственность. Алгоритм взаимоотношений несложен:

  • ставить последовательные задачи, которые не вызывают противоречий в приоритете между структурными подразделениями, соотносятся по датам, ресурсам, другим целям подчиненных. Тогда не придётся удивляться, почему не завершаются предыдущие, более ранние дела;
  • разъяснить задание, убедиться, что оно понятно, не вызывает чувства неприятия. Это не короткий разговор на бегу. Нет. Стоит подробно поговорить о задаче с исполнителем. Согласовывать, обозначить, какой результат нужен, когда и зачем. Ответ на последний вопрос, о котором часто забывает руководитель, необходим исполнителю. Как минимум, для мотивации, максимум — для понимания личной востребованности и соучастия в развитии предприятия;
  • хорошо знать таланты, способности специалиста. Если у того нет навыков, опыта, вероятность успеха невысока. Даже если работник постарается превзойти самого себя;
  • предоставить ресурсы. Это информация, деньги, наделение полномочиями, чтобы у подчиненных не пересекались зоны ответственности;
  • проверять работу на промежуточных этапах. Если начальник не вспоминает о задаче, нижестоящие делают вывод, что ее можно отложить в долгий ящик.

Мониторинг поставленных планов и задач

Цель ради цели — пустой звук для бизнес-структуры. Достигать задуманное последовательно, в сотрудничестве с командой — это уже конкретный разговор. И строить его легче с помощью программы учета времени CrocoTime. ПП не позволит нарушать распорядок, дисциплину, но станет главным свидетелем работоспособности работников. Детализирует день до минуты, по всем заданиям:

  • руководителю даст понять, чем занят каждый участник проекта, на что конкретно уходит время;
  • на основе информации о результативности работников оптимизировать затраты на штат или привлечь новых сотрудников;
  • проанализировать квалификацию специалиста: понять, сколько тратит времени на выполнение рядовых обязанностей, сколько — на требующих инициативы, инновационных решений; сравнить его результаты с показателями коллег в аналогичных процессах, из этого распределять нагрузку в соответствии с компетенциями;
  • составить штатное расписание для эффективного использования трудовых ресурсов.

ПО CrocoTime подходит и для организаций с небольшим штатом, где процессы строятся на доверительных отношениях, и для крупных компаний с численностью до 10 тысяч человек и больше . Что полезно тем и другим: CrocoTime создаст объективную картину, нарисует, куда движется компания, не пора ли ей менять курс.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Автоматизированная система учета рабочего времени

Начнем с того, зачем подсчитывать отработанные сотрудниками часы. Сомневаетесь, что они заняты тем, чем надо? И правильно делаете. Бывает, человек не приступает к своим обязанностям, устал, выгорел, не может сконцентрироваться. Кроме психологически объективных причин, отвлекают другие факторы. Их называют «пожиратели времени» —.

Читать еще:  Должностная инструкция по специальности Электрик

11 сентября 2019 Подробнее

Учет и планирование трудозатрат сотрудников

Поставить 10, 50,100 целей на год в своей компании. Рассказать о них на планерке всем сотрудникам. Ждать от всего коллектива и каждого в отдельности взаимоотдачи, готовности самоотверженно трудиться ради достижения конкретных целей вряд ли стоит. В силу квалификации, собственного желания один взваливает.

Организация рабочего времени, его планирование и учет

Для любой организации использование рабочего времени является важнейшей составляющей производства. Это обусловлено тем, что время является одним из основных ресурсов, требуемых для производства. Его четкая структуризация, балансировка и распределение на решение актуальных задач повышает эффективность производства и успешность организации.

Поэтому так важно, чтобы имелась фотография рабочего времени, для анализа. Детали данного вопроса в статье по ссылке.

Чем определяется продолжительность рабочего дня в организации?

Продолжительность рабочего времени в организации определяется главой 15 Трудового кодекса РФ . Она указывает, что для каждого сотрудника нормой является 40 часов в неделю (хотя важно учитывать еще и сокращенные рабочие дни). Предписывается при этом, что распределение выработки и установление графика осуществляется каждым предприятием отдельно. Соответственно возникает вопрос, каким локальным нормативным актом устанавливается режим рабочего времени в организации.

Законодательство указывает, что основным актом в данном случае будет внутренний распорядок предприятия, те локальные правила, на основе которых регламентируется труд сотрудников.
Отдельным актом для этих целей может быть трудовой договор. Однако в нем график работы закрепляется в том случае, если он отличен от общих предписаний. К примеру была заключена индивидуальная договоренность о других временных рамках.

Сущность организации рабочего времени

Планирование на предприятии рабочего времени многие рассматривают как установление графика. Однако данное определение включает в себя более широкое значение. Часто используется такое понятие как тайм-менеджмент, но оно не совсем верное. На практике время не такой ресурс, которым управляют. Возможно лишь регулировать и влиять на его использование.

То есть основная цель планирования — это распределение работы каждого сотрудника в установленный срок таким образом, чтобы эффективность его труда была максимальной.

Основные правила планирования рабочего времени

Программа для планирования рабочего времени — это перечень пошаговых задач, каждая из которых служит достижению основной цели. Сюда могут входить следующие действия:

  • стремление к росту эффективности труда — может рассматриваться как в общем порядке по предприятию, так и индивидуально для каждого работника;
  • осуществление контроля над работой и временных затрат на ее выполнение;
  • оптимизация процессов, исключение лишних действий и неэффективных аспектов, негативно влияющих на производительность;
  • анализ существующей ситуации и деятельность по улучшению планирования и используемых методов;
  • установление порядка действий с назначением приоритетов, которые определят степень важности тех или иных задач;
  • разграничение между рабочим и личным временем.

Последний пункт направлен на то, чтобы минимизировать потери рабочего времени на производстве.

Планирование рабочего времени руководителем

Система планирования труда — это поэтапный процесс. Основывается он на анализе выработки и установлении тех норм, которые нужны для реализации поставленных задач. Чаще всего в этих случаях используется фотография рабочего времени или хронометраж.

На основе полученных данных можно составить наглядную картину, сколько труда и времени требуется для выполнения определенной работы. Согласно этим данным руководитель принимает решение о формировании штата, а также назначении сроков исполнения.

Роль руководителя в планировании является крайне важной. Его личные качества и действия могут влиять на организацию труда как положительно, так и отрицательно.

К негативным влияниям относят следующие аспекты:

  • спешка, беспорядочные и суетливые действия;
  • отсутствует возможность полноценно отдохнуть, назначение работы на дом;
  • отсутствует должный уровень мотивации;
  • не имеется четко организованной коммуникативной линии, которая обеспечит своевременную связь в решении актуальных вопросов;
  • не назначаются приоритеты и порядок решения поставленных задач;
  • нет распределения ответственности.

Данный перечень указывает на те действия, которые следует избегать. Это позволяет в конечном итоге получить такое планирование труда, которое покажет наибольшую эффективность.

Как ввести суммированный учет рабочего времени в организации

Учет рабочего времени на предприятии осуществляется по разным показателям. Обычно это восьмичасовая смена с перерывом на обед. Однако возникают ситуации, когда смены могут носить нерегулярный характер, а также отличаться друг от друга по количеству часов.

В этом случае используют такое понятие как суммированный учет. Исходит оно из того, что норма для человека — 40 часов в неделю. Однако если в силу специфики производства данная норма систематически перевыполняется или не выполняется, в расчет берут более длительный отрезок времени — месяц, квартал, год.

В законодательстве нет определенных правил, по которым такой учет ведется. То есть выработка работника должна исходить из его нормы. Если суммированный расчет показывает, что средний показатель превышает 40 часов в неделю, а работодатель не доплачивает за перевыполнение — может последовать штраф.

Вводится суммированный учет в локальных правилах при назначении графика. Если такой вариант предусмотрен в индивидуальном порядке — следует прописать установленные нормы в трудовом договоре.

Как в организации ведется табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это унифицированная форма документа, которая отображает информацию о явках и пропусках работы для каждого из сотрудников. Данный образец является обязательным для заполнения и становится в дальнейшем основой для начисления заработной платы.

Ведется такой документ как в ручном режиме, заполнением формы Т-12 , так и в электронном варианте по образцу Т-13 . Составляется он обычно на тот календарный период, за который начисляется заработная плата.

Кто должен вести табель учета рабочего времени по закону

Табель учета ведет назначенное лицо, обычно сотрудник отдела кадров. Если организация небольшая, то форма заполняется одним специалистом. Однако если имеются подразделения, то на каждое из них составляется отдельный документ.

Составляется табель учета по следующей схеме:

  • назначенный сотрудник отмечает посещаемость каждого из работников в установленный период, проставляет реквизиты документа и свою подпись;
  • документ направляется руководителю отделения и подписывается им;
  • после этого акт направляется в бухгалтерию, которая заполняет свою часть и рассчитывает итоговую зарплату.

Для заполнения используется буквенные или кодовые обозначения, в начале документа обычно приводится их стандартный перечень.

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации

Данные о сроках хранения табеля учета разнятся. Это происходит по той причине, что специфика предприятия предполагает разные условия труда для сотрудников. К примеру для офисных сотрудников срок хранения такого документа составляет от четырех лет.

Однако если речь идет о работе с вредными условиями труда или в экстремальных условиях, срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обусловлено необходимостью учитывать стаж работы при начислении пенсионных и страховых выплат.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector