Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Организация проверки ведения делопроизводства в структурных подразделениях

Организация проверки ведения делопроизводства в структурных подразделениях

РЕКОМЕНДАЦИИ
по ведению делопроизводства в организации

1. Общие положения

1.1. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов организации на единой правовой и методической основе.

1.2. Рекомендации разработаны на основе законодательства Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также государственных стандартов, нормативно-правовых актов Федеральной архивной службы России в области организации учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.3. Настоящие рекомендации могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.

Министерства, ведомства, органы управления субъектов Российской Федерации могут использовать рекомендации при разработке типовых инструкций по делопроизводству для организаций подведомственной сети. Типовые инструкции в соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (п.7) утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации N 1562 от 28 декабря 1998 года, согласовываются с Росархивом. Согласование проводится с целью контроля за соблюдением органами исполнительной власти и организациями действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы организации, учета и обеспечения сохранности документов в организациях.

1.4. Рекомендации содержат положения, распространяющиеся на документирование и организацию работы со всеми документами независимо от видов носителей и способов передачи документированной информации, в том числе на электронные документы.

Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документной информации, применяемые в организациях (подготовка и оформление документов, передача документов по каналам связи, регистрация и учет документов, контроль исполнения документов) должны отвечать требованиям рекомендаций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организации.

Комплексные автоматизированные системы, как правило, обеспечивают следующие операции с документами:

— создание и редактирование документов;

— передачу и прием документов;

— организацию и ведение справочно-поисковых систем;

— контроль за движением документов;

— контроль исполнения документов;

— организацию хранения документов.

Служба по документационному обеспечению управления (служба ДОУ) должна участвовать в проектировании автоматизированных систем обработки документной информации, осуществлять их эксплуатацию и развитие по документам, проходящим (регистрируемым) в службе документационного обеспечения управления.

1.5. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единых требований, положений и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции делопроизводства (документационного обеспечения управления), или уполномоченным лицом.

Функции, задачи и ответственность подразделения (службы, уполномоченного лица), осуществляющего документационное обеспечение управления регламентируются соответствующим положением (приложение N 1).

2. Документирование и правила оформления документов

2.1. Состав управленческих документов

2.1.1. Состав управленческих документов, издаваемых (используемых) организацией, определяется ее правовым положением, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами государственной власти и другими организациями, формой собственности.

2.1.2. В соответствии с действующим законодательством и иными нормативными правовыми актами государства организации издают следующие распорядительные документы (правовые акты): постановления, приказы, распоряжения, положения, уставы, правила, инструкции, решения, регламенты.

В положениях, уставах, регламентах организации устанавливаются основные системно связанные между собой правила деятельности организаций, их структурных подразделений и подведомственной системы.

Постановления, решения принимаются для разрешения принципиальных вопросов деятельности организации или объединения организаций; принимаются преимущественно коллегиально, в составе протоколов, но получают правовую форму как самостоятельные документы.

Приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения, как нормативного характера, так и по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам преимущественно внутренней деятельности. Возможно издание распоряжения при организации выполнения сложных приказов и иных поручений.

Правила как документ являются нормативным правовым актом, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Инструкция — правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых организацией в соответствии с ее компетенцией.

Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливается в уставе (положении) организации в соответствии с действующим законодательством.

Другие документы организации, не имеющие нормативного правового характера, не являющиеся распорядительными: акт, анкета, график, договор, доклад, докладная записка, объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, заключение, заказ (на размножение), заявки разного рода, обзор, отзыв, извещение, справка, сводка, список, свидетельство, перечень, протокол, письмо, предложения, штатное расписание, регистрационно-контрольная карточка.

2.1.3. В целях упорядочения документирования в организациях разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие собой совокупность реквизитов и блоков информации, используемых в соответствии с решаемой задачей и расположенных в определенном порядке на носителе. УФД создаются на бумаге стандартного формата и на электронных носителях и используются как бумажный бланк унифицированной формы или как электронный шаблон для подготовки документа.

Унифицированные формы должны обеспечивать юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-технических целях.

Перечень унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации, включается в Табель унифицированных форм документов.

2.1.4. В Табель унифицированных форм документов включаются формы, утвержденные законодательными актами, постановлениями Правительства Российской Федерации, органами межведомственной и ведомственной координации, надведомственного контроля и надзора, формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию и утвержденные распорядительными документами организации.

Разделами Табеля являются структурные подразделения организации и/или управленческие задачи, решаемые подразделением или организацией в целом. Например, разделами табеля могут быть «Отдел кадров», «Договорный отдел», «Отдел инвестиций» и т.п. или «Распорядительная деятельность», «Договорная деятельность», «Управление кадрами организации» и т.п.

В Табеле устанавливаются названия документов, участвующих в решении задачи, процедура их создания, придания юридической силы, порядок прохождения, оформления, исполнения, хранения и утилизации (приложение 2).

Установленная процедура прохождения каждого документа представляет собой схему документооборота организации.

2.1.5. Табель УФД разрабатывается службой ДОУ совместно со службой автоматизации ДОУ на основании материалов, подготовленных структурными подразделениями. Табель утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для исполнения.

Ведение Табеля, т.е. наблюдение за соблюдением и внесение изменений осуществляет служба ДОУ.

2.2. Требования к бланкам управленческих документов

2.2.1. Состав и виды применяемых в организации бланков утверждается руководителем организации по представлению службы документационного обеспечения управления.

2.2.2. Документы организаций оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на стандартных форматах бумаги А4 (210 x 297), А5 (148 x 210). Отдельные документы, содержащие табличные тексты большого объема могут изготовляться на бумаге формата A3 (297 x 420).

2.2.3. Бланки документов изготовляются средствами полиграфии (при необходимости большого тиража), на принтерной технике, путем ксерокопирования. Бланки документов рекомендуется нумеровать и учитывать в службе документационного обеспечения.

2.2.4. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

2.2.5. Для организации устанавливаются следующие виды бланков:

— бланк конкретного вида документа (если их изготовляется более 200 в год (приложение 6).

Организации могут применять бланки должностных лиц (приложение 7).

2.2.6. Бланки структурных подразделений организации применяются только для тех из них, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

2.2.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются без бланка.

2.2.8. Состав, правила оформления и порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов определяется государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Оформление документов, не входящих в состав организационно-распорядительной документации осуществляется в соответствии с ведомственными или межведомственными положениями, инструкциями, указаниями и т.п. нормативными документами федеральных органов исполнительной власти.

2.2.9. При подготовке и оформлении документов на компьютерных средствах рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Читать еще:  Как получить имущественный налоговый вычет при участии в долевом строительстве?

2.2.10. Применение в деятельности организаций электронного (безбумажного) документирования (электронных документов) определяется ее техническими возможностями, требованиями органов государственной власти к формам представления им обязательной документированной информации, наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа, условиями использования электронных документов в правоприменительной практике.

2.3. Оформление стандартных реквизитов
управленческих документов

2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов (приложение 8) используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и правила оформления документов, основанные на законодательных и иных нормативно-правовых актах.

2.3.2. При изготовлении бланков документов могут использоваться изображения Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба муниципального образования, эмблемы организации (товарного знака).

2.3.3. Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации.

Изображения гербов, помещают на бланках управленческих документов организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации».

2.3.4. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом Города от 1 февраля 1995 года N 4-12 «О гербе и флаге города Москвы», другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается:

органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;

окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города;

районными управлениями органов исполнительной власти города;

органами власти района — районной управой;

представительствами органов исполнительной власти города;

комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.

2.3.5. На бланках муниципальных образований (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Требования к изображению символики муниципального образования (органов местного самоуправления) устанавливаются Федеральным законом «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации», уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба или эмблемы размещают преимущественно на бланках нормативных правовых актов (устав, положение, постановление, приказ и др.), на фирменных бланках писем, иных особо важных документов по усмотрению организации.

Отдел делопроизводства

Руководитель подразделения: Румянцева Татьяна Юрьевна

Телефон:
(3843) 74-23-30

Аудитория: 333Г

обеспечивает регистрацию и своевременное представление на рассмотрение входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой руководству ВУЗа;

осуществляет прием, регистрацию, хранение, доставку и отправку подразделениям и службам входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

осуществляет регистрацию и рассылку приказов, распоряжений в соответствующие подразделения университета;

ведет работу по созданию базы данных документов в электронном виде, поисково-справочную работу с имеющейся базой данных;

обеспечивает документационное взаимодействие системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений Миобрнауки России с системой электронного документооборота университета;

оформляет командировочные документы, регистрирует работников, приезжающих в ВУЗ в командировку;

разрабатывает и внедряет предложения по совершенствованию системы делопроизводства в университете;

обеспечивает печатание в издательском центре или на копировально-множительной технике бланков организационно-распорядительной документации;

осуществляет учет и хранение законченных делопроизводством дел и документов, подготовку их к сдаче в архив;

принимает меры к своевременному обеспечению работников службы делопроизводства инвентарем, оборудованием и средствами механизации управленческого труда; организовывает проверку структурных подразделений по ведению делопроизводства.

Уменьшить на 25% время обработки входящей документации к 2015 году

Довести до 75% всей входящей электронной корреспонденции черед локальную сеть университета средствами электронной почты или факсимильного сообщения

Сократить на 20% возврат распорядительных документов, не отвечающих установленным требованиям университета

Отдел образован в 1993 году на базе канцелярии СМИ – СибГИУ.

20 января 1931 года в Сибирском институте черных металлов устанавливается необходимый для ведения делопроизводства следующий штат сотрудников аппарата института и секретариата: заведующий секретариатом; делопроизводитель; две машинистки и два курьера. Двумя годами позднее, в целях рационализации делопроизводства канцелярии и согласно Постановления производственного совещания МК от 27.03.33 года две ведущие должности: секретарь института и секретарь методического отдела объединяются в одну – заведующая канцелярией. На вновь образованную должность была назначена Важнина А.И.

В целях упорядочения процесса делопроизводства 8 сентября 1993 года канцелярия была переименована в отдел делопроизводства.

Отдел делопроизводства расположен на третьем этаже главного корпуса университета в ком. № 333г.

В настоящее время начальником ОДП (канцелярии до 1993г.) является Савченко Ксения Сергеевна, назначенная на эту должность 30 июля 1987г. Отдел делопроизводства имеет стабильно сформированный штат из семи человек. Все сотрудники отдела имеют высшее образование и большой опыт работы в делопроизводстве.

Ежегодно ОДП регистрируется более 6000 приказов, 3500 писем, выдается более 1500 командировочных удостоверений; отправляется более 20000 единиц почтовой корреспонденции.

Организация проверки ведения делопроизводства в структурных подразделениях

Задачи департамента:

1) правовое обеспечение деятельности Министерства;

2) проведение экспертно-аналитической работы по вопросам правового обеспечения деятельности Министерства;

3) предоставление и защита интересов Омской области, Министерства в судебных органах;

4) координация деятельности структурных подразделений Министерства в целях осуществления правовой политики Министерства;

5) обеспечение эффективной деятельности по вопросам кадровой работы, государственной гражданской службы Омской области;

6) организация эффективной подготовки управленческих кадров для Министерства;

7) обеспечение реализации мер, направленных на противодействие коррупции;

8) документационное, организационное обеспечение структурных подразделений Министерства;

9) организация рассмотрения обращений, жалоб и заявлений граждан, а также приема граждан Министром;

10) обеспечение эффективной деятельности Министерства на основе организации единой системы делопроизводства и методического руководства по ведению делопроизводства в структурных подразделениях Министерства;

11) координация деятельности по контролю за исполнением служебных документов в структурных подразделениях Министерства;

12) регистрация и рассылка правовых актов Министерства;

13) обеспечение контроля за целевым использование средств областного бюджета, выделенных организациям и муниципальным образованиям Омской области в соответствии со сферами деятельности Министерства;

14) взаимодействие с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти Омской области, органами местного самоуправления Омской области, государственными унитарными предприятиями Омской области, государственными учреждениями Омской области и иными организациями в пределах компетенции департамента.

Департамент осуществляет следующие функции:

1) проведение правовой экспертизы правовых актов и проектов правовых актов;

2) подготовка заключений о соответствии федеральному и областному законодательству, правилам юридической техники проектов федеральных и областных законов, иных правовых актов Омской области, поступающих на рассмотрение в Министерство;

3) подготовка заключений о соответствии Конституции Российской Федерации, федеральному и областному законодательству, правилам юридической техники проектов правовых актов Омской области, подготовленных иными структурными подразделениями Министерства;

4) проведение правовой экспертизы проектов приказов, распоряжений Министерства;

5) подготовка заключений о соответствии Конституции Российской Федерации, федеральному и областному законодательству проектов договоров и соглашений, заключаемых Министерством;

6) подготовка проектов правовых актов Омской области, в том числе приказов и распоряжений Министерства, по поручению Министра;

7) участие в подготовке и редактировании проектов правовых актов Омской области, подготовленных иными структурными подразделениями Министерства;

Читать еще:  Судебная практика принудительный обмен муниципального жилья

8) подготовка проектов договоров и соглашений, заключаемых Министерством, по поручению Министра;

9) осуществление взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления Омской области, иными структурными подразделениями Министерства при подготовке проектов правовых актов Омской области;

10) организует единую систему делопроизводства Министерства;

11) организует систему контроля за исполнением документов структурными подразделениями Министерства;

12) комплектует архив Министерства документами в соответствии с законодательством;

13) участвует в проверках по целевому использованию средств областного бюджета, выделенных муниципальным образованиям Омской области и организациям через Министерство, запрашивает финансовые документы, бухгалтерскую отчетность муниципальных образований Омской области и организаций в отношении средств областного бюджета, договоры, контракты и иные документы;

14) организует работу по процедуре размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Омской области в сфере деятельности Министерства;

15) подготовка предложений о признании утратившими силу правовых актов Омской области или внесении в них изменений в случае обнаружения противоречий федеральному и областному законодательству;

16) проведение правовой экспертизы проектов запросов, ответов на обращения, подготовленных иными структурными подразделениями Министерства;

17) работа с обращениями органов государственной власти, органов местного самоуправления Омской области, физических и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию департамента, в том числе подготовка ответов на них;

18) представление и защита имущественных прав и интересов Омской области, Министерства в судах общей юрисдикции, арбитражных судах, правоохранительных и контролирующих органов;

19) подготовка исковых заявлений, отзывов на исковые заявления, доводов и ходатайств, апелляционных и кассационных жалоб, заявлений о принесении протестов в порядке надзора и иных документов, направляемых в судебные, правоохранительные и контролирующие органы;

20) анализ и обобщение результатов рассмотрения дел судами;

21) участие в заседаниях координационных и совещательных органов, созданных Министерством, а также по поручению Министра участие в заседаниях координационных и совещательных органов, созданных иными органами государственной власти;

22) участие в проводимых в Министерстве совещаниях по вопросам, относящимся к компетенции департамента;

23) координация деятельности иных структурных подразделений Министерства по представлению интересов Министерства в правоохранительных и контролирующих органах;

24) осуществление мероприятий по повышению квалификации работников департамента, повышению качества правовой работы в Министерстве;

25) визирование проектов правовых актов, договоров, соглашений в пределах компетенции департамента;

26) организация работы по обеспечению конкурсного отбора кадров, формированию кадрового резерва для замещения должностей государственной гражданской службы в Министерстве, осуществление мероприятий по его обучению и эффективному использованию;

27) поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Министерстве, предупреждение трудовых конфликтов;

28) организация размещения информационных материалов по направлениям деятельности Министерства на портале «Омская Губерния»;

29) ведение реестра государственных гражданских служащих Омской области в Министерстве, подготовка и передача соответствующих сведений в орган по вопросам государственной гражданской службы Омской области;

30) организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на государственную гражданскую службу;

31) организация и проведение служебных проверок;

32) организация проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательства имущественного характера, а также соблюдения государственными гражданскими служащими ограничений, установленных федеральными законами;

33) подготовка материалов для представления гражданских служащих Омской области и работников не относящихся к государственной гражданской службе Омской области к поощрениям и награждениям;

34) организация контроля за состоянием трудовой дисциплины в структурных подразделениях Министерства и соблюдением гражданскими служащими Омской области и работниками не относящихся к государственной гражданской службе Омской области правил служебного распорядка;

35) разработка и внесение Министру предложений по совершенствованию работы с кадрами;

36) осуществление по поручению Министра иных функций, отнесенных к компетенции Министерства.

Деятельность отдела

1. Осуществление документационного обеспечения, руководства и контроля за ведением делопроизводства в университете.

2. Разработка номенклатуры дел университета, осуществление контроля за соблюдением сроков хранения документов в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

3. Разработка стандарта организации «Управление документацией. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению, учету, хранению, организации и контролю».

4. Ведение протоколов экспертной комиссии университета по оценке документов, законченных делопроизводством.

5. Проведение инструктажей с ответственными за делопроизводство по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

6. Осуществление периодических проверок состояния делопроизводства в структурных подразделениях университета.

7. Разработка, внедрение и внесение изменений в унифицированные формы документов: бланки приказов, распоряжений, писем.

8. Обеспечение наличия, учета, выдачи структурным подразделениям бланочной продукции общего отдела и уничтожения испорченных бланков.

9. Ведение учета всех печатей и штампов, имеющихся в университете и периодических проверок использования печатей, штампов и бланков.

10. Осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями университета дел, подлежащих сдаче в архив.

11. Осуществление контроля над своевременной сдачей структурными подразделениями университета дел на хранение в архив.

12. Осуществления контроля над уничтожением структурными подразделениями университета документов, не подлежащих хранению.

13. Регистрация входящей корреспонденции (Почта России, нарочно, электронная почта, факс, экспресс-почта).

14. Направление документов на исполнение в структурные подразделения, после резолюции руководства, и контроль их исполнения.

15. Ведение учета входящих документов, поставленных на контроль и хода их исполнения.

16. Ведение регистрации, оформления и учета исходящей корреспонденции, оформление сопроводительных документов для сдачи исходящей корреспонденции на почтовое отделение, осуществление отправки экспресс – почты.

17. Работа с документами по системе электронного взаимодействия с Минобрнауки.

18. Отправка документов по каналам факсимильной связи и электронной почте, ведение их учета и регистрации.

19. Печать и регистрирация приказов по учебно-методическим и другим основным вопросам деятельности, приказов по административно-финансовым вопросам, распоряжений по учебным, научным и административно-хозяйственным вопросам.

20. Ведение регистрации командировочных документов лиц, приезжающих в университет.

21. Ведение регистрации документов управления кадров по личному составу сотрудников и студентов (договоры, заявления, доплаты, проекты приказов и т.д.) (согласно приказа по университету «О порядке визирования»), отслеживание их прохождения через соответствующие структурные подразделения и передача их исполнителям.

22. Ведение делопроизводства по обращениям граждан.

23. Выполнение копировально-множительных работ.

24. Хранение, копирование, подготовка нотариальных копий и выдача структурным подразделениям учредительных документов университета.

Методические рекомендации по организации и проведению проверки по вопросам состояния делопроизводства и хранения архивных документов в учреждениях-источниках комплектования Архива Президента Республики Казахстан (стр. 1 )

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4

АРХИВ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

Методические рекомендации

по организации и проведению проверки по вопросам состояния

делопроизводства и хранения архивных документов

в учреждениях-источниках комплектования

Архива Президента Республики Казахстан

Д. Абдукадырова, начальник

Управления комплектования и документации

Одобрены

Протоколом ЭПМК Архива Президента

Алматы, 2011

1. Общие положения.

Организация и осуществление контроля над документированием управленческой деятельности, хранением архивных документов является одной из основных задач Архива Президента РК. От качества составляемых документов, полноты и достоверности информации зависят эффективность принимаемых управленческих решений и их исполнение, обеспечение юридической силы документов для дальнейшего хранения и использования.

Государственный контроль за сохранностью документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда и хранящихся в частных архивах, осуществляется в форме проверки и иных формах. Отношения в этой области регулируются Законом РК «О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан», «О Национальном архивном фонде РК» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

В зависимости от степени риска Архив Президента РК относит проверяемые учреждения к группам высокого, среднего, либо незначительного риска и определяет для них периодичность проведения плановых проверок, но не чаще:

Читать еще:  Гарантии сиротам при получении образования

1) одного раза в год – при высокой степени риска;

2) одного раза в три года – при средней степени риска;

3) одного раза в пять лет – при незначительной степени риска.

Распределение проверяемых учреждений по степеням риска осуществляется в соответствии с Критериями оценки степени рисков в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан утвержденными приказом Министра связи и информации Республики Казахстан от 11 июля 2011 года № 000 (Приложение 1).

Архив Президента РК ежегодно предоставляет данные по специальной форме обязательной ведомственной отчетности по вопросам проверок проверяемых субъектов за состоянием делопроизводства и сохранностью документов в Комитет информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан (Приложение 2).

В зависимости от поставленных вопросов проверки подразделяются на:

1) комплексные проверки;

2) тематические проверки;

3) контрольные проверки.

Комплексная проверка охватывает все направления работы с документами, заканчивая архивным хранением и использованием архивных документов за определенный период.

Тематическая проверка носит более узко направленный характер, при которой изучается состояние по конкретной теме: например, организация работы с обращениями граждан или формирование документов в дела.

Контрольная проверка осуществляется при необходимости и призвана установить, как реально исполняется ранее принятое административное решение и устранение выявленных недостатков.

В срок до 10 декабря, предшествующего году проведения плановых проверок, Архив Президента РК направляет ежегодный план проведения проверок в уполномоченный орган по правовой статистике и специальным учетам для формирования Генеральной прокуратурой Республики Казахстан ежегодного сводного плана проведения плановых проверок. Изменения в ежегодные планы проведения проверок не допускаются.

Основанием для назначения плановой проверки проверяемых субъектов является план, утвержденный Архивом Президента РК на основании результатов мероприятий системы оценки рисков.

2. Порядок организации и проведения проверок

Проверка проводится на основании акта о назначении проверки Архивом Президента РК. В акте о назначении проверки указывается:

1) номер и дата акта;

2) наименование государственного органа;

3) сведения о специалистах, привлекаемых для проведения проверки;

4) наименование проверяемого субъекта, в отношение которого назначено проведение проверки, место его нахождения, ИИН;

5) предмет назначенной проверки;

6) срок проведения проверки;

7) правовые основания проведения проверки;

8) проверяемый период;

9) права и обязанности проверяемого субъекта;

10) подпись лица, уполномоченного подписывать акты, и печать государственного органа.

Акт о назначении проверки в обязательном порядке регистрируется в уполномоченном органе по правовой статистике и специальным учетам.

Регистрация акта о назначении проверок носит учетный характер и используется для формирования и совершенствования ведомственных систем управления рисками.

Акт о назначении проверки Архивом Президента РК регистрируется до начала проверки в уполномоченном органе по правовой статистике и специальным учетам путем его представления территориальному подразделению уполномоченного органа по правовой статистике и специальным учетам по месту проверяемого субъекта, в том числе в электронном формате.

Архив Президента РК обязан известить в письменном виде проверяемый субъект о начале проведения плановой проверки не менее чем за тридцать календарных дней до начала самой проверки с указанием срока и предмета проведения проверки.

Должностные лица Архива Президента РК, прибывшие для проверки на объект обязаны предъявить:

1) акт о назначении проверки с отметкой о регистрации в уполномоченном органе по правовой статистике и специальным учетам;

2) служебное удостоверение;

3) проверочный лист по плановой проверке (Приложение 3).

Началом проведения проверки считается дата вручения проверяемому субъекту акта о назначении проверки. Проверка может проводиться только тем должностным лицом, которое указано в акте о назначении проверки. При этом состав должностных лиц, проводящих проверку, может изменяться по решению Архива Президента РК, о чем уведомляется проверяемый субъект и орган по правовой статистке и специальным учетам до начала участия в проверке лиц, не указанных в акте о назначении проверки, с указанием причины замены.

До проведения проверки члены комиссии обязаны ознакомится с общей информацией о проверяемом субъекте. Для этого изучаются распорядительные и нормативные документы по ведению делопроизводства, положение о документационной службе, должностные инструкции, результаты предыдущих проверок, если они были. Также следует изучить состав документов по перечню с указанием сроков хранения или по номенклатуре дел, особенности ведения делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Знание специфики придает уверенность членам комиссии и позволяет компетентно обеспечить проверку, предлагать рекомендации и отвечать на возможные вопросы. Также целесообразно заранее распределить между членами комиссии участки проверяемой работы, что поможет в дальнейшем избежать излишней суетливости и сократить время на решение организационных вопросов.

Особое внимание необходимо уделить подготовке встречи с руководителем структурного подразделения и ознакомить его с кругом проверяемых вопросов. К этому процессу следует отнестись очень ответственно, так как это важный психологический момент, от которого может зависеть успех дела. К сожалению, многие руководители воспринимают делопроизводство и архив, как неизбежную необходимость, но малоинтересную рутину, второстепенное направление на уровне секретаря или архивариуса. Поэтому не лишним будет заранее узнать о личности руководителя, его манере вести разговор. Постарайтесь смоделировать встречу, имея в виду ее непродолжительность так, чтобы расположить к себе и проблеме и вызвать понимание и поддержку с его стороны. В процессе беседы используйте яркие запоминающиеся факты, примеры из области передовой организации документирования и архивного дела в других учреждениях или из зарубежного опыта. Для этого желательно читать специализированный журнал «Вопросы документооборота». Эти нюансы покажут ваш интеллект и знание глубины вопроса. В структурных подразделениях с работниками следует вести себя корректно, доброжелательно, подчеркивая, что вашей миссией является оказание помощи, не вступать в споры и не провоцировать их. Выявленные факты, как положительные, так и негативные, причины, их вызвавшие, требуется письменно фиксировать, чтобы при обобщении результатов проверки на конкретных примерах выявить тенденцию, обеспечить достоверность, убедительность выводов и предложений. При этом работнику структурного подразделения желательно объяснить, в чем заключается ошибка и как следует правильно делать. Если вы затрудняетесь сразу дать правильный ответ или рекомендации, то попросите время на его обдумывание, но никогда не оставляйте без ответа поставленный вопрос.

Процесс проведения комплексной проверки предполагает подробное изучение состояния работы с документами, архивного хранения и использования информации в различных целях по примерной тематике вопросов:

— распределение обязанностей между руководством по вопросам организации документирования и управления документацией (если проводится обследование работы всей организации) или в структурном подразделении. Это необходимо, чтобы установить уровень значимости и ответственности. В практике часто встречаются факты, когда первые руководители управление и решение общих задач, организационные функции неправомерно перекладывают на начальников структурных подразделений, а те, в свою очередь на рядовых сотрудников, чьей должностной компетенции недостаточно;

— организация выполнения требований нормативных документов по делопроизводству и архивному делу. Следует выяснить, обсуждаются ли вопросы работы с документами и их хранения, контроля/исполнения, состояния архива, его технического оснащения, обучения и повышения квалификации кадров на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях при руководстве, периодичность их проведения, какие приняты меры и достигнутые результаты;

— организационно-правовое положение службы документационного обеспечения управления и архива. При этом устанавливается наличие утвержденных положений, факты издания распорядительных документов по организации делопроизводства, о назначении ответственных лиц за ведение указанной работы, их квалификация, подготовленность и отражение этих функций в должностных инструкциях;

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector